人事档案管理的调查与思考报告

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为了切实加强人事档案工作的规范化管理，全面了解和掌握我县人事档案管理现状，研究改革时期人事档案管理的新情况、新问题，探索人事档案工作适应新形势要求的有效途径，不断提高人事档案工作质量和管理水平，本人对我县人事档案管理进行了调查走访，积累了第一手资料。目前，我县的人事档案管理比较规范，整体情况是好的，但也存在一些不容忽视的问题和隐患，需要在今后的工作中加以改进。

一、档案管理比较规范，整体情况较好

本人调查走访了全县五十余家有管理人事档案职能的单位，共管理各类人事档案63736册，其中干部档案16271册，工人档案19644册，退伍军人档案27821册，共有档案库房1487平方米，保存档案专用柜978个，其中金属柜687个，用于人事档案保管及管理的电脑10台，空调13台，电风扇19台，灭火器33只，部分单位建立了人事档案安全保密制度及档案管理制度，人事档案管理比较规范，工作比较有成效，他们的主要经验是：

（一）领导重视，硬件设施齐全。人事档案工作既是政治性很强的工作，又是事关每个干部职工切身利益的工作，是组织人事工作的重要组成部分，大部分单位领导重视，档案经费有安排，档案基础设施建设列为本单位重要项目。人事档案保管做到了“四有”即有专人负责，有专用库房，有专用档案柜，有“六防”设施，即配置了灭火器，库房安装了防盗门、窗，有厚窗帘，有防虫药，有电风扇，有空调。县人事局在办公经费十分紧张情况下一次投入2万多元购置档案密集架和档案用品。县教育局领导重视档案基础设施建设，档案库房标准高、保管设施质量好。今年在原来的基础上又添置了空调和电脑，各项硬件设施逐步向中组部一级档案室标准靠拢。县民政局的档案柜由木质档案柜全部更换为金属柜。县卫生局领导对档案保管条件高度重视，舍得花钱，库房安排合理，安全保密、保护措施到位。县劳动局顾全大局，积极为全县的企业改革排忧解难。企业改革后大批的员工人事档案进入县劳动局。县劳动局领导想方设法，安排档案库房，购置档案柜，聘请专人，及时接收了来自全县几十家改制企业的1万多份人事档案。

（二）管档人员责任心强，档案基础工作扎实。干部人事档案工作要上台阶、上水平，必须抓好干部人事档案工作的基础，确保案卷质量。只有档案质量有保证，才能为干部人事工作提供准确信息和优质服务，从调查、走访看到的档案案卷质量证明，大多数档案员业务熟悉，能积极主动工作。主要表现在如下几个方面：一是收集了大批档案材料，充实档案内容。县教育局目前管理干部职工档案共9390册，教职工每年形成的年度考核、工资变动、学历变动、职称评审等档案材料多达两万余份，这些材料一经形成，就及时分装进入个人档案袋内，使档案内容能及时全面地反映档案人的现状，实现动态管理。二是及时清理装订档案材料，保证档案内容的完整性。县民政局保管了建国以来的攸县籍退伍军人档案共27821册，为了有效地保护这批档案资源，尤其有一批解放战争时期入伍、建国后退伍；抗美援朝时期入伍的退伍军人的档案更是珍贵的历史资料，为了更好地保管、保护和利用这些档案资料，他们集中时间，聘请了几位有经验，靠得住的离退休老干部对这些档案进行重新整理，分乡镇、按入伍时间顺序编号建立花名册。这样既有利于保管,又方便查找利用。县卫生局管理的干部职工档案数量比较多，有2100册，档案员尽管是岗位交流过来的新手，但她虚心好学，很快就熟悉了业务，档案材料分类准确，整理及时。还有县水利局、粮食局等单位的档案材料归档整理也很及时。

（三）档案工作制度健全，管理有序。按照《干部档案工作条例》，大部分单位将干部档案工作有关制度打印张贴，有的进行了装裱上墙，逐步形成了人事档案保管保密、材料收集整理，档案查阅、借阅、档案转递等各项工作按程序和规定办理的良好风气，杜绝了失泄密事件发生。县教育局、县卫生局管理干部职工档案数量多，日常管理工作量大，他们各项制度健全，管理措施到位，档案查阅、借阅手续齐全，记录清楚，历年资料都做到了归档备查，档案转递严格履行手续，接转档案都有详细记录，并由经办人签名。

二、部分单位对档案工作重视不够、管理不够严格，存在一些问题和隐患

主要反映在如下几个方面：

一是认识不到位，领导没有引起足够的重视。有的单位领导对人事档案管理工作不重视，档案保管的基本条件没有保证，具体表现在：无专用库房、无专用档案柜、没有明确具体的管档责任人；有的单位管档数量多，又相对集中，按规定档案库房要保证的“六防”设施，实际上没有到位（如工业行办）；还有的单位对改革时期出现的新情况、新问题，没有及时研究，调整思路，人事档案堆积，保管条件跟不上，单位没有安排正式员工负责；部分改制企业流动人员人事档案管理错位，单位之间沟通协调不够，该管的未管，不该管的又管理，存在较大隐患。

二是档案材料不齐，档案质量不高。部分转体单位的工人档案近十年的材料未装订，近几年的材料无从查找，有的职工办理了停薪留职手续，但档案内无记载，有的职工卖断了身份，但档案里既没有解除劳动关系的证明，也没有卖断身份的证明材料，有的单位无头档案数量较多（工业行办八十年代的寄招人员）。

三是管理不严，违规操作。在调查中发现个别单位管理不严，本人保管本人的档案，档案不存入专用库房，随便放在办公室的文件柜内，档案查阅、借阅没有登记，更没有领导审批，自己拿自己的档案去办理有关手续的现象时有发生，档案接收转递没有登记，更没有审批，管理环节上漏洞多。

四是部分档案员业务不熟，责任心不强。有的档案员从事档案工作时间短，业务不熟，让一些人钻了空子；有的档案员思想认识不高，认为改革转型时期，档案没什么神秘，已经不那么重要了，缺乏保密意识；有的同志责任心不够强，不热心档案工作，得过且过，做一天和尚撞一天钟，没有积极主动向领导反映情况，提出建议和意见，争取搞好档案工作的主动权。

三、加强人事档案管理，适应新时期人事工作的要求

干部人事档案工作是一项长期的、繁杂又细致的工作，档案质量的好坏，直接影响党的干部工作质量。特别是改革转型时期，原有的管理体制与现实需要之间的矛盾，各种利益和冲突交织在一起，理顺和协调各方关系，加强人事档案管理，适应新时期人事工作的需要，是摆在我们面前的重要课题，围绕这一课题，过去我们作了一些有益的探索，取得了一定的成效，2002年10月在对部分单位进行调研座谈的基础上，形成了攸组发27号文件，则重于理顺人事档案管理体制，加强和规范档案管理工作，去年，组织部充分履行对全县干部人事档案工作的宏观指导职能，组织了重点单位的人事档案专项检查，今年3月份在全县组织工作会议上专门强调了档案工作并下发了两个规范性文件，7月份组织了全县档案工作大检查。通过抓制度建设，抓检查落实，促进了档案工作的规范化。

为了进一步提高档案工作管理水平，适应改革时期人事工作的需要，笔者认为要强化以下六个方面的工作。

一、要进一步端正思想，提高认识，纠正和克服两种倾向

1、档案工作“无用论”。有的单位领导认为，人事档案可有可无，现在已进入信息化社会，没有存在的必要，尤其是一些单位正处于改革转型时期，单位自身都是过渡性机构，所以抓档案工作也是说起来重要，排起来次要，忙起来忘了。这些既不符合人事档案工作的有关规定，也是对干部人事档案工作缺乏正确的认识和理解。

人事档案具有这样几个作用：一是依据作用。在几十年的工作实践中，我们党一直把干部人事档案作为正确选拔使用人才的一个重要依据，并把查阅干部人事档案列为干部调动、任免工作中一个不可省略的重要程序，使干部人事档案在党的人才队伍建设中发挥了积极的作用。二是凭证作用。干部人事档案是澄清干部职工个人有关问题的重要凭证，是解决待遇落实政策的重要依据。如某老干部是1935年7月入党，1937年8月脱产参加革命。过去一直填写1937年8月参加革命工作。根据中组发（1982）11号文件精神，1937年7月6日前入党的老同志，其参加工作时间可从入党之日算起。这位老同志向组织上提出了更改参加革命工作时间的申请，那么该同志档案中保存的关于其入党证明材料，便成为党组织确定其参加革命工作时间的重要凭证了，他也就从一个老八路变成了一个老红军。又如在办理干部退休时，干部档案中保存的关于某干部被评为全国劳模的材料，便可成为确定该同志退休待遇的一个重要凭证。三是参考作用。干部人事档案记载了干部职工的概括经历，反映了干部职工各个时期的思想发展以及所从事具体工作的经验和教训，特别是老一辈无产阶级革命家和老干部的档案，记载着老一辈的光辉业迹，从侧面反映了革命斗争的风风雨雨。因而，干部人事档案对于总结历史经验教训具有重要的参考作用。同时，干部档案还可以为进行革命传统教育、共产主义远大理想教育提供生动的教材，并且能为撰写人物传记、革命回忆录、工运史、学运史、军史、党史、根据地斗争史、地区志以及历史科学研究和人才研究提供一些珍贵的线索和资料。

2、档案管理随意化。这次调查中发现有些单位管理松散，自己保存自己的档案现象普遍，档案不存入专用库房，随意放在办公室文件柜内。有的当事人自己取走自己的档案办录干、调资等手续。有的材料收集没有登记，档案的查阅、借阅不履行任何手续，档案接转手续不清。这些“无用论”“随意化”的实质是对档案工作认识不高、责任心不强。这不但违反了《干部档案工作条例》，也给工作带来了负面影响，这两种倾向在今后的工作中必须加以纠正。我们的领导同志务必以对党的事业负责，对干部职工个人负责的态度，重视档案工作，支持档案事业。

二、要进一步理顺人事档案管理体制，提高效率

进一步理顺关系，建立一个规范统一，运转协调的人事档案管理体制，不仅有利于提高档案利用效率，同时也是适应党政机关改革和干部人事制度改革，企业产权制度改革、事业单位人事制度改革的需要。为此，继续加强对攸组发[2002]27号文件执行情况的检查，督促各有关部门抓好落实，对各类人事档案的分类管理一定按文件严格执行到位，对管理错位的及时纠正。

三、要进一步加强领导，明确责任

1、实行档案工作主要领导负责制。县委组织部负责对全县的人事档案进行宏观业务指导，定期对档案的管理情况进行督促检查和考核。各单位一把手是档案工作的总责任人，在人力、物力、财力三个方面要优先考虑，做到三个到位。人员方面：要配备专职档案员并保持相对稳定。目前，县教育局管理9000多份档案，只有一名档案员，按要求要配备3名，远不符合上面的要求，影响了档案工作的正常开展。物力方面：要优先安排档案工作所需的物质条件。经费方面：要统筹安排一定的档案专项经费。档案工作的好坏，管理水平的高低，反映了单位一把手对这项工作的重视程度，档案工作出了问题，作为一把手最终要负领导责任。

2、主管领导是第一责任人。主管政工人事的领导要经常过问档案工作，听取汇报，解决问题，每年要牵头召开一到两次会议，研究干部人事档案工作，在人员和经费上保证档案工作的正常开展。要在政治上关心档案员的成长和进步，促使档案员不断走向成熟，在生活上也给予关心和关注，帮助档案员解决一些个人问题和实际困难。

3、政工股长和档案管理员是直接责任人。政工股长和档案管理员是各项档案工作的执行者和落实者。政工股长、档案员在工作中要严格按制度办事，不能怕麻烦，怕得罪人。

四、要进一步加大投入，完善设施

1、要做到有专用库房。按照要求，档案库房有条件的要座北朝南，要安排在二层以上，不能安排在顶层，库房必须坚固安全适用，有条件的单位库房面积要求是每1000份档案20-25平方米。

2、要有“六防”基本设施。“六防”是指防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温。防火的要求就是用铁质档案柜，配备灭火器。防盗的要求是安装铁门、铁窗栏。防潮的要求是安装去湿机，配置温湿度计。防蛀的要求是密封档案库房和档案柜，并在档案柜里放置樟脑丸。防光的要求是安装厚窗帘。防高温的要求是安装空调。

3、力争档案管理上等级。目前，县教育局和县卫生局达到了中组部干部人事档案工作目标管理二级标准。管理档案数量在500卷以上的单位要对照中组部干部人事档案工作目标管理的标准和要求，配备档案管理设施，争取达标升级。中组部二级标准的必备条件就是要做到三室分离，即办公室、库房、阅档室分离，还要配备电脑，将干部信息录入电脑。

五、要进一步加强管理，健全制度

1、建立并健全好制度。县委组织部以攸组发[2004]8号文件印发了《干部人事档案工作制度》，要求各单位认真组织学习，并将八项制度上墙。同时，各单位可以针对体制改革、人员流动等新情况、新问题，结合本单位的实际情况，制定一些相关制度。如：针对下岗及再就业人员，建立下岗和再就业人员档案管理制度、分流人员档案管理制度等；针对转业军官、退伍军人和大中专毕业生，建立待业人员档案管理制度等；针对流动人员档案，建立流动人员档案管理制度，通过完善制度来规范档案工作，不断提高档案管理水平。

2、贯彻和执行好制度。制度好，关键要靠贯彻和执行。单位领导要带头遵守制度，档案员要严格按制度办事，按程序办事，杜绝失泄密事件发生，形成人事档案保管保密、材料收集整理、档案查阅借阅、档案转递等环节严密有序的良好风气。在查阅、借用或索取档案材料时，应办理审批手续，在利用过程中严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露和擅自向外公布档案内容。任何人都不得以任何理由查阅本人及其亲属的档案。人事档案转递必须按照有关规定，严格登记、注销，并认真办好转入转出手续。

六、要进一步加强学习，提高素质

1、加强政治理论学习，提高自身修养。档案员要德才兼备，在政治上必须可靠，作风正派、严谨，责任心强，敢于坚持原则。为人品行要端正，要有吃苦耐劳的奉献精神，甘于清苦，耐住寂寞。

2、加强档案知识学习，提高业务水平。档案员要刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作提供服务。平时要加强学习中组部颁发的《干部档案工作条例》和湖南省委组织部颁发的《干部档案工作条例实施细则》以及相关的档案法规和文件，组织部作为全县人事档案管理牵头抓总部门，要在适当的时候组织档案员进行业务培训。既培训档案员整理档案，保管档案，利用档案的相关业务知识，又培训新知识新技术，要让档案员熟悉现代化的管理手段（干部人事档案信息化、网络化），使人事档案管理跟上时代的步伐。