三级医院档案信息化论文

1档案信息化的重要作用

1．1档案信息化是医院管理现代化的重要组成部分

档案信息化作为医院信息化管理的一部分，已经得到长足发展，电子病历、办公化系统在很多医院已运行多年。随着各项技术的成熟，实验室系统、影像系统、文件电子化归档也逐渐开展。医院档案信息化可以实现信息共享，为医院医疗、教学、科研、管理等各方面提供准确、高效的服务。如电子病历系统拥有完整的诊疗过程、病史、就诊记录等，具有检索方便、查询速度快、工作效率高、共享性能好等特点，是传统纸质档案无法替代的，同时有助于病历的规范性、完整性，提高医疗管理的质量。可以说，档案信息化程度实际体现了一所医院的现代化管理水平。对外，档案信息则是医院服务于患者、服务于社会的重要手段。患者可以通过网络足不出户搜寻到所需信息，档案信息的公开化可以提供诸如医疗价格服务、健康知识宣教、专科专家介绍、常见病的防治等资讯，甚至实现远程医疗。从整个社会来说，一所医院的档案信息化建设，是整个社会健康系统、医疗网络的组成部分，医院档案工作的优劣，都会影响到整个系统的运行和效应的发挥。

1．2医院档案信息化是档案等级评审的关键因素

我们通过对87家医院的问卷调查，从网络建设、数字化、检索手段等6个方面对信息化建设予以分数测评。运用SAS9．4统计软件进行统计分析，发现分数越高，档案等级呈增高的趋势，差异具有统计学意义(P＜0．05)。见表1。

2三级医院档案管理的现状

2．1档案信息化建设基本情况

2014年1～4月，我们采用分层随机抽样办法选取江苏省87家三级医院进行调查。在被调查的医院中苏南有48家(55．2%)、苏北25家(28．7%)、苏中14家(16．1%);西医医院有68家(78．2%)，中医医院19家(21．8%);三级甲等医院54家(62．1%)，三级乙等医院33家(37．9%)。单位档案未经过达标验收的45家(51．7%)，达标的42家(48．3%)。其中:(1)有计算机档案管理系统的69家(79．3%)，没有的18家(20．7%);档案管理系统是单机版的58家(66．7%)，网络版的11家(12．6%)(见图1)。(2)在OA系统中有档案管理功能或有单独的档案管理网络的18家(20．7%)。(3)档案系统实行电子文件归档与管理的有19家(21．8%);单位已经开展永久及长期档案数字化有35家(40．3%)，其中部分完成数字化的29家(33．3%)，全部完成的6家(6．9%)。(4)信息共享方面，能实行单位内网查询目录或全文的有11家，占12．6%。(5)检索方面，完全手工的有18家(20．7%)，有37家(42．5%)可以部分实行目录检索，24家(27．6%)全部可以进行目录检索，8家(9．2%)部分或全部实现全文检索(见图2)。调查结果显示，江苏省三级医院信息化图2江苏省三级医院档案检索方式示意图建设情况总体一般，基本能实现查询档案计算机化，在完成库存档案数字化方面也有不少单位开始进行。部分单位如武进人民医院、江阴人民医院、南京鼓楼医院、南京市第一医院等可以实现内网查询档案全文，反映出这些单位意识到档案信息化、现代化的重要作用。病历档案信息化在医院中普遍受到重视，三级公立医院普遍实现了病历档案电子化。

2．2档案管理工作边缘化

信息化建设已经成为医院的重点工作，目前，江苏省绝大多数二、三级医疗机构都运行了包括办公自动化系统、医学影像存储与传输系统(PACS)、实验室信息系统(LIS)、电子病历系统(EMR)、手术与麻醉信息系统(CAIS)、健康体检管理系统、医学知识平台、合理用药管理系统等信息化管理系统。在江苏20家试点医院中，电子病历系统应用水平达到3级水平的有15家，有少数医院达到4级水平。但是综合档案的信息化建设，医院重视程度却远不如业务数据管理系统。在调查中我们发现，作为档案管理工作的基础，组织与机构建设情况不尽如人意。在87家医院中，23家(26．4%)无综合档案管理机构;34家(39．1%)无档案员网络;23家(26．4%)无专职档案人员。信息化建设缺乏系统顶层设计，很多单位在建设办公自动化系统时没有档案管理模块，档案信息化系统未纳入医院信息化总体架构等等，造成系统不兼容、资源浪费无法共享。这些都需要医院领导层提高档案的管理意识，把此项工作纳入医院整体发展规划中，从根本上改变档案工作相对滞后的状况。

2．3医院档案管理格局复杂没有统一的标准

医院档案涉及较多学科和领域，此次调查中，综合档案室保管的档案门类在5种及以上的有61家(70．1%)医院，保管种类普遍复杂。调查涉及到文书档案、病历档案、基建档案、科研档案、设备档案、人事档案、财务档案、影像档案等，各种档案经常分属不同的部门保管，比如病历档案和医疗业务文件由医务处(科)管理，执行的是卫生部的有关标准;人事档案则由人事处(科)管理，执行的是组织部相关标准等。各种档案收集整理归档的要求不一，运用的管理软件也不一样，没有统一标准。在此次调查中，有11家(12．65%)的病案、6家(6．9%)的人事档案、57家(65．5%)的财务档案由综合档案室保管，但执行的标准仍是各自为政。

2．4缺乏相应的资金和硬件设施的投入

调查结果显示，档案经费充裕、年均1万元以上的仅占20．7%。经费投入年均小于500元的医院中，78%来自于苏北地区和民营医院。除去处于经济不发达地区的因素，有些大型城市、大型医院的档案经费也相当少。民营医院情况很差，能达到三级医院的建设规模，资金投入应该没有问题，3家医院却不设档案室，没有资金投入，如果说业务档案还能得到质量和保管上的保障，其余大量的文书文件、科研材料、基建材料、设备档案都难以得到有效的收藏和利用，很易造成遗失。硬件设施方面，办公用房和档案库房没有或拥挤的分别是29家、40家，分别占33．3%和46．0%。多家医院在访谈中反映库房拥挤，档案无处堆放，档案保管处境堪忧。档案设施情况稍好，调查中只有8家没有电脑，空调、湿度调节、消防等设施配备基本到位。但进一步的设施配备稍差，如配有复印机的52家(59．8%)，扫描仪的42家(48．3%)，这些都是信息化建设必备的设施，比如没有扫描仪就无法把库存纸质档案数字化，信息化工作无法正常开展，尚需医院加大硬件投入。

2．5档案管理人员综合素质亟待提高

信息化建设需要由专业型、复合型人才来完成，档案工作也是如此。工作人员不仅需要具有扎实的档案基础理论、熟知档案管理的各项知识和技能、良好的人际沟通能力，还需要具备一定的计算机知识，能够熟练运用管理软件处理碰到的各种问题。调查中有位档案工作人员有着良好的专业基础和计算机常识，在办公自动化系统接口档案管理模块时，提出自己的要求，并且在使用中和软件公司不断交流磨合，最终促使成形的档案管理系统方便、适用。但调查显示，不少单位连专职档案人员都不设(26．4%)，兼职人员不可能有足够的精力做好档案工作。总体来说档案工作人员受教育水平较高，大专及以上学历72人(82．8%);但从专业角度看并不理想，大多数档案管理人员未经过专业教育(69．0%)，很多是从行政、护理等部门转岗而来。另外，档案工作人员平均年龄为41．2岁，平均工作年限为19．5年，年龄结构不合理，不利于知识的更新和工作的开展。

3讨论

3．1增强档案意识提高对档案信息化建设的重视程度

健全的管理机构和档案员管理网络是开展工作的基础。专职档案人员应根据医院规模和业务量配备齐全，使他们在完成日常工作的同时，有时间和精力用于完成深层次的信息资料开发和利用，挖掘档案的核心价值。要想使单位领导重视，档案工作者在做好日常归档、查档工作之外，可以开展各种形式档案宣传工作。如向单位领导和职能部门赠送编研材料，递交利用效果汇编，利用各种机会进行业务指导和交流，借助院报、宣传栏等平台进行宣传和教育，在单位上下构建良好的环境和氛围。上级主管部门应该考虑把档案信息化建设适当列入到相关验收工作的标准中，如等级医院考评、单位综合目标责任制考核等，以促进档案管理信息化建设。

3．2加大资金设备等硬件投入力度

首先，在档案进行检索、统计、数字化工作中，计算机、扫描仪、数码相机、打印复印设备是必不可少的［1］。通过扫描、复制，使纸质文档形成电子档案，延长纸质档案的使用寿命，同时也提高工作效率。其次，配备适合的档案管理软件。单机版的档案管理软件只能实现档案检索、借阅、统计等低层次的功能，无论是自行开发还是购买，最好配备网络版的软件，并经过相关部门认定，可以和医院内网、档案网络及全省健康网络进行数据交换，将电子公文运转与归档、检索等功能一体化，实现经济、可靠、高效的档案管理模式。

3．3培养高素质、复合型人才形成合理梯队

人是生产力中最活跃的因素，档案管理现代化、信息化要求档案管理从封闭、功能单一型逐步转向开放和多向服务型，这对人员素质的要求也不断提高，档案专业知识、计息机及网络应用技术、英语及医学常识，都是需要学习和具备的。档案工作需要持续稳定，也需要紧跟时代的步伐不断创新和发展，可以适当引进高素质人才和更多的年轻血液，充实档案管理队伍，形成知识全面、充满生命力的人才梯队。与此同时，对现有的档案工作人员要定期开展专业培训与计算机技术知识教育，鼓励工作人员加强与同行交流、自我业务钻研，在理论和实践相结合的基础上规范档案管理，加快现代化、信息化建设的步伐。

3．4注重医院档案信息的安全性

在调查中得知，某医院因为不够重视，新建病房楼材料没有及时归档并遗失，造成很大损失，档案材料电子化后其安全性问题也不容忽视。首先是网络安全，必须通过数据加密、防火墙、数据恢复技术等安全技术来保障。其次是内网使用权限问题，如有的医患纠纷中就存在电子病历的外泄、患者隐私暴露等。在系统设置时，可以采用身份识别和操作权限的设置，工作人员在操作中要树立保密意识，并且因不同身份设置相应的权限，加强信息保密与安全工作［2］。目前，人民群众的医疗服务需求不断提高，新的一轮卫生体制和医疗保险制度改革也进入关键阶段。医院要适应时代和社会的发展，必须实现管理现代化、保持可持续发展的趋势。档案的信息化建设是提高医院管理水平、增强医疗服务水准的重要途径，医院管理层应从根本上转变思路，重视档案信息化的建设与发展，更好地服务于社会和患者。

作者:盖峻梅王苏军何蕴宁单位:江苏省中医院