环保档案信息数字化管理研究

摘要：随着社会经济的快速发展，生态环境事业管理工作也越来越受到重视。环保部门要重视环保信息档案数据管理工作的开展，重视信息化技术的应用。采用科学的管理模式对各类数据信息展开有效管控，保证数据信息管理的科学性和严谨性，并加大数字化技术的应用力度，全面提高生态环境保护事业的建设效果。

关键词：环保档案信息；数字化管理；研究分析

数字化包含的内容较多，既包含数据库技术，也包含数据压缩技术和数字扫描技术，工作人员需要了解数字化的具体运用模式，分析各类数据的具体应用和管理，将一些纸质版的档案转化为电子文件，建立系统的资源数据库。全面提高环保档案管理工作的实际效果，采用科学的手段推动整个管理行业健康发展。

一、环保档案信息数字化管理工作的主要内容

从当前的社会发展情况来看，环保档案信息数据化管理工作的开展非常重要，负责人要明确数字化管理的主要目的，借助科学的档案管理手段实现职能和服务方式的数字化调控。目前，各地区在发展的过程中已经开始逐渐意识到开展环保工作，所涉及的环保工作内容和任务越来越多，需要处理的数字文件数量越来越多，大量的环保电子文件产生后对软件平台的建设和管理提出了新要求。管理者要明确数字化管理工作的主要核心，了解整个管理工作的出发点和最终的目的，保证各项资源的使用效率，提高数据和工艺的处理效果。工作人员在开展环保档案管理工作的过程中，要了解档案管理工作的具体管理模式，开展多元化的管理工作，明确数字化管理的基本优势，实现档案信息与现代化技术的结合。目前，信息化管理是整个环保档案建设的发展方向，也是当前社会发展的必然趋势。计算机在整个环保系统中被广泛应用，在工作中开始逐渐重视各种现代化技术的应用，并且系统内部普遍建立了局域网，电子档案材料已经成为当前环保档案管理的主要载体形式。管理者在开展数据统计和管理的过程中，会借助现代化的扫描仪和计算机等设备设施，将一些纸质版的文件扫描成电子的形式。电子文件的应用效率更高，且具有更好的继承性特征。从当前环境监测的具体开展情况来看，相关部门开始重视各种现代化技术和设备设施的应用，将其应用到空气监测、水污染监测工作中。这些检测工作开展之后会产生大量的数据信息，工作人员需要详细记录检测的结果，并及时传输相关数据，利用网络传输到特定的文件和系统。借助信息技术建立完善的电子监测分布图，做好电子监测点位的设计图，可以借助多媒体技术和电子文件来设计。通过超文本电子文件将各类数据信息完整记录在纸张上，保证数据的完整性和真实性。在之前传统的记录工作中，工作人员只能通过人工+纸张的方式记录数据，工作量较大，所涉及的数据量也比较大，无法在短时间内将数据完整记录下来。此外，环保活动的专业性较强，信息量比较庞大，管理者要重视新型环保档案材料的有效应用和管理，全面提高档案管理的实际效果，保证管理工作能够紧跟当前环保事业的发展步伐，重视信息化的建设，保证信息管理的现代化，加强信息的数字化管理与建设。同时，引进现代化的信息技术，将信息技术和设备设施全部融合在一起，保证数据管理的有效性。

二、环保档案信息数字化管理工作对人员的基本要求

随着社会的不断发展，环保工作越来越受重视。首先，环保部门在发展的过程中要了解环保管理工作的主要内容，除了开展一线的环保建设管理工作之外，工作人员还应该及时整合环保建设管理工作中所涉及的数据信息。借助现代化的信息技术，做好环保档案的信息化建设，开展全面化的数字化管理工作。此项工作任务繁重，所涉及的工作内容较多，且会用到专业的设备设施和相关技术，因此，对档案管理人员的专业性要求比较高。环保档案信息数字化管理对于工作人员提出了新的要求，工作人员除了要了解档案信息管理工作的基本情况之外，还要有较强的专业能力，能够熟练地运用各种现代化的技术与设备设施，如熟练操作计算机，并要了解环保档案管理业务的主要内容，还要精通计算机的软硬件使用方法，了解各种网络信息技术的具体使用方法，了解和掌握系统运行过程中可能出现的一些技术问题。其次，工作人员还应该具有较高的政治觉悟和良好的思想道德与职业道德，明确当前管理工作的开展基础，安全保管数字化档案，让每一位工作人员都具有较强的责任感和保密意识。档案人员要有全新的发展思维，不断审视自己的基本职责和任务，要重塑自己的职业形象，具备与时俱进的思想。日常工作中要仔细审查自己的工作情况，如果发现存在一些不足之处，应该及时改进。遇到问题不能退缩，要针对问题展开具体分析，有迎难而上的工作精神和生活态度。

三、环保档案信息数字化管理工作的策略分析

1.选用合理的软件平台首先，从当前环保档案信息数据化管理工作的开展情况来看，管理人员要了解当前数据时代的具体发展模式，了解各项数据管理工作具体开展的情况，分析各种数字化技术的应用情况。随着社会的不断发展，国家越来越重视档案数据管理工作的开展，综合分析当前档案信息管理工作的情况，并制定了相关的管理政策和管理文件。其次，随着大量环保电子文件的产生，软件平台的建设是非常重要的。在选用软件平台时，可以设定几个代表性的方案，如与软件公司合作，开发和设计相关的方案或者选用生态环境部推荐的一体化的系统软件，也可以直接采用地方档案局推荐的档案管理软件。管理工作者要明确软件平台选用的重要标准，以及当前软件平台建设管理工作的主要内容。再次，随着各地区的经济发展速度加快，环保问题越来越受关注。地方在发展的过程中需要处理的环保问题越来越多，工作任务也越来越烦琐，只有加大各平台的数字化建设和数字化技术的引进，才能够在短时间内提高数据管理工作的效果。各部门在发展的过程中要密切沟通，了解当前档案数据管理工作的具体发展情况，采用国家统一选用的软件系统，避免重复开发和建设的现象。最后，管理者要重视环保档案数据信息化建设，结合当前的工作开展情况展开分析，重视软件平台的选用，了解不同软件平台的实际作用，要保证软件平台的通用性和安全性。现代化的信息技术，能够保证整个网络环境的运行稳定性。管理者还要具备一定的成本管控意识和效益观念，处理好投资和产出之间的关系。了解各项管理工作的具体开展情况，分析管理工作开展过程中可能存在的一些问题，讲究最佳效率，根据单位的专业特点和发展方向，选用正确的软件平台，对不同技术和平台的选用要有理性定位。

2.做好环保档案收集和归档工作管理者在开展环保档案信息管理的过程中，要了解数字化技术的具体应用情况，系统收集与研究归档工作中存在的一些问题，在开展数据收集管理的过程中，可以借助信息技术建立完善的电子文件收集制度。签订连锁责任制度，将具体的责任划分到个人身上，强化个人的责任意识，保证各项工作顺利开展。部分工作人员缺乏一定的责任意识，在开展各类数据信息收集的过程中，忽视了电子文件内容的真实性和原始性，也没有及时保存数据，导致数据缺乏一定的完整性和真实性。管理者要意识到这一问题，妥善处理成本管控之间的关系，归档的电子文件要及时，并标记重要文件。工作人员要有较强的责任意识，不能忽略相关记录工作，要明确电子文件的基本作用。通过电子方式实现各类数据信息的有效统计，根据数据信息的归档与检索，系统整合各方面的工作内容，及时统计各类数据信息。此外，工作人员需要了解归档工作的具体开展情况，收集归档工作中的一些丢失数据，对一些被泄露的数据和信息要及时补充完善，并注意数据信息传输过程中的加密处理，做好加密工作，防止网络出现窃取、泄露或者被篡改的情况。随着社会的不断发展，国家越来越重视档案管理工作的开展，政府部门针对档案管理工作的具体情况制定了相关的政策和法律法规，要求各机构和部门在数据收集的过程中，要采用签署技术和相关的隐形条码，全面保护各类数据，保证原始数据的安全性。

3.做好档案的开发利用工作从当前的社会发展情况来看，信息技术的应用范围非常广，在各行业的应用价值非常高，应用效果比较理想。（1）管理者在开展环保档案信息化建设以及数字化管理的过程中，要重视各类数据信息的开发与利用，明确数字化管理工作的出发点和最终目的，要保证管理工作的内容能够满足使用者的基本需要，全面提高各项资源数据的社会使用效率。档案部门在发展的过程中要明确档案管理工作的实际，重点实现传统管理模式的转型，实现各类大数据信息的重组，实现档案管理模式的创新，充分发挥档案信息管理工作的基本功能。（2）管理者开展档案信息管理工作时，要明确具体的工作任务，充分发挥信息技术的作用，利用环保信息数字化管理的基本优势，实现档案信息与现代化信息技术的结合。将现代化的数字技术与计算机设备设施融合在一起，如利用计算机制作相关的图形，处理各类图表。安装一些现代化的数据和图片处理软件，将各种软件和多媒体技术组合在一起，实现档案信息的多次开发与应用。此外，还应研究计算机系统的运行模式，了解系统的基本运行原理，并建立科学的检索系统。用户可以直接在系统中搜索需要的资料，真正为用户提供快捷的档案信息管理服务。（3）管理者要深入了解和分析数字化管理工作的具体开展情况，了解数字化技术的时效性特点，使其能够满足环保工作开展的基本要求。加强决策部门和各类专业人员之间的联系，了解各部门对于档案信息的基本要求并归纳整合，提高整体的管理建设效果。在开展实际研究和管理工作的过程中，管理者需要具有较强的专业能力，并要重视各类数据信息的保护，了解数据建设和管理的原则性问题，保证各类数据信息的完整性。采用数字化管理模式之后，可以使整体的工作内容相对开放，实现各类数据的安全控制。相关部门要重视电子档案管理工作的开展，并做好各类数据信息的保密处理工作。在《档案法》允许的范围内，确保环保档案信息准确、安全的前提下，实现各类数据信息的资源共享。

4.建设完整的环保档案信息数据库对于环保档案信息数字化建设和管理工作而言，管理者要明确当前信息管理工作具体开展的情况，重视数字化技术的应用，将不同的数字化技术和现代化的信息技术融合在一起，建立完善的数据库，保证数据库建设运行模式的完整性。将各种数据技术巧妙融合在一起，及时保护与管理相关的数据信息。数据库建设主要包括档案目录数据库的建设，整合全文数据库和档案信息，工作人员还应该借助多媒体技术建立档案数据库。了解数据库中的相关文件信息，不断整合相关的数据信息，除了建设和管理一些数字化的电子文件资料外，还应该整合优化一些重要的纸质版档案资料。可以借助现代化的扫描仪将文字扫描成电子版的形式。工作人员在这一过程中要明确具体的管理原则，分析具体的管理方式，遵循科学化的信息收集原则，从实际出发，明确数字化技术的具体应用模式和应用范围，优先扫描一些专业性比较强且比较重要的档案数据材料。同时，还应了解不同档案材料的具体使用频率，扫描和转换使用频率较高的档案材料。将信息技术和电子设备设施整合在一起，建立完整的数据库，将这些重要的数据信息统一保存到数据库中。工作人员在这一过程中要了解各种数据信息的具体使用情况，并要保证各类数据信息真正具备一定的参考价值。对于一些价值与专业性比较高的科技文件，要对其全文录入，保证录入工作的完整性和录入结果的准确性。合理规划数据库的规模，展开数据归纳和文件整合的时候，可以采用数据导入和原文扫描的方式。建立数据库的时候，工作人员要了解具体的导入原则和导入标准，优先选择导入的方式，如果文件不能导入，就可以采用扫描的方式。利用现有的电子文件材料，导入整合各类数据，避免后续出现重复劳动，提高数据扫描的实际效果。开展数据管理时还要做好各类数据的备份工作，实现备份信息的异地保存，并选择不同的备份方案，严格记录备份的过程，定期检验备份数据的有效性，避免出现系统瘫痪或者硬盘意外损伤的情况。在开展数据管理的过程中，还要考虑当前服务器和系统的基本运行模式，了解数据库的基本使用情况。管理者必须重视数据库的建设，了解具体的建设原则，遵守国家和行业颁布的相关标准规范。采用科学的管理模式和现代化的网络传输，重视各类数据的传输和共享。同时，要针对网络传输的问题展开分析，可以签订相关的协议，做好数据加工和研究工作，了解数据传输的基本标准规则与相关要求。

四、结束语

环保档案工作者要综合性分析环保档案管理信息化建设工作，明确档案管理工作的具体开展基础，了解具体的管理业务和管理要求。管理者需要具有较强的专业能力，能够熟练应用计算机等设备设施和技术，并了解网络信息技术的应用价值。同时，分析当前信息系统运行过程中的一些技术问题，管理者要具有较高的政治觉悟和较强的职业道德，科学的管理环保档案，还要有现代化的管理思维，不断审视自己的职责和任务，重塑自己的职业形象，保证管理工作顺利开展。

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作者:陈丽霞 单位:潍坊市生态环境局临朐分局