数字城建档案馆建设论文

一、我馆数字化工作回顾：

近年来，全国城建档案馆在档案信息化建设方面都作了大量的工作，经历了从单一到综合，从独立到网络，从内部到Internet的发展过程，建立了相应的计算机管理系统，发挥了较大的作用。天津城建档案馆为了适应发展，一直十分注重进行档案管理的现代化建设，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作。1997年成立了《城建档案信息计算机光盘管理系统》课题小组。并于1999年与“北京高电光盘技术联合公司”联合开发了城建档案信息管理系统，（基于WindowsNt操作系统，Oracle8i数据库，客户机/服务器的C/S操作模式）系统以城建档案信息为开发主体和核心，加大了城建档案信息处理的深度和广度，是一个全方位、多层面管理的档案信息管理系统。2000年系统一期开发完成，2001年，购置HPLH6000服务器，双机热备份，HPR12磁盘阵列柜，完成了高速局域网的建设。磁盘阵列存储，双机热备系统，解决了档案系统海量数据存储与实时查询的矛盾，又提高了系统的安全可*性及抗灾难性。2002年实现了馆藏7万卷档案的数字化处理工作。著录档案73000卷，扫描文件33026卷，扫描图纸20756卷，目前总数据量已达230G.。初步实现了馆藏档案信息的计算机管理，大大提高了工作效率。城建档案馆计算机的应用水平也有了很大的提高，城建档案馆的信息化工作取得初步成果。

但随着数字技术和计算机及其设备的成熟和发展，信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，城建档案的基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移，目前现有的档案管理系统工作模式，以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求，主要体现：1系统平台的局限，原来系统是由PowerBuilder开发完成，在Internet飞速发展的今天，利用C/S体系结构开发的系统在很大程度上无法达到数字化城建档案馆的要求，从平台选择的本质上必须作调整，采用Browser/Server体系结构。2.功能的局限：原有系统在统计的灵活性、全面性、方便性无法满足社会各方面高层次的需求，查询系统无法实现跨库查询，使档案利用出现不便，3.业务、行政办公自动化不成体系，无法适应数字局的基本要求，虽然我馆已拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品但电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。档案馆自身的技术和信息化基础设施相对落后。4提供利用方式传统单一，仍未走出封闭状态。仍停留在必须到馆查询的阶段，与不断增长的需求量和现代信息利用方式差距较大，

5随着新技术革命的不断深入档案的存储载体发生了变化，纸质档案已不在是唯一的档案存储载体，声像档案、电子档案等现代技术制作的机读档案数量不断增加，如何存储、开发成为新的课题，电子文件接收归档管理仍没提上日程。

因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化，已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势，我们迫切需要加快数字城建档案馆建设。

二、数字城建档案馆开发原则：

数字城建档案馆开发需遵循“先进实用、安全可*、开放灵活”的原则，系统以开发利用城建档案信息，建设数字城建档案馆为目的，以城建档案管理标准规范为依托，以数据库为管理手段，以磁盘阵列为存储介质，利用计算机网络技术、信息处理技术、图象处理技术等现代科学新技术，实现馆藏纸质档案、声像档案、电子档案的信息数字化及海量存储，实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节，及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理，同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能，支持互联网的应用和远程查询，有效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。

三、建设目标：

1提高城建档案馆的信息化建设整体水平，建设全国一流的数字档案馆。

这次开发将建设一个馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化的数字城建档案馆。实现馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用，满足社会各方面的利用需求，具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力，做“数字城市、数字局”合格的基础数据源。城建档案馆将更加贴近城市建设的脉搏，将为城市建设提供更及时、准确的档案信息。

2实现对档案信息的多功能开发，更加合理利用档案信息资源。

1999年，我馆在开发档案信息管理系统时，率先提出了城建档案计算机管理系统应以“城建档案信息”为主体和核心的观点，系统水平在全国一直处于领先地位。这次升级新系统将运用当今新的开发工具，克服PB这种老开发工具的局限性，在原有C/S结构上，增加B/S结构，我们将通过升级改造，1完善各项功能，2增加信息量：开发声像档案、地矿档案、地名档案等新类型档案的信息，通过业务信息与现有档案信息系统的衔接，进一步整合档案信息，优化信息源，实现档案信息更深层次的开发，我们将建立一套针对档案实体、档案信息并行管理的新模式。为实现数字城建档案馆管理探索一条新路，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。

3简化工作程序，提高工作效率与质量。

（1）城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的办公自动化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、统计、打印等工作，实现网上办公。将手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，可以改变目前我馆目前有些工作周转时间长，程序多。工作量大，耗费时间长，准确率低，工作烦琐的现象

（2）业务办公、行政办公自动化的实现，使城建档案馆的信息化工作从点发展达到面，改变了原先在办公自动化应用方面的空白，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。使之能够适应规划国土资源局对全局的信息化工作的要求，适应城市建设、发展的基本需要。

（3）相关电子数据直接导入系统，保证了档案信息质量。

目前档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案整理著录软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可*、完整的文件和档案。从根本上解决档案著录数量大、时间长、费用高的问题，改变由档案馆来进行数字化的被动局面。

4实现档案信息的资源共享，为城市建设、规划、管理服务。

城建档案管理信息系统通过与局电子档案系统的连接，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，这不仅实现电子文件、档案一体化管理。更重要的是实现历史数据与现实数据的互动交换、有效查询，。它将一方面为规划、设计、管理人员，为城市规划、管理工作提供更方便、更快捷的服务，另一方面，也为档案馆丰富馆藏，更好为社会服务开启了一扇新的大门。

5实现业务管理工作的程序化、规范化。

通过办公自动化系统推广业务工作中的规范化标准，统一工作程序，统一指导思想，实现业务指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证进馆档案实体及其信息的质量。

6.开发网上办公，实现服务模式的根本转变。

随着城建档案馆服务模式转变的需要，深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主题与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及，发生了根本的改变，用户从网上查询城建的档案的需求日益增加，开发建立高速互动、突出本行业特点的网站，成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。

7.引进最新的立体仓库的建设思想，改变传统的库房管理方式。

在库房管理中运用三维立体显示技术与温湿度监控、自动报警系统相结合，是我们这次开发的又一亮点，它将立体显示各库房的情况，如：温湿度监控、库存档案占位情况、库房空位情况、某卷档案在库房中的具体位置等，实现库房管理真正意义上的现代化管理。

四、开发内容：

1.城建档案信息系统升级。

实现由原C/S结构，升级为B/S结构，同时增加以下主要功能：

（1）信息查询实现各类档案信息的跨库查询。

（2）著录信息项动态维护，能自行编辑定义统计报表，加强信息编研功能，实现灵活信息分析汇总功能。

（3）建立标准的数据接口：满足与国土资源局电子档案管理系统数据交换功能；工程档案电子文档接收与档案信息系统的数据导入接口；图纸录入能支持各种图形文件（包括CAD格式图纸）的导入。

（4）实现与办公自动化系统的衔接。

（5）开发管理、整理著录小程序。

（6）解决声像档案（录像带）信息数字化海量存储、管理。

（7）实现库房管理的三维模拟图形处理及恒温恒湿系统系统的数据接入。

（8）新增地名、土地出让等档案类别的数据库管理功能。

2.业务办公自动化：围绕城建档案馆目前业务工作，实现各项工作网上办公、信息共享。

3.行政办公自动化：实现馆内公文的网上运转、归档、管理。实现馆内行政事务办理的网上督察、考核。实现固定资产、办公用品、工资的自动化管理。

4.网站：建立一个为社会提供优质服务的，具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上办公等功能的高度互动的网站。重点是实现基于数据库的、即时的在线查询系统，用于各类信息的实时，要求具有管理功能强大，速度快，可扩充能力强等特点。

五、开发技术路线：

系统技术路线：操作系统平台：采用Windows系列Windows2003Server

数据库系统：采用Oracle9i

WEB服务器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)

系统开发模式：基于Brower/Server体系结构

开发工具：采用微软的.NET技术。

六、目前实施情况

1、数据准备：截止2004年8月，天津市城建档案馆已完成著录档案8万卷。扫描文件44000余张，图纸36000卷。

2、标准制定：几年来先后制定《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》《天津市建设工程文件整理归档规范》等一系列标准化文件。

3、技术开发：业务办公、。业务办公自动化系统已开发完成，现已进入试运行阶段，档案信息管理系统升级将在9月10日完成，网站也将在九月中旬开通。SAN存储区域网建设已经完成设备采购，进入安装调试阶段。

七、几点体会：

1、提高认识，树立信息化的意识。

在全球信息公开程度越来越高的形势下。档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象逐步扩大，必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，增强信息化的紧迫感和责任感，要认识到在这个信息时代，只有充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用，将“死档案”变为活信息。档案部门才能有自己的地位，才能获得上级支持，加大资金投入。

2、解放思想，转变观念。

首先要树立以市场需求为导向的观念，围绕社会需求开展数字馆的建设，档案馆馆藏的档案资源浩瀚，不加选择地全部数字化是不必要的。我们应根据社会需求，研究确定数字化的原则，我馆采用的原则是部分馆藏数字化，优先数字化馆藏中利用率高的、重点工程、特色档案。这样一方面加快实现馆藏档案数字化的速度，另一方面节约资金。其次树立服务观念，要以向社会提供高效能的服务为最终目的。为社会服务，传统地提供档案原件的方式，不能适应社会需要，只有对城建档案信息进行标准化处理，加大档案资源的开发深度，才能满足全方位，多层次，多专业的需求。我们对馆藏十几类档案进行了详细的调研、分析，特别是进行了利用分析，我们没有采用当是较为普遍的通用的系统结构，而是根据各类档案的不同特点设置了十三类库结构。通过多层著录，深度标引大大加强了档案资源的开发深度，同时我们还本着“以人为本”的设计思路，在检索图径、检索层次、可浏览内容等各方面都充分考虑利用者的需求。第三要树立以“档案信息”为主要管理对象的观念。转变以档案实体为主要管理对象的传统观念。数字档案馆的建设要围绕这一观念去进行。

3、注重前期准备，突出开发需求。

我馆从长远维护考虑，采用“以我为主，联合开发原则”开发方式。因此开发的前期准备工作十分关键。我馆分六个阶段进行准备，第一阶段是市场调研。既对开发技术、开发公司又对馆内、社会需求进行调研。

第二阶段考察阶段，对有关软件开发公司进行考察，审核其相关的资质材料、开发业绩。第三阶段是需求，我们召开城建档案馆数字化开发需求会，组织通过初选的软件开发公司来馆，了解馆目前业务情况及原有系统情况。听取馆开发需求，并提出统一要求，限时上报开发方案。第四阶段方案评审阶段。为了保证开发工作的科学、严密、公平、公正，我馆聘请计算机、档案等专业的有关专家组成专家评审组。召开城建档案馆数字化建设方案评审会：由各软件公司汇报方案。由专家评审组，对参评单位的方案进行评审。第五阶段确定合作的开发公司。我们根据专家意见及商务谈判的结果，选择优尼泰信息技术有限公司为开发合作公司。第六阶段深化需求阶段。馆计算机开发部门同开发公司、相关业务部门一起对用户需求进行功能性的深化。初步摸清城建档案馆的业务流程、数据流程和数据规模，明确各职能科室所要处理的数据，科室间的发生的数据量，以及对计算机系统的功能需求和性能要求，规范了各类表格、名称。我们用需求推动开发，用开发拓展需求。让用户与计算机开发人员充分交流，，让用户在开发初期，就能看到原型。增加开发过程透明度，尽量减少后期的修改，实现效率、质量的双赢。

4、档案信息质量是数字档案馆的根基。

信息质量关系到整个系统建设的成败，在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。我馆为严把档案信息质量关，建立档案数字化的全程控制，我们编写了著录扫描培训教材，对每个上岗人员进行岗位培训。同时建立三级审验制度。一是录入人员要对数字化的档案进行整理检查。看看是否符合整理规范，分类排序是否正确。二是科室项目负责人对数字化档案进行数据质量、图象质量的检查，并对著录数据进行核查。三是室主任对数字化档案进行抽查。保证档案信息数字化的质量。

5、基础工作是数字化的前提，基础工作先行才能保证系统的，从1999年系统开发，我馆一直同步抓好档案的基础工作。

（1）进行标准化规范体系的建设。标准规范体系建设是实现数字馆的保证、基础、条件，系统建设，标准先行，只有安计划有步骤地作好信息标准化，才能建立坚实的数据管理基础。我馆目前已从管理、业务、技术三方面出发，围绕数字档案的采集，信息著录管理，信息安全与维护等内容分阶段分步骤来进行数字城建档案馆的标准规范体系建设。目前已完成《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》等标准化文件的制定工作。（2）馆藏档案进行标准化整理，几年来，我馆先后完成建管档案、用地档案、规划档案、地名档案等4万余卷旧档案的整理。为馆藏档案的数字化打下了坚实的基础。

（3）通过业务指导，规范新进馆的档案质量。

6、基础设施投入统筹规划、分步进行。

要考虑到数字档案馆的建设是一个较长的过程，硬件设备购置不可能一步到位，因此我们要从实际需要和长远打算出发，制定一个长远的有发展潜力的配置计划，注意数字化设备配置的成套性，注意档案数字化设备硬件与软件的集成性，以及设备与馆需求的适应性。力求使其具有较强的支撑能力和扩展能力。

7、加强人力资源的开发与人才培养：完善职工继续教育、岗位培训、奖惩机制的建设，提高职工应用新技术、新设备的能力，增强业务培训。引进人才，保障数字城建档案馆的顺利建设。