电子化档案管理方案十篇

电子化档案管理方案篇1

[关键词]单位；档案管理；现代化；电子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技术迅速发展的情况下，档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题，对于单位档案管理人员来讲，必须结合当前时展需求，创新档案管理方式，最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。 

1 档案管理现代化和电子化发展的必要性 

档案中详细记录着单位的日常工作，对于单位工作效率及工作总结具有重要作用，因此，档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平，实现档案管理的现代化及电子化发展，则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说，也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息，显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中，电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来，并能及时依照实际工作需求，选择相应功能键从而选择信息，有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改，和传统纸质档案相比具有一定便捷性。 

2 我国单位档案管理中的弊端 

我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法，档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先，档案管理不够规范，例如，工作人员在处理电子档案过程中，由于电子档案体积小、携带方便，导致工作人员忽视档案信息安全性，档案管理工作存在较大随意性，加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案，不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能，一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失，给单位带来严重损失。从这一点上来看，提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义，要不断强化工作人员业务培养，提高工作人员档案信息管理意识，加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。 

以上重点分析的是电子档案安全问题，其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致，另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进，电子存储设备更新速度慢，因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低，信息处理速度较慢，影响电子档案信息处理的工作效率。另外，如果在计算机应用中，没有及时更新软件，也会导致档案数据出现各种各样的错误，影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题，一方面需要提高管理人员的安全意识，另一方面需要加强电子档案的设备管理，及时更新相应设备，提高电子档案信息处理的速度及管理质量。 

3 单位档案管理现代化和电子化发展策略 

信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一，基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式，提高档案管理质量及效率，实现档案管理的现代化及电子化发展路径，促进单位档案管理的创新发展。 

3.1 建立健全档案管理制度，提升工作人员专业素养 

档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异，在培训及教育工作中需要因材施教，可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作，严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲，首先需要给管理工作人员提供学习机会，提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中，要最大化地学习新理论及新技术，并积极改善工作人员的传统理念，引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲，则需要实现自身管理水平及手段的改革，首先要构建完善的档案管理制度，明确档案管理工作人员的具体工作，并落实相关责任，确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外，要加大培训力度，定期考核工作人员的综合素质及专业技能，确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性，掌握相应管理技能，促进电子档案管理的发展。 

档案管理工作不仅涉及管理的专业知识，还涉及很多其他学科知识，如哲学、历史学以及心理学等知识，因此，在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训，还要注重对其他学科知识的摄取，促进其知识面的更新。另外，新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中，对工作人员的技术水平有了很高的要求，很多人甚至连电脑都不能熟练运用，难以满足新形势下档案管理工作的要求，因此，必须加强培训，为档案管理工作提供保障。 

3.2 通过计算机管理档案资料库房 

在档案资料管理中，可以加大计算机技术应用，实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度，加大计算机技术在库房资料管理中的应用，以提高档案保存管理工作效率，提高资料库房管理的安全性。 

3.3 实现档案保存和查询的电子化和现代化 

在信息化及网络技术发展进程中，档案管理工作既面临巨大挑战，同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求，在日益增长的档案信息管理中，必须加大现代技术应用，加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强，对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能，再加上相应的综合素质，才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂，劳动强度大，加之档案数量越来越多，工作人员面临着很大压力，而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率，节省人力、物力资源，节约时间。其信息化和智能化的特点，能有效减少工作人员的手工操作，充分发挥技术优势，使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化，促进资源的合理利用，提高档案管理工作效率，并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用，使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中，首先管理人员要整理档案内容，确定无误后即可录入，并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式，便于保存，同时还能提高档案资料的查询速度。 

3.4 构建档案管理网络系统 

在档案管理工作中，想要有效实现其工作的现代化及电子化转变，必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率，同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中，管理技术的动态化发展，进一步促进了档案管理工作的不断创新。 

4 结 语 

单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化，以满足时展需求，实现档案管理的现代化和电子化，有效开展基层单位档案管理工作，为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上，分析当前单位档案管理存在的弊端，并提出相应的解决办法，以供参考。 

主要参考文献 

[1]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场，2015（28）. 

[2]朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].才智，2014（36）. 

[3]李丽鑫.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].城市建设理论研究，2015（21）. 

[4]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012（2）. 

[5]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报，2010（3）. 

电子化档案管理方案篇2

关键词：工人文化宫 传统档案 电子档案 档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0041-01

前言

在建设中国特色社会主义社会的过程中，文化工作是非常重要的组成部分，对于提升人民群众的精神文明素质有着积极的影响。工人文化宫作为一种公益性的文化事业单位，在传播文化的过程中发挥着至关重要的作用，是构建精神文明社会的重要组织部门，具有一套完整的公共文化体系，对于我国文化事业的建设方面有一定的促进作用。由此可见，加强对工人文化宫的档案管理是非常必要的。随着科学技术的飞速发展，电子档案已经成为工人文化宫档案管理的必然趋势。

一、传统档案管理与电子档案管理之间的异同

1.传统档案管理与电子档案管理的联系

1.1电子档案的形成建立在传统档案的基础之上

随着科学技术的飞速发展，电子化信息资源在档案管理中的应用已经比较常见，但是，电子化信息资源的使用仍然需要传统档案的支持。档案的信息资源不会自己进入到网络当中，而是通过电子的形式传输到网络当中，然后在传统档案的基础之上作出进一步的加工与整理，形成电子档案在网上使用。

1.2电子档案进一步扩大了传统档案的信息资源

网络的储存空间非常大，能够将各种类型的档案资料全部收集在其中，有关人员随时都能够在网上查阅到自己需要的档案。而且，利用资源的共享还能够实现互助互利的目标，为电子档案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宫的工作人员还能够利用电子档案调出实体档案的所在地，然后进行直接获取，与传统档案管理相比节省了更多的时间，是电子档案与传统档案的完美结合[1]。

2.传统档案管理与电子档案管理的区别

传统档案与电子档案管理的区别主要表现在三个方面，分别是归档时限不同、查询方式不同、保管方式不同。从归档时限的角度来看，电子档案可以在文件办理结案后进行归档，也可以在某一特定的时间周期内进行统一的归档，归档后通过网络传输到有关管理部门进行统一归类，避免出现档案遗漏、档案丢失的情况发生。从查询方式的角度来看，电子档案只要在条件允许的情况下，就能够随时对档案进行查询和复制，方便调档。而传统档案管理需要根据记录进行档案位置的查询，在查询的过程中浪费了很多时间，不利于其他工作的顺利进行。从保管方式的角度来看，电子档案可以通过网络数据库和存储载体的方式进行保管，在经历多年之后必然会发生老化的现象，从而影响了存储载体中的内容。而且，现代科学技术的发展非常迅猛，计算机更新的速度非常快，在更新的过程中也不能避免对电子档案造成一定的威胁。但是，传统档案管理有效的改善了这一问题，纸制品的备份更加易于保存，即使重新录入也不会因为档案丢失的情况而无法进行[2]。

二、提升工人文化宫电子档案管理的手段

1.加强对电子文件的收集与整理

档案收集是档案管理的基础工作，为工人文化宫后续的档案管理工作提供了更加全面的参考信息，是档案管理真实性与准确性的基本保障。像是工人文化宫的历史档案、业务档案的管理都需要建立在档案资料收集的基础之上，从而更好的进行这些档案的查阅与利用。而从工人文化宫电子档案管理的角度来看，也应该将电子文件资料的收集作为档案管理的基础工作，像是收集工人文化宫举办活动的电子文件资料、收集工人文化宫历史电子档案资料等。但是，在进行电子文件的收集过程中，要注意收集方法、收集要求和收集范围的使用与规定，与传统档案管理相比，电子档案管理中的文件收集还是存在一定的差异性[3]。

2.积极使用现代化的归档管理手段

工人文化宫电子文件的归档主要就是指对电子文件的整理，根据电子文件中的内容确定其属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，为电子文件的长期保存提供了便利。工人文化宫电子文件的归档方法需要根据其电子文件的产生条件来确定，如果工人文化宫有计算机网络系统，就可以通过电子数据库的形式对电子文件进行归档；如果工人文化宫是以存储载体的形式对电子文件进行保存，就需要进行相应的辅助工作与认证工作，结合传统档案进行电子文件的归档。

3.健全子档案管理审核制度

健全电子档案管理审核制度是确保工人文化宫档案管理质量的重要手段，一套完整的电子档案审核制度能够为工人文化宫档案管理的有效性提供基本保障，对于中国特色社会主义社会的构建有一定的帮助。工人文化宫应该积极的进行电子档案管理审核制度的完善与创新，定期进行工人文化宫的文书部门和档案部门的检查与管理，一旦在检查的过程中发现任何问题，要按照电子档案审核制度中的规程进行严格的而处理，确保工人文化宫电子文件资料的完整性与真实性，全面推动工人文化宫档案管理的规范化发展[4]。

结论

综上分析可知，工人文化宫的档案管理相比于一般部门的档案管理来说具有一定的特殊性，在档案管理的过程中涉及到的文件资料比较全面，不仅涉及到对工人文化宫举办活动的档案进行管理，还需要对职工档案和工会档案进行管理。打破传统的档案管理模式，采用电子档案的方式进行档案管理，对于提升工人文化宫档案管理的质量和效率方面有很大的帮助，在节约时间、空间上也有着积极的意义。

参考文献

[1]陈芳.工人文化宫传统档案与电子档案管理之我见[J].科技风，2016，（17）：205.

[2]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013，（05）：119-120.

[3]方芳，李书锦，姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011，（02）：138-140.

电子化档案管理方案篇3

关键词： 电子文件； 档案化； 管理

中图分类号： G271文献标识码： A 文章编号：1009-8631（2010）06-0187-01

近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

一、电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时、可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

电子化档案管理方案篇4

关键词：电子档案;电子档案管理;电子档案利用

电子档案是通过计算机技术将各种具有保存价值和重要性的文档进行电子归档和分类，通过计算机手段进行对各种数据的保存模式。在当前的日程工作中，电子档案已成为各个部门各个企业进行档案管理的主要手段，更是当前档案管理部门研究的重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但是由于电子档案在管理的过程中其各种手段和理念的不同造成管理方式的不同，使得管理中出现了各种问题和缺陷。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案管理对于各个单位和企业来说都是一个新鲜的事物，是一个新型的技术产物，是信息化技术与计算机科学技术结合生成的一套完整性，系统化的工作流程和管理方法。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，在管理的过程中要完成有传统管理理念相当前先进的电子档案模式转变的过程，下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。

2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量

加强电子档案管理有利于档案在分裂与整理过程中实现快捷的管理过程，提高管理效率，降低人工成本。有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，由于计算机数据在统计和整理过程中运行速度快，能容量大，使得在电子档案管理过程中能够储存诸多的档案信息，以便于日后查找过程中的需求。

3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。

3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。

4、加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

电子化档案管理方案篇5

关键词： 金融电子档案； 管理制度； 数字化； 信息安全

中图分类号： G275文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）02-0095-01

一、建立电子文件档案管理制度

对办公自动化系统中的电子文件归档和电子档案管理工作提出相关要求，逐步实现电子文件的实时物理归档与移交，以确保电子档案的真实、完整、有效与安全，适时开展电子文件的网上接收工作。对传统纸质档案，进行电子档案化处理；对部分仍须留存纸质档案的，同时以拍照、扫描等方式归入电子档案，同时必须明确文书、科技、声像、实物等档案的电子文件格式。

二、开展档案数字化工作

（一）规范电子档案管理

规范数据存储、专用服务器，专人管理，灾备；电子档案的目录著录等管理，促进档案信息资源总量有序增加。完成档案案卷级目录、文件级目录的著录工作，建立完备的数据存储机制，规范档案信息数据格式，实现档案信息无障碍交流。

（二）建立电子档案系统

档案数字化是电子档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成电子档案形式，然后通过互联网进行检索、阅读电子档案。在实现档案数字化管理的前提下，能够在网上查阅没有密级的文件。同时，突出“快捷服务、优质服务”主题，实现档案信息服务网络化，档案信息资源共享，使档案信息化与全行信息化同步协调发展。具体包括以下几点：

第一，要满足总行对全系统档案工作进行垂直管理的要求；第二，实现全行全系统通过网络实现数据共享；第三，为全行全系统统一档案管理标准、规范管理模式，对分行的档案工作进行监控、管理和指导提供有效的工具。第四，能完成档案管理各环节（数据的自动采集、录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等），还具备管理以银行业务为主的多门类档案管理的功能；不仅能管理文本文件，还可管理声像、图片等形式文件的功能。第五、数据库自动定时进行数据库的完整备份，充分保证数据安全售后服务，保障用户对维护、服务、升级等方面的要求

（三）实现电子化办公系统、业务电子化流程系统与档案工作的良好衔接

使办公室处理后的文件材料直接转到档案管理系统，避免重复输入，使档案人员摆脱手工抄写目录等繁琐的工作，节省更多的时间和精力投入到档案利用中，让档案更好地发挥应有的价值。做好电子文件的归档工作，增强文件利用的时效性。要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理，也即做好电子档案的更改补充工作，实行电子档案的同台管理，做好对办公自动化系统和底子档案的无缝对接工作。

（四）电子化档案的运用和保密工作

对档案实行电子化管理之后，应该规范对电子档案的运用，在享受电子化档案带来的方便与快捷的同时，应注重维护系统的安全性以及档案的保密工作。由于电子化档案载体的特殊性和信息的高密度性，电子化档案的运用和保密工作与纸质档案的运用和保密工作有很大区别。

1.载体的安全性。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分复杂，性能不稳定，可能存在档案失真的问题，而且对环境温度、适度、防磁、防机械损伤等条件要求较高。同时由于电子档案具有信息高密度性的特点，对电子档案的运用和保密工作提出了进一步新的要求。

2.传输的安全性。传输的安全性包含两个方面：物理的安全性和管理的安全性。物理的安全性，主要是指电子档案在更大范围得到共享的同时，也面临着无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒的威胁。管理的安全性，则主要是指应对有密级的文件设置相应的浏览权限同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。同时我们应进一步加强计算机管理、身份验证和密匙管理，防止内部信息外流，被不法人员利用，给银行带来不必要的损失。

三、制定统筹规划，确保信息安全

由于银行业务逐步由分业经营转向综合经营，档案的管理类型更加复杂多样，因此我行应提前制定相应措施避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，做到档案工作统筹协调，档案实体相对集中保管，档案信息高度集中管理，统一标准、统一制度、统一监督指导，保证全行的核心信息安全，为总分行提供统一的档案管理平台，办公系统各业务系统紧密结合，实现文档一体化。

档案实体分散保管，数据和服务器集中放在总行，通过多级授权，各分行可以相对独立运行，档案实体分散保管；分行各部门人员直接通过利用授权的身份登录，管理、查询需要的本分行档案，总行可以查看全行档案数据，分行需要查询总行或其他分行数据可以通过被查询单位的临时授权进行查看。其中，档案管理系统可建立多个相对独立的分行、支行的档案子系统，并授权下属机构通过浏览器方式对自己的数据进行管理利用；对于公开档案，全行都可以相互查询，对于档案，需要相互授权才可查询；档案实体由于地域分散，因此还是保持分散保管。档案数字化工作由档案实体所在分行负责。

银行按照现代企业制度的要求对分支机构实行垂直管理。银行档案工作也应顺应银行管理体制改革要求，进一步理顺银行档案工作管理体制，使银行档案工作在银行改革与发展过程中得到切实加强。

电子化档案管理方案篇6

1.与时展相匹配。在我国现代化信息技术高速发展的大环境下，教育领域已经充分引入了这项技术，学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等，而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配，更好地满足时展要求。2.为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响，而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策，那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一，实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合，进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。3.使档案管理效率得到提升。一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等，其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性，这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘，而实现电子档案管理使一些档案变活，档案中的信息能够通过计算机被提取出来，进而使档案管理的效益得到充分发挥，对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。4.全面实现信息资源共享。学校传统档案管理方式主要以纸张为载体，相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高，不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机，相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用，只需要被授权后通过网络调取相关信息，使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作，全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1.电子档案管理的优势。相对于传统档案管理方式来说，电子档案管理不仅具有存储容量大的特点，而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能，而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时，学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改，使系统更能够满足档案使用需要，促进档案管理工作效率的提高。2.电子档案管理的要求。学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求，因为传统档案是纸质的，档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要，不仅需要具备计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件，而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1.档案管理理念存在滞后性。目前，一些学校还没有树立正确的档案管理理念，管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性，对此项工作的进展不太关注，没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求，难以提高档案管理人员的工作积极性。同时，一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面，没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主观能动性较差，难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。2.电子档案管理规章制度有待完善。现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作，努力构建一套较为完善的档案管理系统，并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要，有的学校存在着管理员权限责任不明的情况，一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位，对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意，对电子档案管理效率的提高非常不利。3.对电子档案管理的监管力度不够。一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够，没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管，主要体现在以下几点：第一，学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作，难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，不能使电子档案的价值得以充分发挥；第二，有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题，但是由于缺乏相应的惩罚措施，不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为，这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。4.电子档案管理设施有待进一步优化。电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术，要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够，有的虽然已经构建了电子档案管理系统，但是由于现代化信息技术的不断进步，一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要，而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善，进而使电子档案管理工作效率低下。同时，一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设，没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件，难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫，但是硬件设备存在着老化的情况，难以带动系统运行，如果不及时对这些设备进行更新换代，那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。5.电子档案管理人员的综合素质有待提高。在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下，学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低，不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档，严重影响了此项工作效率。同时，学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知，不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1.树立正确的电子档案管理理念。目前，学校应当积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。2.完善电子档案管理相关规章制度。建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此，各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件，在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先，学校应当对档案管理人员的权责进行明确，给予相关人员管理员权限，一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人，有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时，学校还应当完善电子档案规章制度中的内容，对一些新增的电子档案类型进行准确定位，使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档，进而提高电子档案的管理效率[4]。3.加大对电子档案管理的监督力度。首先，学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与其绩效相挂钩，提高其工作的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施，对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励，树立典型，对于一些工作拖拉的人员要严惩，从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生，进而提升电子档案的管理效率。4.优化电子档案管理设施。学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面，应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善，使系统能够紧跟时展，间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时，学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设，安装和升级杀毒软件和防火墙软件，保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面，学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点，根据实际需要购进一些先进的硬件设备，使硬件设备能够与系统相匹配，为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。5.提高电子档案管理人员的综合素质。学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养，加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时，学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求，不能只看其学历，更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力，尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务，为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

电子化档案管理方案篇7

伴随着科学技术的飞速发展，信息技术已经被人们应用于各个领域，并且慢慢地影响了人们的生活方式和工作方式。信息技术应用于工作之后，极大地提高了人们的工作效率以及工作质量。与此同时，实施档案的现代化管理也是一种必然趋势，档案管理逐渐由传统管理方法向新背景下档案管理方式转变。

一、电子档案管理与纸质档案管理的比较

（一）在归档时间和方式上不同。对于电子档案来讲，需要及时对电子文件进行信息确认和设置密码保护，以保障电子文件在处理和传送中准确无误，并确保接收部门收到的档案是真实并且原始的。对于电子档案的归档来讲，在本文由收集整理处理好文件之后可以随时归档，也可以运用定期归档的方法，将电子文件生成之后由生成部门经过传输的形式移交给档案管理部门，亦可通过备份的形式交给档案管理部门。同时，管理档案部门可给电子档案编排号码以及设置访问权限，方便以后查找利用。

（二）在分类以及编号管理上与传统档案不同。电子档案的分类管理，是在收到档案之后立刻就给接收到的各个文件进行编号，与此同时也会设置好文件的分类号以及档案号，而且在对电子文件归档的时候也会把它的主题词标出来并著录。这样就方便了档案的查找，只要用户有所需档案的文件号码或者关键词，利用检索工具就可以很快地找到，这也方便了档案管理工作人员的管理。

（三）在保管形式上存在不同。传统的档案都是纸制成的，它的载体比较容易出现老化等问题。电子档案也会随着计算机技术的发展出现多个载体，可能会给电子文件的可读性带来一定影响。因此，要尽量使用统一的形式保存，然后根据需要进行恰当的格式转换，方便以后电子文件的使用。

二、电子档案管理中会发生的问题

（一）易出现电子文件被改动的问题。传统的档案被改动会留下痕迹，通过档案的字迹就可以判断出是否被改动过，而电子文件即使被改动也不会留下痕迹。同时，传送或者是接收电子档案时也可能会出现未经授权就被他人改动或者是截走的问题。

（二）对于判断电子档案是否是原稿比较困难。电子文件是在计算机上进行操作的，它可以同时在多个计算机上对同一个电子档案进行演示，这就会出现在不同的时间和地点、不同的档案展示人员所展示的电子档案都是一样的，无法判断出谁的是原始文件，谁的是复印件。

（三）不断地更新电子档案的格式。伴随着信息技术地快速发展，计算机的软件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速变化的电子档案存储格式和结构变化和电子档案最开始的形式也会有一定的不同。目前受技术的束缚，电子档案的签署技术并没有广泛地使用，可能只是在某一个电子档案上进行盖章或者是签名。这就不利于电子文件是否是原件的判断。

三、进一步优化电子档案管的对策

（一）建立电子档案管理制度。重视电子档案的制度建设。第一，要明确电子档案的归档范围。可以根据国家的有关规定，明确电子档案的归档范围。第二，定期对电子文件进行检查。定期对电子文件的信息记录格式及计算机硬件、软件的有效性进行检查；对于已经归档电子文件提供的信息是否准确，有没有病毒的入侵等进行检查；对于归档电子文件是否是完全的、可靠的进行检查；与之有关的软件等是不是已经和电子文件一起归档；电子档案和与之有联系的纸质档案内容以及有关解释说明是否是一样等等。第三，制定一个电子档案管理规定。对于电子文件的管理可以制定一个详细的电子文件接收记录以及电子档案归档制度。对于电子档案的归档，把需要的原件或者是草稿以及必要的软件参数和管理数据一并与最终的电子档案归档，并且做好档案的保存工作，不可以把它们分开来保存。电子档案的载体用统一的格式和规格，把归档的电子档案集中并复制几份，一份供用户查阅使用，一份保存起来。

（二）提高电子档案管理员的专业能力。电子档案管理部应当重视和培养管理员的专业素质和能力，提高电子档案管理水平。电子档案采用的是先进技术，需要档案管理人员具有一定的计算机技术知识以及档案管理知识。因此，在培养电子档案管理人员时，除了需要培养他们文化素养和提高档案管理知识之外，还要对他们进行计算机技术培训。提高电子档案管理人员的专业能力和素养，不仅培养了一些电子档案管理人才，还可以使电子档案管理工作快速发展。

总结：

电子化档案管理方案篇8

[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施

近年来，现代化发展脚步的不断加快，先进的科学技术在多个方面都有涉及。立足于现价段的中专学校档案管理，大多数采用的仍是落后的管理手段。电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面，进行多样化的分类，同时拥有十分强大的保存功能。电子档案管理常见的有以下几种类型：电子图像、电子报表、电子等。电子档案管理，因为其自身功能强大、使用方便的优势，已经逐渐融合到人们的日常办公中，有利于人们更好的开展工作。

一、中专学校电子档案管理现状

现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：

（一）工作过量

立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。

（二）信息化水平过低

现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。

（三）变动量过于频繁

中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。

这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。

二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

三、结语

综上所述，社会处于不断的前进中，电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要。身为一名中专学校的电子档案管理人员，我们要对工作进行归纳，并不断的改革创新，完善电子档案管理在中专学校的应用，切实提高工作质量，强化工作效率，提高电子档案管理的技术含量，保证信息不被盗取、不泄露，为中专学校档案管理作出有利的贡献。

参考文献：

电子化档案管理方案篇9

[关键词]事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。

上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。

提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。

4 结 论

档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。

参考文献：

[1]张红生事业单位档案管理信息化建设问题的讨论[J].活力，2011（23）：48

电子化档案管理方案篇10

关键词：电子档案 优缺点 具体应用

一、电子档案的主要特点

第一，电子档案是数字化形式，信息与载体可以分离。电子文件信息以数字信号方式存在，而非之前的固定实体状态，可以在不同载体之间存在与转换。第二，电子档案对计算机有依赖性。电子文件运用数字代码，需要通过计算机机读与识别，并依靠计算机保证电子文件的可读性与保管性。第三，电子档案信息存储具有快捷、高密度与共享性。电子档案可以利用计算机实现快速、有效、多方位的组合，通过压缩技术增大信息存储容量，并可以根据不同需求进行分类。并且，一份电子档案可以同时被不同地方的不同人使用，增加了其使用价值。第四，电子档案保管条件要求相对较低。电子档案信息的内容与形式相对独立，方便数据更新与修改，可操作性强，对环境的温度与湿度等要求比较低，但纸质转化为电子档案时容易失真。

二、高校电子档案管理的优缺点分析

1.电子档案在高校档案管理中的优势

（1）电子档案利用计算机高效的处理能力，可以提高工作效率。通过采用计算机技术对资料进行收集、存储、分类、统计与查阅等处理，相较于传统的人工档案管理工作，不仅可以节约大量的人力物力，而且可以减少疏漏错误，提高信息的准确性与可靠性。

（2）电子档案可以通过电子文档方式存储，实现信息的交流与共享。传统的纸质档案调档麻烦、繁琐，文件查找困难，信息的共享、调度与更新效率很低。通过电子档案管理，不仅可以利用办公自动化软件实现高效的体系管理、索引灵活方便、查找快速简便，而且可以根据不同的需求进行分类、排序与查找等，从而使文档管理与调度更加简便。

（3）电子档案文件的传输速度与安全性高。电子档案读写速度很快，远远超越传统书写方法，且存储信息的空间大。电子档案可以实现信息资源共享与传递，可以提高文件的安全性与时效性。而且，电子档案保存形式较之纸质文档要求低，具有很强的稳定性。

2.电子档案在高校档案管理中存在的问题

（1）电子档案存储的安全性存有隐患。由于电子档案存储量大，且读写速度快，如果丢失或者被盗，受损失程度远超过传统的方式。如果一些学校对电子档案管理不善，存有删改的风险，也可能因为计算机的问题导致电子信息丢失、被修改或被盗等。鉴于高校保管的档案大多是教职工与学生的重要信息，安全问题必须重视。而且，电子文档采用统一字体与标识，不利于分辨真假。

（2）管理方式相对落后，管理机构不够健全。现阶段我国高校电子档案管理没有实现真正的电子信息化，仍然存在采用手工操作的部分，管理方式落后，难以满足社会需求，影响工作效率，不利于教育事业的长期发展。且不少高校管理机构不够完善，缺乏必要的电子档案管理机构，导致电子归档与保管不能符合档案管理的要求，欠缺规范化，容易影响档案管理的质量。

（3）管理人员素质亟待提高。目前不少高校对档案管理工作人员重视程度不够，不注重对其进行培训，存在电子档案管理人员素质不够高、专业知识欠缺现象。且存在不少高龄档案管理人员，对电脑知识不熟悉，只起到保管作用，不利于电子档案价值的实现。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

1.加强电子档案存储及计算机的安全

首先应加强电子档案存储设备的安全，采用有密级要求的归档电子文件，注重对软件、硬件进行升级更新与维护，检查其存在状态是否良好，并注意对电子档案进行备份。平时工作过程注意防磁、防划伤等，保证电子信息的完整与安全。其次是加大电子档案防火墙的保护，利用身份验证、数字签名、病毒防护等保证电子档案的完整与安全，注重改进现代化存储手段，加强电子文档在存储、传输与保管等方面的保密与安全，努力提高安全水平。

2.强化规范操作流程，完善管理机构

首先应注意采用适合本校的电子档案管理系统，并规范操作流程，减少操作失误与风险。运用手工方式已不能满足现代高校的发展，加强电子信息管理，充分利用网络资源，提高工作效率。其次建立健全电子档案管理机构，从电子归档到电子档案保管过程都应严格按照制度规定进行操作，以提高电子档案的质量。

3.加强培训，提高档案管理人员综合素质

加强对档案管理人员的培训，提高其专业知识与业务水平，使其掌握计算机网络技术，转变传统管理观念。重视档案管理作用，努力提高管理人员的文化水平，规范工作标准，实行集中管理，提高管理人员的队伍素质，以利于实现电子档案管理的作用。

参考文献：