机关档案范文10篇

机关档案范文篇1

一、加强学习，提高认识

为提高领导干部特别是主要领导对党政正职“四个不直接分管”工作的认识，切实把领导干部的思想认识统一到省、市纪委的工作部署上来，进一步建立健全惩治和预防腐败体系，加强对权利运行的监督制约，特别是加强对党政主要领导干部的监督，从源头上预防腐败现象的发生。我局利用局长办公会、局务交办会和全体干部会，以及学习会等多种形式，对《中共市纪委市监察局关于印发<市直党政机关、事业单位党政正职“四个不直接分管”实施办法>的通知》等文件进行了学习，并结合开展腐败风险预警防控活动，召开民主生活会，强化对领导干部尤其是单位主要领导的监督，增强领导干部尤其是单位主要领导腐败风险预警防控意识。要求全体干部特别是领导干部务必做到立党为公，执政为民，坚持在是非面前有辨别能力、在诱惑面前有自控能力、在警示面前有自省能力，清清白白做人，干干净净做事，坚持自重、自警、自省、自励，筑牢党性原则、思想道德和法律法规三道防线，坚持做到不正之风不染、不法之事不为、不义之财不贪、不德之事不干。任何时候耐得住寂寞，守得住清贫，顶得住诱惑，经得起考验；任何时候，以身作则、率先垂范，谨言慎行，珍惜党和人民的信任。珍惜自己的政治荣誉，永葆共产党员的高尚情操和革命气节。

二、理清职责，细化分工

根据文件要求，我局以腐败风险预警防控为契机，对领导班子成员进行了分工，建立岗位责任制，规范单位财务、人事、工程招标和物资采购等程序，定期召开局长办公会对单位财务、人事、工程招标和物资采购等工作进行研究。党政“一把手”在领导班子分工中，不直接分管财务、人事、工程建设招标和物资采购事项，而由班子其他成员分管。凡涉及财务、干部人事、工程招标和物资采购的工作事项，由职能科室提出意见建议，经分管副职审核，报局长办公会集体研究后，按程序运行。物资采购统一由办公室负责，发票需有经手人、审核人、证明人签字后，再由分管领导“一支笔”签字报销。工作用车由办公室主任统一调度，个人特殊情况需要用车须经主要领导同意。形成了“副职分管、正职监管、集体领导、民主决策”的工作机制，有效预防了“一把手”腐败行为的发生。

三、建章立制，规范管理

按照党政正职“四个不直接分管”要求，结合档案局领导干部在执行党风廉政责任制方面或多或少存在档案局是“清水衙门”、经济困难、职能有限、廉洁自律风险好防范的思想。局班子反复研究讨论，建立健全了的市档案局机关管理制度，制定下发了《市档案局机关制度汇编》，对学习、会议、人事、财务、接待、用车、工作纪律、公文收发、网站管理、稿酬奖励、著录管理等方面进行了明确规定，进一步规范财务、人事、工程建设招标和物资采购等各项工作的管理，运用制度手段落实“四个不直接分管”工作。

四、强化责任，加强监督

机关档案范文篇2

我国各大小机关单位当中出现了各种各样的档案管理问题，不仅与时展的潮流相违背，而且对于机关单位本身的发展产生了很大的制约作用，具体表现在以下几个方面：（一）档案管理意识淡薄。从目前我国机关单位档案管理工作的现状来看，一般的机关单位存在完善的档案管理机构，有专人对这项工作全权负责，工作开展的过程也符合相关的规范。但是这些工作都停留在表面上，只能适应一般的档案管理工作，档案管理意识表现出淡薄的特点，使得对档案文化建设的思考严重不足。首先，相当一部分领导欠缺相应的法律知识，对于档案文化建设的重视力度不够。其次，普通的单位成员档案管理意识不够，不能积极配合档案管理部门的工作，比如没有及时将本部门的档案资料进行上交，对于档案管理部门工作的开展造成了不同程度的影响。最后，档案管理部门的工作缺乏细致性，不能做到完全符合相关规范。这些内容对于在全机关单位形成一种良好的档案管理风气相当不利。（二）档案管理制度参照标准不统一。目前，很多机关单位都按照既定的标准，对于档案的归档、保管、利用以及保密等工作制定了相关的制度，使得档案的目录相对比较完善。还有一些单位明确制定了档案的借阅、参考等标准，使得档案管理工作在开展的过程中阻力相对较小。但是这些管理制度具有个体性，不同的单位，或者是同一单位的不同部门难以形成全面的、统一的标准，间接加大了制度的随意性以及差异性，不利于今后统一化管理工作的开展，久而久之，也就会对档案管理文化建设的进程产生不同程度的制约。（三）档案资料的收集不全面。机关单位的不同部门都能按照相关规范上的细则要求开展相关的档案管理工作，对于档案收集、整理、分类以及后续其他方面的工作进行全面的管理，但是在工作当中仍然会出现资料收集不全面的问题，对于良好的档案文化建设造成了不同程度的影响。一般而言，档案管理工作中文书档案、会计档案以及相关人事档案资料都比较全面，但是设备、历史、庆典等方面的资料却十分欠缺，使得后续工作在进行的过程中会面临较大的难度，让文化建设面临着较大的阻碍。（四）档案管理当中硬件设施不足。目前，随着科技水平的不断提高，我国的档案不再仅仅依靠手写、纸质化的模式进行管理，而是相继引入相关的档案管理软件，将档案录入到系统当中，实现无纸化管理。这样的工作对于档案分类、管理以及查阅等工作都带来了很大的便利。但是从工作现状仍然可以看出不同机关单位档案管理的软件设施不健全，没有完善的防火机制，也没有做好备份工作，使得档案的安全性受到了很大的挑战，对于档案文化建设的发展步伐产生了很大的制约作用。

二、推进机关单位档案文化建设的策略

改革开放对于档案文化建设工作也提出了新的要求，它希望档案文化建设应该秉承开放、包容以及辩证的态度，从而使得本机关的档案文化对于全社会的影响力大大提升，进而使得档案在促进单位本身发展上真正发挥出它应有的价值。（一）转变观念，增强机关档案文化的传播力。在新时代的今天，机关档案文化的建设需要不断创新，才能适应时代的要求，单位本身也才能更加具有核心竞争力。首先，各级领导应该进行思想观念的转变，使得档案管理工作实现常态化。要在为全单位灌输新型档案管理理念的前提下实现档案管理工作的专业化，实现档案文化传播力度的大大提升。其次，应该实现档案管理工作的数字化。在创新型理念的制约下，不断利用数字化的档案管理模式进行文化和资源的整合，使得相关的档案数据库能够形成，为档案文化的共享奠定坚实的基础。最后，要不断丰富档案文化的内涵，从而使得档（下转第69页）案文化的底蕴真正发挥出其自身的价值，在机关单位形成一种良好的档案管理氛围，为后续工作的开展奠定坚实的基础。（二）加强宣传，提高档案文化的服务力。长期以来，机关的档案管理工作都停留在自身狭小的范围内，使得其他非档案管理部门的人员对于这一管理工作的认识相当片面，意识不到这项工作的重要性，因此档案管理工作就很难发挥出其自身的价值。这主要是由于缺乏对于这项工作的宣传而造成的。因此档案管理部门要改变自己的工作姿态，以一种全新的机制开展档案文化宣传工作，提升档案文化的服务能力。首先，可以通过编制一些档案的精品资料，扩大档案的影响力。其次，也可以成立一个档案服务平台，形成多品种、成系列的档案文化，为后续工作的开展奠定坚实的基础。（三）培养人才，建立专业化的档案管理队伍。档案管理人才在档案文化建设当中发挥出来的作用是巨大的，是基础性的，管理人员的专业化水平对于档案文化建设进程起着极大的影响作用。因此机关单位首先应该加大对于档案管理人员的培养力度，不断提升这些人的文化意识以及专业修养，从而为档案文化建设取得实效打下坚实的基础。其次，应该保障档案管理人员工作的连续性。最后，要对档案管理人员进行定期的培训，让他们及时更新自己的头脑，跟上时代的需求，不断完善档案文化建设工作机制。（四）加强机关档案管理信息化建设。电子档案的引进对于提高档案管理水平、加快工作效率具有十分重要的作用，但是一旦没有做好后续保障工作，那么对档案文化建设造成的影响将是深远的。因此首先应该做好电子档案的引进工作，将传统的资料录入到系统当中，为实现文化建设打下基础。其次，应该积极引进相关的档案管理软件，使得电子化的档案管理更加规范化、科学化。最后，要积极发挥档案管理工作的引领作用，使得机关单位的档案文化建设在整个地区政治文明建设当中都能发挥出实际的价值，为实现文化强国而不断努力，这对于整个中华民族的意义都将是深远的。

【参考文献】

[1]中国人民银行银川中心支行课题组,徐梅.浅析当前基层央行档案管理中的问题——以宁夏辖区为例[J].黑龙江金融,2016(11).

[2]王代茂.档案文化研究初探[J].现代经济信息,2016(19).

[3]刘念,张鲁冀,伍沛,赵燕燕.档案自动鉴定自动整编功能的设计与实现[J].机电兵船档案,2016(04).

[4]张静.促进档案文化发展的措施[J].兰台世界,2016(S1).

机关档案范文篇3

一、档案库房是保存档案的重要场所，由局办公室负责管理。除档案管理工作人员外，其他人员不能随意进入档案库房，如工作确实需要，由档案管理工作人员陪同进出。

二、档案进出库房，要履行登记手续，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

三、做好库房的防虫、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经技术处理后方可入库。

四、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45-60％之间。超出标准范围时，要及时采取自然通风或机械除湿、降温等措施进行调控。

五、定期清点库存案卷，核实帐、物是否相符，发现案卷短缺或长期借出未归还的，及时追查。

六、定期检查用电设备和消防设施状况，发现问题及时报修或更新。

七、库房内应保持整洁，定期清扫，不得堆放与档案无关的物品。库房周围严禁存放易燃易爆物品。

机关档案范文篇4

一、增强领导责任意识，全力维护社会稳定

1、要牢固树立“稳定压倒一切”的思想，实行“一把手负总责”的原则，建立和落实维护稳定工作机制和领导责任制；稳定形势分析会制度；重特大案（事）件报告制度。定期分析我局社会稳定和社会治安形势，研究部署维护稳定工作，化解矛盾，解决问题切实负起“保一方平安”的政治责任。

2、全面落实综治领导工作责任。健全完善矛盾纠纷排查调处工作机制、信息报送、督促检查等制度，开展经常和集中相结合的排调工作，确保问题及时解决。认真制订处置各种突发事件的预案。发生影响稳定的重大矛盾纠纷和群体事件，局主要领导要在第一时间亲临现场，靠前指挥，依法妥善处置。

3、严密防范危害国家安全的境内外敌对势力的渗透破坏，打击“”、“东方闪电”等邪教组织的非法活动。

二、采取有力措施，狠抓综治各项措施的落实

把综治工作纳入年度工作计划一项重要内容，常议常抓。要切实抓好创建“平安单位”活动，促进人防、物防、技防措施的落实。加强民主法制建设，大力推进普法依法治档工作。强化日常安全管理工作，维护档案安全。

三、加强综治机构建设

成立局综治工作领导小组，由局长任组长，分管副局长任副组长，由相关股室股长等任成员，负责日常平安创建和综治工作，保证这项工作有人抓、能落实。

机关档案范文篇5

关键词：网络环境；机关档案管理；数字档案；安全管理；大数据技术

在网络环境下，现代信息技术的快速发展和广泛应用对机关档案管理产生重要影响，特别是机关数字档案安全管理，更是面临着巨大挑战[1]。因此，要对网络环境下的机关数字档案安全风险进行系统研究，根据机关数字档案安全风险特点与问题，制定和实施有针对性的解决措施。机关档案数字化带来新的问题，涉及新的载体安全、内容安全、过程安全等诸多问题，是机关档案管理传统模式所不曾遇到的，必须以新的思想、技术、方法与路径，对机关数字档案管理系统开展安全管理[2]。特别是在网络环境下，数字档案存储和查询利用时空分离，更要对机关数字档案的安全性进行实时动态管理，避免机关数字档案在查询利用各个环节中受到外在侵害。加强机关数字档案安全管理，可以有效保障机关档案信息的安全。

一、网络环境下的机关数字档案安全管理内容

网络环境下的机关数字档案安全管理，内容涵盖了数字档案管理各个环节，主要包含了机关数字档案基础设施和运行环境安全管理、机关数字档案数据安全管理、机关数字档案的网络安全管理、机关数字档案应用安全管理、机关数字档案系统安全管理、机关数字档案的人员安全管理、机关数字档案的授权和审计安全管理等方面内容[3]。1.机关数字档案的基础设施和运行环境安全管理。机关档案数字化建设，需要投入大量资金，购置专门档案管理设备和专业档案管理系统。由于资金投入的限制，一定程度上导致机关数字档案主机系统安全等级较低问题，供电条件、防火防盗、温度和湿度等必备条件难以保障，甚至把机关数字档案简单地存储在一台未加密、未备份的普通电脑中，给机关数字档案带来很大的安全隐患。2.机关数字档案的数据安全管理。载体与介质安全、档案数据访问安全、档案数据完整性和可用性、档案数据存储备份等，都是机关数字档案的数据安全管理主要内容[4]。在机关数字档案的数据安全管理中，介质损坏、电脑病毒、硬盘损坏等，都可能导致机关数字档案资源被破坏或者被非法使用、被恶意篡改等。数据是机关数字档案的核心，机关档案数据一旦发生上述问题，将给机关数字档案带来无法估量的损失。3.机关数字档案的网络安全管理。机关数字档案的网络安全管理，主要是对网络窃取、网络非法接入、网络故障、网络ARP攻击（地址解析协议）和DDOS攻击（分布式拒绝服务）等进行安全防护。这些网络安全问题，不仅可能导致机关数字档案系统无法正常使用，甚至可能导致档案数据外泄问题，特别是网络ARP攻击，会导致数字档案管理系统被非法侵入和非法控制。4.机关数字档案系统安全管理。档案管理系统的稳定运行，是机关数字档案管理的重要支撑保障。由于技术本身的不完善，系统在运行过程中存在各种安全隐患，如数字档案的平台故障、网络故障和设备故障等。这些故障的出现将会直接影响机关数字档案的安全和机关数字档案系统正常运行。因此，机关数字档案系统安全管理，主要承担了降低运行安全隐患，快速解决运行安全问题，以最快速度恢复档案管理系统运行的责任。5.机关数字档案的应用安全管理。由于机关数字档案自身价值较高，从而引发许多非法用户以各种非正常手段入侵机关数字档案管理系统，非法获取系统操作权限，导致档案管理系统数据外泄、数据损毁、非法篡改等；或者合法用户以不合法手段实施了超越权限的操作，非法获取机关档案信息、篡改档案数据等；档案管理系统设计缺陷，导致查询利用不规范或不合理等。这些都可能导致机关数字档案应用安全风险，只有加强机关数字档案的应用安全管理，才能为用户提供稳定的档案信息服务。6.机关数字档案的人员安全管理。在机关档案管理中，由于编制紧张，未能配备专门档案管理人员，无法有效保障机关数字档案的运行维护工作；或者是由于人员培训不足，导致机关档案管理人员专业技能缺乏，很难胜任新形势下的机关数字档案安全管理工作；档案安全意识薄弱，甚至个别机关档案管理人员在外在诱惑之下，对机关档案数据进行非法篡改或窃取，产生机关档案数据的“安全风险”；机关数字档案管理中，缺乏规范性操作流程和要求，导致管理漏洞。人是机关数字档案安全管理最为活跃的影响因素，应加强对机关数字档案工作人员的安全管理，形成安全风险防范第一道防线。7.机关数字档案的授权和审计安全管理。主要对机关数字档案管理中的授权和审计过程进行管理。由于机关数字档案管理中的授权机制不完善，导致权限混乱、乱授权和过度授权等问题；由于系统审计日志缺失，从而导致无法对非法入侵及时阻止、有效跟踪、快速追查等问题。机关档案的授权和审计管理，需要建立完善的授权管理机制和系统的审计日志，对非法入侵进行提前防控。

二、加强网络环境下机关数字档案安全管理策略与路径

针对网络环境下机关数字档案安全管理内容与问题，应从以下几个方面加强机关数字档案安全管理。1.强化机关数字档案安全管理意识。首先，随着网络技术的发展和应用，无论是机关档案自身，还是机关档案管理，都发生了根本性变化，机关档案数字化是必然发展趋势，加强机关数字档案安全管理刻不容缓[5]。因此，要从思想认识上强化机关数字档案安全管理，突破传统档案管理思维束缚，根据现代信息技术特点，探索更加适合网络环境的机关数字档案安全管理路径。其次，网络环境下的机关数字档案安全管理，不仅要求增强档案管理人员的安全意识，还要对档案管理人员信息技术水平进行考核。因此，机关档案管理人员要切实提升自身的数字档案安全管理能力，重视档案管理人员数字档案安全管理能力培训，加大专业人才引进力度，通过提升服务技能达到提高机关数字档案安全管理的目标。2.构建机关数字档案信息安全存储基础。在信息时代，数据将会以指数级增长，而且数据类型和形式更加多样化，增加了机关数字档案信息安全存储的难度和风险。特别是机关数字档案信息体量十分庞大，容易受到网络黑客恶意攻击，导致机关数字档案信息被非法使用。因此，要对机关数字档案信息安全存储进行重点关注，构建稳定可靠的安全存储基础，构建全面的档案信息存储防护体系。第一，要扩充机关数字档案存储容量，为机关档案信息存储提供足够的数字空间。机关档案管理中形成的大量存储数据，不仅数量急剧增加，而且结构更加复杂，现有的存储方式已很难满足实际需要，因此要构建容量足够大、安全性足够高的机关数字档案安全存储方式。第二，要在众多的机关档案信息存储方式中，择最为合适的方式，改变传统的单一存储方式。对于结构松散的半结构化机关档案数据，采取面向文档需要的分布式存储方式；对于结构化的机关档案数据，采取主题存储方式。要针对信息类型的不同，采取不同的数据存储方式，提高机关数字档案信息安全和开发利用的有效性。3.加强大数据技术在机关数字档案安全管理中的应用。纸质馆藏内容基本上依靠手工整理、人工编目，是传统机关档案管理的主要技术手段。但是在网络环境下的机关数字档案管理中，档案管理工作借助于现代信息技术完成，特别是大数据技术的出现，在机关数字档案安全管理中得到广泛应用。首先，通过大数据与机关数字档案安全管理的深度融合，提升机关数字档案系统的安全防御级别，更好地应对更高级别的持续性网络攻击，对各类计算机病毒、网络黑客的非法入侵进行有效防御。其次，在推进机关档案数字化管理过程中，通过大数据技术的应用，对机关档案管理全流程进行实时上传，建立机关数字档案全路程跟踪溯源，确保数据不被恶意篡改。再次，通过大数据技术的应用，实现机关档案数据安全管理系统的多节点接入，更好地实现对机关档案数据的授权访问，强化了机关数字档案的安全性。4.建立安全高效的机关数字档案信息管理系统。机关数字档案本身具有与载体分离、高度依赖系统等特点，从而对机关数字档案信息管理系统的安全性提出了更高要求。配置更为优质、先进的硬件设施，建立集收集、存储、分析、开发、应用为一体的机关数字档案信息管理系统，是机关数字档案安全管理的重要任务。因此，要建立一个基于云计算技术的机关数字档案信息管理系统，不仅能对数量繁杂、类型多样的机关数字档案进行收集、分类和分析，挖掘机关数字档案之间的关联性，还要具备快速扩容和安全存储能力，提高机关数字档案信息管理系统安全性，为机关档案管理人员提高工作效率和服务水平奠定基础，同时也提高机关数字档案安全管理水平。

三、总结

机关档案范文篇6

关键词：机关档案；管理；信息化档案；数字化

数字化已经成为机关档案室建设的必然趋势，可以有效提高机关档案信息资源开发水平和利用效率[1]。但是，机关档案室数字化建设是一项系统性工程，涉及建设规划、信息化技术、档案管理等诸多环节与内容。因此，机关档案管理人员必须要充分认识档案室数字化建设的重要性，针对机关档案室数字化建设特点和规律，探索建设新路径。

一、机关档案室数字化建设现实意义

随着各类信息技术、多媒体技术、网络技术的快速发展与应用，数字档案这种新型的档案信息形态出现。因此，机关档案数字化主要是指通过对数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术的应用，把机关各类档案资料电子化处理，使其成为系统组织，形成有序结构的机关数字档案信息库[2]。机关档案数字化主要包含了两个方面内容：第一，对传统介质的档案资料，使用高速扫描技术进行数字化转化；第二，对以电子文件形式存储的机关各类档案资料进行结构化转化。机关档案数字化包含了两个阶段：第一，为了对机关档案信息著录标引加以规范，需要建立机关档案目录数据库结构；第二，将机关档案资料全文转化成为数字档案资料。机关档案数字化包含了数字化档案资料的收集与转化、机关数字档案的存储、机关数字档案的检索利用三个过程。从机关档案数字化内涵、内容和阶段的分析可以发现，机关档案数字化的现实意义主要体现在以下三个方面。1.机关档案数字化是提升机关档案管理水平的现实需要。当前，各类信息技术、网络技术、多媒体技术层出不穷，并在社会方方面面广泛应用，推动了人类社会向网络化、信息化和数字化的迈进。机关档案数字化更是把机关在服务社会发展、经济建设中形成的各类档案资料，更加完整、系统、高效地呈现给社会，也是建设阳光政府、提高行政效能的重要内容。因此，机关档案数字化是行政机关适应新形势下档案管理工作的必然要求。2.机关档案数字化是机关创新社会治理的现实要求。当前，为了提高行政服务效能，行政机关中大量的行政许可业务和行政审批业务都是在网络中完成的。公共权力网络化运行、公共资源市场化交易等过程，都数字化建设，是机关档案管理更好地适应信息化建设，提升档案管理能力和服务水平的现实要求。文章分析了新时期开展机关档案室数字化建设的现实意义，针对机关档案室数字化建设中存在规范标准不统一、专业人才缺乏、软硬件设施不足、安全防护缺失等问题，提出了加强机关档案室数字化建设的对策建议。3.机关档案数字化是提供优质公共服务的现实要求。

二、机关档案数字化建设现状和存在的问题

数字化是机关档案管理的必然趋势和现实要求，而且随着现代信息技术、网络技术、多媒体技术的发展与渗透，机关档案数字化也将成为常态性工作[3]。但是，机关档案数字化在建设过程中，由于诸多现实因素的制约，一定程度上影响了机关档案数字化建设，主要体现在以下四个方面。1.机关档案数字化建设缺乏统一的规范标准。开展机关档案数字化建设的基础和保障，是要建立完善的数字化档案建设标准体系，而这也是实现机关档案资源互通互联、资源共享的前提条件。为了推进行政机关档案建设，国家档案管理部门出台了《电子文件归档管理规范》等相关制度，但是在推进机关档案数字化建设的现实工作中，机关档案数字化建设的标准和规范仍然比较宽泛，缺少对机关数字档案信息安全标签、档案数据标准、分类编码标准、数据交换标准等统一规范的要求。在推进机关档案数字化建设实际操作过程中，不同系统、不同机关采取了各自不同的元数据标准，导致机关档案数字化处理规范和标准不统一，直接影响了机关档案数字化工作目标的实现。2.机关档案数字化建设专业人才缺乏。在机关各项业务工作中，档案管理部门一般都处于弱势地位，在人员配备上较为薄弱，甚至有的机关档案管理人员是由办公室人员兼职。由于机关人员编制的限制，很难为机关档案工作配备专职人员，从而导致机关档案管理在推进档案数字化建设中缺乏专业人才，特别是具备档案数字化应用建设和管理的复合型人才更是严重不足，配备的档案管理人才由于年龄较大或者知识技术储备不足等原因，以及对业务工作重视对档案管理工作轻视、档案经费保障不足等原因的限制，使机关从事档案管理的人员缺乏在职在岗培训，知识与技能更新更是十分缓慢。总之，许多机关在推进档案数字化建设过程中，由于档案管理专业人才的缺乏，与机关档案数字化建设所需要人才的年龄结构合理、业务素质高、专业能力强的要求存在较大差距，影响了机关档案数字化建设工作。3.机关档案数字化建设软硬件设施不足。推进机关档案数字化建设，必须要有相应的软件和硬件设施投入，要有相应的资金保障。但是，由于各个机关所处区域经济发展的不均衡性，以及各个行政机关在经费保障方面存在较大差异，导致其很难有足够的资金投入到机关档案数字化建设工作中，无法为机关档案数字化建设提供必要的各类硬件和软件设施，如缺乏机关档案数字化处理的高速扫描仪、档案管理系统软件、数字档案库房等，对机关档案数字化工作产生严重制约。4.机关档案数字化安全防护能力较差。机关档案是行政机关在服务经济社会建设中留下的大量珍贵资料，承载着各级行政机关的机密，而且很多档案信息具有较长保密周期，因此，机关档案数字化建设必须要把安全性作为重点问题。近年来，一些机关单位把档案数字化外包作为推进机关档案数字化建设的主要方式，价格不菲的档案数字化外包挤占了机关单位档案管理大部分部门经费，从而导致其在数字档案安全建设中的资金和资源不足，产生了机关数字档案失密泄密事件，需要行政机关在推进数字化档案建设中给予重点关注。

三、机关档案数字化建设推进路径建议

针对机关档案数字化建设中存在的问题，主要可以从以下几个方面加以改进与提升[4]。1.加强对机关档案数字化建设工作的重视。随着现代信息技术、网络技术与多媒体技术的发展，机关档案管理工作也面临着更多挑战，必须抢抓发展机遇，加快机关档案管理工作融入信息社会的步伐，加快推进机关档案室数字化建设，使机关档案管理工作更好地服务经济社会发展。第一，在推进机关档案数字化建设工作时，必须要加强对此项工作重要性的认识，把推进机关档案数字化建设嵌入到本单位的数字化建设工作之中，列入单位重要工作日程，统筹做好数字化建设规划和实施工作。第二，要把机关档案数字化作为机关办公自动化的重要内容，档案管理部门要积极争取单位领导的重视与支持，主动对接协调相关部门，加强对档案数字化建设的资金和资源投入，为机关档案数字化建设推进营造良好氛围，积极稳妥推进机关档案数字化建设工作。第三，要加强机关档案数字化建设中的资金和资源投入，将此项工作经费列入机关资金预算之中，给予充足资金保障，购置先进的档案管理系统软件、高速扫描仪、电脑等，切实改进和完善机关档案数字化建设工作中所需要的各类软件和硬件基础设施，从而更好地适应新形势下机关档案数字化建设现实需要。2.做好机关档案数字化规范与标准工作。数字化标准规范，是机关档案数字化建设的基础性工作，更是机关推进数字化档案建设的核心工作之一。第一，在推进机关档案数字化标准规范体系建设中，建议国家档案管理部门参照国际标准，立足于国内档案管理工作实际，根据档案管理权限范围要求，制定出更适合机关档案数字化建设需求的工作规范和标准体系，对机关档案数字化建设工作给予指导和规范。第二，在实施机关档案数字化建设规范标准体系的时候，可以坚持“有章先行、无章缓行”的思路，对于国家档案管理部门已经出台的标准和体系，则要严格执行相关标准，扎实推进机关档案数据库建设工作；但是对于尚未出台标准要求的，则在推进机关档案数字化建设工作中，确保所有的数字化档案资源都有统一标准。3.加强机关数字化档案安全防护工作。机关档案是国家行政机关服务经济社会建设的基础，具有较多的工作机密，因此要在推进机关档案数字化建设工作中，把做好机关数字档案安全防护作为重要工作内容。第一，在推进机关档案数字化建设，加强机关数字档案安全防护工作中，要结合本单位档案管理工作实际情况，根据国家《档案法》和上级档案管理部门要求，对数字档案制定更为具体的安全保密制度，对机关档案信息安全保障体系进行完善。第二，对机关档案信息系统进行分级保护，更加切实稳妥地推进机关档案管理中的数据安全和网络安全管理工作，加强对机关档案资料在数字化处理过程中的安全监管。第三，要加强机关档案数据库中的信息资料存储安全管理，加大对现代信息技术的应用，依托现代信息技术做好机关数字档案资源的安全控制、安全预警、安全防护。第四，在推进机关档案数字化建设过程中，对存储的数字档案资料实施“双备份”，特别是依托云存储技术实施“云备份”，加强档案数字资源的安全存储。为了防止机关档案数字化、信息化过程中的数据被篡改或丢失等，要严格做好涉密计算机的物理隔离，防止数字档案资源由于病毒感染造成失密或泄密事件的发生。4.加强机关档案数字化建设专业人才队伍建设。在机关档案数字化建设中，引进和培养现代机关档案管理专业人才是关键。第一，要招聘和引进不同知识结构的档案管理专业人才，不仅要引入计算机和网络应用技术人才，而且还要引入专业档案管理人才，对机关档案管理系统进行专门维护，切实保障机关档案数字化工作的推进。第二，对机关档案管理专业人才进行合理配备和充分使用，充分发挥机关档案管理人才的专业技能和档案管理经验，扎实推进机关档案数字化建设工作，提高机关档案数字化建设效率和质量。第三，要定期加强对机关档案管理人员的知识、技能、素质培训与提升，采取在岗学习和脱岗培训等方式，进一步提升其业务素质与技能，使其能够胜任机关档案数字化建设工作要求。

参考文献

[1]何新华.机关档案数字化的困惑及应对措施[J].兰台内外，2017（5）：26-27.

[2]郭萍.新时代加强机关档案工作的思考[J].陕西档案，2018（2）：32-33.

[3]刘金湘.机关档案室档案数字化建设的思考[J].档案天地，2017（3）：53-55.

机关档案范文篇7

关键词：机关档案；工作规范化；管理措施

1引言

在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

2机关档案工作规范化管理的作用与意义

档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。

3提高机关档案工作规范化管理的科学途径

3.1完善现代机关单位档案的管理体制

从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。

3.2科学分类资源，完善检索体系

首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。

3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式

档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。

4结语

随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。

作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局

参考文献

[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).

[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).

机关档案范文篇8

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。

机关档案封闭利用模式的形成有许多档案理论认识上的问题，这里提出一二：

首先是对文件生命周期理论认识不足。文件生命周期理论是现代档案学的经典理论，根据文件呈现的价值形态来划分文件生命阶段：现行、半现行和非现行三个阶段，相应地文件的保管场所是：文件室→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”[1]我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆，“根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。[2]那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。

其次档案的双重价值论成为我国传统利用模式的直接理论基础。美国档案学家谢伦伯格提出经典的文件双重价值鉴定理论，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。[3]两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。

在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中认为，档案文件的形成、利用，实际上是从其发送源到接受源的—种信息传递。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。

二、机关档案利用模式转换的背景分析

于是针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学习，建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”[4]过去我国普遍对文件生命周期理论等认识不足和档案人员缺乏开拓创新的思想，导致文件中心没有能够在我国普遍设立。“在政务信息公开和电子文件时代背景下，对这个问题则必须作更进一步的探索。可以考虑在我国普遍建立文件中心，并且这种文件中心应该具有中国自己的特色――能够及时收藏现行文件和承担起现行文件对外公开提供利用的重任。”[5]深圳市在我国加入WTO后努力筹建“文件中心”的事实，为我国档案界提供了具有重大深远意义的范例。根据深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》第八条的规定，“将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理，除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案例外，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。”[6]

但是，笔者认为，在政务信息公开和电子文件时代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太现实的。

首先，信息公开主要是政府行为，由政府进行信息或授权媒体公布施政措施，文档部门不可能完全“承担起现行文件对外公开提供利用的重任,”其档案开放服务只是政务公开的辅助措施之一。我国计划经济向市场经济的转变，要求政府通过政策、法律法规对社会行为和市场资源进行间接控制，信息引导是政府宏观调控的有利手段。我国在加入WTO后，政府也须按WTO规则要求顺利实现职能转变和政府转型，必须推进政治活动公开化的进程，全面提高政府决策和政府行为的透明度，公开相关的现行文件。

其次，电子政府服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子政府的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。旧的行政模式是公民直接面对行政机关，而电子政府在旧的行政机构模式上，划分出前台信息服务机构。“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”[7]现行文件公开服务在电子政府网站上已然得到实现。

在我国废止各基层档案室，设立文件中心还存在下列问题：

一是设置文件中心又要增设机构，如深圳市“文件中心与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位……同档案局、馆分别挂牌。”[8]但是，“文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。”[9]而我们该在多大范围设立一个文件中心?如果我们一哄而上，省、市、县各设有文件中心，反倒达不到精简高效的目的。况且我们的文件中心只能是事业单位，这与国外的文件中心的企业性质是有很大不同的。

其次，目前许多行政单位对把带有密级的文件交给如文件中心这样的事业性单位会有顾虑。机关单位除了形成公共文件等红头文件之外，还有许多内部文件：如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件；有许多专业性文件：如诉讼档案、商标档案、专利档案等。这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜进入文件中心或在政府网站公开，只能直接归档进入档案室，根据特别的申请提供有针对性的利用。

因此，在我国普遍设立文件中心是不太现实和不太可行的。由机关档案室来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，也完全适应政务公开的要求，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的利用模式。

三、机关档案利用的新模式

但是机关档案利用的新模式究竟该是怎么样的呢?笔者提出下列模式，如图：

相关单位（文件形成者）政府网站

现行文件阅览中心

相关档案室

档案馆文件接受者

从上图中可以看出，新的模式增加了文件接受者、现行文件利用中心和政府网站三个部分。

首先，文件接受者被提到重要的地位上来，文件接受者成为文件运行过程中有机的组成部分，在文件运动过程中处于与文件形成者对等的位置。文件接受者可以随时上网和到文件阅览中心查阅需要普遍执行的现行政策法规，而只与个人密切相关的如行政裁决文件等针对面较窄的文件，可以依公民的申请由机关档案室提供。同时，文件接受者可以享受机关档案室的开放服务，因为室藏档案有的已处于社会利用状态，有的还因为室藏档案中包含了大量具有现行效用的文件。

其次，现行文件阅览中心目前在档案馆正普遍设立，是档案馆的内部机构，它是“档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构”[10]。现行文件阅览中心收存刚刚“出炉”的现行文件，没有保存期限的限制，其对文件的保管具有临时性，也因而没有鉴定文件价值的任务，没有向档案馆移交的任务，文件移交进馆的任务仍然由机关档案室承担。现行文件阅览中心是机关档案利用的补充形式。

再有，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件，机关档案室承担的是对外开放服务。机关档案室不必再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，并且要协助维护政府网站的运行，对网站上的文件信息进行价值鉴别，比如过期或已经存档的信息，可以从网站上删除，并指明文件的去向，或者对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登录到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适宜进入文件利用中心或在政府网站公示。

如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(FirstGov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0(1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1)第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002(10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／www．tSZZ．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5)第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003(3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

机关档案范文篇9

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。

机关档案封闭利用模式的形成有许多档案理论认识上的问题，这里提出一二：

首先是对文件生命周期理论认识不足。文件生命周期理论是现代档案学的经典理论，根据文件呈现的价值形态来划分文件生命阶段：现行、半现行和非现行三个阶段，相应地文件的保管场所是：文件室→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”[1]我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆，“根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。[2]那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。

其次档案的双重价值论成为我国传统利用模式的直接理论基础。美国档案学家谢伦伯格提出经典的文件双重价值鉴定理论，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。[3]两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。

在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中认为，档案文件的形成、利用，实际上是从其发送源到接受源的—种信息传递。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。

二、机关档案利用模式转换的背景分析

于是针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学习，建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”[4]过去我国普遍对文件生命周期理论等认识不足和档案人员缺乏开拓创新的思想，导致文件中心没有能够在我国普遍设立。“在政务信息公开和电子文件时代背景下，对这个问题则必须作更进一步的探索。可以考虑在我国普遍建立文件中心，并且这种文件中心应该具有中国自己的特色――能够及时收藏现行文件和承担起现行文件对外公开提供利用的重任。”[5]深圳市在我国加入WTO后努力筹建“文件中心”的事实，为我国档案界提供了具有重大深远意义的范例。根据深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》第八条的规定，“将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理，除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案例外，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。”[6]

但是，笔者认为，在政务信息公开和电子文件时代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太现实的。

首先，信息公开主要是政府行为，由政府进行信息或授权媒体公布施政措施，文档部门不可能完全“承担起现行文件对外公开提供利用的重任,”其档案开放服务只是政务公开的辅助措施之一。我国计划经济向市场经济的转变，要求政府通过政策、法律法规对社会行为和市场资源进行间接控制，信息引导是政府宏观调控的有利手段。我国在加入WTO后，政府也须按WTO规则要求顺利实现职能转变和政府转型，必须推进政治活动公开化的进程，全面提高政府决策和政府行为的透明度，公开相关的现行文件。

其次，电子政府服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子政府的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。旧的行政模式是公民直接面对行政机关，而电子政府在旧的行政机构模式上，划分出前台信息服务机构。“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”[7]现行文件公开服务在电子政府网站上已然得到实现。

在我国废止各基层档案室，设立文件中心还存在下列问题：

一是设置文件中心又要增设机构，如深圳市“文件中心与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位……同档案局、馆分别挂牌。”[8]但是，“文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。”[9]而我们该在多大范围设立一个文件中心?如果我们一哄而上，省、市、县各设有文件中心，反倒达不到精简高效的目的。况且我们的文件中心只能是事业单位，这与国外的文件中心的企业性质是有很大不同的。

其次，目前许多行政单位对把带有密级的文件交给如文件中心这样的事业性单位会有顾虑。机关单位除了形成公共文件等红头文件之外，还有许多内部文件：如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件；有许多专业性文件：如诉讼档案、商标档案、专利档案等。这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜进入文件中心或在政府网站公开，只能直接归档进入档案室，根据特别的申请提供有针对性的利用。

因此，在我国普遍设立文件中心是不太现实和不太可行的。由机关档案室来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，也完全适应政务公开的要求，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的利用模式。

三、机关档案利用的新模式

但是机关档案利用的新模式究竟该是怎么样的呢?笔者提出下列模式，如图：

相关单位（文件形成者）政府网站

现行文件阅览中心

相关档案室

档案馆文件接受者

从上图中可以看出，新的模式增加了文件接受者、现行文件利用中心和政府网站三个部分。

首先，文件接受者被提到重要的地位上来，文件接受者成为文件运行过程中有机的组成部分，在文件运动过程中处于与文件形成者对等的位置。文件接受者可以随时上网和到文件阅览中心查阅需要普遍执行的现行政策法规，而只与个人密切相关的如行政裁决文件等针对面较窄的文件，可以依公民的申请由机关档案室提供。同时，文件接受者可以享受机关档案室的开放服务，因为室藏档案有的已处于社会利用状态，有的还因为室藏档案中包含了大量具有现行效用的文件。

其次，现行文件阅览中心目前在档案馆正普遍设立，是档案馆的内部机构，它是“档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构”[10]。现行文件阅览中心收存刚刚“出炉”的现行文件，没有保存期限的限制，其对文件的保管具有临时性，也因而没有鉴定文件价值的任务，没有向档案馆移交的任务，文件移交进馆的任务仍然由机关档案室承担。现行文件阅览中心是机关档案利用的补充形式。

再有，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件，机关档案室承担的是对外开放服务。机关档案室不必再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，并且要协助维护政府网站的运行，对网站上的文件信息进行价值鉴别，比如过期或已经存档的信息，可以从网站上删除，并指明文件的去向，或者对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登录到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适宜进入文件利用中心或在政府网站公示。

如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(FirstGov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0(1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1)第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002(10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／www．tSZZ．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5)第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003(3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

机关档案范文篇10

第二条本准则所称审计档案，是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

审计档案是国家档案的重要组成部分。

第三条本准则所称审计档案工作，是指审计机关建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。

第四条审计档案工作实行统一领导、分级管理的原则。审计署主管全国的审计档案工作，同时接受国家档案行政管理部门的监督和指导；地方各级审计机关的审计档案工作，接受上一级审计机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条审计机关应当设立档案管理机构或者配备专职（兼职）档案工作人员负责本单位的审计档案工作。

第六条审计机关档案管理机构和档案工作人员的职责是：

（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规，拟定审计档案工作规章制度；

（二）对本机关各部门审计文件材料的立卷和归档工作进行监督和指导；

（三）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研和统计工作；

（四）定期对本机关库存审计档案进行鉴定，如期移交应由同级档案馆保管的审计档案；

（五）监督和指导下级审计机关的审计档案工作；

（六）开展审计档案工作的检查、总结、培训、研究等活动。

第七条审计档案的建立实行审计组负责制。

第八条应归入项目审计档案的文件材料是：

（一）立项性文件材料，如审计通知书、审计实施方案；

（二）证明性文件材料，如审计证据（含承诺书）、审计工作底稿；

（三）结论性文件材料，如审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证；

（四）其他备查文件材料。

第九条审计文件材料按审计项目立卷，一个审计项目可立一个卷或者若干卷，不得将几个审计项目合并立为一个卷。

跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

第十条审计案卷内文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。

证明性文件材料，按与审计方案所列审计事项或者会计报表科目对应的顺序排列。

立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十一条审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，基础性文件在后。

第十二条审计组确定的立卷责任人应当及时收集审计项目的文件材料；审计终结后，立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理，经审计组组长（或业务部门负责人）复查，并经档案管理机构或者档案工作人员检查后，依照有关规定进行编目和装订。

第十三条审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立卷归档。

为了便于查找和利用，档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中加以说明。

第十四条审计项目案卷的归档，应当以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年4月底。

第十五条审计机关应当根据审计项目案卷的保存价值确定保管期限。

第十六条审计档案在划定保管期限的基础上，应当采用“年度－组织机构－保管期限－审计类别”的方法排列和编目。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

第十七条审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，由档案工作人员按有关规定作出标识。

第十八条审计机关应当按照国家有关规定设置专用、坚固的审计档案库房，配备必要的设备，建立健全审计档案保管制度，定期对审计档案保管情况进行检查，确保审计档案的安全。

第十九条审计机关应当建立科学的管理制度，采取先进技术，编制适用的检索工具和参考材料，加强审计档案信息化管理，积极开展审计档案的利用工作。

第二十条借阅审计档案，仅限定在审计机关内部，审计机关以外的单位不得查阅，但有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经该审计机关主管领导批准。

第二十一条审计机关应当按照有关规定向档案馆移交审计档案。

第二十二条审计机关应当及时对本机关和本地区的审计档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计与分析，并按规定向上一级审计机关和同级档案行政管理部门报送审计档案工作基本情况统计表。

第二十三条对损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案者或者因玩忽职守造成审计档案损失的档案工作人员，由主管部门对直接负责人和其他有关责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。