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档案管理模式在医院档案管理的运用

摘要:现如今,计算机网络信息技术与现代社会人们的日常生活和学习之间的联系越来越紧密。在信息时代下,管理纸质化档案的时代已经过去,医院相关人员要积极运用新型的信息化管理方式对医院档案进行集中管理,更需要意识到目前医院内档案管理存在的问题,针对性提出解决的措施,从而提升管理的质量,做好医院的后勤保障,提升诊疗的效率。

关键词:信息化;医院;档案管理;现状;对策

档案管理更多是为了医院整体服务的,并且与医院各个部门之间都有着非常紧密地联系。医院管理层要不断地树立新型的信息化观念,并不断更新医院档案的管理方式,将档案的管理方式和信息化的管理模式有机结合在一起,同时持续深挖医院档案信息化管理工作的策略和措施,为实现医院可持续发展而不懈奋斗。

一、医院档案管理的现状

档案管理工作贯穿于医院各个科室中,对患者的病情康复、医生诊疗顺利实施具有十分重要的影响作用。但是,传统意义上的档案管理工作基本上依靠人工统计、记录,不仅消耗了医院大量的人力资源,人工效率低下、精准度欠缺等因素也不利于档案管理工作顺利发展。随着信息化技术在生活中广泛应用,档案管理工作也应当寻找自身崭新的发展空间,为我国医疗卫生事业发展奠定良好的基础。1.制度不健全,没有意识到档案管理的关键性经过调查显示,目前医院内的档案管理环节较为薄弱,主要原因是由于档案管理的工作并不归属于医疗工作的范畴之内,并不像医疗过程中,诊断和治疗的环节中会为医院带来直接的经济效益。所以,很多医院会忽略到对内部的档案进行管理,只是一味地一味地重视经济的效益,对档案管理的规章制度制定不够完善,没有意识到档案管理工作的关键性。2.管理不具备规范性,归档的各项内容不明确随着我国科学技术的不断发展,越来越多的现代化技术被广泛的运用在各个领域之中,但是由于医院的档案管理意识相对较为薄弱,并没有将提升档案管理效率提上工作的日程,导致当管理的工作相对较为落后,管理的质量和效率低下,不具备较强的规范性,归档的各项内容不是十分的明确,导致档案随意丢弃,需要的时候不能够在第一时间内找到,从而严重地制约着医院的发展。

二、当下档案管理中出现问题的原因

1.管理制度落后由于医院工作复杂多样,档案管理人员在协调配置档案的过程中出现遗漏和错误是无可厚非的,但是这种情况一旦未能及时有效处理则会诱发“蝴蝶效应”的消极影响,严重威胁患者的利益,产生医疗纠纷和医患矛盾。档案管理人员由于各种原因,在档案登记、纳入的过程中审核不当,导致档案库存与输出中存在误差,造成账目不符情况,对医院的经济收益也存在不良影响。2.档案信息复杂医院所用档案种类多样、信息复杂,导致电脑录入时存在误差和更新不及时现象。并且一部分档案包装计量较大,患者使用需要拆零,档案在药房中散落现象也造成档案调配不当。一部分档案的保存方式特殊,散落之后未经过特殊管理,自身的效能也会出现变化。与此同时,档案管理中还存在摆放不当现象,一部分档案在药房中有独立货架,而在长时间工作中,货架上放置的档案种类混乱,摆放档案被分散开来,盘点时就会被工作人员忽略。3.档案管理人员能力有限档案管理人员日常工作较为繁重复杂,常规的档案管理形式主要是依靠人工,档案管理人员对计算机的应用能力有限,即便是一部分药房已经引进计算机管理,但是工作人员的应用效果并不是十分理想。与此同时,借助人工盘点和管理的药房系统,经常出现漏记、失误等方面的问题,且后续的查验工作缺失,一部分档案出现的问题要经过数月之后才能够发现,在此期间产生的经济损失是不可逆的。

三、档案管理模式改革在医院档案管理中的对策

我国档案管理在一定时期内得到了充分的发展,自身的管理机制和管理流程建设也具有科学性,但是与国外发达国家的管理水平和能力相比仍旧存在一定的局限性,对于医药行业的整体发展具有阻碍作用。在本节的论述中根据问题的产生和表现提出具有一定先进性的整合措施,进而能够有效促进档案管理的质量和水平提升。1.健全档案信息化管理系统医院是全天24小时运营的一个特殊场所,并且不会因为节假日而放假休息,因此,在如此高强度的工作模式之下,医院收集和留存的档案信息就会越积越多,如果不能及时地将这些信息进行整理、归纳和分类,会使得大量的档案信息丢失或是失效。此时,医院档案管理人员有限,面对如此繁冗复杂的档案信息,不仅增加了相关工作人员的管理压力,而且管理效率迟迟难以提高,这样的情况使得医院管理层逐渐意识到传统的管理方式已经不再适用。因此,医院要及时建立并健全相关管理系统,这样除了可以改善以上的诸多情况,还可以使得医院内对档案信息有需求的人员去实时共享医院的部分档案信息,因为医院的档案信息分为两部分,一部分是具有隐私性质的,另一部分是具有开放性质的,这可以实现部分档案信息的公开。与此同时,医院可以融入扁平化的管理模式。这种管理模式的优势就在于可以打破原有单一的信息传递方式,并且使得医院内部的相关档案信息的传送速度加快,可以在一定程度上实现医院内部信息的共享和互动,促进医院信息化管理的全面发展,电子档案中患者信息读取内容(见表1)。2.加强硬件设施和软件系统的建设一方面信息化的实现是以计算机硬件设施作为载体的,计算机拥有一定的使用寿命,医院要有专门的制度,定期对医院内的计算机进行保养和维护。当计算机出现问题,并且医院人员不能有效解决的时候,要及时上报,并请专业人士维修,以免医院人员维修失误对计算机造成二次伤害,延误档案管理工作的正常运行。根据现状,医院人员不难发现,计算机一类的电子类产品会在短时间内不断更新硬件设施,这些情况都要求医院在计算机的使用上做一些具体规定,如规定计算机的使用时限,超过规定时限要及时更新,保持硬件设备设施的先进性;另一方面管理人员需要运用相关的软件系统去整理档案信息,而软件系统会随着人们的要求增多而不断发生变化,医院要跟紧最新的软件系统,使得档案信息管理的质量可以不断提升。与此同时,软件系统在更新的时候可能会和医院之前使用的系统有很大差别,医院在更新系统后,要请相关专业人员对医院内的档案管理相关人员进行相应的培训,使得他们可以认识和了解新系统的各种功能,并达到熟练使用的效果。3.培养医院档案管理人才现如今,我国医院对信息化管理方面的人才逐渐有了更大的需求,这要求档案管理的相关人员能够摒弃传统的管理理念和管理方式,并努力学习丰富的信息化管理方面的知识,同时要将档案管理相关工作从纸质化办公方式朝着计算机网络办公方向发展,并能够快速独立地完成网络收集、整理以及编辑等一系列档案管理工作。与此同时,医院管理层要不断增强人才培养意识,医院的基层档案管理人员也要树立与时俱进和终身学习的观念,跟紧档案管理信息化发展的步伐,毕竟任何培养方式和激励模式都是一时的,只有员工自身努力才能实现医院人才培养的目标。首先,一个档案管理方面的人才是有着一定的标准,必须具备丰富的相关信息化知识;其次,是能够熟练应用网络信息技术完成医院档案管理相关工作,实现理论与实践的结合;最后,是要实现信息化管理的真正价值。档案管理更多是为了医院整体服务的,各个部门对于档案的内容、形式等多方面的要求都有所差异,这就需要档案管理相关人员积极主动地去和医院其它部门的人员进行沟通和交流,深入调查和了解医院各个部门在档案信息方面的需求,并且虚心听取他人提出的有关档案管理的有效建议和意见。4.利用信息管理系统在医院住院部药房盘点管理工作中需要引进高效的计算机系统协助管理,将药房、门诊、住院部之间形成互通信息的有机整体。与此同时,在征求相关部门同意和配合之后,可建设医院内部的网络系统,编写档案出入分析程序,每一种、每一剂档案流出都需要在整体系统中录入,保证档案进出的精准性。在计算机系统中进行盘点能够减少人工盘点的失误和漏洞,及时发现问题并解决问题。由此可见,信息技术管理需要借助先进的管理设备和管理形式,转变传统管理机制中的局限和漏洞,能够保证医院的管理工作顺利进行,促进医院管理工作水平提升的同时,建立更为稳定和谐的医患关系。应当全面分析医院档案的管理形式,挖掘其中存在的问题和隐患,制定相应的管理制度。档案管理人员应当严格按照既定规章制度进行档案管理与盘点,保证档案输出的详细信息,发放的准确性。将医院划分成若干区域,每一位档案管理人员负责不同区域的工作,将档案发放、日常管理、盘点工作落实在每一个人身上,引导工作人员明确自身责任。对于医院相关科室的情况及时总结上报,办理详细的档案出入证明,减少资源浪费现象。患者诊疗结束之后,需要接受用药、手术等不同的治疗模式。通常情况下,医生都会针对患者的情况加以叮嘱,保障患者预后阶段稳定性。但是一部分患者对医嘱并未完全理解,在自我调节和自我管理过程中经常出现问题,造成病情反复和延误。利用电子化护理管理,建立医生、护士、患者的“康复小组”,阶段性对患者进行电话回访,询问患者的康复进程。也可以建立微信康复群,患者在生活中的相关事宜能够直接与医护人员联系,避免自我管理的弊端。5.严格编排档案摆放码档案的多样性是影响盘点准确性的重要因素,档案管理人员应当根据实际情况制定相应的盘点工作表,将档案摆放窗口作为基础,设定每一个货架的编码与档案编码,保证货架与档案之间编码配置正确,并且设定专项人员负责档案编码工作,及时增减药房中的档案种类,负责信息维护和调整工作。在进行档案盘点的过程中,档案管理人员需要在自身负责的货架上整理获得数据,打印盘点的项目表,按照顺序依次录入,能够有效防止盘点过程中出现漏算、漏记现象。与此同时,为了提升盘点的准确性,保证盘点工作能够高效完成,在得到计算机数据信息提示之后再进行档案摆放,能够规避全人工摆放的偏差和问题。建立患者基本资料档案。患者入院接受诊疗的同时建立患者信息档案,其中主要内容有患者疾病史、过敏史、年龄、性别、就诊原因、诊疗需求、是否有医疗保险等。医生能够根据患者当下的基本情况进行诊疗,避免就诊中长时间询问患者基本情况,消耗大量诊疗时间。建立患者检查项目档案。患者在确诊之前需要进行多样化的医学检查,在搜集多样化的检验信息之后医生方可确诊。电子档案的构建能够避免患者“楼上楼下跑结果”,医生“左等右等不见人”的尴尬境地,医生能够在患者就诊系统中实时查询到患者的检验结果,患者持有就诊卡也能够随时查看检验报告。建立患者信息保障系统。电子化病例均存留在医院互联网信息系统中,患者的个人信息面临着互联网风险。医院应当严加控制病例提取的准入、准出原则,患者使用身份证扫描、医生使用证件扫描方可提取病例,保证患者的个人信息安全。

四、结束语

综上所述,众多医院在计算机网络信息技术的依托下进行了变革和发展,并且医院管理是以信息技术为载体的,这使得医院档案信息可以自由地进行交流和沟通,在一定程度上提高了档案信息的传播和输送速度,增强了医院档案的管理质量和档案的隐私性,促进了现代化医院的可持续发展。信息技术管理是当下全新的管理形式与管理理念,强调理论与实践相结合,基于实际情况进行工作划分,保证每一个管理细节有序开展。随着现代化管理形式与理念的推进,医院药房盘点工作也应当与时俱进,追求人性化、高效化的管理机制,为患者提供切实有效的服务,提升医院的诊疗、护理满意度。

参考文献:

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[8]祁常存.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].商情,2020

作者:李欣

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