采购档案管理范文10篇

采购档案管理范文篇1

第二条*市货物和服务类项目政府采购档案管理适用本办法。

第三条政府采购档案是指在政府采购活动中直接形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

政府采购过程中形成的各种记录的正本必须归档保管；政府采购过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，可以作为资料保存；对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当按照国家保密法律和行政法规的规定进行管理。

第四条各级政府采购监督管理机构负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第五条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理机构、采购人和政府采购机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第六条政府采购档案包括以下文件资料：

（一）采购计划申请表，包括采购需求清单或需求说明和资料等；

（二）政府采购审批表和移交表；

（三）政府采购活动日程；

（四）招标文件，包括有关文件、资料、样本、图纸等；

（五）招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关审批记录；

（六）采购人对招标文件的确认记录；

（七）供应商领取招标文件记录；

（八）对已发出招标文件的澄清或修改的文件；

（九）供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

（十）抽取评审专家记录；

（十一）标前会会议纪要；

（十二）投标供应商签到表；

（十三）评审专家签到表；

（十四）有关部门现场监督人员签到表；

（十五）投标文件正本，包括有关文件、资料等；

（十六）在投标截止时间前，投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；

（十七）开标一览表；

（十八）开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

（十九）开标过程中其他需要记载的事项；

（二十）工作人员对评审过程的记录；

（二十一）评审专家评审记录；

（二十二）投标供应商的书面澄清或承诺；

（二十三）需要考察的采购项目的评审报告；

（二十四）废标报告及处理意见；

（二十五）有关部门现场监督人员对采购活动监督的签字记录；

（二十六）依法变更采购方式或采购结果的记录；

（二十七）中标、成交通知书；

（二十八）采购结果公告记录；

（二十九）政府采购合同，包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录；

（三十）公证文书；

（三十一）评标报告；

（三十二）采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录；

（三十三）政府采购验收报告；

（三十四）采购资金拨款通知单；

（三十五）有关部门或中介机构的验收报告；

（三十六）争议或纠纷处理结果；

（三十七）供应商质疑材料、处理结果记录及答复；

（三十八）供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

（三十九）其它需要存档的资料。

第七条政府采购机构自组织签订政府采购合同之日起，五日内将政府采购过程中形成的全部文件材料移交政府采购监督管理机构。

第八条政府采购活动现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存；应当建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以保证监管工作的实际需要。

第九条政府采购档案应当符合以下要求：

（一）文件格式、内容符合要求，规范统一；

（二）整个活动中形成的文件材料齐全完整；

（三）必须是原始件，不可用复印件替代；

（四）文件材料中的签名、印鉴手续齐全。

第十条政府采购档案不符合要求的，档案管理人员不得接收，并告知原因，确保政府采购档案符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

第十一条政府采购监督管理机构和政府采购机构应当依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制。

第十二条档案管理人员应当加强政府采购档案的管理，在合同签订、交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理档案，档案装具应当符合档案主管部门的规定。

第十三条政府采购档案应妥善保管，并保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

第十五条政府采购档案按照政府采购工作流程排列。

第十六条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

政府采购活动现场监控系统录制的音像资料的保存期限，必须保存至该政府采购项目履行完毕。

第十七条查阅、复印政府采购档案，必须填写《政府采购档案查阅/复印登记表》，经单位负责人批准后，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。

第十八条外借政府采购档案，必须填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三日。

外借档案返还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理返还手续。

第十九条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十条保管期满的政府采购档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见必须报单位负责人审核批准，同时报同级档案主管部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，必须有两人以上监销，同时要邀请财政主管部门人员参加现场监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第二十一条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政主管部门和政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交政府采购监督管理机构、档案工作人员归档的；

（二）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（三）涂改、伪造，损毁档案的；

（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；

采购档案管理范文篇2

关键词：政府采购；档案管理；存在问题；解决对策；分析研究

政府采购工作是政府能够正常良好运行的一个重要基础，而政府采购档案则是政府采购工作活动过程的书面记录与见证，其不仅能够反映出政府机构进行采购的相关工作过程，也能够真实地记录并反映出在采购过程中的各项具体决策行为。根据政府采购档案文件记载，能够总结政府采购活动中的经验教训，为政府后续采购工作的高效高质开展提供参考。但是当前我国部分政府部门的采购档案管理工作仍然存在一些问题，因此对政府采购档案管理工作中的问题及对策进行分析研究，具有重要的现实价值和意义。

一、政府采购档案管理概述

政府采购也被称为公共采购，是指我国各级政府以及其所属机构为开展日常的政府工作以及政务工作或为民众提供公共服务的需要，在政府财政部门或其他有关部门机构和社会公共监督的条件下，以国家法定的方式、方法和程序，对货物、工程、服务等行为进行采购的过程。政府采购作为一项政府中工作量巨大且复杂的系统工程，必须对其采购过程进行全方面、多层次地真实记录和反映。政府采购档案是政府采购过程中的真实记录与资料，完整、科学的政府采购档案不仅可以确保政府采购工作的顺利进行，而且还可以有效提高政府采购档案管理工作效率。通常情况下，政府采购档案管理工作一般是以文字、图纸、光盘、图表、声像等形式作为载体，且管理工作主要包括：（1）采购项目实施中的文字资料，如采购项目文件材料、评审文件材料、招投标文件材料、合同文件材料等；（2）政府采购档案管理的记录资料，如采购档案查阅与销毁资料、采购档案交接清册资料等；（3）采购管理工作中所涉及的文件资料，如审批资料、政府采购工作相关规定制度、日常统计资料、年度报表资料等。在政府采购过程中，各环节所涉及的档案资料比较多，对其进行良好管理，是尤为必要且重要的。

二、政府采购档案管理作用

（一）采购档案管理是对采购活动的详细记录。通常情况下，政府采购工作需要在公平、公开、公正的情况下开展招标方式工作，从而体现出维护国家与社会公共利益、促进廉政建设、保护采购当事人合法权益等一系列的作用。实际上，政府采购档案的系统性、真实性与完整性将直接影响着后续政府采购工作的开展，也直接反映着政府采购工作质量水平的高低。从宏观角度进行分析，政府采购档案不仅可以为委托单位提供和保存采购的真实数据资料，而且也能够帮助提高政府有关部门进行和开展对采购资料的利用与参考的效果，推动经济建设发展。而从微观角度进行分析，政府采购档案的管理工作能够为相关政府职员提供一定的帮助，是其不断学习、提升自身综合素质与专业水平的一个重要参考。（二）采购档案管理是减少采购风险的重要保证。良好高效的政府采购档案管理工作，能够规范政府采购工作的过程流程，减少和防范采购过程中的风险，减少法律责任问题。在政府采购活动结束时，容易出现部分问题，这些问题具有滞后性，往往在采购结束后暴露，必须加以关注并进行解决。若以司法方式对这些问题进行解决，不仅会浪费大量的现金成本，也会带来巨大的时间成本损失。而采购档案管理工作的良好进行，能够为问题的解决提供具体、真实、完整的相关资料信息，可作为问题解决的直接性证据。因此，政府采购档案管理工作能够有效地减少和防范政府采购的风险，减少法律责任。（三）采购档案管理是优化采购工作的关键环节。政府采购的具体过程一般是根据项目管理的特点，来开展采购档案管理。良好的采购档案管理工作，可以对采购过程进行全方位记录，并在此基础上进行分析、总结和评价，从而对政府采购工作提供帮助，优化采购活动，提高采购的质量水平。

三、政府采购档案管理的常见问题

在进行政府采购档案管理过程中，常见的问题如下：（1）政府采购档案管理规范和标准缺乏统一性，现行的政府采购档案管理工作存在着主体责任不清、标准不一、管理松散等问题，管理模式不够成熟完善；（2）政府采购档案管理存在缺位现象。采购过程是一个复杂的系统性工作工程，包括了众多的工作环节，相应地，管理工作也必须全过程进行和开展。但是当前部分采购档案管理中，存在着档案管理脱节、制度漏洞较多等问题，影响着档案管理的效果；（3）政府采购档案管理基础较为薄弱。由于我国相关的法律法规颁布印发的时间较晚，因此，虽然政府采购档案管理工作在近些年来有着长足的进步，但是基础薄弱问题一直是政府采购档案管理中的一个主要问题，较为薄弱的基础对整体管理水平的提高带来了一定的不利影响；（4）政府采购档案利用效率较低。部分政府采购档案的管理工作中，缺乏对档案资料的整理与分类，导致档案资料的利用效率不高，不利于提高档案管理工作的效果。

四、政府采购档案管理问题的解决对策

（一）宣传采购档案管理工作意义的重要性政府采购档案管理工作有着重要的作用和价值，当前政府采购档案管理工作的开展首先需要提高相关部门与职员的工作意识，通过宣传采购档案管理工作的意义和重要性，创造出良好的政府采购档案管理工作环境，培养和帮助相关工作人员形成档案管理的意识，从而有效提高政府档案管理的效率。（二）完善政府采购档案管理制度通常情况下，政府采购档案管理制度的建立与完善，能够从多个方面帮助和推动政府采购档案管理工作的进步与发展。从宏观角度进行分析，管理制度的建立与完善，能够为整体管理工作的开展提供相关标准与要求，从而规范采购档案管理工作的内容与过程，提高档案管理工作的有效性；从微观角度进行分析，完善的制度能够为相关工作人员提供关键的指导，提升档案管理工作的实际水平与效果。（三）加强政府采购档案交流评审政府财政监管部门可以根据实际工作进行的需要，广泛开展政府采购档案的交流评审工作或相关活动，为政府部门相关工作人员建立一个的交流与沟通平台，推动和促进工作人员之间的交流，这既可以通过取长补短来不断完善采购档案管理工作，还能够帮助政府采购档案管理工作进行优化与改进，从而提高政府采购档案管理工作的质量与效率。（四）开展档案管理多元化建设21世纪是信息化时代和互联网社会，在这一时代背景下，社会各行业领域都在不断地普及应用计算机与互联网技术，从而推动行业领域发展。而在政府采购档案管理工作中，也需要开展管理工作多元化建设，利用现今飞速发展的信息技术与网络技术，大力推动采购档案管理工作的网络化与电力化建设，既可以提高采购档案管理信息化水平，帮助提升采购档案管理工作的实际开展水平，还可以推动采购档案信息网络系统建设，从而最大程度发挥和体现出政府采购档案的作用与价值。

五、结语

总而言之，政府采购档案管理工作是政府日常政务工作中的重要内容，必须对其加以关注和重视。在当前政府采购管理中还存在一些问题，本文对此进行了分析研究，并对其存在的问题以及相应地解决对策进行阐述和总结，以期能够有效解决已经存在的问题，进一步提高政府采购档案管理工作的效率与水平。

参考文献：

[1]尹艳.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技信息,2014(14):159-159.

[2]袁昌平.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].现代经济信息,2016(36):45+47.

采购档案管理范文篇3

关键词：电力企业；招标采购；档案管理

进行电力建设过程中，需要及时的进行项目采购，确保降低建设成本，保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中，如果没有完善的管理措施，不控制不了资金的使用情况，甚至出现挪用公款，中饱私囊的问题，因此必须科学的对招标采购资源进行分配，然后严格监管采购成本，把企业的经济利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招标采购档案管理中所存在的问题分析

1.管理规范中的问题分析

对电力企业的建设项目进行招标和采购，就是要各个供应商在公平竞争的情况下，把电力建设中需要使用的多种物资，利用投标和招标的方式进行购买，其优势就是市场透明公开，电力企业可以获得价格便宜，质量有保证的建设物资，在我国经济不断发展的情况下，招标采购事业也日益繁荣，但是也暴露出了一些问题，例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目，其制度也有待完善，一般都是在不断发展发现中提出问题，然后予以解决，对该制度进一步完善。其是一个长期的过程，不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前，一定要先设置严格的规范制度，这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式，因此导致采购流程随意，少部分企业有严格的规范，但是在落实不到位，其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作，导致项目不能正常建设。除此之外，一些招标部门管理职能划分不清，监管工作不到位，再加上监管人员配合不默契，招标期限一拖再拖，因此必须完善招标采购的监督机制。

2.审查制度存在问题

在招标的审查工作中，供应和编码是主要问题。第一，项目和需要的物品编码不匹配，而对物资监管中，也没有一个相对统一的程序。第二点，少部分企业得到物资后，需要验证物资的质量，但是企业内部在这方面并没有资质，但是还是进行验证，导致物资质量级别不符合要求。除此之外，大部分企业都没有认识到审查的重要性，实施招标前没有进行调查分析，物资的种类、质量情况，以及单价都不了解，这样没有标底的招标很容易被太高招标价格，不利于企业的发展。

3.人员管理方面的问题

由于对人员监管不力，致使虚假招标情况层出不穷，如果预先确定了中标者，那么招标方会单方面提高招标的条件，进而排挤其他的竞争对手，除此之外，一些招标人员和招标方串通一气，利用陪标进行竞争，极大的损害了第三方的利益。进行评价时，有很多非理性干扰因素存在，没有一个可操作的定量化依据。部分评标人员违背了公平原则，只是迎合项目企业提供的建议，破坏了正常的管理流程和秩序。

二、电力企业建设中招标采购档案管理的对策分析

1.对选择程序进行完善

供应方对于电力企业的建设很重要，直接影响企业项目的质量。采购的物资方是企业的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之间的工作流程，供应方为企业提供可靠的资源，其有分享利益的权力，但是也要承担一部分建设风险。因此电力企业在选择时要有一定的标准，在合作前对工作流程中的问题加以分析，然后一同采取解决措施，改变被动的执行方式，优化操作流程。确定供应方前，应该对所有企业都采取一视同仁的态度，提供一个公平竞争的平台，以市场为导向，主要降低采购成本。确定供应方数量时，可以结合企业的实际情况，然后对建设风险进行预测，采购来源不能单一，除此之外，有效降低附加采购经费，让企业利益最大化。

2.完善合同监管工作

在拟定建设合同过程中，采购部门要积极参与到合同具体条款的协商中，然后对采购流程进行确定，如果现有流程存在问题，就是提出和修正。对验证人员、评判规则和验证方法都要仔细商榷，如果有不利的情况及时提出，避免成为既定事实[1]。在执行建设项目时，可能遇到多方面的阻碍，因此在合同中就要预先规定好，增加一些有约束力的条款，对制造商的级别，以及分包资质都要进行合理约束。进行协商过程中，一定要限制物资采购的范围，这样可以尽早确定建设资金的分配[2]。形成合同的时候，采购企业的人员应当对信息途径进行扩展，掌握越多对企业有利的信息越好，对于合同中有关关键技术的条款，采购人员要格外的重视，避免项目业主利用这些条款来约束电力企业。签订合同人员要和项目设计人员进行沟通，对服务的种类，服务的要素、采购期限，以及施工单价进行了解，对各种风险因素进行衡量[3]，做好一切的准备和防范措施。总而言之，在进行合同签署中，必须全程进行有效的合同监督，确保电力企业的合法权益。进行物资采购过程中，先检查物资的质量情况，如果发现严重的质量隐患，应该立即提出，不要隐瞒，通过协商进行解决，坚决不能回避或视而不见。

3.加强人员管理

任何工作和项目都是由人来完成的，人在这方面处于主导地位，如果相关岗位的人员没有很高的职业素养，那么制定再合理的规章制度也会出现问题，为了避免中饱私囊、内部人员和物资供应者勾结等损害电力企业利益问题的发生，必须加强人员道德方面的学习，然后在岗位上考核，重要岗位必须让业务骨干来担当，监督人员部门也要做好监督工作，切实把企业利益放到第一位。

三、总结

随着我国经济建设的发展，电力项目工程也逐渐增多，因此企业在这方面的投入也开始加大。在电力项目建设中招标是有效的采购模式，如果招标工作出现问题，将会直接影响电力设施的安全运行，相关的采购部门必须加以重视，完善管理制度，在合同签署中积极参与，提供有建设性的意见，切实做好本职工作。

作者:陈晓燕 单位:贵州电网有限责任公司物流服务中心

参考文献

[1]王建军.电力企业重点建设项目档案工作“全过程”管理探索[J].档案与建设，2014（，2）：78-80.

采购档案管理范文篇4

关键词：电力企业；招标采购；档案管理

进行电力建设过程中，需要及时的进行项目采购，确保降低建设成本，保障电力项目的建设质量。但是具体采购过程中，如果没有完善的管理措施，不控制不了资金的使用情况，甚至出现挪用公款，中饱私囊的问题，因此必须科学的对招标采购资源进行分配，然后严格监管采购成本，把企业的经济利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招标采购档案管理中所存在的问题分析

1.管理规范中的问题分析

对电力企业的建设项目进行招标和采购，就是要各个供应商在公平竞争的情况下，把电力建设中需要使用的多种物资，利用投标和招标的方式进行购买，其优势就是市场透明公开，电力企业可以获得价格便宜，质量有保证的建设物资，在我国经济不断发展的情况下，招标采购事业也日益繁荣，但是也暴露出了一些问题，例如监管规范存在很多漏洞。采购和招标都是新兴项目，其制度也有待完善，一般都是在不断发展发现中提出问题，然后予以解决，对该制度进一步完善。其是一个长期的过程，不能毕其功于一役。而电力企业进行招标前，一定要先设置严格的规范制度，这样才能很好的对其行为进行约束。由于企业没有系统的招标方式，因此导致采购流程随意，少部分企业有严格的规范，但是在落实不到位，其具体效果也很难体现。很多招标行为都是暗箱操作，导致项目不能正常建设。除此之外，一些招标部门管理职能划分不清，监管工作不到位，再加上监管人员配合不默契，招标期限一拖再拖，因此必须完善招标采购的监督机制。

2.审查制度存在问题

在招标的审查工作中，供应和编码是主要问题。第一，项目和需要的物品编码不匹配，而对物资监管中，也没有一个相对统一的程序。第二点，少部分企业得到物资后，需要验证物资的质量，但是企业内部在这方面并没有资质，但是还是进行验证，导致物资质量级别不符合要求。除此之外，大部分企业都没有认识到审查的重要性，实施招标前没有进行调查分析，物资的种类、质量情况，以及单价都不了解，这样没有标底的招标很容易被太高招标价格，不利于企业的发展。

3.人员管理方面的问题

由于对人员监管不力，致使虚假招标情况层出不穷，如果预先确定了中标者，那么招标方会单方面提高招标的条件，进而排挤其他的竞争对手，除此之外，一些招标人员和招标方串通一气，利用陪标进行竞争，极大的损害了第三方的利益。进行评价时，有很多非理性干扰因素存在，没有一个可操作的定量化依据。部分评标人员违背了公平原则，只是迎合项目企业提供的建议，破坏了正常的管理流程和秩序。

二、电力企业建设中招标采购档案管理的对策分析

1.对选择程序进行完善

供应方对于电力企业的建设很重要，直接影响企业项目的质量。采购的物资方是企业的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之间的工作流程，供应方为企业提供可靠的资源，其有分享利益的权力，但是也要承担一部分建设风险。因此电力企业在选择时要有一定的标准，在合作前对工作流程中的问题加以分析，然后一同采取解决措施，改变被动的执行方式，优化操作流程。确定供应方前，应该对所有企业都采取一视同仁的态度，提供一个公平竞争的平台，以市场为导向，主要降低采购成本。确定供应方数量时，可以结合企业的实际情况，然后对建设风险进行预测，采购来源不能单一，除此之外，有效降低附加采购经费，让企业利益最大化。

2.完善合同监管工作

在拟定建设合同过程中，采购部门要积极参与到合同具体条款的协商中，然后对采购流程进行确定，如果现有流程存在问题，就是提出和修正。对验证人员、评判规则和验证方法都要仔细商榷，如果有不利的情况及时提出，避免成为既定事实[1]。在执行建设项目时，可能遇到多方面的阻碍，因此在合同中就要预先规定好，增加一些有约束力的条款，对制造商的级别，以及分包资质都要进行合理约束。进行协商过程中，一定要限制物资采购的范围，这样可以尽早确定建设资金的分配[2]。形成合同的时候，采购企业的人员应当对信息途径进行扩展，掌握越多对企业有利的信息越好，对于合同中有关关键技术的条款，采购人员要格外的重视，避免项目业主利用这些条款来约束电力企业。签订合同人员要和项目设计人员进行沟通，对服务的种类，服务的要素、采购期限，以及施工单价进行了解，对各种风险因素进行衡量[3]，做好一切的准备和防范措施。总而言之，在进行合同签署中，必须全程进行有效的合同监督，确保电力企业的合法权益。进行物资采购过程中，先检查物资的质量情况，如果发现严重的质量隐患，应该立即提出，不要隐瞒，通过协商进行解决，坚决不能回避或视而不见。

3.加强人员管理

任何工作和项目都是由人来完成的，人在这方面处于主导地位，如果相关岗位的人员没有很高的职业素养，那么制定再合理的规章制度也会出现问题，为了避免中饱私囊、内部人员和物资供应者勾结等损害电力企业利益问题的发生，必须加强人员道德方面的学习，然后在岗位上考核，重要岗位必须让业务骨干来担当，监督人员部门也要做好监督工作，切实把企业利益放到第一位。

三、总结

随着我国经济建设的发展，电力项目工程也逐渐增多，因此企业在这方面的投入也开始加大。在电力项目建设中招标是有效的采购模式，如果招标工作出现问题，将会直接影响电力设施的安全运行，相关的采购部门必须加以重视，完善管理制度，在合同签署中积极参与，提供有建设性的意见，切实做好本职工作。

作者:陈晓燕 单位:贵州电网有限责任公司物流服务中心

参考文献:

[1]王建军.电力企业重点建设项目档案工作“全过程”管理探索[J].档案与建设，2014（，2）：78-80.

采购档案管理范文篇5

关键词:医疗设备;合同档案;管理

近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

[2]鲍薇．浅析医院医疗设备档案管理工作．黑龙江档案．2014（2）．

采购档案管理范文篇6

〔关键词〕医疗设备；档案管理；建议

医疗设备档案是指在医院购置维护医疗设备过程中，整理形成的包括申请、论证、采购、验收、付款、维护、转科和报废等资料[1]，而医疗设备档案管理则是对医疗设备档案资料的搜集、分类、统计分析、归档以及利用的工作[2]。医疗设备数量繁多，种类多样，使得医疗设备档案管理工作复杂烦琐，这其中还涉及了许多理论和方法，使用不同的方法进行管理，得出的成效是不一样的。哪种方法更科学，哪种方法更适合自己医院，是医疗设备档案管理员每天都要思考的问题。只有找对了方法，才能将医疗设备档案管好用好，最大限度发挥档案的作用，提高医疗设备的使用率和经济效益[3]。

1建立医疗设备档案的必要性

随着医院现代化的发展，医疗设备日益增多，现代化医疗仪器设备成为医院重要的组成部分，是高、精、新技术应用于医学教学、临床诊断和治疗的成果[4]。医疗设备不仅品种繁多，而且寿命长短不一，如何才能把医疗设备管好用好，必不可少的需要建立医疗设备档案，档案内放入所有与本设备有关的文档资料，力求让设备从立项到报废的每一个过程都一个详尽的记录，并且整理归案，一机一档。这样不管医院的设备有多少台，类型有多少种，我们都可以通过设备档案知道每台设备目前的情况，做到多而不乱，繁而不琐。

2医疗设备档案的建立

医疗设备档案的建立过程实际上就是文档资料收集过程，在立项后建档，在运行中完善，这是一个持续以恒的工作，需要档案管理员做到细心细致，一丝不苟，只有这样才能建立一个完整的设备档案。2.1建档。我院采用一机一档的管理模式，建档时间是设备立项后论证前。预算为2万元以下的建立小档案，一个档案一个文件夹，按采购时间有序放置，以小型设备的方式管理。对于预算为2~50万元，建立中档案，一个档案一个文件袋，文件袋上按规则编号，按编号有序放置，以常规设备的方式管理。对于预算在50万以上的建立大档案，一个档案一个文件盒或多个文件盒，文件盒上也按一定规则编号，并按编号有序放置，以大型设备的方式管理。2.2收集。[5]无论是小档案、中档案还是大档案，都必须要收集以下基础资料。立项资料：设备申请报告、可行性分析报告、各级领导审批文件。采购资料：设备论证表、设备技术参数表、供应商投标文件、供应商资质文件、发票复印件。安装验收资料：验收合格书、出库单、培训考核表、资料交接确认表。随机文件：设备的装箱清单、合格证、使用说明书、操作手册图表。设备照片：设备外观照片、设备标签照片（记录设备的品牌型号和序列号等）。运行资料：设备使用记录、设备维护保养记录、设备维修记录、设备转科记录、设备报废记录。而由于不同价格设备的采购方式不一样，3种档案的资料会存在差异。2.2.1小档案。小档案保存的都是小型设备的文档资料，这类设备一般通过询价采购方式购进，因此采购资料中会有一个询价采购汇总表用以记录各个供应商投标的品牌型号以及报价售后等，询价采购小组会把中标结果写到汇总表上并签字确认。2.2.2中档案。中档案保存的是常规设备的文档资料，我院采购文件规定常规设备（2~50万元）都要经过党政联席会审批并进行院内洽谈和签订合同，其中档案包含的文件还有：（1）立项资料，党政联席会纪要；（2）采购资料，院内挂网通知、洽谈会资料（供应商签到文件、设备评分表、会议纪要等）、合同；（3）运行资料，计量记录。2.2.3大档案。大档案保存的是大型设备的文档资料，我院采购文件规定大型设备（50万元以上）采购前都需科室先打报告申请，审批通过后下一步要上设备委员管理会对此设备进行讨论，讨论通过后还需上党政联席会最终确定，之后才能进行招标流程。由于流程繁多，其中产生的文档资料也会比常规设备多，档案里包含的文件还有：（1）立项资料，设备管理委员会纪要、党政联席会纪要等；（2）采购资料，设备科前期调研分析报告、招标相关文件、合同；（3）安装验收资料，报关税资料（进口医疗设备必备）；（4）运行资料，计量记录。2.3编号。医疗设备的数量和类别众多，为了避免按照常规方法编号，出现编号内容不明确的情况，我院紧紧追随政府政策步伐，围绕“医疗卫生机构医学装备管理办法”以及“医疗器械临床安全使用管理规范”，依照医疗器械68分类方法，对医疗设备档案进行编号，68编码分类见图1，详细格式是“68XX-XXXX-XXXX”，表达的含义是“68分类编码-此分类下的序号-总序号”，同时在档案侧面写上使用科室名称和医疗设备名称。通过这种方法编号，确保了档案有序管理并方便查找。2.4建立电子文档。当今社会已经进入互联网社会，如单单只靠纸质档案对医院的医疗设备进行管理，那是远远不够的。传统的纸质档案管理模式尽管有不可代替的作用，但是随着社会的发展，它的弊端也日渐明显。如不便查阅、统计麻烦等纸质文档管理上的问题成了设备科不得不面对的现实。因此，必须要建立一个完善的电子档案，不仅要将每台医疗设备的基本信息都录入进去，还要尽可能将设备的申购、论证、采购、合同、验收、付款等等纸质档案上传到电脑上，依靠电子档案对设备进行统一规范管理，能有效防范资产流失，保障资产安全。与此同时，于每个设备都打印一个相对应的档案标签贴于设备面上，标签上打印有设备的基本信息，并有一个独立的设备二维码，通过扫取二维码，我们就能在手机移动端对设备进行查询、报修、盘点等操作，让每次维护保养都保存了一个详尽的记录，从而使设备科的工作更加高效和方便。见图2，图3。

3医疗设备档案管理的难点及建议

3.1难点。档案工作建档是基础、管理是关键、利用是目的。但由于不能直接创造效益，档案管理在整个医院工作中往往不受重视，重医疗而轻视档案的状况普遍存在。结合我院实际情况，在工作中反映出来的难点主要有以下几点。（1）医疗设备档案管理制度不完善。对于医疗设备档案管理，上级部门出台的管理文件较少，缺乏规章的指引，医院对设备档案管理的重视不够，院内也没有一份针对医疗设备档案管理的详细制度。因此不同单位，不同设备收集的资料会存在很大的差别，存在一定的随意性，造成一定程度上的管理混乱。（2）建立完整档案的周期过长，医疗设备档案难确保完整性。与其他档案资料不同，医疗设备档案包含医疗设备从申购到淘汰报废整个过程的资料，是一台医疗设备的户口簿。建立一个完整的医疗设备档案，少则五年，多则十多年，所以设备档案一般周期较长，保持资料的完整性存在一定的难度[6]。（3）档案管理重视程度不够，档案管理团队部分人员管理意识不强。医疗设备档案中动态资料占据较大部分，其中包括计量资料、日常维护资料、维修记录等，这些动态资料涉及全院的每个设备，需要靠各科室设备管理员以及维修工程师定期提供。但是由于种种原因，动态文档的收集不受设备管理员和维修工程师的重视，因此部分动态资料收集起来存在一定困难，往往会出现收集不全、各科室管理员懒于记录的情况。3.2建议。（1）加大对医疗设备档案的重视程度，组织相关部门举行医疗设备档案管理协谈会，讨论编写相关的医疗设备档案管理制度，建立有利于医院长远发展的医疗设备档案管理体系，明确档案管理的内容，各级管理人员的职责，做到有规可遵，有章可循。（2）设立兼职的医疗设备档案监督管理员，其职责主要是监督医疗设备档案管理团队进行有序的档案管理，并对每个设备档案文档的收集情况做一个详细的记录，并定期对医疗设备档案进行抽查，特别是临床科室的日常维护记录，维修记录等资料，如有发现不规范的地方要对相关的管理人员进行警告并报告设备科科室主任。如果同一科室一年3次查出档案有问题，就要对相应的设备管理员进行相应的处罚。（3）加强培训，转变观念。每年定期召开档案管理团队的会议，总结每年档案管理的工作情况，并对各级人员进行管理再培训，提高对医疗设备档案的重视程度，特别要增强动态资料的收集、管理意识，真正将设备的需求、论证、验收、运行、维修情况真实地反映在档案中。

4总结

医疗设备档案管理是一件烦琐且困难的事情，在工作中难免会遇到很多困难，我们一定要学会边工作边总结边改进，相信通过大家的努力，一定会将医疗档案管理得井然有序，越来越好。

［参考文献］

［1］钟铁军，赵建中.总装直属部队医疗设备档案管理中存在的主要问题及思考[J].医疗设备信息，2004，19（12）：55-57.

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［3］白香梅，夏慧琳.谈医疗设备档案的建立与管理[J].医疗设备信息，2003，18（10）：59-60.

［4］陈郁韩.医疗设备档案的建立和管理[J].医疗设备信息，2004，19（10）：60-61

［5］谷红梅，李向东，云庆辉，等.医疗设备档案管理的改进措施[J].中国医学装备，2012，9（12）：92-93.

采购档案管理范文篇7

[关键词]医院；招投标；档案管理；规范化

医院招投标工作是医院满足医疗服务所需的一项重要工作。大部分医院设置了招投标办公室，专门负责招投标工作，严格执行招投标规范程序。但是，医院却未对招投标档案管理引起足够的重视，在档案管理中普遍存在着管理制度缺失、档案资料收集不完善、档案信息化建设滞后、档案人员素质不高等问题，严重影响着招投标档案管理水平的提升。加之，医院招投标档案具有系统性、多样性和分散性的特点，与一般档案相比其管理的复杂程度更高，进一步增加了档案管理工作的难度。为此，医院必须转变传统观念，明确招投标档案管理在医院内部管理中的重要性，将招投标档案管理贯穿于招投标项目实施的全过程中，对招投标档案实施规范化、标准化、信息化管理，进一步提升招投标档案的管理效率和水平。

1医院招投标档案的特点

医院招投标档案是指在招投标过程中形成的各类资料，与其他类型的档案资料相比，招投标档案具有特殊性，具体体现在以下3个方面。1.1系统性。医院的招投标与建设工程的招投标存在较大的差异，这是因为医院在开展招投标工作时，是以单个的项目、具体的医疗设备作为一个独立的单元展开的，与项目有关的资料具有较强的系统性。医院进行招投标的过程中，任何的程序均会形成内容各不相同的材料，每一份材料都有自身的价值和作用，缺一不可。现阶段，国内医院的招投标档案主要包括以下内容：招标申请、院领导意见、具体的工作方案、招标邀请书、技术要求及参数、各类表格（评分表、汇总表、价格分析表等）、招标公示及中标通知，与医院招投标工作有关的案卷具有较为完整的系统性。1.2多样性。与建设工程项目相比，医院的招投标项目更多、种类更加繁杂，归属于设备采购的有核磁共振成像设备、彩超类设备、透析设备、X光机、动态心电图设备等等；归属于物资管理部门的有各类办公用具、卫生耗材、医疗科室耗材等，其中涵盖数百个种类；归属于后勤管理部门的有锅炉设备更新、燃煤采购、车辆维修和专业养护、病患服装及被褥洗涤、装修改造、食堂承包等等；归属于药事委员会的有药品、药剂的招投标等。医院的招投标囊括了从基建到物资等所有内容，每一项招投标都会产生相应的资料，由此使得医院招投标档案工作呈现出多样性的特点，对档案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在医院的各个职能部门中，招投标委员会并非常设机构，大部分招投标工作都是由招标办公室全权负责。而具体的项目采购则是由相关的职能部门负责管理，如大型医疗设备采购由设备管理部门负责。在这一前提下，医院招投标项目所产生的档案材料，全都分散在各个职能部门当中，由此使得档案具有了分散性的特点，这样一来，给招投标档案的集中管理带来诸多不变，从而影响了档案管理效率和水平的进一步提升。

2医院招投标档案管理存在的问题

2.1招投标档案管理制度缺失。医院未对招投标档案管理建立起相应的管理制度，导致档案管理工作缺乏有力的执行依据。在缺乏规章制度约束的情况下，招投标工作人员和档案管理人员未能明确自身的工作职责，对招投标档案管理形成了片面认识，易出现工作推诿情况。同时，在招投标档案管理中，医院各部门之间没有执行档案资料交接程序，只是对档案资料进行简单收集和整理，缺少对资料内容的审核和鉴定，易出现档案资料管理混乱的情况。2.2档案资料收集不完整。医院招投标档案管理缺乏长效运行机制，没有将管理工作贯穿于招投标的全过程中，致使档案资料收集不完整。如，部分医院档案管理部门没有将招投标文件资料列入归档范围内，使得招投标文件资料未能得到系统化保管，易出现遗失、损坏等问题；部分医院的招投标项目复杂，涉及诸多部门科室的共同协作，但是在实际招投标的过程中，这些部门科室各自为政，缺乏统一管理。尤其在资料文件管理方面，各个部门科室自管资料，经常出现资料未能及时上交的情况，造成资料归档不完整；医院在重大项目招投标工作中，如大型基建项目、大批量医疗物资采购等，招投标管理部门只重视重要资料文件的收集，而对一些小设备、辅助材料的招投标资料收集并未引起重视。2.3档案管理人员素质不高。医院招投标档案管理工作缺乏专业人员专职负责，在实际工作中，档案管理人员通常为兼职人员，这些人员主要负责招投标工作，并兼职负责招投标文件资料的收集整理。由于兼职工作人员只熟悉招投标业务，不熟悉档案管理专业知识与技能，加之医院档案管理部门缺乏对兼职工作人员的业务指导，从而导致档案管理质量偏低。同时，在招投标档案的借阅环节，医院没有落实完善的借阅程序，档案管理人员也未曾认识到招投标档案保管的重要性，所以档案管理人员经常会在审批手续不全的情况下向部门科室或人员调阅档案资料，威胁到档案资料的安全性。

3医院招投标档案规范化管理的策略

3.1建立健全招投标档案管理制度。医院招投标档案管理工作的开展需要有完善的制度作为保障，因此，应结合医院招投标项目的特点，建立健全招投标档案管理制度，对各个职能部门所应承担的管理职责加以进一步明确，针对招投标档案的归档日期及内容编制相应的规定，并设立专门的档案室，对招投标档案进行集中保存，档案管理人员应做好档案的登记、接收等工作，同时应按照档案的内容进行分类整理，装订入卷。为避免档案受损，应做到防火、防潮、防盗等措施，确保招投标档案的安全性和完整性。此外，在招投标档案管理制度中，应对具体的操作流程进行规定，定期检验招投标档案，若是发现其中存在问题，则应找出原因，并采取有效的方法和措施进行处理，避免问题扩大。3.2落实招投标档案管理机制。医院要建立起招投标档案管理长效机制，确保档案管理工作规范化、系统化开展。①提前介入机制。医院可以按照招投标执行系统的性质，由总务部门、医疗设备采购部门以及药剂管理部门，负责相关文件的起草，并对具体安排招投标的过程进行控制。同时，可采取分期、分批的方法，在招投标的实施阶段对档案进行收集整理。②规范档案归卷程序。为保证招投标档案的完整性和安全性，应当对档案的归卷程序加以规范。可遵循平时归卷的原则，确保档案的准确性，从而使其法律凭证作用得以充分发挥。相关职能部门在招投标工作完成后，应对具体的材料进行整理，发现问题及时修正，以此来提高档案管理的规范性。③规范档案管理内容。招投标档案管理内容要涵盖纸质文件、光盘等多种载体形式，对档案资料进行合理分类，包括招标文件、投标文件、评委抽取登记表、评标资料、中标通知书等，以便备查之用。3.3加快档案管理信息化建设。在网络信息时代到来的今天，医院的招投标档案管理工作应当与时俱进，对信息化技术进行合理运用，加快构建档案管理信息化系统，借此来提升招投标档案管理效率。医院可将现有的纸质档案通过数字扫描仪，变为数字档案，然后存储到档案管理系统当中，这样不但便于档案的保存，而且还能节省空间，更为重要的是，可以使档案管理变得更加规范和高效。在对档案进行信息化管理的过程中，系统的安全性尤为重要。为此，档案管理人员应当定期对杀毒软件进行更新，下载补丁，处理系统漏洞，为档案存储提供一个安全的环境。同时应当对网络服务器及相关设备进行定期检查，运用网络监控技术及各种有效的安全技术措施，如加密处理等，增强招投标档案的安全性，避免重要的信息外泄，给医院造成不必要的经济损失。此外，为使招投标档案的作用得以充分发挥，应实现档案信息共享，通过建立招投标档案数据库，提升档案的利用效率。3.4加强档案管理队伍建设。医院必须加大档案管理人才的培养力度，打造一支综合素质高、业务能力强的档案管理队伍。①应当使招投标档案管理人员具备较强的法律意识，这是因为医院所有的招投标项目都是依法运作的采购活动，因此档案管理人员必须以法律法规的要求为立足点，在实际工作中，应当遵守相关的法律规定，如招投标法、档案法、政府采购法等等，依法进行档案管理。②档案管理人员必须具备良好的职业道德素养，做到不计较名利，发扬不辞辛劳的工作作风，在自己的工作岗位上默默无闻地奉献。③招投标档案涉及医院内部的多个部门，为做好档案管理工作，档案管理人员应当具备较强的沟通与协调能力，确保此项工作的有序进行。

4结论

综上所述，医院在运营管理中要认识到招投标档案管理的重要性，深入、持续、有效、规范地开展招投标档案管理工作，严格落实招投标档案管理制度和管理机制，为医院建设发展提供详实的资料。医院要将招投标档案管理作为院务公开、廉政建设以及经济管理的基础性工作，纳入到档案管理工作体系中，不断提高招投标档案管理水平。

[参考文献]

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[4]韩冰,沈铁峰,周璇.科学管理医院招标档案管理的认识与思考[J].财经界：学术版,2016(8):98-99.

采购档案管理范文篇8

关键词：档案管理；设备控制；医疗质量

医疗设备质量的稳定性，影响着医院医疗质量，近年随着医疗设备技术发展，设备的稳定性不断加强，故障率降低。同时，另一个影响因素，就是等级医院的评审工作，推进各基层医院精细化管理，设备质控工作得到不断加强。我院近三年统计数据显示，通过医疗设备的质量管理控制，因设备引发的不良事件逐年递减，设备维修率不断下降，三年累计为医院节约资金70余万元，因此医疗设备质控成为医院质量管理的重要组成部分。医疗设备质量控制涵盖采购前论证、采购、安装、使用、日常维护、维修到综合评定、报废每个环节，涉及安全、质量、成本和效益四方面管理，因此详实、完整、全面的设备档案在医疗设备质量控制管理中有着重要的意义，建议二级以上医院设备科建立专门的设备档案室，专人专管，确保设备质控体系各项任务的落实。

一、完善医疗设备档案的意义

医疗设备质量控制能否在医院顺利实施，能否促进其本身的发展壮大和提高，需要各方面的支持，而其中的基础数据离不开医疗设备档案。我们可以从实现质控的一种重要管理方法，即PDCA循环管理法中看出设备档案的作用贯穿始终。在此方法中要达到既定目标首先要计划（PLAN），而计划的首要就是收集相关资料，同时在同一环节的最后一项处理（ACTION）中，只有总结经验即做出相关档案资料才可能实现质控的持续改进。因此，完善的设备档案可以为医疗设备质量控制提供管理、督查、改进依据，并促进质控质量不断提高。一套完整的医疗设备档案必须抓好医疗设备论证采购、临床使用和设备工程维护保障三关的基础资料收集，确保资料的完整性、连续性、专业性，并独立成卷，方便查找使用，避免出现“死”档案。同时，要强化设备使用和维护管理人员的安全管理意识，引导工作人员以专业数据为工作依据，变被动为主动，变维修为预防维护，将“事后”处理改为“事前”干预，不断提升医院医疗设备质量管理内涵，积累医院安全文化。1.设备前期论证方面的完整档案能为医院决策提供正确的依据。医院采购设备前期论证材料包括设备准入标准、可行性分析报告、安装场地条件、财务预算及收费标准等综合评价资料。如果医院的设备准入标准中的市场调研、论证的可行性材料不全面，就可能带来决策上的失误。比如，对医疗技术发展动态信息缺少灵敏性，可能花大力气购来的新设备，在其他医院已经是普通产品；安装场地条件没有充分的论证，有可能设备到了，无法安装使用，影响医院长远规划。前期完备的论证材料可以帮助医学工程部门制定设备购进、安装方案，也为设备使用阶段质控提供基础数据。2.设备采购验收完整档案是医院开展高质量设备质控的保障。根据以往所购设备的档案记录，建立优秀的供方名录和供应信息链，可以为下一步查看相似功能的设备档案，拟定采购设备技术指标、采购各环节的依据、流程方面资料提供依据；接受公开监督和审计的资料，对新引进的医疗设备完成场地工程规划是确保设备进院后顺利安装的保证；一套完整的设备验收档案可以反映设备厂家、物流、设备性能、技术参数符合国家、医院、临床需求，以技术指标为基础的质量检测资料和临床功能验证等资料是一台完好设备开展高质量质控管理的基础依据。3.设备使用期间产生的完整档案材料是开展设备质量控制的基础，也是医院制定工作制度和操作规范的依据。医疗设备使用的质量控制是设备质量控制的重中之重，涉及人员、制度和规范、标准等内容。完整的人员培训资料、设备日常维护保养记录单、故障维修记录单等档案基础材料为日常设备质量控制提供督导依据。通过基础资料可以看出工作任务是否完成，是否按标准进行，如果达到既定目标，如设备故障率降低，完好率提升，说明质量控制有效，质控人员可以将该措施标准化，方便以后执行和推广。例如，医院根据实际情况，制定的设备操作流程，既要符合厂方对操作要求，又要符合医院质控管理要求，通过分析不断改进操作规程，直到符合医院高质量控制标准，该项目就可以作为一项规范确定下来，因此设备使用期间的档案数据，是医院制定制度和规范的依据。也是实施质量控制工作之根基。4.完整的设备档案为设备报废提供依据。完善的设备档案将提供设备使用年限、使用率、完好率、经济效益分析，确定设备是否达到报废标准，同时也是财政部门对国有资产进行核减的依据。以上数据的开发利用，可以避免设备的过度使用，减少医疗隐患，避免医疗纠纷，提高医疗服务质量。

二、医疗设备档案现状

目前，国内市级医院医学工程部门医学工程高端人才难以引进，职能依然是采购、维修和供应等，没有上升到学科层次和全院职能部门的战略高度，设备质控管理的信息化程度低，没有对口专业的上级管理部门，从而导致设备管理没有制度的约束和指导，医疗设备档案管理更是明显滞后于医院建设的快速发展。2019年底对本市三级医院进行了医疗设备档案管理工作状况的调查，调查显示：1.医疗设备档案材料不全具有普遍性。目前，大部分医院有医疗设备档案室，医疗设备前期的可行性论证报告、医疗设备招标文件、合格证、生产许可证，验收材料基本上都比较完善，但是设备使用期间档案基本上没有，档案收集内容也没有统一标准，档案材料是否全面，无人监管。日常业务没有归口综合档案室统一管理，档案装订、借阅也不能与综合档案室达到同质化标准。比如，技术性设备档案普遍未纳入设备整体档案进行大科目下统一编号，一旦丢失难溯其源。基础设备维护保养手册使用完毕后没有做到统一管理，统一归档，大部分散落在使用科室，未与采购安装资料统一立卷，随机使用手册存在破损、污染，为下一步管理使用造成不便，不能及时防止不良事件发生。2.管理制度不健全，人员素质高低不一。大部分的医院设备管理部门档案人员多为兼职，档案意识和专业知识不强，导致制度落实不够。例如，少数档案人员认为设备相关资料归个人保管比较方便，不上交也无所谓，没能及时入卷，另外一套完整的设备档案形成时间较长，涉及种类较多，有的材料供货单位提供不及时，档案人员没能及时跟踪，出现档案材料遗漏，这都是制度缺失的表现。

三、医院加强医疗设备档案管理工作的对策与建议

1.建立医疗设备档案室，专人专管，加强宣传，提高相关人员的档案意识。医院要构建档案管理工作网络体系，凡涉及到档案存交的部门均设立兼职档案员，医疗设备科设立二级档案室，把思想品质好、业务素质强的档案管理人员配备到档案岗位，绩效给与适当倾斜，提高人员工作积极性，制定档案人员专业岗位培训计划，由综合档案室负责日常培训和业务考核，达到同质化管理，该举措有效提高设备档案归档率和档案质量。加强宣传，让各科室人员知道医院高质量发展离不开医疗设备质控管理，医疗设备质控管理离不开完善的设备档案资料。强化各科室人员收集档案资料意识，认真保管，及时归档。我院现已逐步完善设备档案管理工作的各个环节，为了进一步规范医学设备档案管理工作，实现精细化管理，2018年引进设备质控信息化系统，不断提高质控管理水平，也为设备档案管理提出新课题。2.明确医疗设备档案的归档范围，完善制度，确保医疗设备档案的收集渠道畅通。设备的质控管理涉及到医疗设备的方方面面，只有确保设备档案的完整性、连续性，质控管理工作才可能正常展开，这就需要医疗设备档案管理的归档做到制度化，明确设备档案收集范围、岗位职责、档案移交程序等事项，统一管理，防止分流，独立成卷，为设备质控管理提供基础依据。（1）设备论证采购阶段档案材料。包括医院申购报告、主管部门批复文件、各级可行性论证报告、设备委员会通过会议记录，招投标文件和采购合同、大型设备卫生资源配置许可。（2）设备验收阶段档案材料。包括根据采购合同拟定的验收清单、验收程序和方案、装箱单、包装箱内说明书、技术手册、检定证书、检验检疫证书、软件光盘、运输单据、发票复印件（原件保存在财务档案中）、安装调试及验收报告。免税进口设备包括设备进口证明、海关免税证明、外贸合同、质量保证书、商检报告等。设备使用一阶段后证明设备一切功能完全正常的使用验收单。合格的验收工作是保证新进医疗设备安全、有效运行的基础，也是对医疗设备的采购环节进行反馈和总结，同时为今后医疗设备的管理夯实基础。（3）医疗设备和安装前与机房相关档案材料。按照厂方要求做好的机房布局资料，对于有辐射危害的放射设备、核医学设备等有关部门出具辐射剂量评估和检验报告合格证书。（4）设备使用过程中维护保养档案资料。新上岗人员培训记录、操作指南、医疗设备预防性维护计划，一级、二级维修保养检查记录、保修记录单、设备强制维修、定期维修、预防维修、事后维修单、计量情况记录、医疗设备质量检测记录、不良事件上报单、医疗设备安全评估、每年的经济效益、使用率、完好率统计分析，涉及三级质控管理方面资料等。3.落实责任，确保医疗设备档案收集齐全。档案员是档案工作正常运行的基本，是完成设备质量控制的基础，无论专兼职档案员，其学历、专业应满足档案管理要求，不仅要有强烈的事业心、责任感，还必须解放思想，更新观念，开拓进取，掌握现代科学技术，特别是要有较强的应变能力和对新知识的不断追求，摒弃过去档案工作是照顾性岗位的不良现象，真正发挥其作用。医疗设备购置、安装使用、转移、报废四个阶段数据都在质控管理范围之内，并且作为基础数据，这些都是必不可少的。设备档案管理工作应抓好几个环节：一是设备档案员必须清楚设备档案应归档资料，并主动搜集材料。从各年度设备委员会通过的拟购设备中开始搜集设备购进的前期资料，主动与设备申请科室、采购办沟通，定期追踪，尽早开始建档立卷。二是新购医疗设备到院后，设备档案员要与工程师一同参与设备的开箱验收，对开箱资料及时完成收集建档工作。我院实行开箱资料不全，设备档案员在设备验收记录上不能签字，设备发票不能签字入库措施，确保验收资料收集完整性。三是督促工程师主动做好设备安装、调试阶段的资料收集工作，材料不全。不能在安装调试阶段验收单上签字，档案员不签字，工程师就不能完成该阶段工作，层层把关，确保资料收集完整。对设备操作手册、技术图纸等资料档案员要及时进行入档编号，在保障操作人员使用同时，方便溯源管理，防止丢失。四是定期督促工程技术人员上交设备运行、维护和保养记录、医疗设备质量检测记录、医疗设备安全评估、计量情况记录、医疗设备预防性维护计划，按时进行效益分析、设备完好率分析，并将相关资料定期移交归档，数据分析及时反馈工程人员，改进工作。只有落实责任，才能确保医疗设备档案材料收集齐全完整。4.坚持设备档案单独立卷的原则。设备档案材料保存的有序性可使查找效率大大提高，从而提高质控管理工作的效率。由于不同设备的购进金额差别较大，所做的各项分析不尽相同，因此可在以上基础上将设备分5万元和10万元进行划分。5万元以下可以按年度、同类型设备统一进行编档管理。10万元以上包括10万元按台立卷，为设备质控提供方便。每份档案根据设备文件材料的内容区分保存期限、根据载体形式确定存储方式，总之在有机联系，便于查找的组卷原则下，统一编号，分类存放。（1）长期保管材料。反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、采购前论证文件、招标文件、订购合同、验收报告、报废文件、转移文件、索赔文件等，定为长期保管，根据材料产生的时间顺序排列，设备报废后移交综合档案室管理。（2）根据设备报废年限确定存储年限资料。设备随机的技术文件和维修、改造等文件，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。按设备的工作秩序及重要程度，依次系统排列。（3）光盘等特殊载体档案放入专柜保管，并在大编号下注明分类号。设备使用和保障过程中，各种工作计划的制定、各种任务的监督、综合评定都离不开一个完备的动态设备管理档案，因此，医院设备档案管理工作是医院档案管理乃至医院科学管理工作的重要组成部分，它是医院高质量发展的基础，提高职工对医疗设备档案管理工作重要性的认识，获得各方面支持，加强管理，是档案管理工作者的重要工作之一。

参考文献：

[1]李桂萍.PDCA循环在医疗设备档案管理中的运用分析[J].兰台内外，2018

[2]范亚军，李　晖.医院医疗设备档案管理及使用的分析[J].世界最新医学信息文摘，2016

[3]陈悦欢，雷清红，刘俊乐，李建文.三甲医院医疗设备档案管理现状及对策[J].医疗装备，2015

[4]黄海丹.浅谈医疗器械档案管理工作的重要性[A].2011年浙江省医学会医学工程学分会第九届学术年会论文汇编[C]，2011

采购档案管理范文篇9

1确定关键设备建档范围

随着科学技术的进步，采供血机构的仪器设备也越来越精细，规模越来越大，对操作人员要求越来越高。关键设备是指在采供血过程中可能影响到血液质量的设备设施，贯穿血液采集、分离、检测、运输的全过程，对其进行规范化管理尤为重要。确定了关键设备范围，应从设备采购、专项培训、技术验收、日常维护等环节进行监督管理，规范建档流程。建档资料包括设备采购计划、设备说明书和光盘、购入后的安装调试与专项培训、使用前确认和验收。确认可以正常使用后，需要接收单位粘贴合格标签方可常规使用。档案资料必须完整、有序且保存完好，这样有助于设备的使用、维护与故障报修等。

2制定关键设备档案管理制度

设备档案管理是管好设备的基本条件和依据，是保障其正常运转、延长使用年限的有力措施，也是设备故障报修的必备材料。所以，建立关键设备的档案，进行规范化管理，对提高设备使用率、充分发挥效能起着至关重要的作用。由于关键设备档案管理的特殊性，应设有专岗/专人负责，以保障档案的完整、准确、系统和安全［1］。管理制度实行统一领导、分级负责、归口管理、责任到人。关键设备资料载体多样，包括纸张、照片、光盘等，其日常操作由实际使用科室完成，招标采购大多由设备科与实际使用科室共同完成。资料收集可以按照招标采购、安装调试、日常使用三个阶段，遵照质量管理体系文件要求，分类存放，交由档案室管理。使用频率高的文件可以复印后存放于使用科室日常查看。规范化管理有助于发挥关键设备的最大效能，为临床提供安全、有效的血液制剂。

3建立关键设备档案管理网络

设备档案管理工作是长期的，需要档案管理人员与实际使用科室共同配合，收集每一阶段的资料，建档归档，定期将使用维护记录收集整理，按质量体系文件要求妥善保存。档案管理人员负责档案的管理工作，保障档案保存的完整性、准确性。在建档后的管理工作中，与实际使用科室密切联系，定期整理需要保存的使用维护记录，归档保存，并在日常工作中宣传《档案法》，提高关键设备使用科室及实际操作人员的档案意识。档案管理已逐步进入网络模式，使用档案管理软件，建立关键设备电子档案，提高管理效率，增加档案资源共享，使档案管理真正步入现代化管理轨道。

4做好关键设备档案管理工作

关键设备档案的收集整理是一项长期工作［2］。需要档案管理人员与实际使用科室共同合作，系统、完整、规范地整理资料，按照档案管理要求建档归档。设备科与使用科室共同完成招标采购工作，工作完成后将相关资料整理完善，待入库；设备到货后，需由设备科、厂家工程师、使用科室共同开箱验收，确认设备完好、资料齐全；设备安装调试与使用前培训由厂家工程师协助完成，设备科和实际操作人员共同参加。使用科室确认验收后将安装调试与确认记录整理，交由档案室归档保存；设备日常使用、维护与清洁由实际使用科室进行记录，依据设备使用操作规程分类存放，装订成册。所有资料按照质量管理体系文件要求，从设备到货至报废、拆除或调出，由档案室或使用科室保存。先进的设备是保障临床用血安全有效的必要手段。设备的有效利用和设备档案的规范化管理在其中起着决定性作用。档案管理人员与设备操作人员不仅要规范档案管理，还要积极服务，提高档案管理质量，以此促进关键设备档案管理工作效能，使其得到最大限度的发挥，为临床用血保驾护航。

参考文献：

［1］周斐.浅谈采供血设备档案管理［J］.兰台世界，2012（S1）：144.

采购档案管理范文篇10

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足

每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便

因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

三、解决方案

随着医院信息化系统功能逐渐完善，后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块，开始启用合同线上转签，但由于处于过渡期，目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中，在合同转签过程中，审批人即可在线上查阅、审批合同资料，合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档，再次查询时只需输入关键字即可，如需要纸质版文档，可随时进行下载打印，也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同，其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前，各公司的投标文件占据空间最大，但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标，可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外，其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题，我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》，在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描，形成电子版文件，这样既解决了空间占用问题，又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号，并形成合同清单，须要查找时在目录下进行搜索，随后根据编号进行查阅即可。

四、结束语

相信在信息化时代的大背景下，医院会借助互联网及信息化系统对后勤合同档案管理进行越来越规范且成熟的管理，未来医院后勤合同档案管理会取得更大的进展。

参考文献

[1]李思童,王健青,张雨霏.医院招投标档案管理问题研究[J].中国医院建筑与装备,2020,21(7):67-68.

[2]毛向阳,张为,陈亮.医院后勤档案管理存在的问题及改进措施[J].江苏卫生事业管理,2015,26(3):135-136.

[3]赵莉娟.信息化对医院档案管理的价值研究[J].企业改革与管理,2016(2):224.