非编人员人事档案规范化管理研究

【摘要】公立医院由于体制的限制，人员编制吃紧，为了正常运转，不得不招聘非编人员。以九龙坡的公立医院为例，在编与非编的比例为1:1.8。由于医院没有保管人事档案的权限，非编人员自身也未足够重视，很多员工的人事档案并未规范存放当地的人才交流中心，存在一定的隐患。

【关键词】公立医院；非编人员；人事档案管理

一、档案管理的重要性

将非编工作人员的档案管理工作做好，使人事档案的信息能够被管理者充分应用，了解人员的基本动态、德才表现。可以进行合理的人力资源规划，将工作人员的积极性充分调动起来，将一个人尽其才、以人为本的管理环境创造出来。

二、管理中存在的问题

（一）弃档情况频发。非编的就业形式较为灵活，实际用工中弱化了审查员工以前的资历，导致在处理这些非编员工档案的时候重视程度不够，“弃档”的情况因此时常发生。（二）僵硬化的管理模式。按照相关的规定，非编工作人员的档案应该由政府人事部门、人才交流服务中心或者就业服务局管理。但是有些人员到医院应聘工作的时候，他们的档案并未转接，出现严重的混乱状态。档案管理部门基础设施缺乏、管理人员的素质有待提升、管理方式不够科学、现代化的档案管理方式并没有很好地应用。

三、具体的管理方法

（一）收集材料。参照医院在编人员的档案管理方式来确定档案的收集范围，主要包括能、勤、廉、德等方面的材料。以工作特点作为依据，将基本工资、绩效工资、津贴补贴、社会保险、福利待遇、劳动合同、试用期考核、年度考核、聘期考核等资料加入进去。并且将索要、收集归档、收集登记、检查催要等制度建立起来，对收集材料的要求和规格上要规范好，和有关部门、主管部门及其所在的科室紧密联系，不定期或定期的收集，保证档案内容的常新和完整性，可以将档案收集工作通过这一环节纳入人事考核项目当中，和考核紧密联系起来，督促个人及相关部门将这项工作做好。（二）鉴别材料。利用鉴别，觉察出哪些材料不完整、内容不真实或者存在缺陷等，及时给予清理或者补充，对一些错误归档的情况要坚决纠正。利用鉴别，使档案材料头尾清楚、手续完备、事实准确，具有利用和保存的价值，对归档要求不符合的材料，一定要返回去，进行更改，限定日期归档。（三）进行立卷及其整理。首先，按人为主，每人一卷，将一个唯一、固定的号码分配到每个人那里作为全宗号，将检索档案的标识利用这种方法呈现出来。可以依据具体的情况排列编排的顺序。如来院的先后顺序和姓氏等。将姓名和全宗号标在档案袋外，之后依据全宗号的次序排列上架。其次，整理工作。1.每类履历的资料，如毕业生就业资料、非编人员信息采集表、个人的求职简历等。2.职称材料、学历，比如专业技术资格、执业资格、专业技能证书复印件。3.对材料进行考核鉴定，例如考核聘用审批表，非在编人员合同期满考核鉴定表等。4.社保薪资材料和劳动合同材料，例如劳动合同、非在编人员试用期协议、工资表单和养老保险登记表等。5.党团资料等，例如入党志愿书、转正申请书等。6.奖惩材料，例如处分或者选优评优的材料等。7.别的使用参考资料，例如培训学习、论文、身份证复印件、体检单等材料，按照上述的情况进行整理、分类、编制、装订。（四）为了提升档案的利用率，对信息化管理方式进行使用。非编人员数量庞大，人工的方式订阅、查找、分析、摘抄、统计、分析已经难以满足。所以，将人力资源档案信息化的管理方式和管理系统建立起来是非常重要的，将非编人员信息数据库建立起来，将现阶段的管理方式作为出发点，在计算机上输入所有能够进入的信息，将信息化的管理方式予以实现。（五）合同解除后的传递档案工作要做到位。非编的人员流动性较大，离职后将一份解除劳动合同关系证明书提供给他们，令他们自行转接人事档案。（六）将档案管理人员的素质提升上来。医院档案管理人员应该做好本职工作，多层次、多形式、多渠道地将自己的视野扩宽，丰富自己的知识面，将综合能力水平和档案业务能力提升上来。

四、结语

非编用工形式在以后很长的时间内都会出现在公立医院当中，为了能够对这些非在编人员的实际工作情况、个人的工作经验及德、能、勤、绩效情况等方面进行有效的掌握，将公立医院非在编工作人员的档案管理工作做好是非常必要的，使人事档案信息有利于管理者充分使用，做到以人为本，对这些员工能够运用正确的方式进行引导，促进医院工作的顺利进行。

【参考文献】

[1]李晓玲.医院人事档案管理[J].人力资源管理,2011(07).

[2]周茜.医院编外人员人事档案管理现状初探.办公室业务,2015(18).

作者:丁余红 万敏 单位:重庆市九龙坡区人民医院