档案信息化管理论文范文

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医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

2.2科研管理

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关键词：档案管理;信息化;问题;原则;措施

当前电子信息技术的迅猛发展，在生活中普遍地应用到互联网信息技术，在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化，大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理，这对于工程的档案管理工作带来了新的要求，以往的传统管理模式，已经不能适用于当今社会发展的步伐。因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施，构建健全的管理模式，将工程档案存在的作用发挥到最大化。

一、工程档案信息化管理的主要内容

对于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述：一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现；二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用一体化；三是完成工程档案的信息化的高度共享；四是要创新工程档案的管理模式。如今，针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储：工程档案文件主题词的自动标引；工程档案的数据备份；工程档案的文件目录的打印；工程档案的整理与文书立卷；工程档案的保护以及库房的管理；工程档案的咨询与借阅管理；工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为构建依据的。

二、工程档案信息化管理的必要性

因为工程档案的反复查阅与长时间的保存，对于原件丢失或是损坏都是不可避免的，这对于工程档案的利用和保管上带来了极大的烦扰。通过对低档平板扫描仪记录的方式的应用，可以将大量文档实现电子化存储，对于问题的解决有着巨大的作用，在电子化存储下，对于大量文档的应用、查阅、管理方面还有待提升。信息化的管理模式的应用就是对于传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案，这是工程档案的管理取得的重要成果，还极大地提高了服务水平。可以说，信息化技术的运用是完成科学开发工程档案资源的基础。

三、当前工程档案信息化管理面临的问题

电子化信息的不断发展，对于我国工程档案管理带来了新的机遇，但是同样也产生了大量的问题有待解决。

（一）面临安全与革新的挑战

原本的工程档案管理的中心主要就是为了运用、查询，基于此来确保工程档案管理具有更高的保密性。在档案管理系统迈向新纪元发展空间中，会对应用系统进行有机整合，比如文档管理一体化等。此类整合必须要应用新思维来处理各方之间的矛盾。除此之外，网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题，不单单是硬件资源会受到自然的影响，还会受到人为破坏，并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害。在未采取相应的管理措施下，在安全意识方面也较为薄弱，这样就给犯罪分子提供了可乘之机。

（二）面对标准化和法制化的挑战

因为工程档案自身的特点就比较复杂，最为突出的特点就是分散管理。因为多方面进行管理，各个部门都有属于自已的一套标准，因此对管理标准化造成了巨大的困难。在工程档案的立法方面也比较欠缺，致使众多的工程档案因为密集问题影响，而埋没了自身存在的价值。

（三）技术支持不充分

第一，电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在着巨大的局限性，如果不能对其进行有效的解决，会造成适得其反的情况发生。第二，基于工程档案信息化建设的初级阶段，一些纸质的工程档案经过电子仪器的扫描即可以转化为电子档案，尽管它的价格很便宜，但是扫描的时间较长，无法满足将原始的纸质工程档案快速地转化为电子档案。

（四）人员配备不合理

就当前的工程档案管理人员而言，既有专业知识，又掌握信息技术的人很少，由于存档的技术人员的知识较为单一，必然会出现专业与工作岗位不对口等问题。

四、推进工程档案信息化的原则与措施

（一）工程档案信息化应该遵守的原则

合理性原则。利用数字化方法来接受工程档案文件，其应对规范性的原则要有持续性，构建于信息档案有关的法律体系，只有这样才会使电子文件顺利地完成归档，对于传统的工程档案数字的保存与应用等工作来实现其标准化与规范化，避免重复建设、互不相容的状况产生。安全性原则。由于网络化、数字化的进程的不断加快，网络潜在的威胁也越见突出。所以，对于网络安全技术的开发与研究力度一定要加大，要应用较强的安全措施，全面地保障工程档案信息的安全。效益性原则。对于工程档案信息数字化建设是一项艰巨的任务，在特定的环境下一定要遵守的是效益性原则，最为主要的是信息化工程的效益。选取数字化的内容主要是以经典为理念，核心要与社会应用的热点进行有效的结合，把重要的工程档案进行数字化处理，会收获较大的社会及经济效益；应用效果不大的对于工程档案是是不需要数字化的，避免浪费财力、人力、物力。

（二）促进工程档案信息化的措施

加强机读数据的前期工作。如若想做好工程档案信息化管理，那么机读数据库的存在是重要的组成部分。因为机读数据的质量主要针对于管理系统的效率高低的决定，对机读数据做好准备工作，提高对著录、标引等方面的重视力度。档案著录的内容主要指档案内容的选择、分析、记录的过程。形式特征主要是指档案信息的外表，比如文种、标题、载体、形成时间等，内容特征是指依据档案内容特点所揭示的项目，比如主题词、分类号等。标引与著录是对档案内容的浓缩，这样才会有效地将档案信息输入计算机中进行多方面的处理。重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用。光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物，是信息的检索与信息存储、电子化的归属。利用光盘进行存储，其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等，它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内，以此来实现计算机管理，对于原文件进行扫描录入的方式，极大地减小了对库房空间的占用，降低了存储设备资金的投入，以此来减小成本。网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势。网络化是基于计算机管理模式快速发展下的必然产物，通过对网络搜索，使工程档案查询速度非常快，也非常便利，它改变了传统的借阅模式。计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连，成为一个具有高效性的有机整体，来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各个业务，每一个部门都可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询。网络化的管理模式主要就是采用了内部网络服务器在一定空间内对于工程的资源档案进行存储，简称为档案存放区。为加强工程档案数据的安全性，在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中，只有隶属于档案部门工作人员才有权利更改已经入库的档案。为了确保工程档案中的数据的安全性，要加大对系统的管理措施，在系统密码的设置上可以设置双层防护，这样才会有效防止无关人员进入系统；在修改时在系统中一定要设置双重密码，以此来防止没有权限的操作人员对数据进行更改，一定要确保数据是安全的、准确的、完整的。档案信息化管理需加强病毒防治，来确保安全。对计算机病毒要加大防护力度，这是确保计算机系统正常运营的核心工作，如果计算机感染病毒，那么最为严重的状态会导致整个系统出现瘫痪，因此要构建比较严格的管理机制，做预防工作。具体的要求是符合操作的规范性，同时还要定期对系统进行检测与维护；为了防止突然状况的发生一定要对数据随做随保存，做好重要资料的备份，以免产生不必要的影响；不要对来历不明的程序进行拷贝，在拷贝之前一定要做好查毒杀毒的前期准备，以此来确保万无一失。积极促进工程档案管理部门实施信息化管理。第一，对基础性工作进行强化，认真地构建实施计划，只有基础业务的工作做到规范化与标准化，才会有效地推进工程档案信息化的管理。第二，强化人才建设，工程档案信息化建设主要运用网络技术与计算机来进行服务。作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识。这便要求工程档案的管理人员要对自身文化、专业知识、人文素养的不断提升，来有效地对工程档案进行信息化管理。

五、结束语

工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作，工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用，所以，加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重。信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，才会适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。

作者:王颖慧 单位:天津市引滦工程黎河管理处

参考文献：

[1]郭贵来.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].企业导报,2016,(18):36.

[2]张迪.信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨[J].办公室业务,2015,(12):44.

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档案管理实现信息化已经势在必行。医院档案信息化也是档案管理现代化的体现。也是医院档案工作提高效率，保证安全的实现途径。医院的档案管理工作信息化，最先了解的应该是“档案信息化”的概念是什么，如何去实现医院档案信息化。在存在过程中可能回遇到哪些难题。如何解决这些问题等等。医院工作本身也经历着改革和发展。比如医改的进行，医院的管理与经营市场化。所有这些都脱离不开信息化技术。而对这些珍贵资料信息的归档整理，档案保存也更需要使用到现代的信息化技术。毫不夸张的说，医院的建设过程中，档案管理的信息化是基石、是医院工作不可或缺亟待解决的一部分。在档案管理过程中，必须要关注独特的风格，要有自己特色的网络版面，有丰富的内容架构，有规范的细化的各项档案管理模块。

2、医院档案管理信息化建设过程

2.1了解医院档案管理信息化的涵义

深入浅出的理解，档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术，把种种资料更改为数据。通过某种软件管理系统来规范管理，利用数据库合理的组织这些数据。总体的原则是对档案数据的管理要遵循安全、高效、保持原貌的规则。

2.2建立医院的档案管理网页或者网站

信息化的档案管理不是仅仅用计算机管理。要实现数据资源的共享，要做好医院的档案管理信息公式，宣传医院档案管理的重要性。而这些利用档案管理网页和网站，是必要的手段和方法。在网页建设中，计算机技术因篇幅有限在本文就不一一赘述了。主要从档案管理角度，分析档案管理网站应该拥有的模块。基本模块应该包含医务人员资料信息更新上传模块、机构简介模块、交流模块、病历管理模块等等。

2.3信息化档案管理系统

市场上已经有出售成型的档案管理系统。可与软件公司联系，订制符合医院使用的档案管理软件系统。但缺点是费用较高。部分系统对硬件系统有较高要求。医院也可以自主开发符合档案管理的系统。优势是专业优势，对自身的需求了解深入。大部分医院的档案管理工作都需要能够实现的功能：首先是具备大量数据信息的存储功能。档案需要存储的数据繁杂，而且在不断的积累和增长，所以必须具备数据存储功能。其次是实现档案管理的网络化方式，这才是真正的实现档案的信息化管理。最后对数据的管理一定要高效，有组织。规范科学管理。

3、医院档案信息化管理需要关注的问题和有效操作方法

3.1提高硬件设施建设，加大投入力度

医院档案信息化建设需要购买信息化设备，如计算机、网络实验室的建立。这些都需要大量的财政投入。同时财政投入也可以信息化建设快速进行。购买规范管理系统。实现网络布线等工作流程。

3.2提升信息化技术普及率

信息化技术档案管理，必须要掌握信息化技术。了解计算机，熟练掌握软、硬件技术。如数据库技术、计算机硬件维护技术、网络常见故障排查与维护技术、计算机操作技术等等。

3.3挖掘内部潜力，增强创建力量

管理档案人员少的矛盾日益突出，再抽调人员从事档案升级工作相当困难。每天需要应付日常工作，很难抽出更多的精力搞创建。应成立创建工作领导小组，保证创建工作稳步推进。强化档案管理，完善创建条件。现有的医院档案管理水平停留在原先省一级标准基础上，对照省特一级标准差距较大，所以要不断更新观念，完善具体操作规程，推进规范化建设，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度；升档案服务水平，为档案管理升级提供基础保证，要及时引进先进档案管理设备。

3.4建立合理的档案管理制度，规范信息化档案管理

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企业人事档案采用电子信息化管理，可以实现对各类资源的收集和共享，有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作，全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值，帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候，利用计算机、互联网和电子信息系统，可以减少新人资料的搜索时间，方面快捷，节省时间，同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后，可有效减少信息的传输环节，减少纸质档案的使用效率，节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性，在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外，人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量，提高了企业人事档案管理速度。具体来说，企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。

1.2建立电子档案可以有效保护原始档案

传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。

1.3完善企业内部管理的必然要求

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。

2企业传统人事档案管理存在的弊端

2.1人事档案管理手段落后

目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。

2.2电子档案管理意识淡薄

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。

2.3思想上不重视档案管理工作

很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

2.4信息化管理技术更新较慢

目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。

2.5工作人员综合素质有限

企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。

3企业人事档案如何实施信息化管理

3.1不断完善电子信息化系统

要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。

3.2建立企业人事档案的信息数据库

人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。

3.3转变档案管理人员的意识

在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。

3.4企业需要加强对档案管理人员的培训

企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。

4结语

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一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同

互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。

政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②

企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。

实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。

3、信息资源战略成为信息化核心内容

2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。

从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③

从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。

二、信息化条件下档案管理的若干问题

信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。

1、电子文件长久保存和长期可用问题

人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。

归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。

2、多种类型数字化信息的档案化问题

在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。

导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：

（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。

（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，

支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。

（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、双轨制与双套制问题

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。

造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。

双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。

可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。

双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。

4、电子文件运动规律与档案管理模式选择

近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。

“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。

作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。

网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。

注释：

①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。

②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。

③⑥《2006年中国信息化发展报告》。

④。

⑤archives.gov/。

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1．1山东建筑大学工程档案管理现状

山东建筑大学新校区于2002年9月动工兴建，占地156．72hm2，分一、二期和续建工程，包括27座单体工程，总工程量约为39．62万m2，持续建设周期为两年，续建工程根据发展需要适时推进。新校区工程档案共分为23项，500余卷，分为JJ11综合、JJ12－1设计基础、JJ12－2设计文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工验收等六个类目，涵盖了所有单体工程从前期规划设计、中期施工建设及后期竣工验收和管理运行的全过程，如表1所示。山东建筑大学在新校区建设之始，就制定了系统的工程档案建设与管理方案，主动引入物联网理念，着力克服档案载体多样化、建档不及时不系统、档案数据共享差等问题，在工程档案信息化管理方面进行了颇见成效的探索和实践，有效提高了工程档案的归档准确率、完整率和使用效率。

1．2基于物联网的工程档案信息化管理系统功能设计

文章在研究国内外文献及实例的基础上，以工程项目建设的生命周期为依据，针对山东建筑大学新校区工程档案管理的需要，基于物联网的技术，设计了信息化管理系统的主要功能，如图1所示。(1)纸质工程档案电子化功能目前，尚有很多工程档案的管理仍为纸质档案与电子档案分离，并以人工查询检索为主。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求全部工程档案以电子化数据的形式存入既定的数据库系统。山东建筑大学在工程档案建档过程中，已对规划设计、管线等功能设计图在存档规划设计蓝图的同时，一并存储CAD文件;验收材料在存档验收报告及支撑材料的同时，一并存储工程建设的实时监测或记录电子数据。(2)工程档案智能识别调取功能工程项目的实施是一个动态过程，从动议报批、立项审批、勘察设计、生产准备、施工建设、监理验收、运行管理等各个阶段都会产生档案信息［9］。工程档案存在于工程项目的整个生命周期内。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求对工程项目自始至终的全过程、各阶段、各环节和节点的档案数据进行分类处理，建立电子识别码或二维码标签，在利用档案数据时可以通过直接扫描标签的方式自动调取。山东建筑大学对各单体建筑建设全过程档案进行了数据编码，并分类登记入库，为利用物联网进行工程档案信息管理建立了坚实的基础。(3)工程档案数据全时分析功能在工程项目提出后，关于工程的可行性和必要性、综合设计和建设方案等都要进一步的科学论证。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过对国内外相同性质、相近体量的工程进行对比，并运用云数据和相关算法，对工程项目数据进行基于现实环境的分析，得出工程项目建设的前期相关数据预测，从而为工程项目的稳步实施提供技术依据。这是工程档案信息化建设的核心领域［10］。目前，工程档案数据全时分析功能尚处在框架设计阶段。(4)工程档案数据实时更新功能工程项目建设过程中以及在某一单项工程的全寿命周期内，由于方案优化修改、运行维修改造、功能提升等原因，工程档案的数据处在动态变化中，前后数据的更新或实时化显现尤为重要。基于物联网的工程档案信息化管理体系将所有档案数据均存储于服务器中，能够根据项目进展，实时更新数据，特别是当项目复杂、分期任务繁多时，更会根据时间节点和项目进展阶段将档案数据快速调阅，并能够通过编辑插件调入文件等形式统一将同一批数据进行实时更新，有效保证了工程档案数据的即时性、完整性和准确性。(5)工程档案业内数据交流功能工程项目在实施过程中不同阶段产生的档案数据不同，但彼此间又是相互联系、互为一体的。基于物联网的工程档案信息化管理体系将项目进展中所涉及的不同行业的数据进行交流和转换，从而为下一步决策提供有效的资料，并辅助工程项目决策。山东建筑大学在新校区工程建设中，以综合分析工程档案为基础，对新建工程进行设计方案优化，例如运用绿色校园理念，建成了国内第一栋太阳能综合利用学生公寓;而采用B/S+C/S架构，自主设计运行了节约型校园建筑节能监管平台。不同行业和项目间的工程档案数据交流和分析，为学校绿色建筑、节能建筑及监管体系的成功案例提供了重要的支撑。(6)工程档案项目间数据共享功能如今建筑形式越来越多、建筑功能和用途愈来愈呈现多样性，特别是对于商业、办公等相对造价、出售价格比较高的建设项目，在其决策立项、规划设计等进度中，如果可以参照相似位置、类似环境下不同项目的建设情况，其设计、施工过程中出现的各类技术难题也将迎刃而解，项目造价、工程组织等也将更为有序和高效。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过建立项目间的数据共享，实现数据比对，建立相同工程项目一体化的施工进度、技术方案和质量控制体系，提高管理效率和水平。山东建筑大学在新校区工程建设过程中，将各项目单体或施工标段分类管理，以工程档案为支撑，提出统一的人员工作规范、技术和施工标准，实现了新校区建设“工程优质、人员优秀、投资优化”的目标。

2工程档案信息化管理系统对策

2．1工程档案信息化管理系统的架构

射频识别和无线传感网WSN(WirelessSensorNetwork)是物联网的两大核心技术。射频识别技术是利用无线射频方式对实物目标进行非接触式识别，简而言之，即能够通过读取物品上的电子标签(条形码、二维码等)进行数据识别和相应的处理。而无线传感网技术是由部署在区域内的微型传感节点组成，以无线网络通信的形式，构成一个自组织网络系统，其目的是协作感知、采集和处理信息，发送给网络中枢［11］。通过将物联网的射频识别技术和无线传感网技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库，管理者或用户可以通过远程终端登录互联网，继而实现对工程档案的信息化管理。从技术架构上来看，物联网分为感知层、网络层和应用层［12］。基于这种标准的层次，搭建工程档案信息化管理系统的基本架构，如图2所示。基于物联网的工程档案信息化管理系统的基本工作流程为:每一个工程档案都有一个电子标签，档案库房中有多个传感器节点，这些节点相互组成无线传感网。单一档案条目的插卷、修改、更新都将通过无线传感网在数据库中实时更新，并自主形成一个工程档案云数据平台。

2．2工程档案信息化管理系统的实现策略

物联网为工程档案的信息化管理提供了技术上的保障。但是，为有效利用基于物联网的工程档案管理系统，仍需要从管理上进一步规范相应的管理模式与管理制度。(1)规范档案归档标准规范的档案归档标准是实现档案信息化管理的基础。为了基于物联网的射频识别技术采集到标准的数据，在新的档案入馆前，需要制定档案编目的标准，包括列别、年份、密级等信息，并将这些信息写入RFID条形码或二维码标签。当将档案信息调入系统时，需要设立规范的审核制度，保证入库信息的规范和准确。(2)规范档案使用标准规范的档案使用标准既是实现档案信息化管理的基础，也是实现档案信息化管理的保障。在物联网背景下，实现档案的信息化管理，确定电子档案相关档案的查阅权限范围;当需要借出或还回实体档案时，必须扫描档案的条形码，记录档案的转移情况。(3)强化部门间协调沟通部门间的协调沟通决定了档案信息化管理的深度。相关部门间不定时的进行业务和技术上的沟通和交流，才能扩大档案信息化的范围，全面实现工程档案管理的信息化水平和服务水平。(4)强化档案管理人员技术培训管理人员的技术水平决定了信息化背景下档案服务的质量［14］。要定期对档案管理人员进行技术和理念的培训，提高他们对信息技术和信息化管理理念的理解。

3结语

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传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。

二、医院档案信息数字化管理的主要问题

（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。

（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。

（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。

三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节

对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：

（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。

（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。

（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。

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当前，信息化建设已经成为推进中国特色军革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。

一、军队财务档案管理信息化的紧要性

在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。

军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。

电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

二、军队财务档案管理信息化的主要内容

一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。转二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

三、军队财务档案管理信息化的基本措施

财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。

一是领导高度重视和大力推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管财务工作的领导，要经常过问此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。

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1．1领导重视不足

重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。

1．2技术手段落后

目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。

1．3档案管理人员专业素质不高

目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。

2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设

2．1提高对档案管理信息化建设的认识

要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。

2．2推进房产档案馆数字化进程

实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。

2．3完善房产档案信息归集、检索系统

为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司

法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。

2．4建立准确的房地产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。

2．5提高管理人员的综合素质

档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3．小结

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。

参考资料：

[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．

[2]周长华，吴小军．高校档案管理网络化建设[J]．扬州大学学报(高教研究版)，2004，8(6)．

[3]郭晓光．房产处分和权属登记[J]．理论与实践，2004，(3)．

[4]刘敏．档案管理新谈[J]．山东档案，2002，(2)．<DIV>

篇10

（一）信息技术的引进可以改革档案管理模式档案管理模式，即档案管理方式，也就是档案管理工作中所形成的，具有一定特性，能够解决一类档案管理工作中的问题的管理模式。我国档案管理工作具有非常长的历史，对于档案管理工作的重视始终是国家发展过程中的一个要求，但是长期以来，档案管理模式都是比较单一的，在过去，这些单一的管理模式还可以解决一些基本的工作中的问题，但是在社会发展的推动下，企业的发展日渐复杂，档案管理的内容也在随之增多，复杂化，面对这种形式，传统的档案管理模式就开始捉襟见肘。而信息技术是新的科技技术，它以现代科技为基础，通过互联网、计算机等基础设备，实现对程序以及材料和数据的分析，这样一来，将它引入到档案管理工作中，通过人与机器和网络的合作，就很容易突破传统，找到新的管理模式，解决新的问题。因此，信息技术的引进可以改革档案管理模式。

（二）信息技术的引进可以节约档案管理成本不管是企业，还是政府机关，档案管理的工作量都是不可小歔的。从档案内容上，人员档案，会议档案等不同类别的档案需要不同的管理方式，从档案工作上，档案整理，档案收集，档案汇总，档案统计等不同环节需要不同理论指导，由此可见，档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力才能实现。信息技术的优势在于，信息系统本身可以实现对数据的分析、整理和记录以及分类等工作，同时，系统工作的精细以及准确程度要比人力完成更有保证，将信息技术引入档案管理工作中，使用计算机代替部分人力，这就可以精简单位人员，减少劳动力和其它资源的输出，进而实现对档案管理成本的节约。这也是将信息技术引入档案管理工作中的一个必要性所在。

（三）信息技术的引进可以规范档案管理体系将信息技术引进档案管理工作中另一个必要性就是规范档案管理体系。同其它管理工作一样，档案管理工作的进行也需要多人的配合，需要多项工作的衔接，在这个过程中，档案管理工作就形成了一个完整的体系，而这个体系的规范与否，直接影响一个企业对档案的保存和利用。在利用信息技术之前，每一项工作的完成都需要工作人员的亲力亲为，这就出现了人员之间的接触和合作，在此过程中，可能某一个工作人员的情绪就会直接影响到整个团队的合作以及工作效果，或者某一个工作人员的差错就可能直接导致整个档案管理的进度，此外，人员的能力高低不同，这些都成为档案管理体系规范化的障碍。但是将信息技术引入到档案管理工作中，尽量减少工作衔接过程中人员的接触，减少人的情绪对工作质量的影响，就会很容易的引导起整个档案管理工作朝着体系规范化的方向前进。

二、信息技术引入档案管理工作的途径

既然信息技术引入档案管理是有必要的，那么接下来要考虑的问题就是如何更好地将信息技术引入到档案管理工作中来，对此，笔者有以下几点建议：首先，信息技术的引入要充分考虑本单位档案管理工作的特点。不同的行业，不同的单位，档案在内容是不同的，这种档案内容的差异就要求在做具体档案管理工作时的方式有所区别。信息技术引入管理领域，最早出现在人力资源管理领域，在档案管理领域的引入，还不是非常的成熟，因此，很多单位的档案管理工作人员就盲目的学习和跟风，不加选择的借鉴和引入。这样做的后果就导致信息技术的引入不但没有优化企业的档案管理，反而给档案管理工作造成了新的困扰，显然，这与信息技术的引入的初衷是相背离的。所以说，在信息技术的引入过程中，一定要注意本单位档案管理工作的特点，切忌盲目。其次，信息技术的引入要打破传统档案管理模式的“条条管理”的状态。对于一些档案管理工作人员而言，档案是对历史的记载，因此必须认真谨慎，这是对历史和事实的尊重，我们必须承认这种思想的正确性，但是，很多人偏离了这种思想的本意，他们认为尊重档案就要求档案管理工作也要绝对的固定，不可随意更改模式，这是错误的，信息技术的引入就是要打破这种传统，要勇于利用信息技术对传统档案管理模式的创新，要随时把握时机，适时改革，让传统与新技术结合，共同为档案管理服务。所以，信息技术的引入，就是要在传统中改变，让档案管理也能体现出时代特色。

三、结束语