数字化档案管理十篇

数字化档案管理篇1

一、档案数字化与数字化档案管理

（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

（四）提高员工的素质

数字化档案管理篇2

关键词：演变　优越性　问题

随着计算机技术、数字摄影技术(录音、录像)、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术、数字存储等项技术的发展，档案数字化管理这种新型档案信息管理模式应运而生，这种技术把各种载体的档案资源通过计算机转化为数字化的信息存储起来，通过互联网、局域网等形式互相连接，实现计算机管理并建立档案信息库，及时为各种用户提供服务，充分实现档案资源实现资源共享。如今电子信息飞速发展，计算机、互联网、智能手机在改变人们工作方式的同时也在改变着传统档案管理方式。电子信息时代档案管理模式如何创新，如何发展，值得深思，值得探讨，值得研究，值得找出适合信息化飞速发展形势下档案管理创新发展的道路和途径。

《中华人民共和国档案法》所称档案是指具有保存价值由档案机关保存备查的历史记录，随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案管理工作也在不断的进步和发展，我们国家档案学理论也处于始终不断的创新和建设之中，人们对档案的认识也有一个不断丰富、不断完善、不断改革、不断创新的发展过程。尤其是计算机、互联网、智能通讯工具技术领域的飞速发展，计算机存储已经告别MB量级、GB量级，正在挺进TB量级。如今以TB量级的存储硬盘已经被广泛应用，存储信息量正在以几何级数迅猛发展。互联网技术已经把人与人之间的距离拉得很近，查询千里之外，甚至远隔重洋、万水千山之外的信息业可以信手拈来。如何适应信息化技术发展，不断创新档案管理模式和管理技术，充分发挥档案，尤其是科技档案的作用，促进经济建设事业和社会的发展和进步，这是每一个档案管理工作者需要认真思考，并且不断专研的新课题。

1　档案载体的演变

1.1档案是人类历史记录最重要的载体之一，通过载体记载，让后人了解历史真相，而档案本身载体也不断发生着变化。我国现存历史档案中年代最久远的是甲骨档案。历年问出土数量已经达十五万片以上。

1.2金文档案是在甲骨档案后出现的一种珍贵的历史档案。考古研究表明在商朝就己出现了青铜器上铭文铸字，到了西周中国的青铜器进入极盛时期，这个时代刻于青铜器上的文字数量增多，记事范围广泛。

1.3缣帛档案是中国是丝绸的故乡特有档案载体之一，随着中国丝织业的发展，早在战国时期中国就开始用缣帛作为书写材料，秦汉时使用更为广泛。

1.4简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“筒”古人是指狭长的竹片或木片；“牍”是指方形木片，历史上曾经用于一般公务文书。“策”则指若干片简编联在一起，用于国家重大政事和书写典籍。

1.5石刻档案起源于树碑立传的传统习俗，在中国古代石刻档案遗存多姿多彩，浩如烟海。从先秦时期开始用石材作为记事材料，到了秦朝石刻不仅形制扩大，且数量增多，内容广泛。

1.6我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革，取代了简牍，成为国家正式书写材料，一直沿用至今。

1.7声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。

1.8数字化档案是随着信息技术飞速发展形成的一种全新的档案管理模式，目前正处于起步阶段，世界各国都在研究探索数字化档案管理模式和管理方法，

2　档案数字化管理的优越性

从档案载体演变过程可以清楚的发现，历史上档案管理与所处时代技术进步与社会发展密不可分，年代久远的档案载体笨重、制作难度大、成本高、不易保存。目前公认世界现存最早外交条约档案是公元前1296年埃及法老拉美西斯二世与赫梯国王哈图舒尔三世在卡迭石战役后签订的和约并结成了军事同盟，这个条约原本是用银板制成的。历史上一些重要档案大多都是通过文物发掘发现并保存的，许多档案已经成为珍贵的历史文物。如今电子信息技术的发展为档案管理带来了一次新的技术革命，数字化档案管理模式正在逐渐被各国、各级档案管理部门所采用。数字化档案管理的优越性是显而易见的。

2.1存储简洁提高经济效益。数字化档案管理改变过去传统的载体模式，改变目前通用的纸质载体，利用全新的电子存储技术节约了保存管理费用，节省了大量的占地空间，保存方式简洁，查阅方便迅速，避免了反复印制纸质档案资料而造成的纸张和人员浪费，节省复印设备磨损造成的不必要浪费。

2.2检索查询便捷提高了办公效率。数字化档案管理使各种有保存价值的档案资料能及时归档，并迅速提供给有关部门充分利用。档案数字化管理能够提供图文并茂的详尽的数据信息，为有关领导决策提供有效服务。数字化档案管理使检索、查询档案资料变得非常简单，数字化档案管理数据库把档案纸质文件的保管，实现网络共享。通过互联网共享档案资源以后，可实现足不出户查询检索有用的档案资源。

2.3减少档案原件损伤，加强档案原件保护。将纸质档案通过现代技术转变为数字化档案后，档案的检索、查询和使用更加安全。由其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理并数字化存储已有无疑是对其更好的保护，对于一些事关重大的纸质档案，实现数字化管理可以有效防止不法分子恶意篡改档案的行为。

3　档案数字化管理需要注意的问题

档案数字化管理是对现行档案管理模式的重大创新和改革，这项改革牵涉面广，数据量特别大，涉及历史档案堆积如山，如何对这些历史档案资料进行数字化存储，在档案数字化管理进程中如何培养专业技术人员，如何做好各种档案管理软件开发，如何实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过渡值得深思，改革不能一蹴而就，更不能草率行事，必须积极稳妥的进行改革，确保档案数字化改革实现新的飞跃。

3.1重视培养专业技术人员。档案数字化管理需要一大批熟练掌握计算机、互联网技术的专业技术人员，要高度重视专业技术人员培训工作，更新知识，更新技术，更新观念，在数字摄影技术(录音、录像)、扫描技术、数据库技术、OCR技术、多媒体技术、数字存储等项技术领域进行重点培训，让专业技术人员熟练掌握各种设备的原理和使用方法，熟练掌握影音、图片编辑和保存，掌握档案管理数据库工作原理和应用。熟练进行档案数字化管理技术，为档案管理创新改革提供强有力的技术支撑。

3.2做好各种档案数字化管理软件开发。众所周知，一款好的软件用起来得心应手，一款BUG过多的软件使用起来不仅憋足，还容易造成数据丢失，微软公司(Microsoft)的计算机操作系统软件Windows全球市场占有率一直遥遥领先的重要原因在于该公司在Windows操作系统软件研发过程中舍得资金投入，舍得重金聘请软件开发高技能人才。在档案数字化管理软件开发问题上我们国家最好不要走弯路，不要做无谓的盲目开发，最好能够研发一款像微软公司(Microsoft)Office那样的档案数字化管理软件，实现档案数字化管理软件开发一劳永逸。

3.3积极稳妥实现纸质档案和数字化档案管理的平稳过度。纸质档案被数字化档案取代为时尚早，单纯纸质化管理模式必将改变，纸质、数字化并存的局面还将长期存在，如何实现档案管理纸质到数字化的平稳过度，并且在这个过度的进程中不致造成浪费，不致造成脱节，这就需要档案管理部门动脑筋，想办法，既要积极，又要稳妥。切实把这项工作做好。

3.4确保数字化档案管理数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题，天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁，在数字化档案管理工作中一定要加强防范，确保万无一失。

数字化档案管理篇3

【关键词】高校 档案管理 创新 数字化问题

创新就是人类社会和国家发展的重要依据。随着社会经济的有效提升，科技技术的不断创新，促使高校的档案管理工作也出现了一定的改变，并且进入到全新的管理形式，解决了以往的高校档案管理工作出现的问题，同时满足了现阶段高校学生和人们的需求，有效的推动了档案管理工作的实施。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于高校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。但是，实际发展的过程中，高校实施的档案管理工作较为落后，因此需要实时创新，从而满足现阶段高校发展的需求。

一、高校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义

高校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使高校档案管理更具备创新观念，引导高校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。

高校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。高校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。

二、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

在实际发展的过程中，想要到达创新，进行数字化管理并不是简单的工作，需要实施工作的人员坚持实施。在目前的高校档案管理中还存在一定的问题。

（一）档案标砖缺少完善性。由于不同高校的发展时间和形式也不相同，促使档案管理工作在实施的过程中也存在一定的差异性。依据高校来说，其时间的差异性，促使技术也存在一定的不同，从而导致档案管理工作无法统一，设施应用的效率和时间等也存在不同，这些都影响着整体档案管理工作实施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少创新性。高校的档案管理发展形势逐渐向数字化挺进，这是时展的需求，具备一定的连续性。从信息技术的发展初期到现阶段，我国越来越关注档案管理现代化发展，但是随着科技技术和社会经济的不断提升，在实施高校档案管理工作的过程中，大部分的高校没有满足时展的需求，缺少一定的创新观念。科技发展的越来越快，促使档案管理也需要具有创新观念，从而满足时代和人们的需求。

（三）数据库构建缺少实用性。现阶段，国家在投资高校管理经济上，依据对档案管理工作的投资非常的少，因为投资金额较少，但是大部分的高校实施工作也存在一定的限制，无法及时更新优质的设备，促使大部分构成的档案数据库形式较小。大部分的高校档案数据库管理都缺少实用性，数据库模式的减少，标准不完善，形式单一化，同时没有规范的管理，以此无法满足时代人们的需求，从而减少了高校档案管理的有效性和完善性。

三、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理的系统，减少网络影响。要想实施高校档案管理数字化，最先要完善管理系统的软件，从而奠定有效的基础，以此高校需要提升软件的开发工作，开发有效的高校档案管理软件。一个优质的档案管理数字化技术，需要具备以下几个特点：第一，满足各种形式的档案需求。第二，可以保障档案管理信息不受到网络技术和平台的约束。第三，应用技术简单方便。在实施管理工作的过程中，依据上述三点实施创新，不但要提升软件的有效性，还要满足工作人员的需求。例如，可以构建优质的专属服务器，促使校外的人员可以进行搜查。并且定期更新数据库信息，确保信息的有效性。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升数字班培训，提升档案工作者的信息管理能力。为了满足新档案管理工作的需求，需要制定有效的档案数字班培训工作，从而提升工作者数字化管理能力。工作者依据培训班，可以学习新的知识，优化自身具备的知识系统，并且掌控新的计算机管理能力，满足档案数字化管理的要求，提升整体工作的质量和效率。

结束语：综上所述，计算机技术和网络平台的不断发展，促使人们的生活和学习形式都发生了一定的改变，信息数字化已经是现阶段社会发展的重要组成部分，更是创新的重要依据。高校档案管理是档案管理数字化管理中组成部分，结合了创新的理念，满足了现阶段时展的人们需求，同时也推动了档案管理数字化理念的发展和应用。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014，03.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业

与科技论坛，2016，15.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

[J].福建质量管理，2016，05.

数字化档案管理篇4

（一）档案管理方法更加先进

档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。

（二）档案管理目的更加多元化

数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。

二、档案数字化管理中容易产生的问题

档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。

（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配

现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。

（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免

在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。

（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题

档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。

三、完善档案数字化管理的方法

（一）提高档案管理工作人员的职业能力

要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。

（二）完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

（三）制定标准化档案管理工作规则

目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。

四、结语

数字化档案管理篇5

关键词：数字技术 照片档案 数字化管理

档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。

一、照片档案数字化管理的基本概述

照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JPEG、BMP等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。

二、照片档案数字化管理的步骤

1.妥善整理好原有的照片档案

（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。

（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。

（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是300dpi。扫描之后一般利用TIFF和JPEG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通TIGG格式。

2.对照片进行相应的图像处理

对于已经输入的照片合理的存储为JPEG的形式，在不会失真的前提下利用Photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。

3.完成照片档案的数字化管理

数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。

三、照片档案数字化管理的优化

1.增强照片档案数字化管理的先进意识

照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。

2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度

针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。

3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作

数字化档案管理篇6

1 “数字化”的构建，给档案事业带来了前所未有的巨大发展机遇

按照“数字化”的构想，在未来的2～3年内，随着信息资源管理中心的建立和“电子政务”的建设，将促使信息资源的开发利用程度和数字化、网络化、社会化水平全面提高。各行各业竞相“触网”，无纸化、办公自动化逐步兴起，网络化、电子商务层出不穷，人们将开始享受“数字化”带来的快捷和便利，同时，也给档案事业的发展带来巨大的机遇。

1.1 档案信息资源的合理配置是档案工作自身发展的必然选择。档案工作的根本目的，在于充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务。在知识和信息已经成为经济和社会发展首要资源的今天，要求档案工作必须提供方便、快捷、超越时空限制的信息服务。互联网络的迅速扩展，网站网页的大量涌现，以及信息服务的潮涌而至，无疑为我们开拓档案服务的时空范围，扩大社会化利用提供了难得的发展机遇。

1.2 城域网的建设，架起了连接档案馆和因特网的桥梁，使“天堑”变为“通途”。各级各类档案馆作为管理档案的机构，保存着大量的档案信息，但信息的利用率却相对较低，大量的信息资源锁在“深闺”。如果将这些信息公布于因特网上，凭着其历史记录的原始性、真实性、权威性特点，相信会吸引大量的读者阅览档案信息，从而使档案馆扩大影响，达到开发利用档案信息资源的目的，实现其社会功能。同时，也会给档案馆提供无限生机。

1.3 随着网络工程的深入开展，必将产生大量的电子文件，具有保存价值的电子文件，必须归档保存。电子文件归档后即形成电子档案。电子档案将逐步成为档案馆馆藏中的主流成分，对电子档案如何接收、管理、提供利用及信息共享与信息安全等，势必成为档案馆事业在新形势下发展需要面对的新问题。

2 推进档案信息化建设的步伐，大力开发档案信息资源

社会信息化的进程，深刻地改变着档案工作的面貌和信息环境。为配合“数字化”的构建，档案部门应尽快制定出档案系统网络建设的近期计划和中长期规划，将档案管理信息化建设纳入信息基础建设规划。档案信息化将使档案资源和档案各项管理过程实现数字化，通过信息系统的加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与有序、有效开发利用，实现信息资源的社会共享，从而创造档案的社会效益和经济效益。具体做法如下：

2.1 积极主动地将馆藏档案与网络信息相结合，加快档案数字化管理进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。

2.2 加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求。数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专指、更具特色的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案服务的落后面貌。

2.3 档案信息的网络化建设要统一布局、合理规划。档案信息的网络化建设应成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。可以考虑以档案社会化、信息化利用为导向，积极采用现代计算机技术和通信手段，逐步建立以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供网上服务。不论是在档案馆内部建立的局域网档案管理系统，还是在机关及企事业单位建立的办公事务和档案管理网络，它们都使用网络环境下的文件、档案一体化管理软件，实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，共享网络多种类型的信息。实际上，档案编研成果的材料来源并不仅局限于档案材料，包括各种相关的文件、图书、资料等。进而言之，在各档案系统之间实现远程联网所共享的网络资源，也将是多种类型的数据，这将进一步提高文件、档案一体化管理水平，提高文件、档案等信息资源的利用效率。

2.4 充分利用网络的优势，开发利用档案信息资源。 档案部门可以利用互联网的窗口，在网上进行信息与交流，采用制作主页方式通过档案馆或档案室所在单位的网站信息，扩大档案部门的社会影响，让公众了解所藏档案文献。在网上与各档案网站实现交互信息、计算机检索目录等资源共享，并通过新闻组、BBS以及电子邮件对档案网络建设的有关问题进行探讨。还可加强与图书、情报等其他信息部门及国外档案同行的协作与交流，等等。值得一提的是，在档案数据库建设正处于起步阶段，还未能在全国范围内实现真正意义上的资源共享的今天，在网络上以HTML页面方式进行档案信息的与交流，不失为目前档案信息资源开发利用的一个有效途径。

3 档案信息化建设应注意的问题

3.1 应重点抓好数据库建设。数据库是存放信息资源的仓库，是整个计算机信息网络的核心。进行档案信息化建设，开发利用档案信息资源，必须首先解决好数据库的建设问题。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以，在进行档案处理时，所揭示的档案信息须有一定的广度和深度，以确保系统存储的档案信息内容丰富，只有网络环境下的档案数据才能实现真正意义的资源共享，否则，难以满足利用者的各种检索要求。要避免各数据库之间数据的重复，形成各具特色、内容丰富、实用的各类档案数据库。

3.2 注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。建设一个实现资源共享的档案计算机网络，要突破以往各自为政、闭门造车的局限，突破单机数据库数据无法共享的局限，由国家档案行政部门集中统一规划，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足之处要予以补充。

3.3 注重电子文件的收集 与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中连成一体，共同形成高质量的电子文档。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的重视。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息的大量工作。所以，我们应及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作的一个重要部分。电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

3.4 配备必要的设备。要实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。适时地更新设备是保证“网络化”高效率的重要前提。电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案存在的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存贮、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法不同，这是文件管理的一场革命。只有认真研究电子文件，掌握电子文件的特性和生成规律，才能管理好电子文件，有效地提供电子档案为社会所利用。

3.5 网络安全将成为影响档案信息化管理的主要问题。随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。一般认为，构成对计算机网络系统安全的威胁主要有黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。今后，将有一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施，将为档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。

数字化档案管理篇7

关键词:档案管理 信息 数字化 网络化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。

一、档案信息网络化的必备条件

实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下:

1. 档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。

2. 制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有保密性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、保密的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。

3. 建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。

二、实现档案信息网络化的对策

随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。

1.加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。

2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。

3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。

4.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此,需要从以下几方面进行规范:

(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击。(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)网上查阅档案信息目录的规定。(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。

三、如何保障档案信息资源网络安全

作为开放的信息交流平台,Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面:操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求,实现档案信息的网上传递,首先要解决操作系统的安全问题;硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性,亦应引起我们的关注;“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害:存储于网络的档案信息,会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此,利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施,保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要,健全相关的防火墙技术、VPN(虚拟专用网)技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等,以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。

参考文献：1.赵培慎;要想有地位必须有作为[J];档案管理;1994年02期

数字化档案管理篇8

关键词：数字化档案；管理；问题；对策；

文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。

一、数字时代对档案管理工作的影响

（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。

（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。

二、数字化档案的优缺点

（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。

三、完善数字化档案管理的措施

（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。

（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

（三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护。一是要加强对磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，加强病毒防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存数字化档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。二是要加强对光盘的保护。光盘要十分注意避光。保持良好的温度、湿度环境至关重要。在使用过程中，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。

数字化档案管理篇9

信息时代计算机技术的不断发展，给新时代企业档案的数字化管理带来了发展契机。传统纸质档案的书写记载变成了计算机的信息存储。方便了企业档案的查询和使用，还提高了企业的办事效率。所以，在信息化的今天，如何进行企业档案的数字化管理将成为企业发展中所关注的关键问题。

二、企业档案数字化管理的必要性

企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如，指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理，为其建立集中数字档案馆势在必行，档案数字化管理，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

三、企业档案数字化管理的应用分析

在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理，企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题，还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要，但同时不能完全否定企业的纸质档案管理，比如企业的合同管理、文书档案管理，底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此，我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。

四、企业档案数字化管理的优势分析

首先，企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等，使得档案管理的工作更加的便捷。其次，数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏，数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法，做出数字化的信息，进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效，同时提高档案的保护措施强度。

五、如何开展企业档案的数字化管理

（一）规范企业的档案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，需要逐渐使其规范化。所以，我们需要借助计算机等技术办法，使得人力资源以及数字化加工设备（扫描设备）的能力得到提升，并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索，最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中，把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储，同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份，然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公，文书档案已是在线归档，在线利用。再如：企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描（数字化）、消毒杀虫、数据备份等系列程序后，将纸质档案归档整编进入档案库，备份档案数据导入数字化档案服务器中，方便查阅利用。

（二）更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率，需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养，并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先，要将企业的档案管理理念更新，并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理，才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异，因此档案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐，进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊，除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外，数字化在利用的方便高效，是企业发展的趋势。

（三）充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活，网络使得人与人之间的距离逐渐缩短，查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询，只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以，企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性，进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是，在此过程中，也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票，这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合，进行数字化的全程跟踪管理，使公司对工程的进展可以全面了解管控。

六、结语

综上所述，本文对企业档案的数字化管理进行分析，首先介绍了企业档案的数字化管理，接着对企业档案数字化管理的应用进行分析，然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中，需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时，需要跟进时展的步伐，提高企业数字化管理的水平，进而使得企业的档案管理的效率更高。

作者:卢立红 单位:河钢集团唐钢公司

数字化档案管理篇10

关键词：数字化 管理 干部人事档案 问题

干部人事档案是组织人事等部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。从目前的情况看，干部人事档案的提供、利用主要是以实体档案为主，实现数字化管理的管档部门寥寥无几。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大，难以适应现代数字化和档案管理网络化的需要，对人事档案的调阅、管理造成很多不便，降低了工作效率。因此，如何加强干部人事档案的数字化管理，就成为广大档案管理工作者亟须研究的一项全新课题。笔者结合多年从事档案管理工作的经验和体会，对加强干部人事档案数字化管理进行了深入研究和分析，形成了研究报告。

一、干部人事档案数字化管理的现实意义

干部人事档案数字化管理是一项综合性强、具有创新意义的系统工程。推进干部人事档案数字化建设，对提高干部队伍素质，增强组织人事部门创新能力，更好地服务于人才人事工作具有积极的促进作用。

（一）有利于人事数据的系统化分析，便于充分整合人才资源

当前的干部人事档案管理从收集、整理、归档、利用，工作周期长，检索查询慢，缺乏对整体档案数据的系统化分析，干部人事档案数字化管理后，可以处理大量复合文档的数据信息，更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。尤其是利用干部人事档案数字化管理系统软件，可以自动生成翔实、直观的人才信息分析图表，准确地对这些信息资料进行综合分析，有利于为人才资源潜力的开发和决策提供可靠的借鉴依据，对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源有着重要意义。

（二）有利于提高档案资源的利用效率

长期以来，各级各类干部人事档案基本上是以馆藏文书形式存在的，查阅利用时，往往要找柜子，翻盒子，不仅效率低下，而且会造成原始档案的接触性破损，甚至丢失、散佚。因此，改进档案管理现状，实现干部人事档案数字化，可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失。数字化不仅能够实现档案信息资源的共享，而且具有便捷灵活性等特点，以此有效提高档案资源的利用效率。

（三）有利于重要人事档案载体的持久保护

人事档案纸制载体是最原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息，具有原始证据性、法律性等特点，在职称评审、提拔重用、工资晋升等方面都有着重要的凭证作用，因而，人事档案纸质载体的保护尤为重要。实现干部人事档案数字化管理，可以充分发挥数字化档案的共享性、复用性、交互性等特点，从而减少了原始纸质档案材料的人为破损，利于人事档案的长久保存和利用。同时，利用计算机检索功能查阅电子档案，省去了逐卷逐页查找的时间，减少了纸质档案翻阅次数，有利于纸质档案的保护。

二、干部人事档案数字化管理中存在的问题

尽管干部人事档案数字化管理工作意义重大、作用突出。但受当前人才、设备、技术等因素制约，工作中仍然存在诸多问题，主要表现为以下几个方面：

（一）管理方式传统滞后，数字化程度不高

受传统人事管理体制影响，当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式，缺乏适应性较强的人事档案数据库系统和专门的管理软件，一般采用自行开发研制的人事档案管理软件，实现计算机管理的环节十分有限，硬件配置相对滞后。而且录入数据库系统的档案数据也会存在不准确、不及时更新等问题，造成数据库质量不高，降低了人事档案管理数字化的使用效率。这些无疑使干部人事档案难以满足档案数字化管理的需要，以致档案管理数字化程度较低，无纸化阅档基本没有实现，给干部人事档案的查借阅利用等工作带来了极大不便，既不利于档案的保管利用，又影响了服务效率。

（二）高素质的复合型档案管理人员缺乏

实现干部人事档案数字化管理，必须拥有一支掌握数字化知识的档案人才队伍。据了解，当前既懂档案业务知识，又精通计算机管理的复合型档案管理人员短缺，成为人事档案数字化建设过程中的一大瓶颈因素。由于种种原因， 当前干部人事档案管理部门大都缺乏档案专业知识的系统培训，这样一来，档案管理人员的业务水平就受到了明显局限，无疑严重影响了人事档案数据开发的力度、深度和档案利用率。而在广大干部人事档案管理人员中普及现代计算机技术、数字化技术、通信技术、网络技术等的教育， 都还需要一个相对较长的历程。

（三）档案资源的开发利用有待深化

利用水平低是目前干部人事档案管理中存在的一大问题。档案利用工作中，检索、查询工作频繁，在提供服务方面形成比较封闭和被动的局面。实行数字化档案后，既能简便、高效、快速、准确地查找出所需干部人事档案信息，又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。而且，当前档案数据的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源的开发与利用，这些都影响了档案数据开发的力度、深度和档案的利用率。因此，在确保信息安全的前提下，加强干部人事档案资源的深度开发利用，切实发挥干部人事档案数字化管理的作用，是干部人事档案数字化管理工作中亟待解决的问题。

三、推进干部人事档案数字化管理的主要措施

针对当前干部人事档案数字化管理中存在的突出问题，作为档案管理部门，必须不断解放思想、创新思路，真正从提升档案管理水平、服务干部发展的高度，加快推进干部人事档案数字化管理进程，进一步提高档案管理的科学化、规范化、标准化水平。

（一）加强档案信息基础设施建设，持续加大投入力度

把加强信息基础设施建设作为各级人事档案管理部门的重要任务，添置必要的信息技术设备，加大信息的收集、存储、加工、传输等诸多环节的工作力度，构建人事档案数字化管理系统，搭建档案网络应用平台，进一步拓展服务功能，努力实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化、信息化、网络化管理应用的转变。同时在网络安全方面，可以按时间、次数等方式完成阅档授权，并对阅档过程进行详细的日志记录，在系统运行平稳、服务效率高的同时确保档案信息数据的安全可靠。

（二）创新档案管理机制，推进数字化进程

针对干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门应创建一套适合组织人事部门实际需要的、符合单位服务理念的档案管理机制，使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。结合干部人事档案工作安全性、保密性强的特点，探索制定符合各自实际的干部档案信息采集、纸质档案与数字档案双套制管理等规章制度，通过建章立制加强对档案管理人员的监督。建立文件检索、档案查阅审批制度，严格审批登录用户和登录终端，定期检查授权终端，明确用户责任权限，为数字档案的使用提供制度保障。探索实行数字档案“日扫描周备份”制度，明确专人每天对报送的散材料进行审核扫描，每周对档案数据进行备份，提高档案信息安全性、稳定性。

（三）加强档案管理队伍建设，提供坚强人才支撑

档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加强计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为干部人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。

（四）加强档案资源深度开发，提高档案信息利用率

干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。在设置查阅权限、保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用。具体而言，可以通过密码设置和身份确认，增强开放性，提高透明度，确保信息的及时性。与此同时，严格按照管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。对专家队伍、中层干部、人员需求、离退休人员等状况进行动态的统计、分析和预测，保证广大服务对象可以随时调阅所需档案资料，满足他们的档案信息查询服务，切实提高干部人事档案信息的利用率。

参考文献：

[1] 丘军江，林蔚.档案管理信息平台的深化与应用[J].中国电力教育，2011（27）.