事业单位|档案|规范化管理分析

一、事业单位档案管理的特征

事业单位的档案管理具有保密性。事业单位是我国的重要信息管理机构，一般是由国家设置的，虽不属于政府机构，但是其所存放的档案主要用于为国家各类机关提供档案管理和信息支持。事业单位进行档案管理，履行参与社会事务管理的职责，涉及教、科、文、卫等各个方面，包括国家各个行业机密文件的保存，具有保密性。事业单位的档案管理具有公共服务的特性。事业单位是由国家出资设置的具有公益性的组织，保存的各类文件档案，是对社会各行业的信息收集汇总。这些信息因为无法让社会市场自动参与资源调配，需要借用事业单位进行档案管理。这些事业单位不具备盈利性质，无条件给国家机构和社会提供相关信息查询、咨询和借阅等服务，以为社会服务为宗旨，具有公共服务的特性。

二、事业单位档案规范化管理的重要性

档案是过去工作和历史情况的真实记录。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，客观地记录了历史情况，是确凿的原始材料和历史证件。对事业单位而言，首先，档案是档案人一生的真实记述，是第一手参考材料。其次，它是事业单位本身的成长记录，是单位信息最基础、最集中的记录，完整地反映了单位发展变化的历程。档案可以对事业单位的业绩及管理水平进行科学合理地评价。档案记录着单位发展的整个历程，记录着每一阶段单位的业务发展情况和资金运转情况，记录着每阶段发展的优秀成果。单位管理者可以通过这些档案资料更好地对过去的工作进行总结，做出科学合理的分析，从而制定出最有利于单位发展的政策。档案可以提供便利的查询服务。这是近年来事业单位档案的一项重要用途和事业单位登记管理机关的一项新服务内容。主要是为法律部门提供档案查询服务，在事业单位涉及各类诉讼情况时会发生，但是档案查询业务必须要有严格的法定程序，以确保事业单位的合法权益，充分发挥现代技术和管理的作用，始终把做好各种载体档案的利用服务作为宗旨，加强档案信息资源建设，才能促进档案工作的发展。

三、事业单位档案规范化管理的措施

1.加强领导，提高认识，强化服务。随着时代的进步，社会各界与档案管理工作接触密切，对档案工作的重视程度愈来愈高。应该加强组织领导、落实管理责任，明确领导分管本单位的档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导和督促。结合本单位档案管理工作实际，建立有效的考核机制，完善管理体系，推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。2.注重对档案管理人员进行培训，建立高素质的档案管理队伍。加强档案管理人员的培训，具体的培训内容包括档案管理理论、档案管理技巧、档案修复技巧和档案管理制度的培训。有必要加强对档案管理人员的薪资福利管理，尽可能地提高工资待遇和福利待遇水平，为他们提供良好的晋升空间和发展空间，并做好离职人员的工作交接管理。强化档案管理从业人员的服务意识及敬业奉献精神，加强档案基本专业技能的培养以及相关知识的学习，从根本上提高业务水平。3.加大资金投入，提升档案工作保障力度。我国档案管理已进入电子化时代，实行电子化管理是必然的发展趋势。档案管理中应用计算机能够提高管理水平，加快办事效率。因此，各单位要配置专门的档案室、档案柜、照相机、专用微机、打印机等设备，购置专用档案整理物品，安装防盗门，加固窗户，要防潮，遮光，防鼠，配备防火器等，防止档案丢失和损坏，维护档案的完整性和安全性，提高档案工作保障力度。4.完善档案管理制度，推进科学信息化管理。档案信息是社会信息资源的重要组成部门，有着不可替代的原始性、真实性等特点，充分利用网络的资源优势，将信息化、科技化与档案管理工作相结合，能够提升档案管理工作效率，准确、及时地传递信息，通过信息化建设，才能达到真正意义上信息共通共享，提高档案管理工作效率和工作质量，提升档案工作现代化和信息化程度。档案信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路。要使档案最大限度地发挥作用，就必须把先进的科学技术手段应用于档案管理。首先，要加强电子档案归档管理，要通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质档案与电子档案并存。其次，要充分利用网络技术进行档案管理创新。通过网络，将不属于保密范围的档案信息向社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，从而大大提高档案信息的利用率。

作者:孟凡秀 单位:吉林日报社