信息化下高校档案管理创新

摘要：新一代信息技术的发展重构了物联网、云计算、大数据等信息技术的新形态，改变了人们的生产、生活和工作方式。高校作为科研、人才培养的高地，在教书育人过程中往往会出现各类档案，如何依托先进的信息技术科学利用档案，成为摆在人们面前的现实课题。探索信息化视域下高校档案管理的创新，为破解这一难题提供新思路。

关键词：信息化；高校档案；管理；创新

新一代信息技术依靠强劲的实力，重构了大数据、云计算以及物联网等信息技术的新业态，对人们的生产生活等产生了重要影响，已融入到人们生产生活的各个方面。高校是智力资源的高地，是人才培养的重镇，为推动经济社会发展提供了智力支撑。在高校人才培养过程中，产生了大量档案。借助新一代信息技术，实现档案的信息化，建构档案信息化管理体系，将全面提升档案管理及利用效能。[1]

一、高校档案信息化能提高档案利用效能

信息化时代要求高校档案管理依托网络技术、信息通讯技术，将信息化模式充分融入到档案管理中，把高校科研、人才培养以及社会服务等方面的大量档案数据资料当成一个整体进行处理，形成信息化档案资源，再借助互联网，形成了超大规模管理信息化系统，全面扩大档案共享范围，提升档案信息的整体利用效能，确保档案事业的和谐发展。借助计算机加强档案信息化，使之成为可度量的文字、数据或者是图表，形成科学模型，呈现出一定规律性，转变成二进制代码并传送至计算机内部，进行统一处理，不仅能实现快速浏览，还能提高通用性、安全系数指标，实现档案信息效能的最大化。[2]

二、信息化视域下高校档案体系建设的重点

（一）档案的信息化与安全性。档案信息化是高校档案信息体系之基。具体来讲，高校档案信息化重点包含纸质档案、照片、音频及视频档案等的信息化，这主要是由于档案有其特殊性，档案信息的检索查询上存在诸多不便，在保管与利用上也受到不同程度的束缚。借助多媒体技术、信息图像技术等相关信息技术，对其进行信息化处理，将照片、音频、纸质文件、底片以及视频等新通过扫描仪、数码相机、音频收集器等，采用信息形式将其存于介质中，利用网络、数据库数据处理能力，提高档案信息使用效能。档案信息安全性是高校档案管理体系的重要组成部分。该部分重点包含完整性、保密、身份认证、不可否认性等方面，最基本的要求是保密性。档案信息安全既要保障档案数据的安全，避免被非法窃取与利用，又要保证档案信息的完整准确。（二）档案信息的管理与共享。档案信息管理重点包含数据的保管、信息的检索与使用等。信息的使用在档案信息管理中处于核心地位，完整的信息化档案管理体系包含目录、全文、图像、音频、视频等信息的管理。此外，加强高校档案资源共享有助于为师生提供灵活、便捷档案信息服务，实现档案的信息化。档案信息共享的重点围绕数据、使用者身份确认以及档案数据授权等方面展开，师生和档案数据经由共享机制实现关联，借助授权机制，将数据的访问权给予特定用户，用户可以通过修改涉密程度来实现对文件访问范围的控制。[3]

三、信息化视域下高校档案管理的创新思路

（一）提高档案信息化软硬件建设水平。档案信息化基础设施建设在档案工作中处于基础地位。加强档案信息化基础设施建设，需要坚持全局谋划、统一模式、分级创建以及安全保密的基本原则；突出档案信息化管理为基础，充分借助当前运作较为成功的校园网，创建信息化档案网络，全面推动高校信息化档案体系建设；适当通过增加经费，按照高校档案馆建设的要求，科学配置资源，建立工作站、数码相机、服务器、扫描仪、数码摄像机等基础性设施。在软件的开发与使用上，可以选择适宜高校档案信息管理方面的软件，并实现与校内OA办公系统实现对接，实现档案资源的共享以及自动化管理。（二）加大档案信息资源建设力度。在信息化时代，要把信息资源与实体资源置于同等重要位置，将它们发展成高校档案资源的主体之一。从当前对档案管理的情况来看，档案的信息化管理还处在初步发展阶段，在数据的搜集、使用以及管理等方面还存在一定随意性，容易遗失信息资源。同时，从高校档案馆发展的未来趋势来看，只有在提供充足信息资源的情况下，才能满足广大师生对信息的诉求，激发档案的生命力与影响力。。一是创建信息资源的统一标准。一般来讲，异构数据库容易导致“信息孤岛”的出现，会降低资源整合水平。为此，需要创建规范化、标准化体系，创建信息档案信息库，这是开展档案资源整合的基础与前提；需要创建元数据标准、电子档案存储格式规范、电子文档管理标准、音视频档案管理规范，更好地厘清现有档案的基本情况。二是加快传统纸质档案的信息化进程，从实际出发，创建信息化档案库。实现传统载体档案目录编排的信息化，创建档案的目录数据库，借助信息管理系统来共享目录内的信息资源。同时，借助多媒体技术，将经过整理与鉴定的音频、视频档案，转换成信息，并按照声音、动画、文字等创建档案数据库。也要加快文档的一体化管理进程，确保信息文件在背景、内容等方面的准确、完整。[4]三是强化电子类文件的收档与管理工作，并实现信息资源来源的多元化，包含电子文件、网页、博客、微博等，建立形式多样的信息资源，如在线档案、专题档案、信息档案目录以及档案教室等，确保提升信息档案收集与管理水平。四是实现档案信息资源共享。档案馆要充分把握高校信息化建设机遇，依靠网络发展的独特优势，建立信息化档案管理的计划与规划，依托通信、网络、多媒体技术等为基本手段，形成高校档案信息主页，实现网上档案的归档与检索，方便师生在线浏览，全面提升档案信息资源共享水平。[5]（三）建立档案安全技术支撑体系。首先，建立WEB下的档案管理服务体系。在当前高校综合集成档案信息管理系统中，主要通过计算机来完成档案信息的保存、检索、转化以及共享等。所以，高校档案信息管理体系需要为师生提供网状服务系统，方便师生根据自身需要来检索与浏览档案信息。借助强大的计算机技术，个人很容易在WEB上获得建议站点。其次，建立安全技术保障系统。在高校档案管理中，需要强化网络安全的管理工作，并采取相关的网络技术预防措施，免受黑客、电脑病毒等的攻，强化在信息安全与保密。同时，也要对高校档案管理系统进行实时监控，充分落实网络安全问题责任，建立信息安全保障系统。再次，建立师生/服务器相支撑的档案管理结构系统。高校档案信息管理系统能通过师生/服务器将高校档案信息管理体系、高校档案管理结构体系进行衔接，并将其分成客户机/服务器的结构模式处理共享型档案信息，借助商业逻辑、用户界面以及系统数据库，执行各自任务，完成档案信息的管理与共享工作。[6]（四）构筑档案管理信息服务体系，建立复合型档案管理队伍。首先，打造档案管理信息服务体系。一是建立高校档案用户需求评价指标，创建档案管理信息服务系统，让用户对档案信息管理系统存在的现实问题给出科学有效的建议，并对管理系统中教学档案、人事档案、科研档案等不同档案给出相应评价，进而从现实需要出发创建高校档案需求评价的整体指标，为档案信息管理体系的建构提供科学建议。二是善于从用户的现实需要出发，适当拓宽服务领域，对档案信息开展综合性管理，将多元信息类型采用编码程序转化成彼此联系的动态档案，并从用户对档案信息的现实需要、高校教育改革的需求出发，不断拓展高校档案信息服务体系，满足现实的需要。[7]三是创建人性化的档案管理服务系统。一般来讲，高校档案管理服务系统中包含了网络化信息化方面的内容。通过对用户需求的调研，全面了解他们对档案新系统的需要，有针对性地为用户提供科学的咨询服务，改善档案工作的服务水平，提高对信息管理系统的综合满意度。[8]因此，打造档案管理信息服务体系有助于推动高校档案管理信息化进程。其次，建立复合型档案管理队伍。信息化背景下，高校档案信息化管理体系属于高新技术项目，涉及通讯、计算机、网络技术等多个方面。这要求专业人员既要掌握计算机技术、网络技术，还要精通档案管理。所以，高校档案管理部门要在培养与提升现有档案馆工作人员素质的基础上，结合实际需要，引进计算机网络技术、档案专业等方面的复合型人才。同时，也要从档案信息化管理的未来需要出发，对从事信息管理方面的人员进行全面的培训，既要通过培训掌握专业知识，对涉及档案管理方面的知识开展综合性培训，提升培训质量，要建立完善的考核评价与竞争激励机制，激发广大档案人员的积极性，提升综合素养。[9]另外，也要建立人性化的管理服务系统，通过问卷调研形式，了解师生的需求，并有针对性地开展相关的咨询服务，改善服务态度与服务模式，提供热情、人性化服务，满足信息化条件下高校档案管理的现实诉求，全面提升档案管理水平。

总之，信息化时代的高校档案管理，必须借助计算机，实现档案信息化。信息化时代高校档案体系建设的重点，体现在档案的信息化与安全性、档案信息的管理与共享。为此，信息化时代高校档案管理体系建设，不仅要加强档案信息化软硬件设施建设，加大档案的信息资源建设力度，还要创建档案管理的技术支撑体系，建立一流的复合型档案管理队伍，全面提升高校档案管理水平。

参考文献：

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作者:杨旭中 单位:江苏医药职业学院