法院档案信息化论文

时间:2022-05-05 08:21:53

法院档案信息化论文

一、吴中法院档案信息化的具体实践

2012年4月28日,江苏省档案局印发了《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》,要求各市档案局、省级机关各单位,结合本地区、本单位实际贯彻执行。如今,江苏省法院系统已全面迈入档案数字化进程中,苏州市吴中区人民法院亦紧跟步伐,持续走在全省前列。2008年,吴中法院获得了江苏省第一批档案五星级称号,并于2010年顺利通过复查。为更好发挥档案资源服务审判、服务社会的职能作用,吴中法院于2012年全面启动档案数字化工作。一方面对库藏的历史档案集中进行数字化加工,建立数据库以备连网。截至2014年底,该院共扫描各类档案186492卷、314546册,对库藏所有经济、执行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗进行了数字化扫描,顺利完成当前档案信息化建设的目标。另一方面对在办案件实现“即收即扫”同步数字化,以备办案过程中的查询利用和共享。扫描公司特派专员进驻档案科,书记员整理材料完成后直接交付扫描专员进行信息化处理,以保证信息档案的即时性,借查阅卷宗均实现电子化。该院的具体做法是:一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作,多次召开会议,听取汇报,研究方案,部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下,抽调人员充实档案科力量,拨出专款,优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作,并督促该公司严格按文件要求备案;及时安排工作场地,安装现场监控系统,制定详细工作方案,签订协议,细化任务,落实责任;工作过程中加强督促检查,发现问题及时沟通解决,确保扫描档案完整清晰,挂接及时有效,实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时,强化分工合作,密切配合扫描公司开展工作,每天从库房调档、归档数百卷,并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持,扩大数据库容量,以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下,吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。

二、法院档案信息化建设的优势及存在的问题

相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理,法院档案信息化建设有三大优势。第一,提高查询便捷度。档案数字化,是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上,其优势在于不易遗失损毁,复制、转移及查询方便快捷,大大保障了档案的安全度和使用便捷度。第二,提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用,建立一体化的档案信息化管理体系,把档案管理纳入局域网建设总体格局中,减少人力、物力、财力资源的占用,既便于管理,又能够实现资源高度共享,从而扩大档案利用率,提高全社会的档案意识。第三,降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库藏档案“爆满”的问题,随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用,档案信息的储存量大幅提高,存储密度大大高于纸质档案,利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快,易操作。但在法院档案信息化实际操作中,也难免遇到一些问题。首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪,特别是一些工作年限长、年龄较大的干警,对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯,对数字化档案管理的接受度较低,有些甚至不熟悉计算机操作,仍旧要求借阅纸质档案,造成电子档案的“有而无用”。其次,档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟,其稳定性、实用性还有待加强,软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。再次,数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生,以江苏省法院采用的办公系统为例,档案数据由信息管理系统转入档案管理系统,或由办公管理系统转入档案管理系统,需要二次加工,再次录入难免出现一定比例的人为误差,不能完全确保档案的真实性和准确性。最后,专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出,法院诉讼档案的扫描工作,大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理,这些员工精通数字化扫描工作,但对法院本身的工作全无了解,对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念,也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

三、完善人民法院信息化建设的建议

第一,加强档案工作与使用人员的培训。一方面,根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点,对法院档案部门人员进行培训,另一方面,对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外,要抓好档案的安全教育和维护教育工作,使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时,树立档案安全负责的意识,已有扫描电子档的诉讼档案,均不再以实体借阅形式对外借卷,尽量降低档案安全管理的风险。第二,建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术,照片修复技术,电子信息回复技术,计算机录音处理技术等,为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度,对有多套档案或档案复制件的,确保异地存放至少一套,以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。第三,加强财力和人力支持。要将法院档案信息化纳入法院信息化建设总体规划之中,从诉讼信息集成、服务审判一线的角度出发,统筹兼顾,相辅相成,互为作用。拨放一定资金专门用于档案安全维护,用以更新先进的档案保密系统,增加档案信息化软、硬件设备。

人民法院档案,真实记录了人民法院的审判、执行与行政活动,反映了人民法院审判工作及历史,是社会发展进程的宝贵积淀,是做好法院各项工作不可或缺的重要环节和条件。只有完成法院档案的信息化建设,才能使档案工作更好地为审判工作服务,更好地推动法院各项工作顺利开展,因此,完成法院档案的信息化建设是完全必要,也是必须的。法院系统要因地制宜地发展档案信息化建设,努力学习、调研其他系统信息化建设的成功模式,积极探索与自身发展相吻合,与国家档案信息化进程发展相协调,具有自身特点的法院档案信息化建设新模式。

作者:吴心言单位:苏州市吴中区人民法院