信息电子化范文10篇

信息电子化范文篇1

办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

信息电子化范文篇2

一、档案信息电子化管理常见问题

1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别

信息电子化范文篇3

关键词：病案；信息管理；信息电子化

医院的病案信息具有复杂、繁多的特点，因此加大了医院的管理难度，随着信息技术的不断发展，病案信息管理与病案信息电子化逐渐发展起来。本文对病案信息管理和病案信息电子化进行研究，旨在提高医院的病案信息管理水平，促进医疗事业的不断发展。

1病案与信息

所谓的病案就是医务人员对病人进行诊断的详细记录，包括治疗、护理以及愈合各方面的信息记录。这些病案文件都是进行临床医学、科教等研究的重要依据，具有很大的指导意义[1]。所谓的信息就是指从事物本身发出的消息、数据等表现形式，信息是制定规划、决策的重要依据。在社会中，医院作为为人们提供医疗服务的机构，离不开社会的发展，而随着信息技术的不断发展，信息技术在医学行业中得到广泛应用，尤其是在病案管理方面，充分发挥了信息管理的积极作用。

2病案信息在医院内部以及社会中的应用

2.1病案信息管理在医院内部的应用。病案信息不仅是对医务人员对病人诊断结果的记录，同时也是病人再次进入医院进行治疗和保健的参考资料。病人无论是看病、住院还是门诊等各方面，都是一人一号，一人一病案，并永久的进行保存，这些信息也可以为以后的医学研究提供可靠的依据。对病案信息进行管理不仅保证了医院病案管理的规范化和标准化，同时也可以保证医院信息的实用性、完整性和全面性。其次一个完整的病案，就是一个生动的病例教研书，对所记录的病例信息进行总结和分析，可以提高对医院人员临床医学教育，增加医务人员的经验。最后对医院的病案信息进行管理，可以为医学研究提供有效的研究资料，为医院做出正确合理的决策提供可靠的依据。所以说病案是对医院医疗信息的总结，可以综合反映出医院最新的医学研究和发现，是对现代医疗水平、医疗技术水平进行衡量的重要依据。2.2病案信息管理在社会上的应用。病案信息不仅在医院中，对医务人员有很大的作用，同时对社会、对普通人民群众也有很大的用处。例如对普通患者而言，患者带着自己的病案信息到医院就诊，可以不必为病者进行重复检查，减少患者的资金支出，同时也可以让医生对患者的病情充分了解，从而得到更好的治疗。而对于患者的单位以及医疗社保等单位而言，病案信息为患者进行工伤以及职业病等方面的鉴定提供了有效的依据，同时也可以了解患者于医保单位在分担医疗费用的分担情况，进而最大限度的保障患者的合法权益。最后病案信息也可以为公安、检察院以及法院、保险部门等了解患者的病情提供有效的依据。在民事纠纷、交通事故以及保险培养等方面，病案信息都发挥着重大的作用。所以说病案管理不仅仅是对医院有就很大的作用，同时也取得了很大的社会效益，因此医院需要对病案进行妥善安全的管理，充分发挥病案信息资源对医院、对社会的作用。

3病案信息电子化

所谓的病案信息电子化是指病案管理以信息技术为支撑，利用计算机系统来对病案信息进行电子化管理，从而更好的开发利用病案信息，提高病案信息的利用效率，促进病案信息管理的发展。病案信息电子化主要包含病案编目、病案流通以及病案检索、病案统计等各方面的内容。信息技术在医院不断的应用，数字化医院也必须突破传统的医疗模式，在计算机技术的基础上，运用计算机技术、多媒体技术等来实现医院对疾病的预防、治疗、护理以及管理各个环节的自动化运作，从而提高医院医疗质量和医疗效率。医院病案信息电子化管理与传统的病案管理不同，传统的病案管理只是用纸质材料记录病案，把病案归档管理储存，而病案信息电子化管理是运用计算机电子技术，对病案信息进行加工、提炼、分类以及统计、分析和比较，从病案被动管理到主动管理。病案信息电子化管理技术主要包含计算机病案管理系统、电子病案以及条形码识别技术和多媒体病例记录系统等，这些病案信息电子化管理的相同点是传输病案信息资料更加方便，而且可以图文并茂传递病案资料，另外也可以利用网络技术实现远程传递病案信息，实现对病案信息资源共享的目的。病案信息电子化是新的现代病案信息管理方法，为医疗研究和医疗发展提供了巨大的信息资源，从而极大的推动了医院数字化发展进程，提高了我国医疗服务的整体水平[2]。病案信息电子化是一个新兴技术，不是一朝一夕就可以实现的，因此我们必须以实现医院数字化发展为目标，投入大量的人力、物理和财力，并且运用市场经济运作方式，从病案管理为出发点，制定合理计划，逐步实现医院病案信息电子化发展，从而实现医院数字化管理。

4总结

综上所述，随着计算机信息技术的不断发展，我国各大行业加大对信息技术的应用。医疗行业也不例外，尤其是医疗行业中的病案信息管理。医院病案信息管理对医院以及社会起着重要的作用，所以我们需要投入大量的人力、资金、物理来加大医院病案信息电子化建设，使病案信息向专业化、现代化、数字化方向发展，从而促进我国医疗事业的不断发展。

参考文献

[1]李欣.病案信息管理与病案信息电子化[J].中国病案,2005(01):25-26.

信息电子化范文篇4

关键词：环境档案管理；电子化；信息化

传统的环境档案管理主要是通过纸质进行存储，不仅工作人员的工作量极大，而且存储的档案信息安全性与永久性较低，不利于环境档案管理工作的开展。而实现环境档案管理电子化与信息化，可以利用计算机通过网络开展工作，利用电子文件进行信息资源存储，提高了工作效率，确保了档案信息的安全性与永久性。

1环境档案管理实现电子化信息化遇到的问题

1.1电子化信息化效率不高。我国环境档案管理工作起步较晚，电子化信息化管理的技术水平有限，诸多部门对于电子化信息化管理的认识不足，导致电子化信息化管理的效率不高，不利于环境档案管理工作的推进。我国环境档案管理效率不高，主要包括以下几方面：（1）电子化信息化未普及。由于环境档案信息化管理处于发展阶段，工作人员对其认识较为浅薄，使得诸多工作人员仍采用传统方法进行操作，导致工作效率不高，未能从根本上实现电子化与自动化管理[1]。（2）环保部门的重视程度较低。环保部门未能认识到电子化信息化管理的重要性，对于信息化建设投入资金较少，建设力度较低，导致智能化档案管理无法充分的发挥作用。（3）人才缺乏。我国严重缺乏电子化信息化管理技术人才，导致环境档案信息化管理水平不高，降低了管理效率。1.2未构建完善的环境档案管理制度。环境档案管理制度是工作开展的保障，未构建完善的环境档案管理制度不仅会降低工作效率，同时会影响环境档案电子化信息化管理的实现。未构建完善的环境档案管理制度，具体包括以下几方面：（1）相关技术缺乏。我国电子信息技术处于发展时期，市场上的软件技术水平高低不同，整体的技术普遍性与通用性较差。而不健全的环境档案管理制度，不仅无法有效地解决技术问题，同时会增加此类问题的严重性[2]。（2）档案管理信息化编码无法实现统一，而信息化编码的不统一会增加电子化信息化的管理难度，降低了环境档案管理的有效性。

2环境档案管理实现电子化信息化的有效措施

2.1提高环境档案信息化管理效率。为了提高环境档案管理的实效性，需要加强其电子化信息化建设，彻底实现电子信息化管理，进而提高档案资料管理的安全性与可靠性，为我国环境保护的开展奠定基础。实现环境档案电子信息化管理，是提高环境档案管理效率的关键，具体有以下几种方法：（1）环保部门需要加强对电子信息化管理的认识，提高电子信息设备应用的普遍性，使得工作人员可以通过计算机完成工作，真正的实现环境档案管理的智能化[3]。（2）建设环境档案信息工作系统，提高技术水平，加强对人员的培训，提高电子信息化管理的实效性。（3）增强资金投入力度，将实现环境档案电子信息化管理作为工作的中心，制定环境档案管理制度，大量引进技术人才，为实现电子化信息化管理做好准备。（4）不断进行探索创新，积极开展电子信息化档案管理建设，及时的引进先进的技术，确保电子信息化管理的先进性与科学性，从根本上提高环境档案管理的科学性与标准性。2.2构建完善的环境档案管理制度。环境档案管理工作的开展，具有较大的难度，其工作量较大，工作领域较广，涉及的档案信息内容较多，人为的档案管理以及无法满足社会的需求。因此，实现环境档案管理电子化信息化是十分必要的[4]。构建完善的环境档案管理制度是实现电子信息化管理的核心，具体包括以下几方面：（1）提高档案信息化管理影响力，提高技术水平，提高信息技术的普遍性与通用性，进而提高电子信息技术的利用效率，彻底实现环境档案信息化管理。（2）开展体制改革，结合电子信息化管理内容，制定科学的管理制度，将环保档案管理与电子信息技术进行融合，进而提高工作效率，促进我国环境保护工作的开展。

3基于环境档案管理实现电子化信息化的必要性研究

3.1提高了环境档案管理的实效性。对于环境档案管理工作而言，其工作量较大，涉及的档案信息资源较多，若是仅靠人工进行管理，不仅无法满足环境档案管理的需求，同时会增加工作负担。为了有效地解决这一问题，提高环境档案管理质量与效率，需要实现环境档案管理的电子化信息化，才能促进环保工作的开展，提高重要档案信息资源的安全性与永久性。环境档案电子信息化管理，提高了档案管理的实效性，具体表现为以下几方面：（1）电子文件进行记录与存储。电子文件存储的方式改变了纸质存储的传统方式，工作人员可以利用软件、硬盘等进行资料存储，还可以进行信息备份，提高了信息管理的安全性，极大程度的提高了工作速度，通过一台电脑即可进行工作，降低了工作难度[5]。（2）信息资源的网络传输。实现档案管理的信息化与电子化，对于信息的传递可以通过网络进行，打破了时间与地域的局限，节省了大量工作时间，提高了工作速率。（3）电子文件存储的安全性。利用电子文件存储资源，可以弥补纸质文件存储的缺陷，其不受环境温度的影响，解决了纸质文件长期存储文字失真的问题。由此可见，实现环境档案信息化电子化管理的必要性。3.2实现了档案资料的长期保存。环境档案信息化管理实现了档案信息的长期保持，弥补了传统档案管理方法的不足。环境档案资料十分重要，是国家环保保护的重要依据，实现档案管理的电子化与信息化，可以利用网络进行信息存储，并且不会出现质量问题，防止了档案信息的损耗。电子文件存储档案时，为了确保重要资料的永久保存，可以多次进行备份，将数据进行保留，进而提高信息数据的安全性。为了提高环境档案存储的安全性，相关部门需要加强对电子信息化技术的开发，引进先进的人才，提高科学技术水平，进而提高数据资料存储的可靠性与稳定性。3.3提高了档案信息的安全性。信息化时代背景下，信息技术电子技术已经成为社会发展的主流方向，电子信息技术的发展促进了经济的发展，推动了各行各业的进步。环境档案管理随着工作年限的增加，其信息资源积累量不断增大，为了提高档案信息存储的安全性，确保信息资源不被损耗，需要实现电子化信息化管理。通过计算机进行档案管理，可以对档案进行标记分类，提高了环境档案管理工作的标准性与规范性，同时便于档案信息的查找，增加了档案信息保存的安全性。唯有实现环境档案电子信息化管理，才能满足环境档案工作的需求，使得档案管理与低碳经济进行融合，进而为我国环境保护提供基础保障。

4结论

综上所述，本文从提高了环境档案管理的实效性、实现了档案资料的长期保存、提高了档案信息的安全性三方面，验证了实现环境档案电子信息化管理的必要性。分析了实现电子化信息化管理过程存在的问题，并且提出了提高环境档案信息化管理效率、构建完善的环境档案管理制度等解决建议，进而为环境档案管理智能化研究奠定基础。

参考文献

[1]张红艳.信息化建设环境下档案的改进方法[J].卷宗,2017(24):12.

[2]于亮.基于信息化环境的医院电子档案管理研究[J].中国市场,2017(36):124-125.

[3]李扬.档案管理实现电子化信息化的必要性[J].神州,2017(19):238-238.

[4]劳丽.信息化环境下公路档案管理研究[J].办公室业务,2017(15):108-108.

信息电子化范文篇5

〔关键词〕信息技术；电子化政府；政府再造

一、前言

自1960年开始萌芽发展的新兴信息科技－电子计算机，与1990年代初期开始普及的通讯科技－国际互联网相结合，革命性地改变了人类社会获取信息的方式和效率。电脑科技的优势在于信息处理的速度快、正确性高、而且存贮能力强，因此可以增加人的生产力、支援决策、降低成本。而互联网更是消弥了时间、空间的限制，打破了国界、疆界的藩篱，将人类生产力与价值带到一个更高的境界。信息与通讯技术正在对人类生活的各个方面发生巨大的影响，促使整个社会向信息化社会转变。从世界范围来看，盘据二十世纪已久的工业社会型经济逐渐为全球化的信息经济所取代，在信息社会之中，信息已取代传统的其它资源，成为战略性资源；信息和知识的生产、加工与处理已成为创造财富的基础；提供信息和知识服务已成为社会和经济的主导产业；信息资源管理和知识管理已成为各行业核心的管理领域；社会经济走向全球化。诸如此类的变化证明了信息经济和信息社会是真实存在的。

正是在这一背景下，欲取得竞争上优势的动机正驱动各国政府去了解、适应、开发正在形成的全球性信息经济，推动社会和经济的信息化。在整个社会走向信息化的过程中，政府信息化处在关键和核心的位置。这是由政府在推动国家信息化的主导地位和特殊角色，政府作为最大的“信息处理组织”，以及政府管理对信息的广泛依赖所决定的。是故，为迎接信息社会的挑战，各国政府一方面积极发展国家信息通讯基础建设（NII），一方面致力于政府信息化，利用信息技术改革政府，构建电子化政府。

本文探讨了电子化政府的意涵及其意义；说明了电子化政府在主要国家的发展状况；探讨了电子化政府的实现问题；

二、电子化政府的意涵与特征

对于电子化政府，时下有不同理解。有人认为电子化政府就是办公室自动化，有人认为电子化政府就是政府信息资源的管理，有人认为就是“政府上网”，也有人借用电子商务的概念，将其称为电子政务。“电子化政府”（ElectronicGovernment）则是国际上通用的一个概念。

事实上，电子化政府的意涵是随着信息技术的发展和在政府管理中的应用程度而不断变化和扩展的。在20世纪70－80年代，人们提出办公自动化，其主要是利用信息和通讯技术，处理办公室内部业务，偏重于文件的制作、传送和贮存。从80年代以后，管理信息系统又成为人们关注的焦点，管理信息系统是适应管理者决策和有效履行职能的需要，而建立的信息加工和处理系统，重点是支援决策和满足政府管理职能对适时、准确、相关信息的需求。从90年代以后，国际互联网技术的发展和在政府管理中的应用，人们又提出电子化政府或网络化的政府管理这一概念，主要指在政府内部行政电子化与自动化的基础上，利用网络等信息与通讯技术，连接政府各单位以及各资料库，进一步对各系统进行整合，并建立其电子化、数字化以及网络化的政府信息系统；并通过政府网络体系的建立，为社会公民提供信息和其它服务。

从目前的发展来看，所谓电子化政府，是指政府有效利用现代信息和通讯技术，透过不同的信息服务设施（如电话、网络、公用电脑站等），对政府机关、企业、社会组织和公民，在其更方便的时间、地点及方式下，提供自动化的信息及其它服务，从而建构一个有回应力、有效率、负责任、具有更高服务品质的政府。电子化政府最重要的内涵及精髓是建构一个“虚拟政府”（virtualgovernment）,即跨越时间、地点、部门的全天候的政府服务体。具体分析，电子化政府强调：

（1）倡导科技领先。政府要有效运用现代信息技术，并将其整合到政府管理中去，从而实现政府管理的目标。

（2）政府信息的公开和可获得性。电子化政府，意味着政府信息的公开化，政府有责任与义务以更便利的方式，以更易理解的语言，让民众能够容易地获得政府的信息，从而创造更高的附加值。（3）政府与民众之间的互动回应机制。电子化政府的目的在于建立起跨越政府机关、企业与民众之间的互动机制，经此互动机制，公民可以获得政府的信息与服务，而政府亦可了解民众的合理需求，从而促使政府更有回应力和责任性。

（4）更有效率。电子化政府的目标之一，在于透过信息化的过程，改变传统的政府组织形式，使行政程序简单化、统一化、政府业务电脑化、网络化，从而提高政府的效率。

显然，政府信息化的核心，是通过信息技术改革政府，从而实现一个开放的、有回应力的负责任的和有效率的政府。从这个意义上讲，政府信息化或电子化仅仅是一个工具或手段而已。

三、电子化政府的必要性和意义

从某种意义上讲，政府是我们这个社会最大的“信息处理企业”，政府治理的过程便是信息的收集、加工与处理的过程。政府的职能的履行莫不依赖于适时、准确、相关的信息。政府是公共利益的代表，它必须了解民众的需求；政府是导航者，需要了解环境的变迁，从而作出准确的战略选择；政府是市场失灵的矫正者，而政府对市场失灵的矫正的前提是掌握较完备的信息；政府是社会问题的管制者，而这又有赖于对社会问题信息的分析、判断和把握……。可以讲，信息及信息网络，是现代政府的神经系统，没有这个系统，政府管理不可避免地会陷入到混乱之中。

从积极的角度来看，电子化政府的价值是十分重大的，举其要者在于：

·提高政府的决策理性和公共政策的品质。政府信息化，可使政府运用所获取和掌握国家政治、经济、社会发展诸领域的准确的、可靠的信息，以制定正确的决策，作出理性的判断及采取必要的行动，进而提升政府决策和公共政策的水准和质量。

·促进信息流通利用和平等共享。在信息社会中，信息就是力量和财富。政府是最大的信息收集者－信息源，若能充分利用此资源，实现政府信息流通和共享，必有助于国家的整体发展。·提高政府的反应能力和社会回应力，扩大公民的参与。政府信息化可以使政府机关借助现代信息和通讯技术建立政府组织间、政府与社会、政府与企业、政府与公民之间的广泛的沟通网络，这种沟通网络可以打破时间、空间及行政组织部门与层级之间的限制，提高政府内外的沟通效率，及时传达政府之施政意图、方针与政策，反映公民的要求和呼声，从而提高了政府治理的反应能力和社会回应力。另一方面，政府可以借助因特网、电子邮件、电子布告栏等新兴的科技方式，与民众建立一个迅速、有效的沟通途径和意见反馈机制，从而实现和扩大公民对政府公务管理的参与。·促进政府重组，节约行政成本，提高政府效率。政府信息化，必将对政府组织结构和运作方式发生变革和冲击。从世界各国的情况来看，政府信息化，使传统的科层组织朝着网络组织方向发展，打破了地域、层级、部门的限制，促使政府组织和职能的整合；政府信息化，促使政府的程序和办事流程更加简明、畅通；政府信息化，节约了人力、物力和财力资源；政府信息化，提高了政府机关的办事效率……，凡此种种，均对政府效率的提高起着重大的推动作用。·公开政府信息，实现开放政府。信息公开是民主政治的基础，也是开放政府的根本。经由网络系统，政府信息除个人隐私、商业秘密、国家机密等不宜公开外，依其性质向社会、组织、企业公开使用，不仅可促使政府信息加值利用；更重要者，便于社会大众、新闻媒体监督政府施政，起到透明和公开的作用。实践证明，网上招标、网上采购等等对于促进政府建设有着重大的作用。

正是由于电子化政府具有如此重大价值和作用，世界各国莫不把构建电子化政府作为国家发展的一个战略性措施。

四、电子化政府：国际的发展

面对信息技术和信息社会的挑战，世界各国均致力于发展政府信息化的政策，借助信息科技提高政府服务效率与施政质量，并透过构建电子化政府提高国家竞争力。下面以美国、英国、日本为例，说明电子化政府的发展

美国电子化政府

自从80年代起不断地受到预算赤字的拖累，在国会消减预算与选民的压力下，由副总统戈尔所领导的全国绩效评估委员会(NationalPerformanceReview,NPR)便针对行政过程与效率、行政措施与政府服务的品质进行了重新的探讨，提出了“运用信息技术再造政府”(Reengineering-ThroughInformationTechnology)的观念，由于传统政府结构呈现出金字塔式的层级节制系统，削弱了员工的创造力与活力，因而欲透过“分散智慧”(DistributedIntelligence)的理念将信息与工具分散至整个组织当中，让员工能够收集信息并与工作一起成长(CollectInformationandWorkTogether)，并增强决策人员的能力。

NPR于1993年提出“创造成本更少，运转更好的政府”(CreatingaGovernmentThatWorksBetterandCostsLess)及“运用信息技术改造政府”两份报告。其中，前者企图透过信息技术的运用让政府得到民众的信赖；后者乃利用信息技术来“革新”政府，提出电子化政府的概念以提升政府的生产力和效率。1994年12月“政府信息技术服务小组(GovernmentInformationTechnologyServices,GITS)，提出“政府信息技术服务的远景”(AVisionforGovernmentInformationTechnology)报告，强调要建立起注重顾客导向的服务性政府。

1993年由戈尔副总统领导“政府再造”(reinventionofgovernment)，在与第一线(front-line)的联邦雇员进行访谈后，针对政府运作，提出了多达一千二百件建议事项。从中更发现藉由信息技术进行再造工程，能使政府工作运作地更顺畅并能够节约成本。因此，NPR便于同年9月7日针对官样文章(redtape)以及失灵的官僚组织(uselessbureaucracy)、无意义的法规(senselessrules)提出革新方案，郑重指出要解决政府的问题以及促进政府更有效地运作，必须进行全面性的改造，将企业家精神(entrepreneurial)融入原本层级分明且由上而下的政府制度，将政府定位在监督者、总管理者、人事专家、预算分析者、采购专家、会计师与查账员，并让民众与社群由基层来改造我们的国家。因此，该方案中包含两项任务：

（1）运转更好

在政府结构上由于以往集权式的制度扼杀了中层管理者与员工的创造力，因此必须针对组织进行适度的调整，以电子化处理取代传统的人工作业方式，建立政府的服务标准；在政府人事上依照部门工作需要进行缩编，淘汰多余的人员与管理层级。（2）花费更少

“减少政府支出”与“缩减赤字”是政府再造的重点。除了政府在人事上的精简而节省下来的人事成本之外，停止缺乏效率的教育计划、财政计划、福利措施等，并透过信息技术减少政府的支出。并且废除不合时宜的法令规章、利用电子化过程减少纸张的浪费等。

同在1993年，NPR发表“运用信息技术改造政府”的报告，企图通过信息技术改善政府的效率、产品与服务的品质，并让政府官员深入了解信息技术是下个世纪政府的基础建设，并强调一个具现代化的“电子化政府”给予民众更多机会以最有效的方式取得政府服务。该报告中列出政府应用信息技术的三点事项：

（1）强化信息技术的领导力

信息技术有助于消弭各组织之间的界线，推动组织革新，而一个良好的领导机制，不但能够组合组织的愿景与承诺，更能确保在信息技术上的投入足以完成组织再造的工作。因此，要设立领导机构，针对政府各部门的信息应用系统与信息资源加以整合，并增进组织的绩效与服务品质。

（2）建立电子化政府

通过整合下列七项电子化的机制，使得民众与政府、各级政府之间的沟通更快速、更富有效率：

·建立全国性的、整合的电子福利支付系统；

·发展整合性的电子化取得支付信息及服务；

·发展全国性的执法及公共安全信息网络；

·提供跨越各级政府的纳税申报及缴税处理系统；

·建立国际贸易资料系统；

·建立全国性的环境指标系统；

·推动政府部门电子邮递系统。

通过电子化政府的各项机制以提供更有效率、更易于使用的服务，并取得政府服务的机会与管道。

1994年12月，美国NII小组“政府信息技术服务小组”，提出“政府信息技术服务的远景”(Avisionforgovernmentinformation)报告，该报告认为改革政府不仅仅只是人事精简、减少政府赤字而已，更需要善于运用信息技术的力量彻底重塑政府对民众的服务工作。因此，强调“利用信息技术协助政府与客户间的互动”，建立以顾客为导向的电子化政府以提供更有效率、更易于使用的服务、提供更多取得政府服务的机会与管道，并达成下列三项目标：

（1）建立起政府资源共享的全国性愿景，将政府机构的信息技术优先顺序加以排列、让政府各级层间信息得以互通与合作，并促进与工商界的合作等。

（2）增进信息基础建设的发展以建立现代化的“电子化政府”，提供社会大众更有效率的信息与服务，快速回应民众的需求并保护隐私权。

（3）强化信息技术的领导能力，使得领导者能够善于运用各种信息科技的政策、程序并建立政府服务标准，以达成顾客导向政府的目标。

这三项目标并非仅仅增加政府的生产力，相反地，在“政府信息技术服务的远景”报告中，GITS工作小组从顾客满意角度建立起政府的运用信息技术提供服务的新模式，替未来美国电子化政府勾勒出蓝图。因为，当政府走向更现代化、更有生产力时，“取得政府服务的管道”便成为重点。因此，该小组提出的目标是要建立一个以顾客为导向的电子化政府，提供更有效率、更易使用的服务，并提供更多取用政府服务的机会与管道。在1993年NRP公布的报告中即明显地看出美国政府利用信息技术以提升政府效率的构想，而后经由NII的相关建设作为支持“电子化政府”运作的基础，而其后的GITS的报告中更欲建立起运用信息技术与顾客互动的政府机制，提出了十八项服务重点，除了前述的电子福利支付系统、公共安全信息网络、国际贸易资料系统等之外，提出了电子化支付运作的支持机制，包括了保护隐私权和信息安全、整合政府服务信息基础建设、改善信息技术的取得、增加联邦人员的生产力与提高信息技术的素养等。近年来，企业精神政府强调建立以顾客为导向的现代化政府成为行政改革的主轴。通过信息技术的不断进步，各种电子化的政府服务不但能为民众提供更为便利、更具弹性的服务，而且能够提高政府效能和服务品质。

英国的电子化政府

英国在1994年进行“政府信息服务”的实验计划，1996年11月公布[Government.Direct]计划，提出新型态的公共服务以符合未来社会的需求。并在[GreenPaper]中以电子型式传送政府服务给社会大众，不但拉近政府与民众的距离，更给予民众更多的与政府往来的管道，并经由策略性的规划将信息技术推广到整体政府结构，表达出将藉由信息技术的发展，揭开一场激烈且广泛的改变的企图。其目标包括：（1）提供更好更有效率的服务；（2）改善行政的效率与公开化；（3）替纳税人看紧钱包。强调电子化政府欲以电子化的型态传送政府服务，并建立起电子化政府的原则：

（1）选择机会。除了传统的以文书、面对面地接受政府服务外，电子化传送政府服务的新方式，给予政府的大多数顾客（包括民众与商业界）更多的选择机会。

（2）信任。政府在收集与民众自身或商业有关信息时，也必须遵守资料保护的法律与相关程序，以确保信息收集过程的正当性、信息内容的正确性与准确性，尽量维护资料的安全，并准许民众能够取得有关自身的资料或修正错误的内容。

（3）可取得性。除了通过信息技术联结政府各部门外，建立电子化的单一窗口、或以全天候二十四小时与快速服务、增加外语服务等方式尽可能地提供民众取得政府服务的管道，以达成民众利用政府的“可取得性”与“容易操作”两项重要特质。

（4）效率。强调政府必须通过信息技术增加行政效率并快速回应民众的需求，包括利用信息技术消弭政府各部门与机构间的界线并进行政府组织的简化与整合工作，使得民众不再对各部门间的界线而感到困惑，并针对政府例行的处理程序加以自动化与流程简化，以减少人工处理造成的问题并减少纸张的浪费。

（5）合理化。提供政府部门与机构间共享资源或组织功能重组的机会，以减少政府支出并简化系统。

（6）公开信息。公开信息的制度能够增加国家的竞争力与政府的开放性。除了部分受到法律规范不得公开的资料（包括国家安全、商业机密或个人隐私有关的资料）外，其它的政府信息，应该尽量以电子化形式并经过有系统的处理之后公开，让民众能够更容易地取得所需的信息。

（7）电子安全。电子环境中的安全是政府必须立即重视的问题，为了不让电子资料被他人不正当地截取与操纵，并保障电子交易过程的程序，政府必须采取相关的安全机制以维护电子环境中的安全与可靠性，例如由政府或具公信力的第三者建立个人身份与组织的认证制度，采取加密措施等。

日本的电子化政府

为了建构一个高度信息化的社会，日本政府在推进电子化政府方面均作了明确的规划。一方面是为了适应行政革新的新潮流，另一方面也是希望通过政府部门的信息化，唤起民间之需要与普及，从而担负起国家高度信息化之先导角色。1993年10月临时行政改革推进审议会，将政府信息化作为行政改革的重要内容之一，并要求制定政府信息化的推动计划。1994年8月设置了[高度情报通讯社会推进总部]，以内阁总理大臣为总部部长。1994年12月，由内阁会议议决通过了所谓的[政府信息化推进基本计划]。该计划的实施期程，以1995年度开始，为期五年。其重点是：（1）行政信息的电子化。（高度利用行政信息，作到公务人员一人一台电脑，建立各省厅区域网路。）；（2）信息提供的高度化。（发展线上服务，提供电子信息，以达到信息的共享和充分利用）；（3）信息流程的顺畅化。（建立政府机关的广域网路和部会之间的电子文件的交换系统。）；（4）行政手续的便捷化。（逐步实现申请手续的电子化、线上化、窗口一元化等）。日本电子化政府主要目的就是要在行政所有领域上，普遍地用信息技术，以提高政府服务的品质和效能。在此理念下，政府信息化就被定位为：一个有效率、有统合力、有应变能力的政府；一个与国民建立相互和谐?叵登夷芄宦忝裰谛枨蟮恼?nbsp;日本政府信息化的计划目标是：依据信息技术的发展成果及政府财政状况，在所有的行政领域上，积极道入，并使信息技术的利用，成为行政组织活动所不可或缺的一环。通过政府内部之沟通顺畅、资源共享，达成政策制定的迅速、有效。在确保信息安全的前提下，实现从“纸张”之信息处理，转为通讯网络、资料电子化之信息处理。

日本政府信息化的推动基础与准备方针为：（1）行政信息的电子化及其高度利用。在政府行政领域，广泛实施电子化；视信息系统为组织活动所必不可少的东西，建立职员一人一台电脑或工作站的工作环境；建置能够活用外部信息的资料库；在固有的定型业务中，充分应用信息技术，积极推动业务信息化，并提升现有的系统。（2）行政信息流通之畅通与整体运用。为达到各省厅间的资源共享，应统一代码、资料项目等，并使之标准化；建立省厅间的电子文书交换系统；开发一致性的资料库，加强省厅间的共同运用。（3）公共服务品质之提升。建立整合性、超时空限制的信息服务系统；配合民众需求，建立信息查询目录；建立与民众有关的行政手续、案件审查业务等信息系统。如申请、申报、商谈等业务均予以电子化、线上服务化，提供电子查询、阅览。（4）信息系统及执行环境之高度化。充分利用信息技术的最新成果，如分散处理、多媒体等新技术的应用；跨省厅的信息系统，应使用国际标准化的产品，以适应系统的开放性；配合承办员自行操作及网路广域化的进展，加强信息系统及设备方面的安全对策，并充实系统监查及评价功能；积极筹建智慧型办公环境。（5）通讯网路之高度化。积极推动省厅内通讯网路及主管机关与所属机关间通讯网路的建置；尽快完成省厅间广域网路之运用管理及接续方式；为实现资源的广泛交流，中央机关网路与地方公共团体、民间网路间，应确保最适当的信息交换方式。

五、电子化政府的实现

电子化政府的建立和实现，并非是简单的引入和应用现代信息技术问题，而是涉及许多方面的变革，是建立在许多因素相互作用的基础之上。具体分析，电子化政府的实现与下列因素密切相关：

1、政府信息的公开

电子化政府的一个基本的前提在于政府信息的公开化。在现代社会中，不仅政府有获取信息的需求，人民也基于政治参与、经济活动和个人发展，强化了对政府信息的需求。一个国家的政府乃是该国最大的信息的收集、整理、生产、应用、扩散的机构，不仅如此，其拥有的信息也是与民众的政治、经济、社会生活息息相关，不可或缺。从民主政治的角度来看，向国家请求信息公开，乃属人民所拥有的基本权利，是谓之“知情权”（therighttoknow）;反过来，公开信息乃是政府的义务和责任。是故，世界上许多国家均致力于政府信息公开的法制建设，制定「政府信息公开法」。从中国目前的情况来看，社会对政府信息的需求与政府的信息供给存在着巨大的差距。有很多信息不论就理论上还是实际利益衡量上，都应对外公开，但未能公开，造成政府资源取得上的困难；政府信息公开没有成为一种制度性；公民缺乏整合性的获取政府信息的途径，人民要想获取一信息，并不知向哪一个单位索取。我国政府掌握了80％以上的信息，但因信息公开问题，许多信息得不到利用，从而导致信息资源的浪费。

2、发展公用电子资料库，推进其加值利用

政府信息化的一个重要目标就是，政府所拥有的信息资源能够实现高度的共享，从而实现公共信息资源的加值利用。为此，发展公用资料库并促使其加值利用便成为中国政府信息化的基础工作之一。从此出发，需要根据国家经济、社会发展和政府管理的需要和重点，加快建立经济、贸易、土地、科技、环境、人口、工商管理、社会保障与福利、新闻出版等政府部门主导的电子公共资料库。规划建置具有整合、示范性质的公共资料库。扩大信息资料的交换与流通。政府各机关应在最大范围内，经合法程序，提供可利用的信息资源。

3、政府信息和通信网络的发展

构成电子化政府最底层的是政府的信息和通讯的基础结构，也可以说是政府信息流通的“导管”，它包括电缆线、光纤以及其它传送信息的设施或工具，加上把信息从一方送到另一方的控制软体。考虑到政府信息化涉及到政治、经济、国家安全等重要问题，有必要思考建立电子化政府，推动政府信息化的通讯网路的基础结构，以作为政府信息交换及资源共享的平台。从国际的经验来看，以下几个方面是重要的：

①推动国家信息的基础结构（NTT）的发展，加速国家信息化的步伐，经过一段时间的发展，将政府、企业、社会组织和公民连结在一起，使整个社会彼此分享信息。

②以互联网络为基础，建构政府信息服务骨干网络GSN(GovernmentServiceNetwork)，在骨干网络上提供电子窗口、电子目录、电子邮寄、电子新闻、电子民意箱等基本服务。

③发展和建设政府机关内部的局域网(intranet)应用环境，提供各级政府人员电子邮件、电子目录、电子新闻、电子信箱的能够环境。

④建设和发展电子化政府的系统平台，作为取得政府信息化服务系统及信息设施，如电话、个人电脑及工作站、自动提款机、共用信息服务站(Kiosk)等，其广泛分布于家庭、公共场所、办公场所及各级政府机关的信息设施，将提供公民以及社会各界进入政府以取得信息及服务。

⑤发展单一窗口、一站到底(one-stop)的政府信息服务。

4、政府业务的电子化

电子化政府的基础之一在于政府业务的电子化，即改变传统的政府机关的办事方式和手段。传统的办事方法、公务处理及事务管理，皆可以用现代信息及通讯技术加以改变。参照国外发达国家的经验，政府业务的电子化，预期应向以下方面予以推动与发展：

电子公文。政府机关的公文处理，实施公文制作电脑化，稽催管理自动化以及电子公文交换。

电子邮寄。政府的会议通知、信息传达、政策宣传、法规颁布、意见调查等，以电子邮寄方式处理，以加快信息的流通。

电子采购。在网络安全认证的基础上，政府机关在网络上进行采购、交易支付等电子作业。人民、企业与政府之间的有关财务处理及支付逐步经由网络处理。政府的公共建设招标和投标，亦可随着电子安全认证制度的建立，在网上进行。

电子法规。在互联网络上设立“电子法律、法规资料库”，建立电子法规信息服务网络，提供法规检索。

电子规划管理。通过网络上设立电子计划资料库，保证各机关计划的制订、执行、评估的一致性。

电子税务。通过网络提供各种税务信息服务；提供税务查询；提供纳税人利用信息卡经由网络转帐缴纳、核查税款；提供网路申报所得税、营业税等。

电子人事。提供人事及法律检索；网络招聘等。

电子工商。提供工商资料和信息、工商登记网上申报等。

电子保健。在网络上提供医政、药政、食品卫生、防疫等医疗保障的信息及服务。

电子公共事业服务。在网络上提供电力、电信、自来水、煤气等各项公共事业的自动化服务，提供查询、申报、交费等服务。

需说明的是，行政业务的电子化过程不只是单纯的增加硬件、软件设备，更需从政府组织全面性来了解信息技术的需求、组织目标与管理模式、未来发展方向等进行整体性、合理性的规划，力求突破现有的运作方式，以更经济、更有效的方法取得政府运作所需要的技术能力以及人力，促进政府信息的流通及整合，提高行政效率与效能。

4、政府服务的创新

从某种程度上来看，电子化政府的特质在于它是服务型政府，即透过电子媒体创新政府的服务。电子政府期冀达成这样一个理想的服务型态：公民在尚没有走进政府机关即可获取丰富的信息；公民只需在单一机关办事，任何问题皆可随问随答，所办事情立等可取；若公民申办事情涉及到多个机关，则政府机关可在一处办理，全程服务；公民无需进入政府机关，即可经过电脑连线申办。政府服务将朝“单一窗口”、“跨机关”、“24小时”、“自助式”服务的方向发展。质言之，电子化政府要求政府创新其服务的方式，使政府服务更为快捷、更为方便、更为畅通、更为直接、更为公平、更具有高的附加值。

6、电子化政府与政府再造

从世界范围来看，政府信息化始终是与政府的再造相联系，而且是政府再造的一个重要内容和工具。信息化在促进政府行政的现代化、民主化、公开化、效率化方面起着十分重要的作用。现代信息和通讯技术的发展，对政府管理的理念、政府治理的结构、政府程序和工作流程、政府政策和政策制定都发生了重大的冲击，信息化在促进政府反应力，提升政府沟通效率，提高决策质量和水平，人力精简和有效运用人力资源，节约政府开支与经费，扩大公民参与，创新政府服务等方面均显示了其比较优势。因此，电子化政府的实现必须与政府再造相结合，从目前发展来看信息技术与政府再造的结合主要体现在：应用信息技术改变传统的层级化的，公共组织的架构，建立网络型组织；改变政府运作的流程，建立一个无缝隙的政府（seamlessgovernment）,即在任何时间和地点得到服务的政府；改变政府的职能，实现导航型政府；改变政府的治理结构，从强势国家单独治理模式转变为国家与社会的共同治理；实现政府治理观念的变革，确立顾客与消费者导向的政府。

7、电子政府的法律和制度保障

电子政府健康、有序的发展离不开一个完整、统一的法律和制度框架。在国外，为保障政府信息化发展，许多国家均制定并颁布了专门的法律、法规和行政命令。在美国有《政府信息公开法》《个人隐私权保护法》《美国联邦信息资源管理法》等一系列法律、法规，在德国有《信息和通讯服务规范法》，俄罗斯有《联邦信息、信息化和信息保护权》，在英国有《政府信息公开法》等等。这些法律对政府信息化发展起着重要的保障和规范的作用。事实上涉及政府信息的立法，范围十分大，它涉及：政府信息公开方面的法律制度：如政府信息公开法、政府公报法、行政程序法。

政府信息保护方面的法律制度：如个人资料、隐私保护法、国家保密法、商业秘密法。政府信息存贮管理与内部传递方面的法律：如统计法、档案法。

政府信息获取方面的法律：主要涉及政府因行使管理权力所向人民强制获得同意取得的相关信息的法律制度。

8、电子化政府的安全环境

政府信息不仅是国家资产，而且是需要精心管理的重要资产。信息安全在一定程度上是电子政府生命所在。信息安全涉及保密性（控制那些存取信息的人）、完整性（确保信息的更新与修改只能经由授权者进行）、可用性（确保信息授权用户总是能够存取信息）等问题。随着科技的发展，政府信息化正在由专属主机、封闭网路、开放式分散处理系统，逐步走向国际互联网的多媒体信息交流和业务处理，在此情况下，信息安全便成为一个头等重要的大问题。

信息安全是信息服务能否健全发展的先决条件。在系统运作环境中，无论是使用者、实体设施、应用作业、资料及档案皆应严密管理。可以预料，随着政府信息化的发展，政府可能面对各种的意外灾害、电脑故障、人为破坏、侵入、泄密、窜改以及其他种种电脑犯罪，政府机关必须未雨绸缪，加强政府信息的安全管理工作，以确保国家、组织及人民的权益。为此必须：制订政府机关信息安全管理的办法，对信息系统的安全标准、人员管理、资料管理、实体及网络管理、紧急应变复原处理、安全稽查和考核等作出明确的规定；在政府行政机关内外建立电脑稽核制度；建立政府认证机构(CertificateAuthority)，提供政府信息化应用系统的安全认证服务；加强政府信息安全教育与培训；制定及推动政府机关加密(Cryptography)，数位签章等信息安全标准及技术规范；建立网络安全紧急反应以及处理机制(ComputeEmergencyRespondTeam)，协调政府机关处理信息安全管理事件。

9、公务员现代信息和通讯技术的教育和培训

从一定程度上来讲，公务员的信息素质以及应用能力的高低，是政府信息化能否落实的关键。适应政府信息化发展的需要，每一位公务员除了必须具备基本的电脑操作以及应用能力处理政府公务以为民众服务之外，也要适应信息时代的到来，依其专业性质和业务需要，具备较高的信息网络应用的相关能力，这样才能成为一个符合信息时代要求的公务人员。

参考文献：

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11.Officeofthevicepresident,1994.ReengineeringThroughInformationTechnology.

信息电子化范文篇6

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

信息电子化范文篇7

证券信息电子化披露系统的概念，构成及一般运行过程

证券信息电子化披露系统不是学术用语，而是一个实际工程的代称，因此并没有严格的定义。在美国称之为电子化数据收集、分析及检索系统(ElectronicDataGathering，Analysis，andRetrievalSystem，简称EDGAR)；在加拿大称之为电子化文件分析及检索系统(SySremforElectronicDocumentAnalysisandRetrieval，简称SEDAR)；而我国台湾以“电子申报系统”为其命名。

虽然各国(或地区)对该系统的称谓不一，但其基本功能是大致相同的，都是以电子化方式(主要是通过互联网)提交、传递、接收、审核、接受、加工存储和分发证券信息。本文将具有上述功能的计算机系统，统称为证券信息电子化披露系统。

在构成上，证券信息电子化披露系统与一般的管理信息系统或计算机业务处理系统基本相同，也是主要由输入端口、处理系统及输出端口三部分构成(见图1)。输入端口即系统的入档人，主要分为两种类型：一种称为报告义务入档人，是指按有关法律法规规定须披露公开信息的公司及个人。另一种是入档人。美国和加拿大的证券信息电子化披露系统为报告义务入档人提供了一个可以委托他人其进行档案提交工作的便利，此时的受托人即为入档人。报告义务入档人委托人须支付费。处理系统是证券信息电子化披露系统的核心部分，其主要功能是进行电子化档案的提交、传递、接收、审核、接受、存储、加工和分发工作。输出端口即系统的信息用户。按信息的使用是否采取有偿形式，可将系统的信息用户分为两大类：一类是免费用户，这是信息用户的主体，多为一般投资者；另一类是付费用户，占信息用户的较小比例，多为信息商或销售商。免费用户获得的信息通常都是未经加工过的，通过其自行访问网站来查阅检索，而付费用户获得的信息多通过一定的传输协议以批量方式进行。

证券信息电子化披露系统的一般工作流程(见图2)，主要包括入档人登录、准备档案、提交档案及系统接收档案、审核档案、接受或拒绝接受档案、加工处理档案和档案数据分发等八个环节。通过上述环节，系统完成从入档人提交档案到档案信息向社会开放的全过程。

建立证券信息电子化披露系统对证券市场的作用与影响

建立证券信息电子化披露系统，实行信息披露电子化，对证券市场的影响和作用是多方面的，总的来说可概括为两条：一是降低成本；二是提高效率。以下分别从四个市场主体的角度作进一步具体阐明。

1．对上市公司的影响。对上市公司而言，实行电子化信息披露以后，从短期来看，由于其要购置必要的硬件设备和软件，同时还要支付入档费用，和(或)入档费(在其委托入档人时)及进行相关人员培训等，因而会增加一定的费用支出。但从长期来看，其成本是降低的。一是实行电子化信息披露以后，由于股东或潜在投资人能够更方便地获得信息，因此索取纸质文件的数量将大大减少，上市公司的纸质文件制作及管理费用降低；二是在有关公开信息得到充分披露和传播后，上市公司的筹资成本自然会大大降低；三是以电子化方式提交档案，提高了上市公司信息披露的能力和水平，其相应的工作效率会显著提高。

2.对投资者的影响。对投资者来说，实行电子化信息披露为其增加了一条获得证券市场信息的渠道，而且这一渠道比传统渠道在许多方面效果更佳：一方面投资者获取信息更为及时，另一方面对信息的查询检索也更为快速便捷，特别是对于证券历史信息。

3.对监管机构的影响。实行电子化信息披露对监管机构的作用是显而易见的。就美国SEC实施的EDGAR系统而言，其初衷并非为公众获取信息提供便利，而是以提供信息申报的便利性作为宗旨。当SEC接受公开发行公司的申报材料后，可以将电子文档传至对其负责的内部或外部的审查人员，并可将资料传送至交易所、全国证券商协会，或经由北美证券管理者公会传至各州证券主管机构。考虑到美国地域之广、资本市场之大，从申报工作量来看，EDGAR大大减少了证券监管机构的成本，显著地提高了其工作效率。

4.对证券信息服务行业的影响。证券市场是一个信息化市场，市场信息的收集、加工、整理、分析、使用对于证券市场运作、市场发展、市场监管和投资者决策均具有极为重要的意义。正因如此，以证券市场信息为开发目标的证券信息服务业也不断发展起来。但作为这样一个行业，其健康发展至少需具备两个条件：一是必须保证其所提供的信息的准确性、完整性、及时性和权威性；二是市场中能够形成合理的分工，使资源得到有效配置。证券信息电子化披露系统的建立和实施恰好满足了证券信息服务业发展的两个需要。以严格立法强制实行电子化入档一方面保证了信息的准确性、完整性、及时性和权威性，另一方面又形成了一个基础性的数据平台，有利于该行业资源的优化配置。

海外证券信息电子化披露系统的建立及实施概况

证券信息电子化披露系统首先建立于美国。早在1983年美国SEC就开始了该方面的研究和开发工作，并于次年秋季开发出第一代系统提供给信息披露义务人志愿使用。1993年初，SEC开始要求信息披露义务人志愿通过EDGAR系统进行电子化入档。1996年，美国SEC规定所有的信息披露义务人都必须进行电子化入档。SEC官方网站对EDGAR的介绍中明确提出，建立EDGAR系统的目的是为电子化入档人提供便利，提高美国证监会信息处理的速度和效率，使投资者、金融机构和其他人士能够及时获得市场信息；并且指出，信息传播的电子化，促进了投资者的更广泛参与，也推动了证券市场的进一步发展。

EDGAR系统的实施可分为三个阶段：志愿期、过渡期和正式实施期。志愿期时间较长，从1983年开始至1993年结束。1993年2月23日至1996年5月6日是入档人试用EDAGR系统的过渡期。之后EDGAR系统进入正式实施期。在此期间，EDGAR系统进行多次改版，特别是1998年SEC为适应互联网技术的发展及更有效地利用互联网资源，决定进行EDGAR系统的升级工作，并于2000年了一系列公告，对与该系统升级有关的监管规则进行修订。目前入档人可以提交HTML档案，可以在HTML档案中提供超级链接，可以使用互联网向EDGAR直接提交档案。

EDGAR系统的功能主要表现在三方面：EDGAR指定入档网站的功能、EDGAR系统软件的功能和EDGAR数据的分发功能。自2000年4月起，SEC开始通过互联网接受档案入档广SEC规定WWW．edgarfiling,sec．gov为入档人指定入档网站，该网站为入档人提交档案及进行有关入档工作的管理提供了大量便利。通过该网站，入档人可以下载用户端软件，进行在线信息查询、进行入档费用管理、直接提交入档档案。EDGAR系统软件主要是指供入档人进行档案编辑准备工作的EDGARLink升级软件。该软件的主要功能包括五个方面：一是准备入档档案；二是使用XFDL语言对入档档案信息进行格式化；二是检查入档档案及入档文件中的格式错误；三是对入档人修改入档档案中的错误提供技术支持；四是自动对入档档案进行压缩处理，以节约档案存储空间和传输时间，EDGAR系统对外提供多种数据分发及检索方式。一是由EDGAR数据分发系统采取有偿收费方式对外出售数据；二是由投资者或其他人士直接访问美国SEC的官方网站，其中设立了一个“档案和格式”(FilingsandForms)栏目，用户可从中获取公开档案，但该网站上的公开档案在档案入档日期后的24小时后才能被浏览检索；三是投资者或其他人士访问EDGAR分发系统用户的网站来获取公开?蛋感畔ⅲ部上蚱湟愿斗逊绞蕉┲菩畔ⅰ?BR>

从管理上来看，可用下列表达式来表示EDGAR的管理模式：“SEC主管+外包工程+私有化”。所谓SEC主管是指EDGAR系统由美国SEC建立并由其负责，具体表现在该系统的主要立法规范均由SEC作出并监管执行，系统的规划设计由其进行，建设的主要费用由其承担，通过系统入档的档案由其审核，对入档人的日常管理也由其负责。所谓外包工程是指EDGAR系统的具体开发和日常维护工作由SEC对外招标专业公司进行，在系统的开发过程中，其仅负责规划和设计工作。所谓私有化是指EDGAR系统的一部分由外部公司进行开发、维护，开发、维护费用由外部公司承担，外部公司通过出售系统数据弥补其投资和日常运营。EDGAR系统共分三部分，分别是数据收集系统、数据分析审核系统和数据分发系统。前两部分的建设资金都来自政府拔款。私有化部分指的是EDGAR系统的第三部分，即数据分发系统，该系统的开发维护资金由系统的合约人提供。

为确保EDGAR系统的建立及顺利实施，美国SEC制定了一系列制度规范，包括《条例S-T》和((EDGAR入档人手册)等，为系统的运行提供制度保障。《条例S-T》是EDGAR系统得以建立和实施的基石。该条例独立地规定入档人要以电子化方式提交档案，取消了一些在SEC规则和格式规定中的具体要求，还对有关的规则和格式规定作了必要的修订，为入档人履行电子化入档义务提供依据。但并不是所有的个人或公司都需通过EDGAR系统提交档案，即便是必须以电子化方式提交档案的入档人在某些情况下也可申请豁免而提交纸质文件，而且对于某些文件，条例规定必须以纸质方式提交。

《EDGAR入档人手册》是规范入档人使用EDGAR系统进行电子化入档的基本标准、程序和指南，该手册已并入联邦条例准则，对所有的入档人均有法定约束力。入档人必须按照((EDGAR入档人手册)中规定的有关电子入档技术要求准备电子化档案。自1997年以来，《EDGAR入档人手册》已改版了8次，每一次改版或是为EDGAR增加了新的功能，或是为了便利入档人，或是为了便利信息使用者，目前为7．50版。此外，美国SEC还经常以公告的形式，对EDGAR系统的制度规范进行修订。除此之外，美国证券交易法对EDGAR系统的建立及管理也作出了一些明确规定，如EDGAR系统的最早法源依据便是1934年《证券交易法》第35条第(b)项，该项现已删除，另现存的第35条第(a)对EDGAR的各项建制要求作了若干规定，如预算分配和国会监督等。美国1996年的《全国证券市场促进法》在其107款中，对EDGAR系统的私有化问题作了明确规定。

EDGAR系统自建立以来，获得了较大的成功。目前，该系统已基本上取代了入档人传统的书面档案上报工作，极大地提高了监管机构的工作效率，强化了入档人信息披露的规范程度，为投资者获取证券市场信息提供了更多便利，同时促进了证券信息服务产业的发展。EDGAR数据资料库已成为美国证券市场最重要、使用最广泛、影响最大的数据中心，被认为是美国政府承担建设的最成功的技术创新工程之一。

其他一些国家和地区也仿照美国，建立了类似系统。加拿大于1997年初由各省的证券主管机构联合建立了一个与EDGAR系统功能相类似的SEDAR系统。加拿大政府为该系统的实施专门颁布了一个全国性文件，规定电子化信息披露的内容与程序，要求各省的证管部门执行。加拿大证券监管局制定了SEDAR入档人手册，作为入档人准备及提交电子化档案的具体标准、程序和指引，并已参考并入SEAGR系统全国文件中，对所有电子化入档人具有法定约束力。关于该系统建立的初衷，SEDAR网站上的有关文件作了说明和解释：SEDAR系统为证券市场提供了一个创造性的连接方式，实现以电子化方式提交档案和交纳入档费，节约时间和金钱，也为信息使用者提供及时、高效获得信息的途径，同时在发行人、入档人和证券监管机构之间搭建一个重要的联系信道。至于SEDAR系统的建设和管理，则是由加拿大证券保管公司的子公司CDS公司承担的。加拿大证券监管局指定CDS公司作为SEDAR系统的入档业务合约人，CDS公司管理和运行该系统，为入档人提供支持，同时与监管机构和入档人一道规划系统的未来发展。

总的来说，SEDAR系统的功能与EDGAR大体一样。在目前阶段除豁免的申报发行人外，全部的发行人都要经SEDAR系统披露公开信息。根据SEDAR系统的开发规划，在最后阶段所有的豁免发行包括外国发行人)与注册申请、第三方入档(如公司内部人的持股情况申报)都要经过该系统进行。

台湾于1998年开始实施公开信息电子档案网络申报系统，简称电子申报系统。系统建立的目的在其电子申报作业说明书中以下列字句给予了明确阐明：“台湾证期会为配合实施电子化政府的政策及贯彻信息充分揭露原则，积极推动“公开信息电子档案网络申报”，期望证券市场各项公开信息得以完整、快速地透过互联网络提供给投资人，以建立一个信息透明与公平的证券市场。”该系统由证期会主管，证期会委托财团法人证基会负责系统的建设及日常运营，证基会再委托台湾安际网络公司进行系统的具体开发工作。台湾开发电子化申报系统仅用了三个多月的时间，建设资金仅1000万台币。就其数据库而言，目前只能起到一个电子化资料室的作用，还很不完善。他们正在讨论该系统的改进升级工作。据负责该项工作的有关人员介绍，其最终目标是建立一个“台湾的EDGAR”。

海外建立实施证券信息电子化披露系统的主要经验

美国SEC建立的EDGAR系统是海外证券信息电子化披露系统的代表，也是各国和地区效仿学习的对象。因此，这里我们集中总结EDGAR系统的建立和实施经验，主要包括：

1.以严格立法提供保障。如前文所述，对EDGAR系统，美国SEC制定了一系列条例、公告、手册等规范，同时美国的部分法律中也对EDGAR的有关管理作了立法规定。严格的立法使得EDGAR的建立和实施有了充分的法律依据，也使得EDGAR公开数据资料库的及时性、准确性、完整性和权威性得到了保证。

2.灵活管理。EDGAR系统得以成功实施，是与美国SEC对其的灵活管理分不开的。这主要体现在以下几个方面：一是提供过渡期。EDGAR系统最早是提供给入档人志愿使用的，之后SEC在强制所有入档人以电子化入档时为其提供了过渡时间表，保证了电子化入档工作的顺利进行，此外提供过渡期这一理念还体现在EDGAR软件版本的更新过程中。通常EDGAR在更新软件版本时都会给入档人一段适应调整时间，这对入档人顺利进行入档是十分有利的。二是电子化方式与纸质形式相结合。美国SEC在强制实行电子化入档中并没有完全取消纸质文件提交方式，其原因之一是考虑部分机密文件的安全需要，另一方面也是考虑到上网并未为所有社会公众所习惯，同时上网并非所有投资者都能办到。三是随环境的变化不断修订规则。自EDGAR建立以来，其规则已作了多次修订，这些修订或者是为了适应入档人的需求，或者是为提高系统效率、降低入档人成本，或者为方便公众使用，或者为充分运用新技术。最突出的一次就是2000年4月24日美国SEC有关公告，使得互联网成为入档人提交档案的新手段，四是充分利用社会资源。SEC建立实施EDGAR系统的所有工作并不是由其自身独自承担的，而是广泛借助了社会资源，甚至将系统的一部分进行私有化。五是注重为入档人和投资者服务。美国SEC及其EDGAR系统建设合约人在为入档人和投资者服务方面作了许多细微的工作，包括开设热线电话、建立网上帮助和常见问题回答栏目等，尤为引人注意的是SEC在制定或修订有关规则时，十分重视入档人和有关方面代表的意见，同时进行成本费用分析，较好地体现了其为入档人和投资者服务的理念。

3．政府支持。美国政府对EDGAR系统的建设是十分支持的，主要表现为两点：一是立法支持；二是资金支持。从前者来看，对于一个计算机业务处理系统，美国有两部证券业的基本法律对其有关管理进行立法规定，并为之制定特别的条例，可见其重视程度；从后者来看，1998年6月30日，美国SEC与TRW公司签订了为期3年的EDGAR升级合约，估计系统升级的3年总费用约为2240万美元，到2001年6月估计包括系统升级以及日常维护费用总开支将达4900万美元。此外，在3年合约期满以后，SEC计划与TRW公司再续签新的合约，合约期可能为5年，在5年期满以后，8年的总费用将达1亿美元。如此大额建设资金都是由政府拔款，说明了美国政府对EDGAR系统的建设非常重视。

4．以充足的人力资源做后盾。美国证监会为了EDGAR系统的建立和实施，在社会上广招人才，向EDGAR输送了大量计算机技术人员、财务会计和信息编辑等各类专业人士。目前在EDGAR，单单提供技术支持的就有40—50位工程技术人员，专门从事上市公司信息接收、分类、审查、分析、存档入库和上网分发的达300多人。这也是EDGAR系统成功的一个重要原因。

最后，应该指出的是，技术进步特别是互联网技术的迅速发展和广为使用，为EDGAR系统的升级和完善提供了重要的物质技术支持及有利的社会环境。这是EDGAR系统成功的一个重要外部因素。

对我国建立证券信息电子化披露系统的思考与建议

从我国来看，目前信息披露还主要采取传统的方式，尚未实行电子化。我们认为，我国有必要借鉴海外证券信息电子化披露系统的建立实施经验，建设该类系统，推助证券市场的进一步规范和发展。建立证券信息电子化披露系统，将对我国证券市场的建设和发展产生以下方面的积极深远影响。

1.提高信息披露水平，增强证券市场效率。实行电子化信息披露，将使我国证券市场多了一条公开信息的披露渠道，而且由于电子化信息披露主要是通过互联网进行，使得信息披露更加及时、快速。由于证券信息电子化披露系统能够提供完整的、格式化的资料和数据库，因而资料检索将更为便捷，数据资料也更利于投资者分析使用。其结果必将是大大促进公开信息的高效充分运用，提高证券市场信息的透明度、公开与公平性。

2．降低监管成本，提高监管效率。信息披露监管是证券市场监管的核心。实行电子化信息披露，借助于最新信息技术手段，能有效地减少信息披露监管工作人员的工作量，并显著地提高其工作效率，同时监管机构能通过对信息披露内容的标准化和规范化管理，控制信息的质量和流向渠道，获得更好的监管效果。

3．强化上市公司治理结构。由于证券信息电子化披露系统要求上市公司履行特定的操作程序，对披露内容和形式也将作出严格的规定，因此将大大提高上市公司信息披露的水平，间接地强化其公司治理结构。

4.有效整合市场各方资源，促进我国证券信息产业发展。目前，我国有多个部门或单位进行有关证券市场信息的收集、整理、分析和分发工作，包括证监会、深沪证交所、部分证券公司，还有一些专业的数据开发商。但尚未有一个权威、统一、完整的数据资料库，因而不可避免地存在重复建设。资源浪费等问题，也限制了证券信息开发使用的深度和广度。建立证券信息电子化披露系统，将形成一个标准化的数据平台，摆脱目前“各自为政”的局面，从而有效地整合各方资源，促进证券信息产业的形成和长远发展。

5．适应我国证券市场与国际证券市场接轨的需要。我国证券市场信息系统建设与国外有较大差距，数据基础建设薄弱是主要问题之一，而数据基础建设是衡量信息系统发展水平的一个重要标志．建立电子化信息系统将有效解决这一问题，同时随着我国证券市场不断走向国际化，基于证券信息电子化披露系统的统一数据库将成为吸引海外投资者的不可或缺的重要手段之一。

信息电子化范文篇8

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

信息电子化范文篇9

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程当中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程当中，办理人员私存文件或文件在传递过程当中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

信息电子化范文篇10

关键词：财务档案；电子化信息；管理

一、电子化信息下财会档案管理的特点

信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了财会档案的存储领域，但由于磁性介质太过依赖环境，电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而需要一定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软件环境系统的优化配置。信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化，为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储在计算机或其他专门的存储介质上的财会档案，常常会受到电脑病毒的侵袭，最终引起数据丢失、影响系统正常运行，此外，电子档案整体信息集中在一起，使不法人员有了恶意篡改数据的机会，并且修改后的电子档案没有特别明显的痕迹，无法将数据恢复到之前正常的状态，最终降低了会计数据的真实可靠性。电子化财会档案的优势众多，但也有一定的缺陷，如何保障该档案的安全完整，促进其作用全面发挥，为需求者提供更多的帮助，这是现代财会档案管理的关键。

二、完善信息化下财会档案电子化管理的策略

（1）构建完善的信息化财会档案管理制度。当前，随着财会档案信息化进程的不断加快，企业对内部基础资料进行了统一规范，制定了相应的财会档案管理流程及方法，但在颁布的财务管理实施细则中虽对财会档案管理流程作了一定的规范，实际却没有具体操作层面的制度规范。所以必须根据《电子文件归档与管理规范》、《电子档案管理办法》的标准要求，加快构建一套行之有效的会计信息化档案管理制度，涵盖了归档制度、借阅制度、保管制度等，该制度的建立有效提高了会计信息系统的安全完整性。（2）加快财会档案信息网络设施建设进程。过去的财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间相隔较远，那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。（3）构建专门的财会档案管理信息平台。在财务信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不够规范等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据传递实现了可视性、连贯性，信息数据得到了严格保密，权限清晰，将财会电子档案贯穿于企业经营管理业务全过程，并且财会电子档案管理高度集中，由于直接使用各类电子单据，逐步摒弃了各类业务的纸质单据。现阶段，已经有企业将业务系统和财务系统进行了融合，身份认证系统得到推广与应用，签名和公章实行电子化，很好的推动了财会电子档案的信息化管理。（4）构建完善的风险防范体系，提高电子档案信息的安全性。通过设置防火墙等手段，以防范计算机硬件隐患问题，确保系统安全有效运行；此外，还应对工作流程、文件信息、信息保管方式进行规范化管理，提高会计信息传递的及时性、安全性。系统管理员的职责任务是加强流程的监管，这对系统运行的安全性提供了重要保障，同时还保证了系统内生成的财会电子档案真实完整。所以档案管理者必须注重流程管理的科学性。信息化环境下，档案管理倾向于梳理、提炼出机构文件处理流程，把档案处理的各环节、内容纳入到工作流程中并生成档案信息，因此企业应积极构建完善的财会电子档案信息安全保障体系，设置专门的电子档案数据中心，完善权限体系，通过双机热备份等有效手段为数据的安全奠定坚实的基础，并安排专业的人员做好日常维护管理工作。（5）提高财会人员素质及思想认识。财会档案电子化，除了具备传统的财会功能外，同时还必须具备使用计算机准确高效计算、分析能力的功能，而这就需要配备充足的专业人才，投身于电子档案的管理，保证会计信息的真实完整性。此外，推行会计电算化的企业，相关领导者必须高度认识对财会档案资料进行科学化管理的重要性，同时还要督促相关制度的构建。当前，依旧有部分推行会计电算化的企业，在财会档案资料管理上按手工管理时的经验进行，所以提高财会档案管理人员的综合素质，树立磁性介质档案资料的管理意识，成为了迫切需要解决的任务。（6）通过数据标准接口，实现财会信息标准化。随着财会信息化进程的加快，财会信息需要专门统一的标准，这是目前不容小觑的问题，财会信息标准化关键在于实现会计数据接口的标准化。通过数据格式标准XBRL，能提供数据标准接口，促进了各软件内数据的有效转换。运用XBRL可以对企业内部系统进行科学整合，集中各项财会信息，能对不同技术、不同平台及不同软件下形成的商业信息数据进行自由交换及安全提取，重组底层的元数据生成新的财务报表，达到现代化会计制度及其表格要求，通过高效的工具促进报表数据的再利用、传递及储存，防止了各类问题的发生，如财务软件相同但版本不同或财务软件不同都必须提供数据接口等问题，所以对于企业而言，一旦使用了XBRL，就能保证各类数据间的安全转换，实现了财务报告数据的标准统一化。XBRL技术的实践应用，不断拓宽了电子化财会档案数据的范围，同时还全面归纳汇总了标准接口达到标准的数据，实现了财会信息数据的统一。

三、结语

信息化财会档案和传统的财会档案具有紧密的联系，相互配合协作，直接反映了企业未来财会规范化的方向。所以我们应全面突出财会信息化的功能作用，加强财会档案电子化管理。档案管理人员应紧跟信息化时代的发展步伐，积极探索各类先进高效的档案管理手段，更新管理理念，丰富档案管理的技术含量，全面反映档案的潜在价值，从而为企业创造更大的效益，推动企业持续稳定发展。

参考文献

1.孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策.人力资源管理，2010(4).