机关单位文书档案管理存在的问题及对策

摘要：现代科学技术日新月异，信息技术已经广泛应用到各个领域。这对改进工作方式，提高效率起到了至关重要的作用，反映了单位的现代化管理水平。把信息科学技术应用到档案的数字化、现代化是发展的必然趋势。

关键词：机关单位;文书;档案管理

一、机关单位文书档案管理现代化中存在的问题

1.档案工作意识亟待提高。实现档案管理现代化，必须要解决思想认识问题。基于对档案本质和价值属性的看法，全国各地的档案馆主要应在实现档案信息价值方面发挥主导作用，而大大小小的各单位档案室需要承担工具价值。机关单位档案室的现代化水平，直接影响到地区乃至国家的档案管理水平。由于档案传统的原因，档案管理重藏轻用，不能从根本上认识到信息化的重要性，依旧停于传统的案卷收集、整理阶段，设备不足，技术力量薄弱、检索受限、服务方式单一，因而档案人员意识不高，存在“等”“要”现象。等待档案利用者上门的被动服务方式是最常见的方式，即使较高层次的咨询服务，也只是进行“严格保密”基础上，利用手工目录索引和工具书进行服务，而忽视了对信息资源的挖掘和提供利用服务，文书档案的价值无法充分体现。另外，领导部门对文书档案管理工作重视程度不足。部分领导对文书档案工作的认识不够全面，认为档案工作简单，只需要内勤人员或文秘人员保存好文件，以备查考，或应付档案检查即可，不能在资金、设备的投入上予以大力支持，由此影响到档案管理工作者的积极性，最终降低文书档案工作的质量。所以增强档案的开放意识，服务意识，是档案现代化发展的必由之路。2.基础性工作规范程度不高。要正确处理传统管理与现代化管理的关系。档案传统不是只代表落后。实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程。有人认为有了电子档案，纸质档案会被渐渐淡化。将档案管理现代化完全代替纸质档案存在，在理论和实践上都是不可行的，前期的整理工作仍是档案管理的基础，因此，仍然要重视传统的基础整理工作。档案收集是归档的首要环节。从我国现行的档案管理体制来看，机关单位只能通过档案室与文书部门间接联系起来。因权责不明，造成机关文书、档案工作的脱节，因而材料收集往往不到位，从而直接影响到档案后续档案现代化工作的质量。因为档案的完整性在很大程度上决定了档案的价值和效用，如果应该收集归档的文书档案因疏漏没能收集归档，不仅影响到档案的完整性，而且不利于查考和利用，其发挥的作用也就大打折扣。在实际工作中，一些部门档案意识不强，没有很好地配合档案部门工作。为了自己工作的便利,将一些有归档价值的文件资料自行保管，存在丢失、损坏的可能。档案部门在得不到相关部门的配合支持时,就难以将材料收集齐全完整，进一步的档案信息化建设也就难以完成。这制约了档案管理水平的提高。3.档案人才缺乏，难以满足现代化的需求。文书档案的现代化管理，有别于传统纸质卷宗管理，需要档案工作者必须懂档案专业、又懂现代信息技术。但由于种种原因原导致专职档案人员缺乏。据统计，各机关单位从事档案管理工作人员中兼职人员居多，人员更换频繁，计算机操作水平低下，专业知识薄弱，缺乏专业培训。且多身兼内勤、文秘等工作，疲于应付日常事务，投入到档案方面的精力十分有限。因此需要提高档案管理人员的专业性，提升档案管理队伍建设。即使近些年来，很多机关单位在新建办公楼的基础上，极大改善了信息化建设硬件基础设施，在资金投入上较为充足，但因缺少相应档案专业队伍而阻碍了文书档案现代化的步伐。4.软件开发缺乏统一标准。目前而言，各地各机关在档案管理软件的开发上处于分散状态，且由于各单位认识上的差异，软件开发的侧重点不尽相同，缺乏统一标准，开发出来的软件在实用性、通用性、可靠性上存在着一定的不足，处于较低层次的开发阶段。这一方面不利于单位之间资源的相互交流和共享，另一方面各单位的硬件维护重复，浪费资源。5.涉密档案数字化存在安全风险。电子档案不同于纸质档案，它不具有原始性特征。由于是以电子计算机技术为依托，电子档案可被篡改并且不留痕迹的可能性大大增加，为保证档案信息的真实可靠，必须采取一定的防护措施。同时由于电子档案易于复制性和传播性，涉密信息泄露就成为需要重点防范的事情。为确保电子档案的真实可靠及信息安全，必须采取系列相应的防范措施。正因如此，电子档案在形成过程中要伴随着用户信息认证、电子签章、加密保护措施，保障电子卷宗在传输、归档、利用过程中的真实、可靠。

二、规范机关单位文书档案管理现代化的建议

1.深化档案意识，提高重视程度。改变传统的思维观念，跟上时代的步伐，才能适应社会的发展趋势，利用先进的思想观念和技术，建立与时俱进的管理制度，促进档案工作可持续发展。档案室要向数字化档案室方向发展，档案人员要改变原有的“等”、“要”的思维方式，要敢于主动参与到档案管理创新中来。现代文书档案管理要求主动地为社会各界提供各种综合性、战略性的高质量的档案信息服务，能够充分对文书档案信息资源进行深层次加工，创造新知识信息，为档案利用者和广大群众提供高质量的档案信息服务。在实际的工作中，领导层的决策在很大程度上影响着文书档案管理的层次。档案人员要积极主动地做好档案工作的宣传,主动提供有关档案工作资料参与决策需要,争取更多的支持。同时通过宣传，加大每一位成员的档案意识，形成“人人参与”的全员式档案管理，争取全体人员对档案工作的理解、重视，便于档案工作的深入开展。2.夯实基础工作，构建科学管理体制。如前文所述，要正确处理传统管理与现代化管理的关系，夯实档案整理的基础性工作。文件是档案的“前身”，要从这个源头抓起，做好档案的全过程管理,从档案的形成到档案的归档均要制定有效的管理方案，采取科学方法进行整理以及管理工作。文书档案主要来自外单位收文和本单位发文。对发文而言，在进行文件收集的过程中，要保证文件齐全完整、来源准确，不能弄虚作假；对收文而言，要仔细甄别和鉴定，保证收集有切实查考利用价值的文件，节约国家资源。通过计算机关键词的搜索，方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序。文书档案管理与职能部门业务管理相互发展，相互促进，加强文书档案对部门业务发展的指导，通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。3.加快数字档案室建设，实现“掌上查档”。数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施建设、网络建设、档案资源数据库建设、档案网站等方面的内容。其中档案资源数据库的建设是尤为重要的一环。它又包括目录数据库、全文数据库、电子文件的收集与归档。一是目录数据库建设。档案行政部门要积极推行开发标准较为统一，实用性、通用性、可靠性上较高的档案管理软件，统一录入标准，完善文书档案的著录，以方便检索。二是全文数据库建设。近年来，OA办公自动化系统的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来源主要包括：OA办公自动化系统、库存档案数字化、其他电子文档。OA系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与OA的转换对接。工程量较大的是在于纸质档案的扫描加工。根据档案利用者的需求，利用高速扫描仪等技术，将可能利用率高、关注度较多的档案进行扫描，最大限度满足用户的需求。通过档案系统管理软件实现目录、原文挂接，方便查询。三是档案查询网站建设。据了解，目前机关单位档案网站的拥有量和使用率还比较低。网站是各类档案展示的平台，因此要在技术部门的支持下构建设计合理、功能强大、智能化的档案网站，满足高层次需求，实现档案信息资源的有效共享。实现“掌上查档”。随着网络技术的发展，智能手机终端、微信平台、云技术、二维码等新兴科技产品及服务的出现，使“掌上查档”业务逐渐发展起来，数字化、网络化几乎无处不在。档案室可以利用网络平台推出远程利用服务，利用者仅用手机微信扫描单位档案室的二维码，便可成为用户，随时随地查看、利用资源，通过设置各种服务和查询规范，服务更加便民。4.加强电子档案的安全防护。与传统档案管理模式相比，现代化档案管理安全性需要得到足够重视。尤其新兴网络服务的不断发展，在方便人们利用的同时，也带来了安全方面的诸多问题。为保障档案信息安全，首先要从源头进行控制，建立健全安全保障制度，对需要上网文件、档案建立审查制度，可以成立审查小组，通过严格审查把关防止涉密文件、档案传输到公共网络上。第二是要完善软硬件安全设施，加大档案信息系统分级保护工作。区分涉密计算机、涉密网络的监管。对需要开放应开放的档案应当及时提供公开，便于利用。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。三是在对纸质档案进行数字化加工时，要做到严格安全管控。如果是进行数字化外包的项目，需要对保密资质进行把关，签订保密责任书。四是电子档案管理软件要科学完善，同时配备保密柜、加密软件等，确保电子信息数据安全、可靠。其他安全措施，如在计算机中装入防火墙、防病毒、安全认证等安全软件。同时做好重要的文件的电子备份，防止数据丢失、损毁造成不可挽回的损失。在提供对外查询时，计算机管理设备的运用应该根据用户的需要，以当页的形式呈现出来，不会看到无关的信息，不仅便于查阅，同时也提高了档案管理的安全性。5.加强现代化文书档案管理队伍建设。要适应档案现代化管理，必须组建现代化的人才队伍。首先应更多地选拔专业对口、知识面宽、层次高的人才进入单位，以提高档案队伍的整体素质。二是建立良好的激励机制。在保证档案工作人员在职务晋升、福利待遇等方面的权利外，也要奖惩分明，加强职业危机教育，建立日常的考核机制，激发档案人员的积极性和创造性。三是档案人员必须“充电”，对现有的档案工作人员进行任职教育和培训，更新其知识结构、能力结构，同时档案管理工作人员也要不断加强自我修养，主动钻研信息技术、现代化管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，成为具有创新意识和科研能力的档案专业人才，能够对文书档案资源进行深加工，进行编研开发，创造新知识信息，合理利用档案信息，为档案利用者和广大群众提供更高层次的档案信息服务。信息化和现代化是当今社会发展的大趋势。加快文书档案信息化，不断更新档案管理理念，积极探索和尝试新的档案管理手段，才能更好地为机关单位工作服务，才能为社会发展做出贡献。加快机关单位档案信息化设施建设，推动文书档案电子信息规范化管理，实现诉讼档案管理现代化，是机关单位坚持执政为民，阳光执政、建立公信力的的重要举措。随着档案用户权利意识增强、我国法治化水平不断提高，档案用户利用档案满足文化需求、维护自身合法权益的需求愈加强烈，客观上加快了各单位文书档案信息化建设步伐。通过档案信息化建设的全面推进，方便群众利用。总之，文书档案现代化是一项长期性的系统化工程，需要人人都参与进来，转变意识，共同推动档案现代化建设。

作者:亓春波 单位:宁夏银行

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