档案文献管理范文

导语：如何才能写好一篇档案文献管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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1学校档案与文献管理的特点

1.1学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文献资料使用频繁易破损

学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。

1.4档案与文献查阅不便

由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。

2档案与文献信息化管理系统概述

国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：

2.1档案及档案信息数字化

将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。

2.2档案文献管理的自动化

主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。

3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策

3.1管理制度落后

当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。

3.2管理人员计算机技术水平较低

利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3缺少通用性较强的数据库系统软件

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1.1档案员队伍建设十分薄弱

当前，县级机关往往安排即将退休的老同志或刚入职的年轻人担任档案员，档案员年龄呈现“两头化”趋势。即将退休的档案员普遍工作热情较低，不主动钻研业务知识；刚入职的年轻人缺乏工作经验，且大多不具有档案学专业背景，开展工作困难重重。大多数单位缺乏开展档案工作“传帮带”机制，档案工作质量难以保证；少数单位名义上配备了专职档案员，但他们只承担档案保管员的工作，不能胜任新时期机关档案工作的需要；不少单位的档案员属于编外人员，无法享受正式在编人员的福利待遇，且缺乏职位上升空间与渠道，工作积极性低落。

1.2档案信息资源开发利用水平低下

当前，机关单位档案信息资源以提供本单位内部利用为主，一般不对外公开提供利用，档案面向全社会提供利用的通道不畅，这在很大程度上影响了档案信息资源的共享与开发利用，使得档案的价值难以得到充分体现，档案工作的重要性也无法体现。

1.3档案库房和设施设备浪费严重

以舟山市普陀区为例，全区在商务中心集中办公的机关单位有51家，每家单位都设置了档案库房，并配备了空调、去湿机等档案工作设施设备。然而，各单位产生的档案数量普遍较少，库藏档案存放量占库房面积的一半还不到，档案设施设备的使用率也较低，存在严重的资源浪费现象。

2改革县级机关档案管理体制的若干设想

2.1改革档案管理机构

改革传统的各机关综合档案室门户独立、各自为政的管理体制，探索建立有正式机构编制的实体机构统一管理机关档案工作，即把县级机关综合档案室整编起来，成立机关文件档案管理机构，可暂命名为“机关文件档案管理中心”。该中心是隶属于县级档案行政部门领导的独立机构，其工作职能是贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全单位档案工作规章制度，指导各单位文件资料的形成、积累和归档工作，统一管理各单位形成的档案，并按规定向国家档案馆移交。

2.2改革档案管理机制

建立机关文件档案管理中心既管档案也管文件的管理机制。传统的档案管理机制并没有将文件材料的前端监控涵盖进去。事实上，文件就是档案的前身，文件形成是否标准规范、组成是否齐全完整，将会直接影响到档案的齐全完整与规范管理。为此，需改革传统的文件档案收集整理和保管模式，实现机关档案由传统的后端收集整理保管变为前端监控和后端保管同步进行，真正实现文档管理一体化。

2.3建立档案信息资源共享与利用制度

建立档案室与中心档案信息资源共享制度，融合档案室的档案信息资源与中心的档案信息资源，实现档案信息一体化的目标；建立中心现行文件和档案信息资源开发利用制度，整合现有室藏档案信息资源，利用档案数字化成果，最大限度地向各机关单位和全社会提供现行文件和档案信息资源利用服务，全面提升档案工作的社会地位。

2.4改革档案员管理体制

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随着科技的不断发展，网络计算机技术不断地应用到各行各业中，医疗机构作为现在必不可少的一个机构，其管理过程也应该加强对现代化技术的应用。计算机在档案管理中的应用较其他领域仍有很大差距。现在，一些医院的档案管理仅停留在检索工作，计算机的许多优势仍未被发现和使用。比如海量的储存量，灵敏的辨别力等。这些都是一种资源的浪费。所以，提高医院的档案管理软件，开发计算机在档案管理方面的应用范围已经是势在必行。

二、档案管理改革的措施

（一）提高全体员工的档案管理意识

领导重视是前提，要想提高档案管理水平，首先要把档案管理作为重要的议事日程。作为医院的首要内容来抓，和医院的业务水平同步策划，同步实施。坚持做其他工作时都不忘档案工作，坚持不懈的抓档案管理的教育宣传。提高所有人员对档案管理的深刻认识，并采取多种方法，利用各种培训和学习的机会全员学习；聘请专家进行知识讲座，并进行当场指导；利用各种报栏和宣传模式宣传、印发资料；各科学习，提高全员的档案管理制度的认识，使所有医护人员深刻意识档案管理的重要性，并且积极的参与到档案的管理和维护的工作中。让档案的管理工作更好的为医院的发展做出贡献。

（二）提高档案管理人员的专业素质和水平

档案管理人员在一定程度上影响了档案管理的工作质量，所以，医院领导应该重视档案管理人员的培训，定期对档案的管理人员进行专业技能的培训和教育，同时可以适当的聘请专家或权威人士进行讲座，对于表现出色的员工为其提供更好的发展平台，并且鼓励员工不断地学习，从而提高管理水平。

（三）应用现代化的管理设备并且重视档案管理信息化

随着科学技术的不断提高，利用现代化的管理技术对档案管理已是势在必行，档案管理部门应结合现在的形势，，努力为档案管理创造有利条件，力争用反应敏捷、方便查阅的计算机作为管理工具，建立系统的管理网络，并在系统网络上编制与之匹配的自动化应用软件，构建医院信息管理网络。从而提高办公的速度和质量，便于相关人员查阅，实现档案的快速利用，在保密条例不受影响的条件下，利用信息技术，实现资源共同利用，该系统方便使用者快速准确的查找所需资料，并且实现了档案资料一体化管理。计算机网络给档案管理提供了新的发展平台，保证医院档案管理工作的顺利进行。

三、结语

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关键词：电力企业 文书档案 问题 解决

1.新社会背景下电力企业文书档案管理的趋势

随着时代的发展，电力企业档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，是电力企业实施描述的最原始记录。随着时代的发展，载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式不断涌现，采用档案信息内用属性划分档案的外延建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，电力企业档案的管理也出现了一些新模式，这对电力企业档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了电力企业档案管理工作的进步。

电力企业是知识型密集企业，对于技术和科技的要求较高。信息化的发展趋势促进了有用信息的开发利用，要求企业文书档案管理和信息化建设紧密结合。电力企业档案是在企业的经济活动中产生的，是企业经济活动的真实反映，对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求，如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务，为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面前的重要问题。当前，加快信息自动化系统建设，实现文书档案工作各个环节的计算机化，是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.当前电力企业文书档案管理存在问题分析

近年来，绝大部分电力企业经过艰辛努力，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息化管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备，但电力企业文书档案管理的整体现状不容乐观。

2.1档案机构设置不明确

在有的电力企业中，档案部门没有良好的分工，对企业的文书档案管理仍然只停留在人事管理的层面。有的企业虽然有看似庞大的文书档案管理队伍，但根本没有做到“谋其政”，档案管理部门是完全混乱的，没有清晰的机构设置。当需要某方面档案的时候，相应的负责档案管理的人员不知道自己应该做什么，负责什么。

2.2文书档案标准化、规范化滞后和应用软件多且乱

系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。要彻底的解决这个问题就要提高档案标准化、规范化水平。档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。

2.3从业人员素质不高

文书档案工作人员对其重视程度不够，对电算化环境和信息技术不熟悉。特别是在很多电力基层单位中，文书档案制度不健全，业务指导不强，从业人员没有一个是专业的档案管理人员。一些档案管理人员素质低，水平差，不具备最基本的业务知识。这些问题充分地反映了文书档案的从业人员在管理和利用现代技术方法时所面临的困境。

2.4国家电网协同办公系统存在若干问题

国网新版协同办公系统主要包括发文管理、收文管理、签报管理、工作计划、通知公告、会议管理等模块，其中档案管理模块使用最为频繁。文书档案在文件流转完毕，电子件可自动归入整编库。但是本人在实际操作过程中存在不少问题，如工作量增加的问题（如纸质材料、电子材料均要组卷）；如果需要在光盘等载体上保存，则存在不能直接导出等等问题。

3.电力企业文书档案现代化管理应重点解决的问题

电力企业文书档案工作现代化管理，就是应用现代科学技术特别是以电子计算机技术为核心的信息处理技术，采用科学的文书档案管理体制和管理方法，开发档案信息资源，提供高质量、高效率的档案服务，其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面，面向电力企业文书档案和科技档案管理工作，要积极参与，并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理，提高电子计算机管理水平，为文书档案工作的开展创造良好的企业环境，为电力企业的发展提供服务：二是要提高档案工作人员的工作积极性，把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域，只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面，带动电力企业档案事业的全面发展。

3.2加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精力关心和支持这一事业，没有资金，应想方设法创造条件投入资金。二是各基层单位领导，尤其是分管档案工作的领导，要经常过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路，实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电力文书档案工作者队伍

电力企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案管理人员应具有现代意识和服务思想，应掌握现代知识和技能。档案人才是知识管理人才。当前，文书档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术，熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护，胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管理队伍，进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电力文书档案管理的现代化进程

电力企业文书档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息，而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息，信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了电力文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源，是企业的财富、智慧的积累，文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理，可使信息资料资源更好地发挥作用。

参考文献：

[1]林象述；电力企业信息化建设效率分析[A]；西部大开发 科教先行与可持续发展——中国科协2000年学术年会文集[C]；2000年

[2]王萍；王强；王志才；电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[J]；档案学研究；2007年05期

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关键词：医疗保险；档案管理；重要意义；问题及对策

医疗保险是维护参保群众身体健康的重要保障，医疗保险档案真实记录了参保单位和参保人员基本信息，是支付各种医疗保险待遇的重要依据，也是参保信息、待遇支付的唯一凭证。随着经济社会的快速发展和人民群众收入水平的逐步提高，城乡居民医疗保险参保人数逐年增加，医保档案管理的重要性也更加突出，管理中的许多问题和矛盾也开始暴露。如何认识医保档案的重要性，正确化解问题和矛盾，笔者结合工作实际，谈一些个人意见和观点，供参考。

一、医疗保险档案的重要性

1.医疗保险档案能够有效推进医疗保险工作的发展。医疗保险涉及面广，政策性强，业务管理繁杂，与之配套的医疗保险档案作不仅真实地反映了参保单位和参保人员基本信息，而且作为社保档案的重要组成部分，以各种不同的形式真实而客观的记载着医疗工作的每一个环节，对已完成工作信息进行归纳总结，对新开展业务的信息资料进行收集和处理，从而让人们正确认识和把握医疗保险工作的客观规律。

2.医疗保险档案为参保人员合法权益提供了保障。医保档案完整记录了每个参保者保费缴纳、待遇享受、记录信息变更等情况。有些参保群众既参加了基本医疗保险又参加了商业保险，医疗费需要两头报销，但由于相关资料准备不充分，往往需要事后到医保经办机构来调阅档案；另外，参保人员在办理医保退休手续时，经常需要调阅档案。如果我们不能准确及时提供档案，将会影响到参保人员的切身利益。

3.医保档案为领导科学决策提供了重要依据。随着经济社会的发展与进步，医疗保险的政策也在不断地调整完善，这些政策的制定、调整、完善都需要充分、完整、高质量的资料，领导在决策前准确掌握了第一手资料，才能作出符合实际、切实可行的科学决策。科学、规范的医疗保险档案包含着大量信息，能够为领导提供准确的数据统计分析，掌握医保基金的动向，有利于领导作出正确的决策。

二、医疗保险档案管理存在的问题

1.领导重视程度不够，从业人员业务水平不高。有些领导对档案管理的知识所知甚少，对档案承载信息的重要性认识不足，缺乏档案意识，对档案管理工作的支持力度不大。部分从业人员认为档案管理对自己没有多大的意义，对医保档案对参保人员的重要性认识不够，不能专心整理业务档案，有时甚至为了个人工作的方便，将一些档案资料随意存放，导致档案丢失或者损坏。从事档案管理的人员多数非专业出身，有的还是兼职，缺乏系统的档案知识，致使档案管理不规范，许多档案管理新经验得不到及时推广应用。

2.档案基础设施不配套，设备投入滞后。要提高档案管理的现代化水平，必须具备良好的硬件设施。由于医疗保险机构独立办公时间相对较短，多数借用他单位的办公用房，再加上“八项规定”严格控制办公用房面积，导致本单位办公用房紧张，有些单位甚至出现档案管理与其他科室合并使用办公用房，无法满足目前医疗保险档案管理的要求。

3.资料收集缺乏系统性，档案管理不规范。在医疗保险实施的初期，由于制度不健全、管理不完善，导致原始的档案资料从收集上就不够全面，后来虽然逐步的规范完善，但由于一些习惯思维的影响，仍有部分资料不能按规范要求收集存档。医疗保险档案内容不一、管理分类不清，导致不同地区在调案时难以一致起来，增加了参保人员的负担。

三、对策与建议

1.加强舆论宣传，提高各级重视程度。领导重视和支持是做好档案管理工作的前提，得到了领导的重视和支持，才能保证这项工作的顺利开展。要加强社会宣传力度，广泛宣传医疗保险档案工作的重要性，提高各级领导对医疗保险档案工作的重视程度，从而不断加大基础设施建设投入，切实解决存在的专业人员缺乏、资金不到位、库房紧张等现实问题，为提升医疗保险档案工作创造有利条件。

2.抓好队伍建设，提高档案管理水平。通过提高待遇，积极吸引专业人员从事医保档案管理工作。要经常加强业务人员的培训，努力为档案人员提供学习深造、交流锻炼的机会，重点加强对信息技术、档案保护技术学及文书学等专业知识的学习培训。按照制度认真细致地鉴别、收集、分类、整理，实行档案综合管理，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理，集中保管，始终把问题解决在档案归档之前，确保案卷质量。

3.完善硬件配套，提高信息化服务水平。传统的管理模式是工作人员手工收集、整理，工作量大，效率也低下，费时费力。信息化的快速发展，对档案工作提出了新的要求，要大力运用当代科技新成果和新手段，提高档案管理工作的效率和水平。首先要加强档案硬件设施建设，加大资金和技术投入，按照档案管理提档升级的要求，设置专门的档案室，及时补充更新相关电子设备，为档案管理创造良好的基础条件。充分利用计算机和内部网络在档案管理工作中的作用，将参保单位、参保人员、医疗待遇享受等档案信息数字化，建立完善医保档案信息管理系统，满足个人信息查询、医保政策查询和完整的办事流程查询等需要，实现医保信息的共享，这样既减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率，也为查询档案人员提供了更优质、更快捷的服务。

参考文献：

[1]郑海伟.浅谈如何促进医保档案管理工作规范化.才智.2015（12）.

[2]袁燕.新时期医疗保险档案的管理探究.长江人学学报自然科学版：医学（下旬），2014（36） .

[3]张桂云. 新形势下强化医疗保险档案管理的对策探究.办公室业务，2013（05）.

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关键词 文书档案管理 现代化 管理策略

一、引言

计算机技术日益更新，文书管理自然也需要跟上时代步伐，运用信息化的管理手段和管理设备，促进文书档案的信息化、现代化，在更好满足档案利用的同时，也促进本单位文书档案信息化的发展。深入学习文书档案现代化管理，对提升企业管理水平有很大的帮助。

二、文书档案在现代化管理中的意义

文书档案是指，在其产生、内容和形式上有一定共性的档案，[1]如机关、事业单位在行政管理中产生的请示、通知、报告、总结、会议记录等文件材料。使用文书档案来命名是因为对研究管理这类档案的工作规律有积极的帮助。文书档案管理得是否规范，是企业管理制度能否履行的关键，对企业单位的形象及发展具有重要影响。文书档案在现代化管理中是非常重要的，管理的科学性决定着文书档案的科学性和系统性，是文书档案标准化、规范化的具体表现。在现代化程度高速发展的今天，文书档案管理可以通过合理运用信息技术，构建合理体系，提升文件管理的效率，确保文书档案管理的高效运行。

三、文书档案管理中存在的现状

（一）文书档案管理理念比较陈旧

文书档案管理是一项具有全局性、长期性的工作，对企业、事业单位的未来发展具有一定影响，在信息化程度较高的现代社会，能够运用科学的管理理念归整档案，从而达到方便、快捷的利用目的是非常重要的。但是目前文书档案管理因各方面的原因，使得管理理念不够新颖，跟不上信息化的节奏，所以当前文书档案管理水平整体而言较低。在这样的情况下，企业、事业单位应该根据市场需求，结合数据库、智能化系统等有针对性的方式对文书档案进行管理。可是也不得不面临最现实的问题，就是当前许多单位在发展过程中规划不足，对目前的经济形势的认识还不够深刻，档案管理的重视程度更是无暇顾及，所以依旧采用最简单传统的管理方式，这在一定程度上制约了档案工作的开展。

（二）文书档案管理制度不够完善

当前很多单位在对文书管理方面存在随意化的问题，相关监督制度也缺乏执行力，对档案是平时不注重管理，检查就一把抓瞎。但不得不说国内目前对文书档案管理还是非常缺乏相应的管理手段，管理方式甚至停滞在陈旧模式上，因此制约了档案工作的顺利开展。

（三）管理人员的综合能力水平有限

目前，很多单位在文书档案管理方面的人员具有非专业性、随意性、缺乏积极性的现状。一方面是因为缺乏档案专业管理知R和管理手段，另一方面是单位投入在档案管理的资金较少，这些管理人员大都是单位员工中文化水平不高的家属亲戚，对专业化、信息化的管理没有概念，对档案管理停留在照本宣科、随意而为的状态。由于管理随意、混乱，使很多问题得不到及时高效的解决，从而影响了企业档案工作的开展。

四、文书档案现代化管理策略

（一）加强对文书档案现代化管理的认识

21世纪以来，市场经济稳步前进，企业、事业单位越来越重视未来的规划和发展，其中文书档案管理的作用也变得更加重要，档案工作中产生的包括决定、批复、通知、会议记录、计划和总结等越来越多，档案管理已然成为企业、事业单位管理公司的一个重要渠道。[2]单位应该在重视文书档案管理的基础上，加强管理人员对文书档案运用现代化信息技术策略管理的认识，根据单位需要明确档案分类并使其归档整理体系化，再细划各项工作细节，各司其职，进一步完善档案管理体系，做到定期甄别鉴定、到期销毁。

（二）不断完善和健全文书档案管理体系

文书档案管理能够有条不紊地推进，最重要的一点就是文书档案管理一定要成体系，这也是企业单位各项工作快速高效运转的关键。即“建立完善的管理体系――建立长效的管理机制――建立稳定的管理队伍”。首先，建立完善的管理体系包括建立自上而下的领导管理体系、建立明确的横向管理体系。[3]前者主要是确保文书档案管理中各项工作有序开展，使得管理处于一种动态平衡；后者是对员工的各项管理机制，只有使得领导部门和员工之间有更多的合作和沟通，才能使各项工作责任到人、落到实处。其次，建立长效的管理机制是指建立稳定长效的管理运行机制，从管理的角度对文书档案进行具体的、细节的规范。如施工企业单位，因其工作性质的特殊性，分管文书档案管理的领导和人员常处于动态管理模式，经常随着施工进度调整工作岗位，也就是说文书档案工作无专人负责管理，常常是前一任调走，未进行有效的工作交接，下一任对此项业务不熟悉，工作无从下手，往往按照个人意愿进行文件整理，导致文件无序堆放，档案利用工作无法开展。解决这类问题最有效的方式就是建立长效的管理机制，从领导抓起，层层负责，使文件由专人负责，专人保管，专人利用，人员更替时做好档案移交手序。移交时要同步做好电子文件的移交归档，以便工作查考利用，提高档案管理效率。第三，建立稳定的管理队伍，就是要配备专、兼职档案管理人员，使他们的工作岗位相对稳定，业务相对简单，使他们能够潜心的对文书档案进行专项管理，避免工作任务繁杂导致工作遗漏或失误，从而确保文件的安全和科学有效利用。

（三）加强档案基础建设，稳步推进现代化管理

档案现代化管理的水平高低很大程度上决定了企业发展的效益和前景。文书档案现代化管理水平如何，是体现企业发展的风向标。所以要提高企业效益，务必要加大对档案现代化管理的投入。建立健全档案基础设施的购置与配备，档案馆库的建设，信息化基础设施的投入，档案信息管理软件的到位，文件流程与档案系统软件的无缝对接，具有信息化管理水平的人员配备等，这些都是文书档案现代化得以开展的基本条件。其次，还要选拔具备一定的学习能力、表达能力、执行能力，具有既懂档案业务，又懂计算机基本技能的档案人员充实到档案队伍，对他们进行档案基础业务和信息化管理的培训，使他们把所学知识运用到实际工作中来，并能通过学习掌握各项管理手段，从而确保文书档案管理工作有条不紊地展开。与此同时，还要对他们进行信息化业务培训，使他们熟悉并掌握档案管理软件的操作和使用，运用计算机知识对文书档案进行管理，确保档案管理工作能够在信息化的基础上得到更好的提升，强化档案信息化管理水平，实现文书档案一体化，从而更加方便快捷的为企业经济发展做好利用服务。

五、结语

计算机技术和网络技术不断发展，运用信息化手段对文书档案进行管理已经是社会发展的当务之急。想要真正提升文书档案管理的水平，把信息化技术运用在其中，一方面需要加强基础设施建设，另一方面要构建具有建设力和执行力的文书档案管理队伍，能落实管理制度，充分运用现代化手段和设备，使文书档案现代化管理水平得到真正的提升。

（作者单位为中铁二局集团有限公司档案馆）

[作者简介：苗江（1971―），本科，档案馆员，主要从事文书档案管理。]

参考文献

[1] 韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2010（4）：46-47.

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论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。

档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。

一、传统人事档案管理中的弊端

（一）主观随意性强

传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

（二）弄虚作假,以档谋私

在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。

（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”

过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。

（四）在非公企业，不关心员工人事档案

与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。

（五）人事档案管理改革难以推进的原因

人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。

二、对新型人事档案管理制度的设想

（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质

在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度

从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。

个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

（三）发挥好人事档案管理工作服务作用

档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。

(四)执行“收支两条线”

为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。

总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2005,(06).

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一、借大众传媒，多角度、多形式展示和传播档案文化

近年来，我们与岳阳电视合举办“岳阳市档案法律法规知识电视竞赛”，联合拍摄了“血染的风采――纪念胜利55周年”专题片，联合制作了《历史在这里留存》专题访谈片等，其中，去年推出的电视专题访谈片影响很大，市档案局领导接受媒体访谈，向社会集中介绍档案与社会、馆藏档案的历史文化价值等百姓关注的话题，2002年，在《岳阳晚报》开辟了“岳阳历史上的今天”专栏，精心选编了1840年至2000年岳阳辖区内发生的重大史事，一日一事，连载一年，许多文史工作者和市民剪辑珍藏。2005年8月，又在《岳阳晚报》辟专版举办档案知识有奖竞赛，印发4万多份，并举行隆重的颁奖仪式。另外，以《零距离抚摸历史》为题将电视台制作的专访内容在《洞庭之声报》专版刊载。2004年，在广播电台举办了“档案在我身边”广播宣传活动，采用讲故事的形式宣传档案知识，共播出10期。接着广播电台又要求将《岳阳历史上的今天》从2004年10月起在广播电台连播一年。2002年，市档案馆率先在全省建起了具有独立国际域名的“岳阳档案”网站，点击人次已近7万。现网站已与市政府政务网、国家档案局网站等60多个政务、40多个国内外档案网站链接。

二、深度开发档案资源，推出档案文化精品

一是举办有品位的展览，活跃地方文化。近年，我们先后举办了《岳阳市档案事业成就展》、《岳阳历史名人、当代英模档案展览》、《岳阳城肖像档案展览》等。其中《名人展》分岳阳之灵、古代名人、近代名人、现代骄子和当代英模5个部分，向人们展示了公元前340年至公元2001年间，岳阳辖区内160位有作为、有影响人物的概要特点。《肖像展》用260多幅珍贵照片向人们展示了古城岳阳的昨天、今天和明天。市直机关工委、市委宣传部专门发文要求组织社会各界人士参观。2003年起，我们又将展览在市区大学、机关大院、旅游景点、社区开展巡展，参观人数累计超过8万。

二是推出高品位的档案编研成果，繁荣地方文化。近年来，我们陆续编著出版了《岳阳自然灾害史》、《岳阳市农业产业结构调整档案文集》、《岳阳史记名人》、《岳阳发展简史》、《岳阳历史上的今天》等5本专著计120余万字。其中，2004年元月正式出版发行的《岳阳史记名人》、《岳阳发展简史》、《岳阳历史上的今天》3本书，一本记人、一本叙事、一本讲史，既独立成书，各有侧重，又互为补充，从不同角度反映了岳阳物华天宝，人杰地灵的独特魅力，诠释了“先忧后乐、团结求索”的岳阳精神。目前，我们正在进行《洞庭湖200年档案》一书的编著，计划成书50万字，今年底出版发行。它有望成为继《洞庭湖志》(1805年编修)后又一部反映洞庭湖地理人文特点的一方全史。

档案是社会历史发展的真实记录，是人类文明进步的重要见证。档案馆积累和保存档案，就是保存历史文化遗产。特别是档案馆所藏档案具有的独特原始记录性，使它与博物馆所收藏的历史遗物不同，是以具体内容反映其形成者特定历史活动的信息载体，具有较强的记录性特征；同时，它又与图书馆所收藏的图书、情报资料等其他文献形式不同，是一定的档案形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，而非事后追记、编写或收集来的间接资料，具有很强的原始性。因此；档案馆的历史传承作用相对于博物馆、图书馆来说，尤为突出。

1987年颁布的《档案法》明确规定：档案馆是“集中管理档案的文化事业机构”。档案馆职能这一重大转变和定位带来了档案馆工作深刻的变革，档案的收藏上突出了文化氛围，收藏重心开始由机关档案一枝独秀逐步转变到人文档案与机关档案并重。另外，档案馆工作人员文化服务的意识和能力不断增强，档案馆文化服务设施不断完善。所有这些，使档案馆具备了在文化建设中大有作为的能力。

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信息技术以及信息产业的飞速发展，给档案管理信息化建设带来了机会，同时也给其带来了巨大的冲击和新的挑战。信息系统自身所处的网络环境的特点以及信息系统自身的局限性会导致信息系统的发展过程中会受到一些因素的影响。而且，在使用的过程中也会遇到一些认为破坏或者是木马等方面的破坏。所以，档案管理信息化的过程中会遇到一些信息安全隐患，这严重影响信息的安全可靠性。但是，随着时代的快速发展，人们在不断的探索和研究防止信息系统遭受到破坏的措施，而且在杀毒软件和入侵检测技术方面获得了很大的成就。虽然这些检测手段的使用在一定程度上可以防止恶意程序对信息系统的破坏，但是并没有从根本上解决档案信息系统的安全问题。因为随着信息技术的发展，信息系统受到的威胁也在逐渐向着多样化的趋势发展变化，而且更加的隐蔽化，对于信息系统的破坏性越来越大。随着信息技术的广泛使用，信息安全的内涵也在不断的丰富，已经不再是最开始的单单对信息保密，而是向着保证信息的完整性、准确性方向发展，使档案信息变得更加的实用而且具有不可否认性。进而实现多方面的防控实施技术。

二、档案管理信息化中安全风险评估的作用

人们在进行档案信息管理的过程中受到认识能力以及实践能力的限制，不能够保证信息管理的完全安全性，所以档案信息管理系统在一定程度上存在着脆弱性，这种情况导致在使用档案信息的过程中面临着一些人为或者是自然条件的破坏，所以档案信息管理存在安全风险具有必然性。因此，对档案信息管理进行安全风险评估具有重要的意义，信息安全建设的前提是，基于对综合成本以及效益的考虑，采取有效的安全方法对风险进行控制，保证残余风险降低在最小的程度。因为，人们追求实际的信息系统的安全，是指对信息系统实施了风险控制之后，接受残余风险的存在，但是残余风险应该控制在最小的程度。所以，要保证档案信息系统的安全可靠性，就应该实施全面、系统的安全风险评估，将安全风险评估的思想以及观念贯穿到整个信息管理的过程中。通常情况下，信息安全风险主要指的是在整个信息管理的过程中，信息的安全属性所面临的危害发生的可能性。产生这种可能性的原因是系统脆弱性、人为因素或者是其他的因素造成的威胁。用来衡量安全事件发生的概率以及造成的影响的指标主要有两种。然而，危害的程度并不只取决于安全事件发展的概率，还与其造成的后果的严重性的大小有着直接的关系。安全风险评估具有很多的特点。首先，它具有决策支持性，这个特点在整个安全风险评估周期中都存在，只是内容不相同，因为安全评估的真正目的是供给安全管理支持以及服务的。在系统生命周期中都存在着安全隐患，所以整个生命周期中都离不开安全风险评估。其次，比较分析性，这个特点主要体现在对安全管理和运营的不同的方案能够进行有效的比较以及分析；能够对不同背景情况下使用的科学技术以及资金投入进行比较分析；还能够对产生的结果进行有效的比较分析。最后，前提假设性，对档案信息进行管理的过程中所使用的风险评估会涉及到各种评估数据，这些数据能够被分为两种。其中一种数据的功能是对档案信息实际情况的描述，通过这些数据就可以了解整个档案管理信息中的情况；另一种数据是指预测数据，主要是根据系统各种假设前提条件确定的，因为在信息管理的整个过程中，都要对一些未知的情况进行事先的预测，然后做出必要的假设，得出相关的预测数据，再根据这些预测数据对系统进行风险评估。

三、档案管理不同阶段

进行不同的风险评估信息系统的开发涉及到很多的模型，而且随着科学技术的快速发展，各种模型都在不断的升级。从最早期的线性模型到螺旋式模型再到后来的并发式的模型，这些系统模型的开发都是为了满足不同的系统需求。然而，风险评估却存在于整个信息系统的生命周期中，但是由于信息系统的生命周期中有很多的阶段，而且每一个阶段活动的内容都有所差别，因此信息管理的安全目标以及对安全风险评估的要求也是不同的。

（一）对于分析阶段的风险评估。其真正的目的是为了实现规划中的档案信息系统安全风险的获得，这样才能够根据获得的信息来满足安全建设的具体需求。分析阶段的风险评估的重点是抓住系统初期的安全风险评估，从而有效的满足对安全性的需求，然后从宏观的角度来分析和评估档案信息管理系统中可能存在的危险因素。

（二）设计阶段的安全风险评估。这个阶段涉及到的安全目标比较多，所以能够有效的确定安全目标具有重要的意义。应该采取有效的措施，通过安全风险评估，保证档案信息管理系统中安全目标的明确。

（三）集成实现阶段。这个阶段的主要目的是要验证系统安全要求的实现效果与符合性是否一致，所以，应该通过有效的风险评估对其进行验证。需要注意的是，在进行资产评估的时候，如果在分析阶段以及设计阶段已经对资产进行了评估，那么在这个阶段就不需要再重新做资产评估的工作，防止重复性工作的发生。所以，可以直接用前两个阶段得出的资产评估的结果，但是如果在分析阶段和设计阶段都没有进行资产评估，则需要在此阶段先进行这项工作。威胁评估依然着重威胁环境，而且要对真实环境中的具体威胁进行有效的分析。除此之外，还应该对档案信息管理系统进行实际环境的脆弱性的有效分析，重点放在信息的运行环境以及管理环境中的脆弱性的分析。

（四）运行维护阶段。对档案管理系统不断的进行有效的风险评估，从而确保系统的安全、可靠性，这样才能够保证档案管理系统在整个生命周期中都处于安全的环境。

四、档案信息安全风险评估存在的不足

我国在档案信息安全风险评估方面已经取得了很大的成就，积累了一些宝贵的经验。但是，由于我国档案信息安全风险评估工作起步晚，还存在一些不足之处，主要表现在以下几点。

（一）管理层对于信息安全风险评估缺乏一定的重视，而且缺少一些专业评估技术人员。当前评估技术人员的专业技能不高也是现阶段存在的问题。所以，应该对评估人员进行定期的培训，提高他们的专业技能，保证风险评估工作有效的进行，同时还应该采取有效的措施来提高工作人员对于风险评估的重视，是档案管理信息化环境处于安全的运行环境中。

（二）风险评估的工作流程还不够完善，而且一些风险技术标准也需要进一步的更新。档案信息化管理的风险评估，不仅仅是一个管理的过程，也是一个技术性的过程，所以应该根据实际情况来科学合理地制定工作流程和技术标准。如果所有的环境和情况都套用一种工作流程和一个技术标准，就会导致不匹配现象的出现，不仅影响风险评估的效果，而且在一定程度上还影响信息系统的安全性。

（三）评估工具的发展比较滞后，随着科学技术的快速发展，信息安全漏洞会逐渐显露出来，所以对信息系统的威胁逐渐增加。应该采用先进的评估工具对其进行风险评估，从而满足档案管理信息化的需求。

五、结语

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【摘要】

当今社会是一个信息化技术飞速发展的时代，随着科学技术的不断发展，文件和档案的形式也不只是局限于传统的纸质图书和资料，更多的现代化新型的软格式材料应运而生，同时在档案管理上如果还继续使用针对传统文件和资料的管理方法，势必在对新型电子化资料的管理中受到限制。

【关键词】

档案；现代化；管理

随着信息技术的发展，档案文件的形式越来越多样化和现代化，传统文件的管理方式因其管理对象的性质有着根本上的不同，所以不能适应新型的现代化档案管理要求。因此，为了适应不断更新变化的现代档案形式，只有通过对现有档案管理方法进行分析和改进，结合现代化档案的特点，制定出能够适应新型档案管理的现代管理方法。

1 存在的问题

首先，档案管理在目前社会人员的工作中没有被广泛重视。多数的档案工作仅仅是局限于专业的档案管理部门，而没有将档案管理普遍进行，这对档案管理工作的现代化发展具有很大的制约作用。其次，目前的传统档案管理形式落后，条理性不强，对传统档案的管理仅仅是存在着形式上的管理，并不能真正对档案的管理做到细致、有效，同时管理人员在工作过程中对档案的执行标准不能完全遵守，更导致了传统档案管理的混乱状态。再次，档案管理的相关制度需要完善，目前在档案管理中出现各种问题，很大一部分是由管理制度不科学、要求不细致和完善造成的，如果要彻底改善目前档案管理混乱、无规律、不科学的现状，必须要改进管理制度。最后，档案管理之所以没有受到应有的重视，还是因为对档案的使用频率不高、使用过程不注意保护，造成了档案的缺失和破坏。由于使用频率低因此对档案管理也无法引起相应的重视，长久的管理缺失导致了档案管理工作停滞，档案保管工作更无法保证档案的完整性和系统性。

2 档案管理现代化的对策

2.1更新档案管理观念

要改变当前社会中档案管理工作落后甚至缺失的现状，首先要提高社会对档案管理工作重要性的认识。档案是各项工作开展过程中的重要参考资料，如果不注重档案保护和管理工作，对现代化的档案继续以传统的落后管理形式进行管理，势必会造成档案被严重破坏，而且对档案的有效利用将会起到直接的制约作用。另外对档案管理制度的不完善，进一步加重了档案管理工作的负面管理效果，造成档案管理系统性缺失，管理秩序混乱、内容无条理可言。因此，只有对现代化的档案特点进行分析，提出能够保证档案有条理进行管理、安全系统的进行保管等基本要求得到满足的新型档案管理制度，然后结合传统档案管理中出现的问题，进一步分析原因和管理缺陷，利用科学的现代化档案管理理论，对传统管理制度进行优化和改进，将管理制度发展成可以适应目前科技化档案形势的现代化档案管理制度。

2.2采取标准化流程

要适应现代化档案管理要求，更应注重管理流程标准化的重要性。只有采用标准化的档案管理手段，才能使档案在管理过程中以一种明确、有条理的形式存在，从而令档案在使用选取上提高工作效率。另一方面，通过标准化的档案管理流程对现代化档案进行管理还能保证档案的系统性和完整性，从而保证档案质量和完善保存。

2.3手工处理和现代化技术的协调

档案的现代化存在形式包括传统的图书文献和一切纸质资料，还有现代的新型电子资料和多媒体资料，对不同形式的档案管理方法肯定也会不同，这就需要针对各种形式档案的特点，采用相应的管理方法，对档案进行正确的操作和保存。传统资料的整理和保存都需要通过手工处理去实现，现代资料的搜集和审核工作也要一步一步通过手工完成，因此通过手工处理方式是对档案管理的基本管理要求。另外，针对传统资料的归档、分类、编目等工作，通过现代化的科技手段进行的话，则比手工处理方式更加高效和精细，同时对先进科技资料的保存也是通过现代化的技术手段进行管理的，所以现代化的管理技术能够保证档案管理工作进行更高效、更准确。综上所述，档案管理在技术方面应当以手工处理为主要形式，现代化技术手段为辅助支持，去更好的完成档案管理工作。

2.4实现档案的现代化

传统的档案形式在管理和保存的工作中相对电子化资料更占据空间，保存环境要求更加复杂，而且保管方式要求更繁琐，而现代化的电子档案在保存上占据空间小，保存环境要求低，保管方式也更加简单，如果将档案的形式逐渐电子化，再利用现代化的管理方式，那么将会使档案管理的工作更加容易进行。

3 结束语

目前的科技形势下随着现代化档案形式的不断加入，对档案管理提出了更高的要求，通过对当前档案管理中出现的问题进行分析，针对现代化的档案形式特点，结合先进的档案管理理论，对当前档案管理模式进行改进和创新，建立起现代化的档案管理制度，保证档案能够被更好的利用。

参考文献：

［1］杨淑梅，崔立红.浅谈档案管理现代化［J］.机电兵船档案，2014（2）：2425

［2］李春风.浅谈档案管理现代化趋势［J］.商情，2014（11）：257