档案数字化技术要求范文

导语：如何才能写好一篇档案数字化技术要求，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键词]档案信息数字化；目的；要求

一、档案信息数字化的目的

档案信息化假设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息里有的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。对传统档案进行数字化，旨在为信息传输“备货”，其意义不言而喻。具体目的有以下几个方面

（一）提高档案信息的利用效率

数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的现行电子文件在同一系统中提供利用，极大提高了文档信息利用率。

（二）保护历史档案

许多历史档案因无力老化或保管不当而脆弱易损，如不及时抢救，很可能彻底损坏，通过制作其数字化副本代替原件流通利用，可保护重要历史档案免遭进一步损坏。

（三）规避安全风险

通过异地存放多套数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或认为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。

二、档案信息数字化的要求

（一）规范性要求

规范性是开展档案信息数字化最基本的要求，也是确保数字档案信息可用性的基本条件。规范性要求的内容是：所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。

档案数字化的目的是利用网络这种新的信息传递方式来提供档案服务。因此，数字档案信息的存储与传递必须制定并采取各方认可的规范与标准，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息存储与传输的效率。目前，我国档案界已制定了许多数字化规范，对档案信息的数字化起到了很好的规范作用。例如2005年4月国家档案局为纸质档案的数字化了档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》有关照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化规范也在研究和待定之中。规范化还有助于选择最佳的档案数字化技术方案。

（二）安全性要求

安全是开展档案信息数字化必须考虑的重要要素。安全要求有两层含义：

1.确保档案原件的安全

数字化需要对档案原件进行扫描、录音或摄录，因而有可能对原件进行拆卷、加工或其他必要的处理。由于数字化档案大多数是要继续保存的，在数字化处理过程中必须最大限度地保护档案原件，尽量避免造成档案原件内部特征和外部特征的不可逆变化。否则，一旦发现处理质量不如人意或者处理好的数字化档案信息被破坏和丢失，便没有挽回的余地。对于具有文物或史料价值的档案，遵守这一点尤为重要。为将数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，必须仔细设计档案数字化的工作流程，制定严格的操作规程，确保数字化工作安全有序地开展。

2.维护档案信息的保密性

我国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求“纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定”，“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认。虽然数字化的档案大多数是开放文件，不具有保密性，但为了保护档案原件或为备份拟移交文件而进行的数字化，则可能涉及到保密档案。档案数字化工程常常有外来人员参与或交由专门的数字化公司承担，为此对参与数字化工作的公司和人员应进行严格的安全保密教育，签订安全保密协议，限定其操作权限和保密责任。对于内容十分敏感或者有非常严格使用范围的档案文件，应考虑由专门人员采用专门的设施进行数字化。数字化后应将过程中存在操作终端或服务器中的相关文件彻底删除，以免失密。

（三）效率性要求

档案数字化工作面广量大，耗时耗材，必须十分讲究工作的效率与效益。效率原则有两方面的要求。

1.要采取最优化的技术方案

应在充分研究的基础上选择最优化的档案数字化方案，包括最优化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存储模式和高效、经济的数字化加工系统。技术方案决定着整个数字化工程的成败和效率，而高效率的数字化加工系统更是档案数字化工程的“善事之利器”。数字化加工系统的效率与设备投入的多少并不成正比，高效的数字化加工系统是硬件设备、软件系统和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件设备，讲究扫描仪的扫描速度而忽视软件处理效率和加工力量的配备，会因设备利用率低下而造成浪费。多数情况下，配置两台中速扫描仪要比配置一台高速扫描仪的性价比更高。

2.要实现档案数字化工程的专业化和社会化

对传统档案的数字化是档案工作从纸质时代向数字时代转型的过渡性工作。在过渡阶段，由于传统档案存量较多，需要集中处理，数字化任务比较繁重。但存量得到解决后，随着无纸化办公的进一步发展，档案数字化任务也就基本完成。因此，对大部分档案馆来说，数字化只是阶段性工作，至少经过一个阶段后工作量会锐减。每个档案馆都配置庞大的数字化加工系统是没有必要的，可以通过相互合作或通过外部的数字化公司来集中解决过渡时期的档案数字化任务，由此以较低的成本获得专业化服务，避免大量高配置设备的低利用率，从而提高整个社会的档案数字化劳动效率。

三、小结

因此，原则上属于归档范围且永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。那种认为“数字化档案馆系统以能否产生和积累数字化的档案信息资源作为判断其成败的标志”的观点是值得商榷的，“有文比扫”更是巨大的资源浪费。为避免网上数字化档案信息的冗余与浪费，保证全网档案信息资源的全面、充足与系统，各档案馆在选定拟数字化档案时，要加强协作，强化专题特色，侧重将本馆所藏的特色档案首先转化为数字资源，从而实现整体上的互补，减少重复劳动。

参考文献：

[1]张照余.档案信息数字化工作的原则与组织[J].湖南档案，2001（6）.

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关键词：档案数字化管理；理论；应用

随着社会发展和技术进步，数字技术已广泛应用于社会生活的各个领域，各行各业。档案管理现代化已成为发展趋势，对增加档案存储量，提高传播速度，提升档案社会效益和经济效益有着极其重要的意义，是实现档案管理的科学化、现代化、规范化的必由之路。

一、档案数字化管理概念和意义

1.概念：数字化,是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号,或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，再以微型计算机对数字编码进行压缩、调制与解调的信息处理技术,通常称为数字化技术。档案数字化管理就是将数字技术应用于档案的收集、编制、存储、查找、检索、传输、开发利用各个环节，改变传统纸质、影像、实物档案管理手段，实现档案信息资源数字化，存储集成化，传递网络化，开发利用共享化，管理现代化。2.实现档案数字化管理的意义：一是使传统的档案管理搭上电子科技发展现代化快车，实现了档案管理的科学化和现代化。二是增大档案信息存储量，提高了查找检索速度，全面提高了档案管理工作效率。三是档案信息传输网络化，为档案信息开发利用共享和极大的提高档案行业的社会效益创造了条件。

二、档案数字化管理内容

1.档案信息数字化。所谓档案资源信息数字化，就是将传统纸质、文字、图像、电子文件、非数码影像等档案信息资源转化为数字信号和数字编码，生成数字化档案。这是档案数字化管理的基础。档案资源信息数字化一般分两个大的方面：一是对馆藏传统的纸质文字、图像等档案资源有选择性的使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化；运用计算机、扫描仪、数码照相机、语音输入等技术将档案原件等多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示，从而实现档案的数字化。有选择性，就是对于大量的历史档案资源不能全部转化，而是进行科学性选择，体现系统性和特色性原则。二是对现实中新生成的纸质、电子、非数码图像，依靠以上技术直接转化为数字档案。两者形成完整的数字化档案数据库。2.数字化档案存储、传输安全防护技术。档案存储、传输安全是档案管理的基本要求。实行档案数字化管理首先解决好存储和传输安全问题，克服数字化存储和网络传输中的泄密现象。在档案数字化管理中采取加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；签署技术是证实该文确实出自作者，且内容未被他人改动；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷。通过以上技术措施，设置档案信息存储和网络传输安全保护屏障，实现档案数字化管理安全化。3.档案信息网络化传输和信息资源的共享。档案数字化管理为提升档案信息社会化服务的效率和效益创造了条件，档案信息通过网络传输，实现多地档案信息快速传递和共享是档案数字化管理的重要内容。通过创建档案自身网络平台，以宽带网为传输通道，在高速网络化的基础上，使档案信息不受空间、地域的限制，为用户服务。并极大的提高信息转播速度，扩大传播范围。另一方面，由于各级、各地区档案馆或企事业的档案各具特色，在高速发达的网络上只是一个节点，单独的数据库，不能满足全社会用户的信息需求，而通过网络升级就能实现各地的档案信息资源共享。极大的提高档案信息的利用效率。

三、实现档案数字化管理的必备条件

目前，我国国家级和省级专业档案馆或知名高校实现或部分实现了档案数字化管理，多数地方专业档案馆和基层企事业单位档案室还没有实现数字化管理，还不具备应有的条件。但档案数字化管理是方向是发展趋势，全国档案部门都要积极努力，创造条件，早日实现档案数字化管理。推动我国档案事业的现代化发展进程。就目前而言，实现档案数字化管理应该具备以下三个主要条件。1.具备系列数字模拟整合、数字编码、存储、传播设备。具体设备包括：计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入器、多媒体传输设备等。这就要求档案管理部门领导要对于实现档案数字化管理给予重视，增加投入，升级现有设备，改善现有工作条件，以符合档案数字化管理要求。2.国家统一制定并严格执行档案信息化管理标准，包括运行管理性标准、业务性标准和技术性标准，规定统一使用的硬、软件系统、电子文件格式。以消除档案信息网络传输、接受使用、共享档案信息中的技术障碍和区域壁垒。实现档案信息网络快速准确传输和充分共享。3.配备符合档案数字化管理的复合型档案管理人员。档案数字化管理需要新型管理人员队伍，由于档案数字化管理应用涉及多个专业技术领域，包含：档案学、计算机科学、电子网络技术、文学、坚定的政治立场和原则等。因此，档案管理人员应是具备以上知识专业和政治要求的复合型人才。配备复合型管理人员要通过对现有档案管理人员进行专业培训提高和引进人才等多种方式逐步配备到位。对于符合条件的在岗档案管理人员要给予一定的政治、经济待遇，增强其做好工作的积极性，激发其创造性。

作者:王静敏 单位:河北省广平县林业局

参考文献：

[1]李莉.浅谈企业数字化档案馆建设的意义及内容[J].城建档案,2013(2).

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为什么会出现档案数字化“前处理”阶段呢？通过近几年城建档案数字化探索和实践，我们感到：档案数字化方便档案的收集、保管和利用，是档案工作现代化在网络时代的必由之路，也是深化档案社会化服务的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，这是因为：

1.资金短缺。

各县城建档案数字化建设的拨款有多有少，普遍拨款不足，满足不了实行城建档案数字化必须添置一定数量计算机及其辅助设备的资金需求。如按常规我馆一年财政拨款为5万元，包括档案维护费及日常其他费用，而购买一台一般的文书扫描仪就要3～8万元。资金紧缺成了开展档案数字化建设的瓶颈。

2.基础设施相对落后。

缺少硬件设备或者现有设备老旧，不能适应数字化技术对数字处理的要求。如我馆用于数字化建设的电子计算机只有4台，这些计算机年龄在6～8岁左右。这种现象在县级城建档案普遍存在。

3.专业人员整体水平不高。

像我们这种基层城建档案馆，从业人员中档案专业出身的较少，更不用说既有档案专业又具有现代化技术的复合型人才了。城建档案数字化建设是一个跨学科、多专业、涉及面广的复杂系统工程，档案管理人员的素质影响整个城建档案数字化建设的进程。

4.馆藏档案实体不够规范。

目前县级城建档案中的多数工程档案是由施工单位进行编制，由于施工单位一般注重施工质量及安全，对于档案的编制，多数是临时指派些未经过专业培训的人员来做，使报送的档案质量较低，在档案数字化建设中对这些档案要重新进行整理加工。

5.各档案馆大多存在着一定的信息安全隐患。

城建档案的数字化管理，主要依赖于强大而稳定的局域网作为技术支持,但由于计算机病毒、网络黑客等攻击，以及局域网运行的不稳定性，都对电子档案的安全保管和长期保存带来很大威胁。

二、解决档案数字化问题的办法

资金、设施、技术、规范、安全是要实现城建档案数字化必须解决的五个实际问题。尽管困难重重，但也不是不能攻克,关键是要有“困难与机遇并存”意识，做好档案数字化前处理中各项工作：

1.数字化城建档案馆建设是一项需要较大投资的工程。

“前处理”阶段中，城建档案馆要进一步争取各级领导对数字城建档案馆建设工作的重视和支持，保证数字城建档案馆建设有必要的专项资金，同时发挥主动性拓展筹资渠道,否则数字城建档案馆建设将成一句空话。俗话说“巧媳妇难做无米之炊”，加大资金投入，确保资金到位，是数字化城建档案馆建设的必要条件。

2.数字化城建档案馆建设又是一项以先进设施为依托的工程。

“前处理”阶段中，必须夯实物质基础。档案数字化建设要求具备一定的硬件设备，如专用服务器电脑工作台、工程文档高速扫描仪、工程文档打印机、光盘刻录机等都是必需的，档案馆增添设备、配件应因地制宜，不贪大求洋，合理配置，适度超前。

3.数字化城建档案馆建设更是一项依靠技术支撑的工程。

“前处理”阶段中，必须加强人才队伍的建设，一方面加大力度，公开公平选调热衷于城建档案事业，并在计算机领域能灵活使用档案管理软件，胜任文档存储、编辑、检索、利用等工作的复合型人才，另一方面加强培训，对在职人员进行应用新技术、新设备、新方法以及良好的信息道德等各种形式的再教育，使他们逐步适应城建档案数字化的工作需要。

4.除上述三项外，数字化城建档案馆建设“前处理”阶段中，同时需要认真做好承上启下规范化衔接工作。

（1）对现有档案进行数字化处理。县级城建档案馆要在短期内进行全部档案数字化可能难以做到，可采取分步实施的办法解决：先选择利用率相对高的档案进行档案数字化，后再所有档案数字化，开展时应将档案实体进行整理，使其符合扫描的要求。整理方法为：扫描前对较厚不易扫描的案卷先拆卷，把卷皮封面复印、编号，检查卷内档案内容，如果没有页码的，先要用铅笔轻轻写上页码，以免卷内页码在扫描、著录过程中发生混乱。检查案卷是否有卷内目录，卷内目录与卷内文件是否吻合，如不吻合需重新著录，没有卷内目录的要补上。如遇卷内目录不符合数字化系统录入要求，则需重新建立卷内目录，为卷内条目和卷内电子文件的对应导入作好准备。对于破损、存放不当起皱、折痕较深的档案，则采用裱糊、熨烫的方法进行整理。对有些薄、脆、已损坏的档案，采用塑料薄膜模板保护的方法，进行扫描。（2）强化标准规范管理，档案数字化加工的程序环节较多，包括条目的补录、数字化加工文件的选择、图像的扫描、扫描后条目及图像的检验等，如果没有规范的标准，就会影响档案数字化的质量。（3）组织施工单位、建设单位等资料员培训，从档案源头抓起，确保以后形成的档案符合档案规范化要求。

5.数字化城建档案馆建设“前处理”阶段中，还应确立保证系统网络安全的措施。

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一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。

二、数字化档案管理的重要性

当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。

（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。

（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

三、实现数字化档案管理的新思路

（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。

（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。

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【摘要】随着信息时代的发展，档案管理已由纸质管理向数字化管理转变。文章探讨了纸质档案数字化的重要性和必要性，并结合目前地方高校纸质档案数字化的现状和存在的问题，提出初步解决措施。

关键词 地方院校；纸质档案；数字化；对策

在全球信息化和信息资源共享的趋势下，社会对数字化档案的客观需求日益加强，传统的档案管理手段面临着巨大的冲击。因此，国家档案局于2011 年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中，把“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理” 列入主要目标。在这样的背景下，近三年档案管理也由纸质时代向数字化时代迈进，纸质档案的数字化作为实现数字档案馆建设的基础工作就显得尤为重要。而作为培养人才的地方高校的档案部门与其它档案部门相比，在硬件和软件上存在着一定的差距，因此对地方院校纸质档案数字化建设进行分析探讨尤为必要，只有在对档案数字化有清楚认识的基础上，才能更好地解决好纸质档案的数字化之路，为今后的地方院校数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

一、地方院校纸质档案数字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。纸质档案数字化就是采用现代的科技设备，如扫描仪、数码相机等对纸质档案进行扫描和拍摄，加工成图像或数字文本，然后存储在光盘、磁带、磁盘等载体上，并且在电脑上进行识别的数字图像处理过程。经过数字化处理的档案可以在计算机上得到很好地保存，需要查寻时方便快捷，可以大大提高效率。地方院校档案部门实行纸质档案数字化，能使数字档案资源不断丰富，学校的各院（系）、各部门以及校友、社会公众能通过数字化档案管理系统即时查询，利用所需要的档案数据原文（件）信息，避免了纸质档案利用方式对档案实体的多次借出或复印所造成的大量时间和人力的浪费，有效提高工作效率，降低档案保管和利用的成本。

（二）保护库存档案安全的最大化。一直以来，由于传统的档案保存方式是纸质档案和目录管理，不仅需要大量的库存空间，而且查找利用必须到库房，工作量大，管理成本较高，且档案容易受到损坏，如纸张发黄、发霉、变脆等。而档案管理由纸质档案为主转变为数字档案为主后，可以通过一定的权限控制直接在网上查阅复制或打印，减少了对库存纸质档案查阅和复印次数，降低了库存档案的受损速度，解决了档案反复借阅利用和档案管理又必须尽可能延长档案寿命的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效管护，确保档案实体的完整与安全。

（三）提升档案工作者的形象和社会地位。在以纸质档案为主的高校，档案工作者大多仍从事于比较机械的手工劳动，工作效率低下，这在一定程度上影响了公众对档案工作者的评价。纸质档案的全文数字化管理，既是各级档案管理部门与时俱进，实施国家档案事业“十二五”规划的大事，是促进档案管理信息化、现代化的具体措施，也是适应信息时展的需要和现阶段档案工作的亮点工程。地方院校档案数字化项目完成得好，档案的价值得到充分发挥，档案工作对本校的发展及服务地方经济等发挥的作用就显著，可以大大提高档案工作者的社会地位。

二、地方院校纸质档案数字化面临的问题

（一）缺乏数字化的规范和标准。目前，纸质档案数字化标准是《纸制档案数字化技术规范（中华人民共和国行业标准DA/T，31-2005）》。这一规范尽管为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导和支持，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范尚未建立完善，如数字化的扫描流程、扫描件使用的文档和表格等，标准规范较少或各系统、各省市自行其是，或标准的内容不尽全面，尤其是一些地方高校，由于档案硬件设施、技术水平相对落后，还必须同时接受省级、地( 市) 档案行政管理部门的领导和管理，在面对某些标准前后不一、上下不一时，无所适从。再加上档案管理软件及有关设备硬件的差异，直接影响着数字化过程中形成的电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的程度和范围，直接影响档案信息化建设的步伐。

（二）缺乏档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。信息化背景下，档案信息化建设需要既精通档案业务知识，又掌握现代化、网络化技术等信息技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前地方高校档案队伍整体素质普遍偏低，年龄结构、学历结构不合理，计算机水平较差，一直以来，习惯并固守于传统的纸质档案管理的工作模式。往往是懂计算机、网络技术的人员不了解档案业务，精通档案业务的人员对数字化及网络技术研究不够，有的甚至认为档案数字化是计算机人员的事，对此项工作的重要性及自身的责任和义务没有较好地把握，服务意识和综合素质不强。

（三）纸质档案数字化过程存在安全隐患，工作流程衔接性较差。为了保护档案的安全，优化工作流程，地方院校档案部门大多根据实际情况制定相应的档案安全措施，如纸质档案的领取、扫描、数字转换、挂接等环节的保管制度。但由于纸质档案数量庞大，参与扫描、挂接等诸环节的人员多，加上计算机硬件、数据导入、导出等不确定因素，档案信息的安全得不到保障。（四）重视不够，经费投入不足。纸质档案的数字化要求具备相应的软件和硬件条件，要人力、物力和财务支撑。如购置计算机、服务器、扫描仪及相关软件，聘请专业技术人员或直接将数字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于经费困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研工作中，对学校档案工作的经费投入相当有限。

三、地方院校纸质档案数字化建设思路

（一）提高思想认识，加强硬件投入。首先，面对信息化的时代要求，地方院校的各级部门应当在思想上有明确的认识，应当充分认识到纸质档案数字化的重要性和必要性。在信息化时代中，信息公开是必然的要求，而且其公开程度将会越来越高。这样一来，档案的社会性质就必然会不断地得到强化，档案所涉及到的对象和档案利用的范围也会不断地逐渐扩大。作为培养地方社会经济发展人才的高校，应当首先充分地认识到档案数字化建设的重要性，提高思想认识，转变观念，发挥高校档案信息资源在地方经济发展中的作用。

其次，在有了思想上的明确认识后，要做好建设规划。纸质档案数字化是一项庞大的系统工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的学生培养、学科建设、人才培养、校园基础建设、上级文件等档案，需要花费大量的人力、物力和财力来进行数字化。这种数字化过程不是一蹴而就的，得对馆藏档案进行调查，要求对档案的类型、数量、利用情况和保存状况有一个很好的了解。然后再根据情况做一个统筹计划，然后进行数字化建设，包括扫描仪、服务器等硬件配套设备的采购，数字化时间进度的安排，专职人员和专项经费的安排等，从实际和长远的目标保证纸质档案数字化建设的效果，早日对重要档案和利用率较高的档案进行数字化，在保证档案数字化正常建设的同时，也能满足档案馆正常功能的运行。

（二）做好培养或人才引进工作。要适应信息时代档案工作发展的需要，必须有一支素质高、业务精的档案工作队伍。在地方院校，以前因受管理体制和思想认识等的影响，往往认为档案室是一个不重要的部门，忽视了档案部门的作用，因此普遍存在档案人员配备不足或不合理的现象，导致档案工作人员素质不高，业务能力不强，从而影响了地方院校档案部门所发挥的作用。因此，在以后的工作中，除了得引进档案专业的人才以外，更应当考虑挖掘现有档案工作人员的潜力，通过送出去参加培训班、研讨学习、考察学习、脱产进修学习等多种形式，使他们的业务知识、能力和技术得到不断地更新，促使整个部门的业务素质也得到提高，为纸质档案数字化建设工作顺利进行创造条件。

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1． 科学性原则

在馆藏档案数字化时，如果将全部馆藏数字化，对于继承和保护人类宝贵的文化财富无疑是最为完美的。然而由于档案鉴定工作长期滞后，使得档案馆中存在着大量未经鉴定或鉴定后未作销毁的档案，如果将这些档案全部数字化，不仅会增加管理和维护的负担，而且也是资金的巨大浪费。因此，馆藏数字化应遵循科学性原则，从实际出发，对馆藏档案进行筛选，确定数字化的范围，分清轻重缓急，分阶段、分层次、分步骤进行。优先对具有馆藏特色和地方特色的档案，馆藏珍本、孤本，用户急需的利用率高的档案进行数字化。

2．系统性原则

馆藏档案数字化的系统性包含两层含义：一是保持档案信息资源的系统性。在进行馆藏档案数字化时，只有系统地、连续地将馆藏档案信息资源数字化，才能充分发挥档案资源的效用。对重点或特色档案更应保持系统、连贯和完整，保持档案信息内在的有机联系。二是保持数字化软硬件的系统性。即软硬件配置、对象数据库数字化标准等在数字化的不同实施阶段应保持一致，保证数字化技术、软硬件的可继承性，以确保数字化系统内在的可持续发展性。

3．整体性原则

从宏观上看，馆藏档案数字化是数字档案馆众多对象数据库中的一个节点，它是数字档案馆的一个有机组成部分。毫无疑问，馆藏档案数字化建设应该融入到数字档案馆档案资源建设的总体规划之中。因此馆藏档案数字化必须遵循整体性原则，即实体馆藏必须根据数字档案馆建设要求制定的统一标准和规范，以及档案信息资源共建共享的计划来进行自身馆藏档案信息的数字化，并和其他实体档案馆相互协作，从而确定各自馆藏档案资源数字化的范围。通过实体馆际的协作发展，形成一个互为补充、互为利用、互为推动的地区性或全国档案信息资源体系，并提供网络档案信息服务，从而充分发挥数字档案馆的作用。

4．特色性原则

在遵循整体性原则的同时，各档案馆的馆藏数字化建设还需各具特色。特色是档案信息资源数字化建设的生命。选择本馆独有的，具有资源优势的专题和项目开发建设特色数字化档案信息资源系统、特色档案信息数据库，有利于形成优势，避免重复建设，实现网上档案信息资源优势互补和资源共享。特色化是现代化建设分工协作的一个表现，也是网络时代档案馆生存和发展的关键。各实体档案馆要想拥有更多的利用者和谋求自身的长远发展，必须首先确定自己的档案资源特色，并在确定馆藏特色资源范围后，逐步形成自己的独特性和全面性。所谓独特性，是指要保证所建立的对象数据库的数据具有惟一性，不能和其他馆的数据重复，突出档案资源的地方特色。所谓全面性，是指在建立特色数据库时，要保证档案信息的完整性和全面性。

5．通用性原则

在馆藏档案文献数字化建设的过程中，档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库等的建设要注意通用性原则，又称标准化原则，即在档案文献数字化建设的过程中必须遵守国际和国内通用的网络传输协议或格式、数据加工标准和档案文献分类标引、著录规则等标准的原则与要求，以确保数字化档案信息产品的通用性和标准化，符合网上传输与档案信息资源共享的要求。这样建成的档案信息数据库才能适应各种通用的软硬件要求，方便远程利用者对各种档案信息的存取和利用。

6．可行性原则

在传统档案文献资源数字化或开发新建数字化档案信息资源时，必须根据数字档案馆建设需要、人才物投入力度量力而行。在可行性、最优化方面着重分析拟建档案数据库（数字化档案信息资源）所拥有的或预期拥有档案信息资源丰富的程度，档案信息内容系统性、完备性程度，开发周期，档案信息数字化加工设备、技术水平与能力，档案信息数字化经费保障力度，人才队伍的数字化建设经验、信息技术水平与能力等。在档案信息专题或全文数据库开发上要避开开发周期长，数据规模过大，数据采集难度大，数据更新速度慢等弊端，以确保档案信息数字化建设的进程与质量。

7．安全性原则

数字化档案信息常常在网上传播利用，最大问题是保密难，所以数字化档案信息资源，特别是上网的档案信息资源必须严肃对待安全保密问题。安全性包括防泄密与防数据丢失两个方面。防泄密、防病毒攻击或停电等意外事故造成数据丢失和系统破坏是数字化档案信息资源建设中的重大原则问题。必须予以高度重视，采取切实有效的安全措施和手段，如数据加密、限制使用范围、建立数据备份，制作只读光盘等。

8．“用户至上”原则

馆藏档案信息资源数字化建设的出发点和最终目的是满足利用者需要，提供社会利用。因此在档案信息数字化建设的规划、决策中，我们应形成以利用者需求为中心的服务观念，即为满足利用者需要的原则。在此理念指导下，馆藏档案数字化建设应从利用者的角度出发，分析网络时代不同用户利用档案的心理和需求，不同利用者关心的焦点、热点问题。在充分权衡各种问题的需求程度、重要程度的基础上，选择、确定馆藏档案信息资源数字化的优先顺序和内容，从而在更大程度上及时满足利用者对档案信息资源的需求，提高利用者获取档案信息的质量。在选择硬件转换传统档案文献问题上，也必须遵守满足需求的原则。

9．高仿真原则

在档案信息数字化转换时应使生成的拷贝对档案文献原件有较高的保真度。这就需要在转换工作中仔细地关注档案文献的重要细节，以免丢失信息。为了使数字拷贝尽量地再现档案原件的本来面目，除非为弥补设备的缺陷，一般不宜对图像信息进行处理。要寻求使数字化后的档案文献达到准确复制效果的方法，不能造成原始档案信息的丢失。另外，档案文献数字化处理过程中应慎用压缩技术。文件压缩可以使大文件变小，方便档案文献的传送、存取及拷贝，但文件压缩程度越大，数据丢失风险越高。因此，对于数字档案信息的存储不提倡压缩。

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关键词：档案数字化；加工过程；问题

1 档案数字化加工过程中技术问题

档案数字化过程需要应用到多种技术，在技术的相互作用下，实现大量的档案资料资源共享和共建功能，在这样的情况下，标准化处理数据则是档案数字化过程的关键，也是值得注意的问题之一。一旦一方数据库结构有偏差，或出现数据不规范现象，对档案数字化加工的整体效果都会造成巨大的影响，增加资源共享的难度。数据标准性差和档案数字化加工过程中的技术标准之间有很大的P联，因此，需要技术人员和相关档案数字化加工工作人员尽量避免这一现象的发生。

通过相互能够兼容的系统进行加工，防护系统之间相互攻击和排斥。另外，在档案数字化过程中设置标准应该符合国际标准，以及我国中文信息资源标准。档案数字化加工的目的是将地区档案馆相互贯通，实现全国档案馆以及全球档案馆一体化，进而达到资源共享功能。所以，在这样的要求下，档案数字加工过程中，操作的标准性决定这一目标是否能够完成，按照相应数据描述标准和网络资源取舍标准等进行档案系统设计，才能保障档案数字化加工顺利进行。

2 档案数字化加工过程中质量问题

办公自动化系统已经在社会上应用较长时间，但是大部分应用企业或个人对档案数字化管理并不重视，加上以往数据管理模式和企业管理制度的影响，导致档案数字化利用率较低。计算机在整个档案数字化加工过程中充当文字录入功能和编辑、打印功能，通过人力输入，而档案数据不但只有眼前的资料还有网络上大量的数据档案，这样的工作方式不但浪费人工资源，还对开发质量造成了较大的影响。

档案数字化加工过程对质量要求较高，因此应该选择适当的设备，工作过程中不但要将质量放在首位，还要保证档案流失现象的出现，合理选择数字化处理设备和相机、速拍仪的使用能够对档案数字化加工过程中的质量有一定的保证。

当实体档案便于拆卷和恢复的情况下，应选择高速文档扫描仪等设备，以确保数字化产品较高的质量。

3 档案数字化加工过程中安全问题

档案数字化加工过程最为主要的便是安全性，无论在档案信息载体安全性上能够体现，在档案安全传输上也能体现出安全性对档案数字化过程的重要性。首先，载体安全指的是计算机系统，也就是软件对信息的存储功能安全和计算机影响对信息安全的影响。其次传输安全主要指的是网络防御能力，也就是对黑客和病毒的防御能力，一旦发生黑客和病毒便会泄露信息，严重损害加工过程的整体效率。因此，信息安全是保障档案数字化加工过程是否能按时完成、质量完成的基础。

针对这一现象，笔者认为在档案数字化加工过程中应利用技术和手段设置密集的防御系统，加强访问控制功能。增强安全意识，建立章程制度，明确个人责任，提高档案安全保密工作的重视程度。加强档案搬运过程中安全管理机制，保障档案的安全，设立监控系统和防盗系统，设立监督人员，保障档案的绝对安全性。做好档案扫描钱的准备工作，合理使用数字化设备，保障原件的完好性。严格按照规范数字化加工场地进行管理，工作人员必须持有有磁卡的工作牌才能进入档案室工作区域。严格把控数字化产品的验收和收尾，设立专门人员进行验收，按照档案整理-档案扫描和图像处理等步骤标准执行。

4 结语

综上所述，档案数字化加工过程中需要考虑到方方面面，且需要成熟的管理制度和监管制度，注意档案数字化加工过程的安全、质量和技术问题，为档案数字化的实现打下坚实的基础。

参考文献

[1]赵德美.云南少数民族历史档案数字化建设研究[D].云南大学，2012.

[2]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学，2014.

[3]朱丽梅.档案信息化建设的绩效评价研究[D].华南理工大学，2014.

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一、数字化中期：目录优先，注重源头，确保质量

1. 确保目录数据库的规范和完善

虽然档案信息全文数字化是数字化工作的方向，但在全文检索还无法大规模实现的今天，机读目录数据仍是档案检索的主战场，构建规范和完善的目录数据库是档案信息进行数字化的第一步。各学校应首先补充完善案卷级与文件级机读目录，特别是办学历史悠久和馆藏档案数量大的学校；其次，应检查已有机读目录数据的质量和规范，目录信息能否规范、准确地反映档案内容。

2. 重视电子文件的接收

电子文件的接收是减轻档案数字化工作压力的有效途径，每推迟一年接收电子文件，就意味着以后要多花人才物力对其进行数字化工作。目前，大部分学校都实现了校园办公自动化，但都着重于文件资料的流转利用，至于归档保存则是另一回事。因此，学校档案部门应主动与本单位信息部门商讨，将档案信息化管理纳入校园信息化工程，以实现电子文件的网上传输和归档，对于还未实现校园一体化的单位，则应要求在纸质文件归档同时要求提交电子版。

3. 做好全文数字化档案的校验工作

全文数字化是一项工作量相当庞大的工程，但学校专职档案管理人员往往人数偏少，因而档案全文数字化工作一般都委托给数字化处理专业公司来做。数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成委托的数字化处理任务，至使档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，各学校在与数字化处理专业公司签订数字化处理技术委托合同时，应明确写明数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法以及质量问题的解决办法等。在实践过程中，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保不会出现图像歪斜、污点、大小不一等情况。

二、数字化后期：统筹兼顾，安全第一，讲求实效

1. 统筹兼顾，保证数字化工作可持续

档案数字化工作牵涉多个业务部门，只有统筹和兼顾好各种关系，数字化工作才能可持续。一是要善于共享、利用本校的软硬件设施和网络资源，避免不必要的重复投资；二是要合理分配部门内人员和技术，避免有限资源的不合理分配；三是要根据馆藏实际情况配置适用的设备，避免不必要的高起点、高标准和盲目跟风；四是要合理安排每年的工作进度，避免不切实际、盲目乐观地定数量、定进度；五是要借档案数字化之机，进一步规范纸质档案管理，避免数字化档案被随意访问、篡改、复制等破坏档案原始凭证性和真实性所带来的严重后果。

2. 确保数字化工作的安全

首先，档案数字化过程中要大量利用档案实体，因而应加强档案实体流通过程的监控，保证档案实体不丢失、不损坏，确保绝对安全；其次，要选择安全的档案信息存储设备。数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关，一旦存储介质受损，其数据也将不复存在。因此，应选择优质、安全的存储介质来确保数字档案信息的安全，如光盘、移动硬盘、服务器等。再次，要做好档案信息备份。数字化处理的档案信息应备份两套以上，其中原件封存保管，复件用于对外查阅利用和异地保存，同时做好原件与复件数据的比对校验工作，确保备份信息可读、可还原，并做好数据信息备份时的登记工作。最后，应做好信息数据库的日常维护，以防止数据的丢失、破坏、更改、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。

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人事档案信息数字化管理是适应现代化科学技术发展的表现，对于提高人事档案的管理水平和质量有着重要意义。然而，当前的人事档案信息数字化管理在安全性、技术和人员素质等方面还存在较为严重的问题，严重影响人事档案信息数字化管理的效果基于此，详细分析人事档案信息数字化管理中出现的问题，并提出若干对策。

关键词：

人事档案信息；数字化管理；

人事档案记载着人的生平，包括学习经历、工作经历、政治面貌等，对人事档案进行合理管理可以有效保证信息资料的完整性。传统的人事档案管理方式为手工管理，为了做好一份人事档案资料，管理人员常常需要花费大量时间进行资料收集，期间还要做好各种记录工作。这样的人事档案管理工作效率较低，且不利于纸质资料的保存。现代化科学技术的发展为人事档案管理提供了新的管理方式，即人事档案信息数字化管理。人事档案信息数字化管理是以信息技术为核心的档案管理，对于提高人事档案管理的工作效率有着重要意义。然而，目前我国的人事档案信息数字化管理仍然面临不少问题，阻碍了我国人事档案的进程。

一、人事档案信息数字化管理面临的问题

1.计算机环境和技术问题。

人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高。首先，要加强对人事档案信息的环境管理。信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求。如空气湿度不能太过，否则易产生漏电现象，拷贝资料用的U盘容易受灰尘等影响，有可能造成无法读取数据的后果等。其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。

2.信息安全性问题。

信息技术的安全性问题一直存在于发展中。自科学技术不断发展以来，衍生出了各种安全问题，如网络黑客、计算机病毒、恶性插件等。这些计算机技术问题都会使计算机上的数据信息泄露或被窃取，不利于保障人事档案资料的保密性。当然，人事档案信息数字化管理中的信息安全问题与人员的安全管理意识也相关。人事档案管理人员只看到数字化管理对工作效率的提高，却忽略了对信息管理的重视，导致人事档案信息数字化未得到妥善的信息安全管理。

3.档案信息数字化管理人员的素质低。

人事档案信息数字化管理对管理人员有三方面的要求：专业知识、业务技能以及计算机操作技能。与传统的人事档案管理相比，第三项要求是现在的管理人员普遍缺乏的技能，而新时期人事档案的管理工作相关的业务技能和专业知识也产生了相应变化。然而，就总体情况而言，管理人员的素质并未随着新型管理方式的发展而提高，我国现阶段的人事档案信息数字化管理人员的素质仍然有待提高。

二、人事档案信息数字化管理对策

1.建立适当的人事档案信息数字化管理操作系统。

人事档案信息数字化管理的操作系统由计算机硬件设施和软件组成，硬件和软件的匹配度高才能促使操作系统更加完整。因此，在对人事档案信息数字化管理的操作系统进行选择时要充分考虑到各方面因素，主要包括以下几点。第一，选择该操作系统时，计算机中原有的数据和信息是否会被删除。计算机操作系统的不同很有可能改变信息的格式等，使数据无法读出或者缺损。为防止这类情况发生，必须充分考虑数据是否会缺失等问题。第二，该操作系统本身是否具有安全性，是否有自带的恶意插件或病毒以及对信息的保密程度如何等。对存有安全隐患的软件和系统坚决不予考虑，否则将会导致本计算机数据的流失，且选择的操作系统应该对信息具有较强的保密性，使人事档案信息不易被复制和盗用。

2.提高人事档案信息数字化管理人员的整体素质。

有关部门应该通过加强培训的方式提高管理人员的专业素质。首先，培训内容包括新时期人事档案管理的专业知识、业务技能以及计算机操作技能。计算机技能培训应该是培训的重中之重，要求管理人员必须通过培训切实掌握扎实的应用计算机的能力。为提高培训的效果，相关部门可以采用实践操作的方式对信息管理人员进行考核。有效的培训活动能够为人事档案信息数字化管理培养出优秀的人才队伍。其次，培训过程中要着重提高人事档案信息数字化管理人员对信息安全的重视，使人事档案信息数字化管理人员认识到信息安全对人事档案管理工作的重要性，要求管理人员在实际操作中能够自觉防范网络病毒，保障信息管理的安全。

三、结语

人事档案信息数字化管理目前存在的主要问题为计算机环境要求更加严密，计算机软件和硬件更新换代的速度快、信息安全收到威胁以及管理人员素质有待提高。人事档案信息数字化管理能够有效减少人事档案管理工作的时间，提高档案管理的质量，必须予以重视，选取适当的人事档案信息数字化管理操作系统并通过培训提高管理人员的综合素质，为人事档案信息数字化管理提供优秀的人才队伍，促进人事档案管理工作的发展。

作者：黄金勇 单位：国家新闻出版广电总局七〇五五甲台

参考文献

[1]周军.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].襄樊职业技术学院学报,2011(2)：138-140.

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[关键词]档案信息 数字化 数据转换

中图分类号：N9211 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0314-01

一、档案数字化的概念

数字化本质就是将人们感受到的信息抽象为可以度量的用符号表达的数字、数据，再将这些数字、数据按照一定的数字化模型转换为一系列计算机可以识别的二进制代码，从而可以通过计算机对这些数据进行高效的处理、储存、传输，这就是数字化的基本过程。档案数字化无疑就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化，在信息化技术日益发展的今天，档案数字化也随之迅速发展起来。事实上，各种原始的档案资料数字化具有技术的可行性，在我们描述信息的二进制序列过程中，无论采样的频率有多高，总是存在于实际事物的差别。

档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它使人们进行社会实践活动附带的产物，或者它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。尽管不能机械地理解原始性的含义，但是毫无疑问档案的历史性、真实性是其本质属性。

档案信息数字化的工程不能成为一种时尚，而要在保证档案基本属性的情况下借助于现代信息技术扩展其作用范围，提高其效率。因此需要从档案的特点、成本、效益等方面综合考虑，确定出数字化与非数字化的界限，按照科学合理的方案进行数字化建设。

二、档案管理数字化的目标

档案有两种基本价值，一种是历史凭证价值，从档案的基本属性和档案的内容、形式、特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力；另一种是情报信息价值，从档案的信息存储和所反映的内容来看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。由此可见档案管理的主要价值体现在真实的凭证作用方面，而对效率要求相对处于较次要的地位。

对现实中的信息完全数字化的优势，在于其强大的计算机处理能力、高效的查询功能及信息管理与共享能力，在效率优先的前提下数字化是必须的工作。而对档案的数字化处理必须结合其档案利用的特点与数字化的优势，找出一个最好的结合点。

因此，我个人认为档案管理信息化的目标是在保证档案原始凭证性、真实性、安全性的前提下，利用数字化的优势，提高其管理、查询与传输效率，扩展其服务功能特别是数据挖掘功能。

三、档案管理的数字化现状与问题研究

现有的数字化档案管理系统大部分基于关系数据库系统，基本实现了档案的编目、检索、统计、出借等日常管理，其本质是在原有的档案管理体系上附加了计算机软件，这在一定程度上提高了档案管理工作的效率。但就当前现状而言，档案管理数字化工作面临着一些问题。主要表现在以下几个方面：

1.档案管理数字化的界限问题

档案中哪些内容数字化、哪些内容以原始的内容保存或者二者都进行，都不能十分明确，极端的做法是尽其所能通过键盘、采集卡及扫描设备将其内容全部数字化。

2、档案管理数字化的标准问题

档案信息数字化无相关电子数据标准，不同档案部门数据结构格式不统一，尽管可以通过大量元数据来克服这样不一致的问题，但不利于网络条件下的档案信息的高效率共享。

3、档案数字化信息的管理问题

工作不协调，数字化过程与对数字化信息的管理不能同步进行，所有原始材料的数字化虽然技术上容易实现，但是对于较大型的档案管理部门数字化将是漫长的工作，即使完全数字化了，将会涉及大量异构数据的检索、转存及管理。如果相应的检索和验证管理软件跟不上的话会使问题复杂化，许多前期工作将会前功尽弃。

4.档案数字化信息的安全性问题

数字化后的电子信息安全性与可靠性问题十分突出，如何保证数字化后的信息不被随意访问、篡改、复制是一个十分复杂的问题。要解决这样的安全问题，需要利用计算机数据安全技术，单从技术特征来说要解决的问题是数据的完整性、保密性和可用性，涉及的技术包括数据加密与数字水印。档案信息是需要长期保存的，这将导致加密密钥的管理变的十分困难，因为密钥安全性不仅在于计算的复杂性，而且还在于不断更新，而数字水印技术在一定程度上必然导致原始数字信息的失真，从而进一步破坏档案的原始凭证。

以上数字化过程中，如何平衡各个影响因素，需要我们仔细分析，事实上，以上所有问题都是由界限不清晰带来的，即所有档案材料中，哪些部分数字化、哪些内容不数字化不是十分明确。

四、档案管理的数字化界限划分

如果从档案管理的主要作用来分析，既然是用来作为凭证的，其效率要求相对来说较低。对所要求的凭证信息在一日内一般都能查询确定，就目前的管理体系来说完全能够达到其所要求的效率。因此，数字化的作用在于提高利用效率的同时，扩展原有档案信息的利用价值，即除了其凭证功能外扩展其分析价值，通过对以前档案资料的统计分析及信息挖掘为决策未来提供必要的支持

在实现了对档案的目录、案卷、出借、查询、统计等基本外延信息计算机管理的基础上，我们可以将进一步的档案内容数字化按照需求分为两种，一种是以方便管理应用为主要需求的数字化工程，一种是以分析应用为主要需求的数字化工程。对于大部分单位的档案管理来说，前者不具有普遍性，因此通过分析我们知道，从应用的角度分析其所带来的好处只是检索速度的提高与信息共享的方便，但是，以上均不是档案管理信息主要利用价值的体现，因为其存储、检索与安全维护的代价是巨大的，况且对大量异构数据的管理与应用会增加档案利用的复杂性，从成本利益及安全角度考虑也是不科学的。

所以，以分析应用为主的数字化实现才是最佳的选择，它可以在保证档案管理最基本特征及利用价值的基础上，利用现代信息技术扩展其利用价值，通过对其以前的信息进行数据挖掘，从而为决策分析提供服务。在此前提下应该建立档案管理信息系统、数据仓库、原始档案材料三级管理与应用模式。

1.档案管理信息系统

档案管理信息系统是对档案材料存在与利用信息的数字化及管理系统，具体数字化及管理的内容主要包括：档案的实物存储位置信息、属性信息、审核信息、出借利用信息、统计信息等。

2、数据仓库

与事务处理数据库系统不同，数据仓库是从多个数据源中收集的一个信息仓储，是整合的、主题导向的、长期积累的且内容不频繁更换的数据集合。采用数据仓库的技术，将来源于不同档案部门管理信息的信息资源复制集中到一个数据库中，形成一个资源信息中心。

由于数据仓库不常被修改，也不用于通常的事务处理，只是用于查询、数据挖掘、分析，因此其一定程度的数据冗余是允许的。另外，数据仓库的特性也是符合档案管理的基本应用要求的。

基于数据仓库的数据的单向流动保证了数据的安全性，分布于各个档案部门的数据单向地转储到数据仓库中可以在两方面保证数据的安全性，即使从数据共享的角度来看，作为数据仓库的用户来说，本质上只有只读权限，堵塞了数据的安全漏洞。

建立数据仓库时，数字化的内容并不需要所有的原始档案材料，而可以是能反映原始档案信息内容与作用的摘要信息。它既能够作为查询与信息共享的数据源，又可以作为数据挖掘从而进行决策分析的数据源。