网络教育档案室工作几点体会

一、关于档案利用工作

继续教育学院网络教育档案室如何根据具体情况正确地贯彻执行档案工作相关方针政策，做好档案利用工作，从而带动高校各项工作，是个认识问题也是个实际问题。在以“强信念、谋发展、求发展”为办学宗旨的环境下，对于高校档案工作存在不同的认识和理念，一种认为既然“以利用工作为纲”，就应当积极促进档案利用工作的开展，其他各项工作可以适当减少投入；另一种理解认为必须先把零散的档案文件清理完毕才能开展档案利用工作。实践证明，这两种认识都不够全面。在前期我们确实是全力以赴大搞档案利用工作，致使其他工作受到一定影响。之后我们根据实际情况进行了相应的调整，根据“以利用工作为纲”的原则，遵循档案利用工作的原则和方法，对各项工作都作了适当的调整和具体安排，这样既加强了档案利用工作，又带动了其他方面的工作。总之，通过档案工作实践我们深深体会到，单纯强调档案利用工作或档案整理工作，都是不符合档案工作规律的。因此，应采取相应的措施开展档案利用工作：1.通过各种方法途径对继续教育学院网络教育档案室保存的档案资料进行宣传，使有关部门了解档案的内容、所属时期，以便利用者参考查询。我们编写了“继续教育学院网络教育档案介绍”(指南)、专题目录，根据需要编写了相关参考资料，如把往届生专业档案、层次类别档案、省份(地域)档案、民族(少数民族)档案和身份(正确年龄)档案相关文件材料编辑成专题目录，制定可操作标准参考使用，这些“参考工具”对往届生咨询查询档案信息资料具有很大的实用性和参考价值。2.设置专人负责继续教育学院网络教育档案查询利用工作。要做好档案查询利用工作，首先必须熟悉继续教育网络教育学院档案室所保存的全部档案资料的情况。因此，必须根据实际需要编制必要的检索工具，才能实现方便、快捷、准确查询相关档案资料信息的目的。目前，我们编制了十余种检索工具，为档案查询利用工作创造了条件，使档案查询利用工作更加准确方便。要做好档案查询利用工作，还要树立良好的服务意识，端正服务态度，在日常接待工作中要遵循认真、热情、耐心的服务理念，切实做好档案提供利用服务。3.收集档案利用效果和利用需求。收集档案利用效果的目的是为了了解档案信息资料对往届生利用档案以及高校各项工作所起的作用，并据此总结提供利用经验。收集利用效果的基本方法是采取和利用者当面了解及函询的方法。当面了解就是在档案室主动向利用者询问或要求其查询利用档案后在“利用登记表”上填写利用目的和效果；函询就是用信函向学院以外的利用单位或个人进行询问。通过开展档案利用工作，可以检查档案整理工作中存在的问题，从而改进整理工作。自开展档案利用工作以来，发现过去的整理工作中存在不少问题。例如：有些案卷标题没有标明往届生录取时的相关信息，只标明了往届生毕业注册时的信息，还有相反的情况；往届生的年龄与法定实际年龄不符；往届生参加成人高等教育考试当时的年龄与国家成人考试规定的年龄不符；往届生档案信息资料不完整；往届生毕业后没有领取档案信息资料；往届生档案信息资料丢失等等。由此可见，通过档案利用工作，可以对档案整理工作中存在的问题及错漏进行排查，及时纠正，提高档案整理工作的质量，以促进档案利用工作。

二、关于档案整理工作

笔者从档案整理工作中摸索到一些经验，这里仅谈谈整理工作的组织、人员分工和任务定额等问题。以往在分工上曾采取过三种形式：一个全宗由一个档案人员负责；一个全宗由一个小组包干负责；按整理工作的几个步骤由档案室全体人员负责完成，这三种方式都各有优缺点。个人负责整理工作好处是便于从头到尾系统全面地熟悉和掌握档案的情况，缺点是整理时间会比较长，且由于档案人员业务水平的差异，会造成档案工作的质量难以保证，也不利于发现问题及时进行纠正。以整理小组包干形式不易组织，每一个步骤不易衔接，容易发生紊乱，造成整理工作质量较低，这种做法缺点较多。实践证明，采取小组(三、五个人)整理档案的形式比较好，档案人员在小组里既有分工，又有合作。在整理工作分工上应该有适当的定额，便于安排计划和衡量进度的快慢，还可以起到互相督促的作用。工作定额可以有总的定额，也可以对整理工作的每个步骤都提出定额。定额的高低要根据整理全宗的实际情况和档案人员业务水平等因素而定。关于边整理边利用的问题，实践证明是可以操作的。主要从三个方面实施和操作：一是就继续教育学院网络教育档案室的全部工作来看，一部分人专门负责档案整理，另一部分人专门负责档案利用，也应视为边整理边利用。二是就一个全宗来说，完成档案整理和编目工作即可以进行提供利用，也是边整理边利用的一种方法。三是在完成一个全宗的整理之前，把要编的参考信息资料和案卷题目定下来，在整理过程中随时注意收集相关信息资料，做标识以待编研之用(或计算机“云”储存)，这也是一种边整理边利用的方法。整理工作应贯彻多快好省的方针，加快整理速度，尽快提供利用。必须简化整理方法，如暂不划分保管期限等，节省一些时间；此外，还可以遵循轻重缓急的原则，利用频繁的档案先整理，利用价值不大的档案缓整理，这都是可取的方法。

三、关于档案统计工作

建立健全统计工作是档案室了解掌握情况、制定计划、研究工作、总结经验的可靠依据和条件。过去的统计工作做得很不理想，没有按工作需要开展档案统计工作，档案室最基本的情况都没有精确的统计，如：室存档案有多少个全宗，多少卷，多少盒；已整理档案的数量，未整理档案的数量；每年查询利用多少人次/卷/件等。由此在需要某一方面的统计信息时，就不得不临时进行统计，这对整个成人高等教育工作的发展是非常不利的。为了改变这种状况，2016年底学院在“专业归口，业务归类，规范教育教学行政体系”工作中把此项工作建立起来，虽然统计工作还不够健全和完善，但是一些基本的统计项目已经开始实施并常态化。现在已经完成了多项统计工作，其中包括：档案库存数量统计、档案整理情况统计、档案利用情况统计等。档案统计工作的建立，为学院成人高等教育工作带来诸多方便，为学院成人高等教育总体规划和布局提供了准确的数据依据。

四、关于资料工作

档案室必须收集和保管与档案相关的各种档案材料和信息。继续教育学院根据网络教育档案室保管的档案资料信息为往届生提供各类档案信息查询服务，同时为各地各级机关和企事业单位查询档案资料信息提供服务。档案室在条件允许的情况下，应收集保管一切与学院业务相关的档案资料信息。五、关于勤俭办馆问题档案室工作必须遵照“勤俭办事业”的原则。如果要求过高，样样都要具备现代化水平，是不符合当前学院的实际情况的。应尽量利用现有设备，在勤俭节约的原则下逐步完善。学院继续教育学院网络教育档案室自筹备以来，本着节约办事的原则，档案库房面积小、档案柜架不足，我们就充分利用走廊空间，将从其他部门拨来的一些旧柜架作为补充。其次，档案管理日常办公用品，如卷皮等不浪费，尽量利用好，非急需的事缓办，节省了一定的开支。

总之，继续教育学院网络教育档案室近年特别是自党中央实行“三严三实”主题教育和“不忘初心，牢记使命”专题教育以来，各项工作取得了显著的成效，也摸索到许多经验。通过两个教育活动，提高了继续教育学院全体党员干部的政治觉悟，加强了部门内部的团结，解决了因认识不足而造成的思想混乱，因而大大提高了干部职工的觉悟和工作积极性，为促进档案室业务工作打下了坚实的政治基础。增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”，使我们成教人深深体会到档案工作在党和国家的各项建设中起着重要的助手作用，档案工作的发展，体现了党和国家对档案工作的关怀和重视。今后继续教育学院网络教育档案室的建设一定要“把政治挺在前面”，认真贯彻执行国家有关档案工作的方针政策，“只争朝夕，不负韶华”，把党交给我们的高校档案工作做得更好。

参考文献：

[1]全国人大常委会.中华人民共和国档案法[R].2016.11.7

[2]国家档案局.中华人民共和国档案法实施办法[R].2017.6.7

[3]教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[R].2008.8.20

作者:李昕阳 李晓白