新建单位档案管理问题及对策

新建的单位会面临很多必须去思考而比较琐碎的事情，诸如对档案的管理。档案是每个单位的核心所在，设计单位的隐私，而对档案的管理工作十分繁琐又极其重要，所以每个单位在进行管理时都应该首先考虑到档案管理方面。本文针对档案管理的问题，对其进行分析，总结出档案管理的对策，而对策主要是以数字化管理为主。就全球而言，信息技术的发展都已经进入了一个成熟阶段，数字化已经逐渐取代了我们生活很多常见的用品。比如说，以前学校教学用的是黑板、粉笔，但现在却已经实现了多媒体教学。政府办公在传统上必须是有办公人员在办公室，而需要办事的人要亲自到办公室，现在各级政府几乎实现了电子政务，在网络上办公，其效率非以前可比。很多企业、单位在进行管理时也借用了这样的模式，即电子化办公、电子化管理的模式。对于新建的单位而言，很多管理者都认为先进行传统意义上的管理，尤其是档案管理这样的事情，之后条件成熟再从传统的管理过度到数字化管理。也有很多新建的单位实现了半数字化，用不完善的系统进行管理，这样的风险自然是极高的。

1问题

1．1没有足够的物质支持

新建单位都面临一个问题，即经费开支比较拮据，管理者大多把经费进行分类，分到档案管理上来的实在是少。在管理者心目中，档案管理比较是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比拟。没有足够的经费，就无法构建一套完整的管理系统，先不说管理系统本身的专业性需要多少的经费了，就拿客观条件而言，要完善档案管理，所需要花费的金额就绝对不少，需要的是有专业性的人才。而如果经费有限，这样的人才就无法得到，管理也就无法完善。

1．2重视不够

其实上面提到的档案管理无法获得足够的经费这一问题的根本就是管理者的重视不够，正是因为重视不够，才导致了经费的不足，进一步导致管理的无法完善。另一方面，新建单位在初期的确会遇到各样的问题，管理者难免会因此而分心，恐怕也无瑕估计档案管理这样的事情。其实造成这个现象的原因也就是管理者对档案管理的重视不足。档案在一个单位所处的位置其实是举足轻重的，但管理者无法正确了解其重要性，他的精力又有限，偏重点不同，档案管理往往就会被忽视了。

1．3人力资源的匮乏

新建单位要实现完备的档案管理不是一个简单的过程，要建立这样一个管理体制，所要花费的时间、财力自不必细说。换个角度来看，所需要花费的人力也不少。首先，需要管理体制的设计者，对于设计者的要求很高，不仅仅是要求有丰富的经验，还应该懂得管理知识。其次，需要管理者，即能够使管理体制良好运行的工作人员。就这两个方面而言，一个新建的单位都是不具备的。也正是因为这样，新建单位档案管理也才具有了更大的难度。

2对策

新建的单位要想设立一个完整的档案管理系统是有很大的难度的，但是这并不是做不到，也并非就是难于登天。本文的重点就是分析建立这样一个体制的对策及注意事项。

2．1给予足够的支持和重视

新建单位的管理者会面对很多的繁琐的事，但无论如何，也应该分身来应对档案管理的事务。一般而言，一个单位的档案是极其复杂且内容丰富的，可以把它看成是一个日记本，记录着单位发展过程中的所有事情和所有人员，它的重要性不言而喻。换句话讲，一个单位的档案关乎着单位所有人，他们的所有记录都在档案管理之中，如果他们的信息泄露或者是单位的内部消息泄露，影响的可就不是一个人了，关系的整个单位的生存和发展。所以每一个单位的管理者都应该对它重视起来，新建单位的管理者更应该注意对档案的管理，也就要求管理者务必能够对它重视起来，也唯有这样才能促进管理的发展，才能更加细致、安全的进行档案管理。

2．2加大对设备的投资

上文已经提到，新建单位对档案进行管理的一个比较重要的方面是进行数字化管理，这是全球的一个大的趋势，而新建单位要实现数字化管理，必须要考虑到对其的投资。因为是新建单位，条件有限，对于设备的要求也就不必太高，但至少能够支持系统的运行。对于设备的投资方面需要注意的是两个问题，第一，选择的设备必须要符合要求，就这一点而言，可以让系统的设计者进行选择，第二，关于硬件设备的配套必须齐全，即能够保证系统的顺利进行。

2．3加强监督

新建单位大多会遇到同一个问题，即单位的员工没有归属感。这是极其正常的，因为单位新建，并不完善，即便是管理者自己在遇到问题难以处理时都有可能会知难而退，更何况是员工?如果是档案管理的人员辞职离去，可能造成的后果就大了，因为他们已经对单位的档案有所了解，即便他们无心泄露，一不小心说漏了嘴，影响都很大很深。所以有必要对新建单位的成员加强监督，同时也要进行鼓励，让他们感受到单位对他们的好，增加归属感。

2．4实现人员的合理组合

新建单位最重要的一点就是员工的组合搭配，让不同的性格、不同知识面的员工组合在一起，可以实现“1+1＞2”的效果。这对管理者的眼光要求更高一些，他必须是能够熟练运用人力资源学的知识。而就档案管理而言，应该要考虑到几个方面，首先是知识结构，就知识结构而言，管理人员必须要有人是学习档案管理类的专业人员，能够熟练运用档案管理的理论知识，如果队伍有一个人拥有档案管理的经验，管理起来岂非就更得心应手?除此之外，还应该有比较年轻，充满着干劲与朝气的员工。他们的加入会给档案管理注入新鲜血液，会让管理效果增加。

3结语

一个新建的单位所面对的局面是极其尴尬的，管理者空有满腔心思却无付诸实践的条件，新建单位的各方面管理也不完善，管理起来也就会遇到各种各样的或大或小的问题，如果这些问题处理不当，就会影响单位的发展。而在新建单位的档案管理之中，所可能遇到的问题会更多，档案管理本身就是一件繁琐细致的工作，所以新建单位对它的管理要求也就会更多。本文从新建单位对档案的管理的问题分析，从中总结出解决建议及对策。对策共分为几个大的方面，即重视、监督、投资与人员的组合。这几个方面是新建单位档案管理实现或是完善的必经之路，管理者做到了这几个方面，档案管理才有了继续进行的条件。

作者:王芳 单位:江苏中科院智能科学技术应用研究院

参考文献:

［1］郑育能．城市建设档案管理存在的问题及对策［J］．现代办公，2015(3)．

［2］王文．浅谈图书资料信息化管理的优势［J］．内江科技，2014(8)．