档案管理与档案服务十篇

档案管理与档案服务篇1

关键词：信息化；档案；标准化；管理；服务创新

近年来，科学技术在不断发展进步，计算机技术的普及对各行各业都产生了一定的影响。在信息化的条件下，我国的档案管理工作若要保障提供给人们的服务质量，必须要加大对信息化档案工作的管理力度。随着科学技术的不断创新，计算机的运用范围不断扩大，传统的档案管理与服务已经不能满足人们对档案服务的需要，也难以跟上现代化发展的步伐，因此为了提高服务的质量，应该将档案管理与信息化条件相结合，实现档案管理的现代化和专业化。从目前信息化条件下的档案管理工作来看，还存在着许多不足，例如缺少主动服务和大胆创新的意识，这就对我国档案管理工作的进一步发展有较大的牵绊，导致我国信息化条件下的档案管理与服务创新水平得不到很大程度上的提升，依然处于停滞不前的状态。因此，要提高档案管理工作的水平，必须首先建立起主动服务的意识，同时还要强调大胆创新，这样便可以提升我国信息化条件下的档案管理水平。

一、信息化条件下的档案管理的意义

当今时代，计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障，由于通信技术逐渐成熟，已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响，同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要通过对互联网的信息技术的利用，实现对大量信息资源的快速采集、总结和利用。在档案管理工作中，专业的档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，同时以计算机网络技术为辅助，让用户所享受的服务质量更高[1]。当今时代，信息化条件下的档案管理工作面临着更加艰难的挑战，只有认识到档案管理工作信息化的重要意义，加强信息化条件下的档案管理工作，严格监控档案管理工作的过程，才可以保证档案系统具有良好的安全稳定性，保障电子档案数据的真实可靠性。在信息化条件下，档案管理工作应当从根本上认识到档案信息化管理的重要作用，建立起正确的档案信息化管理的理念，要认识到档案信息化管理工作的完成不仅需要依靠计算机网络技术，同时还要依靠许多相关部门之间的协作和交流。信息化条件下管理人员在进行档案管理工作的过程中，要注意对工作的反思和总结，从而能够获得宝贵的经验，帮助从事档案管理工作人员建立起正确的信息化管理理念，改变传统的档案管理工作模式，使信息化管理工作的机制更加完善，使档案管理工作人员具备更高的从业素质，确保人们能够得到优质的档案管理工作服务[2]。

二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题

（一）档案工作方面

由于档案工作对专业化和标准化的要求，为了更好地实现信息化条件下的档案管理，需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行，同时还有历史遗留下来的问题，基于这些影响因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用，档案的信息化和自动化管理较难实现统一，一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理，这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。综上，档案工作方面存在的问题束缚了信息化条件下档案管理工作的发展。

（二）档案管理的信息化特点

信息化技术的发展速度较快，因此在档案管理工作方面，常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点，大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储，这种方式存在许多不足，使得档案管理工作难以跟上现代化高速发展的步伐[3]。

（三）档案信息系统

在信息化条件下，旨在将档案信息系统建设为能够实现数据交换的机读的目录档案系统。当下我国的档案信息系统有很多层次，但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。

三、信息化条件下档案管理的问题和对策

（一）数字信息的档案管理

数字信息量较大，其中一些数据被积累储存在业务数据库中，一些被定期销毁，还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统，可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中，已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程，在文件归档到档案系统当中的时候，数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中，因为数字信息容易在周转过程中缺失，导致电子文件在档案管理过程中缺失。因此，为了解决数字信息的档案管理过程中所出现的问题，可以采用“双套制”策略。双套制策略指的是对档案信息用两种不同的方式记录并保存。电子档案所占空间小、信息储存量较大且能够快速查找，但是由于电子档案的特殊记录形式，导致电子档案的安全性和稳定性存在一定的问题，例如会出现原稿被改动或者格式问题无法识别的情况；而纸质档案因为以纸质的方式进行记录，所以会占据较大的空间，承载的内容也较有限，同时查找起信息来也较麻烦，但是纸质档案记录的信息真实可靠，能够保存较久。因此充分考虑到电子档案和纸质档案均为优缺点并存的记录方式，“双套制”的档案管理方式较符合现代信息化条件下档案管理工作的要求。

（二）电子档案的管理与存储

信息化时代的到来，让电子文件的数量也大大地增加，对非文本数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式，减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量，同时提高了档案管理工作的搜索效率，给人们带来了极大的便捷，但是，档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费，收集一些不必要的信息[4]。

四、信息化条件下的服务创新

（一）在网络上建立起档案信息查询网站

目前，为了能够让人们更多地了解到企业和单位的最新发展情况，许多单位、企业等都开通了自己的网站；一些高校也利用网络建立了本校的网站，将本校的师资信息、校园环境信息等在网站上，方便学生等对高校的了解。与此同时，这些网站不仅信息，还建立了专业的团队对网站进行定期维护和更新，确保信息能够更好地向人们展示。档案馆或者档案室也应该学习这种现代化的手段，积极地开通网站服务，使得档案信息具备快速搜索查找功能，能够给客户提供更加便捷的服务。档案管理工作可以借助网站实现规范化和专业化。

（二）开展档案工作在线服务

当今时代下，人们越来越注重时效性，因此，人们在利用档案信息的过程中，也对时效性提出了要求。传统的档案信息的利用方式有许多不足之处，比如人们需要档案管理工作人员查找某些信息的过程中，档案管理工作人员往往需要在档案室进行查找，再将档案复印或者拍照，这种传统的查找方式在时间和空间上有一定的限制，不具备较高的时效性，因此无法满足人们的需求。此时，档案管理工作必须改变查找手段，例如通过邮箱、邮件和窗口问答等方式为档案信息查询者提供网络在线服务，提高档案信息的时效性。

（三）创新服务

人们对档案信息的需求日益增加，档案室要根据时代的发展需要，对档案服务机构和网络服务系统要进行相应地创新，为人们提供优质的档案服务。

五、结束语

在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。

【参考文献】

[1]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务,2017(24):123-123.

[2]王小洁.信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义[J].财会学习,2017(14):194-194.

档案管理与档案服务篇2

论文关键词：档案管理 电子信息创新

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

一、从服务手段上来革新

1.1建立档案室网页，开展网上利用服务。

随着档案室内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式之一。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

1.2建立“电子档案数据管理中心”。

档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。

1.3 开展在线服务。

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。 二、服务领域上的扩展

2.1信息服务的多样化、多主体。

由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.2 兴办服务实体，发展档案产业。

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

2.3加强横向联合，实现信息资源共享。

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的着录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书室馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

档案管理与档案服务篇3

不断深化的政治、经济体制改革和深化，日益发展的信息技术使得我们必须认真的开始关注企业档案管理工作的问题。但是实际在企业中运行的过程中，滞后的工作、不规范的管理仍然是很严重的问题，尤其体现在管理档案和服务工作的过程中。非常传统管理档案的方法带来了很严重的问题，使得不断的边缘化实体档案，而在前进的过程中更是困难重重。为了更好的完善如今企业档案管理创新与服务模式，必须基本完善公共服务，也要进一步拓宽服务领域，更要着手于档案信息资源的开发。本文主要是将企业档案服务模式的创新方法进行分析，然后从三个方面进行展开深层次的分析，如何更好的完善管理的创新化和服务模式，从而稳定和持久的发展企业自身。

2 企业档案管理模式概述

其实研究国内外档案管理创新模式，根据社会变化和市场变化趋势进行总结的可以叫做档案管理创新，优化调整人才，业务和技术，从而创新知识和技术，企业档案管理的发展能够被满足，档案管理信息资源也就能够真正创新。

档案管理理念的创新是第一位，常规传统档案的工作管理理念应该是首先改革的，然后是新意识和新思想的树立，对于大局理念的服务，还有改革开放与竞争协作。

第二位就是对于档案管理机制的创新，企业档案管理工作的特点与规律在新形势下进行积极的探索，然后慢慢开始建立档案开发和利用的创新管理机制能够同步起来，与此同时深入挖掘具有积极性的档案工作者，从而真正的创新档案的管理机制。

3 企业档案管理功能创新服务模式

3.1 服务方面的全方位

原则和方法性的管理档案，思想之间可以用独特的联系建立起来，才能真正意义上的突破“实体保管”的方式。主体是收集、整理、鉴定、保管和统计等主体的档案更要创新性的发掘其中的服务模式。信息计算机网络化以及新型载体档案都是档案管理模式创新包含的内容，当然也有档案管理模式的创新。对于重点的捕捉，对于突破的求得并及时准确的提供档案才能够更好的开发利用资源。对于管理模式的全方位的获取，物质和技术都应该是强劲有力的保障。企业信息开放利用中心的建立，以及对档案的开放，对于公开现行文件的深化都必不可少。如今运营的现有企业中，无法?m应的纸质模式是进行管理现存档案和企业日常运营中非常冲突的方面。如今这种情况对于档案资源全方位的服务就十分重要，对于数据信息的进一步加深更是如此，这样才能将企业发展所需的资源尽快提取出来。可以入手的几方面有对于资源档案电子化的加强，这样工程项目的具体情况你就可以了解。

3.2 信息开放中心的构建

日益发展的信息社会，日益丰富的网络信息资源，今天的档案资源管理与服务如果还使用传统和人力的实体保管方案很明显不能够适用。以WEB平台构建起来的太钢档案的管理服务的模式能够在开展企业档案开发利用工作的时候提供全方位的服务，这样作为一种重要手段就能够有效的提高档案的资源效率。开放利用和回收档案资源时，将信息开放化的方式能够更好的适应企业的发展。档案模式想要更好的优化，就要采用新的服务方式然偶胡就可以将档案宣传的内容和重点等问题进行积极的探索。

其实很多的途径都能够实现信息开放的多元化，对于支持用户通过登录系统的信息查询方式是其中一种，另一种就是针对客户的实际需要然后提供各种各样的远程服务，适应时代的发展从而将信息系统高效的建立起来。

3.3 层次编研的不断深化

档案资料的编研工作另一方面重要的内容是对于档案原始信息的充分优化，如此来说就要注意到很多的东西，一方面是企业日常工作和实际数据运行方面，将原有数据整理就很重要，还有一方面是处理信息根据现实工作的需要。有价值的信息才能更好的保证信息的真实性，这样才能更好的保障企业各种档案编制的需要。这样也才能更好的发展企业。这个过程中面对数量较多的档案应该根据实际需求，而且排列也应该有优先级别的分类，也要和企业自身的利益相关的非常密切，不断深化的深层次编研就显得非常重要。

3.4 规范化制度不断建设

企业项目工程全过程管理涉及到很多方面，比如说项目前期的预知管理，以及档案管理项目开工统一和实时监控，以及的最后的总结反馈。而面对如今分散管理的档案更是出现不完善的制度，力度不足的业务监督问题。面对这些情况，首先建立和健全档案的各种规章制度才能够保证档案的残准确和完整，其次对于在工程档案中大力推行电子文件档案才能够真正将详实的素材提供给企业的文化建设。当然，一个工程档案审查考核制度的建立才能够更好的让经营档案管理工作流程流畅的进行。当信息资料有价值的时候有才能够汇总和检查的更加及时，而相对没有什么借鉴意义的资料也能够很好的分类和汇总。

档案管理与档案服务篇4

【关键词】档案；档案信息化；档案服务；云计算

十报告中指出：“坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路，推动信息化和工业化深度融合、工业化和城镇化良性互动、城镇化和农业现代化相互协调，促进工业化、信息化、城镇化、农业现代化同步发展。”信息化，渗入工业化、城镇化和农业现代化，以推动工业化、城镇化和农业现代化发展。可见，以中国特色信息化道路来实现社会信息化、促进社会高度发展，信息化已提升为一个战略目标。

那么，起着凭证作用的档案管理，因档案对社会的发展具有重大的参考价值，其信息化水平对社会的发展十分重要。但是目前档案信息化建设仍处于初级阶段，信息化水平不高，而随着社会的发展，档案信息量在极速膨胀，这给档案管理服务工作带来了极大的挑战。档案信息化建设涉及对档案信息资源收集、整理、管理并提供利用服务等工作内容，是一项复杂的、长期的信息系统工程。虽然在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下，档案信息化建设工作取得了一定的成效，但是由于客观原因，档案信息化建设工作还面临着许多问题。

一、缺少统一的档案规范化、标准化管理制度。

目前各级档案部门的信息化建设基本上都是根据自身的业务需求进行基础建设、数据建库、系统开发、档案数字化等工作，没有统一的规范和标准，导致档案信息多样化，档案的字段信息、存储格式、存储方式都有较大的区别，这给日后进行档案资源优化、资源整合、信息共享带来极大的困难。

二、缺少档案数据共享接口。

由于各级档案部门网络软硬件水平参差不齐，信息化水平不一致，档案层次保管的技术问题未能得到较好的处理，导致各档案管理系统之间缺少数据交换、数据共享接口，以致出现 “信息孤岛”，不利于档案信息资源的集中化管理。

三、误把档案信息化等同于档案信息电子化保管。

目前很多档案部门的信息化建设还停留在基础数据电子化的管理阶段，只是进行档案目录、内容录入，实物数字化扫描等基础工作，即是只注重档案信息的存储方式，对于档案利用网络化、开放化方面的建设较少，导致档案管理信息未能实现与相关业务衔接，档案查询、档案利用未能实现快捷化、多元化、便民化。

四、缺乏周密的信息安全保障措施。

在档案信息化建设方面，档案部门缺乏安全可靠的网络与通讯技术，缺乏周密的信息安全保障措施，档案信息资源的安全遭受到各种攻击以及病毒的威胁。同时没有真正实施有效的档案信息数据备份和灾难恢复机制，以抵御自然灾害和危及档案安全的突发性事件，确保档案信息的绝对安全。

五、信息技术人才缺乏，信息管理水平有待提高。

许多档案部门都缺乏现代高技术人才，大部分档案人员虽然具有扎实的纸质档案管理能力，但是现代化管理技术水平偏低，信息管理业务水平有待提高。

随着社会的不断发展，各种信息的不断膨胀，人类对信息的管理进行全方位的创新，创造出一种新兴的高技术――云计算。云计算具有强大的计算功能、先进的虚拟化技术、可靠的存储技术、良好的交互性能和丰富的终端设备，实现了信息化理论、技术和实践上的重大突破，为新时期的信息化展现了美好的前景。目前，正处于中国云计算发展的起飞阶段，做为社会发展凭证记录的档案管理，若能采用先进的云计算技术，将大大加快档案信息化建设的脚步。那么，如何运用先进的云计算技术进行档案管理呢？笔者认为可以从以下几方面开展：

一、建立完善的档案规范化、标准化管理制度，建设“档案云”平台。

档案部门想通过云计算优化档案信息化建设，首先要结合档案信息与云计算特点，建立一套完善的档案规范化、标准化管理制度，建设“档案云”平台，通过“档案云”平台真正实现档案信息资源共享，解决“信息孤岛”问题。同时根据管理制度与云计算服务提供商协商制定档案管理、利用所需要的应用服务，根据档案的安全、保密级别确定“公有云”和“私有云”的服务对象及内容。

二、运用“私有云”实现档案信息资源共享，提高档案信息资源利用效率。

云计算具有强大的服务功能，能提供可靠安全的数据存储方式，实现数据共享，同时屏蔽数据来源，为用户提供跨多数据库一站式检索访问。利用云计算的智能共享性，可将不同区域、不同部门的不同数据结构的档案数据集合成为一个整体，实现各级档案部门、不同领域之间的档案信息的相互共享，提供统一的访问接口，完成用户的档案检索需求。

三、利用云计算优化档案信息资源处理，提供开放式档案服务。

随着社会的不断发展，档案部门需要处理的档案数据将越来越多，管理将越来越困难，数据处理速度将会遇到极大的挑战。利用云计算超强的计算、分析能力，可以智能地分配和优化档案信息资源，加快档案数据的处理和检索利用速度，从而以更快、更经济的方式解决海量档案数据处理问题。同时利用云计算通过互联网、3G网络为社会提供统一的开放式档案信息资源平台，档案利用者不仅可以随时随地的查阅档案资料，而且还可以通过不同的终端设备进行查阅，比如智能手机、平板电脑等，大大地提高了档案的利用效率。

四、利用云计算提高系统安全性能，保障档案信息资源的安全。

利用云计算将档案数据集中存储，通过云数据中心对数据进行统一管理、分配资源、控制安全，执行数据安全实时监控，有效的保证网络安全，保证档案信息资源的安全访问。同时严格管理各级用户权限，确保满足不同权限用户的访问需求。同时利用云存储实现档案数据异地备份，做好灾备工作，保障档案信息资源的安全。

五、利用云计算降低档案信息基础设施的维护成本。

档案信息基础设施是档案信息系统能稳定运行、持续发展的支撑。计算机硬件、软件技术的不断发展、创新，档案数据量的不断增加，为了跟上信息时代的步伐，提高档案信息资源的访问速度，改进管理方式，档案部门经常被迫升级各种数字化设备、档案信息管理系统、服务器、数据库系统等基础设施，这都是一笔不小的开销。通过购买云服务，这些基础设施的维护都将由云计算服务提供商代为解决，从而降低档案部门信息化设施的维护成本。

六、利用云计算提高档案工作人员的信息技术管理水平。

利用云计算加强档案信息化建设，将会给档案部门带来一种全新的档案管理工作方式和服务理念。这种全新的工作方式需要相关的信息技术要求，需要档案工作人员提升自身的信息技术知识，提高网络认知能力和计算机操作能力，才能更好的使用云计算服务社会。

实现信息资源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的发展趋势。为提高凭证作用，促进社会的发展，让档案管理信息化搭上云计算这趟高铁，集中管理好日益膨胀的档案信息，拓展及优化档案的服务，实现档案管理的社会价值。

【参考文献】

[1]王萍，张际平.云计算与网络学习.现代教育技术，2008.

档案管理与档案服务篇5

【关键词】信息化；档案管理；现状；创新

随着经济全球化的影响，我们已经迈入信息化时代，而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上，传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要，因此，需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务，并在方式上实现创新。档案作为一种信息的重要储存形式，在当前信息化时代，具有其自身的历史价值与保存价值，在管理与服务上存在着问题，解决这些问题也是分析它的意义所在。

一、信息化条件下档案管理与服务的现状

在档案管理与服务中，利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档的管理以及为社会公开服务，是档案工作发展的唯一趋势，也是必然趋势。在信息化条件下，档案的管理与服务与现代的科技手段已经实现融合，并成功地运用了电子信息技术，转变了传统方式下管理与服务的不足，也取得了显著的成效。但随着社会的不断进步与发展，也出现了一些问题。

首先，在档案工作中，因为设备的不完善，导致了一些先进的科技运用不到管理与服务上。现代化硬件设施是信息化条件下实现档案管理与服务的基本保障，许多档案工作相关部门根本不注重硬件设施的建设与完善，从物质基础上就不具备档案管理工作的科学化与合理化，更难实现档案管理与服务的现代化。其次，社会上对档案工作部门的不重视，也导致了档案管理与服务在信息化上的滞后发展，一些档案信息不能为单位发展提供帮助。最后，在信息化下，档案工作只偏重管理，而忽视服务。有些档案工作部门只把档案归为电子形式进行保存，而不利用管理系统提供网络检索与利用服务，使得档案信息被忽略掉，严重影响了档案工作的信息化建设。

二、信息化条件下档案管理与服务的创新

通过上述现状的分析研究，了解了信息化条件下档案管理与服务还存在一些问题，需要根据社会的需求进行转变与创新，提高档案工作的管理水平和利用效率，以促进社会更好的发展需求。

（一）转变档案工作者的思想观念，创新多样模式。在信息化条件下，档案管理与服务要转变档案工作者的思想观念，重视电子信息技术在工作中的应用，转变传统的被动式服务为主动式服务，使档案服务不再搞形式化并创新服务意识，将档案服务工作实现多样性，改变单一的服务内部意识，将档案信息推广到更大的范畴内，服务于社会需求。档案的管理最终目的是为了服务而服务，档案工作要深入到社会中，开展实践活动，了解社会对资源的需求以及利用者的工作特点，将档案资料库面向社会开放，一方面实现资源的整合，一方面实现信息的相互利用，以求在信息时代共发展。

（二）实现档案信息共享，创新管理模式。在互联网的云数据时代，档案工作要实现档案资源信息的共享，创新管理模式，提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中，我们可以了解到，由于档案管理者的不重视，一些档案信息被忽视甚至出现严重重复的现象，这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来，利用网络进行检索实现共享，并完成档案工作的信息整合，形成系统科学化管理。

（三）更新档案信息，创新管理与服务形式。在信息化条件下，档案管理与服务应在形式上进行创新。在档案收集过程中，应该转变传统的纸质文件的存档，而是利用办公软件制作电子文件进行及时归档，方便查阅与利用；在整理过程中，利用电子产品与互联网进行资料的整理与整合，从引进信息的源头进行监控与把关，及时更新档案信息，以跟进时代的发展；服务上，改变以前文本的查阅，而是利用网络进行检索与查阅。

（四）建立高标准的档案管理与服务人才队伍。在信息化条件下，档案管理与服务不再是简单的接收与保管，而是在此基础上进行信息服务的提供。因此，必须建立高标准的档案管理与服务人才队伍。首先要对原有的档案工作者进行培训与指导，提高自身的档案管理与服务水平。其次，引进高标准的档案管理与服务人才，充实档案管理与服务队伍。最后，建立健全激励机制，鼓励档案工作者发挥创造力并进行物质奖励，以适应信息化条件下的工作环境。

三、结语

由于档案是历史信息的存储方式，记录了生活的方方面面，对我们的生活以及国家的发展都有借鉴意义，所以在信息化高速发展的今天，我们必须转变档案管理与服务理念，使之为社会大众生产与生活服务好，利用好。在信息化条件下档案管理与服务创新面对着更多的机遇，同时也迎接着挑战，需要档案管理者在不断实践中探索与总结，以求更好地发展。

【参考文献】

档案管理与档案服务篇6

关键词：劳动力；档案；失业；服务

一、失业劳动力就业服务档案管理现状及意义

就业问题是关系国计民生的头等大事，随着我国经济的不断发展和体制机制的不断深化改革，失业人群的再就业服务工作摆在了人力资源管理部门重要的位置上。失业人群尤其是城市失业人群，因其失去了正常的工作及收入，整个家庭都有可能成为令人关注的社会弱势群体。党和国家领导人一直十分重视贫困人口问题，强调社会群体收入的公平和公正。失业劳动力再就业需要一系列的档案资料作支撑，因此，对于档案管理而言，就必须要加强失业人员的档案管理，努力促进劳动就业服务。

失业人员的档案管理有其独特性，如果处理不当很可能导致连锁反应，增加社会不稳定因素。对于失业人员的档案管理，要着重记载其工作中的思想品质、工作作风、业务能力、工作表现、考核业绩、工资待遇等。加强失业人员的档案管理工作，对于改善民生、促进公平和实现社会主义和谐社会的健康、可持续发展都具有相当重要的意义。

二、失业劳动力就业服务档案管理存在问题

第一，用人企业不够重视劳动力档案管理，客观存在相当数量的抛档现象。大多数的企业不够重视劳动力劳动档案，参加招聘的企业往往只看应聘人员的个人简历，而对详细的个人劳动档案却不理不睬、束之高阁。再企业和劳动者签订劳动合同之后，用人企业也仅是根据劳动者在本单位的工作能力、业绩表现等各方面的综合表现来对其进行粗略考核，所形成的档案也只是临时档案。因此，基于管理成本等各方面的因素，用人企业也不愿意接受受聘诙者的档案，更不愿为其建档。这就导致了劳动者往往工作了好多年，但其个人劳动档案却是一片空白。尤其是那些效益不好或者濒临倒闭的企业，抛弃档案等现象更是屡见不鲜。再加之企业管理人员对劳动者档案的漠不关心，就造成了越来越多的所谓的“死档”。

第二，流动劳动力断档的现象相当严重。随着我国现代化建设的不断发展，改革开放的不断深入，劳动力就业的流动性也在逐渐加强，但很多劳动者往往只关注个人的社会保险，忽视轻视个人档案，个人档案并没有随着个人工作地点变更而流动。于是，流动劳动力的个人档案留在了原单位，而新的工作单位也新建了新劳动力的档案记录，这样就造成了劳动者越来越多的断档现象。

第三，失业人员档案管理的普遍不规范。鉴于失业人员本身的流动性大的特征，其档案管理一直不被劳动者本身和其所在单位重视，导致个人档案记录断断续续，不够连贯。与此同时，用人企业本身的管理也很不规范，不能全面地了解劳动者的工作经历、工伤情况、工作性质等，这对于其计算劳动者工龄、工资定级、工资调整、办理社保等都极为不利。

三、加强失业人员就业服务的档案管理举措

如上所述失业人员档案管理的现状存在诸多的问题，因此加强失业人员就业服务的档案管理已经迫在眉睫。针对这种情况，必须建立统一的劳动力档案管理制度，对失业人员的劳动力档案进行科学有效的管理。具体可以从以下几方面人手。

第一，加强失业人员自身对劳动力档案的认识。劳动力档案作为记录个人的工作经历、学习水平、工作能力等内容的文件资料，对企业评鉴个人起到至关重要的参考作用。对于打算继续就业的失业人员来说更是如此，它不仅能反映一个人的工作经历，而且对于计算工龄、工资定级、办理养老保险、离退休等都是必不可少的证明材料。因此，对于个人来讲，一定要确立重视自身的档案的意识，妥善保管并尽力完善自己的档案材料。这样才能尽量避免因为档案的缺失或者不健全而造成的损失，并且有利于促进自身就业的合理性和针对性。

第二，完善统一的人力资源档案管理服务机构。建议将现在的人才交流服务机构和就业管理服务机构职能抓紧统一起来，抓紧将档案管理职能统筹协调起来，成立由政府机构统一管理的人力资源档案管理服务中心，这样才能集中力量进行科学管理从业尤其是失业人员的劳动力档案，保证劳动者档案管理的统一性、连贯性、公正性和科学性。

第三，将失业人员的劳动力档案管理纳入到社会公共管理服务的范畴，现阶段档案管理已经免费，国家已经专门支出经费用于劳动力档案管理，通过国家统一开支支出经费，这样劳动力不再惧怕转移档案会产生费用，能够及时在变更工作单位之后及时变更个人的劳动力档案信息及管理服务，这样才能保证劳动力档案管理的时时有效，确保档案对劳动力就业的促进作用。

第四，充分利用信息技术和互联网技术，尝试建立劳动者电子档案，实现档案管理的信息化和互联网化。只需要政府部门加大投入，运用各种数据库技术和互联网技术实现纸质档案的电子化及信息化，并建立统一的劳动力档案管理平台。在这种预期下，档案管理者可以利用计算机系统自动检索劳动力档案，可以提高检索的效率以及档案管理的全面性、实用性和经济性；利用计算机系统自动归类、著录、索引，提高档案管理工作的效率；根据个人单位、工作性质等特征进行自动编写目录，加强存储的规范性与合理性；通过身份认证进行劳动力档案的自动查阅，实现传统档案难以企及的便捷性；通过电脑程序进行自动统计，实现失业人员状况统计的精确性。建立完善现代化的信息档案，能够极大地提高档案管理的工作效率、增强信息的全面性和数据的精确性，从而为就业指导部门和市场提供科学的依据，这样便能最大限度地促进劳动就业服务的质量和水平。

档案管理与档案服务篇7

【关键词】新形势；事业单位档案管理；创新与服务模式；改革

在我国事业单位的结构中，档案管理的工作是非常基础但内容却是十分重要的，它决定了事业单位的运转状况，为事业单位的其他工作提供重要的信息支撑。档案管理工作是事业单位工作的基础，对档案进行有效的记录能够保障事业单位的工作有条不紊的进行，为社会提供最为优质的服务。所以，对事业单位的档案管理工作进行创新，能够确保事业单位服务水平的提升，保障事业单位良好的运转。但目前我国事业单位的档案管理工作没有一个规范来制约，在档案管理过程中出现了很多的问题，急需改革来解决这些问题。

一、目前我国事业单位档案管理工作的状况

n案作为历史的记录载体，能够详细的对事业单位的发展历程、人员配置、工作状况和科学发展等内容进行表现，档案管理工作的水平是档案科学、高效的保障，也是事业单位工作重要的依据，目前我国事业单位档案管理一般具有下面几个问题：

1.事业单位认识不到档案管理工作的作用

要想确保事业单位高效稳健运转，就必须对档案进行科学的管理，但是我国受到传统的理念影响，事业单位的工作重点一直都是业务服务，没有充分认识到档案管理工作对事业单位的重要作用。很多的事业单位工作人员普遍认为档案管理的工作不能为事业单位创造出价值和效益，所以，就减少对于档案管理工作的人力、物力与资金投入，降低了档案管理工作的效率。而且档案管理工作的内容比较繁重和无聊。在缺少有效的监督的情况下，档案管理人员并不能依照要求进行档案管理的工作。

2.事业单位档案管理人员的水平不够

档案管理的工作是一项比较系统和专业性的工作，档案管理人员不仅需要拥有过硬的档案管理专业知识，还要有坚持、耐心的品质。但是我国目前事业单位的档案管理人员都是有各种职业和工作，而且有的会因为档案管理工作薪资达不到要求出现懈怠的心理。档案管理部门一直就有人力资源缺乏的问题，很多的档案管理人员主要依靠经验与他人教授的方式进行档案管理工作，没有过硬的档案管理水平，不清楚档案管理的工作规范和流程，甚至会有归档立卷错误的情况出现，档案管理工作的水平不高。

3.事业单位档案管理的方式不合理

进入新时期以来，伴随着信息技术和互联网通信技术的不断发展，这些先进的技术在事业单位得到了很好的应用，事业单位的各个部门也都明确朝着信息化、智能化的方向发展，不过却忽略了大力发展电子档案，更没有培养档案管理工作相关的电子档案管理人员和计算机维护人员。有的事业单位设立了电子档案，传统的档案管理人员无法满足电子档案的使用水平，导致很多先进的档案管理技术成为摆设，不能有效应用到事业单位档案管理工作中去。

二、新形势下对事业单位档案管理创新与服务模式改革的重要作用

新形势下，互联网技术和计算机技术的发展给事业单位档案管理工作带来了便利，提升了档案管理工作的水平，将先进的技术应用到档案管理工作中去，充分的发挥信息智能化档案管理系统的优势。信息智能化的档案管理不仅能够降低档案管理工作的投入成本，还能提升档案管理工作的效率，而且信息智能化的档案管理系统能够及时、快速高效的与事业单位其他部门进行沟通，减少了档案管理工作的繁琐和难度，提升了档案管理工作的水平。事业单位要想促进档案管理朝着信息智能化的方向发展，就要对新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革中的重要作用进行了解：

伴随着互联网技术与计算机技术的发展，信息智能化的技术非常完善，在人们生活工作的普及程度非常高，能够有效解决档案管理工作中遇到的问题，所以，进行档案管理创新和服务模式改革不仅能够提升档案管理工作的水平，也是顺应时展的需求。

目前我国正在大力的进行事业单位的体制变革，具体就是依托于先进的互联网技术对事业单位制度进行现代化的变革，设立先进的信息智能化工作平台与系统，能够促进事业单位档案管理工作信息智能化建设的发展，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式变革不仅促进我国事业单位机制的变革，也是落实我国变革理念的重要体现。

我国传统的档案管理的工作非常繁琐和复杂，需要整理的信息非常多，而且受到历史因素、政策因素的影响比较大，经常会有资料不完整的问题，对事业单位档案管理进行信息智能化建设，可以有效的解决这些问题，提升档案管理工作的效率，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式的变革符合档案管理工作的需求。

三、新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的举措

在当今的时代背景下，对事业单位档案管理创新和服务模式的改革显得尤为重要，要想加强对事业单位档案管理创新与服务模式改革的力度，可以下面几个方式进行：

1.事业单位要充分认识档案管理工作的作用

档案管理工作是事业单位运转的关键，要想提升事业单位的工作效率和业务服务水平，就必须要充分认识到事业单位档案管理的重要作用，切实提升档案管理的水平。事业单位要明确档案的作用，能够对事业单位内部的工作人员状况、单位工作状况进行精准的记录，有效规范事业单位工作人员的行为和服务态度，能够及时发现事业单位的不足进行改正。事业单位还要强化对档案管理人员的培训与教育，增强档案管理人员的责任感，明确新形势下档案管理工作的发展方向，提升方案管理工作的效率与管理水平，促进事业单位良好的运转。

2.事业单位要加强对档案管理人才的培养

人员配置对于一个单位机构是非常重要的，要想提升档案管理人员的水平，事业单位必须要切实提升档案管理人员的管理水平，提升档案管理工作效率。事业单位要把握档案管理人员的状况，建立科学的档案管理机制，重视对档案管理人员能力的培养，定期的为档案管理人员提供学习的机会，培养高效的档案管理人才。此外，作为档案管理人员也要努力的提升自身的管理水平和综合素质，规范自己的行为，提升自己档案管理工作的效率，更好的为事业单位和人民服务。而且档案管理部门要不断的创新档案管理模式，使档案管理工作有效的结合事业单位，更好的为人民服务。

3.事业单位要设立科学的档案管理机制

事业单位必须要有一套完整科学的运转机制，设立合理的档案管理制度，加强对档案管理人员的监督，规范档案管理人员的行为，强化对档案管理人员的管理。档案管理部门要加强对工作人员创新意识与发展意识的培养，创新档案管理模式，提高档案管理工作效率。把档案管理的职责明确到个人，确保档案管理工作的质量。还有就是对档案管理部门配置先进的信息智能化系统设备，要对档案管理人员进行相应的培训，通过光盘、录像等档案管理辅助技术更好的服务档案管理工作。

四、结束语

总之，档案管理工作是事业单位工作的基础，对档案进行有效的记录能够保障事业单位的工作有l不紊的进行，为社会提供最为优质的服务。所以，对事业单位的档案管理工作进行创新，能够确保事业单位服务水平的提升，保障事业单位良好的运转。进入新时期，档案管理的工作要顺应时展的潮流，促进档案管理模式向着智能化、信息化发展，不仅能够提升档案管理工作的效率，也解放了人力资源，这是优化我国档案管理模式必不可少的途径。

参考文献：

[1]夏枫.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革与管理，2015，（18）：20-20.

[3]王若琳.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人间，2016，224（29）：297-297.

档案管理与档案服务篇8

【关键词】知识管理；医院档案；信息服务体系

一、知识管理与医院档案管理的关系

（一）知识管理是医院档案管理的新阶段。从医院档案管理发展的历程来看，医院档案管理经历了以下个重要阶段：1.档案实体的管理。主要是注重档案实体资源的整理与保存，目的导向是提供档案信息利用。2.档案信息管理。主要是注重开发利用档案的内容，重在档案信息的传播与共享。3.档案信息资源的管理。主要在于对档案信息的内容以及其支撑工具的管理。4.知识管理阶段。一些发达国家档案管理已经到了此阶段，但目前我国的医院档案管理还处在初级阶段，医院管理者还没有真正认识到知识管理的重要性，对知识管理理念、方法及技术并没有很好掌握。所以应用知识管理的方法与理念来改变医院档案管理工作，转变管理模式是目前医院档案管理所要解决的重要问题。这需要我们不断学习和实践，把工作重点由对医院档案信息资源的管理转变为对档案信息知识的识别、挖掘和重组，从而实现由医院档案管理向知识共享和知识的创新转变。（二）知识管理促进医院档案管理观念创新。传统的医院档案管理工作对档案信息的服务利用非常欠缺；而且医院档案管理特别强调对档案显性知识的保管工作，而不注重对档案隐性知识的信息挖掘和利用。与之不同的是知识管理更为注重对显性及隐性知识的管理。从这个角度来讲，医院档案管理可以借鉴知识管理的理念，充分认识并挖掘医院档案信息的价值，把单纯的医院保管、存贮的档案信息进行充分转化、挖掘并利用，通过知识共享，把医院原始档案信息中的隐性知识通过知识管理转化为显性知识，最大限度地挖掘医院档案信息价值，为医院管理各项活动所用。（三）知识管理促进医院档案管理知识创新。知识管理是一种人与信息资源的动态管理过程，是以人为本，以信息为基础，以知识创新为目标的动态管理。知识管理的整个过程强调最大限度地实现知识共享，追求信息处理能力与人的知识创新能力的最大结合。医院档案管理的创新要充分吸收知识管理的最新理念，利用知识组织和知识应用等知识管理的内容，提高医院档案信息的价值和服务价值。要在档案管理的基础上发现隐含在档案信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织，实现知识挖掘和知识表示，使利用者快速获取所需的知识。医院档案室既要关注知识的组织与开发，又要重视知识需求与应用，最大限度地实现医院档案知识信息的功能与效益，这是医院档案管理创新的必由之路。（四）知识管理促进医院档案管理及服务模式的创新。受传统医院档案管理观念的影响，一些医院管理者认为档案管理仅仅是保管单纯的“历史记录”，而忽略了其作为知识载体的重要价值。受这种思维模式的影响，医院档案管理者往往将档案管理工作模式限定在档案的收集、整理、编码和保存上，而忽略了开发和利用，或者说开发和利用也仅仅是从表面上，而未实际深入挖掘医院档案中隐含的知识资源，这种管理模式严重限制着医院档案管理的发展。引入知识管理理念后，档案管理及服务模式将会有极大改变，档案管理从单纯的保管式向深层信息挖掘利用进行转变，通过利用知识管理的理念、方法及技术，实现医院档案的信息化、知识化管理，从而实现对整个档案实体管理模式流程的创新。

二、目前医院档案管理存在的主要问题

目前我国医院档案管理还存在较多的问题，主要集中在以下六个方面：一是医院档案管理的制度措施还不完善、不系统。二是医院档案管理的观念落后，档案安全意识淡薄，档案丢失、损坏风险普遍存在。三是医院档案管理的设施设备欠缺。四是医院档案管理电子化、信息化程度较低，诸多机构还未实现电子化、信息化管理。五是医院档案管理人才欠缺，专业素质参差不齐，缺乏专业教育和培训。六是医院档案资源价值未充分被开发利用，未实现其应用价值、发挥服务功能。

三、基于知识管理的医院档案信息服务体系

在知识管理背景下，医院档案管理不应只停留在传统的档案保管管理阶段，而更重要的是担负起档案信息知识交流与利用的任务，成为医院的知识金库。医院档案管理者应积极利用现代化的管理方法与技术，将大量无序档案信息整理编研，为医院搭建知识管理平台做好档案信息基础。同时应积极利用知识挖掘技术，提取医院档案中隐含的知识要素，通过知识挖掘、提取整合、分析归纳，将有用的档案知识要素通过系统平台的形式为医院管理者及医务人员提供知识化服务。基于知识管理的视角，我们参考借鉴有关研究理念探讨构建基于知识管理的医院档案信息服务体系。（一）服务组织体系。基于知识管理的医院档案信息服务组织体系，主要包括服务的目标理念、制度流程以及组织设置这几个方面。1.服务目标理念。以人为本，以服务医院用户需求为出发点，转变传统档案管理服务观念，将其与知识管理理念相融合，从知识管理的角度促进医院档案信息服务的知识化、系统化，为医院用户提供系统、全面、有效的医院档案信息服务，促进医院档案信息服务的知识化建设步伐，从而进一步促进医院整体知识管理体系的逐步形成。2.服务制度流程。制定基于知识管理的医院档案信息服务的相关制度及流程，从制度上对医院档案信息服务工作进行规范化、流程化、系统化。同时严格设置并规范医院档案信息服务的各项业务流程，对档案信息服务的各个环节进行质量控制，尤其是对于档案信息的知识化管理流程进行把控，不断提高档案信息的知识化水平，促进医院档案信息服务向知识化、系统化发展。3.服务组织设置。设立基于知识管理的医院档案信息服务职能机构，成立医院档案信息服务委员会，对整个医院档案信息服务管理工作进行统一协调指导。同时从组织架构上健全医院档案信息服务的三级服务网络，通过对各个服务层级进行组织管理，不仅利于医院档案信息服务工作的系统化，也利于对整个服务体系进行组织协调与质量控制。最终抛弃原始的医院档案信息服务流程，形成“以档案数字化为核心、以管理系统化为中心、以服务网络化为基础”的新的服务流程。（二）服务支撑体系。知识管理视角下医院档案信息服务支撑体系主要指支撑体系所需的软硬件技术平台、档案信息资源系统以及所需的人才资源队伍这几个方面。1.支撑体系的软硬件技术平台。主要包括软硬件设备设施，硬件设备设施如存储设备、服务器、终端设备等等。硬件设备设施是医院档案信息服务体系为用户提供服务的硬件基础。软件则主要指的是相应的档案信息服务软件服务系统，包括相关业务管理系统、查询系统、模块加工系统等等。软硬件设备设施是服务体系的筋骨，是支撑体系运行的重要基础。2.支撑体系的档案信息资源系统。档案信息资源系统可以说是服务体系的血肉，是体系建设中尤为重要的部分，资源系统的建设质量直接关系到整个服务体系所提供的档案信息服务质量。因此在建设支撑体系的资源系统时，要尤为注意几个方面：一要确保服务资源的全性面。即对所提供的信息服务要全面、完整，确保帮助医院用户全面了解相关领域内的发展动态和研究进展。二要确保服务资源的准确性。要去伪存真，去粗取精，提供准确可靠的信息资源。三要确保服务资源的连续性。要做好信息资源的动态化、连续化跟踪和管理，确保档案信息资源的完整性和可参考性。四要确保服务资源的及时性。确保提供信息知识资源可用、可靠。3.支撑体系的人才资源队伍。人才是实现医院发展的根本原动力，也是医院档案信息服务的重要支撑，可以说是服务体系的灵魂。医院档案信息服务人员的素质和能力直接决定着档案信息服务的质量和水平。基于知识管理的医院档案信息服务体系能否构建成功，能否实现其价值，发挥其作用，关键是有一支高素质的档案信息服务人才队伍，这是由医院档案信息服务的性质和任务所决定的。医院档案信息服务人员要在医院档案与临床和科研工作之间建立直接的联系，了解医院档案工作对临床和科研工作的影响，并分享临床和科研工作的成果。同时要着力建设档案人才队伍：一方面，要不断汲取并充实人才队伍；要从人才引进及人才开发两个途径，一是选拔优秀人才到档案服务队伍中去。二是加强人才培养，通过多种途径的培训与继续教育，进一步提高人才队伍工作技能和业务水平。另一方面，要建设合理高效的档案管理人才结构，形成合理的人才梯队，为档案信息服务工作提供长期可靠的人才保障。（三）服务输出体系。基于知识管理视角下的医院档案信息服务体系，虽有传统服务的成分，但更多的是高效的网络化、数字化、知识化信息服务。它表现为三个方面：一是服务资源的数字化、虚拟化。二是服务内容向知识多样化发展。为医院用户所提供的服务不仅仅是档案信息线索，更重要的是提供解决问题所需的知识化单元信息。三是服务模式向个性化、主动化发展。医院档案服务机构要有针对性主动地为用户提供有关服务。四是服务环境开放化、多渠道化。医院档案服务从传统的封闭转变成开放式的空间，最大限度地拓展了医院档案信息交流与服务模式。1.服务方式。知识管理视角下的医院档案信息服务以“主次相依、多层次结合”为服务理念。主要包括四种类型的服务方式：一是直接型档案信息服务，包括提供原始性的医院档案信息材料，以及经过加工的二、三次档案信息材料。二是特色型档案服务，如专题档案信息汇报等。三是延续型的档案服务，如某一专题的科研档案信息资料。四是知识型档案服务，它是将医院档案信息转化为知识后提供的一种知识化档案信息服务。2.服务途径。知识管理视角下医院档案信息化服务途径主要是指服务提供者与用户之间的沟通交流方式。概括来说主要通过两个途径：一是直接交流服务，主要是通过面对面、电子化通信手段等方式进行的即时交流。这种方式提供的服务是最直接的，不需要经过多层次加工的服务，通常提供的服务准确性和及时性能够得到保证。二是间接交流服务，这种服务方式所提供的服务一般是需要经过多层次加工的服务，通常所提供的信息服务更为完整和全面，服务质量和水平也较高，但在及时性方面有一定弊端。

四、研究小结

档案管理与档案服务篇9

关键词:社区服务;档案管理;探究;措施

社区服务中心与人们的生活息息相关，社区服务中心的档案不仅真实记录着社区服务中心成立以来的发展过程，也记录着社区服务中心在各个领域获得的建设成绩。加强对社区服务中心档案的管理工作，可以有效地促进社区服务中心的建设，提高人们的生活质量。

1社区服务中心档案管理的意义

将社区活动中具有一定存在意义的信息，通过文字、图像、图表、声音等方式记录下来的承载体即为档案。社区服务中心的档案又可以分为基础设施档案、财务档案、声像图片档案、文书档案以及科研技术档案等，主要对社区服务中心的医疗、文化活动、教育、私法援助以及社区服务中心的发展等状况进行反映。社区服务中心从事的工作具有长期性、复杂性，工作的主要目标就是帮助人们克服人与人、人与社会间的问题。社区服务中心的工作已经逐步涉及人们日常生活的各个领域，社区服务中心档案所面对的对象以及档案的内容也随之扩展。社区服务中心在开展有关的工作或者活动前，通过社区档案对社区居民的真实情况进行了解和分析，有利于工作或者活动的顺利开展，同时将此次的工作或者活动的情况进行记录并整理归入档案，为下次提供参考意见。社区服务中心档案管理工作就是通过社区人民的有关信息进行活动的组织，促进社区人民的交流沟通，达到服务与社区人民的目的。

2社区服务中心档案管理的基本现状

2.1档案管理人员的档案管理意识不足

在我国目前社区服务中心档案管理的实际工作过程中，相关的管理人员以及一些基层的工作人员都或多或少地对档案管理存在不够重视问题，大部分的工作人员将记录、整理、登记、装订等内容当做是档案管理工作的主要内容，并不会主动地对相关的材料进行积极的收集，同时对于档案内容书写的是否规范也并不重视，导致社区服务中心的档案记录出现书写内容不规范、记录内容不完整或者不准确等现象的出现。

2.2档案管理的体系和管理制度不完善

由于我国社区服务中心的起步较晚，社区服务中心的工作人员多为基层单位选派的新手，档案管理的业务能力不强，没有建立起完善的档案管理体系和管理制度，导致档案管理工作人员在进行档案资料的采集、整合、分类、归档等工作过程中出现操作不规范的现象。很多有价值、有意义的文件材料没有专门的档案管理人员进行收集和整理，无法及时地建档、存档，导致档案管理工作在材料数据收集方面的工作效率不高。

2.3档案管理的硬件设施不健全

社区服务中心的管理者对档案管理工作的不重视，在档案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以说很少，导致社区服务中心档案管理的硬件基础设施不够健全。社区服务中心的管理负责人除了为档案管理工作中提供一定的档案室、档案架和其他所必须拥有的办公用品之外，再没有其他办公条件建设。

2.4档案管理的方式过于陈旧且人员不足

社区服务中心是基层服务的公共组织，进行办公的地点和人力都十分的有限，导致档案的存储空间有限、档案管理人员不足。许多社区服务中心的档案工作人员年龄出现老化现象，由于工作人员文化水平较低，没有掌握足够的专业管理技巧，社区服务中心档案管理的工作方式还沿用传统的管理方式，以纸质版为主，无法跟上信息时代的脚步，档案管理的方式过于陈旧。使用纸质的材料作为档案信息的承载体，不仅不利于资料的保存，资料本身也容易被篡改和泄露，社区居民的隐私受到威胁。许多档案管理的工作人员对建档后的维护工作不够重视，导致许多档案资料在建档后出现破损、丢失等现象。

3社区服务中心档案管理的完善措施

3.1加强宣传，提高档案管理人员的管理意识

在社区服务中心档案管理的工作过程中，应通过各种宣传手段，不断提高档案管理人员以及基层工作人员的管理意识，促使其综合素质的提高，使得管理者可以采用更为有效的管理方法管理社区服务中心的档案工作，保证社区服务中心档案管理工作逐渐呈现规范化、科学化的发展趋势，进而对档案资料的科学性、完整性、系统性以及连续性提供有力的保障，避免在档案管理过程中出现档案凌乱、丢失以及损坏等现象。例如，可以通过组织社区服务中心的全体工作人参与到关于《中华人民共和国档案法》的学习教育与宣传活动中，提高社区服务中心全体工作人员的档案观念，促进社区服务中心档案管理工作的有效开展。也可以通过对社区服务中心档案管理人员以及基层工作人员进行定期的培训，提高管理人员以及基层工作人员对档案管理工作的意识和重视程度。对档案工作人员的日常的管理工作进行不定时、突击性的检查，并依据相关的管理制度对档案工作人员的进行奖励或者批评，以完善的奖惩制度鞭策档案工作人员不断进步，进而提升其整体的职业素质。通过加强宣传，不断提高社区档案管理人员的管理意识，可以有效促进档案管理理念的不断创新，进而使得社区服务中心档案管理工作的工作质量不断提升。

3.2建立完善的档案管理体系和管理制度

在社区服务中心档案管理工作的实施过程中，通过建立完善的档案管理体系和管理制度，可以保障社区服务中心档案管理工作的规范性、全面性，有益于社会服务中心的建设与发展。社区服务中心的档案管理人员应将管理工作的实际情况与相关的法律法规结合，对档案管理中资料的收集、登记、归档、保管、保密、借阅、移交以及销毁等工作的规章制度进行逐步的完善，保证社区服务中心档案管理工作实现动态化，保证当出现档案受损或丢失等情况时，档案工作人员能够进行及时的补充，进而保证了社区服务中心档案资料的完整性。社区服务中心档案管理工作的针对范围十分的广泛，导致工作内容也相对繁琐得多，因此档案管理工作的责任必须严格落实到社区服务中心的档案管理部门之中，实现社区服务中心档案管理的规范化工作。例如，可以将社区服务中心的档案管理工作归纳到社区服务中心日常的工作会议之中，通过会议明确强调社区服务中心档案管理工作的重要性，将档案管理工作的责任明确落实到具体的部门、个人，使得社区服务中心档案管理工作的责任落实得到保证。社区服务中心可以加强档案管理部门的自我检查工作力度，保证社区服务中心档案管理工作的质量，同时建立相关监管部门和社区居民监督系统，在工作的管理过程中灵活运用法律、经济、行政等管理手段，促进社区服务中心档案管理工作的规范化发展。社区服务中心档案部门以及档案管理的工作人员，在日常的档案管理工作的过程中，也应做好自己分内的工作，使自己的本职工作发挥出应有的工作效果，使得社区服务中心档案管理工作在日常的运行中就保持一定的规范性。

3.3加强档案管理的硬件设施的建设

社区服务中心档案管理工作的硬件设施是开展档案管理工作的基础性保障，在社区服务中心档案管理工作的实施过程在中，应加强硬件设施的建设情况。档案的存储库房应具备防尘、防潮、防虫、防光、防盗、防火、防高温以及防有害气体等设备，设立独立的工作岗位对这些设备进行专门的维护管理工作。对于档案存储库房内的温度和相对湿度进行定时的记录，如果发现库房内温度或者相对湿度的数值发生严重偏离正常数值范围的情况时，要及时展开排除工作并采取积极有效的办法进行处理，降低存储库房内的安全隐患。在社区服务中心的档案管理工作中，还需要配备专门的照相机、摄影机、扫描仪、打印机以及计算机等设备，这些专业的设备可以提升社区服务中心档案管理工作中档案的立卷、检查、查询、编目、统计以及借阅等工作环节的工作效率。

3.4利用信息技术，改善档案管理的方式、解放人力

在信息技术高速发展的当今社会，社区服务中心陈旧的档案管理方式已经无法满足人们的需求，还浪费了一定的人力资源。将信息化的技术手段应用到社区服务中心的档案管理工作中，以电子档案的形式取代传统的纸质版存档的方式，实现社区服务中心档案的电子化管理，一定程度上保证了档案资料的保存效果，也解放了一定的人力资源。电子版的档案与纸质版的档案相比，大大减小了对存储空间和人力的要求。将电子档案以光盘、硬盘等形式进行存储，不仅缩减了存储空间，档案管理人员对档案的维护整理的工作也可以得到最大限度的降低，档案管理人员的精力和时间得到有效的节约，解放了一定的人力资源，且电子档案一定程度上解决了档案保管安全方面的问题。为了信息化档案管理方式的顺利实施，需要对社区服务中心档案管理人员的信息技术进行一定的指导与培训，在其掌握一定的专业技术后，再实行权限分配式的信息化档案管理方式，进而提升档案管理工作人员对工作的积极性，保证档案管理工作的质量和效率。电子化的档案管理方式也使得档案管理工作的管理者可以更加便利地对档案管理工作的工作人员进行监督、指导和考核，例如，电子版的档案管理节省了工作人员大量的工作时间，档案管理的工作人员可以将每一个月、每一个季度以及每一年的管理工作情况进行整体的汇报和总结，方便了上级领导对档案管理工作的指导与监督。

4总结

综上所述，档案管理工作对社区服务中心的建设和发展都有着重要的意义，社区服务中心可以通过增强档案管理人员的档案管理意识、建立完善的管理体系与制度、投入足够的硬件设施并且活用电子信息技术，不断提高社区服务中心档案管理工作的工作质量和效果。

参考文献

[1]高东辉,王思南.社区服务中心档案管理规范化探讨[J].办公室业务,2013(11):179,181.

[2]李素文.乡镇社区卫生服务中心档案管理研究[J].办公室业务,2013(13):196.

[3]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康:学术版,2016(10):293-294.

档案管理与档案服务篇10

（苏州工业园区档案管理中心 苏州 215028）

摘要档案资源整合与服务是我国“十二五”档案事业的工作重点，城建档案是城市建设过程的真实记录，本文将探讨在开发区行政体制下城建档案信息资源整合与利用，同时以苏州工业园区档案馆为例，剖析开发区城建档案资源整合与服务的具体实现。

关键词 城建档案 开发区 资源整合 服务

中图分类号G272 文献标识码B 文章编号150706-7049

城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实体等不同载体的档案。开发区城建档案既是城市化的集中体现，又是城市经济建设的缩影，对城市未来发展具有较高的价值。开发区城建档案工作如何适应开发区高速发展的需要，如何整合发展过程中形成的大量分散的档案信息，如何适应开发区精干、高效的行政部门设置，这需要有效的档案管理模式指导开发区城建档案管理工作的开展。

一、城建档案信息资源整合与服务

国家档案局局长杨冬权于2011年5月接受《中国经济网》采访“十二五”档案事业发展时，文章报道的标题即为“加强服务能力建设，实现档案资源共享”，并提出“我们将树立‘大档案’的观念，抓紧制定法规，加强文件归档工作，加强档案接收进馆工作，加强档案收集工作，加大档案资源整合力度”。档案资源整合与服务已经成为我国“十二五”档案工作创新的重要内容。

1、城建档案信息资源整合与服务的内涵

目前对城建档案资源整合存在许多定义和理解，但需从资源整合的本质去理解。资源整合实质就是优化资源配置，达到1+1大于2效果。城建档案资源整合不是简单地将分散的规划、建设、竣工档案集中管理，而是通过对档案机构和档案资源配置优化，从而提升档案服务功能。同时，城建档案信息资源整合与服务相辅相成，档案服务是城建档案信息资源整合的目的，亦是档案资源整合的动力。

2、城建档案信息资源整合与服务的内容

城建档案信息资源整合主要包括机构整合、资源整合、服务整合和人才整合。机构整合是资源整合的基础，资源整合是服务整合的基础。

(1)机构整合

任何改革是否成功要看此项改革是否能够推动这项事业向更高层次迈进，广东的顺德和深圳、上海浦东、安徽和县等地在整合当地档案资源、改革档案管理模式等方面迈．出了成功的步伐，他们改革的共同点在于建立一个“归属明晰、门类齐全、服务高效”的国家档案资源管理机构，改革我国档案管理体制和机制，即从体制上实现档案工作机构归并，并建立与之相适应的档案管理机制。

(2)资源整合

城建档案信息资源整合包括与档案实体和档案信息有关的多方资源整合。包括硬件资源整合、软件资源整合、档案信息资源和人才资源整合。

①硬件资源整合

包括城建档案馆建筑整合、恒温恒湿档案库房整合、监控与智能设备整合、数字档案馆设备和档案实体等整合。通过硬件资源的整合，可让行政区域内的档案实体得到最好的保管。

②软件资源整合

软件资源整合主要指构建统一的数字档案馆软件平台，包括数据库软件、数字档案馆应用软件等整合。通过软件资源整合，达到减少软件重复开发等问题。

③档案信息资源整合

城建档案信息资源整合主要指相同或异构数据库的档案数据整合，实现对电子图纸、声像、视频等档案数据集中保管。

(3)服务整合

开发区城建档案对城市规划、经济开发、交通布局、节能环保等领域具有重要作用，通过档案资源整合，可向公众提供“一站式”档案利用服务，从而提升档案服务水平和服务效率。

(4)人才整合

档案机构整合、资源整合与服务整合是否成功的关健是人才整合，通过对不同专业人才整合，可以达到优势互补的效应。二、开发区城建档案信息资源整合与服务存在的不足与缺陷

1、城建档案分散，权责不明

城建档案信息资源整合不仅包括传统与城市建设相关的责任部门的文书档案，还包括各种载体的电子图纸、声像档案、视频档案的专业城建档案，使得多头、分散的专业档案集中、统一管理。但目前城建档案还分散在规划、国土资源、消防、质检、交通等部门，受到部门保护、部门利益的钳制，各部门还未就城建档案信息的统一达成一致，开发区管委会体制的“简单灵活”和“一站式服务”不能极好线。使得城建档案信息资源的统一管理面临着信息孤岛和信息壁垒的问题，在查档和使用过程中，档案调度难度大，信息服务不尽如人意。

2、城建档案信息资源利用率低

城建档案涉及到建筑、市政、交通、人防、园林风景等领域，对城市规划、交通布局、节能环保、旅游资源开发等具有重要参考意义。而开发区的城建档案相较于普通城建档案，具有档案信息量大，信息增长速度快、信息价值量高、档案信息时效性强等特点，对智慧城市建设、区域经济一体化和国家经济规划布局有举足轻重的作用。然而社会组织、企业和个人，还未意识到开发区城建档案的价值，造成档案信息资源利用率较低，价值属性不能完全体现。

3、信息化程度不高，服务意识淡薄

信息化建设对于提高城建档案利用率，增强档案利用效率，加强城建档案馆资源配置，促进档案事业的发展有重要意义，然而目前，大部分城建档案管理部门的信息化建设程度不高，给档案信息资源整合造成极大阻碍。同时很多城建档案馆片面关注档案的收集整理，还没有树立档案信息的整合性服务意识，导致目前城建档案工作还停留在城建档案的保管上，缺乏对城建档案信息资源的编研整合以及信息化。

三、苏州工业园区“SIP模式”档案资源共享与服务

苏州工业园区（简称SIP或园区）为苏州市所辖的部级经济技术开发区和县级行政管理区，于1994年4月经国务院批准为中国和新加坡合作建设的开发区。苏州工业园区档案管理中心于2007年7月成立，主管本行政区域内的档案事业，是集中保存、管理苏州工业园区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。目前增挂“苏州工业园区档案馆”和“苏州工业园区城建档案馆”两块牌子。

苏州工业园区城建档案馆以园区档案管理中心为主导，借助新建档案馆舍之机遇，将辖区内规划、土地资源、消防、质检等各部门的城建相关档案集中到园区档案馆，成功实现了园区城建档案资源的整合。

1、苏州工业园区档案资源整合与服务

城建档案信息资源整合主要通过机构整合、硬件整合、软件整合、数据整合和人才整合实现档案资源整合，它不仅仅是在物理形态上实现了档案馆对本行政区域内档案的集中，更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。苏州工业园区档案管理中心借助数字档案馆信息平台，进行线上线下双重管理，成功实现了档案资源的整合，并对外提供先进、优质的档案服务。

(1)机构整合

为适应开发区的机构精简，园区成立之初档案暂时由园区建设规划局下属机构整理保管建设档案，管委会下属机构整理保管文书档案。但随着园区快速发展，城建档案、拆迁档案、环保档案等其他门类档案日益增多，园区于2007年正式成立园区档案管理中心这家唯一的行政管理机构，主管园区范围内的所有档案工作。先后了《苏州工业园区建设工程声像档案拍摄、整理、归档指导规范》、《苏州工业园区城建档案管理规定》、《苏州工业园区建设工程竣工图纸质及电子档案归档整理规则》、《苏州工业园区建设工程竣工档案的编制及报送办法》等指导性文件。

(2)资源整合

①档案馆资源、库房、档案实体等硬件资源整合

园区2008年5月开工建设高标准档案综合大厦，总建筑面积约8.2万平方米，建设标准是“建成国家一流的档案馆”，设计库房储藏规模150万卷。档案馆内配置了智能密集架、智能小车、风淋系统、消毒设备、安全监控设备、自动报警和灭火设备、温湿度测量与调控设备等具有国内一流水平的先进设施设备，为档案的安全保管、科学管理、提升服务创造了优越的条件。因此，园区范围内所有门类永久保存档案都能共享到最先进的档案管理设施。对于查档要求频繁的房产档案等不实行物理归档，实现逻辑归档，也体现了档案资源整合的灵活性和多样性。

从城建档案角度收录了立项申报及批准文件、国有土地使用证、各部门（消防、劳动．环保）审核批复等前期文件，还有电子图纸CAD和声像、视频档案，形成了各类档案统一管理与保存，有效地实现了档案资源的整合。

②园区数字档案馆信息平台整合

园区于2010年起开发了数字档案馆信息平台，建立了覆盖全区的档案管理网络，实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。该平台集成技术先进，采用了SOA企业服务总线平台进行系统的集成和构建，为城建档案利用和平台扩展提供了底层技术支持平台，方便实现业务系统和自建档案系统的接口对接。该平台将档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、CIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块集成整合在一起，通过一个平台不同用户根据自身权限可以使用不同应用系统。

③档案信息资源整合

园区档案中心多门类数字资源整合实现了多赢，不仅减少了立档单位在软件开发或购买以及后期维护的费用，同时也方便了档案中心对数字档案进行时时维护和利用。用户在档案大厅可以登录系统检索所需档案，档案中心则通过数字档案数据库可对数字档案信息进行统一管理，保证了档案工作的效率和档案安全。

④服务整合

园区档案管理中心依托数字档案信息平台在实现应用系统集成的同时亦成功实现了用户的分类和整合，该用户包括档案中心、公众用户、立档单位、服务公司等，这些用户必须通过该平台才能实现自己的档案行为。公众用户通过该系统可以查阅自己需要的档案信息；立档单位通过该系统可以建立自己的虚拟档案室，向档案中心提出报建申请并可时时录入数字档案信息；档案中心通过该系统可以管理数字档案信息，实现档案权限分配，跟踪项目进展等．

⑤人才整合

园区档案管理中心目前集合了众多档案专业及相关专业人才，具体包括档案、建筑、计算机、信息管理、编研、写作、摄影摄像等多方面专业人才。完全达到各门档案资源管理的人才需求。

2、苏州工业园区资源整合与服务的“SIP模式”应用

“SIP模式”在苏州工业园区档案管理中心得到了充分应用，归纳起来为：

一个中心、一套班子、一个平台：苏州工业园区档案管理中心、中心员工、信息平台。

两块牌子：苏州工业园区档案馆、苏州工业园区城建档案馆。

四项整合：机构整合、资源整合、服务整合、人才整合。

八个功能模块：档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、GIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块。