机关事业单位档案信息化问题与对策

档案管理信息化是一个过程，需要强化领导组织，提供人才、物力等的有力保障，夯实信息化建设的内在条件；通过档案管理规范体系的完善，全面深化档案管理信息化，实现数字档案资源库的建立。

1机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1重视不足。信息化建设重视不足，弱化了工作力度机关事业单位在信息化工作的推进中，应强化领导重视，切实抓好各项工作的开展。但从实际来看，机关事业单位在档案信息化建设中，缺乏足够的领导重视，弱化档案管理信息化的重要性。首先，重视力度不够，对于信息化建设缺乏正确的认识，导致信息化工作的组织开展，缺乏有力的领导，以及完善的资源配置，严重影响了档案管理信息化建设的全面推进；其次，档案管理信息化需要升级设备，建立信息化管理系统，这些工作的完成，需要相应资金的投入。因此，资金短缺，也是机关事业单位档案管理信息化的重要制约因素。1.2资源短缺。数字档案资源短缺，缺乏规范的信息标准档案管理信息化的推进，实现了数字档案资源的建设。但是，机关事业单位档案资源仍以纸质档案为主，数字资源比较短缺。首先，数字档案资源不规范、不统一，对数字档案资源的归档、整理带来了较大困难；其次，档案管理信息化缺乏规范的管理标准，以及业务规范，这就导致档案信息管理系统兼容性、共享性较差，影响档案数字资源的有效利用；再次，档案管理信息化建设缺乏科学规划，信息化工作存在较大的被动性，这也是导致信息化进程缓慢的重要原因。

2机关事业单位档案信息化建设的对策

2.1提高领导认识，加大档案信息化建设的领导力度。由于档案工作出成绩较难，使得单位领导重中心工作，轻档案工作，对档案信息化建设上认识程度不足。档案信息化建设是一项多部门配合的工作，需要相关部门的大力配合，需要单位资金的大力支持。为此，1）要提高领导的认识程度，充分认识档案信息化建设的重要性，增强档案信息化建设的紧迫感、责任感和使命感。2）要把档案信息化建设纳入本单位本地区的发展规划，纳入机关事业单位财政预算，真正做到领导重视，责任落实，有人抓有人管。3）要调动立档单位工作积极性和主动性，形成齐抓共管，共同加快档案信息化建设的工作合力，确保机关事业单位档案信息化建设整体推进。2.2实现档案信息化建设无缝对接。统一相关软件系统、标准，规范数据存贮格式，制定统一的档案业务操作规范，打通信息资源共享的技术壁垒，整合信息资源，充分利用数据共享平台。实现目录、图文数据库和电子文件的兼容，实现真正意义上的信息资源共享。要求各单位产生的电子档案定期向综合档案馆传输移交，实现域内立档单位和综合档案馆间电子档案的无缝链接、资源共享，为档案存储数字化和利用网络化提供技术支持。2.3完善档案管理规范体系，深化信息化建设。档案管理从纸质管理向数字化管理转变，需要建立规范的数字管理体系，这是深化信息化建设的工作基础。在笔者看来，完善档案管理规范体系，关键在于标准化的实现。首先，建立统一的数据库，实现数字档案资源的有效归档、整理，提高数字档案资源的科学管理；其次，规范统一标准，完善档案管理规范体系。新的档案管理模式，要求转变思想认识，进一步规范标准，建立起更加兼容、共享的档案管理信息系统；再次，明确档案数字化标准、档案归档管理，为机关事业单位档案管理信息化创设良好的内外条件。2.4逐步规范信息资源管理。机关事业单位档案管理人员要在电子政务建设的相关文件中，纳入政务信息的整理、归档等工作。如此一来，有利于对信息资源建设作出宏观调控，规范信息资源的整理工作，从而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息交叉和重复的情况。档案里集中反映了法规政令实施、人员素质情况、调查研究成果、历史现在进程等内容，领导在总结经验、制定计划、处理问题时，都需要查阅档案。因此，机关事业单位档案管理人员要通过对信息资源的规范管理，避免出现错误和遗漏。并注重应用系统建设，主要涉及档案信息的收集、管理、利用等内容，能够将档案管理信息化建设的效益集中体现出来，提升档案信息服务效果。2.5尽快整合档案信息。因为机关事业单位档案信息涉及方方面面的内容，来源非常广泛，所以进行归档保存的过程中，需要做好信息的分类管理工作，让档案信息的结构得到优化，从而更好地共享资源。对于机关事业单位档案信息的著录，还需要做好标引、分类和排列等工作，让档案信息更加有序。此外，还要做好同属性信息的分类工作，将大量的政务信息资源集中起来，提升查询的效率。并加强标准规范建设，包括电子文件的形成与归档、电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输等内容，通过将相应的标准与规范明确下来，能够保证计算机管理档案信息的安全。2.6加强信息资源安全管理。近年来，网络技术发展速度很快，很多不法分子利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息，并对其作出干扰。而人员的错误操作、系统故障等，也容易让给档案信息安全面临着巨大威胁。对此，机关事业单位在档案管理信息化建设中，还要加强安全管理工作，包括主机、网络、数据库等方面。机关事业单位档案管理部门要采取数据备份、安装防火墙等技术手段，为档案信息资源安全提供可靠保障。

3结语

机关事业单位档案管理信息化建设是一项长期的工作，涉及内容众多，事项较杂，必须将各种软硬件设施配置齐全，才能让档案管理更加现代化。因此，机关事业单位要结合实际情况，加快档案管理信息化建设步伐，简化工作流程，方便资料的查询，将档案材料的最大作用发挥出来，提升档案的利用率。

参考文献

[1]刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界,2017(17):99-101.

[2]姜华.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].黑龙江科技信息,2017(18):123-125.

作者:田桂贤 单位:佳木斯市桦川县梨丰乡政府