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电力设计企业知识管理研究及应用

摘要:电力设计企业普遍信息化建设起步较早,企业内部大多具有PDM、ERP等生产管理系统和多个知识资源库,但在科研工作中产生或使用的各类知识分散在多处,没有形成统一的知识管理。结合电力设计企业现状提出了在企业内部实现知识管理的应用方案,对智力密集型企业管理可以起到极大的推动以及支撑作用,可以切实提高对企业知识的管理水平。

关键词:电力设计企业;知识管理;资源库

电力设计企业普遍信息化建设起步较早,已经具备建设知识管理系统的基础。但大部分企业尚未建立有效的知识管理体系,没有形成统一的一体化管理,在以下几个方面存在很多问题:知识与经验没有得到有效积累;信息资源没有得到有效整合;知识没有得到有效共享;知识没有得到有效利用[1-3]。因此,电力设计企业有必要建设一套知识管理体系,通过信息平台和管理措施将企业宝贵的知识财富固化下来,提升整个企业管理水平。

1国内外企业知识管理研究水平及状况

我国企业经过几年的知识管理实践,知识管理呈快速发展的趋势。合资企业和政府机构的知识管理成熟度水平相对较高,而国有和民营企业则处于较低状态。合资公司如IBM、AMT、施耐德电器低压(天津)有限公司等已经将知识管理制度化,在国有企业中,IT业、电信业和石油化工业相对领先。在电力设计企业中,广东电力设计院、华东建筑设计院、华东电力试验研究院等已有内部的知识管理系统,宁夏电力设计院和上海企源软件合作开展平台的部署工作,四川电力设计院和中国知网合作开展知识管理的建设工作。随着企业的发展,越来越多的设计型企业会意识到知识管理的重要性而展开建设工作。

2企业知识获取的方式

企业知识来源主要有两类:一类来自企业内部;另一类来自企业外部。任何一方面的知识变动都会引起企业知识存量的变化。然而,对内外部知识资源的利用方式将影响企业知识管理的成效。知识获取的主要途径如表1所示。通过这些途径,企业员工可以获取大量已存在于企业中的知识,这些知识有报告、表格、文档、数据库等多种形式。通过一种途径可以获取多种知识,同样一种知识也可由多种途径得到,对这些形式的知识进行分析,才能为知识的应用做准备。

3企业知识的管理

企业获取知识之后,知识的保存不是一劳永逸的,由于知识在不断变化、更新之中,同样存储在信息系统中的知识也需要进行不断的管理和维护更新,以保证数据的准确性、有效性及安全性。(1)权限管理。知识是由企业内部各部门贡献的,其中涉及到标准、规范、企业规定等知识,需要由相关职能部门进行统一维护,需要将企业部分知识的建设与维护按照权限分配到各部门,由专人进行管理。不同部门的知识管理人员只能在其权限下进行知识的创建和维护,不能维护超出其权限的知识。(2)分类管理。在知识管理平台中,知识是存储于企业知识库中的,根据在知识管理建设阶段梳理的知识库分类,建立知识库的多层分类结构,实现知识在多维度、多层次下的管理和应用。(3)审核管理。上传的知识文档需要经过知识管理专职审核。审核的内容包括:文档分类、关键字、相关专业、摘要等相关信息,并审核文档质量。建立知识鉴定审核流程,知识管理专职进行常规审核,无法准确鉴定的知识由公司各业务部门指定的专业技术骨干鉴定审核,并反馈给知识管理专职,经审核后发布。(4)发布管理。所有上传到知识管理平台的附件和文档,必须使用规范性的命名,以方便文档的查询使用。除规范的命名外,还必须按规定提供关联的多维度属性和权限要求。对于在知识管理系统中直接存储的文档,在上传知识文档时必须填写文档的标题、摘要、关键字、分档分类、主作者等属性信息。

4企业知识管理系统的功能及应用

为了解决在企业发展中遇到的知识管理问题,结合已有的知识管理方案,建设了符合电力设计企业的知识管理系统。知识管理系统主要模块包括:知识库、知识门户、知识搜索、知识地图、知识推荐、知识收藏、知识订阅、专家管理库、情报管理、知识权限管理、系统维护管理等模块。主要数据信息来源包括:项目管理系统、电子档案系统、标准化信息系统、文档安全系统、互联网信息等。知识管理平台结构如图1所示。知识管理系统页面如图2所示。(1)知识库。知识库实现组织内部的文档等显性知识的分类和统一管理等功能,提供知识共享的方法与手段,实现无限层级知识分类设置,灵活的文档审批流程自定义,文档的增加、编辑、删除等,支持文档点评、推荐、版本管理、收藏,基于灵活的权限控制的分类管理。(2)知识检索。设计企业生产活动产生的成果主要是OFFICE格式类型的报告和DWG类型的图纸,本平台使用的搜索引擎可以根据关键字对OFFICE、PDF及CAD等格式的文档建立索引,以实现精确的全文搜索;使用爬虫技术深入文件内部,对诸如DWG文件中地形图里的道路名称、建筑属性等信息进行爬取并建立索引,使用者通过搜索引擎可以方便地检索到文件中的所有信息;可以根据文档属性(主题、录入者、作者、部门、主类别、辅类别、关键字、创建日期、资料说明)进行组合条件的高级搜索,对搜索结果可以按相关性、文档创建日期等进行排序。(3)知识收藏。为便于查看,用户可将浏览的知识或感兴趣的知识保存进入个人收藏夹中,并可自定义收藏夹目录和文档标签。当用户浏览具体文档时,可通过“加入我的收藏夹”保存进入个人收藏目录。用户以后可以方便地通过收藏夹快捷地进行文件查找和定位。(4)知识地图。知识地图或称知识分布图(又称知识黄页),是专家整理的一种知识索引,是知识的库存目录。从技术上讲,知识地图的实质就是知识目录的总览,它允许对知识目录所描述的组织知识资源进行处理、浏览和形象化。知识地图可帮助人或组织发现有哪些知识项目及其分部地点位置,以便员工按图索骥找到他们需要的知识来源。即利用信息手段组织知识资源的总目录及各知识条目之间关系的综合体,是组织中协同工作的重要组成部分。(5)专家管理。通过构建企业的专家网络系统,实现对企业内部专家的规范化管理,形成统一的员工专家团队,通过系统互动交流机制,充分挖掘他们隐性的经验知识,并沉淀下来。从企业的角度,沉淀了宝贵的知识资产,减少骨干员工的流失对企业的影响;从企业专家的角度,能够大大减少他们的重复性工作,并放大他们的工作价值;从企业员工角度,提高了工作效率,并为他们提供了学习和成长的机会。(6)知识问答。知识问答模块是将一些知识库中缺少的经验性知识,从员工头脑中挖掘出来,并通过问答的方式将问题和答案显性化,保存在知识系统中,使后来者可以方便地通过信息技术进行查询,并获得前人的经验性知识。(7)积分商城。为了激励员工进行知识分享,知识管理系统在后台有一套完善的积分体系,分享知识、阅读知识、回答问题等行为都有相应的积分奖励,这些积分可以通过积分商城进行兑换,让用户可以真正体验到积分的价值,起到了物质激励员工的作用。只有体会到积分的价值感,企业员工才能持续地为企业提供知识、分享知识,不断丰富知识库的内容。(8)培训地图。培训地图可以使新入职的员工尽快掌握与生产工作相关的知识,学习路径图按员工工龄进行分类,每个分类作为一个节点,点击该节点(分类)后显示自己当前需要学习的文档以及学习过的文档或视频。目前,企业知识管理平台运行有序,形成了员工自发上传、分享知识的文化。截至2018年8月,根据统计报表的数据显示,企业文档已创建10063条,浏览文档数量44448条,知识地图创建数量41条,工程设计奖项216项,科技奖项186项,专有技术奖项3项,QC小组奖项121项,技术标准38项,发表论文326篇,专利164项,并且还在不断增加中,公司知识管理平台建设成果在公司运营中已开始发挥作用。

5结语

良好的知识管理将对设计院企业这类智力密集型企业起到极大的推动以及支撑作用,可以切实推动企业知识管理水平的提高,促进企业级知识库的不断扩展、更新,可为企业个人能力的持续提高提供源源不断的动力。

参考文献:

[1]金瑶,张草,张德坤.大数据时代电力设计院知识管理新形势研究[J],无线互联科技,2016(20):120-121.

[2]贾琨钰.大型企业的知识管理系统设计[J].计算机与网络,2018(4):60-63.

[3]江蛟.江苏省电力设计院知识管理研究[D].南京:东南大学,2011.

作者:朱磊 孟毓 陈文升 单位:上海电力设计院有限公司

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