现代企业档案管理论文10篇

第一篇：航天企业科技成果档案管理措施

科技成果档案管理是企业档案管理工作的重要组成部分，其不仅记载了企业专业技术发展的水平，也是企业技术实力的证明，更重要的是随着科技创新的迅速发展，科技成果档案已成为企业技术、经济发展的重要资源，在企业未来的专业技术发展中起到重要作用。

一、科技成果档案管理存在的问题

航天企业档案主要分为两大类。第一类是科研生产过程中产生的技术资料，涵盖了技术研制生产的全流程，是课题研制的详细记录，这种技术资料是最基础的科研档案。第二类是科研生产过程中产生的与创新性密切相关的档案资料，其中部分资料是对第一类资料的进一步提炼和总结，主要包括科研项目中产生的技术秘密、专利、成果鉴定、科技奖励申请、技术推广等，这些可统称为科技成果档案资料，是整个科研项目创新的精髓，也是证明研究成果水平的主要依据。随着国家对自主创新技术重视度的提高，技术创新水平已成为衡量企业水平的主要指标，科技成果档案管理的重要性得到了越来越多的关注，但从现阶段科技成果档案管理情况来看还存在一些问题需要改进，主要表现在以下几个方面。

1．科技成果归档意识较弱

科技成果档案的完整性是保证科技成果档案质量的关键，而完整档案的形成要依靠科研人员的积极主动性和责任意识。在实际管理中，有的科研人员对科研计划的落实、课题研制指标非常重视，而对课题产生的技术资料的归档意识较弱。一直以来，知识产权和科技奖励并未真正得到科研单位的重视，致使科技成果档案的归档管理也一直处于随意状态，科研人员在科技成果归档方面的意识比较淡薄，忽视了这部分档案资料的积累。

2．协作科研项目的归档不完整

社会大协作已成为当今企业发展的重要方式之一，均以不同领域、不同行业、产学研一条龙协作等方式共同建立技术平台，所以一项完整的技术成果通常由各协作单位的成果整合而成，原则上由科研项目总体单位负责项目的整合，包括项目成果资料的整合，但由于科技成果资料的分散性以及各协作单位科技档案管理的差异性，导致这类协作项目的科研成果归档材料不完整，进而影响了科研成果档案的管理和使用。

3．科技成果归档不规范

一是在科研项目进行验收时，涉及的第一类资料已基本归档，而在第二类资料中除将科研生产过程产生的专利、技术秘密等资料归档外，还应将项目后期完成的相关工作所产生的资料进行不定期的归档，如奖励申请过程中产生的成果鉴定证书和申报书等资料。但由于后期工作时间的不确定、不同课题工作内容的差异性，导致产生的科技成果档案资料是变化多样的，进而使这类资料归档比较随意，要求不能明确。二是在任何一个技术领域中，技术都是在原有基础上不断更新发展的，每个科研项目产生的科技成果资料都有可能被进一步推广应用、再延伸开发等，或者成为同领域中其它科研项目的技术支撑，但目前还没有一个明确的规定来说明如何归档管理这类资料。

4．信息资源未得到充分开发和利用

科技成果档案资料是每个研制项目的创新信息集合，是企业宝贵的技术资源储备。成果鉴定证书是同行专家对该项技术创新性和水平的评价证明，也是对企业技术发展水平的肯定，是一份标识着项目价值的资料。这些资料中不仅记录了项目最主要的创新过程、创新手段和创新结果等技术元素，同时也记录了科研人员工作的具体情况。但从目前来看，绝大部分科技成果档案都未能够得到充分的开发和利用，影响了科技成果转化和技术信息的交流。

二、几点建议

1．提高档案资料的完整性

在遵守技术资料档案管理原则的基础上，增加针对科技成果档案管理的相关管理模式和方法，以完善和补充现有的管理方法。对协作项目而言，科研项目档案归档管理目前较为成熟，流程和归档内容基本规范，所以要将科技成果档案管理融入其中，首先要将科技成果档案管理计划与整个科研项目研制计划相结合，并与科研人员及相关的科研管理部门相配合，共同制定出有针对性的科技成果档案归档要求和计划，再将其落实到相关人员的工作中，以确保科研项目归档资料的完整性和准确性，同时采取有效措施调动相关人员在科技资料档案归档工作中的积极性和主动性。另外，档案管理部门需通过信息管理手段及时开展档案资料的整理、收集工作，建立更有效、更简捷的查询检索渠道，搭建信息资源共享平台，提高协作单位档案管理部门主动协助完成档案资料管理的积极性和主动性，使科技成果档案的管理工作更加顺利，科研档案资料更加完整、准确，以便更好地为企业提供服务。

2．强化对科技成果档案的编研工作

档案编研是指档案管理人员在原始档案资料的基础上再次进行深层次的信息数据编辑，并结合企业科研发展情况整理出技术发展相关信息资料的一种工作。利用档案编研方式可适当改善科技成果档案的不规范性，科研成果档案资料在经过编研后可以独立成卷，这样不仅为项目今后的进一步推广和应用、成果的总结和技术积累奠定了基础，还为单位预研项目的立项、可行性研究提供了技术信息支撑和理论依据，也使科技成果档案的归档管理更易于规范。

3．充分开发和利用档案信息资源

由于科研成果档案管理数据信息涵盖了整个企业最关键的技术水平、研发人员、科研进展以及项目推广应用、经济效益等重要方面，所以充分开发和利用这些档案信息数据对企业未来的发展将起到不可估量的作用。设计和开发适合本单位的科研成果档案信息管理系统，建立起支撑大数据的管理平台是数据管理的必要手段，档案管理部门可以利用数据平台为企业各部门提供相关数据信息，使企业在人才发展、资源配置、技术研发方向等目标和计划制定中获得强有力的数据支撑，同时为科研项目的技术推广和应用提供一个服务渠道。科技成果档案管理不仅是企业技术发展的历史记载，也是企业的无形资产，它与技术创新是密切相关、相辅相成的，是一种潜在的生产力，充分开发和利用科技成果档案对加快企业发展、提高企业技术能力和水平具有重大意义。

作者:罗焱 袁波 闫永亮 单位:先进功能复合材料技术重点实验室

第二篇：国有企业文书档案管理探讨

在党政以及企事业机构中文字秘书是一个关键岗位，其不仅仅在职务中对一些文件进行抄抄写写和收发文件，而且还对领导的决策起着重要的参考依据作用。文字秘书在企事业单位和一些基层单位中具有重大的作用，其同时兼职着文书档案管理的重任。文书档案质量的高低取决于档案管理的质量，而档案资料管理的质量又与文字秘书以及文档管理者的职业素质息息相关。因此，国有企业单位必须要重视其内部的文字秘书的专业素质培养，从而提升文书档案管理的质量。

一、文字秘书过硬的素质修养，是文书档案管理的基础条件

文字秘书在日常事物中主要起着领导助手的作用，一方面需要对文件进行抄写和记录，另外还要对文稿进行起草。记录通常分为领导口授、来访记录、电话记录以及会议记录等等；而抄写通常是对一些字迹不清楚或者经过多次修改推敲的起草文件进行抄写以方便后期进行修改和打印，为领导抄写文件是文字秘书的日常职责。文稿的起草也是一个文字秘书的重要工作内容。在起草的时候，一般需要有领导的参与，有时需要领导进行指导，而秘书进行总结抄写核对补充；有时则是领导直接口授关键部分，而文字秘书对这些内容进行记录之后加以质量完善；也有的时候领导只会对其中部分进行口授，而其它部分则需要由秘书进行后期的收集和推敲，从而形成文件。以上所提到的三种起草是目前最常见的文稿起草方式，最后一种需要领导出题目之后，秘书根据此题目进行收集材料加以整理，最终修改形成最后的文稿，该过程文字秘书需要花费大量的时间与精力。需要注意的是，在对文稿的起草过程中，领导虽然具有权威性，但是，文字秘书不仅仅能够在起草的过程中将自己的想法向领导进行汇报以便其参考，同时也能够在初稿中将自己想法直接写入进去，让领导去进行审核，而不是仅仅的完全依照领导的话语进行书写。只有这样，起草的文稿才具有其实际的价值，才具有真实全面的反映事实，为后期领导的决策提供关键性依据。达到以上目的的基础前提就是文字秘书具有较高的专业素养。除了一些基本条件之外，文字秘书还要求需要有独特的知识、技能、品德、作风修养。文字秘书称职与否的关键体现是与其知识与技能修养的高低有关；而文字秘书合格与否的关键体现是与其品德与作风修养高低有关。所以，文字秘书需要在这四大方面进行提升修养，从而努力强化自我职业素质，方可胜任更加具挑战性工作。文秘在工作中，在对文字的记录抄写以及文稿起草中不仅仅要起到很好的领导参谋作用，而且还需要要求自己能够为文书档案提供准确真实的有价值资料。因此，文书档案管理也是文秘个人职业素养中的一个关键部分。

二、称职的文字秘书同时应是优秀的文书档案管理工作者

文字秘书在做文书档案管理中通常是负责对一些文书材料进行归档、立卷、收集、整理、鉴定、检索、统计等等工作，在这些工作环节中每一个环节都有着较强的联系与制约，各个环节相互联系因此不能出现任何的错误，以免影响后续的工作开展。文书档案工作基于目前机构人员设置方面的局限性，很多的单位以及机构的文书管理都是由文字秘书进行兼职的。根据相关规定要求，文书档案管理的业务应该由其所在地相关档案部门进行领导负责。所以，文字秘书在工作的过程中需要严格的遵守党性以及科学性的档案管理原则，切实落实文书管理的相关要求规定对其进行科学管理，最大化的提升文书档案管理质量，最该单位作为应有的贡献。文书档案工作主要是为了使得文书档案在一些机构或者单位中的关键作用，同时也发挥其宣传教育的关键素材、历史凭证以及科学研究的作用。因为在一些国有企业中文书管理一般都是单位内设综合办公室进行设置的，下部在中小国有企业中设置有文档室，该机构不仅仅负责文书的管理，而且还需要对人事、科技、会计方面的档案进行管理。诸多的门类、丰富的内容以及复杂的工作，使得在工作中要求提供大量的资料，同时要保证资料的准确性与时效性。所以，文字秘书在工作专业素养的培养中，需要重视对文书档案管理修改的理论、业务、法律条文规定以及技能进行学习，从而更好的为后期文书管理做好准备。

三、新形势下加强文字秘书和文档管理人员培训教育的必要性

文书档案在中小国有企业中一般都是文字秘书所负责的，针对于此状况，文字秘书的修养高低将会直接关系到文稿质量以及管理水平。从专业者的角度来讲，文字秘书和文书档案管理这两者之间虽然有一定的区别，但是二者又是相互联系的，从而形成一个载体。文档管理资料的价值与文字秘书素养有着息息相关的影响，只有较高的素养方可发挥文书档案的真正价值。在十八大以来，伴随着国家经济建设以及市场经济发展，我国的各个单位的内部管理中，对于文字秘书工作要求也越来越多，文书管理的重要性也逐步凸显出来，文书档案管理是国家以及企事业单位的关键部分，对其发展具有重要的作用。在历经几十年的发展下，档案管理主要有以下方面的特点：文书档案管理虽然有了进一步的发展，但是其管理队伍建设却还是很欠缺的，尤其是一些单位的文书档案管理与当前时展不相适应，主要表现比较明显的有下面几点：文字秘书在兼任档案管理的过程中，由于人员比较少，岗位稳定性差。这些种种问题的出现的关键原因是一些领导对文字秘书要求过低，不重视文书档案工作，在对文字秘书工作的概念中仅仅是抄写以及发送一些文件，甚至认为任何人都能够担任此类工作，而文书档案管理也是对文件进行收发、装订，并不需要任何的作业，所以在企业中也没有重视对工作人员的专业技能培训，使其素养得以提升。

四、结语

文字秘书以及文书档案管理的重要意义在企业中是极其重要的，而针对于其现今所存在的一些问题需要从下面三点进行完善：第一，根据公务员标准进行要求，对文字秘书以及文书档案管理工作人员的配备的时候，需要选择那些专业对口的人员；第二，需要对在职的工作人员定期进行培训，强化其多方面的技能，以便于更好的适应工作需求；第三，文字秘书和文书档案管理工作人员的工作需要在相关管理部门的指导之下开展，尤其是一些文字秘书兼职文书档案管理工作的情况，必须要做好定期考核工作，从而激励其更好的做好分内工作。

作者:刘念 单位:云南煤层气资源勘查开发有限公司

第三篇：企业档案管理体制改革探讨

在经济体制改革的不断推动下，以往的档案管理体制对于新的市场经济无法适应，在很大程度上制约着企业的健康持续发展，并且使企业档案管理方面一直处于被动状态，致使企业的运营受到严重的影响。因此，企业档案管理工作应该从丰富档案管理体制的方式、将人事管理从档案馆中剥离出来、建设一体化的企业档案管理等方面着手进行深入的变革。

一、企业档案管理体制的现状

1.企业改革深入

一方面，在现代企业迅速发展的推动下，其企业内部改革面临重组的问题。从以往的企业独立法人到现在的多法人企业，从以往的单一经营模式到现在多元化的产权主体经营模式。企业内部的变革使得企业管理的结构发生了实质性的变化，当然企业档案不会再以独立的形式存在。另一方面，由于企业改革的不断深入，集团总部和下属分公司的关系也发生了变化，改变了以往的上级对下级的关系，将企业资产作为重心，致使企业的档案管理体制得不到统一，不一致的管理标准和管理形式，在一定程度上制约着企业的稳定持续发展。

2.私企剧增

现如今，私有企业如雨后春笋般涌现出来，但仍处在起初阶段，对于企业内部的档案管理体制建立和完善方面还有所欠缺，多表现为档案的延后建设、管理制度落后等。在很多民营企业中，存在库房、设备、制度等方面管理的缺失，造成管理缺失的主要原因就是企业未设置专门的管理人员进行统一的管理。而且随着民营企业的规模不断扩大、数量不断增加，管理缺失的问题为其档案管理体制方面带来了极大的挑战。

二、企业档案管理体制改革存在的问题

1.管理人员素质水平差异化

在企业的档案管理中，管理人员作为档案管理的实施者，其素质水平直接决定档案管理工作的质量和效率。在企业档案管理体制改革中，管理人员应首当其冲，成为管理效率提升、企业竞争力增强的主力军，而在现阶段我国企业档案管理改革中，大部分管理人员来自于企业内部基层人员，并非从事档案方面的专业人员，档案管理人员根本不具备专业素质，无法对企业档案运用科学的管理理念进行管理，同时，有些企业为节约档案管理这部分资金支出，聘请无档案管理相关工作经验的人员进行档案的管理，使得档案管理体制无法从根本上得到变革，进而阻碍了企业的发展。

2.企业档案管理工作环境差

在企业的管理工作中，档案管理工作同其他部门的管理一样，都需要良好的管理环境。只有企业内部环境和谐有序才能使企业档案管理工作效率得到提升，管理效果得以有效发挥。但是当前我国企业的档案管理工作环境比较差，在企业中档案遗失、档案混杂、档案残缺的问题时有发生，为企业的档案管理增加了难度，使得企业内部资产蒙受损失，不仅不能保证企业内部员工应有的福利，而且不利于企业稳定持续发展。

三、针对企业档案管理体制改革的措施

1.丰富档案管理体制的方式

在我国市场化的推动下，打破了以往集中的档案所有权制度，使档案所有权向着多元化的方向发展，因此，企业应该发展多样化的档案管理体制，以此来适应多元化的档案管理。在以往的计划经济体制中，我国对档案的管理模式属于集中制，即所有关于党政府机关、国有企业、事业单位的档案统一实行管理，但是集中制的管理制度只适用于当时的经济体制，在当前的档案管理中早已不在适用。由于不断发展的社会主义经济体制，原有的档案管理体制和现在的档案管理所有权问题相互不协调，对于现有的档案管理方式，企业应在遵法律守法规的前提下，获得更多的所有权，使企业能够根据自身的发展状态选择适合的档案管理模式，打破以往统一管理的束缚，既可以使用集中制的管理，又可以使用分布式的管理，还可以将两种方式相结合建设出适合自己企业的管理模式。

2.将人事管理从档案馆中剥离出来

企业档案管理的主要工作就是档案接收、档案收集、档案整理、档案储存、在一定范围内提供档案资料，而我国的很多企业正朝着政、事、企分离的方向发展，为与政、事分离的要求相适应，在企业职能方面应把人事管理从档案馆中剥离出来，从国外成功的相关经验中汲取营养，在财务、行政、机构等方面实现档案馆和人事管理的彻底分离。3.建设一体化的企业档案管理企业档案管理建设的一体化，应该从体制上做出变革，将档案和文件看成统一的系统化工程，建设一体化的企业档案管理。在建设管理体制以应对前后特点不一却又相互联系的工作程序进行分析，从中找出管理工作的关键内容和行之有效的管理方式，以提高管理的效率。同时，在企业档案管理一体化的建设过程中，由于档案的管理工作是由专职的管理人员负责，因此应对其进行严格的素质培养以保证管理质量。但除企业的培养以外，管理人员自身应具备较强的自我约束和管控的能力，对于国家的相关规定及其企业的相关制度严格执行，为企业档案管理的一体化发展贡献一份力量。

四、结语

目前，企业的档案管理工作在时代的发展中呈现出不同的特点。虽然以往的档案管理方式存在一些问题，不足以应对现在企业的档案管理工作，但是在引进国外的先进经验并结合我国的发展状态为前提，经过管理人员努力改进，我国的档案管理体制正不断发展和完善，以保证档案管理工作的质量和效率。

作者:宋宁 单位:宣化钢铁公司小型轧钢厂

第四篇：建筑施工企业照片档案管理探讨

一、照片档案的形成特点

经过多年的实践，我们逐渐认识到照片档案有着独特的运行规律。认识和研究照片档案的形成特点，是规范管理照片档案的基础。照片档案具有作者多、不稳定、内容杂、没有一定操作规范的特点。其反映的内容形象生动，时空感强；数量极难掌握，难以确保其数量上的齐全完整；而且照片档案产生后的存放地相对较分散。照片档案需要有一个完整文字说明，包括照片事件、时间、地点、人物、背景、拍摄者六大要素。

二、照片档案的作用

照片档案用形象说话，能够如实再现人类社会发展过程，给人以真实感受，照片档案在宣传教育、凭证、编史修志、编辑人物传略、画册、招投标、展示企业业绩、提升资质等级以及企业文化建设等方面发挥着重要作用，有助于企业取得较好的社会效益和经济效益。

三、企业照片档案的分类

企业照片档案的载体特殊，保管条件不同于纸质档案，要求单独保管或分柜保管，在档案编制上要求分类号与十大类相一致，并与纸质档案互设见号。即互相填写同时形成的档案内容相同的另一种形成的档案保管单位的档号。但因形成方式的不同以及收集的时间不同、要求不同，企业照片档案的分类与纸质档案存在着很大的差异。企业照片档案与纸质档案一起统一分类，根据本单位情况，档案分类号采用“八分制”编号制，各级类目级位和案卷排列顺序统一采用阿拉伯数字来标识，各级分类代号之间用圆点隔开。档案分类设置12个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、工程建设类、设备仪器类、基本建设类、会计档案、特殊载体档案、已故人员档案。专题代号根据一级类目中企业照片档案多少设定，主要突出重要照片档案和企业特点，并保持照片之间的有机联系，具体分为：

（一）照片档案

一是上级领导视察，主要内容有各级领导及著名人士视察、考察、检查指导工作等。二是党代会。三是职代会（含工代会）。四是团代会。五是一般的会议及文体活动，主要内容包括精神文明建设、企业开展的各项文体活动，教育工作、人事管理，企业对外合作、引进项目、出国考察、商务活动，反映质量管理、劳动管理、安全管理、环保管理，反映档案工作的目标管理、《档案法》等有关法律法规的宣传、业务建设等。六是工程建设、设备仪器，主要内容包括党和国家领导人、省部领导、建设单位等领导对某个工程项目视察、检查工作时的照片，反映签订工程合同协议、工程开工、竣工、验收及重点难点工程建设概况的照片，各个工程项目施工过程中有代表性的、先进的施工工艺及施工技术和先进的施工设备等。七是基本建设，主要反映企业概貌、各时期企业全景、企业生产厂区及生活区全景等。

（二）底片

一是文书档案底片。二是科技档案底片。增设这些专题后，使企业照片档案分类重点突出，查找方便、有序。但是各企业专题类目设定依据企业的具体情况定，企业的照片档案多，专题类目设细些，反之不设专题类目或少设。

四、企业照片档案的收集措施与方法

企业照片档案分类是照片档案管理灵魂，收集是照片档案来源的重要保障。要按照集中统一管理企业照片档案的原则，采取多种措施和方法积极主动地开展企业照片档案的收集工作。首先，建立归档制度，强化专业人员档案意识；其次，积极宣传档案知识，提高全员的档案意识，精心挑选即时收集归档，确保照片档案的准确；最后要主动介入，积极收集。企业照片档案的最终目的，是为企业提供利用服务。收集是提供利用的前提，提供利用是收集的最终体现和目的。档案人员应积极开展超前服务、跟踪服务、咨询服务，及时了解企业的生产经营情况，跟踪收集企业照片档案。在一些重大实践活动中，档案人员应主动参与拍摄活动，档案管理人员直接参与选择拍摄档案所需的内容。对那些不能直接到现场的可事先对有关拍摄人员提出要求，商议拍摄方案，以保证照片档案的齐全、完整、及时归档。

五、照片档案实现计算机管理

伴随电子技术的不断发展，数码照相机、摄像机在日常生活、工作中运用越来越多，采用数字形式存储的图片，即数字照片，也不断增加。因此，档案管理部门必须要探究照片档案数字化管理模式。因为只有这样，才能为社会提供更为完善及便捷的服务。照片档案要实现计算机管理，首先要对照片档案进行数字化，而照片档案的数字化实施过程中涉及到扫描分辨率的确定、位深对数字图像阶调的影响、图像色彩模式的选择、文件格式选择等问题。图像存储文件格式较多，如PICT、TIFF、JPEG、BMP等。照片在数字化转换时对数字图像要求有原则，一方面保真度要高，另一方面通用性又要强，这样才能有保存价值，为满足照片档案数字化的需要，我们选择了TIFF、JPEG两种图像文件格式。TIFF是最广泛使用的图像文件格式。位图TIFF文件格式可以具有任何尺寸和大小，同时也具有任何大小的分辨率。这在理论上有无限的位深，能够对相应的灰度，RGB模式，彩色模式或CMYK模式索引编码；其可以保存为压缩的无损和非压缩格式。TIFF存储空间占用极小，并且在各种操作平台和图像处理软件中，可转为通用或其他格式。无论是置入、修整或打印编辑等，均是极为理想的文件格式。JPEG文件格式压缩算法是特别合适连续色调照相的图像，它是一种有损压缩格式，占用的存储空间也比较小。照片档案的数字化，最大限度保留照片档案原始信息，节省库房的空间，对照片档案原件起到保护作用，又提高了检索和浏览速度。照片档案实现计算机管理后，既能节省资源，又能提高管理、利用质量。总之，照片档案要形成科学、规范的管理，需在实践中不断总结和完善，进一步探讨科学管理新方法，不断满足企业现代化档案管理的需要，最终达到服务企业生产经营活动的目的。

作者:宁惠玲 单位:广东省源天工程有限公司

第五篇：企业档案管理电子化思路分析

一、引言

企业办公自动化形势的日益发展，对企业的档案管理工作产生了很大的影响，无论是对档案信息资料的收集、分析和整理，还是对档案信息资源的开发利用，都需要提高工作效率，与企业的日常办公方式相适应。所以档案管理电子化是新的时代背景下对档案管理工作的新要求，也是提高档案管理效率的重要途径。通过档案管理电子化，档案管理工作中的各个环节都可以通过计算机网络来完成，不仅能够有效地提高档案管理的效率，而且有助于对档案信息资源的深度开发利用，从而提高档案信息的利用价值，为企业制定各项经营决策提供有利的依据。

二、档案管理电子化的现状

在现代化办公的时代背景下，档案管理电子化是对档案管理工作的一项创新。通过电子化办公，能够优化档案管理的流程，加速信息资源的更新，对档案信息资源的分析整理以及开发利用有了全新的方式。但是由于档案管理电子化是对传统纸质档案管理方式的一种颠覆，所以无论是在理念上还是在工作流程的运转上，都存在很大的不同，在实际执行的过程中，还存在诸多的问题，影响到档案管理电子化建设的进程。在档案管理软件的使用方面，目前还没有形成统一的标准，各个企业的档案管理软件在功能以及形式上都存在很大的差异性，所以导致档案信息资源的传递和沟通存在一定的障碍。由于电子化的实施，需要将以往纸质档案中的内容全部录入到电子系统中，这是一项非常庞大的工程，并且在信息录入的过程中会面临各种问题，以前在纸质档案管理时期对于信息检索和分类等都具有很强的差异性，所以在信息录用各个项别之间可能存在一定的冲突。档案管理电子化的全程操作都需要经过计算机信息处理系统来完成，对于档案管理人员而言，这是一项新的挑战，需要不断地加强学习，才能够熟练运用各种软件和功能。同时，档案管理电子化节省了工作人员大量的时间，使其能够将剩余的时间利用在对档案信息资源的开发利用方面，能够进一步开发档案信息资源的价值，为企业的发展提供更加全面的信息。

三、增强档案管理电子化服务手段

第一，电子文件的自动上传收集。档案信息的收集和录入是档案管理电子化建设的首要问题，而在办公自动化的工作形势下，可以充分利用现代化办公的优势，实现电子文件的自动上传功能，由此可以有效地提高档案信息的收集录入效率。在企业内部建立一个档案信息联网系统，档案管理部门与其他各个部门之间可以形成联网模式，从而实现档案信息的高速传递，简化办公程序，提高管理效率。第二，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案管理部门与企业信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企业档案管理部门，是企业信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，发挥档案信息电子化的最大社会作用。第三，开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象关于档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。第四，加强横向联合，实现信息资源共享。档案管理电子化模式的开展，不仅是对档案信息收集和处理效率的提升，更加重要的是在此基础上加强对档案信息资源的开发利用，所以应该建立档案信息资源共享平台，加强横向和纵向的资源拓展。加强对档案信息资源的开发利用，就必须打破过去企业内部各个部门之间在信息资源方面各自为政的局面，同时应该借助于档案管理电子化的平台，实现档案信息资源的共享，从档案信息的收集整理，到档案信息资源的传输利用，提高其时效性、实用性以及可靠性，从而提高档案信息资源的利用效率，为企业各个部门业务的开展提供及时有效的信息，从而促进整个企业的健康稳定发展。第五，注重反馈评价机制的建设。为了进一步开发档案信息资源的价值，应该更加注重企业信息反馈评价机制的建设，对企业产品销售后客户的评价信息进行收集整理，然后经过系统的分析，能够详细地了解客户在使用企业产品后的感受以及相关的建议。企业在对这些信息进行综合判断后，能够对企业的经营发展方向进行适当调整，从而更加适应市场的发展需求，有利于企业的长效发展，这对档案信息资源的开发利用具有重要的意义。

四、结束语

档案管理电子化建设是促进档案管理工作发展的重要途径，通过电子化管理模式的建设，不仅能够有效地提升档案管理的效率，同时还能够加强对档案信息资源的开发利用，为企业的发展提供有利的参考依据。在档案管理电子化建设的过程中，应该以市场发展为导向，根据企业的实际发展状况，制定出适宜的发展策略。从大的架构布局到信息资源的承载能力以及运转方式等，都需要有明确的安排部署，从而确保档案管理电子化建设的顺利开展。

作者:高丹 单位:中国联合网络通信有限公司大兴安岭地

第六篇：企业财务档案管理信息化建设探讨

随着会计电算化事业的不断发展，财务档案的管理工作也发生了变化，手工会计档案所采用的管理办法已不适应会计电算化档案管理的需要。因此，必须加强会计电算化系统的档案建设，即加快财务档案管理的信息化建设，以适应新时期会计电算化档案管理提出的新要求，提高财务档案管理工作水平，更好地服务于企业经济建设。

一、企业财务档案管理信息化的必要性

所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的过程。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策。加强财务档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要，是时展的必然，是财务档案管理的必然发展趋势。在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设财务档案管理信息化系统，实现财务档案的网络化管理，是做好企业财务档案管理的科学选择。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

二、财务档案管理信息化易出现的特点

（一）较之传统的财务档案，电算化后财务档案存储的范围和领域扩大了。

（二）传统的财务档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的财务档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

（三）电子财务档案便于计算、分析，能够快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，还能达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，极大地提高了工作效率和工作质量。正如上文所述，财务管理档案信息化有很多优点，但也存在不足。如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备纸质档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、企业财务档案管理信息化的内容

（一）搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。纸质的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。在财务档案数字化的基础上，必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案都录入计算机。

（二）搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性。另一方而也可以实行联机公共目录查询、通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理从静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理的能力和质量。

（三）搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用财务档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。决策支持系统的建立要以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段。使系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

（四）提高财务档案管理人员的信息化素质。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。加强财务档案人员的继续教育，企业应着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。综上所述，在以网络和信息技术为主的信息化时代，只有做好数据挖掘和整理、做好财务档案信息网络建设、做好财务档案管理决策系统建设、提高人员信息化素质，才能更好地为经济发展提供优质高效的服务。

作者:李沛 单位:哈尔滨市军队离退休干部第四休养所

第七篇：企业特种设备档案管理思考

设备档案是企业档案资源的重要组成部分，随着《特种设备安全法》的颁布实施，企业特种设备档案管理日益受到普遍重视。为此，大型企业应进一步加强设备档案尤其是特种设备档案管理工作，为企业安全生产提供优质档案服务。笔者结合工作实践，对加强企业特种设备档案管理作一粗浅探讨，以供同行参考。

一、特种设备及企业特种设备档案

根据中华人民共和国第十二届全国人民代表大会常务委员会第三次会议于2013年6月29日通过并同时以中华人民共和国主席令（第4号）公布的《中华人民共和国特种设备安全法》的有关规定，所谓“特种设备，是指对人身和财产安全有较大危险性的锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施、场（厂）内专用机动车辆，以及法律、行政法规规定适用本法的其他特种设[1]备。”而所谓企业特种设备档案，是指企业在特种设备设计、制造、购置、安装、检测、使用、管理、维修、改造、更新直至报废全过程中形成和积累的各种文件、说明、图纸、手册、照片、音像等具有保管摘要：随着《特种设备安全法》的颁布实施，企业特种设备档案管理日益受到普遍重视。为此，企业档案管理部门应加强特种设备档案管理工作，廓清特种设备文件材料的收集归档范围，建立健全相关的规章制度，进一步拓展特种设备档案的服务内容，充分发挥特种设备档案的安全预警功能，更好地为企业安全生产服务。

二、企业特种设备建档管理的主要目的

企业特种设备建档管理的目的主要有三个方面：一是为了全面掌握本企业所拥有特种设备的基本情况及其现状，便于特种设备的调配、安全使用和维护保养；二是随时掌握特种设备运行过程中的安全状况，为分析、排查、处理设备存在的安全问题，及时消除事故隐患提供可靠依据；三是便于了解特种设备日常管理和维护情况、掌握特种设备的安全使用期限，为特种设备的安全运行、定期检测、更新报废等提供档案参考。

三、企业特种设备文件材料的收集归档范围

相关文件材料的收集归档是做好企业特种设备档案管理工作的前提保障，为此，企业档案管理部门应会同企业设备管理部门根据本企业的实际情况，制定科学合理的《企业特种设备文件材料收集归档范围和保管期限表》，为做好特种设备文件材料收集归档工作提供依据。一般来讲，凡是对本企业特种设备制造、管理、使用、维修等具有查考利用价值的文件材料，均应收集归档保管。这主要包括以下几个方面的文件材料：

1．特种设备的购置台账、注册登记资料、使用证复制件等；

2．特种设备的设计文件、制造单位的产品质量合格证书、使用维护说明书、安装维修技术文件和资料等；

3．特种设备质量监督管理部门出具的定期检验报告和设备管理及使用单位形成的设备租赁记录、定期检查记录、日常运行记录和维护保养记录等；

4．特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及相关仪器仪表的日常维护、保养、更换记录等；

5．特种设备的运行故障记录和发生事故记录及其维修、处理记录等；

6．特种设备的重大修理改造记录、重要部件更新[2]调换记录等。

四、加强企业特种设备档案管理的措施

1．建立健全特种设备档案管理规章制度

企业特种设备的安全管理对于企业安全生产至关重要，为此，企业应重视和加强特种设备档案管理，为企业安全生产提供优质的档案服务。鉴于目前国家尚未出台《企业特种设备档案管理办法》，企业档案管理部门应根据本企业实际情况主动作为，依据中华人民共和国《档案法》《档案法实施办法》《特种设备安全法》《安全生产法》等法律法规，建立健全本企业的特种设备档案管理各项规章制度，如《特种设备档案管理规定》《特种设备档案保管期限表》等，对特种设备档案资料的收集归档、保管利用等做出明确规定，以便在开展特种设备档案管理中有规可依。

2．创新档案管理方式，提高档案服务效率

作为一种特殊门类的档案，企业特种设备档案管理有其特殊要求，主要体现在其档案管理的成套性和动态性两个方面，这是由设备本身的成套性和设备状况的动态性所决定的。通常情况下，企业特种设备是成套购置、成套管理、成套使用的，而在设备使用或运行过程中，设备的整体安全状况、各部件的安全性能等又是动态变化的。因此，应在尊重企业档案管理的基本原则下，根据特种设备档案形成、积累和利用的特点，创新企业特种设备档案管理方式，对特种设备档案实行特殊管理。如可对应每套设备，将其档案按套进行分类、组卷、编号，并对特种设备检测监测记录、使用维修记录、改造更新记录等随时收集归档，及时补充档案内容；同时，按文件收集归档顺序排列上架，并借助计算机编制动态机检目录，实行成套、动态管理。这样既便于动态地维护特种设备档案的齐全完整，又有利于使档案内容能及时反映设备安全状况，可以更好地为企业安全生产提供档案利用服务。

3．拓展服务内容，注重发挥特种设备档案管理的安全预警功能

一般来讲，企业特种设备档案是以设备的购置、安装、使用、检验、维修、报废等过程中形成的文件材料为基本内容收集建档的，而这些档案材料对设备安全状况的反映存在一定的滞后性，只能满足于企业对一般层面上的设备信息需求。然而，在实际生产工作和设备运行过程中，最能及时地反映设备运行状况[3]的是生产第一线形成的设备日常运行状况记录。为此，企业档案管理部门应加强与企业生产部门的联系，共同督促生产作业人员建立和完善设备日常运行状况信息采集记录，确保这一能反映设备是否安全运行的第一信号及时收集归档并向设备维修部门反馈，以充分发挥特种设备档案管理的安全预警功能。总之，加强特种设备档案管理是维护企业安全生产的有效保障，企业档案管理部门对此应主动作为，为企业特种设备安全运行和企业安全生产提供及时有效的档案服务。

作者:都利霞 单位:甘肃靖远煤电股份有限公司设备租赁公司

第八篇:企业人事档案管理的几点思考

根据中共中央组织部的统一安排,各级组织部门对干部人事档案分级、分批展开了专项审核，根据干部人事档案专项审核工作的精神和要求，2015年，农村商业银行全面开展了对全行员工人事档案的审核工作，共审核档案1151册。通过开展员工人事档案专项审核工作，真正摸清了员工人事档案的“家底”，并对员工人事档案进行了一次全面清淤工作。在专项审核过程中，笔者发现了管理中存在的一些问题。

1人事档案管理中存在的问题

(1)材料不齐全、管理不规范。一是《干部履历表》、《自传》存在要素不齐全、未粘贴照片、工作经历内容填写过于简单、无审核单位盖章、无落款日期等现象。二是考察、考核、鉴定材料不齐全，如《年度考核表》、考察材料等没有确保其延续性。三是学籍档案不完整，有的档案缺少高校毕业生登记表、学生成绩表。四是党籍材料不齐全，缺少中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，经民主评议被评为优秀或不合格党员的“民主评议党员登记表”未及时放入人事档案。五是表彰奖励材料未及时放入。六是招录、聘用、任免材料不齐全，如招录、聘用材料不齐全，工资变动审批表未及时入档。(2)通过专项审核，发现全行员工人事档案出生时间记载不一致的共计70册，参加工作时间记载不一致的有16册，入党时间记载不一致的有10册，学历记载不一致的有1册。干部人事档案是一个干部各方面工作表现积累的载体，涉及党史、干部、人事、劳动等各个方面的政策，所以查核的时候要求相关的工作人员要有相当的工作积累。在审核过程中，由于审核人员对相关政策知识掌握不够全面，可能会对干部的年龄、学历、党龄等认定不当。

2原因分析

2.1部门单位对人事档案管理不够重视

部门单位因人员紧缺，未配备专职人事档案管理人员，加上人事干部调动频繁等原因，导致人事档案管理队伍不稳定，难以保证人事档案内容的连续性和完整性。

2.2人事档案管理人员素质有待提升

一是人事档案管理人员普遍缺乏系统培训，业务知识欠缺，实践经验不足；二是兼职人员用于人事档案管理工作的时间有限，使得无法集中精力做好人事档案管理工作；三是人事档案管理人员长期没有受到足够的重视，工作积极性也不高。

2.3个人原因

(1)到本单位工作之前在私营企业工作的，或在某些单位从事以代办员、临时工劳务派遣人员身份工作的员工，因原单位未建立人事档案，缺少劳动合同书、录用审批表、转正工资定级审批表等资料，无法承认这期间的工作经历，造成员工自己填写的参加工作时间与企业认定的不一致。(2)员工对人事档案不够重视。一是员工在职教育取得的学籍档案，未及时交人事档案管理部门归档；二是员工填写相关信息时，会出现随意填写学习和工作经历的现象，对不确定的时间只凭记忆填写，出生时间、参加工作时间、入党时间记载信息前后不一致；三是对于个人缺少的人事档案资料，员工不能积极配合人事档案管理部门查找相关档案材料。(3)通过分析，造成出生日期不一致的原因大致有两种：一是最早记载日期为实际出生日期，后期公安系统办理身份证时将出生日期填写错误；二是部分汉族同志最早记载日期为农历填写，后期逐步改为与身份证一致的公历时间。

3加强人事档案管理工作的建议

通过开展干部人事档案专项审核工作，使我们对人事档案管理工作的重要性有了更为深刻的认识，为加强人事档案管理工作，笔者从以下组织、制度、实施三个层面提出建议。

3.1加强组织领导

要高度重视员工人事档案工作的重要性和严肃性，把员工人事档案管理工作列入到重要的议事日程，明确职责，成立员工人事档案管理工作领导小组，负责员工人事档案管理工作的日常监督和检查，着力解决好干部档案管理中的薄弱环节和突出问题。选派政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的共产党员，专职负责做好收集、鉴别、整理和归档工作，并保持人员相对稳定。

3.2完善人事档案管理制度及设施

(1)按照人事档案工作目标管理要求，结合本单位实际情况，制定干部人事档案工作操作规程，建立健全《员工人事档案工作人员职责》和七项制度(员工人事档案材料收集补充制度、员工人事档案查(借)制度、员工人事档案材料鉴别归档制度、员工人事档案整理制度、员工人事档案转递制度、员工人事档案检查核对制度、员工人事档案保管保密制度)，建立和完善各种登记簿，大力推进员工人事档案工作制度化建设。(2)按照中组部《干部人事档案工作目标管理考评标准》中有关要求，要建立坚固的、防火防潮专用人事档案室，配备铁质的5节柜，实现档案库房、阅档室、办公室三室分开，安装防盗门窗、110报警设备，配备灭火、防虫、温湿度计等设施，落实“六防”措施。

3.3实施层面

(1)加强培训，提高档案管理人员素质，重点培训业务的基础知识和实操，尽快提高管理人员的业务素质。(2)加强人事档案管理的规范化和标准化。根据《干部档案整理工作细则》的有关要求，按照“十类”、“全、严、准、细、齐”的标准，对员工人事档案材料进行收集、整理，做到编排有序、目录清楚、工整、档案材料加工规范、装订整齐，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等必需的物品和设备。避免人事档案材料载体不统一、装订不整齐、书写不规范、管理不规范等现象。(3)严把人事档案审核关。对于新招聘、正式调入的员工，必须严把人事档案审核关。一是突出严肃性，严把审核“准确关”。把“三龄两历”核定作为人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认真登记《干部人事档案专项审核情况登记表》，对“三龄两历”等基本信息不一致的，本着尊重历史、尊重事实的原则，认真查阅原始资料，确保归档材料的准确性；二是突出完整性，严把材料“收集关”。对缺少材料的，要求限期补齐。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复，以提高工作效率。(4)加快人事档案电子化管理。在审核纸质干部人事档案的信息时，既费工又费时。大型、有条件的单位可以适时推进档案信息化建设，把传统的纸质档案与现代化信息电子档案二者有机地结合起来，运用现代化服务方式，提高服务效率。暂时没有条件的单位，可将通过专项审核确定的人员基本信息、工作、学习经历、家庭情况、奖惩情况、考核情况植入企业人力资源系统或者电子版的员工基本情况表，方便日常查阅，以便在人事档案的信息化管理过程中更加规范、高效。(5)加大宣传。让各单位、员工了解到人事档案的重要性，重视人事档案，一是积极配合人事档案管理人员查找缺失资料；二是有干部人事档案材料形成的部门，应在材料形成后，及时主动送交干部人事档案管理人员归档。任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料，严禁人事档案弄虚作假；三是员工填写每一份信息表时都要以负责任的态度认真填写。人事档案的专项审核工作，是一项系统而复杂的工程，不仅是对员工人事档案的一次大清查，也是对单位人事档案管理的大检查和大检阅。人事档案的专项审核工作不是档案管理工作的“终点站”，加强干部人事档案的管理，是一项持续性、长期性、复杂性的工作，需要我们不断加强学习，创新理念，从而不断提高工作质量和管理水平，使人事档案在企业人力资源管理中发挥最大的效力，为企业选人、用人、育人提供基础性的参考资料。

作者:马静 单位:新疆天山农村商业银行股份有限公司

第九篇：科技型企业档案管理现状与对策

科技型企业是我国创新经济发展的骨干力量，是助推我国科技创新的先锋队，是推动我国创新驱动发展的排头兵。随着我国创新驱动发展战略不断深入实施，以高新技术企业为代表的科技型企业队伍不断壮大，作用不断增强。档案工作作为企业管理重要的一环，对企业健康发展产生重要影响，对拥有大量科研档案的科技型企业而言更是如此。科技型企业做好自身档案工作无论是对自身还是对我国科技经济发展都意义重大。笔者根据实地调研和问卷调查结果，对我国科技型企业发展的现状、问题进行深入的分析研究，提出了完善科技型企业档案建设管理的对策建议。

1完善科技型企业档案建设管理的重要意义

首先，完善档案工作是科技型企业促进自身管理和发展的要求。没有高标准的档案管理，就没有企业的现代化管理，更没有企业的发展壮大。完善档案管理，有助于规范企业现代化管理建设，推动企业又好又快发展。其次，完善档案工作是科技型企业加强自身文化建设的要求。完整的企业档案，是企业发展的真实记录和见证，是展示企业文化的生动媒介，是提炼企业价值理念的素材，是企业文化的重要组成部分。第三，完善档案工作是科技型企业维护自身合法权益的要求。完善档案管理有利于企业在研发、生产、经营和销售等各个环节确保产品质量、控制法律风险、保护知识产权和商业秘密，维护企业在经济纠纷中的合法权益。第四，完善科技型企业档案工作将有利于实施创新驱动发展战略。科技型企业完善档案工作有利于提炼有价值的素材，加快企业创新的步伐，推动我国经济发展方式的转变，为我国实施创新驱动发展战略打下坚实的基础。

2我国科技型企业档案建设管理的现状

通过对全国265家科技型企业的实地调研和问卷调查，我们对科技型企业档案建设管理的情况进行了摸底。从调研的情况来看，经过数十年的建设和发展，我国科技型档案从无到有，从杂乱无章到规范有序，取得了长足的进步和发展。

2．1科技型企业对档案工作的重视程度普遍提高

科技型企业档案工作是企业管理中不可或缺的一环，是职能管理中重要的组成部分，需要企业上下予以高度重视，令人欣喜的是我国科技型企业已经开始逐渐重视档案管理工作。在受访的265家企业中，202家企业有明确的分管领导，占总数的76%。二是科技型企业科技档案工作制度建设态度积极，在受访的265家企业中，210家明确了业务文件的形成和归档要求，占79%。228家建立了各类档案工作方面的管理制度，占86%。三是科技型企业保存全套文件及知识产权文件的意识较强，在受访的265家企业中，在两个以上单位合作完成的项目中，有197家企业将知识产权档案按秘密文件处理，占总数的74%。四是科技型企业重视有保存价值的文件，在受访的265家企业中，245家企业按项目不同阶段要求并做好相关档案工作，占总数的92%。在受访的265家企业中，222家企业将有保存价值文件交由部门或项目档案人员保管，占总数的84%。

2．2科技企业档案组织机构建设逐步完善

在265家受访企业中，拥有独立档案机构的有106家，占总数的40%，没有独立档案管理机构的有154家，占总数的58%，在这部分企业中，隶属部门多种多样，包括财务、行政、综合、人力等，其中以行政部门和综合部门居多(见图1)。在企业分管档案工作的领导情况调查中，202家企业有明确的分管领导，占总数的76%，没有明确领导的企业仅有63家，占24%(见图2)，在企业配备档案工作人员的调查中，在配备专职人员方面，241家企业配备的专职人员在5人及以下，占总数的91%，其中没有专职人员的112家(42%)以及1位专职人员的75家(28%)，即配备1人及以内专职人员的企业占了70%的比重，而10人以上的仅占2%(见图3)。在配备兼职人员方面，202家企业配备的专职人员在5人及以下，占总数的76%，其中没有兼职人员的50家(19%)，1位兼职人员的73家(28%)，2位兼职人员的41家(15%)，即配备2人及以内兼职人员的企业占了62%的比重，而10人以上的仅占13%(见图4)。尽管受访企业部分组织机构建设仍然存在不足，但是相较于过往科技企业档案组织建设已经取得长足的进步。

3我国科技型企业档案管理存在的问题

尽管我国科技型企业档案工作得到了部分企业的重视，取得了一定的进步，但从科技型企业在我国创新驱动发展中的地位来说，当前科技型企业档案工作与自身在我国创新驱动发展的地位仍不匹配，发展的步伐不足以支撑其实现真正意义上的腾飞。在调研中，发现我国科技型企业档案管理主要存在如下问题。3.1企业档案工作制度建设仍然较为滞后尽管我国科技型企业在档案工作中重视制度的建设及领导人员的设置，但落实情况却并不理想，流于形式。一方面，企业对归档文件完整与系统质量重视不足，参与度不高。在265家受访企业中，企业在对归档文件完整与系统质量进行审核把关方面，全程参与的企业不到企业总数的一半，未进行把关的企业高达三成以上。另一方面，企业档案业务工作开展不理想，重视程度不够。在265家受访企业中，136家企业未开展过档案鉴定及销毁工作，占51%，165家企业未开展过档案编研工作，占62%。3.2企业档案工作硬件配置仍然存在不足档案工作配置是档案工作的支撑，缺少充足档案设备配置，尤其是现代化、信息化设备的匮乏必将导致档案工作的低效和无序。现阶段，我国科技型企业限于对资金及对档案工作设备作用认识的局限，配置情况并不理想。一方面，企业档案工作设备配置不足，现代化工具欠缺。在265家受访企业中，各类档案工作设备配置率均在70%以下，设备的配备有所欠缺，且配置设备多为常规设备，有关档案信息化、电子化的设备配置更少。另一方面，企业档案信息化建设不完善，自动化程度不高。在265家受访企业中，96家企业没有办公自动化系统，占36%，168家企业没有档案管理系统，占63%。195家企业未实现管理软件与OA的对接，占74%，167家企业未开展纸质档案数字化工作，占63%。3.3档案工作人员队伍规模小，专业素质不高档案工作人员是档案工作中枢，缺乏高素质人才，档案工作运转必将受阻。现阶段，我国科技型企业档案工作人才队伍仍难以满足实际需求。首先，科技档案专业人才队伍规模小。在配备专职人员方面，241家企业配备的专职人员在5人及以下，占总数的91%，其中没有专职人员的112家(42%)以及1位专职人员的75家(28%)，即配备1人及以内专职人员的企业占了70%的比重，而10人以上的仅占2%。其次，科技档案工作辅助人员匮乏。在配备兼职人员方面，202家企业配备的专职人员在5人及以下，占总数的76%，其中没有兼职人员的50家(19%)，1位兼职人员的73家(28%)，2位兼职人员的41家(15%)，而10人以上的仅占13%。最后，企业档案工作人员专业培训参与度低，专业基础不扎实。在参加档案业务培训方面，除16家企业空缺外，有136家企业档案人员参加过档案业务培训，占总数的51%，参加过培训的109家，占43%。

4强化我国科技型企业档案管理工作的建议

4．1加强对科技型企业档案建设资金扶持，支持企业提升档案场地设备配置

一是政府要加大对科技型企业提升档案工作设备配置的支持。我国科技型档案工作设备配置并不充足，推动档案工作信息化、专业化的工具更是缺乏，为鼓励科技型企业积极开展档案工作，推动档案工作自动化、高端化、现代化，必须加大科技型企业购买档案工作设备尤其是信息化、先进化设备的资金支持，可以通过项目、补贴等手段打造科技型企业高端档案工作系统;二是档案管理部门要探索支持科技型企业购置档案设备的新方式。不断深入了解档案工作设备所需，制定支持档案工作设备购买清单，研究各类不同设备购置支持的比例或者税收减免的额度，尤其应该注重加大对信息化设备的支持。

4．2支持企业加强档案人才培训，建立档案专门人才队伍

企业必须注重档案专门人才队伍建设，强化对档案管理人员的培训。首先，档案管理部门可以请档案学理论专家举办讲座，使档案工作人员从理论上把握档案工作的特点和规律。其次，要强化法律法规、标准规范培训，向科技型企业提供档案工作制度汇编、档案管理常用表格及检索工作标准格式等方便适用的参考依据材料，引导他们的工作朝制度化、规范化和标准化方向发展。最后，针对科技型企业普遍缺乏档案管理业务知识和经验等问题，可以增加业务知识和专业技能培训，如知识产权、商业秘密、客户档案的保管和利用，应诉反倾销案中档案的管理和应用，电子文件的收集保管等业务知识，帮助档案人员掌握档案知识和技能操作。

4．3树立科技型企业档案管理标杆，推广档案管理先进模式经验

科技型企业档案工作在我国尚处于初级阶段，与规范化、标准化管理还有较大差距，为此我国应加强科技型企业档案工作试点工作。一方面，制定标准，树立标杆。档案管理部门应加强对科技型企业档案管理工作的规范和指导，建立和完善相关档案管理标准、流程，选择一批科技型企业进行试点，树立企业档案管理的标杆。可以尝试从机关、事业单位抽调档案管理的骨干人员组成相应的工作组进驻各试点企业，协助科技型企业制定档案管理制度，帮助企业初步形成运行通畅的工作机制，为企业档案工作做好顶层设计，明确档案工作的方向和操作。另一方面，档案管理部门要不断总结试点经验，向广大科技型企业推广标杆企业档案管理的先进模式和经验。

作者:李奎 郑秋生 单位:广东省技术经济研究发展中心

第十篇：企业档案管理信息化建设探讨

一、前言

随着计算机技术的发展，网络技术和通信技术的应用也变得越来越广泛。现代信息技术已经成为企业和各品牌实现可持续发展和提高市场竞争力的得力工具，信息化已经成为企业的发展目标。自古以来，档案管理都是容易出错的环节，任务繁重却枯燥无味。但档案的丢失会带来一系列的麻烦，员工的入职、升职、离职等方面都涉及到了档案的调动问题。因档案管理不当，员工无法升职甚至打官司的事件并不罕见，因此档案的管理工作十分重要，尤其是在人员流动率相当大的今天。而信息技术可以帮助企业建立一个网络档案，即使纸质档案丢失，企业还是可以从网络上查到相关的信息，极大地减少了档案管理工作人员的重担。因此，企业应采取积极的措施来推动企业的档案管理信息化建设工作，完善信息化建设体系，提升企业的核心竞争力，做到企业建设与科学技术同步。

二、企业档案管理的重要意义以及管理现状

企业档案管理是专门负责管理各部门形成历史的一类工作，它不生产物质财富。企业的档案管理不是单独存在的，它是各项社会管理系统中不可或缺的重要组成部分。档案与员工的工龄、利息待遇息息相关。很多毕业生工作几年后仍然是学生身份，这就是由于他们未能及时办理参加工作手续，这会影响到自己的未来职业发展、工龄和退休金的计算。同时，很多与个人利益切身相关的问题都会涉及到档案。虽然现在的许多单位可以补办新档案，但这也会造成一定的损失。从档案的功能上，可以看出它履行着部分的行政职能，而且它的传递是有规定的程序的。随着科技的发展，企业对档案管理工作的要求越来越高，但要使企业档案管理满足不断增长社会需求还是存在一定的难度的。目前，企业档案管理中存在的主要问题有以下几种：现代化发展管理软件不能互调，制约了档案管理信息化的进程；档案管理人员的计算技术有待提高，尽管引进了现代化设备，管理人员不会使用；档案管理的标准还未统一，档案管理人员在进行管理工作时没有标准可循。

三、如何做好企业档案管理的信息化建设工作

现代技术在企业的发展中得到了极其广泛的应用，比如办公软件、网络等等。员工们利用电脑实现远程工作、传输软件，而档案管理工作也与时俱进了。利用通信、网络等技术，管理人员可以很便利地进行档案的收集、整理、报关等一系列工作，不仅减少了纸质的使用量，还可以实现档案的永久保存、异地保存等。不仅仅如此，档案管理人员可以随时随地的对档案进行调用、编辑。虽然现代技术在档案管理上的应用减少了档案管理工作的工作量，节省了大量的人力物力，但企业在档案管理信息化建设方面仍存在一些不容忽视的问题。要想做好档案管理的信息化建设工作，企业要从以下几个方面着手：第一，提高档案管理人员的现代化素质，定期组织管理人员进行现代技术的学习以及培训。许多档案管理人员的现代技术都不是很过硬，无法熟练地使用现代设备，这在一定程度上拉低了整个档案管理信息化建设的进程和效率。定期地组织员工学习现代技术，并进行培训、考核；有意识地提高管理人员对现代技术和档案管理信息化建设的重视，帮助管理人员树立信息化建设的意识，能带动管理人员的积极性，尽可能地实现档案信息电子化；第二，建立统一的档案管理标准，使档案管理工作走向规范化和标准化。档案管理现有的管理制度、档案整理方法以及分类标准还是以前沿袭下来的，并没有什么改革和创新。这些旧的标准中有些已经不再适用于如今的档案管理工作，需要及时地剔除这些糟粕，并根据现在企业档案管理的特点制定新的统一标准，并将这些标准加以推广，不再局限于某一个专业系统，全面实现档案管理工作的信息化；研发新的现代档案管理软件，解决因档案部门计算机机型不一而导致软件无法使用的难题。档案管理部门的计算机并不都是一样的，有的是新置的，有的是旧型电脑，现有的软件并不一定能够适用于各种各种机型的电脑，进而导致档案在不同的电脑上无法相互调用、编辑和整理，这降低了管理人员的工作效率。因此，相关技术人员要研发新的办公软件，最好是能适用于各种机型。统一更换档案管理部门的电脑，使用统一的办公软件也是一种办法，不过这种方法只能暂时解决问题，而且还会耗费大量的物力和财力；重视安全系统的开发工作。电子版的档案也会出现丢失或被盗的情况，为此做好软件安全系统的研发和防护工作也是十分必要的。计算机的防火墙、入侵检测等安全系统是保护档案资料的重要工具，但这些安全系统并不是坚不可摧的，因此企业在进行档案管理信息化建设时，千万不要忽略了安全系统的开发工作。随着电子技术的发展，黑客的技术也越来越高明，因此研发人员也要与时俱进，加快新型安全系统的研发步伐，争取开发出更安全的系统来保障电子档案的安全。

四、结束语

实现信息化建设是企业档案管理的发展趋势，本文主要从企业、档案管理和信息化建设三个方面展开分析，有一定的借鉴和参考价值。

作者:李芳菲 单位:黑龙江广播电视网络股份有限公司