信息数字化对高校档案管理影响

【摘要】现代科技推进市场经济的发展，也改变着人们日常生活的方式；在时间的进程当中，我们也不得不承认，在现今的生活发展过程中，数字媒体和数字网络的普及和广泛使用，使得现在的生活和工作都离不开其的辅助，即传统信息的保存、使用方式已不能再满足相关的实际需求；由此，信息的数字化也在相应需求的过程中，得到高速的发展，对信息数字化对高校档案管理的影响进行相关探究。

【关键词】现代科技；数字媒体；信息；高校档案

社会的发展离不开人才，而人才的培养离不开教育，电子数据化的时代，相关的现代电子技术和信息技术也在逐渐提高的需求中，不断的完善创新。在相关的信息收集、储存、整理、使用的过程中，传统的信息收集、保存主要依靠纸质材料的实物资料，相关的资料的保存时限在一定程度上，也会因为信息的重复翻阅损害。这一现象在高校的档案管理中，体现的尤其明显。

1高校档案管理现状

目前，在我国高校信息档案的管理当中，大部分高校的信息管理还是以传统的纸质信息收集、录入、整理、归纳等进行相关学生个人信息资料的整理、归纳及管理，然而，在纸质信息的录入管理中，时常也会因为相关的高校信息管理工作人员自身职业素质和职业政治思想工作无法达到相关的高校信息管理实际的需求；在缺乏正确的管理知识和思想的过程中，进行信息管理的工作人员，在管理模式陈旧的过程中，出现办事效率低、出错率高、资源浪费。

2高校档案存在问题

2.1相关管理人员素质和专业知识缺乏

高校信息的管理从很多方面来看，在其保证信息收集的完善和全面的过程中，高校信息管理工作人员是可以直接接触相关信息原件；传统信息管理的过程中，进行高校信息管理的工作人员本身在职业素质和思想政治上就有不等的相关出入。这之中大部分的相关管理工作人员还将此类工作看成简单的资料信息收集和整理归纳，相关后期进行的资料参考只能在必要的时候进行信息查阅；在这样传统的主导思想中，也使得在现代信息化技术不断发展和普及的过程当中，其高校信息化管理工作的发展和体系建立出现滞后。同时，相关工作人员的职业素养的缺乏也使得其对相关保存档案信息的保密意识不强，严重影响着相关高校信息的档案管理的安全性。

2.2传统高校信息管理的方式落后

在现代化信息技术不断健全完善的过程中，相关的档案信息管理体系也逐渐形成复杂、系统化且工作量较大的工作。传统的信息管理通常都以纸质作为信息载入的媒介，在一定程度上，纸质档案完整的记录相关的信息资料，但在日积月累的过程中，实体的媒介在高校发展的过程中，因每年各个高校的信息档案的不断增长，在相关实质的档案中，定向定点的准确找到相关查阅、借阅人员想要查看的信息资料，也许耗费一定的时间、人力。

2.3高校信息档案管理系统不完善

在我国高校的信息管理过程中，因大部分高校还是以传统的纸质媒介作为相关的档案信息资料的储存载体，其纸质虽然在短时间里能够使资料得到有效的保存，但随着时间的推移；纸质的组成结构发生物理的脆化、老化现象就会逐渐增多。同时因为纸质作为实质的资料载体，其在一定的使用后就会进行长期的室内保存，在对应的档案管理中，因不当的人为管理、自然影响（潮湿、虫害）也间接对相关的信息在不同程度上起着损害；在加上相关的纸质管理占用面积较大，也是导致相关的实体信息得不到有效管理保护的同时，增加着人工成本投入的主要原因。

3信息数字化高校档案管理对策

3.1提高相关管理人员的职业素质

管理人员在高校档案管理中属于直接的参与者，因此，高校需对相关的工作人员进行前期的基本知识掌握和实际能力的鉴定和前期的基础岗位培训，在其进入工作后，也要定期开展对人员的相关新技能和知识的深化培养。

3.2引进先进的数字化信息管理系统

在传统人工的工作当中，引进现代的数字化信息管理系统，不但节省大量占地面积，其储存信息在对应的电子系统的自动规划和归档中，相关的信息能够根据关键词的直接搜索，快速找到相关信息资料查阅。

4信息数字化对高校档案管理的影响

在引进先进信息数字化管理系统的过程中，相关的高校信息管理人员也在有效科学的计算机信息收集、整理、储存、查阅的过程中，极大地提高了相关档案管理人员在工作开展的高效便捷；是传统占地面地广、保存有期限的纸质档案，在通过信息数字化的系统的管理后，节省实际储存空间的同时，保证相关信息档案的全面性、完整性和可持续性。这当中我们还不能忽略信息数字化本身还具备的传递性，在一定程度上，相关的信息获取、收集、传播，现代的使用方式和了解途径都是通过互联网络进行；因此，在相关的管理当中也降低了信息时效性得到的问题。并在可见的高校校务管理信息平台上对相关高校的办学目的、教师课程、学生信息接收及相关的重要通知都能通过平台进行、传播；有效推动高校档案管理人员和各个组织部门在校务活动工作的开展中，做到公正、清晰化的高校系统全面的建设。由于现代社会信息在数据流的扩展和对接中不断增加，信息的扩展范围也在逐步扩展，人们对信息共享、有效信息的需求也在不断的提高，因此，加快建设相关档案信息管理系统的共享平台建设，是校内档案资源共享的同时，联合其他高校进行系统的对接，也能有效发展全国高校档案管理的服务平台，方便教师和学生的工作学习需求的同时，也实现了资源共享和成本投入的降低。

5结束语

高校档案的信息数字化管理，是应现实高校发展需要而进行的相关现代化电子信息技术的引入和使用，其应用在很大程度上降低了高校对信息管理的人力、物力、财力的投入，提高相关管理工作效率和质量；同时保证了相关档案信息的准确性和安全性。可以说相关的档案信息的数字化，是在相关群体在高速社会发展中，为符合发展进程和满足相关高效中，以需求作为导向、以优选作为基础。不断提高相关信息管理人员的工作技能和职业素质的同时，保证其在不断的学习和培训中，具有较高的法律意识和责任意识；只有在相关的相关信息管理人员自身专业素质不断的提高，才能在保证相关信息管理的安全性和稳定性当中，真正确保相关高校档案信息数字化管理的稳定开展。

参考文献

[1]靳晓慧.浅谈信息数字化对高校档案管理的影响[J].卷宗,2014(07):43-43.

[2]王丽勇.信息数字化对高校档案管理的影响分析[J].赤峰学院学报(自然科学版),2013(20):126-127.

作者:靳红 单位:武汉科技大学城市学院