疾病预防控制机构档案管理分析

［摘要］目的通过调查全省疾控机构档案管理情况，参照省疾控中心档案的规范管理，指导基层疾控机构规范开展档案管理工作。方法通过问卷调查和现场抽样调查方法对安徽省三级疾控中心的档案管理的基本条件和设施及档案资料分类与利用分析进行调查。结果安徽省疾控机构档案管理人员配置、软硬件条件难以满足档案管理要求，信息化程度低，档案提供利用方式单一。结论全省各级疾控档案管理水平不均衡，档案管理总体水平较低，需要加快规范化管理进程。

［关键词］疾控机构；档案管理疾控机构

无论在疾病监测、卫生应急，还是为公众提供预防医学服务和科学防病知识等方面，都保存着大量的数据。这些资料是疾病控制工作者在长期实践中的宝贵经验记载，其中也不乏难以忘却的教训，对丰富预防医学的理论知识和指导工作实践都弥足珍贵［1］。疾控系统的档案管理可以将分散的、不完整的资料，按照规范化档案管理要求，予以分类和重组进行集中管理，构筑成一部完整的疾病控制史书。为了解安徽省疾控系统档案管理现状，指导今后更好地开展档案管理工作，2018年对全省各级疾控机构进行了相关调查，现将结果报告如下。

1材料与方法

1.1资料来源。调查数据来源于安徽省级、市级和县级3级疾控中心提供的档案管理数据。1.2内容和方法。参照《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》以及《科学技术档案工作条例》，根据研究内容设计调查问卷，对省、市和县级疾控中心进行调查。调查内容包括软硬件设施、档案保管数量（以卷或件为单位）、人力资源配置、制度保障、档案信息化进度、档案利用情况和档案工作考核激励措施等。同时对省级疾控中心、随机抽取的市、县和区级疾控中心各一家进行现场调查，以核查数据填报质量。1.3统计分析。对调查数据采用描述性研究方法，揭示安徽省疾控系统档案管理现状及存在问题。

2结果

2.1基本概况。截止2017年底，安徽省共有疾控中心110家，其中省疾控中心1家，市级疾控中心16家，县（区）级疾控中心93家（其中淮北市辖3区疾控中心为该市疾控中心派出机构，不计入区县级疾控总数内），本次调查对象即为上述110家疾控中心。本次调查共发放问卷110份，回收有效问卷96份，省市级回收率100%，总回收率87.2%。根据对省级疾控中心和随机抽取的市、县和区疾控中心共4家单位档案室的现场复核，认定各单位问卷调查所提供内容与实际情况基本相符。2.2全省档案管理人员现状及归口管理部门。全省110家疾控中心，共有254名档案管理人员，兼职档案员占92.1%，配备档案管理人员的疾控中心占比见表1。所有疾控中心的档案工作均归口于行政办公室，档案资料集中统一管理占38.5%，文书档案和业务档案分开管理占56.3%，其他占5.2%。在受调查的254名档案人员中，专职档案员中具有档案专业学历背景的仅2人，具有档案系列专业职称的共8人。2.3档案利用与信息化情况。档案利用主要以提供档案原件借阅为主。11家疾控中心采用档案管理软件，在实现档案管理软件与本单位OA系统对接的3家单位中，仅1家能够同时提供条目和全文检索。2.4省级疾控中心档案管理现状。2.4.1基本概况省疾控中心档案室现存档案近5万件，保存档案可追溯至1953年安徽省卫生防疫站建站之初。档案库房在建设之初整体进行地面承重加固处理，档案库房、调阅室、整理室和业务办公室拥有206.7m2。中心档案室根据规定配备的设备见表2，所有密集架隔层定期更换防虫防蛀片，库房门使用防盗门，窗户均装有防盗护栏。档案管理软件采用网络版，已与单位办公自动化系统（OA）实现端口对接。2.4.2制度建设与人员现状档案室隶属于行政办公室，目前配有专职档案人员2人，兼职档案人员22人，其中具有档案专业学历1人，副高级职称1人。根据单位具体情况，制定了《安徽省疾病预防控制中心档案管理办法》、《专兼职档案员职责》、《科室归档程序图示》等制度，对档案的收集、整理、鉴定和归档进行界定，责任到人。2.4.3规范管理程序参照《归档文件整理规则》，结合疾控工作特点，采用保管期限—年度—机构分类法对文书档案进行分类，会计档案、基建档案、大型设备档案和科研档案在中心档案室集中保管，涉及到人、财、物的重要文书档案永久保存。纸质文件在次年初进行统一归档，业务科室兼职档案员初步整理，专职档案员再进行系统整理、鉴定、分类和装订。档案管理软件根据档案管理需求，结合归档电子文件管理规定进行功能设计，与OA对接后，电子文件实现了从产生、运转、保管和利用的全过程动态管理［2］。专职档案员在鉴定纸质文件的同时，着重检查文件办结反馈材料是否齐全，并与电子文件相互验证并及时补充。2.4.4档案利用省疾控中心档案管理软件可向不同权限用户提供条目或全文检索服务，档案室提供档案实体的调阅与外借服务，近5年实体档案年均调阅量达到110人次，年均调阅档案数300件。省疾控中心利用已存档案开展编研，坚持每年编纂《安徽省疾控中心年鉴》、《安徽省疾控中心大事记》、《安徽省疾控中心文件汇编》，编纂《安徽省疾控中心制度汇编》、《安徽省疾控中心内控制度汇编》等文献资料。

3讨论

根据《机关档案工作条例》［3］，各单位应配备相应的硬件设施保证档案的安全和稳定，配套与本单位工作量相当的档案专业人员和资金投入，制定档案工作制度和匹配的考核体系。从全省状况来看，安徽省疾控机构档案管理在上述几个方面存在不足，档案管理信息化进展缓慢。3.1主要问题。3.1.1档案规范化管理有待提高《档案法》规定了档案的规范管理包括收集、整理、坚定、著录、保管和利用，并实行“集中统一保管，分级负责”的管理体制。从调查结果看，不符合法定管理要求的现象主要体现为归档立卷制度落实不到位，大部分单位档案管理部门仅保存文书档案，业务档案分散于不同部门，导致档案资料不完整；缺乏档案资料统一的分类和鉴定标准、对档案的保管年限不明确，造成案卷质量差，少数单位甚至出现“断档”现象［4］。3.1.2软硬件设施参差不齐省级和绝大多数市级疾控中心，设置有专门的综合档案室，并且实行库房、调阅室和工作室的“三分”［5］。县（区）级的疾控中心，基本没有专门的档案保管用房，有些单位仅有一个文件柜用于档案保管，无从谈起档案办公场所的“三分”。3.1.3现有档案业务人员难以满足工作需要档案工作者的专业水平，直接影响档案管理工作质量。调查中发现，全省疾控中心档案从业人员的选择随意性大、专职档案业务人员少、人员流动性大，现有档案人员的专业素质有待提高。3.2存在问题的主要原因。3.2.1欠缺档案管理规范化措施当地政府缺乏对机关事业单位的档案工作考评机制，或者只是流于形式，单位本身没有档案工作的长期规划和短期目标，档案制度工作落后，缺少对档案工作的正向激励机制。由于工作开展无章可依，工作质量无法合理考核，也导致了档案管理人员局限于对当年文件进行整理编目，没有动力开展档案编研等工作，疾控档案的情报价值没有得到充分体现。［6］3.2.2政策导向不同各地的政策不同，一定程度上影响了档案工作质量。有些地方政府档案部门对本地区的档案工作有详细地规划和明确要求，对直属单位档案管理有一定的软硬件配置要求、有明确归档工作任务和质量要求，甚至是有档案管理工作达标升级的要求，该地区疾控中心的档案管理的规范化程度相对更高。比如合肥市档案局要求市直科技事业单位档案管理达到安徽省二级标准，并将档案定期移交至市档案局，合肥市疾控中心目前已通过安徽省档案管理目标二级考核。3.2.3缺乏专业的档案管理人力资源疾控系统作为专业防病机构，对档案专业毕业生缺乏吸引力，单位档案管理大多由其他专业背景的工作人员担当，比如护理专业、卫生管理专业等，缺乏具有学历背景的专业人才。现有的档案工作人员中，将档案管理作为职称比例较小，缺乏档案知识学习的内在动力。单位对于档案工作缺乏有效的激励机制，对档案工作人员没有合理的继续教育要求，档案工作人员缺乏学习档案管理知识的外部刺激［7］。3.3省疾控中心规范化管理模式。虽然全省疾控中心档案管理水平不高，但安徽省疾控中心的档案管理工作通过国家科技事业单位档案管理水平考核（二级），表明省疾控中心高度重视档案管理工作，组织管理到位，档案管理有明确的职责划分、明晰地制度保障、充足的软硬件配套和合理的人力资源保障，符合科技事业单位档案管理要求，其管理模式很有借鉴意义。3.3.1以达标管理为导向疾控中心档案管理工作有别于一般机关单位，除文书档案外，业务档案是全宗的重要组成部分。各省档案局按照国家要求制定了本省的科技事业单位达标管理考核办法。安徽省疾控中心早在1997年就通过了当时由国家和省两级档案局联合组织的科技事业单位国家二级档案管理单位考核。近20年来，随着疾控业务的增长和变化，以及国家档案局对科技事业单位档案管理工作的新要求，省疾控中心档案室不断细化中心档案分类标准，合并业务重合档案分类，增加新增业务档案分类，加强对基建档案和科研档案的管理，把收集工作做在平时，减少了档案的遗漏［8］。3.3.2充分利用档案资料，服务于疾控事业发展省疾控中心近年来充分发挥档案资料的作用，编纂了多种文件汇编和参考材料，记录中心发展历程。省疾控中心作为全省公共卫生与疾病控制业务指导单位，所存业务档案的社会价值不容小觑，疾病监测数据、防控实践、免疫接种等业务数据，不仅资料完整而且数据可靠，无论对公共卫生政策的制定还是为公众提供良好地健康服务，都具有不可替代的作用［9］。3.3.3落实工作责任，注重工作质量考核高质量的案卷离不开详实可靠的原始资料，在立卷过程工作中，特别要注重资料的真实性、可靠性和完整性。省疾控中心将档案管理工作目标列入单位总体计划，同时对各科室进行任务分解，并体现在科室当年目标任务中，作为年终工作完成情况考核项。根据各科室提交材料质量和归档时间，由专职档案员根据中心《档案管理办法》进行打分，考核结果作为年终科室评先评优参考依据之一，从质和量两个方面考核单位档案工作情况。各级疾控中心在业务工作具有自上而下的贯通性，工作和管理模式高度相似，应建立全省统一的档案归档制度，统一疾控档案的分类、鉴定和考核标准。在引进专职档案人才有困难的情况下，提高现有档案工作人员的业务水平是当务之急，各级疾控中心应对单位专兼职档案人员开展培训，可采取请进来或送出去的方式，培训档案管理人员的相关业务知识，尽量减少人员流动，保持档案从业人员的稳定性［10］。针对档案管理的特殊要求，有些档案资料需要永久保存，必须具备相关保存条件，应给予必要的经费投入保证设备设施配置。应加快档案信息化建设，已有档案信息管理系统的单位，争取与办公自动化系统对接，实现“文档一体化”，并对已存纸质档案有选择地进行数字化加工，实现档案的全文检索［11］。另外，鉴于区县级疾控中心不具备档案规范化管理的软硬件条件，也没有能力建立一个规范化的档案室，可以尝试社会档案服务新模式，通过购买服务辅助完成档案管理工作［12］。

作者:江石 单位:安徽省疾病预防控制中心