数字档案范文10篇

数字档案范文篇1

【摘要题】数字信息化

【关键词】数字档案/信息安全/互联网

【正文】

1.数字档案网络化应用的安全问题

数字档案的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。系统的应用模式主要采用两种方式（即基于浏览器的Browser/Server结构和基于客户服务器模式的Client/Server结构），这两种方式都可以实现网上对档案信息的转换、存贮和访问。在数字档案的归档、管理和服务利用等过程中，档案数据的安全问题往往表现在多个层面。

1.1网络级安全。是指支撑系统运行的物理设备的安全问题，包括网络基础建设如网络布线、网络联接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如双机热备份、磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题，等等。网络级安全策略是整个系统得以安全运行的基本保障，这是需要在系统规划阶段严格把关的重要内容之一。

1.2数据级安全。主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等，以防止数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。操作系统和数据库管理系统的安全问题虽说主要是取决于软件供应商所开发的商品化软件的稳定性和安全的保障问题，但对于建立网络化档案管理信息系统，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linix，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案元数据的存放规则和保管策略也是本阶段非常重要的问题之一，如数据库的分布式或集中式存放模式、数据的异地备份、电子数据格式的定期升级和保存介质的更换等，需要一定的保管制度来约束。这些都是在系统设计和具体实现的过程中需要综合考虑的关键因素，也是档案应用系统能够安全运行的根本保障。

1.3应用级安全。是指档案管理信息系统在实际应用操作的过程中应考虑的基本问题，主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、部门领导、普通业务员等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能，一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。比如，两个不同的用户可以操作同一个功能模块，但所能看到的数据只能是本用户所在单位的数据，而不应看到另一个用户所在单位的数据，这是网络版档案管理信息系统的基本操作需求；再如上级领导能够看到下级人员所操作的数据，而下级人员则无权看到上级领导权限范围内的数据。

2.网络基础环境的安全技术方案

网络基础环境的安全建设是防止系统外部非法用户和不安全数据包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现内外网的隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济的、也是很有效的措施之一，这里以防火墙为例来讨论数字档案的网络基础环境的安全解决方案。

2.1防火墙安全解决方案。

防火墙是多个网络之间的安全隔离网，其基本原理是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。清华大学档案馆防火墙安全运行结构采用了三台对外提供服务利用的服务器，都部署在非军事管辖区（DMZ区），服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8085端口，数据服务的1528等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果少数的档案室需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，具体使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。

这种链接方式是采用了防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的办公PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，为私有IP，通过防火墙的NAT功能访问互联网，保证了安全性。外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以实现MAC地址绑定，可以针对需要控制内部用户的上网时段和访问内容。

2.2网络安全管理的人文策略。

硬件设备和网络管理软件是保证网络安全运行的基本手段，同样加强网络的安全管理，采取科学有序的管理策略也是非常重要的人为因素，往往诸多的不安全因素恰恰反映在组织管理和防范不当等方面，因此必须引起足够的重视。

系统管理员采用双人负责制和任期有限的基本原则，防止人员流动或缺岗造成损失，避免职位垄断或由于时间过长滥用职权。

安全级别确定应根据工作的重要程度来确定，根据确定的安全等级，确定安全管理的范围。

制定的机房管理制度：对于安全等级要求较高的系统，要实行分区控制，限制工作人员出入与己无关的区域。出入管理可采用证件识别或安装自动识别登记如门禁系统，采用磁卡、身份卡等手段，对人员进行识别、登记管理。

制定严格的操作规程：操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。

制定完备的系统维护制度，如数据保护，数据备份等工作计划。重要数据维护时要首先经主管部门批准，并有安全管理人员在场，随时将出现故障的原因、维护内容和维护前后的情况要详细记录。

制定应急措施，保证紧急情况下，如何尽快恢复的应急措施，使损失减至最小。建立人员雇用和解聘制度，对工作调动和离职人员要及时调整相应的授权。

3.档案管理信息系统的安全方案

数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。档案管理信息系统的安全管理主要体现在3个方面。一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构：二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。

3.1应用系统的体系结构。

三层Browser/Server体系结构有着多层数据安全机制、日常维护工作量小、对客户端的运行环境要求也比较低（只要有浏览器即可）、客户端物理位置可以灵活设置等诸多优点，因此采用三层B/S的系统结构无疑是一个先进且明智的选择。安全防护措施有三级，即防火墙安全措施、应用系统的身份认证安全措施以及数据库管理系统的安全模型，

3.2应用系统用户权限管理：

系统用户权限的管理和角色分配与档案管理的业务功能、操作流程、档案数据的管理层次密切相关。一般情况下用户分3大类，即管理级用户、业务级用户和浏览级用户。管理级用户负责系统整体数据备份，日常维护，系统模块设置、公共字典维护、用户定义及用户权限设置等；业务级用户负责各个业务岗位上数据的录入、修改、删除、统计、检索等功能，该类用户对系统中的数据具有完全的存取访问权限，每个用户的操作功能和访问数据内容的权限将根据其业务职能的不同而有所区别；浏览级用户主要是通过Internet网查询已经开放的档案信息，绝不允许对系统中的数字进行修改和删除。无论是哪一类用户，他在访问系统的过程中主要是通过严格的身份认证技术来保证系统的安全性。因此系统用户的安全管理也是非常重要的。各业务人员在操作过程中切不可将密码帖在机器上，或者设置非常简单的密码，这些都是不利于安全管理的常见错误做法。

数字档案范文篇2

【关键词】数字档案；医院档案；应用价值；问题；策略 

在医院档案管理工作中，数字化管理已经成为管理工作的新方向。现阶段，我国大多数医院进行了数字化档案建设，为医院的管理经营以及科研创新、文化建设等提供了有利条件。但同时我们也应当看到，数字档案在医院档案管理中的应用是一项长期浩大的工程，在实际应用过程中不可避免地存在各种问题，为了切实推动医院档案管理工作有效开展，推动医疗行业的顺利转型，探讨数字档案在医院档案管理工作中的应用价值十分有必要。

一、数字档案在医院档案管理中的应用价值

随着社会经济的不断发展以及信息技术的全面推广，在医院档案管理过程中，传统的纸质档案管理以及手动的办公方式已经逐渐被时代淘汰，各企业单位都顺应了时展需求，逐渐采用了数字化的办公与管理方式，高效率的信息技术应用为人们的日常办公以及生产生活带来了极大的便利。在信息化与数字化技术在各行各业广泛应用的大背景下，医院的档案管理工作也要顺应时代需求，合理应用数字档案管理，以应对越来越多的医患数量所产生的病例档案保管需求。数字化的医院档案管理工作，将使档案管理工作的开展更加有序、便捷，显著提升了医院档案的管理效率，同时也对医院档案管理的存储空间进行了优化，为医院档案的查阅以及管理提供了巨大的便利。数字档案在医院档案管理中的应用，是通过现代化的信息手段，运用信息技术对医院档案进行全面整合与处理的过程，通过在医院内部建立档案共享平台，可以为医院工作者提供快捷的档案查询途径，在医护过程中，快速掌握病人的就诊状况，从而给出针对性的治疗方案。同时，来医院就诊的患者以及病患的家属可以通过数字档案管理平台，对病患治疗的全过程以及治疗状态进行及时掌握，使信息的交流与沟通更加顺畅，减少由于信息不对称而造成的医患矛盾。因此，可以说数字档案在医院档案管理中的应用，是档案价值得到充分发挥的重要途径。

二、数字档案在医院档案管理中存在的问题

（一）重视度有待提升。医院的日常管理业务繁多，相对于其他管理事务，档案管理的意义与价值表现并不明显。同时，无法为医院带来直接的经济效益，因此，现阶段许多医院管理者没有认识到医院档案管理的重要意义，使得数字档案在医院档案管理中的推行与应用存在诸多阻碍，从长远来看，医院管理者对于数字档案管理应用的忽视，可能造成档案管理工作中的懈怠与消极情绪产生，不利于医院医疗服务质量的提升以及良好医患关系的构建。（二）管理过程中存在漏洞。当前在我国大多数医院档案管理工作中，正在积极尝试与应用数字化的档案管理，通过数字化档案管理平台的建设，将不同时段、不同类别的病例档案等资料归纳于计算机储存系统之中。同时，这些信息资料得到了相应的整理与分类，有专门的人员进行管理。但是在数字档案管理与应用过程中，由于数字档案存储系统需要与其他网络存储系统进行联系，才能为医院工作人员提供更加便捷的服务，这种存储方式较为科学与合理，但也存在一定的弊端，数字档案管理过程中存在的管理漏洞，将受到不法分子的威胁，一旦受到攻击，则数字档案信息资料将被破坏或者丢失，需要建立起相应的档案管理制度进行规范。（三）管理人员综合素质有待提升。数字档案在医院档案管理工作的推进，对于档案管理人员综合素质提出了较高要求，但是现阶段的医院档案管理工作中，管理人员的能力存在一定局限性。由于缺少熟练掌握数字化档案管理的专业人才，或者管理水平不高，都直接影响到数字档案在医院档案管理中的有效性，无法为医院工作者提供良好的信息服务，更加无法满足医院档案建设与发展需求。

三、数字档案在医院档案管理中应用价值提升策略

（一）提高对数字档案管理的重视度。作为医院管理层，要提高对数字档案管理的重视程度，认识到数字档案管理对于医院发展以及服务质量提升的重要意义。在日常档案管理工作以及医院的科研活动中，充分发挥数字档案管理的价值，对各项病例信息资料与科研内容运用数字化档案管理方式进行存储。除此之外，数字档案管理人员积极学习行业领域先进技术，在医院数字化档案管理基础上不断吸收他们优秀的工作经验，更好地为医院日常工作提供良好信息服务，推动数字档案管理有效落实。（二）加大对数字档案管理平台的建设力度。医院在进行数字化档案管理平台建设过程中，不可避免存在各种问题，如功能设计与实现方面无法与医院档案管理实际需求相匹配等。除此之外，系统不兼容等问题的存在，致使许多数字化档案无法得到有效的资源共享。为了切实提高医院数字档案管理效率，需做到如下几点：首先，要加大对数字档案管理平台的建设力度，为了准确、及时地记录各类档案资料，需要购置专业的高速扫描仪，运用双服务器和光盘数据备份等等，提高档案管理的安全性。其次，要不断完善数字档案查询系统，运用信息检索与网络文献传输等途径优化数字档案管理效率。最后，定期对数字化档案管理进行优化与更新，提供更加安全与便捷的档案管理服务。（三）建立专业的数字档案管理队伍。要全面推进与落实医院数字档案管理，需有专业的管理队伍对数字档案管理工作进行实践。因此，要建设一支专业的数字档案管理队伍，除了要求管理人员具有基础的计算机操作能力之外，还需要有丰富的档案管理经验。为此，医院管理层要提高对数字档案管理队伍建设的重视度，积极引进高素质的档案管理人才，加强对数字档案管理工作者的业务培训，使其通过不断学习掌握更多数字档案管理方法。除此之外，还要强化档案管理人员的责任意识，促使其在工作过程中尽职尽责，尽心尽力，从而推动医院数字档案管理水平的提升。（四）增强数字档案管理的安全性。 医院进行数字档案管理工作中，不仅要保障管理的便捷性、准确性，同时也要考虑到管理的安全性，避免由于安全管理不到位而造成档案管理信息的丢失，或者被不法分子盗取与篡改。首先，在医院数字档案管理工作中，要对存储的档案资料进行细致、严格的分类，并进行保密性的管理，提升档案安全性。其次，档案管理工作者要提升自身责任意识与安全意识，在数字档案管理工作中，定期或者不定期对档案信息安全性进行巡查，最大限度减少由于不安全的管理过程造成的数字档案丢失现象。

四、结语

信息化时代，各行各业都积极顺应发展形势，合理运用信息技术进行生产与管理工作。医院档案管理工作者，也要顺应时展趋势，积极探究数字档案管理中存在的问题，并探寻提升档案管理价值的有效策略，切实提升档案管理水平与效率，为医院职能的有效发挥打下良好基础。

【参考文献】

[1]高海燕.数字时代创新医院档案数据管理路径研究[J].山西档案,2019(06):137-142.

[2]申琪.医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用分析[J].兰台内外,2019(31):37-38.

[3]胡兰.数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析[J].办公室业务,2019(18):171.

数字档案范文篇3

关键词：国土规划；数字档案；数据挖掘；创新改革

数据爆炸和知识匮乏逐渐成为了目前国土规划数字档案资源管理中存在的一系列问题，特别是近年来，随着我国市场经济的高速发展以及不动产登记业务的持续性增加，使得国土规划档案方面的数据也呈现出海量增长的趋势，而原有的数据库管理方式已经无法适应全新的数据容量，会出现检索能力不足等一系列问题［1］。而为了进一步优化档案资源结构，充分发挥出档案资源的价值，则务必要引进先进的技术，其中，数据挖掘与可视化，作为可以有效提高国土规划数字档案管理的重要技术水平，可以提高其规划的文档信息服务质量，并有效改善用户体验效果。

1国土规划数字档案管理的形成

基于全国范围的角度，国土规划数字档案兴起以来，发展至今已经取得了十分理想的成果，并主要包括以下两个阶段，首先是档案管理启用阶段兴起于新世纪，当时是采用计算机操作，能够取代传统手工操作方式，也是国土规划数字档案管理的雏形。工作人员的劳动强度得到有效减低，更提高了工作效率，第二阶段是高速发展阶段，也是目前数字的安管发展中相对前期的阶段。开始于2007年，在这一时期，随着土木工程土地调查和矿产资源等一系列工程的实施和深入发展，再加上纸质档案数字化工作的推进，使得国土管理部门积累了大量的档案数据。若是仍然采用传统的档案管理，会加大难度和人工力度，而为了解决这一系列的问题，国土部门也建立了集中管理分散应用信息共享的管理机制，打造了现代化的数字档案馆，实现了数字化资源共享化传输网络化等一系列的发展模式，从此有效开展规划数字档案馆建设，总的来讲，由于当前许多地区政府对于国土资源管理和规划的重视程度与计划经济时期相比有所提高，也说明了基于全国范围内的土地规划和数字档案馆的建设有着良好的政策环境支持［2］。

2国土规划数字档案资源的数据挖掘与可视化发展可行性

2．1基于技术角度

国土规划数字档案资源数据挖掘和可视化的发展势在必行，语义技术数据挖掘技术等一系列技术的发展也为国土规划的数字的按资源管理带来了全新的变革［3］。其中，语音技术作为数据挖掘可视化中十分重要的技术类型，能够方便国土规划数字档案资源的数据变得更加丰富开拓，并且进行万维网环境中大数据的处理，基于文本数据的角度，这种数据挖掘的方式也能够有效提取独立于用户信息需求的一系列档案以及其中隐含的知识内容。出厂格式化的体系基于数据挖掘聚类分析等一系列先进的手段，可以将非空间非数值等信息加以转化，形成具有交互类型的更加丰富的视觉形式过程。而截至目前，关于语义技术数据挖掘信息可视化等一系列内容得到了广泛的应用和普及，并且逐渐成熟。也产生了相应的成果。而目前我国国土规划数据档案资源方面的语义分析数据挖掘和可视化仍然处于起步的角度，但是有着较大的上升和发展空间［4］。

2．2基于资源角度

由于目前我国国土规划数字档案资源种类繁多，且数量巨大，与日俱增的数据说明了，若是仍然沿用传统的档案管理，是不可行的针对这一需求，在地理信息获取技术高速发展的趋势下，深度挖掘现有档案管理储存空间的空间，数据深度和广度至关重要。由于数据量激增，也进入了一个全新爆炸时期，而国土规划数字档案具体来讲是指国土规划部门给予日常生活中所形成的具有一定保存价值的图片文字声音实物等一系列的历史记录。Er市级的国土局档案资源会分为文书档案专业档案科技档案等，不同的类型截止在2018年12月份已经有许多城市的国土规划数字档案管中数据呈现出明显发展的状态，也为档案资源的数据挖掘和可视化技术提出了更高的需求［5］。

2．3基于思维角度

由于互联网思维来积极推动国土规划的数字档案资源体系升级和重塑至关重要，在当今，互联网思维的核心是以用户的体验为主，在资源上以凤玉来代替稀缺。基于传播的角度上，会以互动来代替单项和传统的模式，基于互联网和档案管理相结合的成熟体系下，助力档案管理服务理念的革新，更能适应市场经济发展的需求，积极抓住机遇，致力于推动用户体验的优化和升级，对现有的国土规划档案管理结构加以全新的优化和调整［6］。

3国土规划数字档案资源的数据挖掘与可视化设计

3．1设计思路

为有效地实现我国国土规划，数字档案资源挖掘和可视化进程的又好又快发展，则务必要率先完成原始数据方面的挖掘和分析关联等一系列的工作，确保后续工作有效进行，在这个过程中，除此之外，一空间可视化的技术内容，对于所检测到的国土规划资源进行重新的梳理分类，更能够有效察觉数字的安装出现中各种问题，对相关问题进行分类，例如采用用地描述关键特征快速识别等，更能够建立起基于主题分类典型问题，以明确的案例方式进行模型的描述，或是充分利用其数据挖掘技术聚类分析技术也能够实现对于。国土规划方面的数字化分析提高了。规划和档案资源管理的实效性与有效性。其目的是更好地了解国土规划数字档案中可能出现的问题，并且采用信息化数据化可视化等技术予以解决［7］。与此同时，由于国土规划的数据挖掘技术，基于语义组织，知识提取等一系列的角度可以充分实现。以图像处理语义抽取模块等一系列的方式，可以对国土规划数字档案管理中的相关资源进行再次的完善。还能够进行语义重构，将其转化成有着具有价值性的语音结构信息。除此之外，对于数字资源进行进一步挖掘，从中提取有用的信息内容，或是利用自然语言处理技术进行文件转化，也能够在现有的本体建构基础上，通过可视化基础或是知识图谱等形式。展现出基于国土规划数字的按资源管理中标准化的知识体系，更能够对相关概念进行高效的关键词搜索查询。

3．2平台架构

首先是数据层，在国土规划数字档案资源，数据挖掘和可视化的平台结构中，数据服务层会包括档案数据。工作流流转数据空间数据等一系列的内容，其中，档案数据是指有着技巧性和专业性质的文书档案，使得工作流的数据可以更加明确，清晰，也更能侧重于对于现有用户管理以及流程实例的数据构建。与此同时，由于数据接口层会根据当地的国土资源规划的相关主题词进行关联和挖掘，也会形成更加完整的数据检索体系，更能够为数据的档案可视化管理提供明确的思路依据，其次是系统服务层，具体来讲是指基于应用服务程序的一种集成化，通过了解国土规划数字档案资源中的相关内容，将其分为数据挖掘和知识化这两方面的体系。与此同时，可以实现一种更加高级的搜索服务以及文本挖掘处理等形式，而上述所涉及到的两个模块会处于相辅相成的状态，彼此之间共同协作，也能够为国土规划数字的档案资源管理提供明确思路，依据和可视化的效果。

3．3功能介绍

第一点是档案文件的管理，目前国土规划数字档案管理中，无论是数据挖掘或是可视化，都会应用到先进的信息技术，能够对PDF文件进行图像识别中文字的提取和处理，也能够有效地修正一些错误的内容，并且提高识别的精度和效度。更能够为后续的深入学习和文本挖掘提供坚实的基础保障，其中文档文件管理中会包括档案，PDF上传和文档的查询加工等功能。解锁列表中也会给出所需要查询文档的文档编号中文名文档内容等一系列内容，通过点击可以查看文档的元数据和相关的关联数据内容。第二点是国土规划档案的术语管理，这一功能模块中可包括增加删减改动查询等一系列的功能。第三点是国土规划档案流程关联，这一功能更加侧重于对于国土规划档案流程特征建设的开发，根据业务流程，管理逻辑的关系来建立流程的规则库和流程管理项目，实现国土规划档案流程可视化。

结论

总而言之，在当今开放且多元的网络环境下，国土规划，数字档案资源的数据挖掘和可视化技术的创新改革已经成为了必然选择，由于国土规划档案室极具现实意义的档案资源也会与许多国土规划工作密切相关，因此更是需要在海量数据趋势下，加深对于档案资源的深度开发，并有效实现知识管理来充分发挥出数字档案的最大价值。因此，今后也需要充分提升国土规划数字档案部门的参与力度。还要与智慧城市相结合，打造具有生态化系统的整体开放性档案管理模式，更要真正实现。国土规划，数字档案馆的多样化功能，真正推动档案管理又好又快的发展．

参考文献

［1］曾婷，杨帆，王恒．国土规划数字档案资源的数据挖掘与可视化［J］．兰台世界，2019，000（0z1）：191－192．

［2］李丛林．武汉市国土局数字档案馆服务模式创新研究．武汉大学，2017．

［3］季梦佳，王裕明，俞皓耀．大数据时代下高校数字档案资源建设新思考［J］．信息系统工程，2020，No．314（02）：121－122．

［4］柯燕萍．地理信息数据档案在国土空间规划中的应用探讨［J］．办公室业务，2020，No．349（20）：197－198．

数字档案范文篇4

【正文】

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，数字档案馆的建设与研究成为档案界关注的热点。但是，研究的重点大都集中在介绍数字档案馆的概念、特征、功能和技术层面的问题上，对数字档案馆非技术方面的问题及其背后深层次的问题研究不够。而对这些问题如果不给以足够的重视与研究，将会严重影响对数字档案馆的认识，及其建设与运行。我们应当对这些问题给以冷静的理性思考。

1数字档案馆：能不能提高利用率

档案馆作为永久保存国家档案的基地，它一直把自身建成提供档案信息为社会服务的信息中心，实现档案信息全社会共享，提高档案利用率作为梦寐以求的目标。但是，在以往的条件下，这个目标是很难实现的。数字档案馆的出现为其实现上述目标提供了途径。数字档案馆“是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和支布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。[1]真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务有线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，”[2]实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。然而，数字档案馆的建成并实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”，在建立了数字档案馆后，并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。回顾历史，我们可以看到建国以来所谓的档案利用高潮仅仅出现过两次，一次是改革开放初期拨乱反正中利用档案平反了大批冤假错案；另一次是上世纪80年代全国范围内的编史修志促成的利用高潮。这两次利用高潮可以说是在特定历史条件下，为特定的目的而形成的特殊现象。因而，这种档案利用高潮会随着目标的实现而退潮。事实也证明，随着时间的推移，大规模的编史修志工作的基本完成，档案利用工作再次走入低谷。尽管，档案部门想尽各种办法，丰富馆藏、改善馆藏结构、建立开放档案目录中心、开展创新服务机制等等，但是，档案馆门前依旧是“门可罗雀”，档案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫无起色。“我国国家档案馆利用程度不高是不争的事实，接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆，日均不足一次的区、县档案馆决非个别现象”。[3]传统档案馆所面临的档案利用率低下的困境依然会摆在数字档案馆面前，这个问题并不会因数字档案馆的建立而马上解决立刻消失，数字档案馆对此恐怕也无良策。因为数字档案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是，档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。如果没有对这些档案信息的需求，档案信息的共享也就没有了意义。档案信息的共享，说到底实际上是建立在对异地档案信息的需求之上的。我们清楚一般的档案馆保存的档案大部分是有关本地区的社会记录，尤其是市（地）级以下的档案馆都是以本地区的利用者为主。试想一下，连本地区，守着家门的利用者都不去利用的档案，异地的利用者还能对其有利用需求？或者说，连对本地的档案都没有利用需求的利用者，还会对本地区没有关系的档案产生利用需求？更何况这些档案馆保存的档案大部分都是党政机关的文书档案，可以说从内容上是大同小异的，而且与异地的利用者没有多少关系。即使那些所谓利用率高的土地、房产、婚姻、公证等档案，也只是与当地的利用者有关系，与异地的利用者没有一点关系。而且利用者在利用这些档案时，多数是在利用它的凭证作用，但数字档案在目前是很难起到它的凭证作用的。因而这些档案根本就不可能吸引异地的档案利用者利用。从这个意义上讲，就是大部分档案馆都建成了数字档案馆，档案信息的利用问题仍旧不可能解决，数字档案馆同样会陷入传统档案馆面临的尴尬局面中。很显然，数字档案馆的建设和运行，只是运用新技术解决了档案的快速检索与异地查阅，只是更新了档案利用的手段，它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然，数字档案馆的建设，对于部级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的大部分市（地）级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道，解决不了根本问题。因此，我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识，在投资建设数字档案馆时应做出理智慎重的选择。同时，也应该看到，开发档案信息资源仍然任重道远。

2数字档案馆：要不要成本效益观

在我国档案工作者的头脑中成本效益的观念是相当淡薄的，我国档案界历来都不关注档案管理的投入与产出的问题，很少有人关心档案整理保管利用的成本效益问题，也很少有人研究档案价值和档案整理保管费用之间的关系。不管投入的整理保管档案的费用是否超过档案的价值都照常保管，这样就出现了两种情况。一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值了还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费。另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。有些条件差的档案馆仅仅是保存不丢失而已，根本谈不上保护。由于缺乏成本效益观念，造成了档案馆投入与产出的不协调，这种不协调在传统档案馆条件下对档案工作的影响还不算太明显。这是因为对于传统档案馆来说，可以投入大量资金改善档案保管和利用条件，也可以只给几间房子来保管档案，虽然保管和利用档案的条件差别很大，但对利用工作来说相差还不算太大。实质上前者是不计成本在维持档案工作，而后者是以牺牲档案的安全永久保存的代价来维持档案工作。但是，在数字档案馆的条件下这种投入与产出的不协调就显得特别突出，对档案工作的影响更是显而易见的。数字档案馆是高新技术支撑起来的，建设数字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的，它的维护和使用费用并不少于初建的费用；数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。它与传统档案馆相比：其一，它的成本投入超出了人们的想象不知要高出传统档案馆多少倍；其二，它不像传统档案馆给几间房子就能运行，就是建一个最低标准的数字档案馆的投入也是相当可观的。在第一个问题里谈到数字档案馆并不能提高档案的利用率，这时的巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差，成本效益的问题就显得格外突出。

以往可以不关注投入与产出的问题，不要成本效益的观念，但是在数字档案馆时代我们不得不关注投入与产出的问题，不得不树立成本效益的观念。对于建设数字档案馆来说，说到底还是以政府投入为主，在以往对传统档案馆的投入毕竟投入的没有数字档案馆多，所以对政府、对档案部门来说都可以忽略成本效益的问题，但对数字档案馆的建设来说如此巨大的投入，而且是不断地投入，政府自然会考虑成本效益的问题。因此，档案部门一定要树立成本效益观念，必须处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。因为资金问题是建设数字档案馆的最关键问题，而投入与产出的不协调又使得资金问题的解决变得更加困难，这恐怕是摆在数字档案馆建设面前的最不容易解决的难题。这应该引起我们的深思，究竟该如何建设数字档案馆？如何消除或缩小数字档案馆的这种投入与产出不协调的强烈反差？如何用尽可能少的投入，换取最大的效益？

3数字梢案馆：怎样定位

在数字档案馆发展建设过程中，对其应有一个理性准确的定位，只有明确数字档案馆当前的位置和未来的地位，才能以科学谨慎的态度看待数字档案馆，保证数字档案馆沿着正确的方向发展。

对于怎样给数字档案馆定位，许多档案学者做了深入思考，有学者认为：“现在，我们可以这样认识数字档案馆的定位：建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分”。[4]也有学者将数字档案馆定位于“数字档案馆是社会发展到数字时代的新型档案馆……是档案馆发展到数字时代的一种新形态……数字档案馆将成为未来档案馆的主体……“数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆，而是在原有档案馆基础上建立的，它和传统档案馆是共生关系，它在传统档案馆基础上建立并逐步取代传统档案馆的中心地位，但这并不意味着能够完全取代传统档案馆”。[5]应该说这些认识都有其合理性与科学性的一面，但并不全面。

对于数字档案馆的定位，我们应当这样来认识：其一，由于现在数字档案馆存在着种种技术缺陷，数字档案馆很难起到档案馆的作用。因此，在数字档案的原始性、凭证性得不到保证和无法确认的情况下，数字档案馆实际上并不能称其为数字档案馆，数字档案馆的建设和运行只能作为传统档案馆的附属。它实质上也就是传统档案馆实现档案信息快速检索、信息共享、服务网络化的技术手段。解决数字档案原始性和凭证性的问题，不仅档案部门要达成共识，而且还要得到社会广泛的认可，只要这一天没有到来，数字档案馆就仅仅只能作为传统档案馆的技术手段而存在，充其量也只能处于传统档案馆的辅助地位。这一阶段恐怕是相当长的一个阶段；其二，数字档案馆并非就是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分，数字档案馆应该姓“档”，应当坚持“档案馆”的属性。数字档案馆的建设目标应始终放在档案馆基本功能的实现和拓展上，以档案馆的功能为中心开展数字档案馆的构建。数字档案馆可以作为传统档案馆的附属，但是不能作为电子政务和办公自动化的附属。数字档案馆相对于电子政务和办公自动化采说应有独立性，数字档案馆不仅要解决电子政务和办公自动化带来的档案管理问题，还要解决传统档案数字化和提供利用的问题。尽管有学者认为：“如果把数字档案馆建设仅仅定位于馆藏档案数字化，其建设的必要性和紧迫性就不是非常突出，因为我国目前社会公众的档案意识还比较薄弱，对档案信息利用的需求量也不是非常大，对档案利用的速度要求也不是特别高，档案馆现有的利用服务基本能满足要求”，[6]但是，现在的电子政务和办公自动化条件下产生的档案按现在档案法规要求至少要10-20年才需接收进馆，而要公开利用这些档案则应是30年以后的事了。我们投臣资建设数字档案馆难道在30年内仅仅是接收和保管电子政务和办公自动化产生的数字档案，而不产生效益吗？应该说对档案馆馆藏数字化和接收保管电子政务产生的数字档案是数字档案馆两项同等重要的工作。当然建设数字档案馆依靠电子政务和办公自动化来共建共享，或依靠电子政务和办公自动化和实施来推动数字档案馆的建设都元可厚非，问题是一定要坚持数字档案馆姓“档”，坚持数字档案馆的相对独立性；其三，数字档案馆是一个发展的概念。数字档案馆会随着技术的发展完善而逐渐克服其缺陷而走向成熟。数字档案馆的定位也会随着其技术的完善而变化。数字档案馆的第一阶段，也就是现阶段，在没有解决数字档案的原始性和凭证性问题之前，它处于传统档案馆的辅助位置，是以传统档案馆为主，以数字档案馆为辅。第二阶段，在数字档案解决了其原始性和凭证性问题之后，没有解决数字档案的长期存取的问题之前，这一阶段可以说是数字档案馆与传统档案馆平分秋色。数字档案馆完全承担起利用的角色，而传统档案馆则担负起长久保存的角色。两者不分主辅。第三阶段，在数字档案解决了长期存取的难题之后，数字档案馆将上升到主导地位，而传统档案馆将下降到辅助地位并逐渐淡出档案馆领域。第四阶段，随着技术的逐渐成熟更新，数字档案馆最终取代传统档案馆的位置，承担起档案馆的全部历史重托。而传统档案馆将逐渐地淡出档案馆领域，并逐渐演变成档案博物馆或并入博物馆。当然，我们也要清醒地认识到，虽然数字档案馆最终将取代传统档案馆，但是数字档案馆的建设不可能一蹴而就，数字档案馆要取代传统档案馆需要走相当长的艰难路程。数字档案馆在其发展过程中的不同阶段中有着不同的定位。

4数字档案馆：如何建设

4.1数字档案馆建设：是一哄而上，还是循序渐进

数字档案馆作为网络数字时代档案馆发展前进的方向，也是档案工作者努力追求的目标。数字档案馆的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势激起了档案界建设数字档案馆的热情，而随着数字政府上网工程的建设实施和公开现行文件服务中心的建立，数字档案馆的建设在不断升温。许多档案馆都已经紧急行动起来，筹集资金，纷纷铺开摊子，投入到数字档案馆建设的热潮之中。有些并不是经济发达地区和资金充裕的档案馆甚至也要在3-5年内建成数字档案馆。

面对这一热潮，我们不禁要问，在目前我国还是处在发展中的国家，能拿出多少资金来建设数字档案馆？从投资效益和资源利用率的角度讲，也就是用成本效益的观点看，不论经济条件如何，不管其档案资源如何，全面开花的数字档案馆建设到底能产生多大效益？能给利用率长期处在低谷的档案馆带来多大起色？

数字档案馆不仅仅是一个时尚的概念，它是一项实实在在的庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术做保证。在目前，我国档案界许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难仅仅是资金不足，其实，数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外，还有许多难题，其中既有技术因素，也有非技术因素，概括说还有以下12个方面的问题：数字档案的凭证性问题；数字档案的失真问题；信息的长期存取问题；信息的安全问题；技术过时问题；诸多技术难题，如数据压缩、数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等；标准化问题；法律法规方面的问题，如数字化权、著作权、隐私权等；人员问题，既需要大批计算机网络专业人才，又需要大批高素质的档案管理人员；管理体制与管理思想的相对滞后；网络环境不理想，网络通信设施不足，性能偏低；网络用户环境较差，国民素质和利用数字档案信息资源的个人条件偏低。以上这些问题，仅仅是制约数字档案馆建设发展的外因。除此之外，数字档案馆从诞生到成熟，它自身也有一个逐渐演变的过程，这种演变的过程决定了数字档案馆的建设和完善是一个漫长的过程。因此，在建设数字档案馆的过程中，一哄而上，企望一蹴而就的做法是行不通的。数字档案馆的建设应当是循序渐进，不断总结经验教训，逐渐走向完善。

4.2数字档案馆建设：是追求形式，还是追求内容

数字档案馆的主要优势在于对档案信息的快捷传递和方便利用上，但是数字档案馆的技术条件本身并不能提高档案信息资源利用率。事实上，现阶段的数字档案馆的形式仅仅是为提高档案信息资源利用率提供了可能，要充分发挥数字档案馆的功能作用，还需要我们把工作重点放在开发档案信息资源上。重点是要使开发档案信息资源的措施适应数字网络环境，使数字档案馆充分发挥其优势功能，提高档案信息资源的利用率。为此，在数字档案馆建设过程中，应避免两种倾向：

4.2.1重“硬件”建设，轻“软件”环境改变。在当前的数字档案馆中，普遍存在着一种重“硬件”建设，轻“软件”环境建设的倾向。重心工作都放在硬件购置、网络建设、档案信息输入上，而对以往限制档案利用的条条框框和不适应网络环境的利用规定等“软”环境建设少有过问，结果建成的数字档案馆成了搬到网上的传统档案馆，根本不能发挥数字档案馆的优势，传统档案馆的一些弊病依旧存在。数字档案馆的核心是档案信息资源的共享，如果馆藏档案不愿意开放、或者到了开放年限还不开放、或者强调保密不开放、该公布的档案不公布、利用开放的档案必须进行身份认证、不允许毫无目的地任意阅览开放的档案等等软环境条件不改变，那么数字档案馆的功能就很难发挥，数字档案馆的建设也就失去了意义。

4.2.2重档案信息资源建设，轻档案信息资源利用。“重保管轻利用”的思想对档案馆的影响很深，在传统档案馆中并没有很好解决这个问题，它不可避免地还要影响到数字档案馆的建设。因此，在目前数字档案馆建设中应尽量避免这种思想的影响，在数字档案信息资源建设上，要以大力开发档案信息资源为出发点，以提高档案信息资源的利用率为目的。紧紧围绕最大限度地满足利用者对档案信息的需求来进行档案信息资源建设。一是不片面强调数字档案信息资源的数量，更要重点关注档案信息资源的内容质量和可利用性；二是搞好调查研究，追踪反馈信息。注意收集利用者对数字档案信息资源建设的意见和反映，避免关起门来搞数字化；三是搞好网上咨询，为利用者提供网上释疑解惑。

4.3数字档案馆建设：有重点，分步骤

尽管数字档案馆的建设存在着许多难题和困难，但是数字档案馆还是档案馆的发展方向，因为这是数字时代的大势所趋，档案馆不可能独立其外。不过我们应当清醒地认识到数字档案馆的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。因此，数字档案馆的建设应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。

4.3.1有重点地建设数字档案馆。数字档案馆的建设不应该全面开花，而应该是有重点地建设。就目前我国的国情来说，一是要把中央档案馆、第一历史档案馆和第二历史档案馆作为重点来建设。因为这些档案馆都保存大量珍贵的档案，它们的档案利用率比省以下的档案馆的利用率都高，应当先行一步。二是沿海发达地区，经济力量雄厚，又由于政府上网、数字城市等工程的实施，办公自动化、电子商务等技术日益在政府、企业事业单位得到普及，许多地方政府要求档案馆加快档案管理现代化的步伐，这些地方的数字档案馆建设已势在必行，也应作为数字档案馆建设的重点。三是有条件的省级档案馆也可以开展数字档案馆的建设。而对于大部分省级以下的档案馆，特别是中西部地区，由于经济发展相对落后，就目前来说从技术、经费、需要等方面考虑，不宜开展数字档案馆建设工作。

4.3.2有重点地对档案进行数字化。对于重点建设的数字档案馆，由于其保管的档案数量庞大，不同的档案的价值也不同，将全部档案数字化是不切实际的，既可能浪费有限的资金又增加了工作量。因此，要根据馆藏情况、服务对象和档案馆的功能类型，有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化，有条件的其他档案馆也可以开展这项工作。一是对馆藏珍贵档案数字化；二是对具有长远使用价值的档案数字化；三是对具有经济、科技、文化价值的档案数字化；四是对具有地方特色的档案数字化；五是对利用率高、需求大的档案数字化；六是对开放的档案数字化。

4.3.3做好电子文件的收集归档工作。数字档案馆的档案信息资源建设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者来说它是今后数字档案馆建设的基础。因此，做好电子文件的收集归档工作就成为数字档案馆建设的重要前提和步骤。对于那些不具备建设数字档案馆条件的大部分省级以下的档案馆来说，并非无所作为，它们的首要任务就是要做好电子文件的收集归档管理工作。因为，虽然这些档案馆不具备建设数字档案馆的条件，但是，各机关各单位产生了大量的电子文件已成为事实。因此，从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。从某种意义上讲，收集归档电子文件是数字档案馆建设的重要基础和步骤。

【参考文献】

1傅荣校.认识数字档案馆——兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别.中国档案，2001;5

2转引自谢凌奕，丁媚.数字档案馆模式构建分析.北京档案，2002;3

3张晓.特色档案馆浅论，档案管理，2002;3

数字档案范文篇5

一、企业数字档案集中管理的必要性分析

1.符合法律法规要求

《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，由此可见企业数字档案集中管理是符合法律法规要求的。

2.数字档案集中管理有利于企业档案的安全

对于电子文件，其生成者更关注的是电子文件的现行价值，由于其业务活动的需要，生成者对其真实性、可靠性负责，当电子文件进入数字档案阶段，如无专人管理，很可能出现不存档、随意改动、销毁等现象。数字档案集中到企业数字档案馆后，企业档案馆拥有专业的档案管理人员和较好的技术条件，可以保证数字档案的妥善保管，实现数字档案长期有效管理，有效防止数字档案的随意删改和销毁，保证数字档案的真实性和可靠性。

3.有利于档案信息共享，提高数字档案利用

效能企业的数字档案虽然产生时相对独立，但利用时常常是综合利用。如一项产品档案，前期的合同及各种批文通过企业的OA系统生成并存储，设计、生产、物料、质量等产品数据由各信息系统生成后集成至企业的PDM系统，会计数据由财务管理系统生成并存储，相应的声像材料由企业的宣传部门生成并存储。实行数字档案集中管理后，所有的数字档案集中至企业数字档案馆，由于它们同属一个产品，数字档案具有有机联系，企业的相关机构在需要利用时，可以便捷地从数字档案馆中检索出该产品，并通过授权合理利用该产品的各类数字档案，可显著提高档案的利用效率。

二、企业数字档案集中管理策略分析

1.建立企业数字档案管理标准和规范体系

由于企业的电子文件是从企业不同的信息化平台上产生的，电子文件对其产生的软硬件环境有一定的系统依赖性，如简单地将其拷贝收集必然造成其不可识读性。所以实现数字档案的集中管理首先应统一企业的数字档案管理标准和规范，根据国家档案局的《数字档案室建设指南》要求，数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《归档文件整理规则》(DA/T22)、《档号编制规则》(DA/T13)等国家标准或地方规范的要求，应参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)设置、捕获电子文件元数据，参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)对电子文件与其元数据进行封装。企业参照国家和地方的标准法规建立企业数字档案管理标准和规范体系用以指导企业的数字档案工作。2.制定企业数字档案归档范围企业数字档案的来源主要是：(1)各信息化业务系统产生的电子文件转化为数字档案，如OA系统、PDM系统等；(2)各种数码设备人工采集的数码文件，如数码照片、录像等；(3)实体档案数字化产生的数字档案。理清数字档案的来源并有针对性地制定企业数字档案的归档范围是进行数字档案集中管理的保证，制定归档范围之前需要对企业的各个业务环节进行调研，统筹分析，并结合传统档案的归档范围来进行制定，一方面要尽可能地包含各个信息化业务平台产生的对党和国家、社会、企业具有保存价值的各类电子文件，另一方面也要结合企业的具体情况，对于部分暂时直接转化为数字档案有困难的档案，可先期采用实体档案数字化转化的方法生成数字档案。企业数字档案的归档范围应经企业机关及下属机构会签，并以红头文件形式发放到企业机关及下属机构，成为数字档案集中管理的行动依据。

3.对数字档案进行全生命周期管理

1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。数字档案的真实性、完整性、安全性控制贯穿了文件生命周期的全过程，电子文件在其生命周期的全过程中都会有数据被篡改、版本变化、格式过时、计算机软硬件升级、存储介质破坏等风险，因此，在电子文件的形成阶段就应从管理和技术两个方面采取措施对其进行前端控制，将形成的电子文件的鉴定工作前移，对完成鉴定的电子文件进行实时归档，确保数字档案的真实性、完整性和安全性。

4.采用数字档案集中式存储、分布式共享模式

数字档案的集中管理和有效利用是企业数字档案管理工作的目标，企业的数字档案集中管理可采用集中式存储、分布式共享模式。数字档案收集环节，在企业的内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，实现企业数字档案馆(室)与机关及各下属机构实时进行数字档案的汇总、移交、传递，并且通过信息系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略同时归档其元数据信息，并对电子文件的完整性进行校验；鉴定整理环节，将校验后的数字档案经鉴定、整理后集中存储在档案管理服务器中；数字档案利用环节，再次在企业内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，分布于企业各个工作岗位的终端实现数字档案的共享利用。这样实现了数字档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用全过程无缝连接，也可同时确保数字档案的长期保存与利用。

5.建立数字档案集中管理安全机制

数字档案集中管理过程中，档案信息通过网络收集、存储、共享，与传统的库房档案管理模式相比，面临着更大的安全风险，因此需要建立数字档案集中管理安全机制。首先应建立数字档案安全运营组织机构，然后制定相应的制度对数字档案工作流程和操作过程进行规范，增加认证授权、应用访问控制，从而保证数字档案的整体性、安全保密性，同时从有效预防、可靠保护、安全检测、监督管控、有效应急处理等工作环节入手构成闭环管控体系，建立涵盖防御系统建设、监督管控体系、容灾备份处理系统、快速应急处理、技术支撑平台的安全保障系统。数字档案的备份工作尤其重要，在进行容灾备份处理时应有效地设置数据冗余，进行异地备份处理，并可采用热备处理及磁带机等进行安全备份。数字档案集中管理是企业数字档案馆发展的必然趋势，只有实现数字档案的集中管理，企业数字档案资源的安全才能得到保证，数字档案才能更好地为企业的发展提供服务。

参考文献：

[1]宁波.电子档案管理模式探析[J].黑龙江档案，2014(5)

[2]赵豪迈，寇曼.数字档案集中管理策略初探[J].档案与建设，2014(12)

数字档案范文篇6

关键词：网络环境；机关档案管理；数字档案；安全管理；大数据技术

在网络环境下，现代信息技术的快速发展和广泛应用对机关档案管理产生重要影响，特别是机关数字档案安全管理，更是面临着巨大挑战[1]。因此，要对网络环境下的机关数字档案安全风险进行系统研究，根据机关数字档案安全风险特点与问题，制定和实施有针对性的解决措施。机关档案数字化带来新的问题，涉及新的载体安全、内容安全、过程安全等诸多问题，是机关档案管理传统模式所不曾遇到的，必须以新的思想、技术、方法与路径，对机关数字档案管理系统开展安全管理[2]。特别是在网络环境下，数字档案存储和查询利用时空分离，更要对机关数字档案的安全性进行实时动态管理，避免机关数字档案在查询利用各个环节中受到外在侵害。加强机关数字档案安全管理，可以有效保障机关档案信息的安全。

一、网络环境下的机关数字档案安全管理内容

网络环境下的机关数字档案安全管理，内容涵盖了数字档案管理各个环节，主要包含了机关数字档案基础设施和运行环境安全管理、机关数字档案数据安全管理、机关数字档案的网络安全管理、机关数字档案应用安全管理、机关数字档案系统安全管理、机关数字档案的人员安全管理、机关数字档案的授权和审计安全管理等方面内容[3]。1.机关数字档案的基础设施和运行环境安全管理。机关档案数字化建设，需要投入大量资金，购置专门档案管理设备和专业档案管理系统。由于资金投入的限制，一定程度上导致机关数字档案主机系统安全等级较低问题，供电条件、防火防盗、温度和湿度等必备条件难以保障，甚至把机关数字档案简单地存储在一台未加密、未备份的普通电脑中，给机关数字档案带来很大的安全隐患。2.机关数字档案的数据安全管理。载体与介质安全、档案数据访问安全、档案数据完整性和可用性、档案数据存储备份等，都是机关数字档案的数据安全管理主要内容[4]。在机关数字档案的数据安全管理中，介质损坏、电脑病毒、硬盘损坏等，都可能导致机关数字档案资源被破坏或者被非法使用、被恶意篡改等。数据是机关数字档案的核心，机关档案数据一旦发生上述问题，将给机关数字档案带来无法估量的损失。3.机关数字档案的网络安全管理。机关数字档案的网络安全管理，主要是对网络窃取、网络非法接入、网络故障、网络ARP攻击（地址解析协议）和DDOS攻击（分布式拒绝服务）等进行安全防护。这些网络安全问题，不仅可能导致机关数字档案系统无法正常使用，甚至可能导致档案数据外泄问题，特别是网络ARP攻击，会导致数字档案管理系统被非法侵入和非法控制。4.机关数字档案系统安全管理。档案管理系统的稳定运行，是机关数字档案管理的重要支撑保障。由于技术本身的不完善，系统在运行过程中存在各种安全隐患，如数字档案的平台故障、网络故障和设备故障等。这些故障的出现将会直接影响机关数字档案的安全和机关数字档案系统正常运行。因此，机关数字档案系统安全管理，主要承担了降低运行安全隐患，快速解决运行安全问题，以最快速度恢复档案管理系统运行的责任。5.机关数字档案的应用安全管理。由于机关数字档案自身价值较高，从而引发许多非法用户以各种非正常手段入侵机关数字档案管理系统，非法获取系统操作权限，导致档案管理系统数据外泄、数据损毁、非法篡改等；或者合法用户以不合法手段实施了超越权限的操作，非法获取机关档案信息、篡改档案数据等；档案管理系统设计缺陷，导致查询利用不规范或不合理等。这些都可能导致机关数字档案应用安全风险，只有加强机关数字档案的应用安全管理，才能为用户提供稳定的档案信息服务。6.机关数字档案的人员安全管理。在机关档案管理中，由于编制紧张，未能配备专门档案管理人员，无法有效保障机关数字档案的运行维护工作；或者是由于人员培训不足，导致机关档案管理人员专业技能缺乏，很难胜任新形势下的机关数字档案安全管理工作；档案安全意识薄弱，甚至个别机关档案管理人员在外在诱惑之下，对机关档案数据进行非法篡改或窃取，产生机关档案数据的“安全风险”；机关数字档案管理中，缺乏规范性操作流程和要求，导致管理漏洞。人是机关数字档案安全管理最为活跃的影响因素，应加强对机关数字档案工作人员的安全管理，形成安全风险防范第一道防线。7.机关数字档案的授权和审计安全管理。主要对机关数字档案管理中的授权和审计过程进行管理。由于机关数字档案管理中的授权机制不完善，导致权限混乱、乱授权和过度授权等问题；由于系统审计日志缺失，从而导致无法对非法入侵及时阻止、有效跟踪、快速追查等问题。机关档案的授权和审计管理，需要建立完善的授权管理机制和系统的审计日志，对非法入侵进行提前防控。

二、加强网络环境下机关数字档案安全管理策略与路径

针对网络环境下机关数字档案安全管理内容与问题，应从以下几个方面加强机关数字档案安全管理。1.强化机关数字档案安全管理意识。首先，随着网络技术的发展和应用，无论是机关档案自身，还是机关档案管理，都发生了根本性变化，机关档案数字化是必然发展趋势，加强机关数字档案安全管理刻不容缓[5]。因此，要从思想认识上强化机关数字档案安全管理，突破传统档案管理思维束缚，根据现代信息技术特点，探索更加适合网络环境的机关数字档案安全管理路径。其次，网络环境下的机关数字档案安全管理，不仅要求增强档案管理人员的安全意识，还要对档案管理人员信息技术水平进行考核。因此，机关档案管理人员要切实提升自身的数字档案安全管理能力，重视档案管理人员数字档案安全管理能力培训，加大专业人才引进力度，通过提升服务技能达到提高机关数字档案安全管理的目标。2.构建机关数字档案信息安全存储基础。在信息时代，数据将会以指数级增长，而且数据类型和形式更加多样化，增加了机关数字档案信息安全存储的难度和风险。特别是机关数字档案信息体量十分庞大，容易受到网络黑客恶意攻击，导致机关数字档案信息被非法使用。因此，要对机关数字档案信息安全存储进行重点关注，构建稳定可靠的安全存储基础，构建全面的档案信息存储防护体系。第一，要扩充机关数字档案存储容量，为机关档案信息存储提供足够的数字空间。机关档案管理中形成的大量存储数据，不仅数量急剧增加，而且结构更加复杂，现有的存储方式已很难满足实际需要，因此要构建容量足够大、安全性足够高的机关数字档案安全存储方式。第二，要在众多的机关档案信息存储方式中，择最为合适的方式，改变传统的单一存储方式。对于结构松散的半结构化机关档案数据，采取面向文档需要的分布式存储方式；对于结构化的机关档案数据，采取主题存储方式。要针对信息类型的不同，采取不同的数据存储方式，提高机关数字档案信息安全和开发利用的有效性。3.加强大数据技术在机关数字档案安全管理中的应用。纸质馆藏内容基本上依靠手工整理、人工编目，是传统机关档案管理的主要技术手段。但是在网络环境下的机关数字档案管理中，档案管理工作借助于现代信息技术完成，特别是大数据技术的出现，在机关数字档案安全管理中得到广泛应用。首先，通过大数据与机关数字档案安全管理的深度融合，提升机关数字档案系统的安全防御级别，更好地应对更高级别的持续性网络攻击，对各类计算机病毒、网络黑客的非法入侵进行有效防御。其次，在推进机关档案数字化管理过程中，通过大数据技术的应用，对机关档案管理全流程进行实时上传，建立机关数字档案全路程跟踪溯源，确保数据不被恶意篡改。再次，通过大数据技术的应用，实现机关档案数据安全管理系统的多节点接入，更好地实现对机关档案数据的授权访问，强化了机关数字档案的安全性。4.建立安全高效的机关数字档案信息管理系统。机关数字档案本身具有与载体分离、高度依赖系统等特点，从而对机关数字档案信息管理系统的安全性提出了更高要求。配置更为优质、先进的硬件设施，建立集收集、存储、分析、开发、应用为一体的机关数字档案信息管理系统，是机关数字档案安全管理的重要任务。因此，要建立一个基于云计算技术的机关数字档案信息管理系统，不仅能对数量繁杂、类型多样的机关数字档案进行收集、分类和分析，挖掘机关数字档案之间的关联性，还要具备快速扩容和安全存储能力，提高机关数字档案信息管理系统安全性，为机关档案管理人员提高工作效率和服务水平奠定基础，同时也提高机关数字档案安全管理水平。

三、总结

数字档案范文篇7

【关键词】数字档案；信息安全；对策

现如今，我国的经济发展已经达到了前所未有的高度，正因如此，我国的科技也在飞速发展，科技进步的同时，很多产业可开始走向信息化、科技化，档案就是其中的重要一点。我国的数字档案在科技的进步之下雨后春笋般的开始出现，数字档案有着很多都有优点，可以很好的适应现代社会发展的需要，也更加方便快捷便于使用，但是却存在一些很难避免的安全问题，这在很大程度上会导致档案信息的泄露。对于国民生产和生活都非常不利，因此，必须要针对当前的安全问题给出必要的对策。本文作者将会分析影响现在数字档案信息的安全因素，并且给出相应的解决措施。

1.概述数字档案信息安全

1.1分析数字档案信息的概念和特点

数字档案是随着现如今我国的科技发展应运而生的，数字档案的概念一般是指电子档案，与传统档案相比，其存贮的介质发生了改变，但是，现在对电子档案的概念也不够明确，并且，现在电子档案的法律效力还没有得到完全的认定，实践中，很多电子档案不被认定为证据而存在。我国相关的文件中将电子档案规定为利用数码的形式记载于磁盘或者光盘等便携工具之中，利用电子系统来查询、处理而且可以在网络中进行传递和分享的文件。数字档案本身有三个特点，首先是其存储设备具有特别性，数字档案换句话说就是利用数字的方式来保存的手段，所以，它的保存体统不再拘泥于传统的纸质档案的记录载体，其原因电子科技产品来保存信息，还需要在计算机等科技产品上查阅，同时也使档案对保存载体的依赖性大大增强。另外，数字档案具备的另一个特点是档案内容和保存载体是可以分离的，数字档案是李云电子产品加以保存的，并且在实践中，信息可以在不同设备不同地域进行查阅，不再局限于原有的档案信息和记载的纸质载体不能分离的情况。但这也会在一定程度上增加了档案的改动可能性，这也会使档案信息的安全性受到威胁，很多人也会恶意的修改档案信息，档案内容极易受到威胁。除此之外，档案内容的形式具有档多样性，数字档案摆脱了传统档案信息的固有形式，不但能够利用文字形式来展示档案内容，还可以使用图形、音视频等形式来生动的表达档案的被褥，精确的展示其中的意思。

1.2探究影响数字档案信息安全的因素

数字档案虽然具有很多优点，但是其本身存在最大的缺陷就是安全性不足的问题，首先影响数字档案信息安全的就是没有完善的法律体系对相关的安全性问题进行必要的规制。当前，我国现有的有关档案的法律如《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，这些对于保护对保护数字档案信息安全起到了很关键的作用，但是，到目前为止，我国却没有专门的法律法规对数字档案的内容安全性进行规定，这使得实践中，法律工作者在运用法律的时候缺乏相关的具体依据，自由裁量的做法对于档案信息安全的统一管理非常不利。另一个对数字档案内容安全有影响的就是档案管理的人员专业素质不够，数字档案信息管理工作人员的专业素质和安全意识是影响数字档案信息的安全的重要因素之一，现如今，档案管理工作人员自身的安全意识不足，其对于数字档案信息安全的重要性认识程度不高，大部分工作人员认为只要是在设备上安装了安全防护软件和杀毒软件就可以很好的确保信息安全，但是，实践情况却是，电子技术的安全仅仅是降低危险程度的因素，提高信息的安全性，还是需要工作人员提高安全管理的意识。还有一个可以影响到数字档案信息安全的因素就是技术层面的问题。如网络通信协议存在着安全漏洞，大部分档案信息网络依赖于开放的网络平台，但这这类协议很多都存在这安全漏洞。另外就是可能会感染病毒，实践中，很多部门为了便于查阅档案，提供了自行下载和保存档案信息的功能，但这也会大大增加了病毒的传播的可能性，对数字档案信息的安全产生不良影响。

2.分析确保数字档案信息安全的对策

2.1完善安全管理法律体系

为了确保数字档案信息的安全，一项有效的措施是制定完善的安全管理法律体系。当前我国还没有专门的档案法律法规体系，因此，构建一整套的档案信息管理制度，完善法律法规是非常必要的。因此，必须要针对我国当前的现实国情，借鉴其他国家先进的经验，对档案信息进行管理。

2.2培养数字档案信息安全的专业人才

培养专业的人才是管理数字档案档案信息安全的重要手段之一，任何事情，人都是占有主导地位的，为了增加数字档案信息的安全，需要对管理工作人员进行教育和培训，提高工作人员的管理意识和管理的专业素质，使其对数字档案的信息安全有明确的认识，加强相关的管理，定期检测保存设备和档案的信息真实性和完整性，以确保数字档案信息的安全。

2.3加强数字档案的技术管理

加强数字档案的信息安全，必须要从技术层面做起，提高对防火墙的安全设置，使用防病毒技术，预防非法盗用等情况，还要对信息存储设备进行定期检查、对网络安全进行实时监测，防止人为破坏或者是盗用、更改档案信息。

在当前科技化的新时代，数字化档案信息的安全性正遭受着巨大的冲击，如何确保数字档案信息安全是值得重视问题。本文中，作者对当前影响数字档案信息安全的因素进行分析，在此基础之上，有针对性的给出了解决措施，以期保证数字档案信息的安全性。

作者:栾芳 单位:黑龙江省第二医院

参考文献：

数字档案范文篇8

关键词：数字档案室；研究所；档案管理

研究所档案记录了研究所的历史沿革，在研究所发展中发挥越来越重要的作用，是研究所宝贵的财富之一。随着社会的发展，信息技术在各领域被广泛应用，档案工作涉及的领域更广阔、内容更丰富、需求更多样。2014年9月，中国科学院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》指出：“数字档案馆（室）建设包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，由档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。根据国家《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，遵循‘资源为先、标准规范、整体推进、确保安全’的原则，统筹规划全院数字档案馆（室）建设，将数字档案馆（室）建设纳入本级信息化建设规划，与院、所信息化建设统一部署、同步实施。”在新时代的背景之下，传统档案管理显然已经无法适应社会发展的需要，从传统档案室向数字档案室进行过渡是必然选择。同时，数字档案室建设工作不是一蹴而就，而是一项长期的、需要系统规划才能更好开展数字档案室的建设。

1数字档案室建设的必要性

从传统纸质档案管理过渡到数字档案室的建设工作，将推进数字档案室的建立作为研究所档案管理工作的重要目标，推进电子文件归档，档案数字转型，提升研究所档案管理水平，有利于档案资源开发和利用服务。

1.1研究所档案工作发展的内在要求

研究所档案室作为服务科研、支持创新的支撑部门，需要实现与现代化技术的结合，数字档案室承担研究所档案的收集、整理、保管与利用，是研究所信息化建设的重要组成部分，可更好地为研究所档案管理工作做出新贡献。一方面，研究所室藏档案主要包括文书档案、科研课题档案、仪器设备档案、基本建设档案、声像档案、会计档案、著名人物档案、人事档案和研究生档案等门类众多的档案，此外综合档案室每年还要接收大量的包括电子文件在内的文件资料，这些电子文件目前无法及时归档，部分已归档的电子文件，基本没有利用。另一方面，档案利用的需求也发生了转变，现在更多的利用者是基于文件内容的关键词来查找档案，然而部分专题档案信息可能未在标题中体现且年度跨越较大，这对档案管理工作提出了非常大的挑战。此时，及时更新档案管理技术，对档案进行数字化管理，积极进行数字档案室建设，才能适应当前档案查询工作快速、精准的查找需求。

1.2电子文件前端控制的必要途径

在互联网飞速发展的背景之下，社会的发展节奏都在发生着巨大的变化。研究所档案室为更好地实现服务的职能，与研究所发展相匹配，需要实现档案的电子化管理。电子档案的法律效力和单套制管理在《档案法》当中予以了非常明确的体现，《档案法》中明确提出了电子档案应当“来源可靠、程序规范、要素合规”。由此可见，不是所有的电子文件都能称为档案，只有符合以上十二个字的要求，电子档案与传统载体档案才具有同等法律效力，能够以电子形式作为凭证使用，这是研究所开展数字档案室建设尤其是电子文件归档和电子档案管理需要对照的核心要求。数字档案室承担了各项电子文件前端最重要的各项要求与指标，积极进行数字档案室的建设工作，可以非常有效地实现前端控制和全程管理，电子文件的前端控制，是以文件生命周期为基础，把电子文件从形成到销毁或者永久保存看作一个完整过程，在这个过程中，文件形成就属于前端，要求把电子文件的控制措施提前到文件生命过程的最前端。前端控制同时可以保障电子文件的“四性”，即真实性、完整性、可用性和安全性。

1.3实现电子文件有效管理

电子文件是以电子设备来传递和维护的，实现档案的电子管理是档案管理工作的重要环节。电子文件的管理涉及到电子文件的档案管理部门、形成部门及部门兼职档案员，首先，档案管理部门应会同业务部门共同参与研究所电子文件归档与电子档案管理办法的制定，明确相关业务部门和人员的职责。其次，研究所各部门应将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范，并确保电子文件齐全完整、来源可靠、未被非法篡改且关联关系持久有效。最后，各部门兼职档案员是电子文件的收集者，通过档案管理系统，完成文件的预立卷和档案目录的著录工作，保证电子文件的有效管理。电子文件可以采取逻辑归档或物理归档的方式，逻辑归档可以实时归档，是指不改变原存储方式和位置将电子文件的管理权限向档案部门移交，物理归档包括在线归档和离线归档，是指将电子文件存储到脱机载体上向档案部门移交，从而实现了不同来源的电子文件的集中归档。

2数字档案室建设的内容

数字档案室建设要依据国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）标准，在中国科学院档案馆的指导下落实数字档案室建设，建设内容包括建设框架构建、数字档案资源建设、保障体系建设三个方面来展开。

2.1建设框架构建

为促进档案管理工作的更好开展，国家档案局制定了与档案信息化工作相关的标准规范共60余个，这些标准规范是进行数字档案室建设工作有效的开展的前提与保障。不论是基础设施的建设、系统的建设以及数字资源都需要在遵循规范标准的原则，以保障建设的科学性和规范性。数字档案建设进行过程中，基础设施的建设是首要条件，要有相应的机房、网络设施和硬件设备，如硬件应配备相应的服务器、计算机、扫描仪等。同时需要具备操作系统，数据库等技术软件，该系统软件必须功能齐全，具有档案收集、整理、鉴定、统计、检索和借阅等工作的信息化，便于电子档案的存储和利用。此外还需要建设多个理想的接口，同研究所其他各类管理系统如办公自动化管理系统、财务管理系统等相互兼容。利用计算机网络和数据库技术优势，提升档案管理效率。

2.2数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案室建设的重要内容。研究所档案资源包括文书、科技、名人、声像（照片、音频和视频）等各类档案，是研究所的重要的数字资源，他的价值发挥通过内容挖掘和深度揭示来体现。2.2.1档案目录数据库档案目录数据库是数字档案资源建设的基础，包含研究所案卷级目录和文件级目录数据库。同时，文件级电子目录是挂接电子文件和全文数据库的构建前提条件。档案目录在著录过程中应仔细核查和校对，确保著录的质量，保证目录信息与档案信息的统一性，保证档案资源查全率和查准率。2.2.2存量档案数字化和增量档案电子化存量档案数字化和增量档案电子化是数字档案资源建设的主要方式，存量档案数字化是指对研究所室藏的纸质档案通过扫描方式转化为数字资源。存量档案数字化不仅提高档案检索效率，而且更有效地保护了档案实体。增量档案电子化是针对现阶段形成的档案，在移交纸质文件的同时需要提供电子版文件归档。在档案资源建设过程中，要优先考虑对重要的保管期限为永久的档案以及利用率较高的档案优先数字化，如专利、各类奖项等档案应首先数字化，实现自动化检索，提升档案管理水平，有利于实现档案资源共享。2.2.3文件格式文件格式与所保存电子文件能够进行长期的可读、可分析，是保障数字档案资源真实性以及完整性的重要指标，业务部门归档时对电子文件进行了统一的格式转换，以统一的标准提高利用。目前常见的文件格式主要有板式文件PDF、OFD；照片文件JPG、TIF；数据库文件XLS、XML；音视频文件MAV、MP3、MP4等，将需要挂接的电子全文进行上传，系统进行匹配把电子文件与条目数据进行挂接，通过电子全文数据OCR识别，可实现电子档案的检索和利用。2.2.4元数据所谓元数据指的是对所保存文件背景、内容以及结构等方面的具体数据，是目前常用的保障电子文件真实性与完整性最有效的手段之一。如科技档案以“卷”为单位整理，案卷层级元数据是描述每一卷档案的内容、背景及其结构等信息；文件层级元数据，描述卷内每一件档案的内容、背景及其结构等信息。元数据配置，应适应档案双套制和单套制兼容管理模式。案卷级档号、文件级档号均为档案的唯一代码，档案号成为查询文件、构建文件之间逻辑关系的纽带，不论电子档案身在何处，均能够凭借档案号将其找到，并通过参见号来明确其与其他档案之间的关联关系。目前电子档案的归档范围以及保管期限，均在沿袭传统档案的管理方式，如科技文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期（30年、10年）。元数据对于数字档案建设的意义重大，研究所业务部门应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。此外，根据实际的业务需求可以对元数据进行修改和完善，提升电子文件的规范性管理，便于档案的利用分析。

2.3保障体系建设

任何工作的顺利开展均离不开相关的安全保障工作，数字档案室的建设同样如此。数字档案室的保障体系建设必须要从安全保密、经费、人员等全方位给予保障，才能保障数字档案室建成以后顺利运行。研究所在推进档案管理系统的前提下，首先要保证档案工作信息和系统安全，安全保密是档案工作的底线。完善的安全系统是应用系统成功实现的保障，系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。综合档案室根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，集中存放涉密载体的库房纳入保密要害部位管理，确保档案实体安全和信息安全。数字档案室建设是一个长期的工程，研究所需要投入大量的经费，保障研究所数字档案室建设顺利开展。保障体系的建设需有理有据、循序渐进，充分保障其计划性及步骤性，实现经费投入的最优化。此外也可以通过申请上海市、中国科学院相关的档案管理课题来增加经费，如申请档案信息化建设方面的专项课题，保障数字档案室建设的深入开展。以档案管理人员的素质要求为例，在开展数字档案室建设过程中档案人员的知识结构和沟通协调能力较为关键。首先档案人员要熟悉掌握研究所各类档案业务流程，档案的分类及档案号的释义等，协助信息科技公司实现研究所档案管理系统各个模块的搭建。其次要加强对相关业务知识的学习，特别是计算机网络知识，以便更好地推进数字档案室建设。最后要加强与研究所内部的沟通协调，在档案管理系统的测试阶段，需要不同角色参与，如兼职档案员著录，部门负责人进行审核测试等，这就需要档案人员与相关部门做好沟通工作，保证数字档案室建设顺利推进。

3结论

科学技术的发展和档案管理的需求，迫切需要档案数字转型，数字档案室建设是一个漫长的过程，需要根据研究所的实际情况不断升级完善档案管理系统，和其他业务系统相互衔接，保证核心档案数据资源的留存，便于档案的利用开发，研究所档案工作管理以数字档案室建设为抓手，提升档案管理现代化水平，实现研究所档案数字资源的现代化管理。

参考文献：

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[5]何丽芬.新时期事业单位档案的数字化管理探析[J].办公室业务,2018(07):85-86.

数字档案范文篇9

关键词：数字档案资源；资源整合；档案服务；协同机制

现代信息技术的快速发展和广泛应用推动了数字档案管理方式的转型，推动了数字档案资源整合与服务机制的创新[1]。但是，受制于传统档案管理体制和管理模式，数字档案资源整合发展不尽如人意，特别是数字档案资源整合不全面、数字档案资源服务不到位等问题，如何进一步充分整合和利用数字档案资源，成为档案管理部门的现实课题。因此，要对数字档案资源整合与服务机制进行探讨，提出构建数字档案资源整合与服务机制现实路径，建立数字档案资源整合与服务的协同机制，推动我国档案事业与时俱进。

一、数字档案资源整合与服务的机遇与挑战

1.数字档案资源整合与服务的机遇。大数据时代，各国政府积极应用大数据技术推动政治经济发展、提升社会管理水平和提高公共服务能力，中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》更是明确提出，档案管理部门要“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用”，数字档案资源整合与服务面临着新的发展机遇。大数据时代为数字档案资源整合与服务带来了以下六个方面的机遇[2]：第一，新思维机遇。在大数据时代，数字档案资源整合与服务过程中以全新的管理思维，对数字档案资源进行资产化管理，从而成为政府进行社会治理和提供公共服务的重要支撑，在助力数字经济发展和创新社会治理中发挥着越来越重要的价值作用。第二，新方式机遇。在推进数字档案资源整合与服务过程中，数字档案资源的管理方式发生了根本性转变，全生命周期、全过程管控、全要素管理成为必然要求，与大数据技术的深度融合、对数字档案资源实施单套制与单轨制管理成为档案资源管理发展方向。第三，新资源机遇。数字档案资源成为国家推进信息化建设的战略性资源和公共服务的竞争性资源，其价值与作用显著提升，确保数字档案资源的可信、可用、可追溯，成为数字档案资源整合与发展的共同要求。第四，新基础设施机遇。把数字档案资源建设作为全社会基础设施建设重要组成部分，是大数据基础设施配套建设的重要支撑内容。第五，新能力机遇。对数字档案资源的整合，关系到国家在数字化转型背景下的可持续发展能力构建，也关系到民生服务保障能力建设，成为档案走向社会、服务百姓的重要路径，是大数据时代数字记忆、数字身份、数字生活、数字文化构建的基础保障。第六，新权益机遇。数字档案资源整合与服务机制的建立，关系到人类发展过往、现在与未来的留存与持续，与公民身份识别、隐私保护、权益保障等息息相关。因此，加强数字档案资源整合与服务机制建立，是新权利建立与保障的重要内容。2.数字档案资源整合与服务的挑战。与数字档案资源整合与服务机制建立所面临的六个发展机遇相比，同样面临着六个方面的新挑战，具体表现如下：第一，新思维挑战。在数字档案资源整合与服务机制建立过程中，要以多元主体数字治理的新思维，重点解决数字档案资源法律可采性问题，确保数字档案资源价值得到多方主体的共同认可，才能更好地发挥数字档案资源对国家社会治理的支撑作用。当前，国家对数字档案资源法律可采依据依然严格限定，从而影响了数字档案资源的跨地域、跨层级、跨部门、跨系统的互信互认，对数字档案资源的公信力和公共服务能力产生影响。第二，新方式挑战。对数字档案资源的整合，必须根据社会对档案资源的多样化需求进行改进，使数字档案资源在服务的过程中更加便捷，为档案资源利用人员提供多渠道、多路径、多方式的应用，要求数字档案资源必须要从双套双轨管理方式转向无纸化单轨制管理。第三，新资源挑战。数字档案资源的整合，就是为了更好地用数据说话、用数据管理、用数据决策，对档案信息孤岛进行突破。当前，数字档案资源的共建共享共用，成为数字档案资源整合与服务的瓶颈，必须建立全新的档案资源观，推进数字档案资源的信息开发，更好地解决数字身份认同问题，实现“让数据多跑路，让百姓少跑腿”，从而更好地保障个人合法权益的核心基础数据资源。第四，新基础设施挑战。为了更好地适应信息技术的发展，要加强数字档案资源整合与服务新机制的建立，在信息基础设施建设过程中，必须把数字档案资源建设作为有机组成部分，探讨现代信息技术对数字档案资源工作转型的深度应用，包含数字档案资源采集从基于目标的局部采集向全面场景采集，数字档案资源类型从单一来源向多源异构转变，在数字档案资源采集过程中实现非结构化数字档案资源线上线下深入融合、云备份和云存储的转变，建立不同行业、不同区域、不同层级的统一数字档案资源协同建设体系和服务机制。第五，新能力挑战。一方面，数字档案资源整合与服务机制的建立，对复合型人才队伍建设要求更高，必须增强档案管理人员的大数据观，对数字档案资源的复杂特征进行深度学习，重点加强数字档案资源多样性、数字记忆多元性、数字身份认同多维性的知识重构。另一方面，档案管理部门要基于大数据发展形势，提升跨领域合作的数字档案资源整合与服务协同能力，提升数字档案资源在社会数据治理和数字文化建设以及数字信息生态建设中的服务水平。第六，新权益的挑战。数字化时代，数字档案资源应用范围十分广泛，数字档案资源整合与服务涉及国家信息安全、个人隐私保护、企业商业秘密安全等多方面的挑战。而且，数字档案资源在身份认证方面的应用，可能导致隐私泄露问题；数字档案资源应用，可能对特定人群权益产生负面影响，要重点关注。

二、数字档案资源整合与服务机制构建路径

数字档案资源整合与服务机制，必须建立在协同机制基础之上，通过协同机制的建立，实现优势互补、互利共赢的档案管理新机制。重点是要建立数字档案管理协同、组织协同和技术协同[3]。1.做好数字档案资源整合与服务顶层设计。加强数字档案资源整合与服务协同机制顶层设计，要从系统论出发，树立全局观念，根据数字档案资源整合与服务新目标，基于用户需求开展全面总体设计，建立多维度、多视角、多层次的数字档案资源协同管理机制[4]。第一，要制定数字档案资源整合与服务机制的战略规划，不仅要站在全局高度建立符合国家数字资源整合与服务的整体发展规划，也要站在行业角度建立符合档案管理部门和合作部门利益的具体实施方案。第二，要更加注重协同合作，抽调多部门的档案管理技术骨干和优秀人员，建立跨机构的综合管理部门，探索数字档案资源的跨部门、跨地域、跨行业、跨层次管理模式。第三，强化档案管理部门主体认同性，要求档案管理部门化被动为主动，主动优化档案管理人才队伍，引入数字档案资源管理先进理念，完善数字档案资源整合与服务协同工作机制，建立档案主体地位。2.建立数字档案资源整合与服务利益平衡机制。数字档案资源整合与服务协同机制的建立，本质上就是一个利益平衡机制的建立，主要是由于数字档案资源整合涉及主体更加复杂，涉及节点更加多样，如何实现资源合理配置，关键就是要对各个环节和各个主体的利益进行平衡，避免协同机制利益冲突[5]。第一，要制定合理的协同合作方案，对数字档案资源整合与服务中的利益需求进行充分调研，以利益需求为基本出发点，与博物馆、图书馆等机构合作，同时也要从社会整体效益出发，建立以用户需求为目标的协同合作方案。在与相关商业机构合作的过程中，要基于经济效益发挥数字档案资源优势，制定个性化的整合与服务合作方案。在与个人合作的过程中，档案管理部门更是可以制定个性化的合作方案，为其提供专业的数字档案资源存档环境，更好地保障个人合法权益。第二，建立数字档案资源整合与服务协同反馈机制，对合作过程中的问题、进度进行及时跟踪反馈，同时对协同合作意向和合作协议进行完善，确保数字档案资源整合与服务协同机制的持续推进。3.加强数字档案资源整合与服务的全面监管。建立数字档案资源整合与服务协同机制，必须统一标准、统一要求、统一规范，要建立健全相关管理办法和条例，形成全方位的监督工作体系[6]。首先，为了确保数字档案资源整合与服务规范运行，必须建立相关管理规章制度，落实到具体工作中，要建立数字档案资源管理办法，实施数字档案资源整合与服务协同职责体系、管理规范、考核办法等多个制度，也要充分发挥相关法律制度效力，对数字档案资源整合与服务中的矛盾纠纷进行规范，建立数字档案资源整合与服务良好秩序。其次，重视知识产权保护，建立数字档案资源整合与服务有效知识产权管理体系，保障数字档案资源整合与服务多个主体的合法权益，也便于应用数字档案资源。4.应用数字档案资源整合与服务现代技术。数字档案资源整合与服务协同机制的建立，要充分应用现代信息技术，增强资源的适应性。首先，通过元数据整合技术，把分散异构的数字档案资源采用关联数据的方式，通过URI（统一资源标识）或者HTTP（超文本传输协议）等，实现技术统一，最终构建完整的数字档案资源数据库。其次，通过一站式信息服务系统的应用，构建数字档案资源技术服务平台，为档案用户提供一站式档案资源检索服务，即统一元数据标准和数据转换接口，对数字档案资源进行合理获取，并基于语义技术的应用搭建数字档案资源语义模型，对数字档案元数据进行统一著录，构建一个统一的技术服务平台。最后，通过数字档案资源分类去重技术的应用，建立数字档案资源多维分析数据库，并在数字档案异构资源共建环境中，建立安全性高的分布式数字档案数据系统，实现联网联库检索应用服务。5.培养数字档案资源整合与服务综合人才。数字档案资源整合与服务协同机制的建立，要求管理服务人员不仅要精通单一主体知识，还要熟悉合作方的需求，培养综合人才是当务之急。首先，采取联合培养模式，定期组织交流学习培训活动，不仅要培养其专业档案管理知识，还要培养其综合管理、服务模式等方面知识，培养跨机构人才队伍。其次，强化专业知识与技能培养，根据数字档案资源整合与服务协同机制建设要求，结合实际需求强化信息技术培训，加强全方位人才培养。最后，加强对档案管理与服务人员的技术培训，重点是加强对数字档案资源整合与服务专业能力和技术的培训，提升人员档案管理与服务专业技能。建设数字档案资源整合与服务协同机制，是档案管理在数字化背景下的必然选择，也是档案管理服务工作整体提升的必然路径。档案管理部门要以用户需求为中心，借助社会各方力量，勇于打破档案管理界限壁垒，着眼全局观念与视角，融合技术协同、管理协同、人员协同，充分发挥档案数字资源社会价值，为用户提供更加便捷优质的档案服务。

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数字档案范文篇10

一、工程设计数字档案保密的必要性

随着信息化的飞速发展，目前广大设计单位都在逐步开展数字化工作，形成了完整工程设计档案数字资料库，通过开发专门的数字档案管理系统作为平台，提供给单位内、外部利用者。高效传输途径和方便的利用界面为利用者带来极大的便利，使工程设计档案最大化地发挥了其价值。数字化的方式从本质上说并没有改变工程档案的基本属性。工程设计档案属于创新型的成果，对于设计单位抢占市场至关重要。工程设计档案作为工程建设项目的结构安全的直接体现，对于社会稳定也具有积极的价值。随着数字化进程推进，在工程设计档案方便利用的过程中，其泄密的可能性大大增加。在新的载体环境下，“传统的保密措施已经无法满足档案信息的保密性要求，必须综合应用各种保密措施，即通过技术、管理、行政手段，实现信源、信号、信息三个环节的保护，借以达到工程设计数字档案利用过程的保密要求”[2]。因此，工程设计档案的保密工作依然面临严峻形势。

二、工程设计数字档案利用过程中出现影响保密的行为

1.数字档案对外利用，存在图文制作外包和数字文件直接交付情况。（1）图文制作外包。工程设计档案是伴随着建设项目开展而产生的，其最大的使用价值就是为施工单位、监理单位等各方提供凭证和参考。在实践中，由于每个工程项目设计资料数量巨大，设计院的图文制作能力已无法满足日趋多样的利用需求，设计单位普遍采用分包方式将图文制作交给专门的图文制作公司。在图文分包中，传统的做法是直接以档案原件交与签约的图文制作公司制作复制件提供利用。但是伴随着工程设计档案的数字化工作的推进，目前广大设计院都已实现了数字文件直接打印来提供复制件，这将使数字档案利用失密的可能性大大增加。虽然目前设计院与图文制作公司一般都是会签订保密协议，但首先，图文制作公司作为一个营利单位，是对广大客户开放的，其缺乏可以完全保密的工作环境；其次，图文制作公司内部工作人员普遍没有接触过保密相关的知识和培训，保密意识薄弱，无法真正做到保密；最后，设计单位与图文制作公司在数字文件的传递过程普遍都是直接通过即时通讯软件（如QQ、微信、邮箱等）来传输文件，这种做法意味着将数字档案直接放在了网络上，对数字文件的安全是极大的危害，极有可能会导致保密档案在传输过程中被他人截获和查看。（2）数字文件直接交付。随着数字档案的作用越来越得到各方的认可，设计院直接以电子文件形式交付使用的情况越来越多。如在项目工程紧急的情况下，直接提供电子文件给业主进行招标工作、给造价部门计算造价、给施工单位施工等。虽然这种做法在设计行业，已经得到了普遍的认可，且将数字档案直接提供给这些单位也是合理合法的，完全不违背保密要求，但因为设计单位与相关单位并没有构建一个安全合理的文件传递渠道，文件传递时也是直接采用即时通讯软件，未对文件进行加密处理，在传递过程中文件被截取的可能性是非常大的，造成的危害也是巨大的，尤其是作为造价计算或招投标依据时，如果事先被其中一些投标单位了解到完整施工图，知道项目的整体预算，对其他的投标单位在信息掌握上是极不公平的，这可能直接导致整个招标工作的失败。2.数字档案对内利用，管理系统保密权限设置不当。随着我国建设发展不断推进，城市建设速度不断加快。业主单位对设计成果也提出了越加严格的要求，提出设计要高质量、高效率。设计单位为满足内部员工能高效利用工程设计档案，专门开发图档管理系统。设计单位将其所有设计成果数字文件按年度、设计部门编号的分类原则一一存放到系统中供利用者使用。随着系统平台的建立，工程设计档案的利用率也达到了空前的高度，但是随着利用途径的越加快捷，保密权限设置的不尽合理也为档案的保密要求带来一定的冲击。（1）数字档案密级设置不当。工程数字档案只有合理设置密级，才能既高效又安全地提供利用。在给工程设计数字档案设置密级的问题上，设计单位往往因为没有明确的密级设置标准，加之没有专业的密级设置人员，基本是按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，笼统地将数字档案分为“秘密”“机密”“绝密”。这种做法将直接导致设计单位只对涉及国家秘密的数字档案进行保密管理，主要为地形图。而对其他对企业在市场竞争中有保存优势的档案及可能影响社会安全的大型工程结构资料等数字档案并没有进行保密管理。而且在文件设密时经常出现“一密定终生”的现象，没有及时就密级级别、保密年限进行重新鉴定，导致大量数字档案实际密级级别与单位内部保密清单中的状态不一致，严重影响工程设计数字档案的保密管理。（2）利用人员权限设置不当。工程设计档案数字化后，其主要的利用平台就是设计单位的图档管理系统，所以合理地控制系统利用可以有效解决数字档案保密管理的问题，其中控制利用账户的权限显得尤为重要。但设计单位目前对利用账户的权限设置，主要是以群体来分类设置，一级权限为可以下载、查看全部数字档案，分配给最高管理层和档案管理员；二级权限是可以查看全部数字档案并下载本人参与设计的图纸，分配给项目参与设计人员；三级权限是可以查看全部数字档案，分配给普通设计人员。这种粗放的权限设置，严重违背了保密档案的“最小授权原则”，无疑将对保密工程设计数字档案造成巨大危害，保密设置时应尽量细化到单个用户、单份文件[3]。3.数字档案对内利用，无安全可信的传递渠道。图档管理系统的成功上线在很大程度上解决了员工内部的利用问题。设计人员可以方便地通过图档管理系统用户界面，快速找到所需项目的相关图纸并进行查看。但是在查看文件时，因为后台存储文件量巨大，经常会出现打开延时现象，甚至在使用CAD源文件时出现无法打开的情况。设计人员因为大部分时间都需要进行设计工作，无法在电脑前过长时间关注，针对这种情况，设计单位原则上是同意由档案室工作人员下载图片格式的文件来提供给设计人员使用的。这在很大程度上提高了设计人员的设计效率，也充分体现档案工作者服务至上的精神。但在文件传递过程中，并没有一个稳定安全的传递途径，虽然设计院目前一般都存在内网即时通讯软件，作为传递途径相对是比较安全的，但是因为这类软件目前只有PC端，没有移动设备端。设计人员经常需要配合施工方业主方工作，在电脑前的时间得不到保证。所以为了及时提供电子档案，普遍采用的方式是采用即时通讯软件（QQ、微信、邮箱等）传输或直接用U盘拷贝。这种传递方式对保密文件的管理是存在巨大隐患的。首先，采用第三方的即时通讯软件（QQ、微信、邮箱等），文件需要存放在第三方临时服务器中，文件保密要求得不到保证；其次，用U盘直接拷贝文件，常会出现保管不善导致U盘丢失的情况，这样保密数字档案将直接失密，即使是已删除文件的U盘，利用磁记忆技术仍然可以恢复信息。

三、工程设计数字档案利用过程保密管理的措施

1.完善保密制度建设。所谓无规矩不成方圆，做好保密制度建设工作对工程设计数字档案保密管理有着重要的指导意义。依照制度对工程设计数字档案保密工作加强管理，是做好新时期保密工作的基础。要切实做到依规管理，不断推进保密工作的制度化，要继续补充完善全系统的保密规章制度。（1）编制企业密级分类标准。保密档案会出现失密现象，很大原因是在档案鉴定过程就未正确认定密级，导致保密档案没有妥善保存。档案密级认定是否合理，与鉴定人员的专业水平高低和鉴定依据是否合理有密切关系。随着我国档案教育的不断发展，培养了越来越多优秀档案工作者，各企事业单位的档案管理水平得到了明显的提升，档案保密工作也取得了长足的进步。目前各设计单位在工程设计档案密级设置上，还是简单按照《中华人民共和国保守国家秘密法》来鉴定，没有结合企业的现状来编制内部的密级鉴定制度。所以，要想做好工程设计数字档案保密管理，首先要解决的问题就是制定符合企业实际情况的密级认定标准，并确保制度的有效实施。制度中除依据《中华人民共和国保守国家秘密法》明确涉及国家秘密密级设置标准，还要对能保证企业在商业竞争中处于优势、影响重大建筑结构安全等设计档案设置密级分类标准。如目前将处在国内、省内领先地位的设计项目档案设置为单位内部一级保密，保密年限设置为五年；在市场经济条件下对设计单位知识产权有保密价值的原始档案以及自行设计的典型设计、参考设计、标准设计档案设置为内部二级保密，保密年限设置为三年。同时对每一份保密文件要阶段性地重新鉴定密级，确保密级鉴定工作的动态更新，避免“一密定终生”的惨遇。（2）制定合理的利用流程。利用过程是工程设计档案失密的主要环节，设计单位必须制定合理的利用流程，对利用的每一个细节都做到防微杜渐，包括利用前的审批流程、利用中的交接过程、利用后的删除过程，都要细致分析失密的可能性，设置合理的流程，确保利用过程既高效又安全。对每一份文件的利用都明确不同密级，限制不同群体的接触和使用，强调利用前的审批、利用的时限、提供利用的方式，保证各过程按规定严格执行把关。（3）制定规章制度，明确奖惩措施。做好工程设计数字档案合理利用和保密管理，手段是关键。要通过奖惩手段，明确具体奖惩措施、细化奖惩条目，以奖励来激励保密利用，以惩罚抑制失密情况的发生。不能一味地下达政策，而不量化对应措施。作为设计单位要印发内部的《工程设计数字档案保密管理奖惩措施》，明确奖惩对应的触发事件及对应措施，明确不同情况的奖惩程度，确保发生失密现象有对应的惩罚措施。2.利用软件技术手段。工程设计数字档案的利用主要是通过专门的图档管理系统来为利用者提供查看、下载。严格把关图档管理系统的利用，可以有效做好工程设计数字档案的保密管理工作。在实际利用过程中，可以通过各种软件设置技术来控制图档管理系统的功能权限和下载后文件的可用时限、不可复制和更改的限制、传输过程中的加密设置等，从而全方位控制数字档案的利用，保证保密数字档案可以得到有效管理和利用。（1）功能权限设置。针对不同的用户和需求设置图档案管理系统的功能权限，要严格控制数字档案的查看和下载功能。设计院要针对每一个工作人员的利用需求进行系统、详细分析，按照分析结果来设置权限，要做到既满足利用者的利用需求，又达到权限最小开放的目的，要求数字档案在最小范围内传播。（2）可用时限设置。数字档案的利用目的主要是临时性的参考，它不是以底图形式长久保存在设计单位，也不是以蓝图复制件的形式长久保存在综合档案馆，要认识到数字档案利用临时性这一特点，合理设置文件的可用时限。在提供设计数字档案时，要充分了解清楚利用的目的，尽量准确估算利用时限，利用计算机技术设置文件的可用时限，时限到后文件会自动损毁。（3）不可复制、更改设置。数字档案在向利用者提供时（包括院内员工和院外利用人员），要通过软件技术对电子档案进行不可复制、更改设置，严格控制，使得利用者只有阅读参考的权限。（4）传输加密设置。在高速发展的网络时代，非法访问、病毒攻击、木马程序、信息泄露、遭遇窃听等各种信息安全问题层出不穷[4]。工程设计数字档案在传输过程中因为文件体量大，传输过程一般都比较缓慢，很容易被不法分子从中截获。所以在保密数字档案传输时，必须进行加密传输，可以通过链路加密、节点加密和端到端加密技术对传输过程进行加密处理，保障数字文件传输全过程的安全性[5]。3.设置监理部门。在传统的保密管理过程中，保密监管职责都归属于档案部门，但作为设计单位档案部门，因设计档案的高利用率，工作人员的主要精力都集中在档案的开发利用过程中，对档案的保密管理投入不足，无法真正落实各项保密要求。数字档案保密管理必须将监理制度和档案部门的内部管理制度有机结合。在档案数字化保密管理过程中，引入有效的监理制度，建立特定的监理部门是有效尝试。设计单位挑选有保密管理工作经验的人员组建内部监理部门，独立于档案部门、设计部门，单位主管直接领导管理，向其下放数字档案的利用监督、审查权及出现失密后的处置权。合理引入第三方监理部门，不仅可以释放档案人员的工作压力，也使工程设计数字档案的保密工作得到专项监管，将大大提高保密档案的管理水平，最大限度地预防失密现象的发生。通过监理制度和档案管理制度的有机结合，相信设计单位的数字档案保密管理将得到有效控制。4.培养单位员工的保密意识。员工作为设计单位文件保护者，堡垒一旦从内部攻破，导致的危害都是巨大的，所以有效提高单位员工的保密知识，对设计单位保密文件管理有着最直接的影响[6]。首先，设计单位内部要定期进行《保密法》的学习和宣传教育活动，要加强保密宣教力度，使员工有自觉保密的意识。其次，计算机网络平台的使用，给传统的保密管理观念带来了巨大的冲击，“关好门、锁好柜、管好文”的管理思路已经无法保障互联网时代保密管理的要求。要转变保密工作人员的保密观念，就要经常开展保密技术培训，组织保密工作人员学习计算机安全保密知识和技术，使他们及时了解和掌握最新的计算机信息系统保密技术。最后，要定期邀请保密专家开展保密技术讲座，对当前存在的常见的泄密隐患及其技术防范手段进行演示，使保密相关人员有效掌握网络安全保密技术[7]。在高速发展的互联网时代，在工程设计档案利用过程中，数字档案的作用将越来越重要。工程设计档案数字化利用已然成为不可遏制的趋势。面对数字档案利用中出现的失密问题，要积极面对并寻找解决措施，以达到既高效满足利用者（包括设计单位内部员工和施工单位、建立单位，甚至是包括综合档案馆）的利用需求，又保障保密设计档案的有效管理的目的。

参考文献

[1]刘贵芬.浅析建筑工程勘察档案管理[J].兰台世界，2014（S3）:36-36.

[2]霍燕斌.浅议计算机信息安全所面临的威胁以及防范技术[J].计算机光盘软件与应用，2012（1）:29-30.

[3]马文生.保密管理工作“最小化原则”之我见[J].企业文化旬刊，2013（7）.

[4]徐文彪，徐林.网络传输中数据加密技术研究[J].工程技术，2017（5）.

[5]李图江.计算机网络信息安全中数据加密技术的研究[J].信息系统工程，2017（7）:59-59.

[6]陈进.企业泄密途径研究综述[J].江苏科技信息，2014（9）:75-77.