办公室档案管理十篇

办公室档案管理篇1

（一）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

四、结束语

办公室档案管理篇2

关键词：办公室；档案管理；工作效率

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-00-01

办公室档案管理工作与单位各项工作的展开密切相联系。但是随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展，在档案管理工作中仍然存在着一些问题。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。

一、办公室档案管理存在的问题

办公室档案管理是为了保持档案的完整性，以方便人们查找，使其实现最大的利用价值。但是，目前我国档案管理存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：

（一）管理意识淡薄，管理方式落后

我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。

（二）管理人员的管理素质较低，有待提高

现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

（三）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：

（一）建立完善的办公室档案管理制度

单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。

（二）增强档案管理意识

由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。

（三）提高档案管理人员的专业水平

办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。

（四）强化档案收集

档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。

（五）运用网络信息化技术进行档案管理

将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。

三、结语

办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。

参考文献：

办公室档案管理篇3

【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

[2]张绍华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯，2015（6）.

办公室档案管理篇4

关键词：办公室；信息化；电子档案；管理

1 电子档案特点

（一）是一种信息化的档案管理模式

随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。

（二）内容更加丰富，模式更加多样化

近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。

（三）归档复杂，存储信息更加准确安全

3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。

2 办公室电子档案管理中存在的问题

（一）办公室档案管理组织不健全

据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。

（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏

随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。

3 做好办公室电子管理工作的措施

（一）电子档案收集方面

档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。

（二）电子档案整理和归纳方面

自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。

（三）电子档案管理方面

1、保障系统标准化

电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。

2、加强保密工作

除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。

3、进行数字化建设

电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。

4、进行标准化信息建设

随着科学技术的不断发展，档案管理由原来的纸质管理逐渐演变为自动化和数字化，要想提高管理工作的效率，必须加强档案信息的标准化，要不断完善信息的管理系y，根据工作的特点，对软件的研发不断加强，从而促进档案的分析、管理和收集等的工作。加强档案信息化以及自动化的完善，此外，要建设标准化和信息化的数据库，加强档案信息的安全，并充分利用计算机技术和相关软件，加强对电子档案的信息化管理标准化建设，确保档案管理的有效进行。

办公室档案管理篇5

文书档案是医院工作的一个重要环节，是反映医院整体管理和卫生事业发展水平的一个关键指标。本文从办公室文书档案管理的特点出发，结合个人实际工作，分析办公室文书档案在实际工作中需解决的问题，并提出改进方法。

【关键词】

文书档案；档案管理；办公室

医院文书档案是医院长期行政管理的历史记录，其内容囊括了医护管理、党务管理、医政管理、人事管理等许多方面；涉及到了医疗、教学、科研、公共卫生等各种工作的实施和开展情况；保存着医院的规章制度、发展规划、统计资料、会议记录等重要内容，对于医院的日常管理和临床科研都十分具有保存和参考价值。因此办公室的文书档案管理工作显得尤为重要。

一、办公室文书档案管理特点

（一）文书档案管理涉及面广。文书档案管理工作是通过单位的文档室进行的。文书档案内容丰富，涉及面广。包括来自上级或本单位制定的文件、协议、合同、电子档案、责任书、往来信件记录及其他材料。

（二）文书档案管理工作一体化。文书档案来源与文书工作，文书档案的质量直接影响到了档案质量和档案工作，而文书档案管理是建立在文件搜集、运转、催办和承办基础上的，是文书工作的终点。

（三）文书档案管理的重要性。由于文书档案主要进行的是文书材料的立卷工作，为了保证文书档案管理工作能更好地为中心服务，起到在工作中的参谋和宣传教育作用。文书档案管理的重要性不言而喻。

（四）文书档案管理的相对保密性。办公室文书档案管理人员的首要责任就是维护档案的安全。而医院文书档案具有很强的专业性，档案利用者也具有局限性，为了尊重医患关系，需要相对较高的保密要求。

二、文书档案管理现状中出现的问题

（一）文书档案管理制度方面不完善。通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。

（二）办公室文书与档案工作认知不足。文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。

（三）文书档案管理工作人员缺乏专业素养。由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。

三、办公室文书档案管理工作的有效实施途径

（一）完善文书档案管理制度。单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以医院形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。

（二）保证文书档案齐全完整。办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。

（三）实施“自动化”文书档案管理。在自动化环境下，文书的储存、分类、浏览等将更加容易与规范。文档管理数字化、信息化能更加迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率，这是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

（四）加强在职教育，强化管理文员培训。办公室文书档案管理人员的能力直接影响档案管理工作的质量，因此需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理操作能力。1.由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，积极完成自我学习并参加相应的省市档案局的有关档案管理培训。2.要进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。3.加强制度建设，建立长效培训机制。4.明确在职教育的原则，选择课程内容。

四、结语

文书档案管理工作要求既要把握大局，又要严格控制每个工作细节，可从文书档案整理到建立健全规章制度和工作程序等方面入手。做到不断提高办公室人员的文书档案管理水平，认真搞好文书档案与其他工作的衔接。

作者：商枣河 单位：山东枣庄市妇幼保健院

【参考文献】

办公室档案管理篇6

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针、政策。

2、对本校各部门和有关人员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

4、为国家积累档案财富，按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案，向上级档案馆移交。

第二部分：档案的保管

1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。

2、档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

3、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找方便。

4、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

5、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

第三部分：档案立卷归档

1、凡记录反映本校职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

5、每年7月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务

第四部分：档案的鉴定与销毁

1、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销

第五部分：档案室的安全保密

1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播

3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄漏。

第六部分：档案的统计

1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表

2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。

3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。

第七部分：档案库房的管理

1、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同

3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内

严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

4、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

5、做好室内外温湿度记录，除湿、降温

第八部分：文书的立卷归档

1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。

2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作,各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。

5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

6、文书立卷归档的具体要求：

(1).立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

(2).立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

(3).把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。

(4).把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。

(5).按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

(6).把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

(7).卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。

(8).案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。

(9).各立卷单位应按各类档案的具体要求每月月底向综合档案室移交。文书档案在下一年的6月底以前移交完毕，并履行移交手续。

7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。

xx中学公章使用管理制度

1、学校公章由校长办公室作为机密件由专人管理，并掌握使用。

2、以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，凭校长签发原件加盖公章。3、工作证、结业证、离退休证、职务（称）聘书等，由教育局或相关部门统一办理。

4、以学校名义签订的合同、协议、订购单等，审计部门审计后凭主管校长批准签字后方可盖印。

5、因公出差、联系业务、参加教学会议、研讨会议等必须凭证明并经校领导批准方可开具。

6、校长工作用章（私章）必须经本人同意方可使用。

办公室档案管理篇7

关键词 文书档案 办公室 重要性 归档管理

一、引言

在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。

二、办公室文书档案概述

国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中，直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案，称为文书档案。而在办公室档案管理工作中，不是所有的文件都需要归档，转化为文书档案，只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕，即文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后，就算办理完毕，收文承办结束后就算办理完毕，所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值，即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值，而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件，如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件，按照国家规定，不得归档保存，所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能转化成为档案，而那些未经系统整理，杂乱无章的文件只能算是积存文件，不能算作档案。

三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索

（一）办公室文书档案收集工作的探索

在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。

1.文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。

2.文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。

（二）办公室文书档案归档工作的探索

根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。

1.文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。

2.文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。

四、结语

文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时，检查文书的书写质量，对不符合书写规范的，应通知有关业务人员更正或填补。只有这样，才能够保证办公室文书档案的完整度，便于文件的储藏和查找，从而提高办公室管理工作的质量，确保各部门工作的顺利开展。

（作者单位为广东医科大学附属医院）

参考文献

[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）： 57-58.

办公室档案管理篇8

目前数字化档案管理工作存在硬件建设低下、软件重复开发的问题。具体体现在大部分单位的还停留在低水平的建设上，机房、网络设备和安全设施存在诸多问题，档案网络建设滞后；许多单位为了率先实现数字化管理，纷纷与软件开发公司定制档案管理系统，导致档案管理系统质量参差不齐，数据类型不一致，数据库之间不能转换，信息共享受限，浪费资源。因此，必须有计划有步骤地进行微机硬件配置、网络设备更新和安全设施添置，尽可能取得财政支持，营造最大限度的档案硬件环境；随着信息时代的到来，档案管理数字化已成为时展的必然趋势，因此软件选择是档案管理数字化中尤为重要的一点。好的档案管理软件，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。因此在软件开发方面，建议尽快建立一套档案数字化管理方面的软件设计方案，迫使粗制滥造、不符合实际的软件退出市场，并将优质的、符合现实需求的软件推广出去，建设一个相对统一的软件环境。

二、加强数据库建设，建立档案网站

配置了完备的硬件和软件之后，要本着资源利用最大化的原则，建立和完善数据库建设。其一，为了降低电子文件种类的繁复性、确保电子文件的长期保存，应尽可能选择少数几种比较通用的文件格式，这一点可以通过立法来达到目的。其二，为了保证电子文件的真实性和可靠性，还要对与电子文件相关的系统要素进行规范设计和控制，例如流转环节的规范和控制。最后，为了避免对通用信息的存在形式形成依赖，还要对软硬件进行备份，分离数字信息的语义形式和格式形式，从而延长载体材料的使用寿命。目前，我国和组织机构的档案网站正在不断兴建和完善，社会各界从网站上获得了越来越多的信息资料，实现了档案资源共享，解决了许多实际问题，在此基础上，我们还要继续加快档案信息网络化建设。

三、规范数字化建设，制定统一标准

档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。

四、提高人员素质，增强业务水平

提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。

五、结语

办公室档案管理篇9

当前，旅游景区接待的游客数量呈现上涨的趋势，这一方面给旅游景区的发展带来了机遇，另一方面，也给旅游景区的管理带来了挑战。对于旅游景区办公室的档案管理来说，就必须适应旅游景区快速发展的形势，要提高档案管理的水平和质量，就必须促使档案管理转向信息化的电子档案管理模式，这样才能更好地服务于旅游景区的发展、单位职工以及广大游客。

二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析

（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展

旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。

在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。

（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析

一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。

另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。

三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式

首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。

其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。

最后，加强电子档案管理安全保障建设。要提高电子档案管理人员的技术能力，加强对档案管理人员的培训与考核工作。要加强对旅游景区办公室电子档案的安全保障，通过硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障三个方面得以实现电子档案的安全。

办公室档案管理篇10

一、“互联网+”时代提高医院办公室档案管理工作效率的意义

“互联网+”下提高医院办公室档案管理工作在医院的发展中有着相当重要的意义。首先，搜索便捷化。档案管理的网络化主要运用计算机技术与数据库整合加工医院各部门病案、档案等，通过建立统一的信息搜索平台，实现资源共享，便于医院相关人员能够快速、准确地搜索到所需信息，有助于节约医院的人力以及物力，有助于进一步提高医院各项资源的利用效率。其次，收集丰富化。电子版档案与纸质档案相比，其特点更加鲜明，能够实时收集信息；另外，运用电子信息技术可显著提高工作效率，节约工作时间，使管理人员能够尽可能地丰富档案内容。最后，服务多元化。由于档案搜索更为便捷、内容更为丰富、载体更为多样，使得其服务范围更为广泛，并呈多元化发展。运用互联网技术管理医院档案信息共享范围将扩大，增加了档案服务途径，医院工作人员得以从多种途径获取所需信息，医院档案的利用率得到显著提升，提高医院办公室档案管理工作的效率有助于提高医院的竞争力。

二、改善医院办公室档案管理工作效率的措施

（一）改善医院办公室档案管理的基础设备。医院办公室档案的网络化不仅减轻了档案管理人员的工作压力，也提高了档案管理的效率，在一定程度上加速了医院档案管理事业的发展。但是，很多医院管理人员未认识到档案网络化管理的重要性，不断减少购买医院档案管理设备方面的资金投入，导致医院档案管理设备不齐全，在一定程度上阻碍了医院办公室档案管理事业的发展。随着医院规模的不断扩大，档案数量逐渐增多，原有的档案管理系统已经无法满足医院档案管理需求。在“互联网+”时代，要想实现医院办公室档案管理，医院就必须加大购买档案管理设备方面的资金投入，为医院的档案管理提供物质保障。医院在购买档案管理设备之前必须对医院的档案管理情况进行调查分析，并结合医院档案管理情况来选择网络设备，充分发挥网络设备的功能，提高医院办公室档案管理水平，实现有效管理。

（二）加强医院办公室档案的安全性管理。在“互联网+”时代，电子档案已经成为医院办公室档案管理的主要方式，电子档案不仅节约纸张，节省人力，还可以提高档案管理效率。但是，相比于传统的纸质版综合档案管理形式，电子档案的安全性是?t院办公室档案管理部门必须关注的问题。在网络时代，网络安全问题一直是人们广泛关注的问题，医院要想保证档案的安全性，就必须认识到加强办公室档案安全管理的重要性。医院需要设置档案访问和使用权限，只有拥有档案访问和使用权限者才能使用医院平台内的档案信息，这样才能更好地保证档案的安全性，避免出现档案丢失的问题。

（三）不断强化档案管理工作者的工作意识以及责任意识。一直以来，因为传统观念的影响，很多医院所注重的只有经济效益以及社会效益，而对于办公室档案管理工作缺乏必要的关注，因此，使得办公室档案管理工作的效率一直都没有得到重视。在今后的工作之中，办公室档案管理工作者必先要不断更新自己的档案管理理论，树立起现代档案管理意识，对过去的不端正态度进行摒弃，增强自身的工作意识与责任意识，积极主动地去对医院的发展现状以及经营现状进行了解，在平时的工作中做好办公室档案的收集和整理，并将相关的工作成果在整理之后上报给办公室领导。这样做将更加有助于增强医院办公室档案管理工作者的独立工作能力。同时，需要从实际需要出发与其他各个相关科室进行联合一起打造起信息合作平台，以实现优势互补，并尽可能地避免办公室档案管理工作者在工作中的盲目性以及随意性。确保医院办公室档案工作的成果可以应用到医院的发展与经营中去。此外，要加强对档案管理人员应用互联网技术管理医院档案的技能的培训，及时更新观念，适应时代要求。在提高管理人员专业知识水平的同时，还需对管理人员加强计算机技能的培训，避免因操作失误而导致信息的丢失或泄露。