人事档案管理优化十篇

人事档案管理优化篇1

[关键词]事业单位；档案管理；优化

人事档案是各大事业单位进行人事考评时最重要的参考指标之一，其关系到各事业单位或部门进行人事调整使得人员调动与安排，因此其对事业单位的发展具有十分重要的作用。进行人事档案管理需要对部门各成员的文字信息进行严格的收集、整理、保管、鉴定以及统计的工作，尽管我国也曾经颁布过许多有关于人事档案管理的制度，但效果却不太理想，如何更好地优化事业单位的人事档案管理制度依旧是我国各事业单位所面临的瓶颈。

1.我国人事档案管理所面临的瓶颈问题

我国虽然曾经颁布过人事档案管理方面的法律也制定过相应的规章制度，但就目前而言，我国事业单位人事档案管理现状依旧不容乐观。总结起来我国人事档案管理制度共存在一下几点问题。

1.1管理意识薄弱

人事档案管理意识薄弱是我国企事业单位人事档案管理所面临的首要问题，许多事业单位的领导在思想上没有意识到档案管理的重要性，认为人事档案管理是可有可无的部分，只要有人在进行档案管理就行了。这就导致了事业单位职工对人事档案管理没有清晰的认识，没有很好的进行档案管理工作。

1.2档案管理人员素质不够

目前在很多企事业单位中，进行人事档案管理一般属于“闲差”，而进行档案管理的工作人员普遍没有进行过专业的档案管理方面的培训，在整理档案时只能一边实践一边进行学习，因此管理档案时也不够专业。另外，有些档案管理工作人员在进行档案管理的过程中，利用职务之便修改他人档案，进而为自己谋取利益，这样也给人事档案管理的过程中带来了很大的困难。

1.3管理方式存在弊端

随着计算机网络系统的广泛普及，我国现已逐步进入信息化社会。然而现如今我国企事业单位的人事档案管理还是以手工操作纸质版材料为主。而纸质版的材料不仅不易存储、已损坏，易丢失。另外，进行人工操作进行档案管理时需要记录大量的数据信息，这项工作繁琐复杂，十分容易出错，并且需要耗费大量的人力进行整理，也给档案管理工作带来了很大的难度。

很多企事业单位的档案管理人员对利用计算机网络进行人事档案管理的安全性和全面性存在怀疑，这就在很大程度上限制了人事档案管理电子化的迅速实现。既便是有些事业单位利用到了电子化的人事档案管理系统，也只是简单的将档案目录以及个人信息存放在电脑里以方便查阅，具体档案的检索和最终的出借都依然是凭借档案管理人员手工操作。

2.优化人事档案管理制度的举措

在深入了解到事业单位进项人事档案管理所面临种种问题后如何对其进行优化亟待我们思考。事业单位自身提高档案管理意识，逐步培养档案管理人员的专业素质，在管理意识上做到与时俱进、建立信息化人事管理档案，定期对档案管理人员进行监管，这样才能帮助事业单位更好地开展档案管理工作。以下便对这几方面进行展开分析。

2.1加强档案管理意识，做好档案管理的宣传工作

要想进行人事档案管理制度的优化改革首先就需要企事业的领导要从自身做起，深刻的了解人事档案管理的重要性，正确、严肃的对待人事档案管理工作，给下属树立一个好榜样。另外，进行人事档案管理的工作人员也要摆正自己的观点，积极对待自己的工作，在进行档案的收集工作时主动向职工宣传人事档案管理的重要性以及对个人发展的影响，鼓励职工主动上报真实、可靠、全面的档案材料，并且准确让职工了解到及时归还档案对自身的益处，力求做到档案的真实可靠、无遗漏。

2.2培养档案管理人员的专业素质

人事档案的管理人员需要熟知档案管理方面的专业知识以及相关的法律法规，才能更加合理有效的进行档案的整理分析。因此就需要各大企事业单位主动对专业素质较差档案管理人员进行培训，同时档案管理工作人员自身也要积极主动学习档案专业知识，切实掌握整理档案的技巧，以提升专业素质。另外，人事档案管理工作人员还要清楚自身职责，严格遵守职业道德，切实维护所管辖人员的档案利益。而事业单位的管理者还要定期听取汇报，在年度的总结报告中切实了解本机构档案管理工作的成绩和不足，以促进解决档案管理中的问题，加强对档案管理人员的继续教育，并且有侧重性地对档案管理人员工作业绩突出的人员给予积极评价或奖励。

2.3采取档案管理新方式，建立信息化档案

要想更好地进行人事档案管理的工作还需要事业单位领导具有与时俱进的思想，利用计算机网络技术并且聘请相应的电脑工作人员，尽快实现人事档案的电子化，以提高人事档案管理的工作效率，通过使用各种终端设备，根据利用者不同的需要给予相应的权限，提供自动化服务。在时机和技术成熟时，可以提供更多远程数字化服务。这样不仅可以提高档案管理人员的工作效率，更是极大方便相关人员的借阅，使档案在更多地方发挥更大的作用。

2.4建立有效的档案监管机制

针对人事档案管理过程中有些管理者修改档案信息或者企业人员虚假瞒报的现象，还需要各大企事业单位建立起一套切实有效的档案监管机制，定期规范和考察证实相关资料的真实性，建立有效的借出和归还的管理体系从而使整个流程更加的严谨周密，不让某些有心人有机可乘。也只有这样才能保证档案的安全可靠。

3.结语

人事档案管理关系到各事业单位或部门进行人事调整使得人员调动与安排，对事业单位的发展具有十分重要的作用。准确了解现今事业单位或部门在人事档案管理方面存在的弊端，不断加强各企事业单位的档案管理意识，提高档案管理人员的专业素质，建立健全档案监管机制，更好地优化事业单位的人事档案管理制度，对我国事业单位发展具有积极地现实意义。

参考文献：

[1]俞乐奕，周苗苗.完善事业单位人事档案管理制度以提高管理水平[J].陕西档案.2011（6）41-42.

人事档案管理优化篇2

改革放开以来，我国的经济不断发展的背景下，各事业单位也在处于不断的改革和创新当中，尤其是其人力资源部门的管理工作受到更多的关注，人们更期待其人力资源的部门能充分发挥其职能作用。作为人力资源部门的重要工作之一的人事档案管理工作近些年来备受关注。充分认识人事档案管理工作的不足，以提出相对于的措施有利于提高管理效率和使人事档案管理工作具备优化性有重要意义。

1当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多事业单位的人事档案管理的意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.1在人事档案管理工作方面的意识淡薄

很多事业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、开发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必要那么复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的开展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

1.2采用的人事档案管理方式比较落后

人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国it技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各本文由论文联盟收集整理个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过it技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多事业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

1.3从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识

很多事业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工真是技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动开发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

2人事档案管理的优化措施

虽然各事业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

2.1 提高人事档案管理的重要性认识

当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各事业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，须明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依据。因此，各事业单位应注意转变管理的观念，及时对人事档案管理工作予以重视。

2.2 规范人事档案管理工作

各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度对人事档案进行收集和分类归档，施行定期和不定期的时间段进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少的人事档案，和人事档案的更新和合理快速传递。

2.3 丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值

人事档案不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是事业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好事业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

2.4 实施信息化管理

实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

2.5 加强相关工作人员的业务素质

事业单位可以通过开设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来开展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

3小结

人事档案管理优化篇3

关键词：国有企业；人事档案管理；优化路径

人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解国有企业人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。

一、人事档案的性质及特点

人事档案除具备一般档案所共有的本质属性即原始记录性外，还具有它自身的一些特点，主要表现在：现实性。人事档案是直接为人力资源管理的现实工作服务，直接为员工在企业的选拔、岗位调整等活动中提供有效依据，这是人事档案区别于其他档案的主要标志。真实性。人事档案的真实性是所有特点中最为重要的一点，也是所有档案管理工作的基础和前提。人事档案只有客观、真实地反映员工在现实工作和生活中的实际情况，才能为企业人力资源管理提供有力依据。人事档案必须做到材料来源清楚，档案记载内容准确可靠、实事求是，严禁任何形式的涂改造假。全面性。人事档案的内容必须反映员工的全面情况和全部历史。它包括了一个人的履历、自传、鉴定、入团、入党、奖惩、任免、工资、家庭等方方面面的内容，是一个人所有个人信息的记载，是其成长过程全貌的体现。动态性。人事档案要随着员工本人情况的变化，不断收集和整理新产生的档案材料，及时将材料归入本人人事档案，确保员工实际情况与人事档案内容相一致。流动性。人事档案必须跟随员工的岗位变动、工作变动及时转递，只有确保管档单位与员工所在单位相一致，才能真正发挥人事档案的作用。否则，员工已调离，但人事档案仍不知在何处，这就失去了档案管理的意义。涉密性。人事档案涉及个人的全部信息和隐私，是具有秘密性质的档案，只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料。服务性。人事档案管理本质上是为企业开展相关人力资源管理工作、为个人事务提供便利依据而服务的，它具有极强的服务属性。

二、国企人事档案管理现状及问题

随着我国社会经济的快速发展以及现代人力资源管理模式的逐步确立，企业对人事档案管理工作的重视不够，同时管理方法和思维滞后，人事档案管理工作逐渐显现出了各种问题。

（一）管理者对人事档案管理工作重视不够，人事档案管理意识不强由于很多管理者对人事档案工作的意义认识不足，认为人事档案管理就是简单的存放、整理，认为这样毫无技术含量的工作，什么人都能干。这种错误认知导致其对档案管理工作缺乏足够的重视和关心，在管理上投入的时间精力较少，选用人员也较为随意，管理工作长期松散懈怠，被动应付，使人事档案不能发挥其真正的作用。同时，由于档案管理工作无法直接产生经济效益，管理责任重大而无法取得明显的成绩，在效益最大化成绩最大化的理念下，部分企业管理者更加不重视档案管理工作，使人事档案管理流于形式，发挥不出其在人力资源管理中的真正价值。个人对人事档案意识不强。很多员工在填写履历表、考核表之类表格上的内容时，不够重视，认为没有什么用处，简单潦草，能省则省，经常一些学习经历、工作经历填写不完整，或者出现错别字及涂改的情况，在一定程度上影响了档案的真实性和可利用性，可能给个人在今后的评审、退休等各个方面带来麻烦。另外，很多人新取得后续学历的学籍资料、培训、职称等相关材料觉得放到自己手中最安全，不及时交回，导致学历、培训经历等未能及时认定，对其个人在后续职称评审、选拔任用等各个方面产生重大的影响。

（二）人事档案管理人员水平参差不齐，档案管理基础薄弱由于管理者对档案工作不够重视，大部分企业未能按照国家的相关规定对人事档案管理人员进行配置，很多企业的档案管理人员不是中共党员也不是专职档案员，他们身兼数职的同时还一个人管理着几千人的人事档案，因此，根本没有时间和精力投入到档案管理工作中，不仅未能及时转递、归档档案材料，更谈不上对档案信息的审核认定、真假辨别等专业性内容的学习和整理，大大影响了人事档案管理的水平。同时，作为一项政策性较强的工作，人事档案管理人员需要具备过硬的业务素质，但当前企业档案管理人员流动性大、更换频繁，企业在上岗之前不仅没有考量员工的胜任程度，也没有对其进行专业的培训和指导，这些人员对档案管理的专业知识一无所知，对自己的工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事，认为只要保管好不丢失就万事大吉了，因此造成了档案基础工作中出现的各种问题，使工作开展停滞不前。

（三）企业人事档案利用方式单一，利用率低对于人事档案管理者来说，无论是对档案的保管保护，还是对材料的鉴别整理，都是为企业人力资源管理提供决策依据，为个人所需提供信息材料所服务的，其目的在于利用。而目前，大部分国有企业人事档案利用率偏低，利用方式单一，组织人事部门查阅档案信息一般都是在员工提拔任用时，审核员工的三龄两历一身份是否真实，是否符合任用的条件。其他时候查阅档案信息，一般都是办理具体事务时需要确认某一项内容而被动查阅，完全没有发挥出人事档案信息的主观能动性。这种传统守旧的管理思维和方法，使得人事档案的功能和价值越来越弱化。

（四）人事档案管理方式落后，信息化程度较低随着时代的进步及科学的发展，信息技术、数字技术已经广泛应用到生活、工作的各个领域。在这种时代大背景下，人力资源管理方式面临极大的变革，人事档案信息化建设的要求也在不断地提高。目前，大部分企业人事档案管理的信息化程度较低，管理者的信息化理念还未完全建立，管理依然按照传统纸质化、人工化的方式，由档案管理员对档案进行翻找查阅，对纸质材料收集归档、管理存放，没有建立电子档案，更没有配备信息化管理软件。传统的纸质档案虽然可以保持原始的记录，保证材料的真实和安全，但却存在保管成本大，人力维护成本高，检索使用不便捷等缺点，这种纸质化的管理方式满足不了信息时代对人事档案管理的各种需求，它不仅造成人力资源的浪费，还降低了管理效率，使人事档案的价值不能最大化发挥。

三、优化企业人事档案管理的路径

由于经济的快速发展以及企业人力资源管理的变革，在企业人事档案管理方面，传统守旧的管理方式已经显现出了以上的各种问题，因此，国有企业应该尽快改变管理思路，创新管理模式，以适应高速发展的信息时代。现对如何优化人事档案管理路径，提升人力资源管理水平，提出了以下对策。

（一）增强人事档案管理意识，提升对管理工作的重视度管理者应当主动学习了解人事档案相关专业内容，充分认识人事档案在人力资源管理中的重要价值和作用，了解人事档案工作的严肃性，从而增强人事档案管理意识，提高重视度，改变管理思维及工作定位，积极探索人事档案管理的创新之路，争取将人事档案的利用价值最大化。在我国现有的制度下，体制内工作的员工其人事档案关乎个人方方面面的利益，对员工本人来说是极为重要的，所以个人要加强对人事档案重要性的认知，认真细致填写工作中的各类表格，及时交回个人手中需要归档的材料，以端正负责的态度配合企业人事档案管理相关工作，使人事档案真正为其个人成长及发展发挥出积极的作用。

(二)提高人事档案管理人员专业素质，加强档案基础管理首先，管理者要严把选人用人观，要设置高标准的人事档案管理人员选拔条件，严格按照中组部规定的档案管理员的配备要求及岗位职责选择合适的档案管理人员。人事档案管理岗位要求管档人员必须是中共党员，管理1000册以上的档案必须专人专管，同时，这个岗位要求工作人员必须有专业的档案管理水平，耐心细致，具备强烈的责任感。因此，企业要想有高素质的管档人员，在第一步选人上先把好关。其次，提升人事档案管理人员的政治素养和专业能力。员工入职后企业要加强培养其对档案工作严肃性和纪律性的认识，要求员工将人事档案管理当成一项政治工作，坚持原则、遵守纪律、保守秘密。同时，企业要在培训体系中增加人事档案管理专业的培训内容，加强对档案管理人员的培训力度，定期组织学习交流，强化其专业技能和素质，提高岗位胜任度。再次，加强人事档案管理力度，完善各项制度体系，扎实做好档案管理基础工作。在档案日常管理中，严格按照档案管理的制度、流程以及日常转递查借阅的要求，认真履行签字审批手续，及时将需要入档案的材料归档并加强对归档材料的审核鉴别，确保档案的真实完整。准确把握档案信息的确认要求，做好新员工的基本信息审核认定及新学历学位的审核认定工作。

（三）丰富人事档案利用方式，提高其利用率人事档案作为员工完整个人信息的载体，对于企业人力资源的开发管理应该发挥出其巨大的价值，而不应该仅仅被动利用。我们要在保障其真实性和安全性的基础上，开发出多元化的利用方式。由于档案中信息记录的全面性和真实性，企业人力资源管理中员工信息库的建立，都应该以人事档案信息为基础，将人事档案信息进行数字化转化，通过对相关信息的提取，为人力资源管理决策提供有力依据。比如，可以通过对年龄、学历、工作经历及考核、奖惩等有关信息的分析，建立符合企业条件要求的核心员工信息库，为企业选人用人及后续的人才培养提供参考；可以提取年龄、性别、学历、岗位、劳动合同等相关信息，了解分析企业人员结构组成，为企业下一步的招聘及规划发展提供依据。

（四）加强人事档案管理数字化、信息化建设所谓数字化，即对纸质人事档案进行扫描，将纸质的数据信息转换成数字的文本和图像。数字化的档案材料能够有效避免使用过程中人为涂改、撤换，保证人事档案的真实性,并且节省存储空间和成本，能长期保存的同时满足了无纸化办公的需求。同时，数字化人事档案管理能及时快速的查阅信息和更新信息，高效便捷，极大提高工作效率。因此，企业要尽快加强人事档案数字信息化建设，确保档案工作能更好地为人力资源管理服务。第一，建立人事档案信息化管理系统。充分利用互联网技术和大数据技术建立集信息的采集、导入、分类、整合等为一体的信息化管理系统，搭建动态的、全面的、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化。第二，定期优化、维护档案管理系统。在数字化人事档案管理的过程中，要指定专业的技术人员定期进行系统维护，防止计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保档案管理系统能正常稳定运行。第三，加强信息安全管理，保证电子档案安全规范使用。一方面要利用安全技术手段防范数据丢失损坏、人为篡改的可能，诸如可以采取电子档案备份、信息设备实时监控、木马病毒定时查杀等相关技术措施来防范安全风险。另一方面，在档案管理系统的使用上要严格控制信息审批，设定各个级别的使用权限，全方位保护员工隐私信息。

人事档案管理优化篇4

（新疆华泰重化工有限责任公司新疆乌鲁木齐830000）

摘要人事档案承担着选拔和管理各类人才的重任，随着经济不断发展，对人事档案管理中出现的问题加以分析，从而提出切实可行的优化策略，有助于有效提高人事档案管理的效率，使其管理具备优化性，最终有助于人才的合理流动达到合理管理和利用人力资源的目的。

关键词 人事档案管理 现状 优化措施

改革放开以来，在我国的经济不断发展的背景下，各企业单位也处于不断的改革和创新当中，尤其是其人力资源部门的管理工作受到更多的关注，人们更期待其人力资源的部门能充分发挥其职能作用。作为人力资源部门重要工作之一的人事档案管理工作近些年来备受关注。充分认识人事档案管理工作的不足，对于提高管理效率和使人事档案管理工作具备优化性有重要意义。

一、当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多企业单位的人事档案管理意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.人事档案管理工作方面的意识淡薄。很多企业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、开发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的开展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事档案管理方式比较落后。人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国IT 技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过与IT 技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分企业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多企业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

3.从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识。很多企业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工真是技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动开发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

二、人事档案管理的优化措施

虽然各企业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

1.提高人事档案管理的重要性认识。当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各企业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依据。因此，各企业单位应注意转变管理观念，及时对人事档案管理工作予以重视。

2.规范人事档案管理工作。各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度，对人事档案进行收集和分类归档，定期和不定期地进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少人事档案，和人事档案的更新和合理快速传递。

3.丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值。人事档案不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是企业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好企业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

4.实施信息化管理。实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

5.提高相关工作人员的业务素质。企业单位可以通过开设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来开展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

三、结束语

对于企业单位的人力资源管理部门来说，优化人事档案管理工作是一项关键的任务，其管理工作质量的好坏，水平的高低会直接影响到人才的选拔、任用、培养等工作的质量和水平。因此做好人事档案管理工作对如何加强人员配置，为各企业单位得到更好的发展有重要意义。

参考文献

[1]齐建萍.加强档案管理工作，为构建和谐社会服务[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版)，2008(02).

人事档案管理优化篇5

【关键词】新时期；事业单位；档案管理；优化策略

档案管理是组成事业单位日常管理的重要部分，是一项拥有政治性、管理性以及服务性的工作。随着中国进入深化社会主义市场化改革的新时期，事业单位传统的档案管理工作方法难以继续适应时代要求，需要不断更新和优化。

一、新时期优化事业单位档案管理的重要性

事业单位在新时期的档案管理工作实际上就是人力资源管理，所以档案管理工作和单位的每一名职工都息息相关。但事业单位档案管理水平能在一定程度上反映职工的专业技能与素质水平。就拿人事档案来说，事业单位职工的升调往往把个人档案作为主要依据，所以人事档案是十分重要的资料。尤其是在当今的信息时代，档案资料对个人有更重要的意义，单位领导可通过查看某名职工的档案决定其具体的任用。职工档案资料记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况，且在事业单位合理配置人力资源方面有举足轻重的作用。另外，事业单位档案管理能使很多管理工作获得重要的决策依据，因为档案不仅是决策参考材料，还是对单位及个人成长的见证，做好事业单位的档案管理工作对事业单位的工作状态及成果、建设及发展有重要影响。总之，事业单位在新的历史时期优化档案管理工作是至关重要的。

二、新时期事业单位档案管理工作的优化策略

（一）处理好电子化与纸质档案管理的关系。纸质档案管理在事业单位当下的档案管理工作中依旧占据主要地位，但新时期的档案数字化管理已经成为事业单位改革档案管理工作的必然选择，且数字化手段在提高事业单位档案管理工作效率及工作水平等方面有重要意义。在当下尚未完全普及电子化档案管理的情况下，各个事业单位应在档案管理环节采取电子化档案与纸质档案管理并存的方式，特别是在借助计算机落实档案管理工作时必须要有主动的态度，有效促进事业单位推动档案数字化管理进程。在实践中，事业单位档案人员可通过传统工作方式收集档案材料，并把其录入计算机，实现对档案材料的快速分类，生成对应的电子资料，从而发挥信息技术提高事业单位档案管理工作效率的作用。

（二）按照单位实际情况拓展档案服务内容。事业单位的档案管理模式随着新时期信息技术的不断更新而不断发生变化，为信息化档案管理的现开辟了更加广阔的空间。事业单位可发挥互联网方便、快速的优势，随时搜索、获取社会最新资讯，并基于此建立高效的、科学的档案信息管理机制，使事业单位在运营、建设、决策及发展等方面获得全方位服务。事业单位也可结合信息化营销手段，结合单位实际与工作特色，协助相关部门及人员设计、组建独立的门户网站，在介绍栏列入档案管理工作的特点与成果，大力宣传事业单位档案管理，扩大工作影响力，增强公众对事业单位档案管理工作的重视度。

（三）保证电子档案数据以及信息的安全性。较传统的纸质档案管理而言，电子设备尽管有便捷的优势，但一旦它发生故障，就会使档案数据、档案信息遭受毁灭性损害，所以信息安全对于新时期的事业单位档案管理工作尤为关键。一方面，事业单位应着力增强档案人员的安全意识，加强电脑技术培训，促使他们学习怎样综合分析并处理档案数据、怎样维护档案信息、遇到电子设备故障时应怎样应对等知识，保证档案数据、档案信息的安全性。另一方面，事业单位要重视电子档案储存设备的更新换代，经常及时把老旧设备更换掉，使用最新的软件系统，确保电子设备运营能满足日常的档案管理工作需要。所以事业单位要增强管理意识，增加对档案管理中各个工作环节的投入，致力于改善既有档案信息、档案数据储存环境的的局限性，提高数据信息处理水平，从而保证档案数据、档案信息及时而有效地被利用，发挥其应有的作用。

（四）推动事业单位档案管理工作深化发展。目前，各类型事业单位均需依托规范的、定期的组织学习及思想宣传方式增强单位内部对优化档案管理工作重要性的认识。站在这一角度，事业单位要想在经营管理环节全面落实档案管理工作，凸显其重要地位，就需构建优秀领导团队，发挥出队伍的引导作用和榜样职能，以便通过定期、不定期的方式严格监督、检查事业单位开展档案管理工作的实际情况。且各类型事业单位还要以此为基础构建档案管理工作的达标考核机制，凭借事业单位落实档案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪资或级别升降的方式动态化管理整个档案管理工作的达标考核。事业单位还要以自身发展劲头为依托，建立完善的档案管理工作质量评价标准，据此落实事业单位在档案管理工作中遇到的问题及应对措施，规范档案管理，促使档案管理工作实现深化发展。

三、结语

随着新时期经济与社会事业的持续快速发展，事业单位档案管理面临更高的要求，需以科学理论作为指导，采取行之有效的策略解决当下存在于档案管理工作中的问题，凭借先进的设备和技术优化档案管理工作，促使档案管理适应经济社会发展需要，满足人们对事业单位档案的保管及使用需求，助力事业单位实现可持续发展。

【参考文献】

人事档案管理优化篇6

关键词：事业单位；财务档案管理；弊端；优化方案

在当今形势下，我国的事业单位得到快速发展，财务档案管理工作也逐渐暴露出不少问题，落后的管理模式、综合能力较低的档案管理人员、有待进一步完善的管理制度等都是普遍存在的问题。要想改变事业单位财务档案管理的工作现状，应当结合这些问题寻找成因，并提出有效对策和改进方案。

一、事业单位改进财务档案管理工作的现实意义

新形势下，对于事业单位来说，财务档案管理工作是一项重要的工作之一。由于档案保管年限较长，落后的管理方式等势必会约束事业单位的财务档案管理工作进展。为了使财务档案管理工作能够满足事业单位发展现状，一定要不断改进落后的财务档案管理工作，这对事业单位的正常运转具有十分重要的现实意义，具体表现如下：

首先，有助于贯彻落实相关财务法规。面对各种突发状况，如果没有到位和规范的事业单位财务档案管理，势必会使单位相关工作陷入僵局。只有不断增强事业单位财务档案管理的规范性，优化相关管理模式，才能使事业单位在财务档案管理工作能够依法治理。

其次，便于审计部门开展审计工作。对于事业单位来说，财务审计可以预防犯罪、为取证提供重要依据，因此审计是一项重要的工作。但是，要想高效开展审计工作，离不开规范的财务档案管理。事业单位应当重视档案管理工作的重要性，主动加强管理方式，为审计部门提供工作便利，协助完成单位的审计工作。

最后，有助于充分发挥事业单位的相关职能。事业单位在履行相关职能时，一项重要的参考依据便是财务档案内容。为保证相P职能发挥地更加高效，一定要确保单位的财务档案内容的真实性，为今后事业单位在决策和制定计划方面提供有力依据。因此，将事业单位的财务档案管理工作开展地更加规范化，可以提升财务档案信息的真实性，保证事业单位在履行职责时，可以有据可依。

二、事业单位财务档案管理存在的弊端

1.对财务档案管理工作不够重视

部分事业单位，对财务档案管理工作认识不足，财务档案管理的从业人员责任心欠缺，不少管理人员甚至报有无所谓的态度。这直接导致很多财务档案管理工作表面化，在真正收集财务档案资料时不够重视，部分重要的财务档案资料甚至出现失真的情况。此外，事业单位不重视财务档案管理人员，对财务档案管理人员的配备没有给予充分的支持，很多从业人员甚至是兼职从事财务档案管理工作，工作效率底下等情况时有发生。

2.财务档案管理工作信息化水平不足

很多事业单位中，财务档案管理工作仍然停留在纸质财务档案管理阶段，对装订和整理财务档案缺乏有效分类。信息化应用于财务档案管理工作后，很多繁琐而复杂的纸质档案归档工作迟迟未能落实到位。加之财务档案管理信息化实施后，并未充分发挥出信息化管理的优势，财务档案管理工作仍然处于落后繁琐的工作环境中。

3.财务档案管理人员素质参差不齐

要想做好财务档案管理工作，需要依靠相关法律法规的规范下，全面开展归档工作，这样才能够保证事业单位的财务信息得到全面、具体的管理。但是，从现阶段来看，由于很多事业单位对财务档案管理工作重视程度不足，配备的从业人员整体素质不高，很多缺乏专业知识或安排兼职人员担任财务档案管理工作。单薄的法律意识，薄弱的信息技术以及没有专业的档案管理知识，这些都成为当前档案管理人员素质底下的主要原因。他们无法满足新形势下，事业单位财务档案管理工作的基本需求，在日常工作中极易发生错误导致财务管理工作无法顺利开展，甚至给事业单位带来不可磨灭的经济损失。

三、优化方案及相关建议

1.提高对财务档案管理工作的重视程度

要想做好事业单位的财务档案管理工作，首先应当从意识上给予足够的重视。事业单位的相关领导应当首先认识到财务档案管理工作的重要性和必要性，加强内部关于做好财务档案管理工作的意识，提高财务档案管理工作的监督机制，完善管理过程中的相关制度。不断增强人员的主人翁意识，让他们能够细致、严格地完成财务档案工作的鉴定和审核，充分发挥财务档案管理机构的协调能力。与此同时，事业单位的领导层应当对事业单位进行科学决策，以身作则，提高事业单位的财务档案管理意识，为单位构建一个良好的工作氛围和内部环境，以此来保障整个财务档案管理工作能够有序开展。

2.加大财务档案管理信息化发展力度

从基础设施方面来看，事业单位的财务档案管理应当加大构建力度。事业单位可以组织相关人员提出设计方案，分别结合档案管理和财务管理两个层面考虑，制定出符合本单位实际的方案，综合多重需求，充分发挥信息化的优势，同时避免部分财务信息出现重叠，提高工作效率，提高事业单位在管理财务档案过程中所需的硬件设备。此外，还应当提升实践能力，确保财务档案在管理过程中的信息化程度，高标准、严要求，将事业单位的工作开展与财务档案管理工作有机结合，保证各项经济活动有条不紊地开展，提高事业单位财政资金的利用率，为事业单位争取最大的发展优势。

3.提升档案管理人员综合素质

科技不断进步，信息化程度不断提升，电算化时代的到来也使事业单位的财务档案管理工作逐渐向电子化形式发展。事业单位应当结合自身发展需求，按照财务档案管理的实际情况，不断优化财务档案管理队伍。可以组织从业人员定期开展专业教育培训，提高人员整体素质，从档案管理及信息技术等多个角度开展培训，使教育培训开展形式多元化，渠道丰富化，完善财务档案管理人员的知识体系。还可以在单位内部开展业务比赛，鼓励档案管理人员积极参与其中，评选出比赛成绩优异的档案管理人员给予表彰，树立单位内部的模范典型。还可以组织业务交流、专题学术研究及网络业务学习活动，邀请行业内的专家及管理人员精英进行讲座，给事业单位带来更多先进的工作方法及发展趋势，为事业单位的财务档案管理工作提供有利的环境，充分提升财务档案管理人员的工作能力及业务水平。

参考文献：

[1]新常态下行政事业单位财务档案管理探析[J]. 李耀华，郭玉红.办公室业务.2016（10）

[2]如何做好事业单位财务档案管理工作[J]. 王雅楠.才智.2016（22）

[3]事业单位财务档案管理工作的几点思考[J]. 崔鸿燕.黑龙江科学.2016（20）

人事档案管理优化篇7

随着经济体制的改革，我国事业单位所容纳的档案数量越来越多，为了减轻档案管理员的工作负担，提高档案管理的质量和效率，事业档案管理信息化建设势在必行，而且已经成为目前事业单位档案管理工作的重点。

【关键词】

事业单位；档案管理；信息化

事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势，只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时展潮流，信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平，对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。

1事业单位档案管理信息化的优势

1.1优化存储环境传统的档案以纸质形式保存，随着时间的推移、环境的变化这些档案很容易受虫蛀、发霉等因素的影响而受到破坏，使档案资料的完整性、安全性受到严重的威胁，不利于长久的保存，而且其存储流程相当繁琐，会造成人力资源的浪费。在实行档案信息化管理后，不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中，而且还可以对档案进行备份，大大地提高工件的效率，保证档案的完整性和安全性。

1.2优化查询服务传统档案查询不仅手续复杂，需要通过多个程序的审核而且不能保证档案的安全，不利于档案资料的长期保存。档案管理信息化不仅简化了查询程序，提高了查询速度，而且可以保障原有档案资料不被损坏，不会对档案和档案环境造成任何影响，而且使档案查询不受时间和地点的约束，随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息，使档案的查询和使用更具优势。

2事业单位档案管理信息化建设中的影响因素

事业单位档案管理信息化建设的内容主要有档案信息化管理平台建设、档案管理科学规划和档案内容的数字化处理。在实际的工作中，还存在很多因素严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，主要影响因素如下：

2.1事业单位档案管理信息化平台系统的更新不及时目前，我国大多数事业单位都已经建立了员工档案信息系统，但由于领导和工作人员对档案管理信息化工作的重视程度不够，使事业单位档案管理信息化平台系统得不到及时的更新，从而影响了档案管理工作的效率，阻碍了事业单位人才优化管理工作的实施。

2.2事业单位档案管理信息化平台系统的使用率不高事业单位虽然都建立了档案管理信息平台系统，但其利用率并不高，使其并不能充分地发挥自己的优势，并没有起到降低成本、减少员工工作量，提高工作效率、提高档案资料查询效率的作用。

2.3档案管理工作人员的素质有待提高由于事业档案管理部门还存在很多员工其从专业技能水平、信息技术水平等方面都没有达到一定的标准，有些员工甚至缺乏职业道德素养，不仅严重影响了档案服务水平，也影响了事业单位档案管理信息化建设的推进。

3事业单位档案管理信息化的对策

3.1强化信息化管理理念，加大管理队伍建设力度要想加快事业单位档案管理信息化建设的步伐，需要从树立和强化信息化管理理念着手，从根本上强化管理部门领导和员工的信息意识，提高其对档案信息化管理的重视度。另外，为了保证档案管理信息化的顺利实施，还需要有关部门定期组织档案管理工作人员进行学习和培养，不断提高管理人员的计算机技术、相关专业管理技术以及职业素养，不断提高管理队伍的整体素质。事业单位还需要不断完善档案管理工作人员考核制度，可以通过引进有效的激励机制激发员工的工作热情，以不断提高档案资料的利用率和档案管理工作的效率。

3.2加速档案管理硬件建设事业单位档案管理信息系统的建设需要一定的硬件基础，所以需要相关部门给予足够的资金支持，以保证档案信息化建设的顺利实施。引进先进的设备可以提高储存量和系统的运行速度，这样可以保证事业单位档案管理工作的顺利展开，要注意选择性能稳定的设备以保障档案资料的安全性，档案管理信息建设中还要通过不断地扩充档案资料使档案信息得以不断的充实和完善，使其能够为决策部门提供及时、准确、可靠的文字依据。

3.3加强事业单位档案管理信息化中的软件开发除了保证硬件设施达标外，还需要提高事业单位档案管理部门的网络意识，并将档案信息系统的网络升级纳入到档案管理工作之中。有关部门要加大对档案管理信息化的软件投入力度，给予足够的技术和资金支持，并不断完善软件升级换代工作，以保证事业单位档案管理信息化的稳步发展，使其能够提供更优势、快捷的服务。

3.4制定科学、具体的总体规划在建设事业单位档案管理信息系统时要注重其可扩展性，使档案信息系统具有更广阔的发展空间，根据事业单位的实际情况制定科学、合理、具体的档案管理信息总体规划和发展措施，建立一个实用的档案信息网络系统，能够为档案管理人员提供完善的电子档案整理、网络查询、浏览和下载等服务，使其成为符合事业单位发展、社会经济发展的网络管理模式。另外，还要注重对档案信息系统进行不断的更新，只有这样才能为事业单位发展提供更可靠的技术保障。

3.5不断完善档案管理制度科学、规范、合理的档案管理制度为档案管理信息化建设提供有力的依据和保障。事业单位要根据自身档案管理实际情况制定更详细、具体、规范、科学的档案管理规章制度，并将档案管理信息化建设纳入到员工奖励、职称评定之中，并对工作中的失误实行责任追究，这样更能调动员工工作的积极性，以加速档案管理信息化的进程，保证档案管理信息化工作的顺利实施。

事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，同时它对于社会发展和科技进步也起到不可忽视的促进作用，同时也能够为优化事业单位人才结构提供可靠的依据。要结合事业单位自身的实际情况，制定出切实可行的规划方案，保证对事业单位档案实行科学、合理、规范、有效的管理，以促进事业单位档案管理工作的顺利展开。

参考文献：

[1]杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理,2011.

[2]张丽鸥.事业单位档案管理信息化建设[J].信息技术,2014.

[3]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察,2014.

人事档案管理优化篇8

[关键词]医院人事；档案管理；问题；对策

一、加强医院人事档案管理的意义

1.有利于选拔优秀的管理人才。医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。

2.有助于做出正确的人事决策。人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。

3.有益于吸引并留住优秀人才。优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。

二、医院人事档案管理面临的困境

1.忽视对人事档案管理的重视。人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。

2.人事档案管理制度不够健全。人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。

3.现代化的档案管理手段缺失。电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。

三、加强医院人事档案管理的措施

医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。

1.提高对人事档案管理的认识。人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。

2.完善医院人事档案管理制度。要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。

3.引进现代化的档案管理手段。现代社会信息化的不断发展，对医院人事档案管理工作提出了新的要求，为此要适时引进科技发展的新成果，为人事档案管理提供一种新的管理工具。在医院人事档案日常工作过程中，要利用计算机、扫描仪等办公设备，实现医院人事档案管理的信息化，要不断健全医院人事档案的数据系统，做好档案编目、检索查阅等管理工作，对人事档案的保密工作进行专网管理。因此，医院通过引进现代化的管理手段，可实现档案传递的快捷化和安全性。

总之，伴随医院人事管理制度改革的全面推进，加强医院人事档案管理可以提升医院的管理水平，可以吸引并留住优秀的人才，从而提升医院的核心竞争力。

参考文献：

人事档案管理优化篇9

1.有利于选拔优秀的管理人才。医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。

2.有助于做出正确的人事决策。人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。

3.有益于吸引并留住优秀人才。优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。

二、医院人事档案管理面临的困境

1.忽视对人事档案管理的重视。人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。

2.人事档案管理制度不够健全。人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。

3.现代化的档案管理手段缺失。电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。

三、加强医院人事档案管理的措施

医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。

1.提高对人事档案管理的认识。人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。

2.完善医院人事档案管理制度。要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。

人事档案管理优化篇10

【摘要】人事档案对于事业单位来说，是获取人才基本信息的关键载体，是事业单位选拔人才的重要资源库，是单位日后人力资源储备的信息收纳基础。但是由于一些不可避免的因素，在事业单位的人事档案管理中存在着种种棘手问题，本文着重分析人事档案中存在的问题和解决这些问题的具体对策。

关键词 人事档案；管理问题；具体对策

随着社会的不断发展和进步，事业单位对于人才的需求越来越强烈，这就要求事业单位在进行人力资源管理工作的同时，要积极对人事档案进行妥善的管理，深入挖掘人事档案管理工作中存在的问题，并积极探索相应的解决问题的方法和策略。

一、分析人事档案管理中存在的问题

（一）内容陈旧单一、信息量不足、内容不够真实等问题。在填写人事档案时，档案表的内容设置太过固定，无非就是姓名、性别、年龄、毕业院校、工作经历等若干固定模块，在档案表格设计中缺乏可以深入挖掘填表人信息的项目设置，导致了档案材料内容的形式过于陈旧单一，信息量不足等问题。另外，在填写人事档案的过程中，难免会有人为了在众多应聘者中更有优势，对个人工作经历、管理经验、薪资待遇等信息进行隐瞒和虚报，造成了人事档案信息的真实度大打折扣，这是人事档案材料收集中比较常见的问题。

（二）人事档案管理落后、管理水平低。很多事业单位的人事档案管理工作不是很正规：要么人事档案管理收杂乱无章的内容，要么是其他部门人员兼职管理，要么只有个别专人进行管理，或者为了节省人力、财力，干脆直接将企业的人事档案管理工作交给劳动人事相关部门。这些混乱的档案管理方式都导致了人事档案内容真实度无法确保、资料完整度不够、归档混乱等棘手问题的出现，长此以往得不到有效解决，这个问题只会越来越严重，最终影响到事业单位的正常人力资源管理。

（三）档案管理环境不够优化。就目前档案存储工作现状来看，档案多以纸张形式存放，假如遇到潮湿天气很容易受潮发霉，或遇到突发自然灾害，很可能会导致档案的损坏和丢失；再加上档案存储环境不够优化，可能还会出现被偷窃、被虫蛀等不必要的损失。

二、针对人事档案管理工作中出现的问题，提出具体解决对策

（一）加强对人事档案内容的把关工作，确保档案内容的真实性和完整性。在人事档案管理工作中，要想从根本上解决人事档案内容陈旧单一、信息量不足的问题，首先要对人事档案填写表格的内容进行合理设置，添加一些类似于兴趣爱好、座右铭等辅助信息栏，从其他方面了解填写表格者的素质、修养等，进而通过表格填写的内容，可以更全面地了解应聘者的各方面信息，同时还要做好把关工作，确保档案内容填写的完整性。另外，在工作中，要加强对于档案内容真实性的核实，确保档案填写内容准确无误。

（二）加强对人事档案管理的宏观控制与相关工作人员的工作能力培养。一个事业单位发展再强大，它的人事档案管理也要依靠相关人力资源去进行有序的收集、归纳和整理，要想做好事业单位的人事档案管理工作，首先就要加强对于档案管理的干预和控制，规范相关规章制度，奖罚严明，确保档案管理工作的制度化和规范性。在选择档案管理人员时，要进行多方面综合考察，主要从知识层次和职业素养两方面进行考量，慎重选择负责档案管理的工作人员，这是做好人事档案管理工作的第一步，也是关键的一步，同时还要提高相关档案管理人员的综合素质，这是做好档案管理工作的基础和有效措施。

（三）逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。前面提到，在人事档案管理中存在着管理环境不够优化的问题，针对这一问题，最好的解决方法就是将所有档案都归为电子档，在保证纸质档案在保存形式上不会受外来因素干扰的同时，将大量资料存储在电脑里，并建立人事档案管理数据库，还可以尝试开发个人档案跟踪更新系统，确保人事档案的及时更新。但是这个工作量是巨大的，也不好具体实施，所以在充分利用现代化科技手段完善档案管理形式的同时，还要注意对档案管理工作环境的优化，多投入时间和精力在档案管理环境优化上，在平日的管理工作中做好有效预防措施，保证档案管理的顺利进行。

三、结语

事业单位要想真正做好人事档案管理工作，必须先要找到在档案管理工作中存在的问题和缺陷，对症下药，找到与之相对应的解决方法和有效对策，才能真正有的放矢地解决问题，达到更好的工作效果，确保人事档案管理工作规范、有序进行。

参考文献：

[1] 邓绍兴，陈智为. 档案管理学概论[M]. 中国人民大学出版社，2002，5（11）：3~4.