事业单位档案数字化管理工作探析

【摘要】近年来，随着信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为了一种必然趋势，因此，在新形势背景下，事业单位要根据自身的实际情况入手，采取行之有效地措施，切实事业单位档案数字化管理力度，推动档案工作的数字化、现代化以及效率化，更好地为事业单位档服务。为此，笔者重点论述新形势下事业单位档案数字化管理的重要性，同时并提出加强事业单位档案数字化管理有效途径，以期最大化地提升事业单位档案管理工作效率。

【关键词】新形势；事业单位；档案数字化管理理

一、事业单位档案数字化管理重要性分析

（一）有利于提高档案利用率。众所周知，传统档案存放和保存在档案室的基本上纸质的档案载体，这样一来，在利用上面存在着诸多的不便。事业单位数字化档案管理可让档案利用者快速且准确的查找到所需求档案，同时还能实现档案管理的数字化，有效地消除档案在时间和空间上面的束缚，从整体上提升档案利用效率[1]。（二）有利于提高经济效益。随着社会的经济的飞速发展，让海量的信息量同滞后的办公方式之间形成较为尖锐的矛盾，事业单位一直以来都是采用粗放型的档案管理模式，这样极大地增加了事业单位管理成本。数字化档案管理，可将传统纸质档案载体有效地变成机读档案，在节省了占地空间的同时，还节约了档案保管费用，实现了档案查阅工作便捷性和准确性，规避因为各种档案信息资料反复印制所造成了资源浪费，有利于提升事业单位经济效益。（三）有利于提高办公效益。档案数字化管理，可进一步实现事业单位档案资料及时归档，有效被得到利用。由于事业单位档案管理对象非常繁多，而且对象具有较强的流动性，比如工作人员的退休，调动等，想要及时且准确的统计这些变动，就必须要全面了解这些情况的动态。对此，可借助以信息技术为管理媒介的数字化档案，精确反映当时的实际情况，快捷简单查询档案数字化资料。因为档案信息的超时空流动，这样一来，就让事业单位档案库由过去保管文件实体的基地切实有有效地变成提供信息的控制中心，自然办公效率就会得到有效提升。

二、新形势下事业单位档案数字化管理有效途径

（一）树立档案数字化管理意识。为更好地做好数字化档案管理工作，事业单位档案管理人员必须要积极树立起档案数字化管理意识，切实有效地转变传统档案管理观念，加强新知识、新技能的学习，不断更新档案管理知识体系机构，创新档案管理手段。另一方面，事业单位还要从自身的实际情况入手，制定科学合理且有效地档案数字化管理体系，以便最大化的实现档案工作机制，档案使用机制，档案保密机制以及档案安全机制的之间的相互联系。（二）文书处理归档数字化管理。在新时代背景下，档案工作人员把每天收到的文章都用计算机做好相应登记，之后在严格根据批办的次序在单位局域网内传阅，同时并设定代办时间和催办时间，如果单位内部传阅稳健没有及时返回，这个时候催办程序就会发出文件催办信息。另外，还可以有效地将处理完毕的文件进行时预立卷整理，进一步减少事业单位档案管理人员过去在年终时整理繁杂档案工作的需求。除此之外，发文处理过程也可以通过计算机来进行。这种方式，主要是档案拟稿人将稿件切实有效地输入到计算机当中—办公室审核—相关负责人签发—办公室修改印、盖章、分，最后信息中心归档，通过数字化可以让过去需要一个星期甚至更久时间完成的工作，现几十分钟，或是几个小时就处理好了，有效地减少文书处理工作量。（三）建设档案管理电子化系统工程。事业单位日常工作繁杂，每天都要产生诸多的文字档案，档案管理人员需要将相关资料进行录入和保管，所以，档案电子化系统采用了高速扫描仪集中扫描、磁盘陈列存储、光盘和磁带双备份以及双服务器等解决方案，另外还设置了适当的档案查询系统，档案管理人员和查阅人员，可以通过文档网络传输或是触摸屏查询达到资源共享的目的。再有，系统还将电子档案管理类别细为五大类，如单位分类管理、系统环境管理、卷内目录管理、操作系统管理以及档案密级管理等，进而有有利于从整体上提升事业信息共享能力，提升档案资料的利用率。（四）管理系统和办公自动化系统衔接。现阶段，我们正处在新形势下，因此，事业单位必须要将数字化档案管理系统同办公自动化系统有效的链接起来，推进事业单位数字化档案管理工作必须要电子文档安全管理制度作为基础，这主要是因为档案的特殊性所决定的。贯彻落实数字化档案管理制度可进一步保障事业单位档案信息资源的安全性，促使档案信息价值得到最大化地发挥，此外，还必须要采取有效措施，不断完善档案管理以及自动化办公同数字化的有效衔接，事业单位还要设置专门的工作人员对硬件和软件系统进行管理和安全控制，进而从整体上增加系统的保密性，切实规避系统被非法篡改或者是被人破坏。

随着信息技术的不断发展，打破了档案传统的手工管理.方式，让事业单位档案管理朝着数字化方向发展，数字化档案管理方有利于事业单位档案管理质量和效率的提升。因此，在新形势背景下，必须要不断创新和优化数字化档案管理系统，促使事业单位档案安全性和利用效率的提升，更好地让数字化档案管理服务于社会。

参考文献：

[1]田慧.试论事业单位信息化档案管理存在的问题与对策[J].科技经济导刊,2016(22).

作者:史红波 单位:吉林省洮南市市场监督管理局消费投诉受理中心