城市轨道交通企业档案信息化建设研究

摘要：综合运用实地调研、问卷调查、深度访谈等方法对某轨道交通集团档案信息化建设的现状展开研究，从管理权责与流程、档案收集、人才结构、技术应用、监管验收五个方面梳理其存在的困境。遵循档案信息化建设的基本原则，构建了城市轨道交通企业档案信息化建设的体系框架，包括制度完善、资源建设、人才培养、技术支撑和监管强化等方面，进而在此基础上分析了相应的推进策略。

关键词：档案信息化；轨道交通行业；工程项目；档案

随着信息技术的发展与数字资源的海量增长，数据作为新型生产要素，逐渐成为促进社会发展和经济腾飞的“新石油”。城市轨道交通企业作为集设计、融资、建设、管理、运营和物业开发的大型国有企业，涉及多项数字业务，须紧跟数字时代的发展潮流。数字转型在为企业带来机遇的同时也面临着文档数据体量日益增加、形态日益复杂、场景日益多元的挑战。本文以某轨道交通集团（以下简称“集团”）档案信息化建设的实践与探索为例，综合采用文献调研、实地调研、问卷调查、深度访谈等方法，分析其面临的困境，同时结合对国内其他11家城市轨道交通集团（公司）档案机构调研的实践经验，归纳并构建了城市轨道交通企业档案信息化建设的体系框架，进一步分析其优化策略，以期为城市轨道交通领域及相近领域的档案信息化工作提供借鉴。

一、集团档案信息化建设现状及困境

（一）管理权责与流程有待明确

当前各子公司与职能部门对其所承担的档案管理权责认识不清、分配不均，导致文件审查不全面、不及时的现象时有发生，且难于追责认责。管理权责规定的缺位直接导致了管理流程运行不畅，各部门对档案信息化工作的重视程度不一，致使在档案移交、归档的过程中出现档案保管主体不明、档案材料不全等状况。

（二）档案资源收集整合亟须规范

集团档案类型多样、形式复杂，参建单位的多元化和管理模式差异较大，使档案资源的收集整合工作呈现“盘根错节”的现象。随着技术的发展和前端业务系统的更新迭代，工程档案的形式与格式复杂多元，包含文字、声像、图纸、三维模型等，增加了档案资源收集与整合的难度。集团各子公司的档案管理工作一般为秉承“谁产生、谁负责”的原则，即由各形成部门（单位）自主收集、保管，缺乏统一归口部门与人员统筹该项工作，导致档案资源较为分散，集中移交的及时性与积极性不高，难以跟上集团公司档案管理工作的步调。

（三）高素质专门人员相对缺乏

档案管理人员业务素养和知识结构是影响档案信息化工作质量的重要因素。从人员配置来看，当前集团配有专职档案管理员4人，各部门（单位）配有兼职档案管理员26人。从学历来看，集团专职档案管理员大学本科及以上学历者占比百分之百，中高级职称占20%，均具备档案工作人员上岗证，但上述人员大部分无系统学习档案学专业的经历。

（四）系统建设与技术采用仍待创新

集团于2019年8月与某科技公司合作研发了档案信息化管理平台，该平台集成了档案检索、信息收集、档案管理、综合利用、统计日志等常规功能，实现了与前端OA系统、合同系统的对接。但由于OA系统文件线上流转的环节尚未采用电子签章，给档案的统一保管与利用带来了不便。

（五）质量管控与验收任务艰巨

如前所述，轨道交通行业涉及设计、融资、建设、管理、运营和物业开发多项业务，档案来源广、类型多。一方面，建设工程项目档案随项目开展同步产生，各单位将工作重心放在推进工程建设上，对档案的收集、保管意识较为薄弱、缺乏动力，易出现档案堆积、丢失、拖延等情况。另一方面，各参建单位由于职能、参建阶段、施工场地与管理模式各不相同，档案形成的场所、类型与载体难以统一，在缺乏归档工作监督考核机制的情况下，难以保障档案形成的质量。

二、档案信息化建设的指导原则与体系框架思路

（一）指导原则

城市轨道交通企业档案信息化建设的原则应包含宏观布局、制度建设、技术体系、业务协同等多个方面。[1-3]第一，宏观布局，统筹规划。档案信息化建设应从集团工作的总体布局出发，以档案管理与利用的实际需求为基准，制定档案信息化建设规划，明确阶段性任务，分步实施、逐步推进。第二，标准先行，制度保障。标准与制度建设是档案信息化工作顺利开展的基础。在遵循国家有关标准的基础上，应充分考虑城市轨道交通行业的业务特色，满足集团经营与发展的战略需求，依照从宏观到微观、递进推行落地的思路进行制度与规范设计，并不断修正与完善。第三，理念科学，技术合理。档案信息化工作的关键在于以正确的理念合理运用相关技术，增强新形势下档案管理的实效。技术的采用不应一味求新，而应当充分比较，认真分析，选取最适用于现实情况的技术方案，同时，还应注意与传统档案管理模式的衔接与过渡。[4]第四，线上线下，业务协同。集团业务类型的复杂性和档案来源的多样性使“双轨制”管理成为当下一段时间内的必然选择。如何做好线上线下档案工作的协同、维护集团业务工作的凭证链条尤为重要。应梳理集团内部及相关参建单位的业务及档案工作流程，做好规划协调与部署对接。

（二）体系框架的思路

依据对相关人员的深度访谈和问卷调查，逾半数从事城市轨道交通档案管理工作的人员认为制度的建设和完善是保障档案信息化顺利开展的首要和根本因素，资源、人才、技术、监管也深刻影响了档案信息化建设的进程和质量。因此，本文从制度完善、资源建设、人才培养、技术支撑和监管强化五个方面构建了城市轨道交通企业档案信息化建设的体系框架，如图1所示。在这一体系框架中，制度完善是核心，监管强化是保障，资源建设是基础，人才培养决定着各项工作的落实与执行，是档案信息化工作的源泉，技术支撑为体系框架赋能，是企业档案信息化发展的长足动力。上述各个方面共同配合，实现城市轨道交通企业档案信息化的协同推进与完善落实。

三、档案信息化建设体系框架的推进策略

（一）制度完善：加快集团制度体系与配套规范建设步伐

一是应将档案信息化工作制度体系建设纳入集团整体战略规划中，自上而下部署规划档案信息化制度建设。具体地，应充分结合轨道交通行业档案管理的业务流程与特点，实现从宏观到微观的制度覆盖。如广州地铁集团公司设置了三级管理制度：图1城市轨道交通企业档案信息化建设的体系框架。一级制度为企业档案管理办法，二级制度是突出轨道交通档案管理特点的基本业务制度规范，三级制度是适用于各参建单位的档案工作规范体系。[5]二是为档案信息化全流程的各项工作制定配套规范体系，为各机构落实执行提供详尽的“指导书”与“路线图”。

（二）资源建设：实现档案收集的及时完整

一方面，应建立沟通机制，积极加强集团与项目建设相关部门、单位的交流与联结，推动落实档案信息化工作与进度的定时报备，使集团档案部门能够实时掌握集团各部门（单位）与参建单位的档案管理状况。另一方面，应设立预审机制，增加归档预审核、预立卷环节，实现档案的在线移交与审查追溯，改善档案部门在档案收集工作中被动、滞后的境况。此外，应将档案管理工作嵌入工程建设流程之中，如在线路规划设计阶段即同步部署档案管理工作；在单位工程验收、项目工程验收、竣工验收、安全评估及试运营评审等重要项目验收节点进行档案管理成果审查与验收；同时，对完工线路做好定期抽查与中期检验工作，保障档案资源收集的齐全与完整。

（三）人才培养：开展系统培训，拓宽晋升空间

人才培养的首要任务即提供系统的、符合时展要求的档案信息化工作培训，应针对电子档案管理法规与标准、档案数字化工作、电子档案管理系统的使用等关键业务展开系统培训，使其覆盖全体专兼职档案工作人员，并通过内部培训贯彻至相关的业务人员，使档案人员了解技术、技术人员明白档案。另外，还应重视档案管理人员的职业发展，可通过采用管理阶梯与技术阶梯并行的考核模式与晋升机制，为档案管理人员与专业技术人员提供平等的发展机会与晋升空间，夯实企业档案信息化建设工作的人才基础。

（四）技术支撑：推动平台创新与场景应用

明确档案信息化平台与系统建设的技术需求，在确保各单位线上档案运行的流程规范、数据格式、业务界面统一的情况下，积极采用电子签名、可信时间戳等技术，保证电子文件的真实可靠，提升业务办理效率。充分考虑数字档案馆建设的智慧化趋势，进一步优化系统功能，以前瞻性视角开拓场景化创新应用，如拓展智能语音处理、内容深度学习、指纹生物识别等智能化技术，打造智能统计分析、智能检索利用、智能归档等智能化应用功能，提供人性化、个性化、精准化的交互体验。

（五）监管强化：形成规范有力的内外监管模式

首先，集团内部应建立对项目管理单位和参建单位质量管控机制，如西安地铁集团就提出了“工程档案—监理审核—建设单位主管处室审核—档案室审核—接收入库”的流程，深圳地铁集团和沈阳地铁集团则直接规定由技术管理部门负责档案质量控制与监管工作等；其次，通过外部职能监督检查单位（如所在城市的档案馆或城建档案馆，或质量监督部门）对档案的质量与规格进行审查；最后，应将档案管理工作成效与各相关单位绩效考核、参建单位工程承接资质等核心业务挂钩，以此提升各参建工程公司对档案工作的重视程度，切实保证档案工作质量。

四、结语

城市轨道交通行业作为城市建设、经济发展与社会进步的重要力量，在其业务工作中形成了大量有价值的档案资产。档案信息化建设有助于保存企业数字资产、维护企业合法权益、挖掘档案数据价值、释放档案数据红利。城市轨道交通行业应在信息化建设体系框架的引领下，从制度、资源、人才、技术与监管方面持续发力，切实以档案信息化工作带动企业的现代化与智能化发展。

注释及参考文献：

[1]张照余.论档案信息化建设的基本原则[J].浙江档案,2003(1):17-18.

[2]王玉玲,杨生吉.新档案法视域下档案信息化管理应遵循的原则与创新举措[J].档案管理,2021(2):15；17.

[3]王东宁.档案信息化建设的原则与策略[J].中国档案,2003(1):16.

[4]向立文.馆藏档案信息数字化建设应坚持的几个基本原则[J].档案学通讯,2004(1):44-47.

[5]王彩虹.论城市轨道交通企业档案管理制度建设及运用：以广州地铁集团有限公司为例[J].档案学研究,2016(5):67-70.

作者：张媛媛 付新航