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信息化系统在建筑管理中的应用

随着社会的发展,人们对教育后勤工作日益重视,我国也逐步颁发了各类政策用于扶持教育事业,其中就包含了后勤管理事业,在高校后勤管理中,各类建筑及建筑设备的管理是重中之重[1]。目前,高校的后勤管理工作已逐渐和高校分离,本校已处于完全分离状态,为了能够适应新的发展要求,本校的后勤建筑管理引入了新的模式,结合当前信息化发展的趋势,将多种信息化手段引入,综合应用于高校建筑管理工作中,增强管理工作的实时性和效率[2]。随着计算机技术的普及与成熟,高校后勤管理进入了数字化时代,大量繁杂的数据通过数据库关联,极大的方便了后勤工作的管理[3]。在高校建筑的后勤管理中,应当包括师生住宿、教学用房管理、建筑设备和资源管理、车辆的管理等信息,从而合理的调配高校资源,方便办公,加强后勤人员内部的信息交流沟通,能实现快速实时的反应机制,提高问题的解决速度和效率,并为领导人员决策提供依据。研究落实高校建筑信息化管理系统,能够提高本校后勤管理工作的效率,增强建筑的利用率,保证建筑设备的正常运行,节约后勤管理工作的成本,是未来高校建筑管理发展的必然趋势。

1高校建筑管理信息化系统的需求分析

高校建筑管理全面负责了所有师生的后勤保障工作,因此,后勤建筑的管理应该包含学生的宿舍管理,固定资产管理,建筑设备维修管理,日常办公辅助等主要功能。针对本校实际情况本系统基于B/S构架开发,不用安装任何特殊的软件只需通过浏览器即可完成操作服务[4],成本低廉、维护与运营方便。根据本校后勤管理工作的实际业务需求,如图1高校建筑信息管理系统需求分析,本建筑管理系统应当能够承担以下工作:宿舍管理:本校采用全寄宿制教学方式,对所有在校生以宿舍为单位进行居住管理,保证信息的实时性和规范性。教学建筑管理:教学建筑是高校建筑的主体,是日常使用的重点,这类建筑的管理应首先保证正常的教学排班,再进行实时的建筑维护。固定资产管理:随着教育事业的发展,本校的各类建筑智能化设备,办公自动化设备和先进的电子实验设备不断增加,这些设备数量多,分布广,对使用房间往往具有特殊要求,需要定点定位的进行管理。维修管理:以上建筑内各式各样的设备,在频繁使用过程中必然会出现故障问题,及时的做出维修管理、故障申报、定期保养等工作是十分必要的,完善此部分内容能够提高设备使用效率和寿命。信息聚合:以上这些建筑信息应当能够做到实时的聚合,精细划分类别,方便查询管理。日常办公:系统开发的目的是方便后勤工作的开展,因此需要将计算机技术和网络技术相结合,制作一个信息化的办公平台,平台操作简单方便,切实做到提高办公效率。系统维护:该部分用于开发管理人员进入系统内核维护,同时预留出未来扩展功能模块的接口。

2高校建筑管理信息化系统的详细设计

本系统的使用人员主要为系统管理员和后勤管理人员,但也需要面向教师与学生[5]。系统管理员拥有最高权限,能进行系统的基础数据修改,权利范围最广,能够对其他用户进行权限分配[6]。在深入了解本校后勤管理部门需求的基础上,对系统的功能模块进行划分和设计,系统功能模块结构图见图2。2.1宿舍管理。宿舍是校内建筑的重要构成,宿舍管理模块的目的是帮助学生管理宿舍,提高宿舍管理的效率和规范化管理流程,减少后勤部门的宿舍管理费用,也便于教师和学校领导及时了解学生的信息,从而提高决策水平。本模块包含了宿舍信息维护的主要功能,宿舍的分配,来访登记,宿舍查询等,涉及到后勤管理人员和教师等主体人员。对于管理人员来说,可以操作模块的所有子功能,而作为教师,只有分配宿舍和查询等操作的权限。宿舍信息维护是指关于宿舍所有信息的管理和维护,宿舍信息指的是宿舍楼的楼号、房号、床位数量等,该模块应该能够对宿舍的这些信息进行添加、修改、删除等操作,实现宿舍管理的信息化。宿舍分配是指对空闲宿舍,床位和其他信息的操作配置,管理员用户和教师用户通过设置一定的查询条件,如宿舍楼、宿舍号等,将这些空缺分配给确定的学生。通常在开学的时候,宿舍都是空的,因此可以把相邻近的宿舍成组分配给新入学班级,再由班主任或辅导员进行批量分配工作,同时将分配结果保存到系统数据库中,方便以后的查询操作。来访登记是指登记非本宿舍人员的访问,提高学生人身和财产的安全意识,方便查询,所有外来人员必须登记信息,包括到访时间、宿舍号、来访人数,一旦发生问题,可以对来访人员进行快速查询。2.2教学建筑管理。教学建筑是高校建筑的核心,它包含了一般教室,多媒体教室和实验室,本校为了加强管理,还以班级为单位分配了夜间固定自习室,面对日常教学中大量课程的进行要求,教室分配成为后勤工作的重要组成部分。教学建筑管理模块被分为教室分配,教室状态查询,教室预约三个模块。教室分配是在每学期开学之前,后勤管理人员根据每个院系的课程排布要求和教学设备使用要求等,对校内全部教室进行初步分配,分配结果由各院系教师提出修改再进一步进行分配,本部分只能由后勤部门进行操作。教室状态查询面对能使用系统的全部用户,教师和学生可以在网络上查询到全部教室是否被使用、维修、预约等状况,后勤管理人员可以修改这些教室当前和未来的状态,方便其他用户查询。教室预约是让教师和学生可以在课余时间预约教室开展活动的功能,教师或学生用户在网上提出空闲教室使用申请,由后勤管理员审批批准,该功能能够方便学生开展社团活动,教师组织班级活动。2.3固定资产管理。随着高校的发展建设,越来越多的建筑设备、办公设备、实验设备被引入校园,这给传统的固定资产管理带来了很大的困难,这部分的管理工作已经被高度重视,本模块由管理学院提出管理方案,经过多名专家审批,汇总出一套科学的管理流程,包含了资产信息管理,资产领用,资产转移,资产信息管理四个部分。2.4维修管理。维修管理模块包含了设备的维修申报、审批、处理、统计等内容,面向所有用户,由后勤管理员、学生或教师提出申报,填写维修申请单,上报设备故障和基本情况,后勤管理员接受申请并安排维修部门进行维修,同时更新设备的状态为正常或维修,维护统计是指对所有设备的维护统计,包括维修次数、故障次数等,便于进一步分析。2.5信息聚合。信息聚合是指将许多信息聚集在一起,为管理者提供更科学的决策依据。根据高校建筑管理的实际需求,该模块应能够进行学生信息查询、教师信息查询、教室使用情况查询、宿舍使用情况查询、设备使用情况查询等。教师和后勤人员能够对全部学生信息进行查询,查询结果被统一显示,方便教师对学生信息的全面了解比对,对学生实施更好的管理。教师信息查询是为了方便学校领导充分了解教师的情况。2.6日常办公。后勤管理人员在日常办公中应用到的基本功能主要包括:通知公告、电子邮件、日程安排、个人设置。通知公告是用来进行信息发布和查看,站内邮件是指为用户提供邮件的方式进行日常的公务联系,日程管理是指对办公人员的办事日程进行管理,个人设置是指用户根据自己的需要进行个人信息的设置、管理与维护[7]。2.7系统维护。信息维护指的是对系统中所有基本信息进行管理和维护。系统权限是开发员指定分配不同的用户权限,为了提高系统的安全性,用户还可以更改权限。清除缓存的目的是为了提高系统的运行速度和响应速度。

3高校建筑管理信息化系统的运行结果

根据本校的实际需求,开发出的高校建筑管理信息化系统开发运行结果如图.

4结语

高校建筑信息化管理系统依托于先进的计算机技术和网络技术,为后勤管理带来了极大的便利,本文对高校建筑后勤管理的方案进行了深入分析,广泛采纳教职工、学生、开发人员、后勤管理人员的意见,开发出了一款适合本校后勤建筑管理的软件。该软件在实际运行过程中能够满足用户的全面需求,提高了本校后勤工作的效率,在未来的开发过程中,还可以考虑加载教师宿舍、食堂建筑、办公建筑等的管理模块。

作者:康守和 单位:山西农业大学

参考文献:

[1]魏平峰.论高校后勤管理信息化技术应用[J].高校后勤研究,2011,15(4):67-69.

[2]朱迪银.高校后勤管理的研究与分析[J].现代经济信息,2012,22(10):42-45.

[3]王丽楠.高校后勤管理问题研究[D].天津:天津师范大学,2012:11-13.

[4]IvanTirado.Businessorientedinformationsecurityrequirementsdevelopment[A].Proceedingsofthe5thannualconferenceonInformationsecuritycurriculumdevelopment[C].2008.

[5]邢明伟.山东商业职业技术学院后勤管理服务系统的设计与实现[D].济南:山东大学,2012:23-25.

[6]李旻玥.济南幼儿师范后勤管理系统的设计与实现[D].济南:山东大学,2009:21-25.

[7]兰银卫.高校后勤集团预算管理方法及其应用[D].北京:北方工业大学,2013:21-23.

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