试议学校档案信息资源利用方式

一.学校档案信息资源开发利用的主要途径和方法

1接待查询查阅档案是利用者获得档案信息资源的途径之一，设置查阅室接待上门查询档案是档案部门开发利用档案信息资源的基本方法。这种途径和方法虽然古老和陈旧，但却是一条直接可靠的途径和一种简单有用的方法。这种途径和方法今天不能丢，今后也不会丢，对此我们必须要有正确的认识。不过，这种利用方式的改进和创新却是必要的，查阅利用的场地要扩充、设备要更新、要逐步采用计算机等现代化检索工具供利用者使用。同时应当考虑设置史料陈列室或校史陈列馆，提高查询效率。

2编研利用学校档案馆要充分开发利用馆藏档案，编写校史、组织史、学校大事迹，这样有利于学生进一步了解校情，有利于激励学生开拓创新、有利于学生更加热爱自己的祖国、自己的学校。但档案编研工作质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要影响。一是档案人员要熟悉馆藏。二是根据信息社会的需要，在充分调研的基础上，选取急需、有价值的题目，把潜在的档案信息资源挖掘出来。编研工作者必须要有超前意识，了解利用者的需求，捕捉新的信息，及时推出系统、编研成果。三是要克服重“编”轻“研”的做法，深化“编”字，强化“研”字。结合实际要求，把分散在各个案卷中的档案信息进行开发和加工。四是要有开拓创新精神，充分运用现代化通信技术，走联合编研的新路子。

3网络服务网络技术的发展。为档案信息资源的开发利用提供了一种全新的手段。学校档案管理部门应当而且可以采用这种新的技术手段，以最先进的方式对档案信息资源进行高效的开发利用。另一方面也体现了档案馆“用者本位”的思想，满足了利用者的个性化的信息需求。通过网络我们可以加强与各兄弟院校的联系与交流，同时博采众长，开展自己的特色服务。但是从全国来看，这种先进手段的采用，目前还处在起步的阶段。大部分学校还没有建立起档案信息传输的局域网络，没有自己的档案网站，更谈不上全国学校的档案信息资源共享。笔者认为，信息社会是信息充分共享的社会，只有通过共享信息这一战略,资源才能得到最大限度的开发和利用。档案作为人类社会活动的伴生物，以其记录的原始性和真实性，成为信息家庭中的重要一员。而档案记录社会活动的广泛性激发了现代社会对档案信息的需求。通过快速有效的信息交流，实现学校档案信息资源在全社会范围内的充分共享，成为当前信息环境下档案利用的新趋势，学校信息公路的建设势在必行，而且其发展速度可能比我们的想象的还要快。

二.学校档案信息资源开发利用工作中必须解决的几个突出问题

1健全学校档案管理体制，实行档案信息资源的统一管理和开发利用学校是国家人才培养和科学研究的重要基地，学校的档案信息资源是我国信息资源的一个重要组成部分，属于国有资源，必须按照《中华人民共和国档案法》和《普通学校档案管理办法》的规定进行统一管理。但是，目前有相当一部分学校的档案工作和档案资源处于分散管理的状态，特别是对于教学档案、科研档案和学生的学籍档案没有进行集中统一管理。这种状况不符合国家的规定，也不利于学校档案的安全保管和有效开发利用。目前，大部分学校采取设立学校档案馆的组织形式，对学校的全部档案实行集中统一管理，这是一种值得推广的作法。即使不具备建馆条件的学校，也应当设立综合档案室，对本校的全部档案实行集中统一管理。即使是民办的学校，也不宜对档案资源采取分散管理的方式，只有这样，档案信息资源才能得到最妥善的保管和开发利用。

2加强档案基础建设，为档案信息资源的开发利用奠定坚实的基础要做好档案信息资源的开发利用工作，前提是必须要有完整齐全的档案和方便易用的检索工具。因此，档案业务工作中的收集、整理、归档、保管、统计、检索工具的编制等各个环节的工作都是不容忽视的。收集要齐全、整理要规范、鉴定要准确、保管要安全、检索工具要方便。只有这样，学校档案信息资源的开发利用才会有扎实的基础。为了采用现代化的开发利用方式，档案基础工作的标准化是非常重要的。当前特别要引起注意的是计算机档案管理系统的设计要规范，著录项目要统一，每一个著录项目的字节长度要统一。不同计算机语言编写的档案系统中的数据和图形格式要考虑到能够相互转换，以利档案信息资源的共享。

3加大档案信息资源的开发力度在学校档案信息资源中，有一部分档案信息属于国家和学校的机密信息。为了维护国家安全和利益以及学校自身的利益，这部分档案是不宜随便开放利用的，必须采取强有力的措施，确保这些档案的安全。但是，笔者认为，对于学校档案部门来说，现在的主要问题是开放不足，关闭有余。因此我们要把工作的重点放在“开放”上，要在维护国家安全和利益以及学校利益的前提下，尽可能地加大档案信息资源的开发利用的力度。将能够开发利用的档案尽快向全社会开放，即使是保密的档案，也应当在可以利用的范围内提供利。同时要做好档案密级的调整和及时解密的工作，使能够开发利用的档案信息资源得到及时有效的开发利用。总之，学校档案信息资源的开发利用，要在科教兴国的形势下。充分发挥学校档案信息资源丰实的优势，全方位地为学校及社会提供价值较高的档案信息资源。只有这样，学校档案工作在2l世纪才能真正有为、有位。

作者：郝红单位：哈尔滨市医药工程学校