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电力企业合同管理优化策略研究

[摘要]社会的快速发展在一定程度上推动了信息技术的发展。在此背景下我国电力企业各方面均受到一定冲击,作为企业管理重要组成部分的合同管理出现了合同制定滞后、合同履行难以控制的问题。因此,如何利用信息化手段优化电力企业合同管理,是文章探讨的重点。

[关键词]信息化;电力企业;合同管理;优化

电力企业与国计民生密切相关,在信息技术不断发展、电力体制不断改革、顾客需求不断增长的今天,电力企业经营环境日益复杂,面临着越来越多的竞争与风险,这无疑增加了合同内容复杂性与合同管理难度。针对这种情况,本文认为应该将信息技术应用到合同管理之中,使电力企业合同管理朝着信息化、规范化方向发展。

1信息化合同管理概述

合同是企业交易的重要契约,项目管理与企业管理需要提高对合同管理的重视,将合同管理理念贯彻落实到实际,以信息化手段促项目安全、质量目标的实现。企业信息化合同管理体系强信息技术作用,换言之,企业信息化合同管理体系是基于信息技术所构建,现阶段的企业信息化合同管理体系具有单独性,集成于电力企业体系之中,利用电力企业与时俱进的管理理念与思想构建与经营绩效评价相关合同管理平台。企业合同管理涉及多方面内容,如合同业务、合同项目等,是一个循序渐进的过程,其中合同业务管理在合同管理中占据重要地位,是合同管理不可或缺的部分与需求,信息化合同管理可以有效提高业务管理效率与质量,使企业合同管理朝着信息化、规范化、动态化方向发展,并拓展合同管理作用与功能,主要包括合同更改、合同支付、合同过程管理等。

2信息化电力企业合同管理可行性分析

合同管理在电力企业管理中发挥着至关重要的作用,首先合同管理在工作总量上占据较大比重,其次合同管理指的是企业在遵循相关法律规定的基础上将自己视作当事人进行合同订立、调整、解除与监督等行为的总称。该概念强调合同管理存在系统性与动态特征,与合同订立、履行等密切相关,即贯彻整个系统,深入相关细节,而且高度重视系统变化,一旦发现隐患及时处理与解决,避免造成损失,这在一定程度上也决定了合同管理存在不同层面的表现,其中以全局性表现与微观性表现为主。但现实中,部分电力企业合同管理存在一边倒的现象:在规避合同法律经济风险方面投入过多的时间与精力,为合同订立做好相应的准备工作;合同履行易受多种因素影响,只有做好合同监管工作,才能更好地保障合同履行过程的合理性与科学性。但部分电力企业并未认识到这一点,对合同监管有所忽视,增加了合同管理风险。以合同生命周期为依据来说,合同履行相较于合同签订而言在合同生命周期上占据的比较更大,只有在注重合同签订的同时重视合同履行,才能有效避免相关隐患,提高合同管理效率。通过了解发现,当前部分电力企业之所以存在重前期管控的现象,很大一部分原因在于电力企业管理工作模式与体系在信息控制方面处于薄弱地位,在进行合同订立前可以轻而易举地获取所需信息与资料,并加以控制;而合同履行是一个循序渐进的过程,信息既复杂又凌乱,整理难度较大,这在一定程度决定了合同订立以归档为主要标志,少数电力企业甚至将合同订立视作合同管理完成的标志。在社会不断发展的今天,信息技术被广泛应用于社会各领域,其中包括电力企业管理领域,随着信息技术与电力企业管理体系的不断融合,电力企业合同管理有了新的变化,越来越多的信息被管控与追踪,而且移动设备广泛应用到信息反馈上,在加快信息录入速度的同时提高了数据时效。另外,信息化手段的应用为管理人员信息获取与监督提供了极大的便利,这些信息对管理工作实施具有决定性影响,而传统的合同管理存在合同履行难以追踪的问题,影响了合同管理工作的顺利进行。

3如何应用信息化手段优化电力企业合同管理

3.1做好风险管理信息化建设工作。风险规避、风险管理一直以来都是合同管理的重点工作,是否进行风险管理衡量对风险管控质量有着决定性影响。电力企业相较于其他企业而言存在一定的特殊性,结合电力企业经营实际来看,合同风险受多方面因素影响,来源于不同方面,信息获取难度较大。信息化支持下的合同管理信息采集与信息系统发生了一定的变化,首先就信息采集来说,信息采集不再拘泥于固有环境,网络应用提高了合同风险管理效率与质量;其次就信息系统来说,信息系统可以依据合同管理相关信息与资料进行其他相关历史行为与经济发展历程控制,对风险管理监控体系进行优化与完善。3.2体现信息化合同管理建设原则性。信息化支持下的电力企业合同管理优化需要严格遵循一体化、一致性与适用性三个原则,只有这样才能更好地促进合同管理优化与建设,使之朝着信息化方向发展。首先就一体化原则来说,系统基于对现有资源的了解进行了有效整合,解决了以多口对外为主的部分显著问题,在改善工作环境的同时提高工作质量;其次就一致性原则来说,该系统明确规定了相关部门的具体职责与义务,并将它们融入同一平台,提高管理效率,这里所提及的相关部门主要包括计划经营、项目负责与财务管理等部门;最后就适用性原则来说,该系统能够实时监督与控制各流程,使项目进度具体化、清晰化,为考核与决策提供便利。3.3注重合同履行信息化建设。电力企业合同管理在取得快速发展的同时也面临着一定的挑战,即合同履行管控与合同订立相对薄弱,不仅影响了电力企业经济活动正常运行,而且增大了电力企业法律风险。信息时代正催生着一种和以往不通的合同管理方式,移动终端的广泛应用信息化合同管理成为了可能,即合同履行工作人员在信息技术不断发展的背景下可以借助移动终端等技术进行合同履行状况录入,换言之,合同履行状况成为数据系统的一部分。因此,合同履行信息化建设也是信息化支持下电力企业合同管理优化的重要方面。3.4提高信息化合同管理模式针对性与有效性。我国大部分电力企业属于国有企业,具有独有的特征,在信息技术被广泛应用的今天,电力企业应结合自身发展特征与经营规模进行合同管理模式创新,在加强合同管理工作与其他工作联系的同时保证合同管理模式的适应性与科学性。也就是说电力企业需要将与合同管理相关的机构、体制、人员全部落实到实际,形成健全的合同管理系统。3.5发挥信息开放平台作用。信息化支持下的合同管理信息收集相较于传统环境而言有了一定的改善,更加方便、高效,但信息的意义与效用不仅局限于收集与处理,还体现在消费与应用方面。对于电力企业合同管理来说,获取广泛信息是合同管理工作的重中之重,但信息价值仅仅体现在消费与应用方面,对此,电力企业应在了解与掌握信息化手段与合同管理特征的基础上构建信息化合同管理系统端口,面向不同群体,同时授予一定的权利,促进信息传播与传播,最大限度地发挥信息价值。3.6构建符合现实需求的合同管理制度。合同管理制度是引导合同管理朝着信息化、规范化方向发展的主要影响因素,因此电力企业应主动完善相关制度,构建符合现实需求的规章制度与合同管理制度,进一步保证合同管理工作的有序性与制度性。结合实际情况来看,电力企业可以配备合同管理规范、预算管理模式、会计管理规范等制度,同时构建完整、合理的合同管理制度进行相关制度贯彻与落实,只有切实将相关制度贯彻落实到实际,才能更好地发挥各项制度作用;电力企业应明确管理层职责与义务,规范各程序,做好合同管理工作控制工作,保证合同管理工作得到全面、有效的控制,促进体系完备、运行高效制度与规范体系的形成,从而为信息化合同管理发展铺垫基础。3.7应用科技进步保证信息化合同管理安全。虽然信息化手段在合同管理中的应用可以有效解决当前合同管理存在的不足,提高合同管理效率与质量,但信息化合同管理与网络有着密切相关的联系,存在一定的网络安全风险,因此,电力企业在积极开展信息化合同管理工作的同时还应应用科技进步保证信息化合同管理安全。第一,信息化合同管理要求电力企业基于网络平台构建信息化合同管理体系,做好网络安全维护工作,但网络存在广泛性、虚拟性等特征,网络安全问题还处于尚待解决的状态,因此,关注网络安全是合同管理优化的重要内容;第二,信息化合同管理体系登陆要求电力企业工作人员以登录名与密码进行登录与操作,这里所提及的操作主要包括系统操作与权限操作,同时需要以电子签名完成审核,因此,登录密码是必不可少的环节,若密码泄露,则有可能会发生合同被篡改的现象,这就需要应用计算机技术进行问题解决;第三,网络信息相较于其他信息在存储方面存在一定的难度,服务器管理不善与断电都会导致信息丢失,为了减少信息丢失,则需要不断完善科技;第四,电力企业信息化合同管理对电子合同打印无明确限制,可以无限制打印,虽然可以利用电子水印辨别合同,即不同合同具有不同电子水印,但无法保证合同准备性,如何保证合同准备性是电力企业需要解决的重要问题。

4结论

总而言之,合同管理是电力企业管理的重要组成部分,其合理性与有效性不仅与企业经济活动运行密切相关,而且对企业发展及工作效率提升有着决定性影响,理应得到重视。作为电力企业管理者,首先应树立与时俱进管理理念,主动强化合同管理;其次应提高对信息化手段的认识与了解,以信息化手段促合同管理优化;最后应做好员工培训工作,培养员工合同管理意识与能力。

参考文献

[1]王放.信息化支持之下的合同管理工作优化[J].中国管理信息化,2016,19(16):50-50.

[2]熊芳.信息化下做好合同管理的方法探析[J].企业研究,2014(3):37.

作者:张宇 单位:国网陕西省电力公司物资公司

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