技术文档管理范文10篇

技术文档管理范文篇1

1.1传统国有企业文档管理

随着企业信息化的要求，国有企业的文档管理虽然实行了电子化、网络化，但是仍有许多纸质文档占用大量的存储库房、橱柜和文档架等空间。文档机构将文档转化为知识的能力严重不足，这使得原本步入半衰期的文档资源直接进入休眠期乃至死亡期，进而导致掌握着企业最有价值信息的文档机构在数字化时代不断边缘化。虽然文档机构所收藏资源实现了数字化储存，但这些资源长期处于休眠期，并没有实际价值意义。

1.2基于知识管理的国有企业文档管理

随着数字化、电子化，网络化时代的来临，文档管理的管理模式经历了实体管理、信息管理、知识管理过程，这演化过程实际是文档价值的升华与知识内涵的拓展过程。知识管理是指通过对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,并且通过促进知识共享、鼓励知识创新、实现知识增值，从而来提高企业的应变能力和创新能力。基于文献的梳理，文档管理与知识管理的研究集中于构建知识管理的要求。笔者认为企业文档是企业重要的知识资源，是企业知识管理的基础；同时，文档管理是保护企业知识产权的有力武器。知识管理是实现隐性知识价值的途径，而文档管理是对显性知识的管理。从文档管理与知识管理的性质来看，文档管理是使归档文件的有序化和结构化，实现文档的利用价值；而知识管理是通过对文档的收集、加工、利用、编研和信息化管理等手段，将文档转化为知识资源。从文档管理与知识管理的共同性质来看，它们都是对信息资源进行加工，提取出有价值的信息，为企业提供服务。

1.2.1文档管理模式的转变

传统的文档管理是以纸质文件为管理对象，而现在多以电子文件与纸质文件互为交融的资源为管理对象，并且重视知识管理、知识共享与知识创新。

1.2.2文档业务的流程再造

业务流程再造是企业管理对组织流程重组的一种管理思想。文档业务流程再造是以文档业务流程为改造对象和中心，以关心客户的需求和满意度为目标，对现有的文档业务流程进行根本的再思考和形式的再设计，使得企业能最大限度地适应新形势下的现代经营环境。文档管理的流程再造是以文件管理的流程为基础，实现文件“产生、运转、归档、永久保存或销毁”流程的改造与知识管理的前端控制，流程再造是根据文件管理的流程实行文件前端控制，主要是对企业内部文档而言，将产生于职能部门的文档，经过初次加工，送入文档机构，由文档人员根据企业文档管理的标准体系进行再次加工，然后进行归档，通过数据挖掘的知识管理平台提取知识，最后通过服务平台提供给用户。

1.2.3文档管理人才队伍的建设

传统的文档管理人员的职能是接受、保管、排序、借出、归档等基本职能，但是基于知识管理的文档管理模式中，更要重视知识的产出，重视资料背后隐藏的有价值的知识。这要求作为参与信息管理、知识管理的工作人员提高自己的素质与工作能力，掌握管理学和现代企业管理知识，熟悉企业业务流程，同时懂得利用科学技术提高自己的工作效率。

2大数据环境下国有企业文档管理面临的新挑战

2.1文档管理模式面临的新挑战

大数据时代意味着企业的数据量多而且结构化数据与非结构化数据并重。基于知识管理的企业文档管理模式重视知识管理、知识共享、知识创新。大数据到来，对知识管理的模式提出了新的要求。现有管理模式的收集视角狭隘，而在大数据背景下，文档机构的收藏应多元化发展，从广泛视角收集文档资料，更多关注一些复杂化、碎片化、底层化信息的收集。

2.2文档业务流程面临的新挑战

目前，我们从文档流程与数据流程两方面进行文档管理。我们注重文档的前端控制，但是只是对文档产生之前的文件做出简单鉴定与加工处理。这样的处理并没有减轻文档机构人员的工作量，而是加重了文档机构重复性鉴定与加工处理。文档资料的冗余性、复杂性导致了知识提取工作量繁重，提取知识不可靠性。所以对文档的前端控制来说，文档产生之前的文档鉴定方法与文档的标准化格式是非常必要的，选择正确的文档鉴定方法能快速辨别文档的价值，提高文档输入速度，而文档标准化格式处理是挖掘知识的基础。

2.3文档管理人才建设面临的新挑战

人才资源是企业文档管理的关键。传统的文档管理模式中，只要求工作人员有归档、收集资料、查询等基本知识，而随着电子化、网络化的推进，企业要求文档机构人员除了具备基本服务素养，还要懂得信息化技术。但是在大数据背景下的企业文档管理，这些素养还远远不够，文档工作人员不仅要懂得现代企业管理理论，熟悉企业业务流程，还要具有数据处理能力，能够运用先进的技术提高工作能力与效率。工作人员要从数据的视角看待文档，以大数据理念推动文档的管理与服务。从管理层来看，要严格把关人才选拔；加快文档人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才。

2.4管理技术支持和服务面临的新挑战

技术是企业发展的生产力。在基于知识管理的企业文档管理模式中，技术是整个模式架构的基石。从整体来看，IT架构布局是整个知识管理平台的基础；从局部来看，数据挖掘技术是知识提取的核心技术，是整个企业文档管理的中心。整个文档管理的轴心是数据挖掘技术，所有的活动都围绕它开展。现有文档管理模式提供的是点对点的个性化服务。在大数据背景下，用户在竞争日益激烈的环境下需要更多的信息与知识才能做出好的决策，这对国有企业文档机构提供的服务提出了新的挑战。用户要求文档机构的服务响应速度更快，信息检索与查询更便捷，信息与知识的可理解性更强，并且能够提供全过程的信息服务。这要求文档机构在大数据背景下的个性化服务不仅提供用户所需要的信息，还要通过对用户需求进行分析，提供基于海量分布式资源的精细化知识组织输出，即实现“信息+解决方案”的一站式服务。

3基于知识管理的国有企业文档管理的优化途径

为了应对大数据时代的挑战，我们可从两个方面解决基于知识管理的文档管理的问题。

3.1基于知识管理的文档管理模式的改进文档

管理工作的开展需要两方面的支持。文档是企业的宝贵资源，促进企业的成长，所以知识管理需要管理层领导的支持。管理层要重视、关注企业文档管理工作，为文档管理配备必要资源，从大局出发，定时提出要求，及时给予工作指导。在人员配备方面，企业要选用有一定信息素养，掌握一定管理理论的工作人员，同时要具有数据处理能力。大数据技术能够解决企业文档的电子文档数据储存提供与调用速度慢的问题，所以企业的技术服务部必须从企业大局出发，全面建设企业信息化平台。从企业底层的网络IT架构到面向用户的信息平台，技术部的人员要提供一站式技术，为文档管理部门提供基础技术支持。另外，在面向用户的文档管理平台上，必须要对用户进行权限管理，防范企业泄密的风险。

3.2基于知识管理的文档管理业务流程再造

基于文档管理业务流程再造，是指我们在文档前端控制的时候，增加文档鉴定与文档格式标准化功能。在文档鉴定方面，采用徐拥军学者（2008年）的宏观鉴定论。它不再采用“时间、来源、职能、内容或用户”之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。这种宏观鉴定标准与方法可以对体积量大的文件进行批处理式的鉴定，提高鉴定速度，进而提高资料收集工作的效率。对于提高企业文档输入工作的效率问题，这就要求企业建立文档管理标准化体系。标准化体系分为两个层次：第一个是数据输入的标准化格式。标准化格式的电子文档数据提高了工作人员对数据输入的效率，同时也利于工作人员对海量标准化数据深层次的挖掘。第二个是企业文档管理流程的标准化。工作人员严格按照标准化流程办事，落实流程各个阶段的责任，防止文档泄密与丢失等其他突发事件。知识管理平台是企业档案管理的核心，它的前端是企业收集的文档经过标准化处理的数据，后端是面向用户的开放性信息平台。知识管理平台的核心是数据挖掘技术，数据挖掘技术是大数据时代的一种数据处理技术，它指从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。数据挖掘技术善于发现文档海量信息中的精华，有利于有效的知识管理，是实现知识挖掘、知识共享、知识创新的途径与方法。

4结语

技术文档管理范文篇2

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

技术文档管理范文篇3

关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略

一、引言

近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。

二、实施文档一体化管理的理论基础

文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。

三、文档一体化管理系统

一般情况文档一体化管理系统是由收文管理、发文管理、归档管理和文档管理4个模板组成，各模块之间具有一定的关联性，信息可实现集成化共享，对电子文件到电子文档的自然归档和一体化管理的实现具有促进作用。收文管理：是对上级公文和平级来文通过电子文件的形式进行处理和记载，根据公文的登记日期、流转状态和急缓程度等过程信息，用户可通过相应的操作快速找到相应的文件，并进行有效的处理，该过程主要由登记、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成。发文管理：该环节主要是由发文起草、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成的，即起草电子文件之后，各级主办与会签部门的人员逐级进行审批和修改，最后交由上级签发，待正式公文形成后进行登记和归档，要对内部制定的外来文件进行处理和转发的。归档管理：对电子文档进行归档主要有以下两种形式：（1）利用机构内部局域网的电子公文传输系统通过电子签章、完整性验证等措施进行自动归档，同时保障了电子文件的有效性和完整性，该环节实现后，电子档案生成，电子文件的管理权也就为档案管理部门所有，相关业务人员尽可通过系统授予的权限对电子档案进行查询，但不能进行任何修改。（2）各立卷部分在将纸质档案移交给档案馆时，需将光盘和磁盘等存储电子信息的载体上交，该方式主要是对某些机密性电子文档或重要凭证进行移交的，且需要采取相应的物理隔离措施和安全防护方法对文档的厚度进行管理，比如，不能将涉密的档案存储在网络上，以防泄密。文档管理：对档案的移交、接收、审核、保存、管理、查询、统计和利用服务的提供等工作需严格按照国家颁布的电子档案归档和管理的相关规定和标准进行执行，同时，根据档案的来源或类别等信息，档案形成机构可建立通过年度、部门和实体分类进行快速检索的档案信息资源库，便于相关人员的查询和利用。

四、文档一体化在管理上的优势

实施文档一体化管理，有利于保障文件和档案的质量，提高文档管理工作水平；有利于二者相互协调、合作；有利于文件向档案的转化工作，其优势主要体现在：整体性。文档一体化将文件管理和档案管理的全过程作为整体统筹把控，打通文件归档壁垒，缩短归档时间。保障了档案四性。效率性。文档一体化实现了文件、档案管理的全方位自动化，在实际的运行过程中，降低了公文流转强度的同时提升了公文的办理速度，打破了传统的手工操作的旧模式，提高了工作效率。而文档一体化管理可全面、详细地记录电子文件的流转情况，有助于管理人员实时监督电子文件的办理过程，有效提升了公文提交和运转的效果，避免了文件积压情况的出现。经济性。以往档案整理工作需要大量的手工劳动力，且在文件归档的过程中容易出现重复著录等情况，且档案工作的质量较低。而文档一体化从文件形成阶段就采用系统管理，做到一次输入多次输出，相关人员只用对电子文件和纸质文件的准确性和完整性进行核对，避免了重复劳动，节约了大量的人力、物力和财力。前控性。文件是档案的基础，文件处理的质量直接影响到档案质量。运用系统对文件、档案进行一体化管理，可以对文件处理进行有效控制，实现从文件到档案的有效转换，为档案质量奠定基础。

五、当前文档管理系统的普遍状况

1.用途单一，功能点重复。文档管理软件产品的种类众多，但在功能上没有较大差异，多为数据库增加了一个交互界面。这类文档管理系统在一定程度上使文档人员摆脱了部分繁杂的手工操作，但普遍存在通用性差、安全性低、检索质量不高、共享程度低等问题，未充分创造使档案工作适应社会发展需要的新的工作模式，不能满足文档一体化管理的需要。2.标准化程度低。文档管理软件的标准化是文档管理工作标准化进程中重要的组成部分。但是目前文档管理软件多为短期行为，不考虑过去和今后，新旧软件无法接轨，数据无法共享，导致很大的资源浪费。

六、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的业务策略

1.文档生成一体化。（1）通过文件体系结构设计实现文档生成一体化基于“文档一体化”的文档管理系统通过元数据和目录结构的二维分类概念来构造文件体系结构。文件元数据（type）即文件的实质，通常由系统后台设置，它的分类是横向的，可以打破各种文件的内容和用途界限；而目录结构（folder）又将打破界限的文件重新根据内容和用途进行组合，用于前台展示，使用户方便、直观的查找所需文件。在文件向档案转化的过程中，文件的分类目录发生改变，归档人员根据文件的内容和性质选择相应的档案目录，补充档案相关的元数据，如：档案号、归档人、归档日期、保存期限等。这样的文件体系结构设计突破以往文档系统仅以文件种类来划分的固有模式，解决文件向档案转化过程中元数据丢失或损坏的问题，在文件形成时就确保了文件和档案元数据的一致性和安全性。（2）通过加强文件前端控制实现文档生成一体化对文件的前端控制也是保证文档生成一体化的重要内容，是实现电子文件全程管理的重要保障。前端控制要通过系统设计和应用规范两方面来保证。一方面，系统设计时应依据国家标准从元数据的定义、分类、执行强度、缺省值等方面对文件元数据、档案元数据、系统基本元数据和文档扩展元数据等设置一定的规范。系统在文件生成时，可以依据元数据设置，实现元数据内容自动校验、自动捕获、错误纠正，从系统设计上保证元数据形成的规范性和准确性。另一方面，文档管理系统的开发商应提供相应的产品应用规范，明确各种文件生成时需要采集和捕获的元数据，以建立统一的文档数据著录、修改规范，保证文档数据形成的规范性、数据信息的准确性和信息的可检索性。2.文档管理一体化。系统设置文件库、移交库、预归档库和档案资料库，覆盖文件向档案转变的全过程。用户的文件可以在适当的时候批量进行整理，由文件库转移到移交库，档案人员进行预归档操作，再经过组卷、整理、添加相应档案元数据后，从文件状态转变为档案状态，最后正式进入档案资料库，成为真正的档案。此外，在文件全生命周期管理流程中，做好用户权限控制也至关重要。文件形成、使用、鉴定、归档、保管、利用和处置等不同阶段，要根据业务需要和分工授权设置包括浏览、只读、批注、关联、修改、删除、执行动作、更改位置、更改权限等不同的权限级别，并结合系统用户角色、系统模块、系统功能分别授权，以保证文档信息和元数据在系统中的安全性。3.文档利用一体化。（1）通过开发统一的利用模块实现文档利用一体化借阅利用模块是用户借阅文件和档案的统一入口，也是文档人员审批借阅申请、办理归还手续的统一平台。用户在此模块进行申请操作，完成对相关文档的借阅，实时获取所需资料和信息。在利用完成后，通过归还操作可快速归还文件档案，实现文档人员和用户操作平台的一体化。（2）通过建立多层次的检索工具实现文档利用一体化针对不同用户需求应设置不同的检索方式，如快速检索、普通检索、高级检索、全文检索。由于文档生成的一体化，部分档案元数据继承自文件元数据，因此，除非检索条件为档案专有元数据，正常情况下通过文件信息都能检索到相应结果，从而实现文档利用一体化。（3）通过设置多维度的展示方式实现文档利用一体化为满足不同用户对文件分类的不同需求，系统应根据元数据间组合顺序的变化，对文档目录树设置一种固定的展示方式，辅之以多种可选的展示方式，用户可根据工作习惯，选择符合自己偏好的文档分类展示方式，在同一页面实现文档展示利用一体化。

七、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的安全策略

1.文件生命周期全防护。（1）根据文件时效和价值，分级分类定密系统在对文件进行定密时，要全面分析文档的时效性和价值性，分类分级定密，分类可分为技术文件、商务文件、财会文件和专业报告等；密级可以定为核心商密、普通商密等。定密措施可以通过属性化来实施，即加入一个元数据，使其在产生时就具备特性。（2）嵌入元数据，加密属性不能篡改系统加密服务对需要保护的文档按不同的策略进行加密，向该文档嵌入相应的元数据，加密后的电子文档的密级标志作为文档属性的一部分与文档内容不可分离，且密级标志也不能被篡改。（3）自毁机制是主动防护的最后一道屏障除以上加密措施外，为规避少数人员保密意识欠缺导致的泄密风险，在系统开发时，设置文档仅在授权域和用户使用，如果在其他终端打开，文档会开启自毁机制，显示为密文乱码，实现主动保护，作为最后一道屏障。2.用户授权管理全覆盖。系统开发时，对不同用户要结合其岗位特征进行授权，并根据岗位的变化动态调整。授权级别一般分为：访问条目、阅读、录入、下载、迁出、修改和删除。授权不是单一地针对用户授权，而是用户和文档分级分类相结合的混合授权。当用户岗位变化时，其授权访问权限需要调整，管理员可随时根据用户属性，删减、收回或增加某用户或用户组对加密文档的操作权限。3.文档操作记录可追溯。系统开发时应考虑文档系统的记录功能，系统通过详细日志反映相关用户在某时间在某个地址对文档执行的编辑、复制、打印、删除等操作，使得电子文件生命周期的审计跟踪简单、准确、高效且可追溯。

八、结语

将文档一体化融入文档管理系统建设中，是推进文档一体化管理、实现文档管理系统优化升级的必然要求。通过文档生成一体化、管理一体化、利用一体化的业务策略和文件生命周期防护、用户授权管理、文档操作记录追溯的安全策略，可有力促进电子文档管理技术的发展和文档一体化规范的建设。相信随着信息技术的进一步发展，基于“文档一体化”的文档管理系统功能也将日趋完善。

参考文献：

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技术文档管理范文篇4

1.上交文档不及时，文档质量不高。有的教师归档意识差，平时没有整理资料的习惯，到交文档的时候常常找不齐资料，甚至找不到该交的资料，总是一拖再拖，严重地影响了文档质量。

2.教学日历马虎，没有创新意识。教学日历是课程文档中的一项重要内容，主要考察教师一周的教学任务安排，要求教师把每周所教的内容和要达到的教学效果简明扼要地用英文表达清楚。有的教师对教学日历不重视，在表中只是罗列了教材上的一些章节，而没有具体的教学内容、教学目标及具体的实施计划，从中根本看不出学生这个学期要学到什么和能做什么。

3.试卷雷同，不利于学生的进步。有的教师每年教同一门课，结果每一年出的试卷都雷同，顶多把题的次序改变一下。其实试题完全可以出得灵活些，除考察一些重要知识外，更要综合测试一下学生分析问题、解决问题的能力。每一年的形势都有发展和变化，所以教学内容和试卷也必须相应地变化。

4.成绩单评分随意，不符合管理的严肃性。成绩单的考核标准一般由管理人员根据教学大纲上的考核要求制订，由于教学大纲由国外合作院校制订，考试（Test）的次数相对频繁，这对中国学生来说并不合适，于是和外方商量，减少正式考试的次数而改为课堂测试（Quiz）或作业（Assignment）的形式来弥补，给学生更多的发挥空间。但有的教师图省事，取消原有的期中考试（Mid-termTest），把其占有比例增加到平时考勤分中；还有的甚至把所有考试包括期末考试（FinalExam）都取消，而全部以作业的形式来打分，使学生的成绩来得太容易，增加了管理工作的难度。

5.非讲座型课程及机房上课课程的资料匮乏。非讲座型课程，如口语课程、研讨会、技术论文等，往往文档不齐全，有的甚至没有建立文档，这时也要用尽可能多的资料说明如何完成目标和进行测试的。有的课程比如电子商务、电算会计系统、财务管理计算机应用等课程是在机房上的，通过在电脑上安装相应的软件指导学生完成所有的作业和考试，所以相应的文档资料就比较欠缺。

二、加强文档管理工作的措施

1.做好宣传和普及工作，强化归档意识，提升文档质量。由于人们对文档管理的重要性认识不足，往往造成文档管理的边缘化，不被重视。文档管理人员要积极做好宣传和普及工作，让更多的人意识到档案工作的重要性，支持文档工作，形成良性循环。课程文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结，文档管理人员必须遵循“事前指导，事中监督鉴别、检查审核，事后整理、归档”的工作流程，以确保文档的质量，尤其对新任课的教师来说，做好事前指导工作十分重要，他们可以借阅以前的文档进行参考。针对平时疏忽整理而临时匆忙应付的情况，可以采取“预存档”的方法，工作落实在平时，把教学计划、个人简历以及平时的考试和作业等选取三份（好中差各一份）先行放入档案袋中，到了期末只要选取期终考试的好中差样卷三份并填写好成绩分析评价表，最后再仔细检查一遍交给文档管理人员，这样就可以起到事半功倍的效果。文档质量的好坏会给后人以示范效应，好的示范会带动后来者做的文档质量越来越高，而不好的示范则起到相反作用。

2.树立与时俱进的服务意识，加强创新意识，提升文档管理人员的素质。文档管理人员必须积极、主动、有意识地从多渠道收集有价值的档案资料，时刻关注学院发展的最新动态，牢固树立及时立卷归档的意识。文档管理人员同时还要不断提高自身的政治素质和业务素质，提供高效、便利、优质的档案信息服务，使教职工从利用档案信息的亲身经历中认识到档案工作的重要性，消除对档案工作的偏见和误解。

3.依靠领导支持，健全和完善文档管理制度。档案工作离不开领导的关心和支持，文档管理人员必须及时主动地向领导汇报工作，虚心听取领导的批评和建议，努力把工作做得更有序、更科学、更系统、更规范。同时健全文档管理制度，完善借阅制度。

4.建立内部审核制度，建立并完善激励机制。由教务部管理人员和部门领导组成内部审核小组，对课程文档进行一年一度的仔细审核，分别召开外教会议和中教会议，对优秀文档进行表彰，并给予一定的奖励，使每位教师更加重视文档工作，从而不断提高教学质量。

5.开展文档管理研讨会，开拓管理思路。文档管理工作需要管理人员和教师之间的相互配合才能完成得好。召开教师座谈会，大家献计献策，探讨课程文档管理方面的问题，由教学经验丰富的老师对教学大纲提出适当的修改意见，并与外方商讨如何进行改进，以便更有利于中国学生的学习。

6.学习先进管理手段，提高工作效率。现代信息化手段越来越发达，将文档管理的某些常规资料纳入教务信息管理系统的平台，可以减轻工作量、减少纸张浪费、方便教师自行下载，极大地提高了工作效率，使中外合作办学的文档管理工作更加适应信息化、现代化和科学化管理。

技术文档管理范文篇5

关键词:产品设计数据库;图文档管理;通用零件库

潞安机械公司根据本单位的产品结构和设计研发现状，开发出切合本单位实际的产品数据库管理系统，促进了机械公司向专业化、规模化、数字化方向发展。即在现用的CAXA软件基础上引进了CAXA图文档数据管理系统，用来管理所有与产品相关的信息和所有与产品设计相关的过程。

1CAXA图文档管理系统的功能特点

CAXA图文档管理系统主要具备以下功能:文档管理、产品结构管理、设计检索和零件库等功能。主要解决的是文档内容的快速浏览、快速索引和查询，文档的安全性、一致性和版本管理，文档组织结构定义和管理等方面的问题。利用这些功能特点对图纸设计进行管理。

2CAXA图文档管理系统在实际中的应用

2．1明确责权范围，分权限管理

CAXA图文档提供完备的权限管理模式，能将权限的设置工作分解到不同层次的组织管理者，在安全和效率的平衡上有一个很好的解决方案。为了方便日常管理，机械公司针对不同级别的工作人员进行不同的授权。总工程师具有最高权限:可以对产品的大类、产品、产品总装以及零部件进行建立、删除，数据及图纸的导入导出;工程师的权限:可以对产品、产品总装进行建立、删除;而普通科员的权限仅为浏览、创建零件、编辑、出入库、复制、打印等一些基本的应用功能。

2．2实现技术文件的共享和统一管理

CAXA图文档把所有的产品图纸和工艺文件统一存放在服务器中，并清楚地记录了是谁，在什么时候上传的图纸等详细资料，并提供对图纸快速浏览的工具。以前产品图纸都存放在个人电脑中，一旦技术人员调离，查找图纸就十分困难。将图纸导入图文档，通过查询功能，就可以快速找到所需要的图纸。有时也会出现这样一种情况:客户传真来图纸订做产品，由于纸质图纸保存不当，一旦和客户发生争议就无据可循。现在由于把所有传真文件和产品图纸都存放到图文档中，有效地解决了这个问题。

2．3有序的文件版本控制

在企业的生产运营过程中，产品图纸有时需要作变更设计，经多次变更设计后，图纸的变更信息不能及时反映到其它部门，而CAXA图文档有着很优秀的图纸版本控制功能，见图1。图文档可以记录每次修改时间、修改人、修改原因，当前版本是哪个，还可以查看所有的历史图纸，详细记录了图纸的所有变更过程。每一次对图纸、文件的出库、入库以及修改都会在文档的工作版本情况中产生一个新的文档版本，同时旧版本的文档信息仍旧保留在产品数据管理的数据库中，而且可以根据设计对象所处的不同状态，形成不同版本的状态名。其一般形式为a．1、a．2、a．3．．．．．．，以此来记录产品图纸的设计过程和演变过程。

2．4实现清晰的产品结构

在采用图文档管理系统以前，机械公司的产品组成关系比较笼统，经常出现图纸上标识的零配件与实际使用的不相符合等情况，图纸等资料只能靠熟悉情况的工作人员来进行管理。可是，在实际的生产过程中，一旦熟悉资料情况的工作人员不在时，其他有需要使用的工作人员则要花费大量时间和精力去查询已有图纸，这就大大降低了员工的工作效率。CAXA图文档的产品结构树中可以清晰明了地表示产品的组成关系，使得这个问题得到完美解决，有力地促进了企业的信息化管理。

2．5建立通用零件库

模块化设计是产品设计开发过程中的重点和关键，即充分利用标准化的原理和方法，提高产品零部件的标准化程度，最终形成产品图纸的系列化和模块化。这种方法可以用最少种类的零件，设计出尽可能多的成品，使企业在运营中产品的总成本降到最低。借着开发图文档的机会，潞安机械公司通过对液压支架销轴类、立柱千斤顶，胶带机托辊等技术进行全面的分析和研究后，形成了液压支架销轴类、立柱千斤顶、托辊标准件等一系列的标准化的零件库，避免了在产品设计过程中重复出图纸，提高了产品的设计效率。

3结语

技术文档管理范文篇6

办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对此一定深有体会。在从事办公室工作的过程中，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的工作管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文档不知道哪里去找，不同的文档说法不统一等等，诸如此类的问题让人有点无从下手。

在管理文件、档案的整个过程中会形成很多的文档资料，包括工作文档和数据文档。文档管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文档管理方面，目前还没有统一的标准。而在实践过程中，人们已经认识到了文档系统管理的重要意义，并且已开始体现在文档管理的工作中。

档案整理是档案管理工作的中心环节。科学优化的档案整理，可以促进档案管理的各个环节良性互动和协调发展，进而能为档案信息资源的开发利用奠定重要基础。因此，档案整理是职业经理人在档案管理过程中必须做好的一项基础性工作。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。

1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。

2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。

3、由于电子文件利用途径的多样化，尤其是在网络高度发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。

建立良好的文档管理体系是我们能够流畅、有序工作的一个重要环节。

二、网点服务培训工作

良好的个人形象对客户传递一种信息，即优质的产品与卓越的服务，而这种信息传递的结果就是客户信任度的明显提升。在竞争日益激烈的今天，越来越多的企业和员工认识到职业形象和服务礼仪对企业形象和个人形象的重要性。

优质服务是银行创造价值永恒的源泉。一、服务是银行品牌的外衣，要体现管理层意志，做长远规划和系统性安排,在目前银行产品同质化现象严重，网点硬件条件相差无几的情况下，占领市场，赢得客户依靠的就是银行的服务。加强服务文化建设。培养良好的服务文化服务不是技巧，而是一种文化，不可能一蹴而就，文化的形成和发展要经过长期的沉淀和融合，需要一整套的制度安排。

银行服务培训是培养工作人员以客户为中心的现代银行服务理念，并且能够提升职业形象，树立服务意识，在银行服务工作中充分展示自己，以专业的方式与客户沟通，有利于提升营业网点的服务质量，吸引客户群体。

1、树立正确的职业化意识与积极的服务心态，增强爱岗敬业的精神。

2、通过训练掌握银行工作流程中的优质服务规范及行为举止，树立正面的银行形象。

3、掌握工作中必备的客户服务沟通技巧及服务知识，培养忠实客户。

4、通过投诉案例教学，提高应变能力和处理客户投诉的能力，把潜在的客户抱怨转变成赢得客户的机会。

5、打造良好的个人形象及企业形象，树立优质企业品牌形象。

技术文档管理范文篇7

电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。

电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。

一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。

（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。

一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①

（二）电子档案管理的困难性。

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。

对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。

二、解决存在问题的思路与对策。

（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。

电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。

（二）寻找文档管理创新的理论支持。

文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。

文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。

（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。

电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。

一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。

三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。

四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。

五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。

三、探索文档管理规范化的路子。

（一）合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。

在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。

（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。

在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。

鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

参考文献：

技术文档管理范文篇8

文档一体化管理，包括文档实体的生成、文档信息的利用、文档的规范管理等方面。它不仅是打破文书与档案分界的大胆尝试，而且有许多理论作为支撑。要理顺一体化的工作体制与流程，就必须发挥各项理论依据的长处，借助信息化手段，顺应并提高文书档案工作的规律与效率。1.大文件与大档案：数字档案馆与电子文件中心的虚拟整合。传统档案学认为，文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件，文件与档案是同一事物在不同发展阶段的两个不同名称。大文件思想不仅肯定文件是档案的前身，而且认为档案也是文件，文件包括档案的范畴，归档只是文件运动的某个阶段。现代信息技术的发展使电子文件大量产生，构成丰富的档案信息资源。当文件在生命周期中起步，潜在的档案资源已经形成，而文件之“大”并不单单指数量，还包括不同档案门类之间的联系之广和文档处理环节的多样化。“大文件”不仅拓宽了文件的概念，也使得档案的外延随之扩展，一些档案的保存价值凸显，档案工作呈现出社会化、多元化、开放性等特点。“大文件”和“大档案”相互交叉，使文件与档案的联系更为紧密，文档管理必须体现文件运动的整体性和连续性特点。文档一体，统筹管理，不仅集中了技术力量，而且推进了文书档案工作的专业化，切实提高了文档管理水平。在信息化进程中，数字化大档案将档案信息资源推向虚拟，扩大配套档案的收集范围和资源共享，能够促进文件档案的大联通。数字档案馆是实现新环境下文档一体化的重要手段，其中就包括电子文件中心这个子系统。电子政务的建设，如公文流转、网上审批、政务公开等都在电子文件中心完成，保存即归档，成为数字档案的子目录。电子文件中心是数字档案馆的重要组成部分，能实现不同业务系统、不同类型电子文件的有效传输、交换和存储。为避免重复建设，应当运用兼容技术，做好系统的设计、形成与维护，理顺文档一体化的体制与流程，实现真正的文档一体的衔接。2.文件生命周期理论：全程管控与前端控制的协调统一。文件生命周期理论是文档一体化的理论基础之一，而且从实践的角度，也对文档的管理具有较好的指导意义。根据文件运动的规律，文件从生成、流转到归档、永久保存或销毁，是一个完整的生命过程，是一个自然流动、难以割裂的过程。为此，要以文档一体化为手段，把文件管理和档案管理作为一个整体，对文件运动的各个阶段进行全程掌控。而文件在归档以前，严格意义上说还处于文书的阶段，档案尚未成型，然而要确保文件归档的质量，就必须从文书阶段抓起。在文档一体化的全程管控过程中，文书管理便是档案管理的前端控制。由于存档的电子文件具有易流失、易更改等特点，因此确保前端控制是保证各电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成过程，从源头上防止一些错误和隐患，才能确保归档文件的质量。“电子文件管理系统只有事先设定采集文件元数据的功能，才能支持文件的证据性、真实性和可靠性；只有事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，才能保证归档文件的完整性；只有事先控制文件的利用权限，才能确保电子文件的信息安全；只有事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，才能确保文件长期的顺利读取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要转变观念、统筹综治、前后照应，才能保障电子文件整个生命过程的全面、有效管控，保障文件内容的完整性和元数据结构的一致性，保障文件从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通。文档一体化不仅符合文件生命周期规律，而且是促进文书与档案工作标准化、规范化，提高办公效率和管理能力的有效手段。3.文件连续体理论：以目的为导向的系统连贯一致。连续体是一种以目的为导向的系统方法，注重文件从形成到作为档案存用的管理全过程的连贯一致，倡导文件形成、保存与长久利用的一体化管理。其中，利用是文件和档案管理的目的和宗旨，即面向单位内部和社会提供档案服务，这突出了档案信息化的实用优势，也为电子文件的优化管理提出了更高要求。连续体理论认为，文件的运动不是从出生到消亡的单向运转，文档处置的顺序没有必然的先后之分，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能。文件的生命过程与物理实体毕竟有所不同，人在使用过程中是灵活的。文件生命周期理论指出了文件运动的普遍规律，而文件连续体理论则更适用于信息时代电子文件的运动特点。这种文档处置的灵活性，更有助于确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用，使得文档一体化更能达到系统优化的效果。文件生命周期和连续体理论分别从文档整体性与连续性的角度，为文档一体化的有效实施奠定了坚实的理论基础。文件生命周期理论强调文档管理的前后照应和统筹综治，体现整体效应；文件连续体理论则突出了文件各个运动阶段的连续性，以便于利用为导向，对文件进行立体的处理，使文件的运转成为一个系统灵活的过程。前端控制将对档案的控制与管理提前到档案设计与形成的阶段，把好源头关；在此基础上，运用文件连续体理论，将一体化管理作为过程和手段，扩展档案经营服务范围，保持系统连贯一致，建立统一标准，实现信息共建共享。文档一体化运用现代信息系统，兼顾两大理论优势，体现了全局观与系统优化的辩证统一。

二、文档一体化的策略手段

文档一体化有利于文档信息的共建共享，有利于保持文件之间的有机联系，有利于保持电子文件、元数据、背景信息三者系统周全。为延伸相关部门职能，融合管理体系，同时简化工作程序，使文档一体化整个流程更加科学、合理，在信息化大背景下，应从本单位办公自动化和信息管理工作的大局出发，做好责任延伸与理念培养、组织建设与质量监控、标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等方面工作，构建文档一体化高效运转的组织模式。1.责任延伸与理念培养。工作人员对档案的重视程度决定了档案工作的质量。在文书与档案业务分立的情况下，不管是前端控制，还是后端保管，都是一种责任延伸。目前，许多单位对档案的重视程度不够，对于信息时代出现的新特点、新变化认识不够，对于文档一体化的全程管理更缺少了解。即便是一些档案专家，也对“文档一体化”持以不同的观点，对于文件和档案的关系以及一体化的合理性存在争议，使得文档一体化的推行悬而未决。除了专兼职档案员的工作态度和水平，领导的重视程度也影响了相关先进理念的落实。在单位内部，文件与档案工作可能都在办公室的主管之下，但从业务分工来看，还是有很大的区别。文秘是办公室的本职工作，而档案更多地是接受上级档案部门的业务指导，站在不同的角度，遇到具体事情难免意见不合，往往缺乏一体化协同共进的意识。为此，在文档一体化项目实施之前，将是长期的理念培养的阶段。首先，要促进相互了解，增加业务往来。文书工作人员要逐渐关注档案的要求、动态，档案工作人员要关注文书工作的要求、动态。只有对对方的工作有清晰了解，才能明确文件与档案物理形态的同一性，以及双方工作的内在继承性，为文与档的高度合作埋下伏笔。其次，要扩展业务素养，延伸责任范围。文书人员要有延伸管理的意识和能力，档案人员要有超前控制的意识和能力。文书人员要学习档案规范以前瞻，档案人员要学习文件规范以把关。通过培训，开阔部门视野，增强责任意识，提高服务于文档全局的本领。再次，由部门领导牵头，组织一体化的大讨论。文档一体化不仅要在专家层面征求意见，而且要在单位内部结合具体实际，探讨是否适合施行、从哪个方面入手等，在讨论中促进沟通，培养理念。甚至可以申报为课题项目，作为课题来研究，让学术先行，来指导实践。理念培养，既要培养双方工作人员的学习意识、合作意识、责任意识，确立新型的广义的文档管理理念，又要培养对于文档一体化的工作进取心和正确认识，进而掌握文档一体化的方式方法乃至技术手段，在研究中思考摸索，在尝试中逐渐掌握，在熟练中推向规范。2.组织建设与质量监控。组织建设就是要加强顶层设计和统筹协调，通过统一规划、统一标准、统一管理，更好地推动文档一体化的实施。两大理论分别从整体性和连续性的角度，证明了文档一体化的合理性，而组织建设是整体与连续的重要保障。通过上层领导、部门协调、成员自觉，抓好文档全局，做好过程对接，监控运行质量，才能确保文档一体化的切实有效。组织建设在于集中人员力量，发挥文档一体化的优势，避免文档分治的不足。比如在档案信息录入过程中，文件办理者最为清楚地掌握文件入档信息。为避免文件信息采集失误，由文件办理者负责将文件或案卷的有关信息录入管理系统，更能确保录入信息的完整、规范和准确。同时，档案保管者也不再是被动等待，在档案形成后才管理文件，而是针对传统归档时间滞后、档案资料不全的弊病，主动、超前地同文件办理者一起，共同确定机构活动需要保管的文件，然后纳入事务活动体系进行管理。组织建设也在于集中技术优势，将数字档案馆与电子文件中心的建设纳入正轨。电子文件中心才是文档一体化的核心机构，数字档案馆为电子文件中心提供文件环境和技术支持。电子文件中心是新型的文档管理专业化、服务综合化的管理实体，维护文件效力，管理文件信息，保障文件安全，统一实行国家文件与档案管理业务标准和规范，同时也对文档一体化进行质量监控。文件中心在文件运动过程中，相应地进行全过程踪迹保全，便于工作人员对档案质量进行鉴定和处置，确保长久保存价值，从而真正顾及数字时代的档案管理需求。电子文件中心的建设是质量监控的重要途径，↑兰台世界LANTAIWORLD“不是文件机构或档案机构的改良，而是政务流程再造后，在新的文档管理体制下催生的新型文档一体化管理机构，它在电子文件全程管理中起着核心机构的作用”[2]。质量监控必须借助人力物力，良好的组织建设是质量监控的前提条件。再配合以标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等手段，可逐步构建符合标准规范的质量保障体系。3.标准制订与功能设计。文档一体化在实际操作过程中要有章可循，文件与档案管理要有一套统一的业务标准和规范，要有相应的法律法规。建国以来，尤其是党的十一届三中全会以来，档案的法制建设已见成效，法律规范相对完善。然而要推进文档一体化管理，就必须在文、档各自国家标准的基础上，建立一套统一的制度和标准。为此，要构建文档一体化严密的论证体系，使补充修订后的文档一体化不仅有一套完整的理论架构，而且具有行之有效的实践指南，成为文档工作人员的学习文件，成为档案信息化建设的重要蓝本。除了针对“文档一体化”本身的论述，还要明确人员与技术的标准。在人员方面，要明确文书人员与档案人员新的职责和工作范围。要协调归档前后，有清晰的组织业务的划分，尤其是需要密切合作的项目内容，促进积极有效的配合。要明确相关职责的法律规范，使人员不仅分配到位，而且责任落实到位。在技术方面，要明确文档一体化背景下操作系统应具备的复杂功能。为研发出既以电子公文又以电子档案为管理中心的兼容性操作系统，提高文件覆盖范围和管理系统的利用水平，系统的功能设计是标准制订最重要的环节要素。制订出的技术标准既要符合一体化的流程设计，涵盖数据库技术、信息存储技术、网络技术等全过程需要的技术，又要在安全性、通用性、智能性、沟通性上把好关。功能设计是技术标准的具体内容和前提条件，也是标准制订的难点所在。目前，文档一体化通用的管理软件主要是半自动或全自动化的电子文件管理软件，具有良好的用户界面。半自动化模拟手工操作，“在一定意义上能实现档案的自动编目、自动存储、多样化检索、辅助立卷等功能”[3]，操作方便，录入、查询、检索简单明了。全自动化的一体化管理系统，“主要包括文件管理、归卷管理、档案管理、维护四个子系统，一般具有收文处理、发文处理、公文管理、归档组卷、档案管理等功能”[3]。4.流转适用与系统更替。文档管理系统的广泛应用，使文件制作与处理进入传统纸质所无可比拟的时代。即便是在“双套制”管理中，电子文件也体现出纸质文件所不可替代的优势。然而系统最大的问题还是在于兼容性，不仅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系统之间相互传导的兼容性。传输、存储、检索、复制，不管在文件处理阶段，还是在档案管理阶段，都是系统必备的功能。不兼容不仅导致文档一体化受阻，而且存在功能重复建设的问题。为便于公文流转和档案存用，就必须通过并联、串联、互联等方式，提高文档管理的适用性与系统更替，满足一对多的用户信息需求，建立整体运作体系。公文流转系统即OA系统，与档案系统、文档一体化管理系统存在递进关系。公文流转系统与档案系统都是办公自动化的子系统，而文档一体化的设计就是要将两大系统整合起来，做到过程统一和体制合一。为此，文档一体化系统首先要具备OA系统的功能，即在信息和流转上起到文件管理应有的作用。文件管理不只局限于文件的制作与生成，在信息时代，还包括在线传输和检索，具有动态化、灵活性等特点。根据连续体理论，电子文件的流转不仅发生在文书管理阶段，乃至在档案形成之后，档案服务与利用的过程中，同样存在流转的可能需求。流转适用应贯彻文档一体化始终，在其任意一个子系统中都是必须具备的功能。文档一体化管理系统软件繁多，其核心是利用数据库技术，将反映文件与档案内容与形式特征的信息，以“记录”的方式写进数据库中，完成文件管理与档案管理的衔接。“随着实践发展，适用于文档管理的系统，呈现从单点功能到整体功能、从单机到网络、从专用到通用的发展趋势。另外，通过这些系统的开发与运用，档案部门不断扩大其合作领域，越来越融于社会。”[4]未来新型文档一体化管理机构应当在整合当前传统档案馆、数字档案馆、信息中心和电子文件中心等机构基础之上完善功能，兼具管理、技术与服务功能于一体，建立统一、严密、高效的运转体系。在数字化时代中，文件与档案、电子文件与电子档案的界限不再显而易见，文书人员与档案人员的界限也不再泾渭分明，全程管理的电子文件管理理念得到了充分显现。文档一体化打破了文档分散的管理格局，将电子文件从形成起就纳入档案管理视野，把电子文件形部、档案机构之间、文件与档案机构之间，电子文件的及时流动与管理。通过文件管理的责任延伸和档案部门的超前控制，实现整个文档生命周期的控制与管理，以未雨绸缪和通力协作的工作方式，保障了电子档案的真实性、完整性和有效性。

作者:任沁 单位:江阴职业技术学院

参考文献

[1]黄霄羽.文件生命周期理论对机关文档管理的启示[J].档案学通讯，2003（05）.

[2]赵屹.数字时代的文件与档案管理[M].上海：世界图书出版公司，2013.

技术文档管理范文篇9

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

比较传统的文件收集管理方法，高校要对被管理的文件进行收集和直接存储，需要大量的工作人员，同时工作效率较低，也耗费了大量的时间和精力[4]。如果现代高校采用电子信息记录管理档案的方式，将能够更快地实现数据采集管理，具有自动化、网络化、实时性的优势，实现档案共享的同时降低了管理工作人员的工作强度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保证快速查询

网络信息技术进步发展的时代下，传统的管理方法有效地处理了高校存档文件，加强了监督，访问管理人员在详细查看存档文件的仓库就能直接基于所需的文档，这一方法是困难的。然而，如果使用计算机检索所需的档案，可以找到的信息相对更快和更准确。这有效地降低了管理组的工作强度，使查找更快捷、更方便。文献数字化建设是适应时展的一项新举措，它能够提高档案文献管理的单一化操作，打破文献存储的地域性[6]。通过采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以让管理人员更快的收集和编辑记录。

（三）便于信息的安全以及保密

对于高校而言，档案文件是一种相对重要的信息资源，直接影响着高校的生存和发展，档案中的信息具有较高的价值。高校档案中的信息一旦损坏，就会给高校带来不可避免的损失，也可能直接影响到高校人员的利益。通过档案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。与传统的纸质保存相比，它更快、更机密，有效地保证了数据信息的安全。同时，可以通过使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盗，从而保证高校的利益，传统的档案管理方法已不适应信息时代的要求。

三、高校档案管理信息化存在的问题

（一）没有重视档案信息化的管理

对于一些高校来说，由于在学校发展过程中没有建立专业的档案文件信息管理部门来节约成本资源，无法承担档案文件管理信息的发展。即使一些部门监督档案文件管理信息的发展，也只是以形式出现。监督管理人员往往只是一个简单的分类，归档文件的集合不配备档案的知识文档，因此责任不强，从而归档文件的管理部门不规范。信息管理至关重要，如果管理不严谨，高校档案文件可能被大量非法使用。

（二）档案文件管理在信息发展水平上存在一定差距

因为有很多相对传统的高校受这些传统的限制，信息技术不发达，大部分的高校仍然采用手工归档，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。说到先进高校，他们认识到档案信息管理的重要性，投资于档案信息领域，把档案信息管理作为高校生存发展的基础。这使得高校可以在社会上获得更多的信息和支持，有效地结合网络技术，不断开发文档资源，进一步加速高校的发展[8]。

（三）档案管理人员存在的问题

1.档案文件管理规定的业务态度缺失。在一个高校的发展过程中，拥有大量档案管理经验是相当不错的，管理档案文件的单位的工作人员也是如此。许多高校的文件存储管理都有一种应对业务流程的态度，并没有及时更新文件归档或者缺乏清理工作，同时也发现工作人员缺乏适当的耐心，这对高校管理业务单位的发展产生了非常大的负面影响。2.档案文件管理重新建立后的存储文件管理。现代高校的档案文件管理，常采用纸质归档文档管理，在涉及许多其他部门临时员工，在校学生的归档文件管理，大部分管理成员没有专业知识。阻碍了档案文件管理事业的发展。当许多档案管理部门的文档管理人员被替换时，文档管理接管工作没有很好地完成，许多文档被丢弃。这对高校来说是巨大的错误。

（四）高校没有采用相应的措施保管好档案

大部分的高校仍然采用手工归档文档管理领域的工作，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。相对先进高校，档案文件管理上存在许多欠缺。因此，加强存储业务的管理，同时明确这些文件容易损坏的特殊性质，特别保管。1.档案文件管理业务单位不规范。档案文件的管理是一项复杂的业务，在高校中，没有存储文件的管理规范。另外，档案馆的文件混乱无序，需要花很多时间才能找到，影响了管理的效率。2.业务单位个人资料更新不及时。大多数业务单位不能及时更新档案，或者更新速度慢。随着时代在变化，科技在进步，一切都在变化，这就要求管理档案文件不能停留在一个阶段，而是要跟上时代的进步。3.对企业集团引进先进技术进行文件归档的管理和保护意识不强。随着时代的进步，现有的存档管理方法和设施，已经无法适应时代的发展，但许多业务单位都没有意识到问题的严重性，有必要引进高科技产品，进行全面高效的管理。4.关于法律法规的制定。在我国，当前管理业务单元，开发过程起步相对较晚，因此相关法律法规不是很完整，归档文档管理的内容暂时无法进一步提升，单位负责人有大量的档案文件，无法妥善管理，由于低效率的归档文件管理，混乱的档案文件管理业务多，也存在归档文件的损失。因为没有法律保护，没有办法对其处理。

四、高校档案管理的对策研究

鉴于档案管理工作中存在的诸多问题，需要我们去进行整改、去创新去发现，通过分析原因，结合现状找到合适的解决措施，从而提高高校档案管理的工作效率，促进我们国家各高校档案管理工作现状的提升。

（一）制度建设方面

1.建设规范统一的管理平台。档案管理信息化的实现，首先要建立规范统一的管理平台。明确规定信息采集标准、应用软件标准等内容，确保相关规定不断规范统一，使管理平台能够实现与其他信息系统的集成。确保数据的完整性、真实性和有效性。在社会发展的当下，业务集团为社会做出了巨大的贡献，档案文件的管理在业务单位的发展中，发挥了相对重要的作用。因此，在高校中发展中，存储文档的管理，是建立一个相对严格的存储文档管理系统，在必要的业务单位，按照国家有关法律、法规，归档文件的管理监督高校可以依规处理工作，确保安全的高校档案文件。2.加强电子文件保管及技术。归档文件的管理必须首先改变自己的想法，必须积极认识到电子文档存储的重要性，加强高校本身统一管理系统技术，保证个人信息的安全，归档工作小组应该谨慎对待，注意归档文件的管理。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的存储文件管理系统要有保障，保证准确性和真实性。通过采用规范的制度，可以有效地提高数据库的质量，增强资源共享的力度，从而减少不必要的工作和资源成本。3.云存储。作为高校，电子文档的数量可能会稳步增加，给内存带来压力。在这种情况下，高校可以采用云存储，云存储具有大量的库存和数据存储以及业务访问。通过提供在线存储空间，确保最大安全性，高校也可以降低成本，提高资源利用率。另外，在信息技术飞速发展的今天，互联网的应用已经渗透到各个行业，建立一个业务单位档案管理的信息平台是非常必要的。一种新形式的记录管理方法可以快速发现记录持有者的存储位置，也可以方便地导入，可以减少记录归档人员的工作压力，一边记录管理也可以做一些更细微的工作。4.引进先进的设施，形成管理规则。如果存储文档管理设施被上锁，必然会影响高校的发展，高校也要意识到已经走出了传统时代，应该通过引进先进的设施来管理存储文档。电子档案文件的使用是新时代档案文件管理的必经之路，存储文件管理都应朝着这个方向发展。只有这样，才能加强档案的服务。管理归档文档应逐步加强的过程中合理有效地管理文档，补充自己的管理规则，不能陷入困境。文档管理人力资源消耗高，高效管理文档目前是所有高校的目标，所以管理工作应加强。5.及时更新档案，合理有效地保存档案。因为每一个新的人员波动，都需要对档案文件，收集和归档，这对高校发展将有很大的帮助，也能够快速收集，实现业务单元信息的归档。因为高校需要的信息在任何时间，如为自己增加存档文件的利用率和使用合理的现有记录。各高校单位必须将注意力转向现有档案文件，及时了解有用的信息，这会是一个巨大的帮助，也能更好地发展高校。

（二）人员管理方面

1.加强对高校档案管理人员的培训。高校档案管理单位应定期安排一组管理人员接受相关业务培训，加强他们的专业知识，确保他们认识到工作的重要性，树立正确的业务态度。自改革开放的开始，我国的发展速度迅速，信息需求快速增长，文档管理工作必须跟随时代的发展，不能雇佣非专业人员。最好是在每个部门都认真做好管理，特别是档案管理的单位，应该把管理质量放在第一位。第二，管理监督部门也进行定期专业培训项目的管理保留文件，通过培养党的思想教育项目，在许多方面增加高校整体发展，保证归档文件管理的操作项目。2.业务单位档案文件的管理应符合业务接管的相关规定。管理单位委员会应严格规定档案文件管理业务接管事宜。高校人员因故缺勤的，应当在离开前交接保管文件并在原单位发现问题时进行及时交接。3.做好档案文件管理的保护工作。加强档案组的管理意识，定期检查归档文件的完整情况，发现问题及时进行修复和补充。归档业务似乎是一项非常复杂的业务，但事实并非如此。管理团队必须非常耐心，并且关注这个业务。

五、结论

在档案管理中，目前许多高校都采用信息化平台系统管理档案。紧随现代互联网和信息技术的发展，各高校更加重视教育领域大数据技术的应用，同时努力提高互联网信息数据处理效率，促使现代文件管理更加清晰智能。这些工作既促进了高校的发展，同时解决了文件信息的规范管理。高校的档案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一项繁琐、系统的工程，高校档案管理人员不仅要做好传统的档案管理工作，还要结合档案现代化管理需要，充分运用信息化技术等先进手段提高档案科学管理水平，这样才能使高校档案工作不断创新发展，适应现代高校发展的需要。

参考文献

[1]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究[D].西安:长安大学,2012.

[2]柏海玲.人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究[J].中国管理信息化,2017(9).

[3]杨军.高校人事档案管理策略分析[j].黑龙江档案,2010.

[4]章研.浅谈高校档案管理工还是作中存在的突出问题与解决措施[J].经营管理者,2015(12):350.

[5]周丽娟.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].中外企业家,2017(06):242.

[6]刘志春.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2016(05):104.

[7]孙航.高校档案管理信息化建设的必要性及意义解读[J].才智,2016(7).

技术文档管理范文篇10

1.文档生命周期理论及其局限性。文档生命周期已经被视为一种理论，其概念是以提供操作纸质文档管理程序为框架和模型。该理论认为，文档不是静态的，而是有自己的生命，它的生命类似生物有机体的成长阶段与“年龄”之限。它们经历从出生（文档创建或收集），成长为青年（记录使用和维护），进入老年（转移到档案库记录），然后死亡（到期销毁）的演变。文档的生命周期包括其当前使用和最终的命运，从产生到销毁的全过程。根据文档的内容和价值不同，档案会采取不同的保存期限，即寿命时间。而文档是档案的初始形式、生命之源，这是目前国内外专家注重文档管理的原因之一，即在档案的生成阶段就把好关。紧接着，它历经创建、维护、储存、使用和处置等五种形式，形成一个完整的生命过程。同时在不同阶段又表现出不同的作用和工作要求，这是一个通过分阶段管理提升档案整体质量的过程。所以，每位档案管理者必须首先了解文档生命周期理论，以提高自己的有效管理能力。然而，文档生命周期描述的并非文件运动规律的全部[1]。近年来，生命周期的概念，一直受到很多负面的评论。首先，批评者指出，销毁不一定是文档的全部归宿，有文档不“死”现象，即无限期保留，因为有持续的价值存在。其次，在“三种年龄”的生命周期阶段之间划分，极容易凭借主观判断。其实文档的生命周期不是单向的从幼变老，而是根据实际使用的需要、价值的转变，会发生逆转和反复，生命形式可能会打乱。文档好比货币，可储存，也可重复循环使用，他们会产生恢复活动期，使用与存档可能会多次交替。生命周期模型不存在重复阶段，或者人为地省略某一阶段。再者，文档生命周期概念延续和记录之间存在人为的区分，由于单位经营宗旨和文档保存文化等原因，专业视角之间档案和记录管理会发生区别。此外，生命周期概念的批评者也认为，它过于集中记录物理实体的操作任务，特别是那些纸质文档的保管。纸质文档依靠逻辑结构，与纸质的物理存储相关联，很大程度上局限于传统的管理模式，缺乏现代创新。

2.连续体理论与信息通信技术的引入。而文档管理早在20世纪80年代已快速引入信息和通信技术（ICT），档案管理进入了一个全新的实践层面，产生了灵活辩证的生命周期模型。这种新模型的发明，被称为连续体理论。该理论认为，档案和文档管理责任之间没有严格的界限。文档有创建、修改、归档、使用等任意处理的权限，不局限于不同环节和先后顺序，也不是被动等待最终处理决定的文本。20世纪90年代通过LanMachean开发了记录连续模型的可操作框架电子记录管理程序。学者指出，电子环境能达到单凭理论和基于纸张的方法所无法实现的档案管理模式，使档案工作对象从静态到动态，能融会贯通，得到立体化处理。在行之有效的生命周期来看，文档和档案管理过程分明，有章有序，明确定义了文档在每个阶段的管理责任。在连续体理论中，通过记录连续模型，文档和档案总是在被创建或编辑的状态，即文档管理被描述为交互式过程，贯穿于整个文档的寿命。文档生命周期和连续体模型的发展是档案信息化的重要驱动力，同时档案信息技术的发展也为生命周期和连续体理论提供了先进的技术条件。两大模型的互补配合提供了一个积极合理的保存记录的结构，体现了电子文档环境安全、有效、便捷的必然趋势。它超越时间和空间，逐渐满足企业、法律、社会、文化等需求管理。作为更为先进的档案管理办法，通过现代模型构建科学组织框架，对于档案现代化与信息通信的融合发展具有重要的意义。

二、现代信息通信技术（ICT）应用现状

1.信息技术的创建、存储、检索与数字化趋势。信息技术与通信技术相融合环境下，电子文档的处理有着极高的要求。每一份文档可分为三个端结，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理是中端，永久保存或到期销毁是末端。无论是图案表格的绘制，还是文字的写作修订，文档处理都脱离不了计算机。在此基础上，利用网络技术创建电子数据库、编发电子邮件、远程检索与构建移动通信平台、管理ICT基础设施信息系统等，通过多措并举，产生更有效的利用与管理。由于不同机构保存和使用的主要数据和信息系统存在差异，信息系统（IS）集成部署系统的数据管理则更有利于实现无缝传递和信息共享，从而打破不同档案部门“信息不对称”的局面，改善“信息孤岛”现象。同时，该系统是由多个电子文档组织路线，以不同的部门和个人根据具体工作需求进行查询和使用，这种积分式工作流程有效节约了财务和人力资源方面的成本。虽然针对庞大数据，计算机系统可能会导致冗余，但它可以消除员工对大批量物理文档的恐惧。在数字化档案管理中，尽管试图改善信息通信能力，但关键基础设施与目标还是存在一定差距。这些差距和弱点与信息部门的推进力度有关，也与档案工作人员对新技术的运用程度有关。尤其是研发和使用过程中未能解决数字档案中的DRM数字版权管理，因此ICT技术的应用实则依赖于基础设施的存在，而相对高端设施的建设尚未熟练普及。随着互联网的发展，现代电子政务、OA系统的运用，QQ群、微信圈及电子商务建设的开展，各部门相应建立了系统办公网络平台，不仅最大限度地证明了信息和通信技术优点，而且也在不断探索与实践中，将现代信息技术的功能推向优化。2.有效的档案管理方式在实践中改进。在ICT的支持下，档案管理已经从基本的纸张文件的存储向众多电子、计算机的数字化管理过渡。“云计算”的引入将全面丰富现代文档管理模式，以其提供速度快、精准度高、查询灵活、呈现方式多样等优势，在世界范围内被迅速接受并作为关键信息管理与沟通工具。此外，在档案管理中使用电子系统，可以节省文件存储空间，利用电子方式查询也可减少纸质文档的物理磨损。计算机中的档案管理，以强大的存储、检索、访问、使用功能，增强了安全性和便捷度，也便于人档沟通和信息交流。尽管如此，他们也面临一些挑战。如由于技术的飞速变化，档案记录越来越依靠计算机及网络，增强了软硬件故障所造成的数据失真或丢失风险。而在处理文件时人为的改写、剪切和粘贴、发送到另一端等，操作失误也会影响数据的真实性和系统的完整性。尽管如此，这些缺点并不会贬低信息与通信技术在档案领域已发挥的显著作用。在电子档案的时代，传统的档案实体服务已不能满足人们复杂的用档需求，任何一种有意义的文档都无法忽略信息和通信技术所带来的有效记录管理。三、当前信息技术环境下文档运用与服务1.信息通信推送技术成为服务的主功能。当前信息技术的飞速发展拉近了人与人之间信息的交流，传递方式的嬗变，也进一步完善与提升了档案信息服务中技术体系的应用水平。信息通信推送技术成为服务的主功能，比如“云计算”文档存储功能与数字化对接，OA系统、电子邮箱等文档信息传递对接，网络平台信息咨询、留言，电子政务与公文流转，网站信息查询、文件下载、转移链接、用户对话等推送与互动功能。网络信息沟通工具具有集成化和开放性等特点。为了提供高速、快捷，不受地理、时空限制的服务，各种信息技术资源必须加以整合，才能达到系统优化的效果。但是在实际操作中，由于网站服务平台和服务体系的更新周期较长，服务还是以被动的信息咨询反馈为主，缺乏主动的信息推送服务。总的来说，还是存在先进信息技术研发滞后、技术应用不全面、兼容不够等问题。因此，在未来除注重终端信息技术的研发和使用外，一些网络平台和智能服务平台的新生技术也是应关注的方向。

2.电子信息转化成为运用与服务的基本途径。当前信息技术下文档运用与服务，主要有两大类方式。一类是对档案室（馆）藏传统档案，以方便利用为目的，运用专用设备进行信息技术加工处理；另一类是对直接以数字化形式产生的电子图档进行数字化管理，包括电子图档和文件的接收与安全保管，以及科学合理利用。档案信息的利用包括信息检索、信息传递以及信息反馈等，而档案的编研活动实质是对档案信息进行改编重组的过程。虽然档案信息化中并不完全是信息理论与技术利用的内容，但是所有的标准化、网络化、数字化及其他工作都围绕着信息技术展开。信息技术应用成为实现档案信息化的基本途径[2]。在档案资源运用过程中，人们获取信息的需求呈现快餐式又精细化、多样化的特点，信息服务的给取已转变为以网络服务、虚拟服务为主的电子高科技服务。当前信息社会中，档案信息服务更多的是基于互联网，利用现代信息技术向公众提供档案信息查询、咨询等服务方式。现代信息技术的发展，在影响人们信息获取方式和社会形态的同时，也改变着人们的生活和学习面貌。因此，信息公开背景下的档案在线服务必须以用户为出发点，创新理念，更新现代信息技术手段，积极开展信息推送、站点链接、网页聚合等多功能服务。借助ICT的推动力，实现信息与通信环境下的档案信息公开、共享与利用，不断提升档案服务质量和管理水平。

作者:王辉 单位:江阴职业技术学院

参考文献