工程项目档案的管理十篇

工程项目档案的管理篇1

1.基于项目管理的工程档案管理体系的构建。

基于项目管理的工程档案管理体系既要求对工程档案实施全过程的动态管理，也对其质量控制提出了一定的标准，简单的说就是以项目施工计划及其进度纽带，按照档案规范及时收集每个环节的工程档案信息，并加以分类和归档，以及有效的挖掘利用，以此实现档案真实、完整、高效。具体可从下述几点着手：一是全过程管理工程档案，既要基于工程项目的施工计划明确文件的收集时间，强化薄弱环节和关键环节的档案收集，同时应就工程项目的立项审批、规划设计、招投标、征地安置、施工过程、竣工验收等各阶段的文件进行分类收集；二是强化控制工程档案质量，这就要求应按照一定的标准和规范进行归档，而且力争以用户利益为核心，全面整理、科学分析、主动挖掘档案信息，并注重收集、整理、分析反馈信息，以此为工程档案使用者提供高层次、个性化的优质服务。

2.基于工程档案管理的项目管理体系的构建。

因项目管理是工程档案管理的基本前提，而工程档案管理又是项目管理的重要内容，可见两者相辅相成，不可分割，因此也应基于档案管理促进两者的共同发展。具体应以记录的工程财务信息为参考，掌握并分析费用收支，结合工程的实际进度，有效控制工程造价；以记录的工程施工情况为参考，合理配置施工资源，确保在合同规定的日期内完成项目施工；以所有的工程档案作为控制工程质量的重要参考，以此减少不必要的损失，保质保量完成工程建设。

二、系统运行保障

1.制定统一规范的工程档案标准。

通常工程项目规模浩大，涉及面广，其档案必然数量众多，种类繁杂，因此制定统一、规范的档案标准是实现档案完整、真实、有效的基础保障，具体应注意下述几个方面：工程施工组织设计文件中应具备编织者、技术主管、建设单位、监理单位等参建各方的签名、审批，其内容应明晰、具体；图纸会审文件中应涵盖工程名称、地点、参建人员、会审内容、时间等信息及相关部门的签字盖章；材料合格证、质检报告等文件应合法、齐全；合同、协议等内容应公平，严谨，全面，不存在漏洞；技术交底文件应符合质量验收规范，如管道安装应详细记录管件的大小、位置，支架方法等，验收描述要详细；分项、分部等资料划分应明确且正确，内容真实不存在重项、漏项，施工日记应真实、全面等；此外针对档案信息管理系统中的文本、图片、声像等不同类型的档案应予以分类管理，其规范应以相应的数据库要求为重要依据。

2.构建完善的工程档案管理系统。

合理的工程档案管理信息系统对于提高其管理绩效具有重要的推动作用，在此笔者认为应以核心服务器为中心，为建设、设计、施工、监理及其他单位的沟通与合作提供一个公共平台，以此为其查阅、使用、管理、分析工程档案提供便利。但其应以统一文件格式、设置工作流程、定义访问权限、完善数据库建设、规范数据接口等为前提，建立数据、项目、服务集成的管理系统，以此便于收集、分类、归档、分析、应用工程档案信息，如可以切实掌握待复核、履行期、已终止等不同类型的合同信息，核对和统一财务信息、施工材料等账目，查询设计变更等重大事项，以此为控制工程造价、质量、进度提供服务平台，尤其利于顺利完成工程验收，以及合理解决经济纠纷等问题。此外也可利用工作会议、汇报总结等丰富的信息反馈渠道，挖掘价值信息，用于为解决方案的制定等提供帮助。

3.明确划分工程参建各方的权责。

工程档案来源繁杂，其全面收集并非一项易事，仅靠单方力量显然难以实现，因此必须强化工程参建各方的联系，明晰其权责，以此促进工程档案收集和管理工作有序开展，也为工程隐患的责任归属奠定基础。如建设单位应负责工程项目申请，获取土地、建设、规划审批书、许可证等资质，可行性报告、施工组织设计、施工图纸、招投标文件、承包合同等文件，其在城建档案馆、施工、设计、监理等各单位之间的档案管理中起着承上启下的作用；勘察单位应负责提交准确、可靠的工程勘察报告；设计单位应提交合理的施工图以及技术方案；监理单位主要负责对施工现场的管理监督，并提交现场签证、施工进度等相关文件；施工单位则主要负责工程质量，即提交材料、配件、机械、隐蔽工程等质检报告。为进一步规范工程档案管理活动，还应基于单位实况选择项目式、强/弱矩阵式等组织形式。

4.形成有效的工程项目组织文化。

为切实推进工程档案管理规范化、高效化，工程参建各方都应提高对工程档案管理的认知，并自觉参与、配合档案收集、管理和利用。其中工程档案管理部门应身先士卒，认真贯彻档案意识，并通过广泛宣传，形成自上而下管理工程档案的良好局面；应立足于工程项目和工作需求，明确工程档案管理目标，并在管理制度和档案规范的约束下，加强部门之间、档案形成者之间的沟通与合作，进一步完善档案数量、种类、标准规范等；档案管理者应切实强化自身的职业素养，掌握科学、实用、先进的档案管理理论知识和方法技巧，熟练使用档案信息管理系统，规范档案操作，保证其完整、真实、标准，学会善于挖掘有效信息，并加以提炼和总结，以此为档案使用者提供有力参考，提高工程档案的时效性。

三、结束语

工程项目档案的管理篇2

关键词：医院；重点工程项目；档案管理；管理策略

随着医院医疗业务的不断扩大，使医院重点工程项目档案的建设与管理成为当务之急的工作。医院档案管理人员全面研究当前档案管理的意义与问题，并对医院重点工程项目档案的管理措施进行优化，坚决杜绝一切对档案管理不利的因素，以提高档案管理效率。

一、医院重点工程项目档案管理的重要性

医院重点工程项目档案具有积累时间长、资料数量大、种类多、形成过程复杂、参考价值高等特点，它是医院重点工程建设的基础与依据，记录着医院重点工程项目的基本信息与重要信息，这些信息可以为医院的扩建、改建、技术改造和维修等工程服务，对医院日后相似工程项目的建设也起到参考作用。做好医院重点工程项目档案管理工作，对医院经济的可持续发展具有十分重要的意义；医院重点工程项目档案，反映了工程项目的基本变化与发展，档案中包含的信息是特殊的、不可再生的重要资源[1]。医院多是采用先进的工艺设备与周密的管理组织，有效地保存对医院有价值的各种文字、图表、声像等文件，保存项目前期、项目竣工和项目竣工验收等文件，使工程项目档案最大限度地保持完整。管理好医院重点工程项目档案，可以省去大量查找信息的时间与精力，提高工作效率，并能够为医院将来的建设、发展以及地区相关工程项目建设提供参考。因此，在医院发展过程中，必须重视医院重点工程项目档案的管理工作。

二、医院重点工程项目档案管理中存在的问题以及原因

第一，重点工程项目档案收集不全。重点工程项目的档案，是医院建设与发展的依据，但是在实际工作中很多工程项目档案信息收集不全，存在着不同程度的信息缺陷。造成这种情况的原因是多种多样的，但是最主要的是，医院管理人员与施工单位等对重点工程项目档案收集的意识不高，不能对相关信息进行真实地、有效地收集与整理工作，致使档案信息不全；另外，相关人员对项目档案收集的方法等不了解，也是造成重点工程项目档案信息缺陷的重要影响因素。

第二，重点工程项目档案信息移交不及时。有些医院在进行重点工程项目建设过程中，与施工单位的联系不顺畅，致使工程竣工很久，也不能及时移交竣工图，这种现象很可能导致项目档案信息在报该保管与移交过程中缺失、破损，影响医院重点工程项目档案的管理[2]。除了相关单位沟通不畅的原因之外，施工单位缺乏专业的档案编制人员，使档案编制的质量与效率下降，影响了医院重点工程项目档案的立卷归档，同时为医院档案管理增加了难度。

第三，档案信息书写不规范。重点工程项目档案必须是真实地记录项目施工的信息，它是需要永久保存的。因此，在相关档案编制人员对重点工程项目信息进行书写、整理、归档过程中，一定要注意档案信息书写的规范性。但是由于施工单位专业档案编制人员与医院专业技术人员的缺乏，出现竣工图绘制不规范、档案用复印件代替原件、案卷纸张质量不宜长久保存等情况，不仅影响医院对重点工程项目档案管理水平的提高，同时也影响了医院对档案信息的利用效率，不利于医院的可持续发展。

三、提高医院重点工程项目档案管理水平的策略

第一，提高医院管理人员对重点工程项目档案管理的重视。在重点工程项目档案管理过程中，大多都会把重点投入到工程的建设中，常会忽视了对相关信息的收集、整理以及对档案的归档工作，造成重点工程项目档案在管理方面出现问题。因此，医院要想提高档案管理水平与档案的利用水平，就必须重视医院重点工程项目的管理工作，医院领导应该以身作则，积极宣传相关专业知识，使所有参与基建项目的的工作人员都有对资料跟踪、保管的意识，让大家深切意识到工程项目的每一点积累都是日后的巨大财富[3]。

第二，加强管理人员专业技能培训，提高管理人员综合素质。档案工作是一项业务性比较强的工作，档案管理人员的素质，直接影响到档案管理水平，尤其是医院重点工程项目档案的管理，更需要高素质的管理人员。这种素质，不仅是指管理人员的专业素质，同时也是指管理人员的法律素质与道德素质。医院应该建立制约机制，完善规章制度，向档案管理人员宣传相关法律知识，提高管理人员的法律素质，在实际工作中能有章可循、有法可依；为他们创造学习和参加培训的机会，组织管理人员到其他优秀医院进行参观学习，培养出拥有强烈的事业心、高度的责任感和良好的服务意识的优秀的档案管理队伍。进而有效地提高档案管理人员的综合素质[4]。

第三，完善医院重点工程项目档案管理制度，强化责任管理。任何工作的有效开展，都需要有严格而完善的管理制度来激励与制约，这样才能够有效提高工作效率，保证工作高质、高效完成。医院重点工程项目在初始阶段，领导小组就要着手对整个工程的档案资料进行统筹和指导，就要强调档案编制与工程建设同步进行，把所有与该工和项目有关的资料先编排目录和编制临时档号来整理档案资料，做到“边整理、边归档”，达到与工程实际同步，并配备与工程项目相适应的档案管理网络，使档案的收集、整理工作有条不紊。有完善的管理制度支持，就能明确各自岗位职责和要求，确保工程项目档案工作的有序进行。针对档案管理的特殊性，也可建立薪酬激励制度，将档案管理水平、效率与管理人员的薪酬相连，以激励管理人员提高对档案管理的重视；另外，还应该强化档案管理责任制度，不同的管理岗位设置不同的责任目标，以约束管理人员的行为，使其能够积极弥补工作不足，提高管理水平，促进医院档案的科学化管理。

第四 ，严把竣工资料验收关，保证档案信息的完整性与真实性。医院重点工程项目管理中存在的几大问题是文件材料收集欠齐全、复印件不清晰、验收记录欠盖印章、竣工图章不清和压线压字等现象，这严重影响着医院档案管理水平的提高。因此，医院档案管理人员必须在工程项目竣工后，及时与施工单位沟通，严格检查工程竣工材料，尤其是要对竣工图纸进行重点检查，对任何字迹不清、资料不全、信息不真实等情况，都要进行详细的调查、核实以及纠正，最终完善项目档案信息，由验收组负责人验收并签字，以体现档案管理的规范性、科学性、重要性，进一步为科学管理水平的提高打下坚实的基础[5]。

第五，加强档案管理的监理力度，为档案管理科学化发展提供保障。医院档案管理人员不仅需要对竣工材料进行验收、审查，还应该在施工过程中，积极与施工单位等多方沟通、协调好关系，及时落实新规定新要求，减少档案整理重复返工现象的出现。同时也要通过专业的监理单位监督管理施工单位对相关档案信息的收集、整理、保存工作，力求做到档案资料的规范化、标准化管理，全面、真实地反映工程项目建设过程的全貌。以最大限度地保证医院重点工程项目档案信息的完整性，为医院档案管理的高质量高效率提供保证。

结 语：

总而言之，医院对重点工程项目档案管理的重视度不断增强，档案管理人员的专业素质与道德素质在不断提高，对重点工程项目档案的形成、积累、归档、整理等工作方式进行有效地改革，使重点工程项目档案管理适应社会的发展与需要，促进了医院档案管理水平的提高。相信，随着医院档案管理水平的不断提高，医院重点工程项目的档案也将发挥其非常重要的作用，将更有力地促进医院的可持续发展。

参考文献：

[1] 邱治国．浅析重点工程项目档案的科学管理---以重庆市中医院为例[J]. 重庆建筑，2008，（12）.

[2] 夏开元，李平乐，余汉兰．如何搞好重点工程的档案服务[J]. 城建档案，2011，（10）.

[3] 高 攀，张 英，洪海鸥．医院基建档案的重要性及有效管理[J]. 中国农村卫生事业管理，2011，（01）.

工程项目档案的管理篇3

关键词：工程项目 过程控制 开发利用

工程档案是工程建设及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的文件材料。对于企业单位而言，工程档案的重要性就尤为突出，它不仅能在建设过程中提供大量有参考价值的文件及数据，提高工作效率和工作质量，更在企业在经营管理、决策中有一定的指导意义。那如何才能做好工程档案管理工作，使得工程档案在生产、经营中最大程度发挥其作用呢?

一、加强档案管理制度化建设

1、制定管理性制度

工程档案应该以国家《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》等有关法规为准绳，制定相关的规章制度，如《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案人员岗位责任制》等，对工程档案资料的收集、整理、归档、管理、利用、安全保密等方面都必须做出严格的规定，并严格按照执行，使档案从产生和形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性、安全性负责。

2、制定切实可行的业务制度

要规范档案业务管理，须制定可行的、操作性较强的档案业务制度，

一是制定科技档案分类大纲。科技档案大纲是应工程档案分类、编号而产生的，在编制时不仅要考虑应根据项目单位工程的划分，遵循项目文件的自然形成规律，保持文件（图纸）的成套性和有机联系，使组成案卷既能准确、系统地反映项目的全貌，又要便于提供利用。工程档案分类大纲中的类目设置、层次划分、档号结构、标识符号等，力求做到准确、灵活、简明、易记。由于科技档案分类大纲主要是应工程档案的分类、编号而产生的，因此在操作中进行动态管理，也就是说为了便于日后利用，在整理过程中，当工序等与分类出现矛盾时，应遵循文件的形成规律，及时调整科技档案分类大纲，不可强行拆分具有有机联系的文件。

二是制定工程档案管理实施细则。工程档案管理实施细则是工程档案整理的灵魂所在，首先必须明确各方的权利与义务，尽量做到分工明确，不交叉、不扯皮。其次是整理的各种规范与要求，要求要细化，例如具体到编目的方法、使用什么表格等。最后是移交的程序、数量、时间、注意事项及处罚办法等。

二、夯实工程档案的过程控制

在工程项目档案管理中,多年来一直强调和坚持工程档案工作的“四纳入”、“五参加”。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序,纳入生产、科研、基建工作计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围,纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指工程档案部门和工程档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明,只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一措施,工程档案的过程管理才能真正落到实处，工程档案的质量才能得到有效控制。

工程项目由于周期长和子项目多,对项目文件材料的管理也必须分阶段进行,决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话,无疑是为时已晚,早期的工程项目材料必然散失多、损坏多,给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。一般的档案管理人员都应该知道，工程档案的过程控制尤为重要，即使规章制度及业务制度制定的很完善，但过程控制中没有控制好，收集不及时导致出现的文件丢失、签字盖章不齐全、原件丢失等等都是工程档案管理中的“硬伤”，直接影响工程档案的齐全性、完整性、准确性及有效性。

由于各个项目对档案整理的要求不同，编制深度不同，且都存在参建单位多、人员素质参差不齐、各施工单位资料管理人员流动性大等状况，在过程控制中，建设单位要对各参建单位资料管理人员定期培训，作为建设单位档案管理人员,要学会转变立场、转变观念,要把各个参建单位及各职能部门作为自己的服务对象,在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助,及时发现问题,提出整改意见。

三、深化工程档案信息的开发利用

无论是档案的收集、整理、还是保管、检索，这些管理都只是做好档案工作的基础，档案的利用才是档案管理的根本目的，如果不充分利用档案，只是一味的收集、保管，所有的档案工作将是一文不值，毫无意义。因此，档案人员在注重收集、整理工作的同时，也着重致力于档案的开发利用工作上。

一是缩短利用者查找档案、资料的时间需要，提高他们的工作效率，增强利用者对档案的信任感。

二是可以主动提供所需的情报服务，不断获得各种利用需求的信息，在促进职工产生利用档案动机的同时，取得对档案工作的理解与支持，充分发挥档案利用价值。

三是开展档案利用跟踪服务。积极掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。

工程项目档案的管理篇4

引言

工程档案是对整个施工过程的真实性记载的文件材料，在记录的的过程中不仅要保证其完整性而且还要求真实性，然而，在实际的管理工作中，工程档案存在着诸多问题，往往难以做到对施工过程的准确描述，从而影响正常的交工期限及对质量的评定，而其原因在于没有对档案管理的做够重视及在管理中缺乏项目管理的理念。

1.项目管理和工程档案管理的内涵

工程档案管理的内容，一方面包含了对档案的内容及文件信息的挖掘及利用；另一方面，对工程档案本身及文件的实体进行管理的过程，包括对工程档案文件的搜集、鉴定及保管等工作。

项目管理的管理对象是整个工程项目的全过程，包含了施工过程的各个方面，项目管理采取以项目为对象的系统管理方本文由收集整理法，对项目过程进行计划、组织、控制、领导及实现的动态管理优化，它是一个临时性的专门柔性组织。

2.项目管理和工程档案管理的相互关系及问题讨论

美国项目管理专业认证委员会主席paul认为：“我们所生活的世界，一切的事物都可视为项目”，所以，我们也可以将工程的档案管理工作视为一个项目，将工程档案管理的过程视为一个项目管理的过程。工程建设的起始时间和工程档案管理的起始时间、工程的建设时间及工程档案的管理时间之间往往存在着紧密的联系，而这也是两者之间最核心的联系。这样，我们可以通过建立工程档案管理与项目管理相结合的管理模式，建立统一管理系统、全过程与质量管理、流程分析等方面的操作模式，不仅确保了整个项目的高效、高质量的完成，而且能够保证工程档案的完整性与真实性，真正做到管理方面的无缝链接。

随着社会经济的快速发展，企业档案管理制度的改革与建立，使工程档案管理存在着一系列的问题：

2.1档案资料缺乏完整性。工程档案管理的完整性是整个档案管理工作的基础，不成套、完整的档案无法完美诠释整个工程的真实情况。一个工程档案的完整性往往是由其是否能全面反映整个工程各个方面，如工程的使用功能和安全状况及能否达到设计的要求。若档案资料在记录的过程中过于繁琐，就会加大施工成本，增加工作人员的工作量，从而影响工程的施工进度和质量，最终影响对整个施工过程的放映效果。

2.2工程档案的资料内容存在失真。工程档案管理的确实性是整个档案管理工作的核心。其准确性主要体现在：第一，施工过程是否需要划分施工段以及划分时是否运用了正确的定性和定量的评定方法；第二，在对原材料的强度进行计算的时候，如何对平均值进行取值以及如何对标准差进行取值等诸多详细细节问题；第三，是否规范的填写验收材料，尤其是在对施工质量进行验收的过程中；第四，是否详细填写一般项目和主控项目，不同单位在工程档案管理的过程往往不同，导致了档案材料的千差万别，有些企业填写材料时缺乏规范要求，而另一些的档案材料只是复印件；第五，有些单位的档案资料是在交工之前进行突击整理完成的，缺项、漏项现象较为明显，其实际记录的内容与真实的施工过程有很大的出入。档案材料出现以上五个方面的问题，都不能准确反映施工的过程，同时难以落实工程质量。

3.工程档案管理中项目管理应用新模式

基于项目管理的工厂档案管理新模式主要从以下几个方面考虑：

3.1理顺各个部门在形成工程档案的相互衔接关系。首先确定工程项目各个部门的工作内容及相互之间存在的合作关系，然后明确每个部门所形成档案资料的内容，再根据这些关系建立部门之间的有序衔接关系。重点加强建设单位的工程档案管理工作，积极协调其余监管单位、施工单位的关系，从而确保工程档案资料与整个工程项目的同步性。建设单位在工程结束之后，应将建设过程中同步建立的档案资料移交到档案管理部门，在这个过程中要保证建设单位、设计单位、施工单位间的协调心，确保档案资料的质量。

3.2制定工程档案的标准。首先，工程档案的标准是档案管理的重要前提，在填写过程中，必须按照事先制定的标准填写，这样才能明确各方责任，确保档案的完整性及价值型；其次，建立与工程档案管理相配套的管理制度。在整个工程的建设过程中，由于其工程的浩大，建设时间长，所耗资源量大，种种方面决定与其同步的档案资料的数量庞大、种类繁多，这就要求在进行档案管理的过程中必须建立一个合理的管理制度，才能实现对工程档案的标准化以及有消化管理。

3.3建立有效的项目组织文化。一个有效的项目组织文化是一个组织实现高效运行、保证工作质量的前提条件。而要建立一个有效的项目组织文化，必须做到：第一，明确目标，一个组织如果要保证项目的顺利实施，就要有一个明确的组织目标以确保组织成员的工作的过程中各有分工、发挥专长、形成合力，使整个工作过程井然有序、高效的运行；第二，建立一个有效的管理激励制度，在明确组织目标后，为长期保持组织成员的积极性，使整个建设过程以一个高效的速度运行，一个有效的激励制度是必不可少的，这是营造一个良好工作氛围的外在条件；第三，工程档案资料的管理以及相应的资金的调配都要围绕整个项目管理的各个环节展开，这样才能不断提高整个项目的工作效率。要有一个完善的管理制度，使信息在组织内容畅通流转，保证档案资料随着施工过程的进行而不断的更新，只有这样才能保证工程档案资料的完整性及真实性。

工程项目档案的管理篇5

关键词：高速公路 工程档案 管理分析

中图分类号：U412.36+6文献标识码： A 文章编号：

前言

高速公路建设项目档案的形成、收集、整理、归档工作应与工程建设融为一体, 与工程建设同步。高速公路建设项目档案是随着工程项目的建设环环相扣, 段段相连, 步步延伸, 自始至终逐步形成的。

一、公路工程内业档案资料的概念

公路工程实施过程中公路工程内业档案的整理、保存与使用成为公路建设项目内部管理现代性的一个主要体现, 为以后管养单位和工程验收、审计提供数据资料。这也成为公路建设者、从事档案管理的人员包括档案管理等部门关注的重要课题。

1 公路工程内业档案资料的定义

顾名思义, 所谓公路工程内业档案资料指的是建筑和养护公路过程中所牵涉到的关于路体本身及商业合同等相关数据和信息。它包括与工程实施前后与之相联系的所有纪录在案和形式分散的各类资料和档案。

2 公路工程内业档案资料的特性

首先，要保证公路工程内业档案资料的实性。在施工现场，相关档案记录人员应根据现场情况当场记录，要避免因事后在回忆，造成的记录误差。其次公路工程内业档案资料具备合法性。谓合法性, 即各种原始记录必须按照规定权限的人签认, 未经签认的原始记录是不合法的, 因而是无效的。弄清了原始记录上述三条基本属性, 当然就明白了为什么一定要在施工现场直接填写表格而不能转手传抄。转手传抄给修改原始记录留下余地, 也给资料的真实性带来了疑点。例如: 钻孔灌注桩原始记录表如果有泥点、手印, 甚至有水渍, 其真实性就靠得住。若是一张干干净净字迹工整的原始记录, 可以说是一文不值, 它经过传抄后, 不知做了多少“修正”, 其真实性也就无从说起了。要求必须对隐蔽工程等必须存有现场的施工原记录, 包括钻孔桩、特殊路基处理、预制梁张拉及孔道压浆、钢筋安装等工序的原始记录必须经验收保留, 在内业整理中将隐蔽工程的原始记录在填写进施工报验程序内业中, 既保证了现场数据的真实准确, 同时也保证了内业填写的规范统一。

二、高速公路建设项目工程档案管理工作存在的问题

1.建设项目工程档案管理制度不健全

高速公路建设项目的工程档案管理，需要建设单位、施工单位和监理单位等多个单位全面进行，由于对工程档案管理工作的不重视，相关的管理制度建设也就不完善，无法指导和约束工程档案管理工作的进行。尤其在一些高速公路建设项目的招投标和施工合同的签订中，没有将工程档案管理纳入责任制；施工单位或者监理单位甚至只是用兼职人员来进行工程档案的管理，没有完善的制度进行指导和约束，工程档案管理工作的效果难以保证，甚至在实际的工作中出现无专人、无专用工具和无固定库房的三无档案管理。

2.档案管理人员专业水平低、队伍不稳定

高速公路建设项目的工程档案管理，不仅要求档案管理者具备档案管理的相关知识，还要求档案管理者熟悉高速公路建设的相关技术，涉及路基、路面、绿化和交通安全等多个方面。因此，档案管理人员要想完成高速公路建设项目的档案管理，需要较高的职业素养，但当前高速公路建设项目的工程档案管理人员的素质较差，缺乏专业的知识且责任心不强，对于高速公路建设中的工程档案怎样收集、归档和上交都没有了解，对工程档案的管理造成很大的影响。此外，档案管理人员队伍不稳定，大多由兼职人员组成，且常会出现轮岗现象，导致工程档案管理工作的混乱。

3.工程档案的填写不规范

工程档案对于表格填写时应遵守的规范，并没有严格的要求，这就导致在实际的工作中常会出现建设项目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同阶段，出现工程档案不统一的现象。工程档案表格填写不统一，一方面不利于工程质量的评价，没有同一的评价标准；一方面不利于对档案进行信息化的处理，方便档案的管理和查询。

4.工程档案管理信息化建设落后

利用计算机技术进行档案的管理，是现代工程档案的发展趋势，当前的高速公路工程档案，不论在生成、保存还是查阅等方面，还是以纸质的档案为主，信息化建设水平低，限制了工程档案管理工作的发展。手工填写的工程档案，不但效率低，成本高，还会出现因为人为错误等造成的填写不规范等，在档案的保存和检索方面，也远没有信息化档案管理的优势。

三、加强高速公路建设项目工程档案管理工作的建议

1 制订内业资料的范本

虽然《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》中给出了内业表格的形式, 但对表格的填写方法、签认用语、装订顺序和归档的方法缺少详细的说明和示例, 使用起来不方便。因此, 制订一套内业资料的范本是十分必要的, 而这套范本应满足以下要求。范本应满足《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》有关要求, 并在两本规范提供的表格的基础上, 将表格按公路工程项目进一步细化和完善, 使其更便于使用。范本应适用于高等级公路的建设项目, 任何公路工程项目均可根据实际情况取用该范本的全部或部分。而对于特殊工程, 则应在开工前制订出相应的内业表格, 并提供其填写方法和示例, 形成内业资料的补充范本, 与范本一起下发到有关的单位。范本除对各公路工程分项的内业表格的形式、填写方法、装订和归档方法进行详细规定并给出示例外, 还应对监理的签认用语和签认程序加以规范和统一, 使之成为内业资料管理规范的教材, 从而实现内业资料管理。其中包括内业表格和每道工序的报验程序及报验表格, 从施工管理、试验数据、计量支付、统计报表等方面, 涵盖了建设项目管理所需要的所有表格, 既保证了项目应用表格的统一, 同时形成了标准。但可能有些表格在应用中随着规范等原因的变化, 也需要及时变化。需要项目档案管理人员及时修改下发, 做到内业表格的及时性和有效性。

2 相关人员的培训

在开工前, 对相关人员进行一次培训, 对实现内业资料的标准化有十分重要的作用。召开工程内业管理培训工作会议,讲解表格的应用和填写的方法, 做到填写规范、及时、准确。因为没有范本, 施工单位的内业人员往往不清楚内业表格填写方法, 甚至监理人员及上级主管部门的有关人员对内业表格的填写方法的认识也较为模糊。因此, 经过培训, 使所有内业人员明确表格的填写方法, 从而有效地避免内业工作的盲目性, 减少失误和不必要的损失, 提高工作效率。同时也建议在各级专业学校的教学中也应引入相应的内容, 使学生毕业后能更快地适应内业方面的工作。

3 必须实行内业资料的微机化管理

内业资料的标准化是实行内业资料微机化管理的基础,而实行内业资料微机化管理又是实现内业资料标准化的有力手段, 两者相辅相成。实行内业资料的微机化管理, 不仅保证了内业资料的规范化, 而且快速、经济, 减少了人力和物力的浪费, 减轻了内业人员的工作强度。应该指出, 公路工程内业资料管理的微机化不仅仅是内业表格的微机管理, 更重要的是实现内业数据的自动采集、内业资料的网上传输签认、归档和查询。

结束语

高速公路工程档案是高速公路建设的真实记录， 是高速公路建设和管理的重要依据， 对高速公路工程档案的管理也是高速公路工程建设的重要组成部分。

参考文献

[1] 叶杨. 如何搞好公路档案管理建设工作[J]. 价值工程. 2012(12)

[2] 叶杨. 新形势下公路工程档案管理存在的问题分析[J]. 价值工程. 2012(10)

工程项目档案的管理篇6

[关键词]工程档案 项目管理 信息化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）15-0321-01

一、 挖掘地铁工程档案的价值

建筑工程项目可持续发展战略是现代项目管理的标志。一个项目从它最初的可行性研究开始，就必须有全局的观念、综合考虑。一方面，在规划每一阶段计划的过程中，必须留有相应的灵活性，以便在该阶段实施过程中能够充分利用进一步获得的信息做出更细更有效的决策；另一方面，在本阶段实施过程中，还必须考虑到对下一个阶段实施的影响，以达到综合收益为最佳的境地。 在这两个重要的工作方面，地铁工程文件、档案管理人员要“抓住机遇” ，变被动为主动，这也是地铁工程文件、档案管理工作的根本出路，其关键在于通过变革自己的思想观念、服务方式和内容来适应时代的发展。也就是说， “当时代改变，我们必须通过变革来谋求生存”；否则“如果档案事业仍然沉浸于昨日的世界里，那 么企业档案人员的职业将烟消云散”。因此，地铁工程文件、档案人员必须积极挖掘工程档案信息，主动为领导决策提供参考资料，从档案实体控制更多地向智能控制、知识挖掘转变，如整理以前与该地铁工程项目类似的工程项目的规划设计方案等，甚至要为领导提供具有决策性的可行性方案，争取像古埃及的档案司神一样，重新做回上帝的身旁，而不是守在清冷的文件办公室或寂寞的档案柜架前。根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，必要时邀请相关领导及单位相关部门人员参加，在认真听取各种意见的同时，向领导宣传工程文件、档案管理对地铁工程项目建设的重要作用，向其灌输档案意识。会后，认真做好会议总结，制定工程文件、档案管理方法，指出在工程文件、档案在工程项目建设过程中应发挥和能发挥的作用，呈交领导，并抄送各有关部门，提高工作的整体效益。

二、 建立与完善组织内部，树立“人人都是工程档案管理员”的理念

地铁项目建筑公司要建立完善的沟通渠道，包括自上而下、自下而上以及不同系统、不同部门间的沟通渠道，进一步开拓交流平台，如建立工作日志、电子邮箱、召开各种会议等等，无论哪种渠道和平台，都必须加强管理和维护，保证交流畅通。地铁工程文件、档案人员要与档案形成部门、形成者保持良好的协作，在档案形成前，要与形成部门、形成者进行沟通，确定形成档案的种类、数量、整理的标准和规范，并写入合同。在地铁工程项目进行过程中，工程档案人员要时刻与形成者保持联系，在宏观上做到集中统一的管理，了解所形成的所有地铁工程文件、档案，并为形成者提供业务支持。树立“人人都是兼职工程档案管理员” ，全员参与地铁工程文件、档案管理是提高工程的文件、档案管理工作水平的重要手段。由于工程文件、档案的形成者、保管者缺乏工程文件、档案管理意识和管理知识，仅以会议形式还不能完全保证每个相关人员提高工程档案的重视。因此，必须根据地铁企业的实际情况，工程文件、档案人员身先士卒地把档案意识贯彻下去，加大宣传，通过自上而下、自下而上的全面的认识过程，经过多次循环，深入具体地进行下去，才能深入人心，从而，实现全员参与，人人都是工程文件、档案管理员。

三、完善监督、反馈体系

监督、反馈体系的建立对于建设高效的地铁工程文件、档案管理团队具有非常重要的意义。良好的监督、反馈机制应该是多角度、双向的、多级别的。应该在地铁项目文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制，保持沟通渠道的畅通，包括反馈流程、反馈登记表的设计。信息反馈目的是检验我们输出的信息是否符合需要和准确无误，对于深入开发工程文件、档案信息资源具有重要意义。这就要求我们运用科学的方法，对用户实行跟踪服务。地铁工程档案信息开发利用后，各类用户的意见通过借阅制度登记、信息反馈调查等形式收集、汇总、统计，进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的定量、定性分析，及时调整开发利用计划和方向，使工程信息服务减少盲目性，增强信息输出准确度，取得工程档案信息资源开发的最佳效果。地铁工程档案工作者还要进一步研究用户需求与利用状况，及时处理反馈意见，关注社会，提供更有效的满足个性需求的信息。具体来讲，工程档案借阅登记就是一项非常好的反馈方式，这就要求科学制作反馈登记表，详细记录用户利用某份档案的原因、利用过程中发现的问题、遇到的难题以及解决方案、用户的满意度、要求等等。

四、加强人力资源建设

任务是设计、维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。前面提到的业务流程重组原理在实践中遭遇失败，原因关键在于“过分地强调革命性变化，忘记了将‘人’的因素考虑在内”。地铁工程文件、档案管理人员属于核心资源，很多地铁工程文件、档案管理部门设置的临时性就是因为缺少工程文件、档案管理人员，基层工程文件、档案管理人员的频繁调动，导致工程文件、档案管理缺乏持续性、质量不高。因此，必须加强地铁项目工程文件、档案管理人力资源建设：定期对在职的工程文件、档案管理人员进行培训，不仅包括档案管理方面的业务培训，而且包括地铁工程项目建设方面的专业培训；引进高校工程文件、档案专业人员，提高档案管理人员的综合素质；高校有责任培养高素质的档案方面人才，因此，高校应与工程项目建设单位建立工程文件、档案管理实习基地；努力实施“工程文件、档案管理人员年轻化、现代化工程” ，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。

结论

地铁工程档案是记载地铁工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产品，不仅要求其使用功能安全可靠，而且要求与之相关的工程文件、档案真实完整。地铁项目工程文件管理工作就像一根纽带贯穿整个施工过程，这项工作做得好，直接反映了一个地铁施工企业的管理水平，所以说加强工程档案的建设与管理对建筑工程的实施起着至关重要的作用。

参考文献

[1] 郭文辉.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究[J].城建档案：2010 123-128.

[2] 李培建.浅谈新时期如何做好建筑工程档案的管理控制[J].城建档案.2009（3）：22-23.

[3] 侯建亚.加强重点建设工程档案管理之我见[J].档案学通讯.2009（6）：58-60.

工程项目档案的管理篇7

关键字：水运工程；项目建设；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

一、前言

随着我市交通水运工程建设的迅速发展，水运工程建设档案工作在工程建设中起越来越重要的作用。水运项目档案是水运工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水运工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水运项目档案管理工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。本文分析了当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化，并对加强水运工程项目建设档案资料的搜集、管理等方面的对策进行探讨，以供同仁参考。

二、当前水运工程项目建设档案管理工作发生的变化

（1）水运工程档案数量将成倍增长，质量要求显著提高。随着水运工程项目的增多和高科手段的介入，水运工程建设档案建设任务和要求将更为繁重和严格。

（2）水运工程档案载体形式将得到进一步的拓展。水运工程档案除传统纸张档案仍需加强之外，还有照片档案、口述录音档案、数字化光盘刻录档案等新型载体纳入水运工程档案建设领域。

（3）水运工程档案对水运工程建设的促进作用将更加突出。可以这样说，档案管理工作是整个工程管理重要的基础工作之一，是工程建设的一个缩影，对工程建设的决策、加强工程的监督和管理、保证工程质量、抑制工程领域腐败产生起着重要的作用。

（4）档案工作从被动型向主动型方向转变。档案工作已经从事后立档向与工程建设同步进行的方向转变，这一转变在今后将更为显著。

三、加强水运工程项目建设档案管理的对策探讨

（1）建立水运工程项目档案管理组织架构。项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。

（2）加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导。要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。

（3）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理。项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。

（4）项目档案管理工作与工程项目建设同步。项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。

（5）深入现场收集档案资料。水运工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。

（6）强化审查，严格验收项目档案。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。

工程项目档案的管理篇8

【关键词】档案；建筑工程；管理

中图分类号： G271文献标识码：A

一、建筑工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案的特点

1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

3.1 综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

3.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.3 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

结 语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

【参考文献】

[1]冯惠玲，张辑哲《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年版。

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[3]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工海煤气，2004(5) 。

工程项目档案的管理篇9

关键词：工程项目管理；档案资料；控制

中图分类号：E271文献标识码： A

引言

工程项目档案资料主要就是产生在工程项目施工的全过程之中去，全部参与其中人员的社会活动记录构成了整个档案资料的内容，所以，只有充分的参与到工程项目的各专业人员、各部门以及各个单位，在参与施工、检验、检查、试验以及监理等等过程之中，同时还得重视现场，及时的按照相应的规范做好各项记录，使其可以做好审查、整理以及收集等等的工作，才可以充分的确保档案资料的质量。

1、工程项目管理中档案资料质量控制的要点与步骤

工程项目的施工图设计文件是由设计院来进行编制的，其就是现场施工的根本，同时也是编制竣工图的根据。因为存在各设计院所出的变更单：图号、项目号、单元名称与工程名称等等和规定的之间有差异，缺号、重号，有大量的代材单与变更内容、大量的传真件、不注明变更的单原图号等问题，这些均不同程度的给编制竣工图加大了难度。所以，就得要做好设计文件的质量控制，最关键的一点就是资料人员得充分的了解各设计院的特点，做好验核的工作。

验核的内容包括：内容与目录是不是一致，实物与清单是不是相互符合，图纸的图号、项目号、单元名称以及工程名称等等是不是和所规定的一致，历次来图与本次来图之间是不是存在矛盾或者是错误的信息，工程联络单、变更单、代材单是不是规范、有无空号或重号，存在哪些传真件、复印件，修改量大约占到到了多少。

具体来将，进行施工文件的质量验核主要可以分以下的几步：首先就是合同的对照、图纸发放、计划实施的情况，设计变更单及验核竣工图是不是齐全；其次是检查交工记录是不是齐全；再者就是验核设计变更是不是已经全部在施工图上体现出来；最后则是验核全部的资料是不是完全的符合归档的要求，其中包括：表格的盖章、会签、填写，专业卷册组卷及综合卷册是不是合理，竣工图的折叠是不是符合相应的规范等等。验核应该要做到：发现问题及时的进行处理以及有效地汇总，没有及时处理的就得做好跟踪。

2、工程项目档案资料质量存在问题

2.1、施工综合管理文件原件不齐全

个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件，下发或转发时是复印件，难以满足档案归档中规定的要求。

2.2、工程质量验收签证资料不齐全

在工程运行的过程之中，有关人员未按照国家行业标准规定要求来进行办理书面的签字；一部分施工单位管理不严格，就会使得原始文件丢失；也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续的时候遗失原始文件。

2.3、竣工图文件编制不够规范

一部分分部工程在不同程度上存在着代用图，然而在竣工之中还得要求竣工图以分部工程进行相应的组卷，图纸缺量相对比较大，划改图纸只有原则的标准来进行规定，有针对性的细则则是十分的缺少。

2.4、施工原始资料、验收签证资料格式、填写、书写不规范

原始施工验收的签证资料、表单经常性复写纸、铅笔书写、有关记录的现象发生；在施工过程中的原始签证资料有用铅笔、碳素墨水、蓝黑墨水、纯蓝墨水、等等，这均和竣工资料归档要求是不符的。验收项目有签字随意涂改、空白栏等等，这些均会在不同程度上来使得竣工资料的使用价值降低。

3、工程项目档案资料质量失控的主要原因

3.1、工程建设主管部门领导档案意识不够，对于其中的档案法及其有关竣工资料编制的质量标准来进行规范宣传学习渠道堵塞，就会使得工程的监理人员、管理人员、施工单位领导人对档案知识的缺乏、相关专业知识素质、档案意识低下。

3.2、施工单位与建设单位签订合同内容对竣工资料的整编深度、内容、责任，要求不细化、不具体、不明确。与此同时，施工单位与建设单位的质量管理体系对竣工资料管理重视度弱，在有效控制竣工文件质量的具体措施十分的缺乏。

3.3、施工单位作业层素质普遍低下，技术力量相对比较弱，培训少，管理水平低下，这样一来就会使得施工过程之中所产生的竣工原始文件质量不高、不规范。

3.4、监理单位人员少数来自社会招聘人员以及大部分是来自设计单位，持监理工程师资质证书与参加过的国家监理工程师培训的人员十分的稀少，尤其是施工现场监理工程师，一部分的专业技术而施工管理水平差，对现场签证工作把关不严格。

4、工程档案资料的质量控制手段

4.1、相关参与人员应熟悉国家、行业及地方的相关标准及规范，提高专业能力和管理水平。施工、设计、监理、采购、项目管理等等单位及参与到人员作为工程项目，对工程项目负有不同的质量责任。

施工单位对施工过程以及最终的工程实体质量负直接性的责任，应该得熟悉相关施工规范、标准，将技术交底做好，按照验收规范与质量标准来进行施工，将工序过程及隐蔽工程的自检做好，施工记录文件准确、规范、齐全、及时、有效，按照质量控制点来规定向质量监督、工程监理报验。

设计单位对设计的合理性、执行国家法规、法律、完整性、规范以及强制性标准的准确性负有全部的技术责任，进而就可以避免设计的缺陷，设计变更减少，就审查合格的施工图设计文件向施工单位做出一个详细的说明。并严格的遵守内部文件管理传递的流程，真正的确保图纸版次及时的更新，设计变更单归档要及时。与此同时，应该得提交的图纸资料符合归档的要求。

监理应该得遵循监理规范的相关要求，管理、督促施工承包单位按照技术标准规范以及设计文件进行相应的施工，审查施工单位提交的交工文件是不是精确、齐全，对审查之中发生的问题及时的督促施工单位进行相应的整改，对交工文件的系统性、准确性、完整性负检查审核的责任。与此同时，还得充分的按照监理的规范要求来进行编制、归档监理文件。

4.2、各参与方应本着高度负责的态度，及时、全面地了解设计文件的要求和承包(含施工、检测、采购)内容，既要做好项目全过程工作，又要抓好重点，做好工程施工过程殊情况的处理及跟踪。在抓好工程施工的同时，及时做好相关资料的编制、审核、会签工作。

4.3、做好竣工档案工作的重要保证就是运用合同法律手段，应用招标承包的有利条件及时工程项目档案管理部门应该做的，积极的参与到合同的起草管理工作，把文件材料归档、积累工作作为合同的一项关键内容单独的列出其中的一项条款，对竣工文件材料归档的范围、竣工资料质量、副本份数与内容、竣工验收时间提出明确的要求，使得工程施工承包商可以将工程档案的归档工作高度的重视起来，这样就会使得项目工程档案的归档工作才可以从法律上得到真正的保障。

结束语

工程项目管理，其是建立在工程项目基础之上的系统管理方法，实质上就是通过一个临时性的专门的柔性组织，对项目进行高效率的控制、指导、组织以及计划，来充分的实现项目目标的综合协调与优以及项目全过程的动态管理。

参考文献

[1]于红.浅谈工程项目管理中档案资料质量的控制[J].科技致富向导,2012,02:383.

工程项目档案的管理篇10

[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理

城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。

目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：

首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。

其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。

再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。

针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：

1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。

2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。

3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。

4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。

5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。