网络时代高校档案信息化建设分析

摘要：在网络时代，为了做好高校档案管理，管理人员需要引进先进的信息化技术，推动档案管理信息化进程，提升档案管理的效率，建立完善的管理机制，改变以往的管理方式，满足当前档案信息化发展的要求。本文主要针对如何做好网络时代高校档案信息化建设展开论述。

关键词：网络时代；高校档案；信息化；建设

在高校档案信息化建设过程中，高校需要结合先用档案管理的现状，引进先进的信息化处理技术，为档案管理建设良好的环境，提升档案管理的质量，发挥档案在高校发展建设中的重要作用，创造更多的效益。因此，本文首先分析高效档案信息化的重要作用，然后分析高校档案管理存在的问题，最后提出相应的解决措施。

1高校档案信息化的中重要作用

高校档案信息化就是管理人员充分利用现代化信息技术，对现有档案信息资源进行整合，为广大师生提供高质量的服务。在具体管理过程中，管理人员运用现代化管理思想和方法，对信息化档案进行针对性的管理，从而获得更多的经济效益，实现了高校档案管理技术的变革。档案技术人员利用缩微技术把原有档案进行技术处理，建立了新形式的档案，有效提升了档案管理的效率。档案信息化建设改变了传统的处理方式，实现对室内温度的自动调节，大大改善了现有档案的保管条件，防止档案受到外界的危害，延缓档案老化的速度，延长档案的使用寿命，降低后期维护的成本，实现了档案的自动化管理。

2高校档案管理存在的问题

从当前高校档案管理现状来看，受到传统管理模式的影响，高校档案管理存在很多的问题，无法全面提升管理的针对性和有效性，影响了各项工作的开展。第一，管理思想不到位。受到传统管理模式的影响，高校档案管理人员没有针对实际情况，做好管理改革工作，依然采取传统的工作模式，存在重保管和轻服务的问题，在管理理念上，没有做到与时俱进，影响了档案信息化建设的进度。第二，馆藏档案种类不齐全。从当前高校档案管理现状来看，档案内容单一，门类不齐全，主要以教学类档案为主，但是其他门类档案数量很少，尤其图片档案和声像档案比较匮乏，无法提升档案利用的效率。第三，档案查询工作效率低下。对高校档案而言，管理人员需要从整体进行相应的收集、整理以及编目工作，但是主要采用人工的方式，由于实际工作量很大，工作效率低下，并且很容易出错，无法保证档案的质量。在进行档案查询过程中，由于有的档案历史久远，没有建立完善的管理系统，查询起来比较困难，无法满足广大师生的基本要求。虽然有的高校采用电子化和网络化的信息技术，但是普及率有待提升，无法直接保证档案的利用效率。

3网络时代高校档案信息化建设的途径

为了满足当前高校档案信息化建设的要求，档案管理人员需要引进先进的管理系统，加强对档案信息化建设，积极探索建设的新途径，提升当前高校档案信息化建设水平，为广大师生提供高质量的服务。3.1建立完善的计算机网络系统。计算机网络系统是进行高校档案信息化建设的基础条件。在计算机网络信息技术迅速发展的前提下，为高校档案信息化建设提供了重要的技术重视。第一，高校需要利用现有信息资源，实现档案局域网自动化集成管理，实现档案信息的数字化处理。第二，需要建立完善的校园网络，做好内部每个学院、系部档案的搜集整理工作，尤其加强科研档案和办公档案自动化进程，提升电子化档案利用效率。第三，开展档案馆之间的合作，实现高校档案资源资源的共享，加强相互之间的交流，保证优势互补，为以后做好管理工作创造良好的条件。3.2建立一支专业化档案信息化建设队伍。高校在进档案信息化建设过程中，需要建立一支专业化档案信息化建设队伍，对内要加强现有档案信息化管理人才的继续教育，提升他们专业素质，采取先进的管理理念，真正把信息化档案建设落实到位。对外高校需要引进先进的技术人才，尤其加强档案信息和网络数据的维护，有效改变以往的管理方式，提升高校档案信息化建设水平。为了保证档案信息化建设顺利进行，高校需要针对现有档案信息化建设现状，制定完善的管理机制，不但加强他们专业技术知识的培养，不断应用最新的管理软件，提升技术人员的日常操作水平，重点做好数据库的维护和图像处理工作，进一步优化档案人员的知识结构。3.3做好高校档案信息资源建设。在具体开展档案信息化建设过程中，档案管理人员需要整合各类档案资源，提升资源的数字化水平，利用先进的计算机技术，建立完善的数据信息库，选择合理的内容，做好目录处理。针对高校馆藏档案，管理人员需要进行数字化的处理，进行数字化编排处理，明确不同档案的类别，提升档案信息化建设水平。因此，高校需要加强高校档案数字化建设，不断改变以往的管理方式，提升现有档案信息化建设水平。3.4建立完善的档案信息化建设标准。为了保证档案信息化顺利进行，高校需要制定相应的信息化建设标准，不断加强基础设施建设，做好数据的采集工作，进行数据库备份，制定完善的管理标准，为以后建设管理打下良好的基础。管理人员需要加强现代化档案建设工作的指导，明确不同技术的责任，保证建设工作真正落实到位。针对以往档案检索速度低下的问题，高校通过完善检索方式，优化现有信息资源配置，为广大师生提供各种便利。另外，高校需要建立完善的安全管理体系，做好档案日常保密工作，完善现有档案信息数据安全制度，尤其对重要档案进行异地备份和数字化备份等，提升现有信息化档案建设水平，保证档案信息安全。

综上所述，高校在进行档案信息化建设过程中，需要明确建设的目标，整合现有档案资源，组织一支高素质的管理队伍，加强对一线档案人员的培训，不断完善现有档案信息化建设标准，保证档案信息的安全，进一步提升高校档案建设的水平。

参考文献

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作者:裴学伟 尹梦 单位:东北大学秦皇岛分校