连锁超市采购风险管理刍议

摘要：企业的经营发展需要采购管理提供一定的支持，对于连锁超市的发展来说，采购管理将直接贯穿到整个管理过程。通过进行科学化的采购管理，可以有效地保证商品的品质，降低连锁超市的经营成本，提高资金的周转率。本文将指出连锁超市在采购管理中存在的风险，并且制定针对性的优化措施。

关键词：连锁超市；财务视角；采购管理

一、引言

对于连锁超市来说，采购管理是否得到了进一步的完善，将会影响到整个连锁超市的发展。现阶段的连锁超市在管理的过程中，往往疏忽了采购部门的管理，而这对连锁超市发展是重要的，或者轻视了采购部门与供应商之间关系，影响了连锁超市的经营发展。

二、连锁超市在采购管理中存在的风险

（一）没有形成完善的岗位分工结构。具有完善的岗位分工结构是保证连锁超市平稳发展的关键性因素之一。一般情况下，连锁超市在长期的发展过程当中形成了较为成熟的管理结构，但是现阶段我国一些连锁超市，尤其是中小型连锁超市缺乏完善的管理结构。经过调查显示，当下我国一些中小型连锁超市，在分配采购员时大多是按照商品的项目进行分类，每一个采购员有自己专业负责的商品项目，进而通过专人专项的方式对连锁超市的采购进行管理。这样的工作方式简化了管理部门的工作流程，但是却存在诸多缺点。许多采购员在管理过程当中，并没有对整个采购系统形成完善的管理意识，所以缺乏对整条采购流程的管理效率，而中小型连锁超市的采购管理模式，却要求采购员对整条采购流程进行负责，采购人员在管理的过程当中，很可能会由于工作上的缺失而导致商品的经济效益受到了损失，进而影响到了连锁超市的财务管理。（二）采购部门缺乏合理的采购计划。现阶段一些连锁超市会在每月月初根据本期商品的销售情况，对不同的采购员制定针对性的进货金额。中小型连锁超市的经济成本有限，所以对采购金额的限制力度较强。采购员在制定采购计划时，往往是根据上个月商品的销售情况以及同期销售情况进行综合性的考虑，这样的订货方式在一定程度上可以保证连锁超市的经济效益，但是却使得采购员的工作量大大增加。采购员在制定采购计划时，需要不断地将同期的销售情况进行对比，使得采购人员的工作量加大，影响到了采购部门的工作效率，阻碍了连锁超市的财务管理。（三）采购验收不规范，付款审核不严格。超市采购管理的重要环节之一是验收，验收人员是否针对采购方案中要求的货物进行核算，直接关系到了连锁超市之后的运行状态。现阶段一些连锁超市存在着采购验收不规范的情况。时令蔬菜和新鲜水果是超市销售量最高的物品之一，并且由于商品的特殊性质需要采购人员进行频繁采购，导致验收人员的工作量加大。验收人员在对快销商品进行验收时，往往会简化一部分的验收流程，因而导致许多不合格的商品流入到超市当中，影响到了超市的正常经营，增大了超市的经营风险。一些连锁超市对于付款审核没有严格的要求，也没有针对性的管理制度，导致这些连锁超市在付款审核阶段出现了较为严重的错误，直接影响到了连锁超市的经济效益。（四）中小型连锁超市的采购管理信息系统有待完善。有些中小型超市，为了增加商品的销量，会不断的提高商品的促销档期。促销商品的经济效益和实际成本会与一般的商品有所差距，连锁超市在选择促销商品的时候需要考虑到所有门店的发展情况。采购部门在对促销商品进行管理时，需要将超市自身的促销商品统计到信息管理系统当中，这一工作需要耗费大量的时间，但是这些信息往往不能在所有的门店得到共享，影响到了连锁超市整体的发展，导致采购部门的工作量不断加大，还影响到了连锁超市整体的财务管理，所以中小型连锁超市的采购信息管理系统有待完善。

三、针对连锁超市在采购管理中存在的风险提出的优化措施

（一）建立完善的采购组织系统。要想保证连锁超市采购管理的完善性，需要加强采购部与仓储中心的合作。在连锁超市的管理过程当中，采购部门与仓储部门的工作标准具有一定的关联性，所以在实际管理的时候，不能够完全将两个部门的工作进行明确的划分。连锁超市在制定订货的制度时，需要向采购部门和仓储部门共同征求意见，采购部在订货之前，应当先与仓储部门进行及时的沟通，进而根据货物的储存量以及超市实际销售情况进行针对性的采购。通过将采购部门和仓储部门的工作进行联系，可以加强双方的牵制作用。当出现采购问题时，需要双方共同进行承担，进而加强了对连锁超市商品销售情况的关注程度，同时也加强采购部门和仓储部门之间的沟通，能够及时避免缺货以及货物积压现象的发生，进而避免由于货物积压而导致超市的财务损失。通过对热销商品情况的及时掌握，进一步促进连锁超市经济效益的增长，有助于连锁超市的财务管理。其次对连锁超市进行规范化的采购组织建设，还需要进一步规范采购部门的岗位管理，通过对采购流程的严格要求，使得采购部门的工作质量得到大大提升。（二）制定合理的采购计划。连锁超市制定合理的采购计划，可以进一步保证连锁超市资金周转的科学性，降低连锁超市的经营成本。采购人员在制定采购计划时，需要结合的不仅是本期该商品的销售量，更多的应当看重商品的销售趋势，在日常的工作过程中对商品的销售量进行统计和分析，进而在月末对商品的销售趋势得到准确的结论，进一步降低采购人员在采购时的工作量。通过制定合理的采购计划可以增加采购商品的销售数量，并且避免了商品积压以及短缺的情况，促进连锁超市的财务管理。（三）建立严格的采购验收制度。保证连锁超市采购环节的正常运行以及严格操作，是连锁超市在采购管理中的重点项目之一。对连锁超市的采购验收环节进行严格的管理，首先要制定针对性的采购验收制度，在制度当中要说明采购验收的流程，进而对采购验收的操作进行明确的规定。并且要针对验收环节出现的错误而导致的损失，进行相应的惩罚机制，对验收人员起到一定的警示作用，避免之后的采购验收环节出现同样的或者更加严重的错误。为了保证采购验收环节的责任管理，要在制度当中明确规定，采购验收人员具体的责任制，在具体的验收过程当中，实行专人专制，提高工作人员的责任意识。采购验收人员在对货物进行验收之后，要开具明确的验收证明，进而对商品的质量进行详细的说明，对其是否符合相关规定进行判断，避免在售卖过程中出现质量问题。当有质量不合格的商品出现之后，验收人员要及时与超市的管理人员进行沟通，将相关的验收结果进行上报，进而使得连锁超市的管理人员能够与供应商进行及时联系，按照合同规定及时将商品进行更换，避免影响到超市的经济效益和形象声誉。（四）完善连锁超市采购管理信息系统。在我国连锁超市的数量不断增加的市场发展环境之下，中小型连锁超市的发展受到了更多的阻碍，所以在发展的过程当中，应当先制定长远的信息系统规划。如何针对不同的供应商和不同的商品属性签订针对性的合同，对于中小型连锁超市的发展具有决定性的作用。所以在中小型超市的信息管理系统中，要针对不同的供应商收集其相关的数据，进而进行详细的分析，再结合超市的发展计划，筛选合适的供应商进行合作。在合同当中要根据供应商以往合作过程中的缺陷制定针对性的解决方式，进而使得采购部门在采购的过程当中，能够针对性的选择商品类型，避免之后影响到连锁超市的经济效益和财务管理。

四、结语

连锁超市在对采购进行管理时，首先要具备完善的采购管理系统，并且要不断加强与供应商的合作和沟通，通过对供应商进行针对性的信息档案管理，避免连锁超市遇到财务管理风险。最重要的是，企业应当制定有针对性的合同，根据供应商以及合作商品的属性，在合同当中应明确规定合作注意事项，避免由于商品问题影响到连锁超市的正常经营管理。

参考文献：

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[2]梁志杰，陈思宇.物流视角下中小连锁超市的成本控制困境与策略分析[J].物流技术，2014（13）.

[3]王云.连锁超市采购架构设置及采购策略的系统分析[J].科技资讯.2009（11）.

作者:张翠霞 单位:利群商业集团股份有限公司