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铁路建设物资管理信息化研究

摘要:本文主要分析了新上铁路新恩段、恩陶段、陶鄂段的铁路工程物资在甲供管理模式下,采用信息化手段把甲供物资的台账管理应用在甲供物资的招标管理、合同签订、进场交接、施工使用、剩余物资的全过程中。依托物资电子台账记录的数据,实现物资精细化管理,落实物资进场有序,确保供货数量精准,项目概算清理物资费用准确。通过分析和探讨物资管理工作内容,提出可采取的信息化手段和措施,以此推动鄂上段铁路建设甲供物资管理工作的顺利开展。

关键词:铁路建设;甲供物资;台账管理;新上铁路

新上铁路正线全长约359.5km,位于内蒙古自治区西南部鄂尔多斯市伊金霍洛旗、乌审旗、鄂托克前旗境内,线路东起包西(包头至西安)铁路新街站,西至上海庙站,沿线路设置28个车站。新上铁路全线分四段:新恩段、恩陶段从2009年8月开工建设,2014年5月开通运营。陶鄂铁路2014年12月开工,2016年12月开通。鄂上段尚未取得批复,还没开工建设。本项目线路较长,项目分段建设已历时7年,工程所需的物资设备数量庞大、涉及面广、管理难度较大。新上铁路项目自开工建设以来,随着经济形势的变化,甲供物资管理目录也几经修改,施工工期不断调整,但物资管理工作始终坚持以保障新上铁路工程建设物资需求为重点任务和主要工作。物资管理遵循“源头把关、过程控制、精细管理”的原则,以“保证质量、控制价格、保障供应”为核心,对物资设备实行分类管理、分级负责、专业服务、统筹供应。在实际工作中注重制度建设,内部管理分工明确,实施依法合规招标采购,实现管理规范化、精细化、科学化,快速有序、高效优质地组织好物资设备采购供应工作,同时在近年的管理实践中,逐步形成一套切合现场施工实际有效的做法及经验,并取得较好效果。

1完善制度建设,明晰管理职能

1.1确立指导思想。物资管理坚持“源头把关、过程控制、精细管理”的原则,以“保证质量、控制价格、保障供应”为核心,采用信息手段,完善物资管理全过程台账。始终以国家法律、中国铁路总公司规章制度为依据,以物资管理信息化为辅助,开展铁路建设物资管理。1.2制定管理制度。本项目在工程筹备组时就研究制定了《鄂南铁路物资设备管理办法》《鄂南铁部管物资一体化流程图》《鄂南铁路甲供物资设备采购供应组织实施方案》等规章,在后续的管理实践中依照中国铁路总公司、铁路局的相关文件以及现场实际情况不断完善修订了《鄂南铁路物资设备管理办法》,制定了《鄂南铁路物资设备质量管理实施细则》《鄂南铁路铁路砂石矿渣粉管理暂行规定》《甲供物资具体结算细则》《质量保证金支付制度》等制度。根据物资精细化管理的要求,不断补充相应的台账表格,加强甲供物资的流程管理,完善建管物资招标文件,补充合同相关条款,理顺了公司各部门的工作结合部事项。1.3确立协作互控的机制。公司计划物资部负责建设物资的招标、采购、供应、验收等前置工作,并且是合同的归口管理及物资结算的职能部门。财务部负责合同履约、资金筹措、款项拨付、票据入账等工作。工程管理部负责现场提报的物资需求计划、审核确认以及物资进场交接验收等工作。安全质量部负责对进场物资质量监督抽检。施工监理配合现场安质部对进场物资进行质量监督。施工单位负责工程所需物资的需求计划、进场物资验收、存放、使用、看护等工作。

2推行电子台账化精细管理

2.1开展建设地域资源调查。了解资源分布实施全线大宗物资情况调查,根据项目施工图的物资预算量及物资分布现状全盘考虑物资的采供方案。多次组织相关部门人员沿线资源调查。全面掌握大宗物资资源厂(特别是油品、钢材、水泥等大宗料)的综合能力、产能配置、产品性能、供货能力、售后服务等相关资料,为新上铁路建设大宗物资统配及物资招标工作打好基础铺垫。通过调查结果建立大宗物资货源电子台账。2.2开展物资市场调研。合理制定供应商限定条件,甲供物资招标中对合格投标人资格条件的设定预先做好准备工作,着重对供货商的经营状况、单位资质、生产能力、产品性能、货物质量、成品价格、供货业绩、售后服务等方面进行详细充分调研,收集资料后认真分析,汇总资料制定相关方案报公司审定。通过对比资料可以有效地扼制产品质量不过关,供货能力差的厂商中标情况发生。通过市场调研建立甲供物资情况台账。2.3核实物资招标计划的规格、数量、技术标准等要素。在招标工作中首先以设计院施工图预算为基础,同时联系设计院专工核对物资名称、规格、数量、技术标准等内容。其次公司工程管理部专业工程师审定计划初稿。然后把招标计划报铁路局主管业务处室审查,计划物资部汇总最终确定的资料提报招标计划,使招标计划、组织供应、物资使用满足现场施工需求。在招标计划制定环节,借鉴其铁路建设的施工经验,结合新上铁路的实际情况。依据施工组织安排的征地拆迁、工程进度、物资供应等多方面因素,严格核实各施工单位上报施工需用物资计划,按照审核后的物资需求计划组织物资进场。通过摘录施工图预算甲供物资相关内容建立项目物资管理台账,物资管理过程中实时更新数据。2.4严守招标过程依法合规。在物资招标过程中,严格遵守国家招标投标法,中国铁路总公司物资采购管理规章制度和管理办法,招标工作正本清源,公开、公正、公平地开展招标工作。严格按照招标文件载明的时间、流程和办法组织开标、评标、定标等程序。招标结束后建立物资招标台账。2.5严格执行合同会签流程及履约管理。按照公司合同管理办法,履行合同会签制度,合同按照招标文件中有载明的合同格式文本,如果没有采用中国铁路总公司或铁路局下发的合同文本格式。严格按工程建设物资合同规定的责任和义务条款来约束合同双方的履约。合同正式签订后,建立物资合同管理台账。2.6加强物资日常管理。项目施工过程加强日常管理,实时掌握现场物资需求。物资管理要做到“五个清晰”:工程节点清晰,需求计划清晰,物资供货清晰,结算流程清晰,现场剩余物资清晰。“四准确”:需求计划准确,合同价格准确,规格型号准确,供货周期准确。“两协调”:协调项目参建单位与物资供应商物资进场交接和产品售后服务。“一追踪”:追踪产品服务质量,跟踪物资供应是否及时,服务是否到位,进场物资的品种、规格、数量、质量是否符合设计的技术规格要求等。做好物资供应计划、统计分析工作。坚持甲供物资以及钢材、水泥、外加剂等的物资专门周报制度,密切关注施工单位钢材、水泥、外加剂等物资的进消存情况,严格执行供应计划。并对重点工程的物资统计资料进行汇总分析整理,实时更新物资管理台账的施工图量、进场量、使用量、剩余量。为物资采购和供应决策提供精准的参考数据,有效地做到工程物资精细化管理。2.7加强资金拨付管理。做好现场物资管理的同时,在对物资合同履约和结算中,对进场物资的品名、规格、数量、质量等要素均要按合同条款和招标文件要求落实。现场确认无误后,以甲供物资交接单为依据,按照公司资金拨付会签流程办理资金审批手续。实行进场物资供应结算和质量保证金据实结算制度,使物资结算与现场的物资进场相对应。每次资金审批流程结束后建立物资付款台账。2.8加强物资标准化管理。规章制度标准化是开展各项建设工作的基础和依据。需以国家、中国铁路总公司、铁路局的相关法律法规及规章制度为准绳,不断地对现有的规章制度进行完善修订,这对铁路工程物资管理工作是非常必要的。只有规章制度明确,管理目标明晰,才能在物资管理的全过程合法合规地开展工作。每次修编规章制度后,建立管理制度台账。

3实行铁路建设工程物资管理台账化的意义

3.1铁路建设工程物资管理信息化。铁路建设工程物资管理信息化,是全面落实铁路建设“六位一体”管理要求的主要手段之一。当前铁路建设工程物资供应商众多,产品规格品种繁多,各类专用和通用物资都是建设所必需的,物资管理难度大,传统建设工程物资管理工作量巨大,相关数据粗放又松散已越来越不适应现代铁路大规模建设的需求。加强建设工程物资管理信息化建设,建立物资管理台账信息化,以精确、直观的数据实行物资精细化管理。建立工程物资招标管理台账、物资合同台账、物资管理台账(含物资施工图量、合同量、进场量、使用量、剩余量等数据)、资金拨付台账等信息化数据台账,实现铁路工程物资管理的招标、采购、供应的高质量、高效率、低成本。铁路工程甲供物资涉及的物资名称、规格、型号、技术标准、计量单位、数量、单价等各种要素,按照中国铁路总公司对建设项目甲供物资管理规定,项目设计单位报送初步设计文件同时,需向建设单位提供甲供物资名录清单,建设单位收到资料后对所提供的甲供物资清单进行审核,严格控制施工图数量,建立核销台账。如果采用手工报表台账,工作量巨大且实时更新数据几乎不可能实现,因此采用信息化电子台账管理就势在必行。3.2实现物资精细化管理。推行物资过程管理台账信息化,在铁路建设工程实施过程中不断建立完善相关的台账,使得物资管理信息化数字化,精确、直观地反映物资各个阶段的状况,给建设管理者提供更好的决策依据。在实际工作中能更快速准确完成各类报表及统计分析提供数据支持。工程竣工后需进行项目概算清理,完善的物资管理台账能够给建设单位提供可靠又翔实的清概资料,同时给上级审查部门提供可信的审查决策数据。通过物资信息化电子台账的使用实现物资精细化管理体现以下几方面。第一,信息化台账减轻了物资管理人员工作强度,又可克服手工录入、统计容易出错的弊端,为及时准确完成数据统计、成本核算打下坚实的基础。第二,信息化台账可对物资报表格式进行统一规范,做到所出具的报表格式统一、计算精确,数据清楚、外表美观。台账数据一目了然,对公司领导决策提供有效的辅助。第三,通过推行信息化台账动态管理,物资管理人员根据施工图概算、合同等资料为依据并结合项目施工组织、设计变更等文件对铁路工程甲供物资实施信息化动态管理工作,确保物资计划、采购、供应、清算等工作与工程实际发生情况保持一致,实时有效地整合物资管理全过程数据,督促物资管理人员正确理解管理流程,严格按制度办事,从物资招标、合同、计划、采购、进场、使用、剩余等环节着力,进一步健全物资管理制度,增强物资管理的计划性和预控性,有效控制工程投资的资金。把信息化台账应用在铁路建设工程物资管理全过程,在新上铁路工程建设中通过物资管理与信息专业的特点相结合,在对物资管理进行分析与总结基础上,通过与信息化台账的快捷、准确、直观的优势相结合,提出了具体办法措施。为公司下一步新上线鄂上段铁路建设奠定基础,通过使用信息化台账对物资进行动态管理,从而提高铁路建设物资管理效率。

参考文献:

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[4]刘彬.施工企业项目物资管理信息化的研究与实施[J].铁路采购与物流,2012(8):39-40.

作者:范泽福 单位:鄂尔多斯南部铁路有限责任公司

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