如何做好粮食档案管理工作

【摘要】在粮食经济由计划经济转入市场经济的今天，想要在新形势下保障单位档案管理工作有序的进行，就应当跟上时代的步伐，不断促进粮食档案管理规范化的进程，提升档案工作人员的综合素质，提倡创新服务，加大档案基础设施的投入。本文就如何做好新形势下的粮食系统档案管理工作作出一些分析，希望对同行有所帮助。

【关键词】新形势；粮食；档案管理

1粮食档案管理工作的现状

1.1粮食档案管理规范化所存在的问题。1）粮食档案管理系统不完善。首先要对计划经济时期档案资料的收集与整理要求全面深入。其次，粮食日常档案管理工作较为薄弱，专业管理人员缺失，在局机关大多为兼职人员从事档案管理，工作中专业性不强，资料遗漏时有发生，影响了档案资料的完整性。在基层粮所也存在制度不全，人员兼职，岗位边缘化等因素影响了档案工作的推进，进而产生工作效率低下且工作质量不高的问题。2）粮食信息化管理系统建设不完善。尽管目前信息化管理方法已经推广开来，但是依然存在许多问题。首先，硬件设施及设备配备不齐全，无法为信息化管理提供基础条件。其次，软件设施的档案管理功能不健全或者是软件程序复杂等问题也制约着档案管理的规范化。信息化建设的不完善，产生信息化管理滞后，必定会影响档案管理规范化的进程。3）粮食档案管理不完善。在粮食系统从计划经济转轨市场经济体系以来，由于粮食流通体制改革中，人员分流较多，机构改革力度较大，导致粮食档案在人员更选中大量文件资料出现遗失，为以后的文档查阅工作带来不便，不少分工档案的老人相继离岗，也使得档案管理一度出现“真空期”。1.2档案从业者所面对的问题。1）档案工作人员业务素质不高。客观上，由于粮食档案管理工作人员多为兼职干部，造成档案管理工作薄弱。随干部岗位轮换、人员流动频繁，兼职干部不仅事多且繁杂，主观上也无太多精力去学习档案专业知识，导致档案相关业务素质不高。2）档案工作人员的心理反应。档案管理工作是枯燥、琐碎的，且需要特别的细心、认真。档案管理者绝大多数时间要面对各种材料整理、统计、鉴定，与外界打交道的机会较少，容易局限自己，产生职业疏远感、压抑、失落的心理；同时档案管理者的工作是日复一日的单调、重复的劳动过程中，乏味之感会油然而生，容易产生烦躁情绪。3）档案管理者的认知度不高。档案管理工作岗位似乎总是处在全局工作的边缘，得不到应有的理解、尊重和发展条件。甚至担心这一岗位一但被固化，难以获得轮换到其他岗位锻炼的机会，形成档案从业人员缺乏职业成就感。

2新形势下解决档案管理现状的措施

2.1完善档案管理工作的管理体制。2.1.1认识到档案管理工作的重要性。在新形势下对档案管理工作时效性的要求也越来越高，就更需要一套完善的管理体制。那么，完善管理体制应该先从局领导着手，让“一把手”认识到档案管理工作的重要性，提高对档案管理的重视度，积极为单位的档案工作提供人、财、物的保障。2.1.2构建完善的档案管理制度。在管理制度中应当结合粮食工作的特点，明确档案的归档制度、档案的安全保管制度、档案的保密制度、档案的借阅制度，将每一个工作制度进行细化，明确相关人员的工作职责，并落实到实处，保证工作能够细致规范化的开展。2.1.3建立相应的监督体系。该体系监督者可以是高层管理人员也可以是档案的使用人员，不必投入过大的人力，却能为档案工作有序进展提进行保驾护航。2.2加快档案管理信息化的进程。首先加大对档案信息化相关的硬件设备的投入，如电脑、扫描仪、照相机等，积极推进数字档案室的建设；然后在软件方面，选择起点较高且便于掌握的软件，逐步实现档案数字化管理。在新形势下应当充分发挥互联网技术的优点，强调信息化，比如可以在网上工作动态、信息简报等，并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号等工作。同时完善多媒体档案库，加大电子数据的收集，不断开展照片、录音与视频等数字化工作，丰富档案资源。2.3解决档案工作人员面对的问题。2.3.1工作人员的业务素质上要“争一流”。确立专职档案管理岗位，配备专业档案人员，同时加强对相关档案管理人员进行技术、专业化的培训，加强其对信息化技术的熟悉程度，同时强化继续教育，对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育，以适应档案工作发展的需要。2.3.2档案工作者的心理上要“沉住气”。首先应注重提高档案人员对档案管理工作的认识，掌握先进的科学管理方法，强化职业技能的训练，改变自身所掌握的技能跟不上时代步伐的现象；其次是培养档案人员的责任意识，才能在工作中做到认真负责，调动自身积极性，烦躁的心理就会自然消退。

3新形势下粮食档案管理与服务的创新

随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且也要接收和管理电子形式的档案以及新型载体的档案。从服务方式上看，除要求提供档案原件摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制等服务。因此，新形势下的管理与服务的创新可以从以下几点着手。3.1人力资源结构的配备要地求“专”。任何形势的创新都要靠人去实施与实现，所有的创新工作归根到底是人的观念、意识和素质的创新。破除档案工作人员的兼职现象，推行档案专业人才的配置，努力培养数字化和现代化档案需要的复合型人才。3.2档案资源的建设上要求“严”。加强档案资源建设并不是要求收集的档案材料越多越好，而是要严格按照《档案法》、《档案工作实务》等法律法规和业务标准，结合单位自身的特点，重点收集具有代表性的资料，形成档案资源的集中集约优势。3.3档案服务机制上要求“新”。档案管理部门必须改变长期形成的重“管理”轻“利用”的思想观念和“你来要，我查找；你不来，我不管”的被动服务，提倡主动积极服务，推动档案服务均等化、便利化。加强兄弟单位间档案工作的协作，本单位通过建设诚信档案查询等方式提供档案“一站式”服务。让“死”档案变为“活”档案，逐步实现档案资源共享。

4档案硬件管理上求“牢”

一要加强档案基础设施的建设。按照档案保管利用要求，科学配置档案办公、利用和保管场所，进一步提高单位档案室安全防灾标准，推进档案安全装备的现代化，切实改善档案室保管保密的条件。二要提高档案网络与信息安全的水平。保障电子文件和电子档案长期保存和利用。对上网文件、档案进行严格把关，严防把涉密资料传输到非涉密网络上。

作者:陈国华 单位:山东省烟台市龙口市粮食收储管理中心