街道办事处档案管理信息化建设意义

上传:su_toto 2022-05-31 16:51:46 版权声明 举报文章

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摘要:本文通过对基层街道办事处档案管理信息化建设的重要意义进行详细阐述,分析研究我国现阶段基层街道办事处档案管理信息化建设存在的问题,并提出更加科学有效的优化基层街道办事处档案管理信息化建设的措施,为基层街道办事处的相关人员提供一定的参考依据。

关键词:基层街道办事处;档案管理;信息化建设

在我国档案管理信息化建设的过程中,应该紧跟现代化信息技术发展步伐,这对于基层街道办事处的档案管理信息化建设工作有着十分重要的意义。虽然我国现阶段基层街道办事处在档案管理的信息化建设上面已经有了一定的效果,但在由传统档案管理到信息化档案管理转变的过程中,还存在着一些问题和不足之处,这些问题直接影响到了基层街道办事处档案管理信息化建设的规划和发展。这就需要基层街道办事处的领导和管理人员应该采取更加科学合理的措施解决这些问题,并积极主动地对档案管理信息化建设进行探究,对档案管理信息化建设过程不断进行完善,并充分提高档案管理信息化建设水平,为居民服务,从而促进和谐社会的建设和发展。

一、基层街道办事处档案管理信息化建设的重要意义

第一,绿色办公,降低办公成本。街道办事处作为基层社区的管理单位,应该最大程度地减少不必要的开支,以保证街道办事处日常经营管理过程中工作预算的合理性。因为传统档案管理过程中纸质档案会增加街道办事处的工作预算和开支,不仅会造成财政资金的浪费,还直接影响了工作人员的档案管理质量和效率。并且,街道办事处工作结构的烦琐化和复杂化,导致档案管理也变得格外复杂,违反了国家基层街道办事处的简洁发展理念[1]。同时,我国现阶段提倡绿色发展和环境保护的理念,基层街道办事处的档案管理工作也应该朝着绿色环保的理念靠拢,从而有效减少基层街道办事处档案管理工作的资金浪费,促使基层街道办事处档案管理信息化建设工作严格遵循现代化社会发展的规律。第二,简洁便民,易于管理。我国现阶段基层街道办事处的档案管理信息化建设的操作过程非常简单便捷,同时也为档案管理工作带来了一定的安全性。相比于信息化档案管理来说,传统的纸质档案管理更容易受到外界环境因素干扰,虽然传统的档案也是由专人专岗进行管理,但安全性仍然小于档案管理信息化建设工作的安全性。并且,由于基层街道办事处的档案文件保存周期比较长,这就使得档案文件安全性受到了极大的考验。然而,这些档案管理的安全性更是以档案数据信息系统的安全为前提条件。对于基层街道办事处的档案管理信息化建设的关键,主要是计算机对各项数据的备份和安全保障。再加上档案数据信息系统的共享性,能够有效简化档案管理、查阅以及利用的流程,使得街道办事处工作人员能够充分根据信息共享的形式得到自己想要查询和使用的档案资料。这种信息化的档案管理方式,不仅能够实现简洁便民的目的,还能够减少工作人员的工作压力,使档案资料易于管理[2]。

二、我国现阶段基层街道办事处档案管理信息化建设存在的问题

(一)缺乏统一的标准和规范化建设

我国现阶段基层街道办事处档案管理的信息化建设还处于初级的起步阶段,档案管理的标准化和规范化水平也受到了一定的限制。所以,对于现阶段基层街道办事处的档案管理工作来说,传统的管理模式已经不能够适应基层街道办事处的规划和发展,不能够充分发挥出信息技术的优势和价值,档案管理的质量和效率就无法得到有效的提升。并且,由于信息技术的限制,我国现阶段还有一些地区的基层街道办事处还没有开发出信息化的智能管理系统,再加上由于现阶段档案管理系统的储存和容量有很大的限制,直接影响到了基层街道办事处档案管理信息化建设的规划和发展。

(二)没有科学明确的组织和引导

基层街道办事处档案管理信息化建设工作的主要问题就在于没有对档案管理信息化建设进行综合领导和有效规划。再加上对档案管理信息化建设的长期规划不到位,使得档案管理信息化建设工作缺乏综合设置和人力。与此同时,在档案管理信息化建设的过程中,没有建立有效的档案管理体系和信息化建设实施标准,没有对档案管理信息化建设工作人员进行科学明确的组织和指导,导致档案管理信息化建设的劳动分工不明确,在这样的背景下,基层街道办事处的档案管理信息化建设工作就无法得到社区居民的认可和支持。

(三)传统的档案管理方式固化

我国现阶段在基层街道办事处档案管理工作仍然存在着纸质档案管理和信息化档案管理机制并存的情况。一些地区的街道办事处在开展档案管理工作过程中仍然以纸质档案管理为主,很少在向上级部门进行报送时使用信息化档案数据,直接影响了档案信息化建设的质量和效果[3]。其实,档案管理的信息化建设与传统的档案管理工作还存在着很大的差距,档案管理信息化建设要求工作人员大量输入档案内容和数据,但在数据输入的过程中,可能会因为档案管理工作人员的不规范操作,使档案管理工作受到巨大影响。

(四)缺乏专业的档案管理人才

我国现阶段基层街道办事处开展档案管理信息化建设工作,不仅仅是为了满足档案存储的更高要求,还能够充分提升档案管理的质量和效率,使档案中数据信息能够被更加广泛的应用,以满足上级部门了解基层街道办事处实际工作情况的需要。但我国现阶段基层街道办事处现有的档案管理人才,专业水平不足的问题日益突出。这直接导致了基层街道办事处档案管理人员的信息技术和综合素质不高,不能够及时发现档案管理信息化建设过程中存在的问题,无法对复杂的档案管理技术问题进行更加科学规范的处理,复杂的档案技术问题在某种程度上制约了档案的利用效果。

三、优化基层街道办事处档案管理信息化建设的措施

(一)加强领导对档案管理信息化建设工作的重视

在基层街道办事处开展档案信息化建设的过程中,应该加强街道办事处领导和管理人员对档案管理信息化建设的重视程度,并全面贯彻和落实档案管理信息化建设的相关政策。在实际的建设工作中,还应该使街道办事处的领导和管理人员充分发挥自身的引导作用,立足于档案管理信息化建设的相关政策,为档案管理信息化建设工作的开展奠定更加坚定的基础[4]。并且,相关工作人员还应该根据基层街道办事处档案信息化建设的实际管理情况,设立一支专业的档案管理信息化建设队伍,从而实现对街道办事处档案管理信息化建设工作的统一组织和行动,达到高效开展档案管理信息化建设工作的目的。同时,基层街道办事处的领导和管理人员还应该充分提升该档案管理信息化建设队伍中队长和队员的专业水平和综合素养,使队伍中的档案管理工作人员能够提升自身的管理意识和创新意识。并对日常档案管理信息化建设工作进行及时的检查,一旦发现档案管理信息化建设中存在的问题,就要及时采取更加科学有效的措施,对街道办事处的现有资源进行优化整合从而解决问题,使基层街道办事处的档案管理信息化建设工作能够高效开展。此外,还应该加强对档案管理信息化建设的工作人员进行专业的教育培训,增强其计算机应用水平和专业技能水平,全面贯彻和落实档案管理中的信息化建设工作,促使基层街道办事处信息化建设工作的稳定运行。

(二)建立和完善档案管理信息化数据库

在基层街道办事处档案管理信息化建设过程中,应该立足于档案管理信息化建设的更高要求,建立和完善档案管理信息化数据库,使基层街道办事处档案管理信息化建设的安全性和真实性得到有效增强。下面将对此进行详细的介绍:第一,档案管理信息化建设工作人员应该对相关法律法规进行一定的认识和了解,并严格按照法律法规中的有关规定,充分提高档案管理信息化建设工作的科学性、标准性以及规范性。第二,档案管理信息化建设工作人员应该对档案内容进行优化和整合,并采用电子格式,避免档案管理信息化数据库中的各类风险问题,有效提升档案内容的真实性、安全性以及有效性。第三,档案管理信息化建设工作人员应该充分利用现代化信息技术,对档案管理信息化建设过程中的各项数据信息和各个阶段进行有效控制,充分提升档案管理中档案查询、调取以及利用的合理性和规范性,能够更加高效合理地开展档案管理信息化建设工作。第四,档案管理信息化建设工作人员应该做好档案电子文件的备份,并对档案电子文件的储存介质和性能进行优化整合,从而降低因为外界环境因素和工作人员个人因素引起的电子档案文件丢失以及泄露的问题,为电子档案文件的传递和应用奠定坚实基础。

(三)加强对档案数据信息的真实性管理

在基层街道办事处档案管理中,档案数字信息系统建立过程中的数据真实性和安全性十分重要。所以,档案管理信息化建设的工作人员应该严格遵守档案文件的整理和使用标准,使档案电子文件格式与文本模式能够协调统一,从而有效保证档案电子文件的真实性。与此同时,在档案管理信息化建设工作人员记录档案信息时,应该重点关注计算机系统中的文件因素,保障档案信息在流转过程中不会受到其他因素得到改变。并且,在进行档案信息和数据的备份工作时,应该保证档案文件的兼容性,使档案电子文件能够充分满足不同环境的使用需求,在进行档案电子文件保存时,应该使用分离数字信息的语义进行保存工作[5]。需要注意的是,相关工作人员还应该定期对所有档案进行检查,不断更新和完善档案内容。

(四)保证档案管理的安全性

第一,相关工作人员可以对电子档案文件采取加密措施,利用各类加密技术以及保护措施对电子档案文件的安全性进行保护。例如,可以将电子档案文件设置为只读状态,使得没有权限的工作人员不能够对电子档案文件进行更改等操作,防止电子档案被其他工作人员盗窃和非法利用,充分保证电子档案文件的安全。第二,应当在档案管理信息化建设过程中,保证电子档案文件有良好的储存环境,有效避免容易受到影响的储存介质,对于不能够在线读取的电子档案文件,应该进行单独的归档和保存,并请专业人员利用相关技术对电子档案文件进行恢复。第三,应该对电子档案文件进行有效备份,使档案始终处于一个双重保险的状态,从而对无意删除以及意外丢失等问题进行有效避免。第四,在电子档案管理过程中实施身份识别制度,防止无关人员对电子文档进行拷贝、盗窃等。可以在电子档案管理中加入用户密码验证模式,使工作人员在进入档案信息化数据库系统时,需要填写正确的用户名和密码,否则就不能够对档案信息化数据库系统进行访问。与此同时,还可以采用人脸识别方式,这种方式能够有效防止用户名和密码被盗用的风险,有效保证电子档案文件的安全性。

(五)优化档案管理的工作流程

对于基层街道办事处来说,传统档案管理工作和现代化档案管理信息化建设有着很多不同之处,档案管理信息化建设对于数据的需求也更高。所以,相关部门应该对档案管理信息化建设的工作流程进行优化,并提高档案管理信息化建设工作的标准化和规范性。与此同时,相关工作人员还应该根据基层街道办事处档案管理的实际情况,充分提升档案管理信息化建设的价值,并对档案进行更加科学规范的分类、归纳和整合,从而有效提升基层街道办事处档案管理工作的实际效能。

(六)引进专业的高质量档案管理人才

第一,基层街道办事处在招聘档案管理工作人员时,应该对招聘制度进行完善,选择专业水平比较强的高质量人才,与此同时,还应该在招聘过程中加强对人才实践能力、职业素养以及责任意识的考察。第二,提供更高的薪资福利,建立良好的工作氛围和完整系统的晋升途径。只有这样才能够充分吸引优秀人才的加入,为基层街道办事处档案管理信息化建设工作注入新鲜血液。

四、结语

综上所述,档案管理信息化建设对基层街道办事处的日常管理工作有着十分重要的作用和意义,档案管理的信息化建设能够在提高传统档案管理工作质量和效率的同时,还能够为当地居民提供更加简洁便利的服务。除此之外,还应该充分发挥档案管理工作人员的积极性和主观能动性,使工作人员能够主动创新档案管理工作模式,并积极引进专业的高质量人才,推动基层街道办事处档案管理工作的顺利开展和高效运行。

参考文献

[1]魏华.基层街道办事处档案管理信息化建设[J].办公室业务,2021(16):83-84.

[2]曲波.浅析街道办事处档案管理信息化建设工作思路[J].信息记录材料,2021,22(06):42-44.

[3]余紫珊.街道办事处档案管理信息化建设工作措施分析[J].传媒论坛,2020,3(12):118+120.

[4]李葛,徐长安.街道办事处档案管理信息化建设工作思考[J].电脑知识与技术,2019,15(10):279-280.

[5]黄文琼.基层街道办事处档案管理信息化建设[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会”论文集(下).《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:《科技与企业》编辑部,2016:218.

作者:邓蕾