浅析企业采购管理与成本控制

摘要：独立院校后勤企业工作具有一定的特殊性，其为学院各项工作正常运行提供重要保证，其中采购管理水平一定程度上决定了学院运行成本。目前，后勤企业尚存在着采购流程不规范，管理人员缺乏有效监督等现象，不仅增加了学院经济负担，而且也会产生严重的浪费问题。基于此，本文针对独立学院后勤企业的采购工作提出了相应的采购管理原则，并在此原则下，分析提出了成本控制措施。希望进一步强化后勤企业采购工作的操作性，有效节省成本，提高后勤企业的经济效益。

关键词：独立学院后勤企业；采购工作；管理原则；成本控制措施

近年来，独立学院招生规模不断扩大，也相应增加了运行成本，尤其是在学生数量激增的背景下，后勤企业的采购成本增加显著，这在一定程度上增加了采购部门的工作压力和工作难度。因此，只有做好后勤企业采购工作的管理和成本控制，才能更好地提升服务质量。为做好这项工作，相关人员必须充分了解采购与成本控制的关系，并且积极制订控制采购成本的对策，帮助后勤企业解决当前采购过程中存在的难题。本文将围绕这一内容展开分析。

一、采购管理工作中的管理原则

在学院整体成本管理过程中，采购工作发挥着十分关键的作用。后勤企业通过有效的采购管理，可以帮助学院压缩运行成本，扩大收益。因此，认真遵守管理原则具有一定的必要性。1.采购时应遵守的原则。第一，在操作过程中，必须结合学院对物品的需求情况，这也是目前开展后勤企业采购工作的重要原则。在采购过程中应对产品性能整体思考，了解学院目前需要物品的功能是什么，之后对产品性能进行全面考量，检查其是否达到质量要求，对于标准不合格的产品应禁止购买。第二，在实际采购过程中，需要注意合理选择物美价廉的物资或者材料。若所需材料体现的功能与学院需求相符，则可以挑选价格最低的材料，避免在实际过程中过分追求品质和性能都高的材料。若这些条件明显超出了学院的需求，则会出现一定程度的浪费，直接增加采购操作成本[1]。第三，在设备购置过程中，必须认真分析对其运作成本产生消耗的情况。即在购置各类设备时，不但应充分考虑设备的本身价格，还要对使用以后产生的各种消耗进行整体分析。目前使用的一部分设备，本身功能与价格都与要求相符，但由于使用过程中采取相对滞后的技术，将直接影响到设备自身的结构与使用功能，容易发生缩短使用寿命和增加维护成本的问题，甚至在实际操作中由于本身结构缺陷而产生更为严重的损耗，无形之中增加了运行成本。2.采购工作管理原则。第一，科学决定供应厂家。这项工作是开展采购工作最关键内容。市场上供应厂家千差万别，资质、技术水平各不相同。要严格按照准入制度认真落实，注意尽量延长合作时间，构建科学选择体系，完善考核方式，认真登记商家信誉，确保其可以长时间为学院供应优质产品。第二，认真选择产品。在明确供应商家以后，必须认真审核质量，结合学院各个部门对不同产品的要求，明确质量相适应的产品，以确保与教学工作要求相符。第三，明确数量和供货时间。一般来讲，都是各部门的需求数量和使用时间，受制于供应厂家的供货能力和供货时间。由于各类因素带来的不同影响，比如运输过程等，故应综合各种条件，科学确定采购数目，并合理设计时间。第四，认真比较价格[2]和适度控制价格。当上述因素基本明确后，要科学分析价格情况，在确保质量的情况下，利用协商方式开展有效控制，确保得到合理且低廉的价格。

二、成本控制措施

1.控制后勤企业采购成本是重点。一是健全采购系统。一方面需要对系统不断健全，明确规定申请物资采购的格式与要求、操作流程、责任归属与各个部门之间的联系、报价、规格与方式等，报请有关部门的审批。二是在正式操作之前，要仔细明确申报采购物资的类型与数量，避免发生错误和需要退换的现象发生。在确定后需根据要求，全面开展有关采购产品的市场调查工作，具体对价格、质量等重要数据进行搜集与整理，并与相关单位及时沟通交流。三是明确工作与付款。当供货方将物资送达后，后勤企业应当结合采购计划与订单信息等进行比对，检查是否与申报材料相符。确认无误后，检验质量并且开展验收操作，合格后可实施入库。对应的报销工作，需要入库结束后，并征得上级管理者批准同意后进行办理，禁止有关人员直接报销发票。四是建立全面的价格体系。这一体系包括全部价格信息及评估数据。相关部门应当及时、准确地录入全部材料价格，建立专业的价格档案，并且认真比较每一批材料价格和档案中价格，找出差异出现的原因。同时，还要构建一个评估价格体系，通过专业的评估小组对其认真分析，要全面收集整理材料价格，对当前价格水平开展整体评估，之后整体更新和评估归档后的价格。2.整体控制采购流程。第一，对供应厂商的产品或服务成本进行整体预估。这项操作可以通过对其设施的考察评判，提出有关问题，得到有价值信息，进一步对其成本有效估计。首先，需要对产品用料整体了解，产品制作所需人数，及在生产流程中直接使用设备的综合投资成本[3]。其次，以团队形式对供应商的设施进行考察，团队最少需要三人，即使用单位、采购人员和监察人员，并且各司其职，为每个人成功分配一个成本动因。比如，使用单位人员可能十分了解设备，一般都要掌握全部应用的生产设备和相应供应商。相关采购人员的工作是对制造所需的原料整体把握。而监察人员一般则是计算人数，进一步分析操作程序与人员安排。当对供应商分配成本情况整体掌握以后，可以与供应商共同实现最大比例的成本有效降低，进一步帮助学院节省成本。若想要和供应商建立一种长期的合作关系，就应努力获得共赢。第二，对相同院校的操作成本准确计算。预测相同院校可以获得关键信息，有利于严控成本，保证绝对优势，从而更好地发展。评价竞争能力不仅是对同行业积极瞄准，还需要仔细分析相同级别院校现金流和成本，并且对他们存在的优劣势准确评测。第三，为本校设计目标成本并努力挖掘能完善的内容。成本核算要求学院不断寻找应完善的领域，对实现这部分目标应付出的代价进行积极分析，并且对形成的价值做有效研究。第四，明确需要改善的程序，不断增加操作价值。基于现金流角度对学院改变财务情况带来的可持续影响以及贡献能力进行整体分析。其中资金流入量与流出量之间差值即现金流。而对应的流出则是学院发展和购入固定资产需要支出的税额，这部分开支具有必要性。具体包括劳务、水电费用等[4]。通过对实际或预测现金流入与流出进行科学计算，可以整体把握学院的情况，为科学制定发展决策提供依据。

三、结束语

独立学院后勤企业采购管理工作发挥着重要作用，这项工作包括很多内容，其管理效率一定程度影响后勤企业运行成本，直接决定了学院后勤工作的服务水平。因此，只有不断改进采购系统，贯彻落实各项规章制度，形成完善的价格体系，才可以保证这项工作的质量，从而对其成本进行有效控制，达到降低成本的目的。

参考文献

[1]诸桂英.构建独特企业文化推进高校后勤企业发展[J].中国电力教育，2007，（5）：116-117.

[2]黄长富.浅谈高校后勤企业化管理的问题与对策[J].经济与管理，2002，（9）：29-30.

[3]孙伟明.高校后勤企业财务管理体制改革探讨[J].扬州大学学报（高教研究版），2003，7（1）：44-47.

[4]蒋忠樟，冯拾松，孙顺源.教育集团化高校后勤企业的成本控制[J].中国教育技术装备，2015，（2）：54-56，59.

作者:张荣 单位:南京邮电大学通达学院