事业单位档案规范化管理及提升措施

事业单位档案规范化管理是事业单位档案管理工作顺利有序开展的重要保证，同时也是档案现代化管理工作的组成部分。档案管理是随着社会发展应运而生的，在事业单位的日常工作中，会产生数量巨大的文件，妥善保管和处理这些文件，方可保证各项工作的顺利实施。与此同时，档案管理工作的有效开展在保证事业单位高效发展中发挥着举足轻重的作用，所以，促进事业单位档案规范化管理意义重大。

1.事业单位档案规范化管理的意义

1.1促进单位发展。事业单位档案管理工作是档案发展的重要基础，而事业单位管理能力的重要评判标准就是档案管理的规范化。档案管理水平的高低直接影响着单位领导层对单位的了解以及相关决策的正确性。此外，提升档案管理的规范性，还可以提升事业单位的核心竞争力，促进单位的进一步发展。1.2提供参考依据。事业单位档案资料包含员工的信息资料以及单位的发展历程，是单位集中管理的体现。规范性档案可以对事业单位管理水平进行合理的评价，同时单位各项工作的开展也需要以档案信息作为依据，因此，应促进事业单位档案的规范化管理。

2.事业单位档案规范化管理的主要内容

2.1档案收集工作的规范化管理。作为档案管理工作的起点，档案收集工作主要是为档案管理工作的开展提供管理对象，档案收集质量的好坏很大程度上影响着后续的工作的开展。及时对档案进行收集，保证档案材料的完整性，可以为后续档案管理工作的实施保驾护航。同时若是档案没有得到及时收集或者所收集的材料没有实质内容，则会档案的整理、鉴定、保管等工作带来困难，影响事业单位档案管理工作的实施。要想提升档案收集工作质量，需要事业单位各部门间加强沟通与合作，对档案收集工作的步骤和内容进行明确，在日常工作中产生的文件材料，经相关工作人员处理完毕后，文书部门开展整理入卷工作，并定期交由档案室统一保管。2.2档案整理工作规范化管理。档案收集工作的下一步就进入到档案整理工作，主要是通过分类、组合、编制等方式使档案内容更加条理化。若是档案没有进行分门别类的整理，则档案的内容就不能清晰地呈现出来，造成档案利用率的下降。事业单位在进行档案整理过程中，首先要对档案收集工作质量进行检验，然后对档案开展细致的整理和编目。2.3档案鉴定工作规范化管理。档案鉴定工作需要建立在档案实际价值的基础上，档案价值直接决定着档案的保管时间，而档案价值取决于档案对本单位发展的贡献。因为在日常的工作中会产生数量巨大的文件，档案数量也会节节攀升，对于无价值或者保管期限已满的档案及时进行销毁。档案鉴定工作是档案管理工作中作为复杂的工作。2.4档案保管工作规范化管理。档案保管质量很大程度上影响着档案管理水平，若档案保管工作到位，则档案寿命会得到延长，若档案保管工作不到位，则可能给事业单位带来不可估量的损失。档案保管工作的开展，需要各个部门间的密切配合，并在档案的整理、利用等阶段注重对档案的保护。

3.事业单位档案规范化管理提升措施

3.1提升重视程度。事业单位领导层和全体员工应给予档案管理工作足够的重视，因为这是档案规范化管理的重要保证。所以，事业单位应做好宣传工作，使单位员工真正地了解档案管理工作，并积极地参与到档案管理工作中来。档案管理工作应由专人负责，建立明确的奖惩机制来提升相关工作人员积极性，同时单位领导还应定期听取档案管理工作人员的汇报，及时发现其中存在的问题并积极予以解决。3.2建立健全档案管理制度。要想提升事业单位档案管理规范化，就需要建立与之相配套的档案管理规范化制度，将制度作为准绳，促进其规范化发展。在对相关制度进行完善和优化的同时，对于已经过时的制度进行及时清理，防止不规范档案管理行为的出现。3.3推动配套设施的现代化进程。现阶段，计算机在各行各业中得到了广泛的应用。将计算机技术引入到档案管理工作中，可以显著提升档案管理效率，并有利于归档工作的开展，可以为单位领导层提供更为全面和细致的信息。事业单位可以构建档案共享平台，便于档案资料的查询与利用。为了提升档案信息的全面性和有效性，还可以通过计算机查询相关的文字、影像等，作为档案信息的有效补充。应推动配套设施的现代化进程，实现对工作效率和质量的提升。3.4加强监管工作。部分单位存在档案管理工作监管缺失的状况，要想提升档案管理的规范性，就需要对档案管理工作进行有效监管，定期对档案进行核查，对于工作中存在的问题及时指出并限期改正。对于档案管理工作中表现突出的人员，应给予适当的表彰和奖励，充分发挥其榜样的力量。事业单位可以根据自身实际情况，成立督查小组，专门负责对档案管理工作的检查与监督，促进档案管理工作规范化的开展。

现阶段，档案管理工作的重要性日益突出，事业单位档案管理部门应根据本单位的实际情况，采取行之有效的提升措施，促进档案管理的规范化，保证事业单位档案管理工作顺利、有序地发展。

参考文献：

[1]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务,2014(13):75-75.

[2]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化,2016,19(15):174-176.

作者:郝萌萌 单位:宝清县电子商务工作办公室