城市建设工程档案收集难点及策略

摘要：为了更好的进行市政工程档案收集工作，首先要认识到城市建设工程档案的重要性。城市建设工程涉及的单位和人员较多，对档案存管重视不够，收集过程中都都在诸多困难。本文对城市建设工程档案收集工作现状进行了具体分析，提出市政工程档案收集与管理工作存在的问题，以及相应的应对策略。

关键词：市政工程档案；收集工作；城市建设

城市建设是百年大计，各地政府都非常重视，各地工程一个接一个上马。同时，城市建设工程竣工档案的收集、归档问题也日趋突出。城建工程档案的收集是基础，是反映城建工程建设过程的第一手资料；城市建设工程涉及的单位和人员较多，由于他们对档案管理的法律法规认识不足，普遍不重视档案的收集与整理，出现了一些偏差。因此，加强档案的产法和宣传，强化建设及施工单位和人员的档案法律意识，重视城建工程档案的收集和归档，为我国城市发展和经济建设打下坚实的基础。

一、档案收集的难点

1.1、相关法规不健全长期以来，我国出台了20多部有关城市建设管理的法律及规章，涉及到城市重点建设、河道管理、城市绿化、拆迁、古迹保护等领域，但真正涉及到市政工程档案管理的不多。目前只有建设部颁布《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等少数法规具有明确的针对性，但仅这此法规也还有很大缺陷，存在很多问题。由于没有相关法规作保障，因此在工程档案预验收通过后，城建档案馆再没有能力去约束设计、施工和建设单位，要想将与工程相关的档案收集起来非常困难。无论是国家颁布的《档案法》还是地方相关法规都不能克保市政公用工程档案完整、准确及时地进馆。

1.2、未能有效地保障归档率。不同类型的工程档案的预验收与归档，存在一些差别，国有企业稍好一点，有些民办企业或者联办的工程就差一些，资料难以收齐和归档。工程竣工验收或备案后，由建设单位将工程准备阶段文件、地勘材料、监理说明报告、施工图纸及竣工图等全套资料向档案馆移交。而有些市政工程主是地方政府主导的工程或者部门的自建工程，基本不需要办理房地产确权，也就不愿意移交相关档案，且对档案管理部门的要求置之不理了。

1.3、建设单位归档意识不强原建设部2001年修改颁布发的《城市建设档案管理规定》中明确规定：由建设单位收集、建设工程项目各环节的文件资料，等全项目档案，在建设工程全部竣工验收后，及时向城建档案馆报送。但是，部分工程的建设单位所关注的是工程形象、进度和质量，对档案不太关注，重视程度不够，在建设过程中至验收后，未能按照要求形成档案并归档，多数将由施工单位代为负责，因此出现与档案管理部门不和谐的情况。

二、完善城市建设档案收集工作的策略

2.1强化档案法规监督,坚持依法治档首先要出台一批政策法规，从法律上保证城市建设工程档案的收集与管理，要加大档案法律法规的宣传，要在全社会形成尊法、守法的风气,尤其是取消竣工档案保证金后,应该尽快出台相应的法规,要配备专门的机构和执法人员对档案进行监管和控制,对移交竣工档案不合格或不及时的单位及其法人代表,要有经济处罚的措施出台，对恶意不交档案的要提交司法处理;工程竣工验收与竣工档案交验合并处置,可以采取建设单位不交竣工档案,规划部门不予办理其新建工程的办法;在工程竣工验收方面,工程质检单位和城建档案馆进行联合行政执法，确保档案完整才算峻工完毕。任何一项市政工程竣工以后,竣工档案没有移交的者的,分清施工单位和建设单位的责任，分别处理，是施工方责任的，建设行政主管部门将视情节对施工单位采取“不分配新施工任务,取消参加市政工程投标资格”的处置;体现执法监督在城建档案工作中的重要地位。形成良好的档案管理法律意识,让法律理念贯穿工程建设的每一环节,努力改变城市建设工程项目档案被动移交为主动移交，扭转这一态势。

2.2抓住主要矛盾，从基层做起市政工程建设档案收集工作做的好坏，又直接影响着城市档案管理的质量和数量，也关系到城市建设和经济建设。但现状却是：中标施工单位长期以来不重视档案工作，管理机构及人员不健全，技术人员配备不全，总认为是可有可无，造成档案丢失，资料不全等诸多问题。，缺乏档案管理的专门设备。目前，市政工程项目档案工作面临的无人重视，无人管理的局面，市政工程建设从立项到施工的作业线上，各种分散的文件材料、资料、图片流失在各有关科室、临时聘请工程建设技术人员手中。没有形成一整套完整的保管体系，只有在验收时才临时整理。一旦工程完工，人员散失，档案资料也随之流失。而有些工程技术人员将各种文件材料视为自己辛勤工作劳动的成果或者私人财产，在工程的结束后全部自行带走。市政工程建设要形成完整档案体系，其包括前期规划、设计、勘察等资料，它有助于我们有重点地开展文件资料料的收集和归档；制订和总结出行之有效的本专业收集措施和方法，使收集工作顺利进行并卓有成效。

2.3将材料“转化”为档案，健全归档制度市政工程档案是由文件材料转化而来的，这是事物发展的必然性的决定的。因此，文件材料的状况直接影响着档案的质量。市政工程人议题、立项就会产生很多文件和材料，这就要求档案人员细心去做，注意每一个环节，比如会议记录，每一个人的发言都不可遗漏。对每个建设施工单位科室所形成文件材料，分别指派专人负责，并逐项地划定归档范围和保管年限，使立卷人了解需要收集和整理的文件材料的内容，避免重复和遗漏。尤其是从事市政工程建设档案工作的人员，应掌握国家《档案法》和地方有关部门有关档案的法规政策，增强法制观念，了解基本内容，具备市政档案专业知识，掌握档案管理特别是现代计算机数字技术，要有设计和管理的能力，具备市政工程建设技术基本知识和规范。

2.4以工程档案预验收为手段，采取强硬手段收集整合工程档案预验收与归档环节，档案人员必须实质性参与验收之中，不可充当看客。以预验收为手段，将市政工程档案预验收和档案归档整合为一个程序环节，将全套工程档案的收集齐全完整作为工程档案预验收的必要条件。严格执行“二次归档”的办理程序，首行进行建设工程档案的预验收，将工程立项准备阶段文件、地勘文件、监理说明报告及施工竣工图纸直接归档，施工文件及竣工验收文件经简单装订后交回建设单位用以办理工程竣工验收和相关手续，待工程竣工验收或备案手续办结后再向城建档案馆移交进行二次归档。

作者:龚志军 单位:襄阳市市政工程总公司

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