公司档案如何管理范文

导语：如何才能写好一篇公司档案如何管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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摘要：随着电力的飞速发展和电力改革的不断深化，档案管理工作也随着发生了变化，面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得尤为重要，论述如何做好县级供电公司档案管理工作，更深入了解并做好档案管理工作。

关键词：档案管理；问题；对策

Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.

Keywords: file management; Problem; countermeasures

0县级供电公司档案管理现状

县级供电企业的档案管理工作由于意识不强、制度不健全、人员配置不到位等原因，造成档案管理工作处于被动、滞后散乱、无人管理的状态，致使企业档案有效资源的开发与利用受到限制。

1 当前县级供电公司档案管理存在的问题

（1）档案意识不强。档案的经济效益具有潜在性，它为企业创造的经济效益和社会效益往往无法在当年体现，常常是间接或若干年后开始逐渐显现。因此，档案工作在一定程度上很难得到领导的重视与认可。对档案的重视程度又直接影响到档案机构的设置、人员编制、档案库房的建立、档案保管设施的配置以及档案制度的建立与执行。

（2）档案管理制度不健全。多数县级供电公司制定的档案管理制度不够健全，档案未实行统一管理，有的虽建立了一些管理制度却没有依法遵规，档案管理制度形同虚设，使档案资料的收集、整理长期处于极端被动状态，造成文件资料堆积如山、丢失等现象。

（3）档案人员待遇低、素质参差不齐。由于档案人员待遇低，所以有些县级供电公司配置的档案员素质不高，如经常是将一些老弱病残的放在档案室，有如养老院或身兼数职。

（4）对企业信息化、现代化趋势认识不足。有些县级供电公司领导不能充分认识档案数字化和管理现代化的紧迫性，对企业利用数字档案信息技术可以及时将所需信息进行加工、处理、分析，快速反映，提出应变办法，从而提高企业经济效益相关知识知之甚少，致使数字档案资源管理信息系统在县级供电公司投入使用3年，仍有部分公司没有发挥数字档案的作用，造成档案管理水平严重滞后。

（5）各项规章制度及标准执行不到位。每到检查工作发现问题，追其根源才发现原因为人员对标准制度的学习不到位，理解不透彻。标准制度成了摆在桌子上的摆设。

2做好县级供电企业档案管理的几个途径

（1）领导重视，增强档案意识。加强《档案法》的学习，增强公司干部职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓，与公司业务建设同步规划、同步发展，要大力宣传档案工作，是公司领导、管理者、职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

（2）规范档案管理机制，强化工作责任。建立完善的档案管理三级网络、档案管理办法、“三纳入”、“四参加”、“四同步”等有关档案管理健全档案管理规章制度，是档案管理的关键。明确职责，根据“档案产生部门负责档案整理、移交归档”要求，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

（3）垂直管理，强化培训。在全省电力系统开展各专业进行垂直管理，档案专业也对县公司实施垂直管理，针对县级供电公司档案人员学历、工作能力、综合管理素质等相对较低，进对各县电力公司档案的监督、指导工作。电业局档案人员深入各县市供电公司，切实开展档案调研摸底，采取到电业局档案部门轮岗的办法、现场观摩与现场提问、现场解答进行培训，手把手地教，通过业务指导与培训，增强了档案员的责任感与使命感，提高了档案管理业务水平。

（4）跟踪检查促提升。在档案专业实施垂直管理的过程中，不仅对县级供电公司的档案工作要进行多次指导、培训，还要定期跟踪、督促、检查档案工作的组织建设、信息化建设、制度建立、业务工作、档案工作设施设备等方面的进展。档案的归档率、完整率、准确率是否达到标准，使县电力公司档案工作步入正常运行轨道。

（5）将档案管理工作彻实纳入到企业计划、纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。让管理层人员对档案工作有一个正确的认实，要及时研究解决档案工作中的困难和问题，加大投入，着力解决好现实问题。要认识到档案工作是历史、工作成果的最后沉淀；要认识到归档工作是工作最终完结的一种体现。让领导干部真正重视档案工作，分配足够合理的人力及财力资源，确保档案工作的顺利进行以及提供保障档案安全的环境。

3完善供电企业档案管理工作的几点建议

（1）档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

（2）经过研究，一个主动完成工作的人与被动接受工作的人相比较，工作效率前者是后者2倍，完成结果也是大不相同。主动就是不用别人告诉你，你就能出色地完成工作。次之，就是别人告诉你一次，你就能去做，再次之，就是别人告诉了他们两次，他们才会去做，更次之，就是有些人只有在形势所迫时才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，让各管理人员发挥积极主动性，变“要我做”为“我要做”。在上下同一标准指导下，通过对档案管理工作不断创新使得档案管理工作科学化、规范化。

（3）所有的标准制度都有，但执行的力度却不尽理想。如果对公司下发的标准制度不认真进行学习思考，依然按照老习惯老办法在做工作。公司下发的档案管理制度已非常全面，但做好档案管理工作，不仅仅需要专职档案人员来执行这些制度及标准，更多层面还需要全体员工执行及配合才能达到管理的闭环。管理制度、标准的执行具有“强制性”的特点，要执行达到闭环，需要动用行政手段，将档案管理彻实列入绩效考核条款是保证执行的方法之一，再次就是专职档案人员要严格按照制度执行，对违反标准制度的人员不当“老好人”，通过考核来规范公司人员的档案工作行为，最终使得全公司人员自觉并习惯各类档案管理工作标准制度的执行，使得全公司档案管理工作具有良性循环的氛围。

（4）在档案管理过程中，迎难而上，逐步向信息化、科学化迈进，进一步加强档案的利用，创新利用的方式以达到资源共享的目的，使之与公司整个层面的管理形成合力。

4结束语

县级供电企业通过提高档案管理意识，严格按照国家和上级档案管理要求，认真贯彻落实各项工作标准，加大档案软硬件投入，进一步加强好促进的档案管理工作，方能实现企业档案管理现代化。

参考文献：

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关键词：教学档案 管理 归档 制度

教学档案是学校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录和真实反映。教学档案由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。建立完整的教学档案，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义。

一、教学档案管理的意义

教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。

1.它是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据。

教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又会反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。

2.它是进行教学改革和教学研究的重要依据。

作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要做出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进管理部门及时有效制定出符合本单位实际的相关决策。

3.它是支撑教学评估工作的重要依据。

在教学评估过程中，教学档案是支撑教学评估工作最直接、最坚实的方面，教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办学水平和能力。在教学评估环节，专家主要通过查阅和阅读档案资料，尤其是教学档案的资料来掌握相关的具体情况，如果没有完整、真实和相应的教学档案，将无从佐证教学活动和管理的水平，从而缺乏说服力和实证性。因此，从教学评估的角度来看，教学档案的管理尤为重要。

综上所述，正确认识教学档案的重要作用，努力提升教学档案的管理水平，是当前学校建设和发展的必然。

二、教学档案管理工作的具体展开

教学档案管理工作涉及到教学活动的各个环节，提高教学档案管理工作各个环节的科学性和有效性，将规范具体教学教务工作的展开。

1.教学档案的搜集

教学档案的搜集是教学档案管理工作的前提和基础。教师、学生和教务管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学管理等活动中，形成了诸多具有保存价值的文件资料，如文字、图片、图表、录音、录像等。作为教学档案的管理人员，必须对这些资料进行积极的搜集、整理、分类、归档等，从而做好教学档案的管理工作。同时，作为教学档案管理的相关人员，应合理把握教学文件材料归档的范围，制定相应的教学档案管理计划，力争做到对教学档案的搜集有计划性和实效性。

2.教学档案的归档

在教学档案的管理过程中，应尤其重视教学档案的归档工作。教学档案的整理是一项复杂并细致的工作，同时，在教学档案整理的过程中必须按照严格的标准和要求进行。每份教学档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都需要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码、抄写卷内目录等等。

3.教学档案的保管

教学档案的保管，包括教学档案的保存、借阅、返还等各个环节，因此，必须要根据学校和学院的实际情况，制定相应完善的教学档案管理制度，从而使得具体工作有制度可依、有制度可循。同时，对于教学档案的保管应有专人负责，应尽量挑选政治素质好，且具备一定的教学管理经验的人员从事这项工作。

总之，对于教学档案材料的管理，必须如实反映教学工作和教学管理过程中的各个重要环节，同时应从具体的实际工作出发，遵循其自然规律和逻辑联系，客观体现教学活动自身的特点。

三、加强教学档案管理工作的具体举措

1.建立健全教学档案管理制度。

科学的教学档案管理制度，对加强教学档案管理工作意义重大。具体来说，一方面要根据学校的相关规定和标准，并结合本院系的具体情况，制定相应的各项具体管理制度，如学院的教学档案管理实施细则等。另一方面，要确立档案管理人员的岗位管理制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。当然，教学档案管理工作较为复杂，不能只靠制度，还应有其他相应的管理手段为补充，如通过宣传教学档案归档的重要性，使教职工和学生充分认识档案工作的重要性，进而自觉参加这项工作。这些都可以使教学档案的管理工作朝着更加标准、更加科学的方向发展。

2.加强服务意识，配合教师积极做好归档查档工作。

在教学档案管理的过程中，要积极配合教师做好归档、查档的工作。对于处在教学一线的教师来说，他们提供着教学档案的一手材料，这些材料直接反映教学情况，如让他们切实体会到归档的好处和价值，可以直接提升教学档案管理工作的有效性。如，优秀教师讲稿的汇编、教学经验的总结、教学研究论文的汇总等，都直接反映了教学工作的情况和进展。总之，应充分调动档案管理人员的积极性，提高教学档案管理，从而充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用。

3.提升教学档案管理人员的业务素质和能力。

教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。同时，档案管理人员应具有责任精神和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索教学档案管理工作的规律，从而优化具体的教学档案管理工作。这些对于提升教学档案管理水平，具有重要的意义。

4.提高教学档案管理工作的现代化水平。

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1、组织架构变化对档案工作的影响。按照新《公司法》的要求，改制企业要建立完善的公司治理结构和规范的母子公司体制。与此相适应，国有建筑企业纷纷创立了由股东会、董事会、监事会、经理层组成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集团有限公司)为母公司、以产权关系为纽带管理控股(或全资)子公司的管理体制。与按《企业法》设立的公司相比，全新的公司治理架构必然衍生新的档案资源，产生新的档案需求；全新的母子公司体制也必然带来档案管理体制、档案资源权属相应的变化，带来结构调整和管理传承等方面的一系列课题。

2、产权结构调整对档案工作的影响。国有企业的改制最本质的是产权制度改革，产权清晰是对公司制企业的基本要求。为了做到产权清晰，改制企业必须对原来负无限责任的企业进行清产核资，经中介机构评估后注入新创立的母、子公司。在这个过程中，公司的各原股东应明确各自出资的范围，办理产权过户手续；母子公司之间也要明确注入资产的数额和性质，及时办理产权变更手续。这些资产的评估、确权、过户、变更不仅需要档案部门提供真实可靠的原始依据，而且由于档案是无形资产，需要随公司母体参与产权变更过程。在国有企业实行档案集中统一管理原则下，如何服务企业改制并保证改制前后档案的有机联系，成为档案工作的必然课题。

3、管理关系变革对档案工作的影响。现代企业制度下的公司治理结构和普遍建立的董事会决策、监事会监督、经理层执行的机制彻底改变了原来企业领导机构既是决策者又是执行者的管理关系。如何把决策、监督、执行机构在各自工作过程中产生的档案分门别类地收集、整理、提供利用，成为档案工作遇到的新问题。在新的母、子公司体制下，母公司对子公司已不再是原来意义的行政管理关系，而成为了基于股权管理和政策指引为主的新型管理关系。在行政管理权弱化的情况下，如何保证档案管理的集中统一和齐全完整，也是我们必须考虑的问题。

二、改制后建筑企业档案管理现状的滞后

1、管理力量相对不足。受计划经济体制惯性影响，目前国有建筑企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主，显示不出档案的经济价值和社会价值，因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改造过程中把档案部门作为撤并、精简的首选部门，或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事，使得档案工作的领导力量、作业力量以及其他投入都被弱化。

2、管理方式相对分散。由于建筑施工企业特殊的流动性质，产生档案的项目和负有档案收集、移交责任的生产指挥机构经常变动，散存在项目上的档案资料常因地域和机构人员的变化无法保全。企业改制重组，涉及的产权单位和部门多，相关的程序复杂，所产生的档案资料多家保管、多处存放，极易导致档案资料的流失。

3、管理手段相对落后。在建筑施工企业的档案管理中，虽然不同程度地运用了计算机，但单机应用的情况比较普遍，纸质载体和手工作业为主的管理方式仍占很大比重。

4、管理制度相对缺失。改制后的建筑施工企业，对档案工作提出了一系列的新任务和新要求。如公司治理结构中“三会一层”的档案如何区别管理并保持有机联系、有相关关系但又权属不同的档案如何管理并保证正常利用、母子(分)公司和施工项目上的档案如何集中统一并做到资源共享等，都需要我们认真研究，通过建立规章制度加以规范。

三、建立适应型国有建筑企业档案管理体系

1、恢复健全组织体系，增强档案管理力量。首先，要根据公司治理结构和组织结构的变化，调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍，特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理，消除系统性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢复健全专门的档案管理部门。符合国家档案局关于建立企业档案馆条件的母公司，可以恢复或建立综合档案馆，对全公司的档案工作统一规划、统一管理，并负起日常的指导、监督、检查责任；子公司也要视档案规模设立专门机构。第三，努力提高档案从业人员素质。在进口关要建立档案岗位任职标准，严格按标准选拔学有专长的人员；对现有人员要有计划、有重点地进行自培或送培，更新知识，增长才干。

2、探索新型管理模式，保持档案有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，即全公司的档案工作规划、制度规范和管理标准要统一，但不同权属的档案可以区别管理。对母公司综合档案馆而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将档案定期向母公司档案馆移交；同时对子公司或其他相关单位的有关档案实行目录管控，建立档案的有机联系，实现档案信息资源的共享。其次，对重组演变过程中的档案进行特殊处理。为方便利用，对公司兼并、合并、分立等重组所涉及的企业，具有独立法人资格的存续企业档案仍存原单位，重组过程中形成的档案相关方各存一套，重组后的档案与重组前的档案分库保管，业务上接受母公司档案部门的统一监管；不具有法人资格的存续单位，重组前后的档案全部移交母公司档案部门统一保管；消亡企业的档案按归属主体进行集中和承继。第三，建立责任传导机制，解决档案管理分散问题。由于档案的产生过程不在档案部门，所以要确保改制重组和各个项目上的档案资料能够完整的收集起来，必须把档案的收集、立卷、移交责任进行分解，并明确地传导给参与改制重组的部门和所有项目管理机构，通过责任分解，并与奖惩结合，确保这部分档案的齐全完整。

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一、引言

随着计算机网络信息技术的快速发展,会计工作已由电算化逐步转向了信息化,而会计档案的管理也随着信息化的逐步深入发生了根本性变化,财务人员借助高端信息化手段,建立起了无纸化财务信息共享资源,原来的手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。信息技术的飞跃发展使得传统的档案管理模式已不能适应会计信息化的要求,如何利用和发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用,已成为信息化条件下会计档案电子化管理的重要任务。

中国石油集团公司自2000年重组上市以来,公司财务会计核算便一直采用根据自身特点开发的财务管理信息系统。此后,为进一步提高财务管理水平,提高会计信息的及时性、准确性以及财务报告的质量和效率,降低会计信息生成成本,2008年起中国石油正式启用了会计一级集中核算系统,该系统在为公司经营活动提供强大数据支撑的同时,也使财务管理进一步从核算型向管理型转变,向生产经营过程和决策支持延伸。2009年中国石油又通过整合erp业务集成系统、加油站管理系统、资金管理平台等,使财务数据更趋及时和规范,与此同时,此信息系统产生的会计档案在使用和管理上也与原始的纸质档案有了质的不同。按照四川省公司会计基础工作管理的要求,信息化条件下会计档案的电子化管理还需要进一步改进和规范。

二、会计档案管理现状

中国石油四川销售分公司陆续下发文件,不断规范和优化会计凭证和会计档案管理,采用汇总功能生成erp系统集成的会计凭证,虽然在一定程度上减少了因erp系统、加油站管理系统、资金管理平台与fmis财务系统融合后,财务系统产生的较大记账凭证数量,但总体上会计凭证数量仍然较大。以绵阳销售分公司为例,2011年,每月平均凭证号数达2 821号,虽然经过改进erp销售、成本凭证汇总方式,已从原来的最高4 028号降至1 811号,但凭证数量依然较大;账簿册数已达82本(按300页/本计),仅“其他货币资金”这一科目就达到15本,每年在打印凭证、账簿、报表等档案上都会耗去较多资源。

在实际工作中,由于原始单据与erp系统集成的凭证只能事后匹配,在增加财务人员工作量的同时,也常因原始单据和会计凭证存在一对多的关系,而无法张张凭证对应匹配。虽然按规定仍需打印出纸质档案,但日常查账时,电子档案的高效率早已淘汰了传统的手工翻阅方式,依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为不可替代的常规操作,纸质档案的利用率明显下降。总体而言,省公司的会计档案在管理和利用方面还缺乏系统性、时效性和效益性,在日常经营管理中的作用尚未得到应有的重视,高质量的会计档案信息提供与现实公司管理活动需求的差距正逐渐加大,无论是从微观层面还是宏观层面,会计档案电子化管理都有很大的改进和完善空间。

三、信息化下会计档案管理新特点

信息化会计档案不仅包括传统意义上的纸质档案,而且还包括用计算机以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统,会计档案存储的范围和领域扩大了,但磁性介质对环境依赖性较强,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,因此对使用存放环境要求较高。会计电子档案也不能同纸质档案一样直接翻阅,而是需要在一定的计算机硬件和软件系统中进行使用,对计算机系统依赖性很强,对软件环境系统的配置要求也较为严格。

信息化会计档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、报表制作等,大大提高了会计档案的利用效率,而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合,使会计档案信息资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险,因为以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上的会计档案,极易被通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时,电子档案信息高度集中,给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径,而且电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这就使得会计数据容易失真。

由于电子化会计档案具有明显的优点,同时又存在着不足的一面,如何确保会计电子档案的安全完整,尽可能的发挥其优势,做到“档”尽其用,成为新形势下会计档案管理的重中之重。

四、信息化下会计档案电子化管理的改进

中国石油的会计信息档案备份主要由上级完成,二级公司日常档案管理主要是加强纸质档案管理和提高档案利用水平。为充分发挥会计电子档案的服务功能,四川省公司应重点加强以下几个方面工作:

(一)完善信息化会计档案管理制度

公司应优化内部控制环境,加强风险管理,完善风险管理机制,并建立良好的信息沟通机制,综合分析会计信息化条件下内部控制的成本和效益,降低实施操作成本。目前会计档案信息化程度增强后,省公司对加油站基础资料进行了统一规范,出台了《基于信息化条件下加油站会计基础资料管理规范(试行)》,明确了加油站的会计档案管理流程和管理方法,对于会计档案的管理流程(从凭证、账簿、报表的打印到档案的装订、保管、查阅等),虽然在《财务管理实施细则》中进行了一定程度的规范,但还缺少具体的操作层面的制度规范。因此,应按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》的规定,完善公司会计信息化档案管理制度,包括归档制度、保管制度、借阅制度等,这是保证会计信息系统安全有效的关键所在。

(二)加强会计档案信息网络设施建设

以前会计档案室里从未配备过网络设备,导致财务查账时,只能采用传统方式,先在财务系统中调出账务,找到所需凭证号,再到档案室调取相关凭证资料,这在档案室与财务办公地点距离较远的情况下,十分不便,大大影响工作效率。因此,加强硬件设施建设,及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备,将财务系统与档案存放地点有机结合,可以更加高效快捷的使用会计电子档案。另外,基于档案保管地点与财务人员查询地点的空间性,为便于档案查询,在档案管理室配备相应硬件设备的同时,如果能开发出与中石油财务管理系统数据对接的会计电子档案查询系统,财务人员就可以脱离档案管理人员直接更快地调阅原始档案,提高档案的利用率。

 

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(三)加快数据集成,精简财务档案

目前,fmis系统已经实现了通过erp进行销售数据的自动集成,随着应用的进一步拓展和深入,还将有更多的系统通过数据接口向fmis集成数据。当前,我们必须对各业务操作系统的流程进行再造和细化,使之与实际业务流程尽量完全匹配,确保各业务系统生成的数据达到集成要求。对自动集成到fmis中的数据,只要能直接在相应的信息系统中查询到的,就没有必要再附加原始凭证,只需在凭证摘要或记账说明中注明数据出处,逐步实现原始凭证的电子化,达到精简凭证数量,提高工作效率的目的。

(四)建立会计档案管理信息平台

根据中石油财务纸质档案管理规范,基于现有业务财务信息系统数据和信息单据管理,为了解决当前各个系统单据关联弱、连贯性不强、管理不规范等问题,应建立符合管理人员操作的档案立体、可视、动态、连贯、安全、完整的财务电子档案管理信息平台。通过这个平台,电子档案管理操作简单易学,单据传递可视连贯,信息数据安全保密,权限分配合理规范,会计电子档案完全融于公司经营管理业务之中,同时会计电子档案管理又高度集中,由于直接采用各种电子单据,减少了各类业务的纸质单据。目前公司业务系统与财务系统已经融合,身份认证系统已经部署推广应用,签名与公章全部电子化,这为我们建立和完善会计电子档案的信息化管理打下了基础。

(五)建立有效的风险防范体系,保障电子档案信息安全

通过设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节防止不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保会计信息安全运转。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的会计电子档案的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性。信息化条件下,档案管理更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将档案处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的档案信息统一管理,所以公司必须建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心、建立完整的权限体系,采取内网外网物理隔离、双机热备份等措施来保证数据的安全,同时配备专人负责日常的维护管理。

(六)引入会计电子文件管理系统

为更好地实现档案信息网络化建设,会计档案管理不仅仅限于内部进行一些调整,还必须向前端的会计文件工作扩张,这就使得实现文档一体化的要求尤为迫切。文档一体化并不是一个新的命题,然而在网络环境下其重要性日益彰显,公司如果有条件,可以引入会计档案电子文件管理系统。

这里设想的系统是办公自动化系统与会计档案管理信息系统合二为一的管理软件,这种系统是针对某一个或若干个机构的会计电子文件,从会计电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化为会计电子档案,到会计电子档案的管理与提供利用,到对会计电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对会计文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录会计电子文件的元数据和各种背景信息,能够对会计电子文件和会计电子档案进行管理与提供利用,能够保证会计电子文件与会计电子档案的行政有效性和法律证据性,同时这种系统也能够汇入会计纸质文件等的管理信息并对其进行管理。

五、结论

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关键词：企业档案管理　规章制度　开发档案资源

公司的档案的范围很广，主要包括公司设立，变更的申请，审批，登记和终止后清算等方面的内容；公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料；会计、财务等方面的文件报告；人力管理、法律事务等方面的文件资料；生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料；仪器，设备，科研，技术引进等方面的文件资料；信息，情报和党群组织方面的文件资料；各种声响资料包括：照片档案，影片档案，录影档案，录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。

首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义？包含哪些方面？企业的档案管理内容主要是由两部分组成，一部分是企业档案的行政管理工作内容，另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划，统一制度，监督，指导，组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成，积累，整理和归档的管理，监督，和指导，以及企业档案的收集，整理，保管，统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括，企业文档管理主要包括以下几个方面：收集归档，借阅，获取资源，修改销毁四个方面。

1.档案收集归档

企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的，应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档；另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证，文件的处理手续必须是完备的，如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐；与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件，应当立即退回主管部门；贵重的物品应当退回经办部门，在经过指定保管部门的签收后，才能将文件归档处理；还要建立，健全立卷归档的制度，要确定档案建立的范围，时间和保管的期限；对于一些残缺不齐的档案，应当积极采取措施，将档案收集齐全。

除了完整性之外，档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工，时间，重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。

最后，档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀，对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥，而对于那些声像档案就要保证底片，胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降，同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜，此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。

2.档案的借阅

公司的档案为了方便公司员工查阅资料，是企业的公共资源，因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案，要确保档案的完整性，不能够私自涂改，勾画，剪去，拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现，各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候，应当填写“调卷单”，经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅，同时在档案归还的时候，管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题，借阅者不能够将档案相互之间私自收受。

另外由于企业的档案会涉及到商业秘密，因此对于外单位的借阅，应该持有单位的介绍信，经过总经理的批准之后才能借阅，而且不能够离开档案室，在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候，公司就要给予配合和协助，这是作为公民的基本义务。

在企业的档案管理当中，如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放，那么便失去了档案管理的根本意义，获取信息需要的是专业的团队，能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析，挖掘出我们需要的曲线图，更要有总结判断能力，能够对已经发生的事情的原因，影响因素进行分析，从而指导以后的工作。

然而时代在进步，随着微电子技术，计算机技术，通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用，使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击，迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化，建立相关的数据库方便查找，已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出，更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。

3.信息化档案管理

企业档案信息化就是是指企业依据法律，依靠科学的思想和管理组织方法，借助网络技术、信息技术等高科技技术，对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集，处理。整合，资源发掘，传输和应用数字化，网络化，从而实现了企业内部的资源共享，这样便提高了企业档案资源的利用率，为企业和社会提供档案信息服务。

数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点，而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动，文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起，提高企业的信息处理能力，实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。

4.总结

档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况，可以为企业的决策提供有说服力的一句；另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同，为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下，做好档案管理工作，不断地探索和尝试新的档案管理手段，创新性的更新档案的管理观念，同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果，对于实现企业经营战略，不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展，不断地提高企业的市场经济力。

参考文献：

[1]孙宗虎 王瑞勇.人力资源与行政后勤[J].人民邮电出版社，2012(14)

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关键词：干部档案 现状分析 发展设想

干部档案是历史地全面得考察了解和正确使用干部的重要依据，是我集团公司档案的重要组成部分。干部档案与干部工作、干部人事制度改革精密相连，更与每名干部个人的成长和发展息息相关。

一、干部档案的含义

（一）干部档案的概念

干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养和选拔、任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是干部档案的重要组成部分。

（二）干部档案的作用

1、干部档案是维护干部合法权利的可靠凭证。最高人民法院对民事诉讼中不同证据证明力大小作出了规定，具体的排序为：无证档案大于其他证据，原始证据大于传来证据，直接证据大于间接证据。由此可见，干部档案具有可靠地证据作用，是澄清相关问题，维护个人权益的法律凭证。

2、干部档案对干部人事工作有监督把关的作用。干部档案大多是组织人事部门形成的，涉及干部任免、考核、考察和奖励等方方面面情况。通过干部档案能发现干部人事工作是不是正确执行党的路线方针政策，是不是符合上级主管部门规定的工作程序，干部人事工作人员是不否严谨认真等问题。因此干部档案档案成为检查干部工作质量和开展巡视工作、进行廉政教育的主要依据。

二、干部档案发展的现状研究

（一）干部档案的发展现状

2013年3月集团公司向13个控股公司下发了《关于报送人力资源工作情况的通知》，从收集的报告看集团系统干部人事档案管理大致有一下三种类型：

1、干部档案单位管理型：秦龙公司、汇森煤业、清水川能源、金泰氯碱、水电公司、自然博物馆档案由办公室指定专人管理，并对所属公司档案管理工作进行指导、监督和检查， 其中，汇森煤业公司总部、秦龙公司完成了主管以上员工的人事档案审核整理工作；自然博物馆建立了全员电子档案信息库并完成了档案审核，工作基本实现了规范化。

2、干部档案委托管理型：华山创业公司、西部证券、金泰恒业、燃机热电、西部证券等公司将员工档案委托到人才交流中心管理。其中西部证券公司由于在全国分支机构较多，为了规范人事档案管理制订了《西部证券股份有限公司员工档案管理办法》，明确了员工人事档案通过人事的方式进行管理，公司与各业务所在地人才交流中心建立了关系，通过人才交流中心办理职称评审等相关业务。金泰恒业公司建立了员工工作档案纸质版和电子档案，并安排专人保管和整理；员工人事档案，由公司委托西安市人才中心进行管理。

3、干部档案部分自主部分单位管理型。金信实业公司、人民大厦公司员工分为两部分，一部分为业主管理公司人员，这部分人员档案由公司自管；两个公司下属的酒店系委托外方酒店管理公司经营管理，酒店员工属于市场化招聘人员，酒店为入职工作员工建立工作档案，员工以往档案不调入酒店管理，员工在酒店工作的人事档案信息属于酒店私有信息，员工离职时不能调出。

（二）干部档案发展的现存问题

1、部分单位对干部档案工作不够重视，没有按规定配足专职管理人员长期依靠借调或者返聘人员开展工作。

2、未定期对人事档案管理专业技术人员培训。部分企业在档案管理人员岗位进行调整后，未及时进行培训，导致新入职人员不了解档案管理流程，不知道如何收集材料，不懂如何认真审核接收资料，导致有些信息不准，手续不全，内容不实的信息归入档案。

3、档案材料收集不完整。大多数兼职人员无暇全面收集干部应归档干部资料，尤其是档案托管人才交流中心的单位，干部档案材料不及时报送归档，新入职干部档案调入不及时，发现问题滞后，有干部档案出现人挡分离现象。在干部考察任用时，无法通过干部档案全面了解干部的成长经历和各方面的情况，不能依靠档案记载和现实考察做综合分析并作出比较全面准确的评价，干部档案作为了解干部的重要依据的作用发挥不明显。

三、干部档案的发展设想

（一）加强档案专业技术人员的培训

2013年8月15日，集团公司组织控股公司参加了陕西省委组织部召开的全省干部人事档案工作培训会议，对部分控股公司人力资源部相关领导及专管人员进行了档案理论、档案制度、档案审核及信息化管理培训。

（二）配足并培养管挡干部队伍

凡是干部配备比较充足、培养和管理机制比较健全的公司，干部档案工作管理做都较好，因此，建议各单位人事部门的新进人员，首先安排做干部档案工作，经过一段时间历练之后，再轮换去从事干部人事工作，这样有利于他们熟悉组织人事工作的全过程。有了干部档案管理方面的经历，对他们将来考察干部中，能主动在形成材料时把好审核关，形成的材料就会更规范、更严谨。这样既给管挡人员一个好的职业规划，又能使档案管理工作吸引更多人才，推进档案管理工作。

（三）制定公司干部档案任前审核制度和干部任职公示信息审核制度

一是按照省委组织部要求继续严格执行干部档案任前审核制度和责任追究制度，制定实施细则，真正将通知精神落到实处，切实做到发现干部信息有异议的要立刻进行查核，在没有核准之前一律不得公示，也不得任职。另一个是审核把关不严造成公示星系不准确的要追究有关人员责任，要通过严格把关，形成各方面高度重视档案工作的良好氛围。要把档案管理工作列入集团公司年度考核内容。

四、结论

干部档案规范化建设对合理任用干部，推动人事制度改革具有重要意义，但是国内目前干部档案管理尚不完善，干部档案管理规范化的道路依旧任重道远，需要深入了解发展现状以提出解决方案，推动干部档案规范化管理。

参考文献：

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关键词:私营企业;档案管理

中图分类号:F208 文献标识码:B文章编号:1009-9166(2010)017(C)-0252-01

档案是对企业生产、技术、科研、经营等活动全面反映的真实记录。对于企业的领导层而言,档案是他们了解企业经营状况和调整企业战略的重要依据;同时档案也是社会各界了解企业经营成果的重要依据。强化企业档案管理对提升企业的核心竞争力,促进企业全面发展有着不容忽视的作用。因此,企业全方位、多角度入手,强化档案管理。

一、强化管理意识

科技发展带动行业革命,随着企业档案管理手段的革新,为了适应全新的管理模式,企业档案管理部门必须解放思想,采取积极有效的措施,提升全体员工的档案意识:首先通过大力对档案管理正面和负面案例的对比宣传,强化领导的档案意识,增强领导对档案管理的重视。其次是要通过各种形式的培训,使领导了解档案管理的重要性、基本内容、注意事项。

二、完善管理机制

档案管理是企业管理的重要组成部分之一。企业要想取得长足的发展,完善企业档案管理的机制势在必行。首先,要为档案管理创造必要的物质条件,加大资金的投入,从硬件设施上给予足够的支持;其次,要依照相关的法律法规建立档案,坚决贯彻执行《档案法》,将档案管理制度落到实处,改变传统档案管理中分散管理,多处存放的模式,将公司的一切档案集中统一管理。再次,是要从实际出发,制定合理的档案工作发展计划,并按一定步骤,逐步实施。结合企业自身实际,将档案管理工作的重点放在如何利用档案信息为企业生产、经营服务上。最后,建立健全激励机制,全面调动档案管理人员的工作积极性,将档案管理的成效与工作人员的薪资、提干、评优等挂钩。

三、更新管理手段

随着现代科学技术的发展,档案管理的手段也是日新月异,同时,市场竞争愈渐激烈,也使企业对档案信息的需求不断增加。在信息时代,为了给企业发展提供更新、更全、更准的档案信息,档案管理部门必须加快档案管理的信息化进程,大胆采用各种先进的档案管理技术手段,做好企业发展的“信息参谋”。

四、树立信息服务理念

随着社会信息产业的发展,信息用户对信息服务也有了越来越高的要求。因此,企业档案管理人员必须树立起主动服务的理念,积极利用技术手段,归纳总结,将信息资源的及其相关的信息转变、制作成信息产品。信息服务具体来说需要档案管理部门做好以下几点:一是要充分考虑客户的信息利用需求,为客户建立专门的信息服务平台,使用户的信息使用更加简单,便捷;二是要对收集的档案信息进行归纳整理,进行深加工,制作成简单易查的信息库,使领导和业务部门可以快速、准确的查找相关信息;三是要加快远程信息系统的建设,为有需求的用户提供远程信息服务。

五、加强人员培训

无论什么工作,它的操作者都是人,就企业档案管理而言,企业档案管理人员的工作能力和综合素质直接影响着企业档案管理工作的质量水平。企业档案管理部门应该把提高员工综合素质和工作能力当成重点任务来抓。为了完成这一目标,企业要加强对员工的培训力度:首先,企业可以在档案管理部门举办专门档案管理业务培训班,使员工掌握档案管理工作中的各种办公设备和相关的办公软件应用;其次,组织档案管理人员与友好企业的同行进行业务上的经验交流,互通有无;再次,鼓励档案管理人员自学,企业出资为档案管理人员配置相应的行业书籍、软件,为档案管理人员的自学提供便利;最后,定期对档案管理人员的业务水平进行考核,将考核结果列为员工加薪、升职的重要考察因素,刺激档案管理人员提升自我的业务水平。

总之,档案是企业的“信息参谋”,企业档案管理工作的好坏直接关系着企业领导制定企业发展计划的正确性,关系着社会各界对企业经营成果认识的真实性。一个成功的企业,离不开成功的企业档案管理,档案工作要跟上时代的发展,要努力为企业的发展提供信息支持。

作者单位:四川省华芝房地产开发有限责任公司

作者简介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,职称:馆员,学历:大专,研究方向:档案管理。

参考文献:

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一、集团公司文档管理的三个阶段

公司的文档管理起步于2005年，总结起来。大体上经历了三个阶段：做档案、管档案和开发档案资源提高管理效能。

1、“做档案”阶段

2005到2007年，这是公司档案管理的初级阶段。这一阶段主要是根据国家和行业档案和资料管理的要求收集整理工程资料，从事文档管理的人员基本上是非专业人员，也未获得相关的岗位任职资质证明，也没有明确专职档案管理的组织和人员，档案管理的制度处于形成期，公司没有有效地树立起档案管理理念，对文档人员的工作要求是把文件收齐，工作目标是文件资料、交工资料在格式上要满足规范的要求，内容上要完整，签署要符合程序。

2、”管档案”阶段

2008到2009年，这一阶段项目档案基本形成，同时随着项目竣工验收提上工作日程，项目档案的专项验收作为一项主要工作列入工作计划，成立了档案管理的组织机构，完善了档案管理的制度，通过定期的报告制度检查项目档案收集整理和归档的进展状态。

为了满足公司多项目管理和分公司档案管理的新形势，定制多全宗B／S架构电子档案管理系统。除了对部分专职档案人员进行培训外，还请专家对部门领导和全体文控人员进行培训，这期间全员的档案意识明显加强。在建立电子档案的过程中，明确部门经理是第一负责人，要求部门将档案工作作为部门工作内容之一，在部门经理负责的基础上，指定专人负责文档工作，这样从公司档案领导小组、档案管理部门、档案组到各部门档案负责人和具体负责档案业务的工作人员，形成了公司档案管理的网络。同样，在项目上由公司档案组派驻项目部成立项目文档中心，项目部成立档案领导小组，项目各部门和项目组设专职文控岗位，各承包商设专职文控岗位，形成了项目的档案管理网络。这一阶段逐渐有意识地对档案从产生、形成到通过验收的整个过程进行管理。

3、“开发档案资源，提高管理效能”阶段

从2009年末通过邀请国家档案局和地方档案局的专家对项目档案进行指导和培训以后，对档案的认识已经不再局限于档案管理本身，文档工作中所反映出的问题已经不是文档管理本身的问题，而是通过文档检查反映出项目管理和公司管理其他方面的问题，涉及公司管理和项目管理的各个方面，包括质量管理、技术管理、安全管理、采购管理等，反映出公司在质量体系运行过程中的问题，反过来说，公司管理和项目管理过程中存在的问题，可以非常直观、具体地反映在所形成的文档中，在形成的文档中都会有非常清楚的印记，可以形象地做个比喻，文档资料是公司管理和项目管理水平的“指示器”。这一“指示器”既可以指示公司管理和项目管理某一项具体活动规范程度，也可以指示公司各部门、各项业务，甚至整个项目管理和公司管理的控制程度。

二、“开发档案资源。提高管理效能”有效、有序开展

1、坚持档案管理的绩效制度

对于管理类的工作，如何考核其绩效，至今仍是管理学研究的一个主要课题。而文档资料既然能从一个侧面清楚具体地反映管理过程，当然可以作为衡量和考核公司管理和项目管理的一个有效渠道。同时通过文档资料来考核管理绩效，也丰富和发展了公司管理的有效性，并且这种考核方法具有可视性、可量化和责任明确的特点。这种考核办法相比较其他定性的、主观的、间接的和不确定的考核办法，来得更直接、更客观和更公正透明。

2、档案通过工程建设和项目管理过程产生资产增值

作为工程公司，有各种各样的资源，包括人力资源、资金资源、市场资源、自然资源、政策资源和文档资源等。这些资源通过公司管理和项目管理的过程形成了三种形式的资产：实体资产、财务资产和过程资产。过程资产中最重要的是文档资产，文档资产以档案通过国家档案局的专项验收后，整体移交给用户，同时在过程中形成的管理类文件，处理各种技术、质量和管理问题的记录，项目结束时形成的各种总结报告，经验教训交流报告，各类检查形成的整改清单和纠正措施报告，生产单位在验收时提出的验收意见和整改要求，在试生产过程中反映出来的工程设计，施工和制造质量问题等，各个专项验收过程中政府或者第三方提出的验收意见和整改要求等，作为重要的过程资产留在工程公司。在这样一个资源整合转化和资产形成转移的过程中，只有作为过程资产的文档资料是留给工程公司的，并且这种资产，随着不断地积累和丰富，不断的优化和提炼，会形成一种取之不尽，用之不竭的资源。三种资产形成和转移的过程可以用图1示来形象地表示：

三种资产的表现形式不同，其实质内容要一一对应。实体资产和固定资产最终移交给用户，只有人力资源和作为过程资产的文档资料留在了工程公司，由此可以看出对于工程公司，文档资料是除了人力资源之外的第二资源，也是通过工程建设和项目管理的过程所产生的资产增值。

3、如何开发与利用档案资源，提高管理效能

如何有效地开发和利用档案这一宝贵资源，为工程公司的公司管理和项目管理服务，全面提升管理效能，我们主要从三个方面进行强化、指导，不断丰富完善、有效管理维护和开发利用。

(1)工程公司后续项目档案工作“三步走”。首先对于工程公司的后续项目，在项目启动阶段进行文档管理策划，明确项目文档管理的内容和范围，对于每一项内容明确责任人、归档时间、份数和检查计划，建立文档管理的组织网络。其次召开文档管理启动会，会上对项目文档管理策划进行介绍和交底，对管理要求进行澄清，对责任进行落实，同时根据沟通情况修改完善文档管理策划，并要求项目文控人员对承包商进行交底和澄清。第三步是按照检查计划进行定期检查，检查除了查文档管理本身的工作质量外，更重要的是通过检查文档来发现项目管理过程中存在的其他管理问题，将检查结果发给项目相关领导和责任部门并要求限期对查处的问题进行封闭，形成封闭报告，封闭报告除了对查出的文档管理问题进行整改外，要求对产生问题的原因进行分析，并制定消除产生原因的应对措施。第四是在年底对历次检查结果的封闭情况进行考评，一方面是对文档管理的绩效进行考评，更重要的是对项目管理的相关方面进行考评，并形成改进措施意见方案，并作为下一年度绩效考核的输入。由此形成一个以文档管理为切入点，提升整个项目管理水平的PDCA循环。

(2)明确归档要求、强调责任到人。对于公司管理采取类似的循环，在年初明确各部门电子文档和纸质文档的归档范围、责任人、归档时间、归档要求，这些作为对部门绩效考核的内容之一。根据检查计划定期进行检查或者抽查，检查结果反馈给责任单位和责任人。由责任单位对查处的问题进行逐条封闭，并对问题产生的原因进行分析，提出相应的改进措施。据此考评部门文档管理和部门管理的绩效，并持续改进。

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但是，近几年来，会计档案非法隐匿、销毁的案件时有发生，许多重大经济犯罪案件也都涉及会计档案，在规范证券市场的过程中也发现不少关于会计档案管理不善的问题，使原本就不完善的会计档案管理体系的许多问题不断浮出水面。如何改善会计档案的管理，加强会计档案信息资源的开发和利用，为提高企业管理水平和经济价值服务，是本文关注的焦点。

一、会计档案保管工作的现状

目前，大部分企业过于注重经济效益，忽视了会计档案的保管工作。尽管会计档案的作用无庸质疑，然而在会计档案保管的实际工作中，经常会出现一些问题，主要反映在以下一些方面：

1．会计档案保管制度不健全

《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”但据笔者调查所知，多数公司除了建立健全财会等岗位人员的会计制度外，很少或根本没有建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度。

由于没有建立这些制度，就会造成会计档案管理的不规范、责任的不明确。有的公司虽设有档案室，由公司指定专门人员管理档案，但公司的财务部门却自己保管会计档案，并不向档案室移交。有的公司并未设档案室，所以由财务部门自己保管会计档案，但是，在公司会计机构内部没有指定专人保管会计档案。这种情况下，实际上是财务部根据分工的不同，由谁经手的会计档案便由谁保管，比如报表就由做报表那个会计保管，制凭证的那个会计就保管凭证等等。导致会计档案被零散地保管在会计人员个人手中。

2．会计档案随意丢失、损毁的现象时有发生

这种现象主要发生于单位的合并、再合并。合并后原单位的会计人员由于工作内容可能发生变更，无力谈档案保管，而新单位也因为重视不够，责任心不强，极易忽视对会计档案的保管工作，容易给别有用心的人故意损毁会计档案的机会。

3．档案销毁工作不及时，出现“储藏式”保管

将所有会计档案全部一并保管，但常年无人问津，不能按规定销毁，使许多失去价值信息的会计档案占用大量资源，造成资源浪费。其形成原因一般是当事的会计人员唯恐落下“不规”之嫌疑而不愿意提出销毁建议，其他人员则有事不关已的思想，因此形成无人牵头销毁会计档案的现状。

二、会计档案管理现状的成因分析

会计档案管理记录和总结了公司的财务运作情况和各项经济业务往来，利于公司对财政进行预算，促进公司长期平稳发展。针对上文提到的会计档案管理现状，笔者总结了出现这些问题的原因。

1．对会计档案的现实作用缺乏客观认识

其一，会计档案涵盖的是过去一定时期的经济信息，由于会计核算的继承性和连续性，它对当前的会计核算有不可替代的作用，对未来的财务预测和会计管理有着信息支持的作用，此外作为档案的根本功能——凭证功能，也为企业在经济纠纷或反倾销应诉中挽回或降低损失发挥着举足轻重的作用。而大多数企业并未意识到这点，认为会计档案只是过期的“船票”，除了外部审计和行政检查以外，无法为企业带来任何经济效益，这种短期、片面的认识造成了会计档案管理的混乱。

其二，缺乏面对现实、敢于创新的观念。会计档案管理工作本身就比较单调琐碎，而且有的企业并没有专职的会计档案管理人员，更谈不上对会计档案信息的加工和增值信息的生产，会计档案利用工作举步维艰已是客观现实，我们却没有勇气面对，不能从主观上查找自身存在的问题，以提高工作能力来应对这一挑战。

2．措施单一

如何做好档案利用工作，有的企业建立了有关会计档案的收集、整理、鉴定、保管等一系列工作规范，上述这些措施虽有一定成效，却不能从根本上解决问题，其原因是这些措施都是只在围绕会计档案本身做文章。然而，会计档案参与管理和支持决策的作用发挥并不明显，会计档案利用工作仍然具有巨大的挖掘潜力。这些作用的实现有赖于会计信息系统的完善、计算机信息处理技术的提高、管理层观念的转变以及会计人员自身素质的提高。

三、加强会计档案保管工作的优化对策

会计档案为企业加强内部微观管理、提高经济效益和社会效益提供准确的原始数据。因此，必须加强会计档案的保管工作。

1．优化对会计档案资料的收集与整理

由于会计程序执行过程中的误差或会计档案管理制度的不健全，有些会计档案资料并未按正常程序归档，而是散见于某些部门或个人手中。因此，对会计档案资料的归类整理与保管，有利于企业相关信息的长期利用。

会计档案的整理是会计档案管理有序化工作的开端，按会计档案立卷模式的不同可以从以下三种思路对会计档案进行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度将会计档案分类，然后以凭证、账簿、报表、重要的经济合同、会议记录、外部会计资料等类别划分，最后按规定的保管期限再分别整理。这种思路适用于只有一个会计类型的单位，其优点是简便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-组织机构-形式：这种思路适用于拥有多个分支核算单位的组织，它能清楚地反映会计档案形成的部门，体现了会计档案的完整性；（3）年度-会计类型-形式：如果某企业组织采取多角化经营，存在不同的会计核算类型，选用这种思路比较恰当，它能反映不同性质会计活动的内在联系，体现了会计档案的系统性。

2．建立健全会计档案规章制度，开展会计档案鉴定和销毁工作

首先，只有建立并逐步健全会计档案的立卷、归档、保管、鉴定和销毁等管理制度，才能规范会计档案工作，明确目标职责，使会计档案的管理有章可循。会计部门应严格按照规定，编制会计档案保管清册，并移交本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的，在会计机构内部指定专人保管。

其次，逐步开展鉴定和销毁工作。对已经到保管期限的会计凭证、账簿等进行鉴定，在鉴定中除按照本单位制定的规章制度外，还应遵循会计档案的鉴定原则。对已经到期应该销毁的会计档案，不能过于谨慎，当毁则毁。

最后，可以根据企业自身的具体情况，完善会计档案的保管设施，给会计档案创造好的保管条件。

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关键词：档案 信息化 保密

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2012)O9-0088-01

一、概述

近年来，档案信息化工作逐渐受到各行各业的重视，而档案信息化的关键是档案信息资源的关联应用，而档案信息资源的关联的应用肩负着为企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任。

在国内对于实施档案信息管理系统，在其他行业已经取得了许多经验和教训。能源企业如何建设档案信息管理系统并保护档案信息秘密值得展开探索。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，在当前这个高速发展的信息时代，档案信息具有很高的价值，档案信息安全也成为重中之重。档案信息在流动传播过程中，由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的入侵、病毒传染、信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得网络档案信息安全极端脆弱，也给国家安全和企业的利益带来了极大的损失。所以档案信息化建设中的保密管理也就成为我们当前面临的新的难题。

二、对当前企业档案信息化建设保密管理工作的认识

对于档案信息化建过程中的保密管理工作我们要把它当作一件关系企业生存、发展的大事来对待。首先要在思想上重视、观念上创新。保密管理工作是企业信息化建设的根本保障，它对于加强企业信息资源保护、避免无谓失密泄密损失、实现健康平衡发展起到重要作用。

通过调研及探讨并结合一些企业的经验和教训，我们发现，企业在在推动信息化建设过程中做好保密管理工作，应注意克服两种错误认识：一是不重视安全保密管理工作，片面强调企业信息化建设是应用第一，把安全保密管理工作放在从属地位；二是对企业信息化建设采取因噎废食的做法，认为既然企业信息化建设不安全，不如不搞企业信息化，拒绝利用现代电子技术的发展为提升企业生产、经营和管理水平服务。

三、当前能源企业档案管理模式及存在问题

目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，包括档案的接收、整理、保管、利用等，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。

（一）当前的文书档案管理系统主要使用OA系统，目前通过OA系统，保证了公文的正常规范流转和归档，而其他形式的档案材料在移交档案部门时尽可能提供电子文件，基本做到了档案的电子化；随着公司的发展，现在使用的OA系统并不能完全适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。

（二）档案存储模式

当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

（三）档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料；而电子档案信息资源在交换、流动、分析、事例、开发、提炼、创新过程中的安全保密管理不到位使得档案管理人员难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。

四、企业集团整体建设档案信息保密技术防范

集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。同时在档案信息系统建设之初就统一考虑和规划信息保密管理的技术防范问题要使信息系统的技术防范和管理与企业信息化发展实现“同步设计、同步建设、同步投入使用”。使安全保密技术检查能力在企业信息化建设过程中不断的得到加强和提高。

档案信息化系统工程建设中各类软、硬件系统的研制、开发和安装，必须符合保密管理要求，做到防泄密、防窃密。涉及保密的档案信息化系统工程所采取的安全保密措施应与所处理信息的密级管理要求相一致，并按其最高密级的防护要求进行防护。承担档案信息化系统工程建设的系统集成、综合布线、软件开发、服务咨询及工程监理等单位，必须通过档案行政管理部门和保密工作部门的保密审查。档案信息化系统工程不得交由境外机构或人员承建。涉及国家秘密信息的档案计算机信息系统的承建单位，必须具有《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质证书》。档案信息化系统工程建设的保密管理实行审核备案制度。

五、加强管理是做好企业档案信息保密工作的关键