一分一档十篇

一分一档篇1

关键词：图书档案；新时期；管理一体化；高校

随着社会经济的全球化发展，我国教育与科技不仅得到了量的飞跃，也得到了质的飞跃，科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来，因此，高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展，形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈，使得人们改变了其信息需求方式，还创新了信息存储工作的模式与内容。因此，我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下，应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式，为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务，丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所，是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道，更是满足新时期社会经济的发展需求，因此，促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。

一、新时期高校图书档案管理一体化的意义

新时期发展背景下，社会对于图书档案管理工作的要求越来越高，我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求，进而延缓了学校教育事业的发展进程，因此，高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求，更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。

（一）新时期高校图书档案管理

1.高校图书管理定义

高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源，有利于教师提供自身教学素质，优化其教学模式；辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。

2.高校档案管理定义

高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理，为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础，是服务于学生、教师以及社会的工作。

（二）图书档案管理一体化

一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理，而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合，对其图书档案管理进行综合统一的管理，促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。

（三）新时期高校图书档案管理一体化的意义

1.一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本

我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性，但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象，使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理，相较于图书与档案的分散管理模式来说，一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息，实现人才资源共同使用，有助于高校缩减人力资源的使用成本，并在处理信息过程中达到事半功倍的效果；高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度，统一图书信息与档案信息的检索模式等工作，促进有效信息的共同开发与使用，为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本；网络信息化促进管理一体化的主要动力，而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制，因此，高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。

2.高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合

高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求，但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发，为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节，而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理，即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础，所以，高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率，进而提高图书档案管理工作效率。除此之外，高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点，这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用，因此，高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。

3.高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通

新时期背景下，发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快，因为高校所具有的信息资源十分有限，所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式，高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合，形成统一管理系统，将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起，以便于开发出新型信息资源，实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性，因此，高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。

二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题

新时期发展背景下，我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异，高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中，如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用，可以及时将图书档案信息反馈于全校师生，但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题，致使管理一体化发展进程缓慢：首先，高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础，而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式，相关工作人员仍然持有传统管理思维，对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻，只考虑当下情况，缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识；其次，高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展，计算机技术也得到了快速发展，新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力，而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论，但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练，就目前情况来看，我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数，所以我国高校图书档案管理工作水平较低；最后，高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面，更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施，因此，图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。

三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径

传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求，只有对传统图书档案管理进行相应创新改革，建立健全管理一体化的工作机制，才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求，共同促进新时期的可持续发展。

（一）正确认识管理一体化概念，加强工作人员创新意识。

正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在，是建设管理一体化机制的基础，因此，高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在，主动反思传统管理工作中的不足之处，积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维，为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案，并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去，以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外，高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作，进而共同推动图书档案管理一体化发展。

（二）加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。

新时期发展所带来的新型电子技术与信息网络为高校图书档案管理一体化发展提供了技术方面的支持，推动着管理一体化的发展。因此，高校应积极引进有利于图书档案管理一体化发展的硬件设施与互联网络信息技术，建设多个管理平台，健全网络平台管理机制，增加图书档案管理工作渠道的同时统一管理标准机制，保障图书档案管理的一体化发展。

（三）加强图书档案管理工作人员综合管理素质与计算机操作能力。

我国高校传统图书档案管理工作人员只需具备专业管理知识就可胜任图书档案管理这一工作，而现代化的社会发展则要求图书档案管理人员既要具备高水平的综合管理素质，又要具有熟练的计算机操作能力。因此，高校要加强对管理工作人员的管理水平培训与计算机操作培训，建设一支符合现代化社会发展的图书档案管理队伍，做好实施图书档案管理一体化的执行者，极力推动图书档案管理工作的创新发展。此外，高校在整合图书档案信息资源过程中需注重其配置的科学合理性，在不受任何因素影响前提下提高图书档案资源的可利用效率。新时期的发展要求高校必须对传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立健全图书档案管理一体化模式，但由于我国大多数高校在创新图书档案管理模式方面的发展尚未成熟，所以高校图书档案管理一体化是一项长久而艰难的任务，因此，我国高校应不畏挑战，积极解决图书档案管理一体化发展中遇到的难题，提高现代化图书档案管理的水平与效率，为全校师生提供更加全面、及时的图书文献资源与档案信息。

参考文献

[1]金娟.信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2011，（5）.

[2]孙玉岚.高校图书档案信息安全管理的影响因素的实证研究[J].成功（教育版），2011，（19）.

一分一档篇2

江苏省教育考试院公布了我省2018年普通高校招生本科第一批次投档情况，文科和理科本一批投档线同时揭晓，今年本一批次共计划招生69321人，省内外增加计划的高校数量较多。

该批次文科类招生计划13843人;理科类招生计划55478人。本一批次重点高校众多，高分考生集中，受关注程度很高，而且招生计划情况也相对复杂，涉及自主招生、高校专项计划、综合评价录取、高水平艺术团、高水平运动队等招生类型。从实际的投档结果来看，今年本一批次的投档情况有以下几个特点：

1.省内外增加计划的高校数量较多，有不少名校在投档前增加计划参与批量投档，还有相当数量的省内外高校在投档后将追加计划录取进档考生。

2.平行志愿一次性投档计划满足率高。参加批量投档的文科类院校平行志愿一次性投档计划满足率达96%，投档后生源不足的院校仅有23所;参加批量投档的理科类院校平行志愿一次性投档计划满足率达98%，投档后生源不足的院校仅有24所。

3.院校、分数和等级的匹配程度较高。全国重点高校、热门高校和大城市高校的投档情况大多呈现高等级、高分数的态势。省内外重点高校以及热门专业较多、办学特色较为明显的高校生源都很充足，表明我省考生填报志愿时比较注重高校的综合实力、专业排名、就业前景等因素。

4.考生报考院校地域去向较为均衡，没有出现大面积的生源缺额情况。省内来看，南京地区由于高校数量多、办学水平相对较高等因素，受考生欢迎程度相对较高。

5.我省从2016年起开展农村订单定向医学生免费培养工作，只招收户籍等符合报考条件的应届高中毕业生。从今年的平行志愿投档情况看，该类招生计划完成情况好于往年，但仍有一定缺额，说明部分定向地区考生的报考意向不足。

一分一档篇3

关键词：中国民用航空系统；档案管理；调研报告

1 调研背景

1.1 中国民用航空系统简介。中国民用航空局（以下简称“民航局”）是隶属于交通运输部的行政机关。实行三级管理体系，二级机构由7个地区管理局和部分直属企事业单位构成，三级机构由38个地区安全监督管理局（以下简称“监管局”）构成。本文所指中国民用航空（以下简称民航）系统是指民航局各地区管理局、监管局及直属企事业单位，不包括航空公司等单位。

1.2 调研目的。民航局依照中共中央、国务院《关于深化行政管理体制改革的意见》要求，对民航系统的人员编制、机构设置、岗位职责进行了深入细致的改革，使民航档案工作监督指导的范围、方式发生了一定改变，致使档案管理中出现许多亟待解决的新问题。为摸清民航系统档案管理现状，发现档案工作中存在的问题及困难，以便采取有针对性的措施，笔者跟随调研组对民航系统部分单位“十一五”期间档案工作情况进行了调研。

1.3 样本选取。此次调研，选取民航局所属7个地区管理局、6个局直属单位和5个监管局，样本选取力求涵盖不同层级、不同行业类型。从样本层级看，所选单位中13个单位为行业二级机构，5个单位为行业三级机构，涵盖民航局中层和基层单位；从样本类型看，涉及3种行业类型,包含12个行政单位，4个科研事业单位，2个国有企业。以此确保调研结果能体现本系统不同层级、类型档案部门的工作情况。

1.4 调研内容与方式。此次主要对各单位档案工作的组织领导体系、规章制度建设、信息化建设、基本业务、档案开发利用现状、人员培训情况等6个方面进行调研。

调研主要运用问卷调查与实地调研相结合的方法。其中，调查问卷以开放式题目为主，设置了6道大题，内含21道小题，辅以封闭式评估登记表。

2 被调研单位档案工作现状与问题分析

2.1 档案工作组织领导情况。18个单位档案工作均实行统一领导、分级管理的模式。档案工作均纳入了单位年度工作计划，并有专、兼职人员管理档案。多数单位对档案工作实行目标化管理。

2.2 档案规章制度建设及业务监督指导情况

2.2.1 规章制度。作为各项工作的准则，各被调研单位根据工作实际制定了一系列规章制度，内容基本覆盖了档案工作的每个环节。但调研中发现，随着机构改革的深入，还需要对已有的规章制度进行完善，或者制定新的制度。如对机场建设项目档案的管理上缺乏必要的行业规定；部分单位建议在档案数字化、库房建设标准、数字档案的公开鉴定以及绩效考核等方面能够出台相应的规定；还有单位在档案管理中采取的创新性做法缺乏制度支持。

2.2.2 业务监督指导。调查的13个二级单位一方面需接受上级单位的监督指导，同时，要对本单位其他部门或下属单位档案工作行使同样的职责。5个三级单位则以接受上级监督指导为主。调查结果显示，各单位的业务监督方式主要有三种：①定期工作考评；②阶段性自查、互查；③不定期抽查。业务指导的方式主要有两种：①组织人员参加本单位或外单位的业务培训；②接受业务咨询。

2.3 档案基础管理情况

2.3.1 档案安保方面

由表1可知，在防火、防霉、防尘上各单位较为重视，能定期对库房进行打扫并检查。调研中发现大部分单位以泡沫灭火器为主，个别单位配备了气体灭火设备，多数单位安装有喷淋灭火设备，对纸张安全有一定隐患。有2个单位档案库房建在地下，由于室内湿度较大，对档案的长期保管极为不利。防虫、防盗方面不合格单位较多，主要表现为档案柜内未放置杀虫剂或杀虫剂更新不及时，窗户未加装防盗设施等。部分三级单位受经费不足，库房建设上缺乏硬性规定，档案人员安全保管意识薄弱等因素影响，库房安全设施的配备有待提高。

2.3.2 档案收集方面

2.3.2.1 收集档案种类。目前，各单位库存10类左右的档案，具体情况见下图。

从图中可以看出，档案室库存总体上以文书档案、会计档案、基建档案为主，实物档案、照片档案、专业档案所占库存比例不大，今后需加大收集力度。设备档案、科研档案、保卫公安档案的产生受单位性质影响，所占比重也不大。

2.3.2.2 档案收集模式。模式1：部门预立卷后移交档案室归档。17个单位应用该模式。实行该模式便于保证档案的齐全、完整，但由于部分部门档案人员档案意识薄弱、业务能力不强，存在文件预立卷的质量不高、收集不及时、内容不完整等问题。

模式2：分室管理。仅1个三级单位采取该模式。由于该单位人员紧缺、办公用房不足而暂时采取这一模式。该模式因缺乏统一规范的管理，容易导致文件丢失、整理不规范等问题。

2.3.3 档案整理方面。调研发现，档案人员较为固定的单位其档案管理状况较好，固定的人员便于积累丰富的经验，能根据业务中出现的新问题及时提出可行性方案，因此，档案整理情况较为规范，但仍存有若干问题，见表2中“整理方面”所列。

一分一档篇4

档案管理的基础工作一般包括档案资料的整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，工作内容比较单一，但工作量非常大。档案管理的基础工作大多由人工完成，在进行档案资料整理和分类等过程中会由于疏忽或其他因素的影响，造成档案资料信息记录不完整，甚至是档案丢失，给档案管理机构带来不利的影响。因此，档案管理机构和档案管理工作人员必须重视档案管理基础工作，充分认识档案管理基础工作的重要性和作用。

1.促进档案管理的规范化。

档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率，此外，还可以明确档案资料的分类和编号，方便进行档案资料查找，使档案资料管理工作更加的规范。

2.提高档案资料的准确性。

档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。特别是随着计算机网络技术的普及，档案管理信息化建设已经成为必然的趋势，因此，档案资料信息的编辑、汇总、分类等工作准确性就变的更加重要。

3.加快档案管理的现代化进程。

当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。而档案管理基础工作的准确性和规范性，也减小了档案管理现代化建设的工作量，保障了资料录入的准确性。

二、档案管理基础工作中常见的问题

档案资料的数量庞大，在进行整理和分类时，档案管理工作人员的工作强度非常大，往往忽视了对档案资料的检查，在加上档案管理机构对于档案管理基础工作不重视，就使档案管理工作经常出现一些问题。

1.档案管理基础工作不受重视。

档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。此外，许多档案管理机构对档案管理基础工作的重要性认识不到位，日常工作制度也不完善，使得档案管理工作混乱，档案资料损坏或者是丢失问题频发，严重影响了档案管理工作的正常进行，给后续整理工作造成影响。

2.档案的分类不合理。

档案资料分类不合理也是档案管理基础工作中常出现的问题。由于档案资料数量庞大，档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。

3.档案的编号不准确。

档案编号就像是档案资料的身份证件一样，每份档案都是独一无二的，但是在档案管理工作中常常会出现一个编号多份档案或者是一份档案多个编号的问题，严重的影响了档案资料的查找和归档工作。

4.缺少高素质的档案管理人员。

许多档案管理机构不重视人才的培养，造成高素质档案管理人员严重短缺，许多资历深的工作人员还是按照传统的档案管理模式工作，无法理解和应用信息化的档案管理方法，对数字化档案管理体系不了解，在一定程度上限制了档案管理工作的发展。

三、加强档案管理基础工作的方法

档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。

1.提高工作人员对档案管理基础工作的认识。

在档案管理工作中由于档案管理机构的不重视或者是档案资料基础工作工作强度太大，档案管理工作人员往往忽视了档案管理基础工作，工作状态散漫，档案资料管理不规范，影响了档案管理工作的正常进行，因此，档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。

2.加强档案管理的标准，使其更正规化系统化。

档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。此外，由于档案管理机构的管理模式和规章制度各不相同，没有统一的管理标准，在进行档案资料的传递和共享时，会产生许多的问题。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设。国家和各级政府要统一档案管理制度，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。

3.强化档案管理信息系统。

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

4.提高档案管理的安全性。

确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。

四、结语

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1 开封市中心血站档案管理模式

开封市中心血站是开封市唯一一家采供血机构，它还负责五县供血库的管理。然而，五县供血库分散在五个县各医院内，所形成的档案较分散。因此，血站在档案管理上，根据自己的特点进行了创新，由集中档案管理模式，加入了分散的档案管理模式。那么，什么是“集中+分散”统一管理模式呢？①存放的空间是分散的，但是，管理是集中的；②档案的保存期限制约档案的存放空间；③档案兼职人员分散但有专职的档案管理人员统一管理；④档案存放空间及存放工具是集中式统一配备的。

2 开封市中心血站档案管理手册保障了血站档案管理模式

开封市中心血站的档案管理严格依据《档案法》、《河南省档案管理条例》、《献血法》制定出了符合自己特色的档案管理模式，并编辑成册，即《开封市中心血站血站档案管理手册》。这本手册里，有《档案管理办法》、《档案分类管理细则》、《档案归档范围和保管期限表》等内容。在这本手册里，把收集的形成后的档案资料共分为七大类（九小类），即：文书类档案、人事类档案、业务类档案、科研档案、科技档案（财务档案、仪器设备类档案、基建档案）、声像档案、实物档案。可以看出，血站作为二级基层医疗机构，是以开展业务工作为主的单位，所形成的档案也是以业务档案为主。业务档案的完整存档，是保障血站开展各项工作的依据与根本。它的保存，呈现出了血站各项工作的不同阶段、不同工作的真实性、完整性。自1998年建站以来，血站的业务档案就是根据职能科室不同、分工不同来进行管理的，它的存放归档与管理方式，详见下图：

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1 定义方式梳理

现有文献中，在使用和讨论“档案用户”“档案潜在用户”时，有不定义、成对定义、单一定义、间接定义4种方式。

1.1 不定义。最早提及“档案潜在用户”的是四川省绵阳市档案馆贾连清、陈波。1990年，绵阳市档案馆针对当时社会各界的利用需求，致力于把档案潜在用户转变为现实用户，开辟了档案“信函用户”服务业务。[1]这篇文章中只是提及了“档案潜在用户”，既没有定义“档案用户”，也没有给“档案潜在用户”下定义，直接进入论述。

1.2 成对定义。1994年，浙江省档案馆李军在《谈档案潜在用户的转化》一文中对“用户”及“档案现实用户”“档案潜在用户”进行了定义。认为：“用户，又称‘档案利用者'，是指档案信息服务的对象，是利用档案活动的主体。”[2]这里“用户”指的是“档案用户”，即“档案利用者”。作者“根据用户是否到档案部门利用档案”[3]，把用户划分为“现实用户”和“潜在用户”两大类。“现实用户指的是有使用档案的需求，并确实到档案部门查阅档案的用户，而潜在用户指的是只具有使用档案的需求，而没有到档案部门查找档案的用户。”[4] 2015年，成都大学档案馆郑典宜、马英杰将“档案潜在用户”定义为：“应该利用档案资源服务而尚未利用过档案的用户”，[5]而“现实用户”是指：“正在利用档案信息的用户”。[6]

1.3 单一定义。2011年，安徽大学管理学院李财富、杨静在《档案“潜在用户”转化》一文中指出：“潜在用户的概念是相对于‘现实用户'提出来的，是指社会上的组织或者个人具有档案利用的需求，但是不知道如何利用档案，同?r在事实上也没有与档案馆建立联系的一类群体。”[7]这是样本文献中，首个由学者定义的“档案潜在用户”。此后，杨静在其学位论文和发表的相关论文中给出了相似的定义：“档案潜在用户是指社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求，但是由于自身能力的限制或者外部条件不足，没办法与档案馆取得交流，事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体。”[8][9][10] 2014年，中国电子科技集团公司第十四研究所档案室周向阳使用了同样的定义。2015年，江苏大学档案馆周雪则将档案潜在用户定义为：“认识到档案信息需求但未表达出来或具有档案信息需求但未意识到它存在的用户。”[11]。2017年，上海大学图书情报档案系郑伽在《长尾理论与档案潜在用户群体需求的对接》一文中，将“档案潜在用户”定义为：“从档案的视角来说，没有被服务好的用户群体就是潜在用户群体，这一群体虽然具有潜在的信息需求，但是并没有被档案信息机构服务过。”[12]

1.4 间接定义。2011年，孙大东在《基于用户需求的高校档案利用工作研究――以陕西师范大学档案馆为个案》一文中，使用马费成等在《信息管理学基础》中对信息机构或信息系统用户的分类。一类是正在利用某信息机构或信息系统提供的信息服务的用户，称为“当前用户”，一类是应该利用这种服务而实际上并没有利用的用户，称为“潜在用户”。并按照这一分类划分“档案现实用户”和“档案潜在用户”。 [13]

归纳上述4种情况，可以得出两个结论：第一，档案界在“档案潜在用户”定义上还没有完全形成共识，达成一致。第二，档案界在“档案潜在用户”定义上有4点共性：一是“档案潜在用户”是“档案用户”的一部分。二是“档案潜在用户”与“档案现实用户（当前用户）”相对存在。三是“档案潜在用户”有利用档案、档案信息的需求、意识、意愿，但未实施、实现。四是“档案”代指档案机构、档案部门或档案馆。虽有上述4点共性，但在具体表述上，还存在着一些差异。这些差异反映出的正是研究者在立场、视角、观点上的不同。

2 档案潜在用户概念的细分

在上述“档案潜在用户”定义中，无论采用何种定义方式，“档案潜在用户”中的“档案”既不是学理“档案”，也不是法理“档案”，更不是常理“档案”。而是代指档案机构或档案馆。也就是说，现有“档案潜在用户”研究，实际上是 “档案机构潜在用户” 研究。这两者有区别吗？有，不仅区别明显，而且关系重大，有细分之必要。

2.1 档案潜在用户。“档案潜在用户”是指所有已存在档案的可能用户。这部分档案可能存在于任何地方、任何组织、任何机构或个人手中。在三个定义中，它最宏观、最宽泛，也最抽象。“档案潜在用户”研究，看似“高大上”，形而上，但不免空洞，既无实指，又无所依，还无所施。只是停留在“纸上谈兵”的层面上，很难甚至根本无法对实践中“档案潜在用户”问题产生有效影响。

2.2 档案机构潜在用户。“档案机构潜在用户”只是指已有各类档案机构的可能用户。这部分档案只保存在任何地方、任何组织和任何机构中。在三个定义中，属于中观、相对宽泛，亦相对具体。“档案机构潜在用户”研究，有“高大上”，形而上的一面，也有形而下的一面。这个层面的研究，突出的是有“针对性”。强调的是既要寻找所有档案机构的“共性”，也要寻找不同类型档案机构，如档案局、档案馆、综合档案馆、专业档案馆、行业档案馆、企业档案馆、事业机构档案馆、私人档案馆、民营档案馆、档案室、档案中介机构等的“个性”，重点是寻找归纳出不同类型档案机构的特性。在此基础上，制定对策与策略时，采用分类指导的方法，在实施行动上，允许有所同，又有所不同。

2.3 档案馆潜在用户。“档案馆潜在用户”，往宽里说，涉及的是各级各类档案馆保存及收藏范围内的档案，往窄里说，只涉及某一具体档案馆保存及收藏范围内的档案。在三个定义中，属于微观、最实际、最具体。“档案馆潜在用户”研究，属于形而下，看着没有那么“高大上”，但有实指，有所依，也有所施。对实践中“档案馆潜在用户”的具体问题能够产生有效影响。

2.4 档案潜在用户、档案机构潜在用户、档案馆潜在用户界分的意义。从“档案潜在用户”到“档案机构潜在用户”，再到“档案馆潜在用户”的界分，有三点意义。

一是研究客体从泛指转为特指，从抽象转为具体。这一变化，不仅仅是定义外延的缩小，而且使研究客体从无限客体转化为有限客体，进而使“潜在用?簟贝游尴薅嘧?变成有限多，使“潜在用户”从看不见、摸不着的“虚空”状，变为看得见、摸得着的“实在”状态。

二是使研究可以分为基于“档案”的“宏观”“潜在用户”研究、基于“档案机构”的中观“潜在用户”研究和基于“档案馆”的微观“潜在用户”研究。

三是有助于基层档案馆在一定范围内，或限于馆藏、或限于区域、或限于层级、或限于技术条件，开展“潜在用户”及转化研究。

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一、档案管理体系健全

1、领导重视，制度健全。分公司的档案管理工作由分公司总经理亲自主抓，办公室主任兼任档案室主任。我分公司档案室隶属综合办公室，综合档案室配备了一名兼职档案管理员负责档案室的日常工作。并建立由分公司总经理任组长、副总经理任副组长，各部室主任和相关人员为成员的档案鉴定小组。把档案管理工作纳入企业发展规划和年度计划，完善了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作更加完整、实时、有效。整理了2009年各类文书、会计、科技、图片等档案，进行了上年度的档案整理、归档工作。

2、创建体系健全是我分公司档案工作的一个特色。实行档案集中统一管理后，聘任各部室及相关部门兼职档案员3名，建立起以分公司综合档案室为中心的二级档案管理网络，以加强平时对各项档案资料收集、整理。每年形成的文书、科技、会计、特殊载体档案均由分公司综合档案室实行集中统一管理，保证了档案的归档率和完整率。

3、强化员工档案管理的教育，深化员工档案建设意识。我分公司在作好员工教育的同时，也积极开展全员档案教育，强化员工的档案意识。经常性的档案知识教育，深化了员工的档案建设意识，强化了档案工作的全面性。

二、加强档案设施建设，全方位提高档案建设标准

根据达国二级的工作计划，我分公司在分公司电信大楼建成了一个现代化的档案室库房，有高标准档案库房40平方米，配置了密集架，并配备了空调、除湿机、计算机、灭火器等日常设备，并设立阅览处。

三、档案业务建设方面

根据省、市公司各个时期对档案工作的要求，我分公司制订了各个时期的档案分类方案和保管期限，按时接收在各项工作活动中形成的档案和电信业务档案，各项手续严格按档案管理办法进行。

1、加强档案台账管理。在档案台帐上也进一步得到了健全，现设有档案收进移出登记、档案数量统计、借阅登记、档案资料交接凭证、库房检查记录等。

2、日益丰富的业务建设，为分公司企业管理中的制订规章、领导决策以及通信生产、技术革新、编史修志提供了可靠的依据。

四、加强档案编研，重视开发利用

1、档案工作的最终目的是提供有效利用。为此，我分公司综合档案室从实际出发，充分发挥档案工作的服务职能，建立起了一整套的检索体系，编制了各项档案的案卷目录、文书档案的全引目录、科技档案分类目录、总目录、特殊载体目录等多种实用的工具，还撰写了组织沿革、全宗介绍、档案室简介等资料，并编制了大事记、基础数据汇编、重要文件汇编、方针目标实施方案汇集、电信分公司纵缆、县邮电志、先进名录、组织机构一览表等基础资料。

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关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

[3]党珍珠.信息化环境下档案管理工作的创新策略 [J].科技与企业，2014（08）.

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归档改革现状

目前普通高校的归档主要有以下4种做法。

1　依然按照传统的做法，立案卷并装订。有相当一部分普通高校受传统的做法影响，―直还在采用立案卷的办法。立案卷的方法经几十年总结完善，已日臻完美。该种方法保持了同一机构或同一问题档案的连续性，而且各单位使用的档案软件都是传统的带“立案卷”模块的管理系统。如果实行立归档改革，将会存在一个档案数据的兼容问题。所以这些单位的档案管理工作人员对传统立卷法有较强的依赖性。尤其是单位档案管理人员的年龄偏大，对计算机操作不太熟练，更不太愿意采用新的归档办法。

2　按照传统的立案卷做法，但卷内文件按顺序存放，不装订。有一部分高校，既对传统的立案卷方法有强烈的依赖，又看到新归档方法的优越性，于是采用一种折中变通的办法：从总体上，仍然实行立案卷法，但对同一案卷的文件只按卷内顺序排放，上面加上卷内目录，整卷档案不装订，只用专用绳子从中间绑好，然后再装进档案盒。

3　文书档案以单份文件为单位归档，而科技档案还是按照传统做法实行立案卷归档。文书档案与科技档案的一个重要区别在于科技档案有成套性的特点。文书档案通常是―文一事，单份文件就是一件，以单份文件为单位归档，比较好操作。但是科技文件经常是成套的，实行单份文件归档，容易使同一套科技档案失去自然联系。所以，很多单位对文书档案实行了归档改革，但对科技档案还是实行立案卷法。

4　全部采取立卷改革方法，以单份文件为单位进行归档。新方案颁布后，也有一些单位对全部档案都按新的立卷改革方法，实行单份文件归档。但在实行过程中，对“件”的数量概念有的作了放大，有的作了缩小，好比重量数量单位，有的用“吨”，有的用“公斤”，有的用“斤”，还有的用“两”作单位。

两种归档法之优劣对照

1　立案卷归档法

在实行档案归档改革之前的几十年里，高校档案―直采用立案卷归档法。即对归档的文件按机构或问题分类，再结合年度、保管期限等相关信息，将这些档案组成一个案卷。同时编好卷内目录、卷内顺序号，并打印案卷封面，再将封面、卷内目录和卷内文件装订成一卷。这种归卷法之所以能沿用几十年，主要是有以下优点：(1)便于管理，不易散失。将同一内容与同一问题的档案装订在一起，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会丢失，安全性较好。(2)在手工检索条件下，便于连锁查找。传统立案卷法一般都是将同一问题或同一组织机构的档案按分类法装订在一起。这样我们在查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的其他档案也查到。在对事情发生的具体时间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。

但是长期实践证明，这种归档法也有一些缺点：(1)在实际操作中相对繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而案卷质量难以保证。(2)这种立卷方法的许多环节，诸如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源，而且按照规定，纸张大小不一的档案在装订时，还要接边或切边，破坏了文件的原貌，切边不慎还会造成档案的人为损坏。(3)不利于档案的安全和保密。传统的立案卷法虽然在档案实体保管上不易造成单份个别文件丢失，但利用者如果只借阅某一份文件，档案人员也要将整卷档案借其查阅，容易造成其他文件的泄密。(4)档案录入电脑的信息量与档案实体量的比值较低，而且缩微、扫描不方便，不利于档案数字化管理，严重制约了档案信息资源的利用率。(5)不便于拾遗补漏时的插卷。装订后的案卷相对固定，遗漏的文件要插入，或装错、到期的文件要增删，都需要拆卷装订，不利于档案的保护。(6)以“卷”为单位，不便于统计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位，而案卷厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷”和“件”之间没有固定的对应关系，也就无法如实反映档案的数量。

2　以件为单位归档

经过十余年的实践和总结，以件为单位的归档方法基本弥补了立案卷法的上述诸多不足，提升了工作效率，有力推进了档案信息化进程。但在计算机技术、网络技术进步发达的今天，我们也感到新的归档法在运用过程中，也存在一些问题：(1)新的归档方法只是整个档案工作体系中的一个环节，《规则》实行后，其他配套的标准也亟待修改，比如档号已发生变化，有关的行业标准和之前的计算机档案管理软件也应作相应的修改。(2)新的归档方法立足于现代化，与档案现代化管理软件配合使用，便于推行文档一体化，给档案管理带来更佳的效果，但是目前相关的标准还未出台，档案软件不兼容，电子文件格式不统一，为档案馆与档案室之间资源的整合带来困难。(3)档案馆在移交、接收档案时，清点工作的难度加大，而且平时借阅利用后入盒一定要准确到位，否则就有可能引起混乱。《规则》中的归档章一项，“档号”只设有“全宗号”“年度”和“件号”，建议增设“盒号”和“保管期限”两个信息，前者便于归还档案时迅速找到它原来的位置，方便准确人盒，后者则便于档案档号的编制。

归档改革的出路

1　加强宣传与推广，并将新的归档方法上升为法规政策。新的以单份文件归档的办法是百年大计，虽然存在个中不足，但它的优点是显而易见的。从档案管理长远来看，它将是大势所趋。目前，新的以单份文件归档的方法还没有上升为法规政策，不是强制执行的措施，这就需要档案行政管理机关加快立法进度，要求普通高等学校实行新的归档办法，便于将来高校间档案信息资源的共享，便于档案馆与档案室之间档案信息资源和档案移交的无缝对接。

2　要拓展普通高等学校档案“以件归档”中“件”的概念。文书档案以单份文件法归档已经没有什么技术难题，但调查发

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一、广播电视台文书档案管理的基本内容

根据广播电视台的实际情况，其文书档案主要包括上级机关批转、下发等资料，电视台领导变动等有关本单位的资料，以及其他有保存价值的资料，这些文书档案的管理主要包括三个方面的内容，即档案本身的管理，档案的开发利用管理，档案信息化管理。

（一）文书档案本身管理。首先，文书档案的归档，主要是要明确归档文件的范围、归档的时间要求以及相关的责任主体，如对于会计档案应由财务部负责整理后统一归档。其次，文书档案的保管，主要是对档案室的管理，如明确档案室应当采取的安全措施等。再次，文书档案的鉴定和销毁，主要是要明确如何鉴别哪些档案要归档，如何鉴别哪些档案可以销毁，销毁中应履行哪些手续等。

（二）文书档案的开发利用管理。首先，文书档案的调阅管理，即要明确文书档案的借阅流程，特别是要明确领导审批流程，且借阅后要严格对档案进行审核，避免档案资料的损毁。其次，文书档案的统计与应用管理，要明确文书档案管理人员应当全面的掌握广播电视台档案的相关信息，能够为档案的统计、利用提供基础性的资料。

（三）文书档案信息化管理。首先，文书档案的电子化管理，即文书档案资料的录入、审核与维护管理，这一过程中要求广播电视台要开发出相应的管理系统，并配备计算机等硬件设施。其次，文书档案的安全保密管理，要在传统保密管理制度的基础上，根据信息化的特征制定更为严格的保密制度，如对于有机会接触电子档案的人员要进行身份识别等。

二、广播电视台文书档案管理存在的主要问题

虽然经过长时间的摸索，广播电视台文书档案管理工作已经取得了可喜的成绩，但从实践来看也还存在一些问题，主要表现在管理能力有待提升、开发利用不够、信息化程度不够等方面。

（一）文书档案管理能力有待提升。首先，文书归档不合理，部分电视台特别是基层广播电视台简单的按照年度进行归档，即一个年度一本档案，没有进行全面的细分，导致档案内容相对混杂。其次，文书归档不及时，广播电视台内部各科室（股室）部分档案存在迟迟不归档、文书档案归档不规范等行为，甚至部分档案没有交由电视台统一保管，导致文书档案出现信息缺漏等问题。再次，文书档案管理不规范，表现在安全意识不够，借阅文书档案特别是领导者借阅档案没有履行相关的手续，文书档案销毁时手续不完备等方面。

（二）文书档案开发利用不够。首先，文书档案统计分析不够，基层广播电视台文书档案管理人员一般都是兼职的，他们大多仅仅根据工作职责对文书档案进行保管，而没有有效的进行分类统计，没有全面的掌握文书档案的内容，从而难以支撑文书档案开发工作。其次，文书档案研究不够，基础广播电视台文书档案管理人员多缺乏专业背景，也缺乏利用各种软件对文书档案中的内容进行深入挖掘的能力，这就限制了文书档案作用的发挥，如难以形成完整的研究报告供领导决策参考。

（三）文书档案管理信息化程度不够。首先，文书档案的内容信息化程度不够，部分广播电视台的文书档案虽然都是以Word文档形式输出，但其保存仍然按照纸质版本进行，没有将电子版同步保存，保存模式较为传统。其次，文书档案管理信息化程度不够，如没有充分利用信息编码技术对文书档案进行归档、利用档案管理信息对文书档案进行管理，从而降低了文书档案利用能力。

三、广播电视台文书档案管理改进策略

改进广播电视台文书档案管理，实现档案管理科学化、规范化是一种追求，要达到这一目标，可以从制定文书档案管理方案、改进文书档案管理模式，创新档案管理工具等方面着手。

（一）制定文书档案管理方案。首先，要有效的分析文书档案管理面临的新环境，即广播电视台的发展对文书档案管理提出了新的要求，信息化为文书档案管理提供了新途径，要分析这些变化对文书档案管理的影响。其次，要明确文书档案管理的目标任务，即广播电视台文书档案不仅包括保管，还包括开发利用等。要明确每一项任务所应当达到的目标，如保管要做到纸质与电子保管同步等。再次，要明确文书档案管理的具体路径，主要包括档案归档、保管、信息化、安全等的具体实现路径等。