纸质档案范文10篇

纸质档案范文篇1

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准麱?銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案范文篇2

关键词：城建纸质档案；电子档案；并行管理；必然性

电子信息网络技术在新形势发展中取得了很好的成绩，而城建管理档案更是因为其无与伦比的重要性得到了越来越多人的关注。在电子信息网络技术的不断推动下，怎么把电子和纸质档案开展合理的档案并行管理举措已经变成了目前人们亟待处理的一个问题。

1纸质档案和电子档案并行管理的必然性

在二十一世纪中，电子档案与纸质档案均有着自身的优点，两者都很重要。在造纸术发明以后，纸质档案始终是重要的信息载体，给人们广泛运用，和电子档案比较，纸质档案具备了载体的依附性。档案的出现属于社会现象，其通过固定的物质形式存在着，形成档案信息和载体，变成了十分重要的信息资源。纸质档案客观记录了过去的历史情况，有着让人信服的凭证功能，这样的凭证效用连电子档案也比不上。长时间以来，档案界始终使用纸质档案，对于电子档案运用较少，原因是电子档案虽然具备了信息量大与检索快速等优点，可是因为其本身有着不能攻克的缺陷，对档案稳定性与可靠性的影响较大，所以需要及时处理该问题。纸质档案和电子档案比较，虽承载信息处理优势不明显，可是其原始特性比电子档案更好。在未能全面掌控电子档案证据性与持续性以前，还是需要使用纸质档案进行管理。基于纸质档案和电子档案各自的特征，根据现阶段城建档案管理实况看来，还需要将纸质档案与电子档案开展并行管理，此乃社会发展的必然趋势。

2城建纸质档案与电子档案并行管理举措

（1）改善基础档案管理体制，创建纸质档案与电子档案通道。目前，城建档案管理机制使用频率较高的是传统档案管理机制，这种情况导致档案管理工作无法顺利进行。为了有效改善该情况，应当从档案管理体制上进行合理的调节。在现实的档案管理机制内容里面，需要健全的是：基础统计标准与信息储存标准、计算机数据库管理等。由于在现代社会发展过程中，电子档案管理自身有着很多的不足，所以在现实使用的时候，电子档案的明确性与真实性统统需要在对应的体制中显示出来。再者，应当建立电子与纸质档案通道，把电子与纸质档案通过文本的形式储存于光盘上。接着借助软件与数据库索引把电子档案和纸质档案相融合，达到档案自动管理与检索的目的。对库存纸质档案，需要把利用率较高的档案变成电子档案，有利于用户使用。（2）创建新的档案管理模式，同步归档纸质和电子档案同一内容。在信息科学技术发展的时代背景下，城建档案管理应紧跟时展的角度，对档案管理进行有效创新及吸收，主动制定出全新的电子档案管理体系，与此同时把纸张当成基本载体，档案管理模式可进行长时间的累积持续拓展。相关工作人员在对管理方式进行优化的时候，大部分管理步骤均可以通过合理使用计算机来展开管理工作，打个比方，整理电子档案，只需要采用计算机就可以进行有效分档了，这样做无需转移文件载体。在现实管理内容方面，电子档案同样需要构成较好的规律，同时开展各个方面的文件组合工作，从而健全电子档案。其次，电子档案因为其本身的不足，对应的法律效力也未能明确，虽一些地方制定了电子档案制度，可是由于工作实况，对同一内容的纸质与电子档案，都需要同步归档，如此做不但可以实现档案的真实性与完整性，还能够解决用户使用网络资源共享的问题，使纸质档案与电子档案互补。（3）转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案。现下，城建档案管理岗位所安排的工作人员仍然是过去的档案管理工作者。这部分档案管理工作者已经完全适应了纸质档案管理模式，对于刚刚发展起来的电子档案管理知之甚少，对其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得档案管理工作效率始终停滞不前。要想改变这种现象，城建档案管理部门需要组织档案管理工作人员参加相关培训活动，从而掌握新的档案管理知识与技能，将档案管理工作人员职业素养提高，转变传统档案管理观念，从而树立新的档案管理意识，并且把现代电子档案管理当成是城建档案管理的关键内容。再者，相关档案管理工作者应当在空闲时间学习与电子设备有关的知识和技能，借此将自身的工作能力提高。除此以外，电子档案涉及到了各个方面，所以需要档案管理工作人员有着扎实的基础，充分掌握计算机基础知识。因此，档案管理工作人员应当不断开拓自身的综合素养，从而快速适应新时代档案管理。再来，把已经存在的纸质档案，依据储存与使用等因素的需要构成对应的电子档案，即纸质档案变成电子档案的数字化过程。数字化过程一般有：1）单位接收外来档案以后，对其开展数字化的管理。2）对已经归档的纸质档案应当实行数字化管理，让电子与纸质档案并行。

3结束语

总体说来，进行城建档案管理的过程中，我们可以了解到，传统纸质档案的管理与现代化电子档案管理均有着各自的作用和意义。因此，在城建档案管理发展的阶段，应当制定出科学且合理的方案，如此才可以促进城建纸质与电子档案并行管理及发展，进而将档案管理效益大幅度提升。

参考文献：

[1]刘咏婷.智慧城市背景下城建档案管理创新研究[J].城建档案,2018(05):61-62.

[2]刘瑞欣.城建档案管理工作的现状分析及对策探讨[J].城建档案,2017(12):49-51.

纸质档案范文篇3

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案范文篇4

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案范文篇5

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2.2灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

4信息保护的差异

纸质档案范文篇6

关键词：纸质档案；档案信息化；管理；重要作用

随着计算机技术的广泛应用，档案信息化管理已经势不可挡。但是，在电子档案和纸质档案并存的背景下，纸质档案的重要性依然不能忽视。纸质档案具有自身独特的优势，认真研究纸质档案的特点和重要性，制定科学的对策与措施，充分发挥纸质档案的重要作用，对提高档案信息化管理建设的实效具有非常重要的现实意义。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念及特点。顾名思义，纸质档案就是以纸张为载体记录下来的人类活动的信息，包括信札、电报、户籍、账册、契约、日记、书稿、证书、笔记和家谱等等，记录的方式包括图表或文字等，其目的是方便日后查阅。纸质档案管理和使用比较方便，具有三个特点：一是原始性，也即记录的信息是原始凭证；二是可靠性，也即记录的信息一般来讲都比较可靠；三是耐久性，也即信息存储介质用起来时间较长。2.纸质档案的优势。纸质档案从产生至今已经有近两千年的历史，它之所以能够有这么长久的历史生命就在于其具有电子档案不能替代的优势。其一，档案的信息和载体具有不可分离性。这种不可分离性又称依附性，也即纸质档案所记录的信息和纸张这一载体有着稳定的依附性，既不可分离，也难以被修改，使档案所记录的信息具有很大的稳定性。纸质档案把信息和载体有效地结合在一起，使用档案时只能通过记录的文字或图表来获得信息。其二，纸质档案能够体现信息的原始性。纸质档案是用纸和笔记录的信息，都是历史发生的事件，里面的文字或图表能比较清楚地表达出时间和事件的基本脉络，能够让大众认同和信服，也容易让人接受。此外，纸质档案都有专业的档案工作人员进行保管，具有非常高的安全性。其三，纸质档案的载体具有良好的耐久性。纸质档案保存的时间很长，加之有专业的保管人员，因此，一般不会轻易被损坏。诚然，在保存过程中纸质档案也会受到氧化、水解等难题，但只要加以注意，并采取有效的针对性措施，这类问题都能得到有效的规避，从而使纸质档案的寿命更长。3.纸质档案的劣势。在漫长的发展过程中，纸质档案虽然具有一定的优势，但随着时间的推移和科学技术的不断发展同样也表现出自身的劣势。其一，纸质档案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪费大。纸质档案的记录、整理、归档和保存，不但需要大量的人力、物力，还需要很长的时间，这造成了成本高、浪费大的不良现象。其二，纸质档案检索量大，利用效率低下，容易造成资源浪费。一是纸质档案具有独占性，只能一人阅读，难以实现多人同时共享；二是纸质档案检索起来工作量很大，检索所需要的信息比较困难，造成效率不高；三是由于纸质档案使用不便，很多深层次的档案信息难以开发和利用。其三，纸质档案的收集、整理、储存和管理非常不便，难以满足社会需求。纸质档案收集、整理、归档比较原始，整理需要大量的人力，储存需要大量的空间，管理手段也非常落后，根本就无法满足社会快速发展的要求。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性

1.纸质实体档案具有更高的真实性和更强的生命力。档案的生命力体现在两个方面，一个是法律凭证，另一个是原始证据。数据化管理时代，较电子档案相比，纸质档案具有更高的真实性和法律效力。一是，纸质档案作为原始性证据，能够为电子档案的真实性和法律效力提供有效、可靠的保证；二是，在档案信息化管理背景下，随着档案资料的深度开发和广泛运用，有效保存并发挥纸质档案的原始凭证作用的重要性得到进一步提升。2.纸质实体档案具有更好的稳定性和更大的安全性。在信息化档案管理中，电子档案存储、传输和利用的安全性受制于计算机软硬件系统，因系统稳定性较差，且容易受到病毒和黑客的袭击，因此，电子信息的安全性较差，安全防护的难度较大。而纸质档案本身具有很好的稳定性，且具有良好的安全管理模式和经验，因此，具有更大的安全性。此外，如果电子档案的安全性受到侵害，纸质档案则可以提供稳定的安全保障。3.纸质实体档案的信息保存和利用具有长久性。电子档案一般都储存在光盘或磁盘中，以目前的技术条件看，保存和使用的寿命不可能太长。而纸质档案只要冷暖适宜、干湿适度，没有人为的破坏，一般寿命均可达千年以上，这已经得到了现代考古学的证实。4.纸质实体档案可确保档案真实性。档案生命力还是在于原始证据、法律凭证这两个方面。对于档案而言，要想完全实现数字化与网上合理应用，自然需要先确保档案真实性以及法律效应这两点，可是现如今，我国对于电子档案法律相关内容还尚未及时完善。可是在纸质档案这一方面就较为完善，所以，纸质实体档案真实性是毋庸置疑的。纸质实体档案具有“内容原始性”以及“形式原始性”这两个特征，因为是实体，所以文件资料字体、图像、字迹自然也不能随意更改和替换，可是信息化管理过程中档案真实性很难确定，一些十分重要的档案也有可能会被修改。

三、发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策

1.更新档案管理观念，树立纸质档案与电子档案并存的正确意识。在现代档案管理工作中，传统的档案管理方式正快速向信息化管理方式过渡。档案管理人员必须及时更新观念，从内心上真诚地接受档案信息化管理这一大的发展趋势，充分认识现阶段电子档案和纸质档案并存的必然性。一是要加强学习，尽快掌握档案数据化管理的理论和技能，使自己成为一个复合型的档案管理人才；二是要充分发挥传统档案管理和纸质档案管理的成熟经验，创造性地做好传统档案管理向现代档案管理的过渡工作，实现两者的相互依存和共同发展。2.正确地把握纸质档案与电子档案的关系，为充分发挥纸质档案的作用打好思想基础。在电子档案与纸质档案并存的现阶段，正确地把握两者之间的关系并不是一件容易的事情。纸质档案和电子档案既有差异又有联系，需要辩证看待。两者的联系：一是，两者的记录价值和作用是一样的。不管是纸质档案，还是电子档案，都具有档案的现实价值和回溯价值，两者记录的都是真实发生的事件，对于档案阅读人来讲，都具有可鉴定、可取证和可研究的价值；二是，两者记录的内容都具有传承性质。纸质档案和电子档案虽然记录方式不同，但是，记录的内容却是相同的，是同一内容档案的不同建立方法，在记录的内容上具有传承性；两者的差异：一是，两者记录载体的寿命和库房保管上存在一定的差异。电子档案的保存寿命较短，而纸质档案的保存时间较长。电子档案对环境的温度、湿度和防磁性要求较高，纸质档案则对环境的温度、湿度和防火防氧化有一定要求；二是，两者的收集和整理方法不同。纸质档案是对已经存在的纸质文件按时间、用途、类型等进行分类和组卷，进行编号和系统化的整理；而电子档案通过光盘与磁盘对各类电子文件分门别类，进行数据库备份；三是，两者利用方式不同。纸质档案防伪性较高，可以阅览、复印和外借；而电子档案使用起来更加方便，不受时间和空间的限制，效率大大提高；四是，两者在检索和编目上有差异。纸质档案需要在文件内的目录上逐一编目，然后再进行案卷目录的编写，其检索是手工查找和翻阅；而电子档案则是对磁盘上的序列号目录进行逐个检索，能够快速分类和排序，能够全文自动检索；五是，两者的鉴定程序有差异。纸质档案形成后要进行多次鉴定，也即价值鉴定、生存期鉴定和复审鉴定；而电子档案的鉴定程序要在档案形成之前完成，包括保存价值、保存期限和有无携带病毒等不安全因素；六是，两者在安全防护上有差异。纸质档案只要对纸张存放的环境进行维护即可，而电子档案则要防范病毒和黑客入侵等，防护技术需要不断更新。3.完善档案管理标准和制度，建立两者相统一的工作机制。档案信息化管理是不可逆转的大趋势，在目前纸质档案和电子档案并存的情况下，必须建立完善的标准和制度，在规范的基础上把电子档案与纸质档案统一起来。一是根据实际情况和工作需要，从长计议，科学确定将已有纸质档案转化为电子档案的格式、标准和制度，尽快完成传统纸质档案向电子档案的转化工作；二是要科学预测档案信息化管理的发展趋势，构建一套具有前瞻性的标准、制度体系，从当下开始，把电子档案与纸质档案统一起来，促进两者的合理共存、科学发展。三是采取“双套制”档案保管模式，具体而言，就是对于载体不同可是内容相同的档案需要进行双套存储，即使用双套来将统一内容的纸质、电子档案进行存储。因为纸质档案与电子档案之间存在较大的差异以及科学管理实践创新各自特点，所以，这一管理模式的实施能够起到良好的保管效果，有效避免出现重复存储这一现象，同时，还能将两者之间的优势有效融合在一起，这不仅能够将档案高效存储以及检索功能有效发挥出来，同时也能真正实现档案凭证价值。除此之外，电子档案本身就因其自身特点可以以副本的形式进行异地存储，这也能够有效避免档案数据信息受到意外的损坏。为此，档案馆在发展过程中一定要真正意识到这一管理模式的价值，结合实际情况来积极使用这一管理模式，这能有效优化整个馆藏结构，同时，提升档案资料保护效果和质量。4.充分发挥纸质档案的优势，促进纸质档案与电子档案的互补和协调发展。一是要充分利用纸质档案管理的优势和经验，科学推进档案信息化管理建设工作，构建先进的数据化档案管理系统；二是根据现代档案信息化管理的要求，进一步改进和完善纸质档案管理的各个环节，使纸质档案对电子档案发挥更好的基础作用和补充作用；三是充分发挥纸质档案的原始凭证作用，关键时刻给电子档案的真实性和可靠性提供保障；四是发挥纸质档案的稳定性作用，为电子档案提供可靠的安全保障。做好电子档案的纸质备份，对重要的电子档案进行纸质管理，发挥纸质档案在涉密档案管理中的作用，能够给电子档案提供有效的安全保障；五是发挥纸质档案的实体作用，提高现代档案的保存及利用价值。纸质档案能够比电子档案保存更长的时间，做好纸质档案的管理和保存会让档案的价值得到更好的体现。5.积极推进纸质档案数字化管理。在现实生活之中，传统纸质档案与电子档案之间的相互转化是十分可行的。对于电子档案而言，可以在发展过程中借助于纸张打印的形式来向纸质档案快速转换，这样就能有效提升电子档案直观性，而不同档案在这一过程中也能够起到良好的利用效果。对于纸质档案而言，使用扫描亦或者是计算机输入等手段，自然能够有效转换成为电子档案，从而有效提升档案管理工作效率。针对这一点，在发展过程中就可以基于这一点来做好相互转换工作，借此来将两者之间可以共存且十分合适的临界点及时寻找出来，这样就能更好地提升档案管理质量和效率。在推进纸质档案数字化管理的期间，需要及时借助于扫描仪亦或者是数码相机等一系列数码设备来进行数字化加工，这样自然能够促使其向磁盘、磁带、光盘等载体存储形式而转化。在恢复档案材料模糊褪变字迹以及对于污损残缺照片的时候，这一技术也能够起到一定的恢复促进效果，同时及时改变档案利用孤本状态，让更多的人能够参与到资源共享之中。最后，在纸质档案数字化管理真正实现之后，即可直接将已经开放的档案上传到网络上，这样就能便于使用者无限期的查询与使用，从而有效扩大使用者档案空间，减少原载体档案因为频繁使用而造成的损害，而纸质档案存储以及使用寿命也能够因此而得到有效提升。6.及时改进与调整档案存储设施。只有真正将电子档案与纸质档案有效结合应用，才能将其价值有效发挥出来。因为这两者均需要依赖于物质状态而存在，所以，安全性以及完整性要想真正得以保障，还是离不开一定的设施和基础来作为保障，毕竟纸质档案存储信息量并不大，在长时间积累的案卷之前，纸质档案在存储过程中库房压力不小；而电子档案的存在则能有效改善这一问题，因为光盘具有较大的信息存储量，也并不需要较大的存储空间，在具备基础保管的条件下还能有效减轻库房压力，有效节约了不必要的资金。

参考文献：

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纸质档案范文篇7

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

纸质档案范文篇8

1、凡是部内工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料，均应归档。应保证归档的材料能全面地反映工作的基本情况。办理完毕的工作材料，一般应在第二年上半年归档。应归档的文件材料要齐全完整，根据分类立卷，卷内文件应按一定次序排列，编页号，填写卷内目录，注明保管期限，并编制案卷目录。

2、人事档案应严格按中央、市委组织部有关规定管理，查阅人事档案须持党委(党组、总支)以上单位的介绍信，在部内指定地点查阅。未经部领导同意，不得外借。

3、干部考核材料由干部科分类整理立档，查阅干部考核材料须得到部领导的同意，一般情况下不得摘录和外借。

纸质档案范文篇9

1、资管建设，资源开发，应加大对档案目录数据库的建设力度，做好相关重要文件档案的收集与整理工作，将其以图片、音频或视频文件等方式保存。数字文件具有许多显著优势，除了可对原始档案起到优良的保护之外，使用起来也极为方便。将纸质档案进行数字化处理，可有效保护原始档案。

2.易于电子归档及电子档案管理，电子归档实现了传统纸质档案向数字化的飞跃，不再受到传统文档管理局限性的束缚，而最大程度上为图书馆藏增加了存储空间。不管档案的类型以及层次，尽管现如今还在研究它的组成、自主以及管理模式，但数字化的趋势是势不可挡的。

二、纸质档案管理工作存在不足

1.学历结构年龄结构的单一性和低层次性，随着计算机网络技术得到广泛的使用，在纸质档案也应得到响应和应用，然而，由于图书馆档案管理工作人员的综合素质并不高，许多单位也并未意识到图书馆工作的重要性，在他们看来纸质档案的管理工作并元重要性可言无关高校发展大局。

2.缺乏专业技能培训，由于高校中的档案管理工作人员一般没有经过专业的培训，档案管理与信息化建设方面的知识较为薄弱，因此在管理档案上具有较大的主观性，缺乏合理科学的管理理念。而又因并未对档案管理工作人员进行再教育，因此在很大程度上影响了档案信息化的进一步发展。

三、改进高校图书馆档案管理工作的建议

1.凸显档案意识，健全管理制度，图书馆的全体工作人员应该深刻的认识图书馆档案资源作为有效信息资源的宝贵性，重新审视档案工作的重要性，从思想的高度上认识和重视档案工作突出档案意识；从工作的高度上建立健全管理制度，为保障档案工作的有序运行提供保障，这些是做好图书馆档案管理工作的基础。

2.强化电子意识，提升管理水平，现如今，信息技术已经得到了大量的使用与普及，电子文件种类日益丰富，档案信息化需求也明显提升，在纸质档案具体工作过程中或多或少会面临一些问题。使用数字化档案之后，通过计算机技术来检索相关文件，检索的效率以及精准度可大幅度提升，此外，借助互联网，使用者能够迅速查找到自己所需要的文献资料进行教学和科研，大大地降低了人力物力财力，不必像以往一样在一本本一卷卷的纸质资料中查找。另外，图书馆也可以利用网络，在校园网络中实行非保密信息的公开，比方说规章制度以及学校通知等，可大大提高档案资源的利用率，从而达到主动服务。

3.做好培训工作，提升人才素质，其一，从管理的本质出发，管理服务的对象是人，主体也是人，为提高图书馆管理工作的有效性就应该着手于提高管理人员素养和服务理念，改善高校图书馆档案管理。其二，高校图书馆应为档案工作人员制定学习培训计划，为提高管理的有效性和质量提供更多的提升渠道，使管理人员能够自如应对高校中档案工作的新要求，为育人、科研和服务工作提供针对性的档案服务。

4.运用数字化信息系统，科学系统管理，第一，我们应恰当运用科学技术提高图书馆的工作效率。数字化信息管理系统可以迅速地采集有用利用价值的信息资源。系统会将收集到的资源信息及时进行处理和保存，数据储存安全性高，且易于备份，查阅简单方便。此外，档案部门还可以通过网络直接采集有用的资源。例如浙江大学的图书馆档案管理系统就充分的发挥了系统软件优势，比传统的纸质档案管理时提高了几倍的工作效率。第二，为了实现管理的体系化和一体化发展，高校有必要建立科学的管理系统。这不仅为包括学生、老师等内部人员提高查阅的资料和载体，也为各个高校之间进行馆藏交流提供根据和经验，以更好地提高高校整体的馆藏管理。

5.使用纸质文档数字化外包服务随着创新时代的到来，外包服务成为了一个热门的话题。由于高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化工作，那么必定会耗费巨大的人力与财力，需购买专业的修图软件以及扫描仪等，除与此同时，档案实施数字化管理之后，必须有相应的软件作为支撑。目前，伴随着外包公司的专业化发展，采用数字化外包服务可以在减少管理成本的同时大大提高管理效率，并且外包公司所提供的服务十分全面，不论是文件采集、存储、检索以及共享等操作均可实现，较为适合高校图书馆档案数字化管理的需求。

6.加强资源共享和个性化服务的有机融合为打破图书馆之间的封闭局面，建立一体化系统如读者分析系统，可大大提升信息的传递效率，此外，根据学科来建立相应的数据库，可让各类读者的需求均得到满足。结束语随着数字化的不断进步与普及，高校图书馆纸质文档的管理要求将进一步提升，作为高校，要坚持一人文本的原则，建立科学的纸质文献与图书数字化管理系统，完善图书馆基础服务设施，提高人员服务，促进图书馆资源共享，提高管理水平和大学生的综合素质。

纸质档案范文篇10

【关键词】纸质档案；数字化档案；规范化；统一；管理

档案，是在实践活动中形成的记录各类主体行为的数据。档案管理是管理性、政治性、服务性的工作。档案管理不会直接产生物质财富，是负责管理各部门形成的历史文件的一个专业，档案管理是管理性的工作。档案管理系统是国家文献信息系统的重要组成部分，档案管理对局部单位的生产，对整个社会都有重要的意义。同时，也有着长远的历史意义。随着互联网的出现，“互联网+档案”管理成立档案管理发展的新趋势、新方向，数字化档案应运而生，如何实现纸质档案和数字化档案的规范化统一管理，是本文研究的重要内容。

一、纸质档案与数字化档案规范统一管理的意义

档案管理，是国家、单位、组织行政管理的重要组成部分，档案为国家、单位、组织的发展提供了决策的依据，档案对各项事业的发展、重要业务往来都起着记录和参考的作用，同时也与文化息息相关，档案见证了一个组织的发展，是文化、价值观的一种体现，在组织文化形成过程中，发挥着不可替代的作用。纸质档案和数字化档案二者具有优势互补的特点，纸质档案有自己的特点，如纸质档案的安全性更有保障，例如一些关系国家秘密的绝密档案，数字化档案的安全性不如纸质档案。纸质档案不容易丢失，也不容易被篡改。纸质档案时间越久越珍贵。在互联网信息化时代，数字化档案是时展的必然趋势。数字化档案有自己的优势，例如数字化档案具有可分享性，具有不易失真性、更加经济环保，更加多样化，具有趣味性。纸质档案与数字化档案各有自己的优势，二者有效结合，能够充分发挥档案的作用，对不同的档案采取不同的管理方式，意义重大。

二、新时代数字化档案技术的价值分析

（一）数字化档案技术更加专业化。数字化档案，相比较于传统的档案管理，更加专业化，传统档案管理具有随意性大、主观性强的特点，而数字化档案技术，则是依据一定的档案管理软件，实施规范化、专业化管理，档案依托数字化技术，能够实现规范化管理，同时能够解决档案管理存在的问题，是促进档案管理有效性的关键路径，增加了档案信息的来源渠道。例如传统的档案资料来源，主要是纸质版的资料整理，而数字化档案时代，档案资料来源路径更宽，同时也更加高效。可以利用数字化技术，通过网络资源搜索和传递，直接形成新的数字化档案。数字化档案管理依托更强大的网络储存技术、云计算技术等，提高了档案管理的整体水平，使得数字化档案分类更加科学，资料来源更加广泛，管理专业化程度更高。

（二）数字化档案的服务性更强。随着社会的不断发展，档案所发挥的作用不断增强，通过数字化档案的科学使用，能够提高档案的利用率，用档案来作为决策制定的重要依据和参考。越来越多的领域、越来越多的节点需要利用档案，社会的发展需要各行各业的档案作为根基，社会经济发展速度越快，人们的工作节奏越快，对档案的精准度、可靠度、效率性都提出了越来越高的要求。档案的重要意义被社会各界广泛关注，各个领域对档案都有不同程度的需求。数字化档案管理，能够满足社会各行各业的参考需求，对社会经济发展的促进作用更强，服务性特征更加明显。

（三）数字化档案管理技术具有管理价值。档案数字化管理虽然更加高效便捷，但同时面临着一定的管理风险、技术风险，具有一定的复杂性。数字化档案管理能够利用计算机技术，提出一些新的管理方法、管理思路，运用先进的计算机技术作为工具，给传统档案管理更多的启发，不断优化档案管理的整体水平。从而让档案管理为人们工作提供更加高效、精准、可靠的数据信息技术，充分满足快速发展的社会需求。

（四）数字化档案管理的安全性价值。传统的档案管理具有一定的安全风险，也比较常见，有很多不可抗力的自然风险，像地质灾害、气象灾害、档案存储环境的变化及运输、人为管理等等很多方面，都可能给传统纸质档案管理带来无法恢复的损害。而数字化档案管理的整体安全性价值更高，数字化档案整体的存储能力更强。例如，移动硬盘的存储能力更强，存储的内容也更多。为了更好地保障档案信息的安全性，可以将数字化档案信息保存到云端备份，在双重技术的保障下，即使存储档案信息的计算机发生损坏，或者出现不可抗力的自然灾害，通过云端备份，依旧能够获取数字化档案的相关备份信息，这样数字化档案的抗风险能力也提高了。此外，终端管理系统如果能够科学管理，保证档案管理系统正常运行，能够有效防治档案数据信息的丢失，这样档案存储的可靠性和安全性将进一步提升。

三、纸质档案和数字化档案统一管理的障碍

目前，纸质档案和数字化档案管理存在一些问题，这些问题制约着二者规范化统一管理。以下对当前纸质档案和数字化档案管理存在的问题进行分析。

（一）纸质档案与数字化档案渠道不一致。纸质档案与数字化档案渠道不一致，是典型的问题之一。一是表现在纸质档案制度不完善，并没有制定明确的纸质档案转化为数字化档案的具体方案和操作方法，导致数字化档案对传统纸质档案的开发和利用程度不足，开发效果有待进一步提升，档案管理的信息资源缺乏纸质档案支撑，直接表现为数字化档案整体质量较低，数量较少，数字化档案利用率不高，难以真正发挥作用。例如某些单位的档案管理，一直采取纸质档案管理的方法，没有专门的档案管理室，档案管理通归各个部门的办公室负责。到近些年才成立专门的档案管理室。但是成立之后，依旧以纸质档案管理为主。虽然要求各个部门在上交纸质档案的同时上交电子档案，但是电子档案没有规范的模板，各个部门有以硬盘上交的，有以U盘上交的，还有以光盘上交的，有的部门会通过QQ、微信等方式直接传输。很多电子档案并没有规范化、统一化。二是数字化档案缺乏共享机制。档案往往涉及多个部门，数字化档案的信息采集，需要根据档案管理制度，分门别类进行信息采集、整理，同时期的纸质档案在收集整理和分类立卷时已经比较成熟，而数字化档案系统则研发不够成熟，缺乏信息共享机制，收集存在障碍，利用也不够充分。当前的数字化档案数据库不能够满足数据存档的实际需求，制约着纸质档案和数字化档案的规范化。

（二）纸质档案与数字化档案安全性建设不到位。纸质档案和数字化档案缺乏安全建设，也是纸质档案与数字化档案规范化统一管理的重要制约因素。纸质档案经过多年的发展，安全建设基本成熟，例如纸质档案保存应该注意防火、防潮，防虫蛀咬等。而数字化档案的安全建设，则不是非常成熟，再加上不同单位对数字化档案重视程度、财力投入等参差不齐，其安全建设相对不足。同时，数字化档案对先进技术非常依赖，传输也很迅速，不受时间空间的限制，存储量大，但是更容易丢失，一个小小的硬盘问题，或者电脑损失，都可能给整个档案馆造成信息的丢失。数字化档案还具有信息的不稳定性特征，数字化档案和纸质档案相比，更容易发生遗失和损坏，造成不可修复的灾难性后果。

（三）纸质档案与数字化档案管理制度不完善。纸质档案与数字化档案管理制度不完善，也是阻碍二者统一管理的重要因素。首先，数字化档案与纸质档案缺乏重要性的分类区分，很多涉及单位机密信息的档案，并没有完善的安全管理制度，如档案室的电脑是否安装防火墙，是否设置双重密码，是否真正执行规范操作法，等等，对档案的查借审阅制度把控不严格，在档案的借出、收录和销毁等等方面，都缺乏规范性的操作，急需建立严格的安全管理制度。其次，很多单位缺乏纸质档案和数字化档案统一管理、同步运行的制度。如纸质档案借出，需要在多长时间内对数字化档案进行借出备注，都没有明确的规定。缺乏规范管理，不少档案管理人员认为纸质档案借出之后，借出人承诺很短时间内还回，档案管理人员忽视登记手续。

四、纸质档案及数字化档案规范化管理优化路径

（一）提高技术引用，实现档案信息化共享。统一纸质档案和数字化档案的管理渠道。首先，单位应该建立健全档案管理小组，形成纸质档案和数字化档案管理明确的负责人、监督人和具体业务执行人，明确各个岗位在档案管理中的责任和义务，实行责任回溯机制。从而实现纸质档案和数字化档案管理的统一规划，统一管理。其次，要提高技术引用，加强针对本单位实际情况的数字化档案管理系统和技术的引进。例如引入数码扫描技术，对单位的纸质档案进行数字化，纸质档案的管理通过设置电子标签，或者通过CCR识别等方法，来推动档案管理工作的自动化，同样也对数字化档案和纸质档案信息的一致化提供了方便。还可以建立数字化档案多部门共享系统，通过购买平台，或者聘请第三方进行网站建设和维护，实现数字化档案的信息数据共享，避免档案的孤岛效应，提高数字化档案管理效率。

（二）构建纸质档案和数字化档案系统化管理机制。构建纸质档案和数字化档案的规范化管理机制，加强数字化档案的安全建设，意义重大。首先，要确保纸质档案和数字化档案的基础设施管理，硬件安全管理，为数字化档案和纸质档案提供良好的环境，提供质量过硬的硬件设施，如计算机设备，网络设施以及电气设备。档案的机房应该做到防静电、防盗、防尘、防水、防火等等，在服务器安装或者配置更改时，要做好服务器配置登记。其次，要做好数字化档案的软件系统安全管理。建设可靠、安全的数字化档案意义重大，因为数字化档案对信息系统有很强的依赖性，所以在系统搭建时，要注重各项安全设施的配备，如权限控制，计算机的身份认证，遇到攻击时要有安全警告系统，同时电脑还要有自动保存文件等功能。同时，在数字化档案运行过程中，还要求管理人员经常性对电脑进行体检，定期对电脑的防病毒软件等进行更新，定期检查程序漏洞，确保数字化档案系统的安全。最后，要不断提高档案管理人员的业务素质和道德素质，如提高他们的数字化档案管理意识，通过开展档案管理业务培训，或者通过自学的方式不断提高档案人员的业务素质，并不断提高工作人员的计算机能力和水平，避免错误的操作导致计算机数据丢失。同时，还要加强他们的工作责任感。

（三）严格人员操作流程，实施立体化监督。健全纸质档案和数字化档案的管理制度，同样非常重要。首先，要健全统一的数字化档案和纸质档案日常管理制度，对各个岗位人员的工作流程、工作责任等进行明确规定，制定严格的档案审阅和管理制度。例如电脑操作方法，电脑操作流程、档案室的电脑身份认证要求等等。要建立相应的惩罚措施，如不按照规范流程操作，将在每个月的绩效薪酬中扣除相应的权重和积分，从而鼓励档案管理人员严格按照流程操作。其次，档案管理制度的完善，还包括监督制度的完善，根据单位档案管理的特点和经常出现的问题，拟定档案管理的监督标准，可设定两套监督制度：一个是内部监督。在单位内部制订不定时档案管理抽查制度，从而对档案管理人员形成行为约束，严格按照档案管理流程和制度要求开展工作。二是设置外部监督。尤其是国家机关和事业单位，对档案管理采取群众监督的方式，从而形成多元化、立体化监督机制，促进档案管理的立体化监督，促进档案管理的规范化运作。

五、结语