城市规划档案管理策略探讨

一、城市规划管理审批档案管理中存在的问题

（一）缺乏对档案进行管理的重视

在对城市规划建设项目进行管理时，管理者只是注重项目施工之前与施工期间的工作，想要缩短时间并提升进度，能尽快完工，所以只是注重项目的建设而忽略了建设期间对项目档案及资料的管理。部分城市规划管理审批档案在建设过程中，未安排专门的档案管理者及储存档案的场所；部分城市规划管理审批档案的档案管理者流动性强，且未经培训，缺乏有关的档案技能及知识，使得档案的记录、整理工作无法很好地进行，致使在建项目没有相关严谨的档案记录。此外，查阅及应用档案期间，由于时常被人翻看和使用，就会给纸质档案带来一定的破坏，更有部分初始资料没有储存在档案部门中，给档案的管理增加了困难，导致记录不全面、跟踪不到位[1]。

（二）缺乏管理档案的有关制度

大多城市规划管理审批档案的管理制度都有环节繁杂、时间较长、涵盖范围太广等问题，关系到建设、财务、招标、会计等许多部门，而这些部门间又缺乏健全的记录及管理在建项目档案的相关制度，档案管理的职责及范围分配不确切，无法使用合理的管理手段及操作方法，也没有执行监管、检查等职责。不管是文字资料还是图片、音频等多种形式的档案在记录、整理期间都没有一个既定的标准，也没有全面的管理制度。由于每个部门的档案产生的时间不一致，档案涉及的内容也有差别，这给材料的全方位整理和记录带来了困难，很多档案都分散到了不同工作者的手中，没有合理制度进行制约，致使对档案管理与在建项目的进度间产生了差距。

（三）档案的记录不全面，建立不合理，提交不准时

所有项目档案都产生于建设与管理项目的过程中，是对各种有储存价值的资料进行的记录。近些年，各大城市进行的改扩建越来越多，参与到建设中的有关部门很多都不注重对在建项目的档案进行管理。由于档案存放的期限较久，部分资料在施工期间会有改变，如合约文件、监测文件等。而且有些时候档案管理者在进行管理时没有很好地归类并整理，乱丢乱放，致使相同性质的档案间没有相应的连接性，无法维持整体性、正确性、系统性，从而降低了档案的作用及质量。

（四）管理人员意识落后

部分城市规划管理审批档案管理人员的思想观念落后，对于城市规划管理审批档案管理的动态认识不足。此外，对城市规划管理审批档案的宣传不足，导致很多城市的居民都不了解城市规划管理审批档案的意义。

二、城市规划管理审批档案的动态管理策略

（一）政府应加大动态管理的重视程度，提升档案管理的完整性

城市规划管理审批档案管理工作对于一个城市的行阶段性的知识灌输，在工作之余学习如何更好地工作。审批档案管理对于信息资源管理方面要求比较严格，要求工作人员要有良好的综合素质以及道德修养。通过建立一个高素质的城市规划管理审批档案管理团队，才能更好地为城市规划管理审批档案动态管理工作服务。

（二）加强网络技术的运用，加强管理中的控制

城市规划管理审批档案动态管理的具体实现依赖于基础硬件设施的运作，档案动态管理包括档案资源共享与档案信息交换两个必要程序，利用网络作为途径，建立信息资源数字化系统，而档案管理工作人员则对档案文件的归档和鉴定进行监督，使得档案及时归档并且保证档案信息的规范和完整。通过网络的形式对信息资料进行收集、整理、储存以及资料的提取，而这些环节是通过网络动态技术才能得以实现的。除此之外，还需要利用数据扫描仪、数据打印设备等硬件设备进行数据的动态管理，为城市规划管理审批档案动态管理奠定基础。此外，还需要加强审批的控制，许多工程项目进行立项申请时要进入收件窗口，在这个过程之中，就会自动生成相应的条形码，这样不仅能够反映档案内容之间的联系，还能进行动态跟踪，有利于管理。

（三）加强档案管理团队的建设

城市规划管理审批档案动态管理最关键的元素还是人的管理，要提高管理团队的综合素质，建立专业的培训机构对管理人员进行针对性的培训，从工作能力、工作理念、道德品质三个方面对管理人员的工作素养进行提升。城市规划管理审批档案管理是一份具有相当大延续性的工作，所以对于管理人员而言要保证工作人员的稳定。由于城市规划管理审批档案动态管理所涉及到的知识较为广泛，因此要对工作人员进管理机制与管理标准的完善是城市规划管理审批档案动态管理的重要保障，城市规划管理审批档案管理范围比较广泛，包括城市建设中规划、设计以及施工等各种档案的管理，在对城市规划管理审批档案的管理过程中必须有规范化的管理程序，而动态的管理工作中更是涉及到更多高端的技术和管理方法，这对管理人员在工作中的协调配合能力有着更高的要求，城市规划管理中审批档案管理部门应该对管理过程中的规范和标准加以落实，让动态管理中的分工协作与技术运用有着统一的规范。使用计算机及相关设备同纸质型档案之间相关联，并形成一种对应的文件格式、档案模块、文件种类，合理科学地记录、查找、储存并管理与建设项目有关的档案，确保这些档案的准确性、全面性及长时间的可读性。同时，还应增强安全方面的管理，可设置一定的查阅权限、密码等，避免对档案与电子档案中的有关内容及材料进行随便改变。新时期对城市规划管理审批档案进行动态管理已经势在必行，将城市规划管理审批档案的动态管理工作做好，必须要完善档案管理基础设施，还要对网络与计算机技术加以合理地利用。工作人员在与城市规划管理审批档案的动态建设需求相适应的同时，还需要增强自身专业素养的学习，以促进城市规划管理审批档案动态管理工作更加平稳快速的运行。

（四）规范审批档案的动态管理

重要程度是不可忽视的，城市审批档案管理部门应该创新宣传手段、加大宣传力度，与当地政府进行有效沟通，获得政府的关注与支持，以加大对城市规划管理审批档案动态管理的经费投入。要实现动态管理必须解决管理硬件设施上的问题，比如修建城市建设档案馆以及建立档案动态管理人员的专业培训机构，增加对科研项目的资金与人力资源的投入，将城市规划管理审批档案工作的支出纳入当地政府的财政预算当中[2]。除此之外，需要加强前端控制，完善归档制度，统一档案数据格式，将审批作为重要内容之一。在文件的形成过程之中，需要将相关数据应用其中，协调好各部门之间的关系，充分发挥好政府在城市规划管理中的作用。

作者:郑少娟 单位:广东省广州市规划局建设档案管理处

参考文献：

[1]李玲.规划审批档案及其动态管理研究[J].中国管理动态，2015（18）：200.

[2]李新民，张国强.城乡规划管理审批档案的日常管理[J].城市规划管理审批档案，2013（1）：9-10.