档案管理的原则范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的原则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

—、引言

在一个企业中，档案管理无疑是企业管理的一个子系统。对于非国有企业，能否探索出一条行之有效的档案管理方法，其意义已经不仅仅在于是否有利于档案学理论研宄的丰富和促进，更在于能否对该企业的生存和发展发挥其实际的事功。

我国对非国有企业档案管理比较集中的探讨始于上个世纪90年代，而有探讨就必然有分歧。这种分歧既来自观念上，也来自现实中。试以如下表述为例：对于众多非国有企业，档案行政管理部门应对它们进行调查、摸底、排队，对不同行业、不同规模、不同经营方式的企业，做到心中有数，从而尽快制定、出台一批地方档案行政规章、管理标准、制度，尽量使企业不走弯路或少走弯路“抓执法检查是最重要的一个环节”等等。笔者以为，这可以看作是传统观念的典型文本，是“计划时代”“强势政府”在档案管理领域的精神延续。但是，实践似乎在证明这种判断对当代现实缺乏更宏观和深入的分析。对当代中国而言，这是对政府的力量作了过于乌托邦，或者说过于乐观的估计。其实在笔者看来，有学者指出的“理顺关系”才是真正中的之语。虽然宄竟如何理顺，这方面的研宄尚不够深入，但有一点倒是达成了共识，即将法律监控作为国家对非国有企业控制的重要手段。犹为可贵的是，对于监控本身，有学者作出了清醒的认识和反思：监管中应坚持不干扰非国有企业生产经营活动，有利于促进非国有企业加强管理，提高经济效益；有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。”“监控方法要灵活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在这个意义上说，这种观点不是袖手谈经，却体现了一种清醒、求实的色彩。

要谈非国有企业的档案管理工作，百转千回，最终还是绕不过非国有企业档案管理的原则和外部体制问题。事实证明，较为明确的、进一步探讨这些问题的时机已然成熟。虽然如此，本文的目的并不在于提出一套具体、明确而放之四海皆准的操作程序，而仅在于对非国有企业档案管理的原则和体制作一番同当下现实环境相契合的思考。

二、非国有企业档案管理应遵循的原则

谈及“原则”，不能不提及我国档案工作的基本原则。1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法)规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作基本原则，是指导全国档案工作的科学准则。既然如此，为什么在这里还要谈‘非国有企业档案管理应遵循的原则”？

笔者的本意是，前者的表述侧重于宏观层面，而这里谈的“非国有企业档案管理应遵循的原则”则更倾向于微观视野。但是，不仅仅如此，更重要的在于1987年《档案法》公布时所处的时代背景，即当时非国有企业无论从数量还是质量上在国民经济体系中还仅仅处于“补充”的地位，质言之，国有企业大一统的局面并没有被撼动。因此，“统一领导，分级管理”这样的宏观原则更多是对国有企业而言，其着眼点也不可能超越当时的社会现实。然而，当从产权到制度都与从前的国有企业迥异的非国有企业发展到今天成为一股不可忽视的力量时，我们显然不宜再将原来的宏观原则作过于教条和机械化的理解。因此，今天从微观层面上提出“非国有企业档案管理应遵循的原则”，可以说是改革深入发展的内在要求。这与其说是一种变革，毋宁说是一种发展、完善。

1、效益性原则

企业是以盈利为根本目的，从这个意义上说，市场经济下的企业首要遵循的是效益原则。企业档案管理讲求效益性从根本上说是市场经济的客观要求和体现。

所谓效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在这一小一大间寻求一个最佳的平衡点。

效益性原则的贯彻过程，本身就是一个冲出偏见的过程一个审视成法的过程。如果能以国外企业的管理方式为鉴，那么日本的经验让人不无启迪。日本实行的是政府主导下的市场经济，既有别于英美式的自由市场经济，也有别于西、北欧的社会市场经济。日本民间企业在对重大事项进行决策时，一定要对投入资本额及预期收到的效果进行比较研宄。在实施“设置完备的档案管理体制”时，日本的民间企业总希望获取大大超过投入的成效。事实上，他们在实践中很少走集中统一保管的道路，而是分散管理。民间企业按各自独立的意志决策的管理方式，是日本社会适应现代化进程的一种制度选择。

如果放到整个国家和社会的视野来考虑，效益性原则最终还涉及到非国有企业档案管理的外部体制问题。在此背景之下，笔者愿意引入一个理论的参照系，即乔治。索罗斯在《开放社会：改革全球资本主义》—书中提出的关于一个开放社会的“基层化原则”。根据基层化原则，凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成，凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成，其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度，因为它们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。在这一思路下，除去企业和员工本身，各种官方色彩相对淡出的档案中介机构、各种行业协会和档案工作者协会将有所作为。关于这一体制问题，在后文还将进一步谈及。

2、自主性原则

顾名思义，所谓自主性原则，即是由企业自身作为档案管理的主体，企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。笔者以为，这是由我国现行法律法规推导出的必然结论。

按照《中华人民共和国私营企业暂行条例》的规定：私营企业的资产属于私人所有。”照此精神，非国有企业的档案作为特殊财产，同其资产一样也应该属于资产的所有者拥有。道理不难理解，私营企业是以生产资料私有制为基础的，而私营企业档案是私营企业在从事生产、经营活动中形成的历史记录，它不是独立产生的，是企业各项活动的伴生物。而把这个结论一般地推广到整个非国有企业范畴，我们就完全可以说，产权制度的多样性决定了档案所有制的多样性，企业产权归谁所有，企业档案也归谁所有。从法理上讲，此结论适用于《民法通则》关于财产权的一般规定。因此，非国有企业的所有者毫无疑问地享有其所有权、占有权、收益权和处分权，当然也包括档案的管理权和很大程度上的处分权。

由此，曾有报章提到过的由档案行政机关动员帮助非国有企业建档的说法其实大有可斟酌之处。有求必应的“帮助”当在情理之中，越俎代庖的“动员”却是师出无名。

然而，为什么上文只提到“很大程度上的处分权”呢？这是因为档案作为企业活动的沉淀，同一般企业行为一样，也在一定条件上具有经济学上讲的“外部性”一比如对档案的第二价值的考虑，对国家安全的考虑。因此，《档案法》第十六条有如下规定：集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的，或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”一尽管有些问题有待在立法上进一步明确（这在后文的体制部分将会谈及）一却不妨碍我们作如下结论：非国有企业档案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基层化原则”。根据索罗斯的解释，基层化的含义是，由于难以确定什么是公共利益，因此决策必须在尽可能低的层面上作出，层次越低，因大一统决策带来的风险也越小，而管理成本也越小，效率却高。@这里讲的基层化原则不仅仅适用于政府系统，而且也适用于经济、文化和其他领域对档案管理而言，非国有企业的自主管理正是这一原则的集中体现。道理很简单由于权力过分集中的管理模式对管理对象而言往往具有一损倶损的风险性；而另一方面，过度的垂直控制将动用极大的资源，降低国家行政的效率。这样，既不可能降低高度集权的管理成本和风险，相反还掣肘了基层单位的效率和灵活性。在不可能对每一个企业的运作情况和档案信息进行细细甄别的情况下，非国有企业档案的自主管理理所当然是明智之举。

3、灵活性原则

所谓灵活性原则，笔者以为至少包含三层意思。其一便是管理方式的灵活。方式由环境决定，非国有企业成千上万，情况各不相同。各企业规模不同，具体软硬件环境也不同，管理档案的方式也就不尽相同。哲学有一个重要观点，即任何真理都有其适用条件和适用范围。抽象地谈某一种档案管理的具体模式的优劣并不能给实践带来多少指导意义。试想，如果面对的是一个小企业，本身产生档案不多，却要求其照搬传统国有企业的档案管理模式，专门的档案机构和专职的档案人员一应倶全，集中统一，层层控制，按时移交，定时鉴定，从理论上看好则好矣，却未免可笑。推而言之，企业不仅有规模的不同，更有行业特点的差异，其管理方式或分散，或集中，不必强求一律，但求得当。

灵活性原则的第二层意思，指的是保管地点的灵活。保管地点的选择离不开软硬件具体条件的制约。档案到底放在哪儿，首先要看的是条件，其次看的是成本。近年来流行讲跟国际接轨，档案界亦不免披欧风，沐美雨，甚至言必称“托管机构”“文件中心”。但如果立足于具体条件思量，我们当说，外来的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就应该鄙夷。甚至传统的档案馆室固然是以堂堂之阵，树正正之旗，但又何妨办公室保险柜的方寸之间能够以简约求便利，以平拙摄神奇？

管理对象的多元要求具体管理手段的多元，这是灵活性的第三层含义。科技图纸、文书文件、财务报表、人事资料、信用凭证、技术成果，诸如此类，林林总总，不一而足，要的就是个区别对待，量体裁衣。而档案不同载体的出现，更是无时无刻不在呼唤着管理手段的灵活与创新，呼唤着管理的手段既有弹性又统摄自如。

据日本档案学者大谷明史介绍，“日本企业的档案管理体制除少数外，一般都不是集中统一保管型，而是分散管理型。……尽管整个企业没有形成集中统一保管档案的管理体制，但企业的经营管理活动，都能依据各部门妥善保管的档案正常开展工作。如果将此当作对集中统一保管模式的非议自然不免迂腐，但如果把这看成是对企业档案管理灵活性和多样化趋势的注脚，笔者则加以认同。

归纳、提炼和抽象有时是一把双刃剑，在条缕分析的同时不免产生某种人为意义上的割裂。效益性原则、自主性原则和灵活性原则，虽然是在不同角度和不同层面上作出的分析和强调，然而并不能掩盖其中意蕴的重叠与交叉。笔者以为，无论是对国家社会来讲，还是于单个企业而言，效益性原则是其根本。从某种程度上说，效益性原则是因，自主性原则和灵活性原则是果；效益性原则是里，自主性原则和灵活性原则是表。后两者是前者的客观要求。所谓开放社会的基层化原则则可视为三者总的参照系。这就是效益性、自主性和灵活性三大原则的辨证关系。

三、非国有企业档案管理工作的外部体制

所谓非国有企业档案管理的外部体制，指的是一个国家之内管理全部非国有企业档案和档案工作的方式和组织制度。它与单个企业档案的内部管理模式相对，在外延上包括各类与非国有企业档案有关的机构的设置、隶属关系、职权关系等，更明确一点说，指的是档案行政管理部门、企业以及其他机构和组织之间的关系问题。事实证明，非国有企业内部档案管理模式的选择和运行，在很大程度上受制于外部的档案管理体制。

笔者以为，今天的非国有企业档案管理体制，应当是：以自主管理为基础，以法律监控为框架，以民间档案组织为后盾，集中管理与分散管理相结合。

对民间性质的档案组织应当鼓励。

可以说，随着社会主义市场经济体制的逐步确立，以往在政治、经济、文化诸领域推行的中央集权制结构开始松动，国家与社会的界分开始显现，国家对社会资源的控制减弱，公民自主性得到提升，各种民间性质的组织或曰非政府组织（NGO)的兴起于是成为必然。这样的社会中介组织是个人、团体（企业、行业）自由和权利的基础，是国家与社会、团体、个人间的联系中介和沟通管道，是维持社会稳定的“稳压器”。

篇2

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007，（1）.

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[4]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012，（13）.

[5]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设，2010，（1）.

[6]刘晓玲.企业技改项目档案管理工作探讨[J]. 机械管理开发，2012，（4）.

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[8]邢晓援.固定资产项目档案的收集与管理[J]. 机电兵船档案，2011，（2）.

[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.

[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.

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输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分，输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录，是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证，是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性，打破了传统档案的特性范畴，不仅反映输电工程施工质量和水平，还能体现工程管理水平，是企业发展过程的真实记录与历史见证，对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值，特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善，档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理，档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81，档案管理尚需规范，档案保管条件与电子化程度有待改善与提高，档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题，是档案信息化的障碍。如何利用档案信息，辅助工程项目的控制和管理，提高工程项目的管理效率，提高预测控制风险的能力，保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。

二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。

三、输电工程档案管理的组卷原则

案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。

四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施

面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。

五、输电工程档案管理的未来

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关键词：档案；管理；现代化

中图分类号：G271 文献标码：A

1 档案管理现代化的必要性

随着人类社会进入信息时代，社会上存在着大量的信息，传统的档案管理对于新的形势显得力不从心，新时期的档案管理必须充分利用信息时代的相关技术，如电子计算机技术、互联网技术以及数据库技术来进行档案的收集、录入以及保存、共享等等，这就迫切需要对传统的档案管理方式进行改革，实现档案管理的现代化。采用现代化的技术手段对档案进行管理能够极大的提高档案管理的效率，极大的缩短档案检索的时间，减少档案管理人员的劳动强度，使其从繁重的工作中解放出来有更多的时间去掌握新的技能，提高自身的业务素质。同时计算机设备的在档案管理中的广泛应用，能够使原本枯燥乏味的方案管理变得更加的直观形象，可以通过图形化的操作界面对档案进行直接的管理，使原本繁琐的管理变得十分的简单。

充分利用现代化的管理手段以及先进的信息化技术和数字设备对档案工作以及档案本身进行科学话的管理，从而有效的缩短管理时间，提高管理效率，在降低档案管理成本的基础之上提高档案管理的经济效益和社会效益。随着信息时代的到来，档案管理者每天都要面对海量的信息，对于这些信息的分类和处理需要极大的工作量来完成，这使得档案管理人员不堪重负，这就迫切需要采用现代化的档案管理手段对传统的档案管理方法进行革新，在做好档案管理工作的基础之上对现有的档案所包含的丰富的信息资源进行开发利用，促进社会的发展和文化事业的进步，使档案成为一种有效的社会资源，这些都迫切需要现代化的档案管理手段对档案进行科学的管理。

2 档案管理现代化的要求和原则

随着信息时代和网络时代的到来，档案管理的现代化成为不可阻挡的大趋势，是档案服务在新时期的必然要求。档案管理现代化是一个系统化的大工程，设计到多个专业和部门的协同合作，且需要大量的资金作为支持，这就要求档案管理现代化的过程中要量力而行。在此基础之上还有坚持一下的原则：

2.1 信息共享原则

档案管理现代化的目标不应该仅仅局限于对档案的单纯的整理和保存，而是应该在此基础之上对其所包含的信息资源进行最大限度的发掘和利用，最终实现档案资源的共享，因此在档案管理现代化的过程中一定要对现有的档案进行科学的整理和分析，找出有用的资源，通过网络等手段进行共享，让整个社会都能享受到档案所提供的信息的价值。

2.2 坚持协作原则

档案管理现代化的建设包括相关设备基础设施的建设以及相关的管理规范和标准体系的建立和完善以及配套的信息系统和数据库的建设，而档案管理部门仅凭一己之力很难独立完成这些工作，这就使得档案管理现代化的进程面临着很大的阻力。这就需要档案管理部门在现代化的过程中加强与其他部门的协调工作，借助相关的部门的帮助或者是信息最终实现档案管理现代化的实现。

2.3 质量优先原则

档案管理现代化建设的关键在于建设高质量的服务，所以可以看出来，质量是档案管理现代化程度的衡量标准之一。因此档案管理现代化不仅仅是对档案单纯的数字化，片面追求数字化的储存形式，而忽视档案本身的质量。档案管理部门应将重点放在提高质量的服务上，使人们能够获得高质量的档案资料。

2.4 长期性原则

档案管理的现代化是一个过程，因为现代化的社会是不断的变化和发展的，这使得档案管理也处于动态的变化过程中，而不是一成不变，这是一项长期的系统化的工程，需要整个档案管理部门的所有人员的亲密合作和长期的不懈努力，只有这样才能确保档案管理现代化程度的不断提高。

2.5 实效性原则

管理的科学有效是档案管理工作现代化的主要表现形式。所以档案管理现代化应该从自己的实际情况出发，及时的引进相关领域的最新的技术和设备，将其充分运用到日常的管理工作当中。在日常的管理工作中要保持高度的灵敏性，对于有价值的资料要及时的收集和保存，从而确保档案的时效性，这样才能确保档案本身的价值。

3 我国档案管理现代化存在的若干问题

现阶段存在的若干问题概括如下：档案信息自动化系统的标准化、规范化水平滞后，系统的整体水平参差不齐。数据库建设步伐较慢，管理体制落后，系统建设资金投入不足，人才培养滞后。

4 采取哪些对策加快档案管理现代化的发展进程

4.1 要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才入手

要尽快培养既懂专业知，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知经济的到来做好充分的准备。

4.2 要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络

要注意加强档案主体意和获取意教育，利用档案信息守法意，加强档案工作者的档案信息保密意，传播意和更新转换意。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

4.3 要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。因此，要适应知经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

4.4 要强化服务意，拓宽服务领域

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知经济主战场，把档案工作的重心转到为知经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

总结

档案管理现代化是我国社会主义现代化建设的组成部分，是社会发展的必然趋势。档案管理的现代化就是应用现代管理的理论、方法，对档案和档案工作实现科学管理，提高工作效率和效益，以满足社会政治、经济、文化发展对档案管理工作的要求。这就需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有致的为社会现代化建设服务。

参考文献

[1]杨玉生.出版(自由)权与著作权辨[J].中国编辑，2007，(04).

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一、高校图书馆档案管理的原则

高校图书馆的档案管理工作应该有它所固有的原则作为指导，这样才能更好的开展工作，推动高校图书馆的进步与发展。

（一）灵活实用的原则。高校图书馆所开展的工作是为了更好的为学校师生提供服务，因此档案管理工作的开展就必须遵循灵活实用的原则，以便更好的构建图书馆的服务体系。对档案的管理是为了方便将来主要管理人员对已有信息的查找和利用，若在档案管理中存在着很多繁琐的问题将影响管理者的决策。

（二）存储信息真实的原则。信息以决策的依据，正确真实的信息是管理者做出科学决策的前提，保证信息的真实性也是图书馆社会责任的体现。在档案中若存在着虚假的信息，不仅会使决策失误还会严重影响图书馆的社会形象。

（三）信息全面的原则。信息的全面包括大范围的全面也包括小范围的全面。所谓大范围的全面就是指档案需要有各个部门的信息，各个主体的信息。比如图书馆自身的文化建设信息、图书馆的招商政策、每一年采购计划的制定、图书馆人事档案的管理等。小范围的档案管理是就一个具体的责任主体而言的，比如对图书馆工作人员每个季度的业绩考核的信息的管理等。

二、高校图书馆档案管理的问题

高校图书馆与信息现代化的发展似乎并不矛盾，但是高校图书馆必须做好信息的现代化管理，即对图书馆档案的管理，但是就目前的情况来看，大多数高校图书馆在档案管理上还存在很多问题。

（一）对档案管理的意识薄弱。部分高校图书馆的规模较小，认为对档案进行管理是不必要的工作，只会浪费图书馆的财力和时间。在中国领导起着决定作用的社会，管理层对图书馆档案管理的不重视，是图书馆档案管理存在问题的根本原因。而高校图书的流动性较大，图书馆档案类型的多样也是图书馆管理者认为档案管理不重要的另一个原因。

另一方面，档案管理问题的潜伏期较长，档案管理的漏洞所带来的危害通常在数年甚至是十多年之后才会出现，因此在短时间内管理者无法意识到档案管理存在的必要性。我国开始推行档案管理的时间较短在这个方面的成熟度还不够，宣传的力度较小，缺乏法律体制的约束等等原因，最终导致了图书馆管理者对档案管理意识的薄弱。

（二）管理方式的单一性。虽然说大部分高校图书馆开展了档案管理的工作，但是就他们的管理模式上而言，存在着过度单一管理不科学的问题。部分高校图书馆为了尽量的节约成本，受经济条件的限制并没有引进先进的现代化的档案管理设备，在档案管理上还是采取的比较传统的手段，以纸质资料藏馆的方式对现有的档案进行管理。这种方式的工作量较大，一般还是需要人工进行填写，修改与查找，在工作的过程中工作量较大，而且还容易出现遗漏，导致人事资料和客户信息的遗漏，将会严重影响图书馆的发展。

档案管理的方式缺乏正对性，目前高校图书馆的档案管理一般都是按照国家现有的有关规定所指定的，在管理上存在着笼统性。但是高校图书馆是多样的，规模上有大有小、类型上变化多端，他们各自需要的是相对具体的管理方式，这样才能更好的针对本图书馆的实际情况开展档案管理工作。

（三）管理体系的不完善。管理意识的缺乏必然会导致管理体系的混乱与缺失，一个图书馆需要进行档案管理的信息很多，包括图书馆的战略信息、人力资源的招聘、图书馆文化、客户资料的管理等多个方面。绝大多数的图书馆始终一味的坚持“以图书为中心”的思想或者是“以学生为中心”的思想而顾此失彼，导致管理的内容不完整。

管理过程缺乏严格的程序规定，在管理上没有严格的程序界定，按部就班。根据河南省档案局对高校图书馆档案管理的调查显示，在已建立档案管理的高校图书馆中有72%的图书馆并不清晰档案管理的严格程序，在对的档案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的机制。

（四）档案管理人员的专业素质不强。据河南省档案局的调查显示，河南省高校图书馆里从事档案管理工作的人员有64.5%并不是档案管理专业的人才，甚至还有部分人员并不是管理类专业毕业的人才，也有一小部分管理人员并不具备高等教育的学历。在现代化的档案管理要求下，仅仅依靠过去的管理经验是远不够的，必须具有现代化的管理知识与思想才能做好现代的档案管理。专业素质的不足所造成的危害会在图书馆的逐渐发展中显现出来，比如说不能按时完成档案管理工作，最终将会影响图书馆各个办公室正常工作的开展。有的高校图书馆档案库房设施陈旧落后、环境差，完全不符合档案的保管要求，对图书馆的经营和形象有很大的损失。

三、图书馆档案管理的优化

为了适应现代化图书馆发展的需要，必须对图书馆档案管理的模式进行创新和优化，使图书馆在竞争中处于优势地位。

（一）扩大宣传、促进重视。教育部门要帮助高校图书馆树立档案管理的危机意识，让高校图书馆的管理者认识到图书馆档案管理的缺陷会造成的问题，扩大档案管理的宣传力度。比如在当的电视媒体上以公益广告的形式提醒高校图书馆的管理者重视档案管理；在报纸传媒上以专版的形式介绍高校图书馆的档案管理，可以是成功的经验也可以是某一图书馆失败的教训；在政府的网站上公布加强高校图书馆档案管理的要求，并向各高校图书馆下发文件，强制其做好档案管理，定期对高校图书馆的档案管理工作进行考核，对于不合格的给予一定的处罚。

针对档案管理中管理人员业务素质比较低的情况，政府部门需要组织高校图书馆对档案管理人员进行培训，由政府部门来组织专家来开展工作，参与培训的费用给予一定的补贴。另一方面鼓励高校图书馆招聘具有专业素质人才的档案管理者开展档案管理工作，使档案管理专业化。

（二）运用现代化的管理设备。现代高校图书馆的档案管理已基本上不再是对人的依赖，而是对信息化技术的依赖，因此高校图书馆必须购入现代化的档案管理设备增强管理的可靠性。在传统的模式中，对档案的管理完全依赖于管理者，当这名管理者离职之后，对现有档案的查询就会带来很大的困难，而且管理的效率也极其低下。

采用现代化的管理设备之后不仅可以对不同的档案进行分类管理，还大大提高了档案管理的效率。建立一个档案管理的数据库之后，所需要的资料只需要在电脑上查询即可获得，使得对档案信息的利用更加方便有效。

（三）优化管理方式。不同规模的高校图书馆可以采取不同的管理方式。大型图书馆可以采取集中统一管理模式和协作式管理模式，开展时间久，管理高标准、严要求，相应的管理理念及方式更科学完善，这样的管理模式可以更好的为大型高校图书馆的档案现状服务，大型高校图书馆档案管理基础坚实，大型高校图书馆作为管理榜样需要严格认真对待管理模式的选择；中型高校图书馆可以采取分散管理模式，根据中高校图书馆自身的实际情况和对经济效益追求的总体目标，分散管理模式管理形态独特的共存性与渐进性，可以使档案资源的实体管理、档案信息管理与档案知识管理等科学化、系统化，将档案管理的责任和权力都交给下级部门，责任明确的对档案进行管理，不但符合中型高校图书馆的综合实力，还满足中小型高校图书馆的现状及对社会效益追求的近期目标，为图书馆的管理和利用服务；小型高校图书馆可以采取社会化管理模式，社会化管理机构拥有科学系统的管理规范及制度，具有高素质的专业从业人员，相关管理设施及设备也与时俱进的更新，小型高校图书馆的档案存放在这样的机构中可以得到专业管理，由于中小型高校图书馆无论是档案资源的数量、类型，还是档案管理的实力都是其档案工作开展的障碍，档案意识的提高使小型高校图书馆必须根据图书馆的这种现状找到与之相符的档案管理模式，社会化档案管理模式无论是对图书馆规模、图书馆实力的要求都与小型图书馆实际情况相符合。

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一、医院档案管理的原则以及特点

医院档案管理是指在医院的相关工作活动中所形成的图标、文件、录音等各种载体以及各种类别的档案，包括病例档案、基建档案、设备档案、文书档案等相关资料，医院档案管理对于医院的现代化发展是最宝贵的财富。医院档案管理的原则主要包括三个方面：一是标准化，标准化是医院档案管理之中最重要的原则，要保证医院档案管理的系统完整以及准确都要有标准化的程序，符合现代档案管理的各项标准化的标准内容，比如格式内容、分类项目、档案文献编纂规则等等，这样才能结合实际的医院档案管理工作的需要实行档案的集中统一管理，便于医院的相关信息管理。二是科学化，医院档案管理的科学化在医院管理中发挥重要的地位，加强对其科学化管理是现代医院管理和谐构建的一个重要方面。三是职责权益兼顾，在医院档案管理工作中要明确领导干部以及相关人员的职责权限，必须要明确职责与保护权益两个方面的重要工作。四是制定执行兼顾，对于医院现展和谐构建最重要的是对于医院档案管理以及制度的深度建设，不论制定多么严密的制度都要严格的执行才能对于医院的发展构成坚实的基础，所以要通过对于制度的相关约束来加强医院档案管理对于现代医院发展和谐构建的基础作用。医院档案管理工作的特点首先是阶段性，对于医院档案的不同流转过程多产生的，不同阶段的档案管理存在差异并且会有不同的使用价值。其次是封闭性，在档案形成过程中会形成一定的封闭期，就是因为医院自身档案管理的封闭性多产生了档案管理使用的自相矛盾，但是也正是由于这种矛盾贯穿档案管理的整个过程才会推进医院档案管理工作不断向前发展。最后是依附性，医院档案管理所形成的观点、经验以及成果包含了与其利益相关者的一切事实，医院的档案管理对于医院的现代化发展有着密切的管理和重要的价值。

二、医院档案管理滞后现代医院发展和谐构建现状

医院档案管理滞后对于现代医院的和谐构建产生了一定的阻碍作用，因此加强医院档案管理工作对于医院的现展的和谐构建产生深远的意义。首先是在医院的相关工作人员对于档案管理的重要性认识不到位，很多医院只重视对于技术的开发，注重对于医学专业学术论文的研究，而对于重要的医疗活动却缺乏相关的文字记载以及相关信息。其次是在医院的现代化发展中没有将档案管理纳入重要的发展规划之中，一般医院对于人员结构、医院规模以及医疗设备投入了大量的资源但是对于档案管理却没有配备高素质的人员，没有形成与现代医院发展形成同步。再次是医院档案管理内容与范围随意性比较强，随着科学技术的进步档案的内涵以及外延都发生了大幅度的变化，如何在新形势下明确档案管理的内容以及所包含的内容对于档案管理工作非常关键。最后是档案建立体制不完善，机构不全，造成档案管理工作不规范，对相关信息归类不明晰，使得责任不清楚。

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关键词：档案信息系统电子化管理

1、引言

目前，档案管理的信息化进程远远滞后于整体信息化的进程，档案管理水平与信息化高速发展不相匹配的矛盾越来越突出。主要表现在：

第一，大量纸质档案数量不断增加对现有库容带来极大的挑战，纸制档案面临无空间保存的窘境。

第二，随着企业发展规模的不断扩大，已经形成设计和生产异地并存的模式，这种状况不但给档案信息的归档、提供利用带来不便，更重要的是造成档案的更改、作废等信息传达不及时，这不但会直接给生产经营带来困难，还极有可能生产出废品，直接造成经济损失。因此，传统的档案管理方式已经完全不能满足企业高速发展的需要。

第三，档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分，在创建创新型企业的大背景下，档案管理系统建设也是知识资源管理的需要。

因此，加快档案管理的信息化建设步伐，更好地为企业生产经营服务，是摆在企业面前的迫切任务，也是建设创新型企业中知识资源管理的重要组成部分。

2、系统需求与功能设计

2.1系统需求

系统需求的目标是采用现代信息技术实现档案管理工作的信息化、提升档案管理水平、增强档案提供利用能力、确保档案信息安全、有效。

具体目标：

(1)建立档案系统信息化管理流程，实现各类档案归档计划的制定、档案移交、登记造册、借阅管理、作废、档案统计等全过程的信息化管理。

(2)电子图纸档案和文书档案实现电子化文件级管理；产品档案、科学研究档案、会计档案、生产经营档案、人事档案、声像实物档案、设备档案和基本建设档案等保存纸制档案，系统将对上述档案分类、案卷目录进行信息化管理；实现异地产品电子图纸档案和产品档案及时有效归档。

(3)增强档案提供利用能力。

(4)增强档案的综合检索功能；及时档案变更、作废信息；实现公司各类电子图纸档案异地晒印申请，异地晒印；有条件地向公司本地和异地使用者开放档案信息。

(5)建立电子档案系统的档案灾备中心和档案存储介质中心；采用水印和电子签章技术，确保归档文件的有效性、合法性、防篡改、防抵赖。

2.2功能设计

档案管理信息系统包括如下功能：归档计划制定、收集整编、档案管理、提供利用、系统维护和与其它系统的接口等。

2.2.1归档计划制定

归档计划是档案馆和归档单位共同制定的归档内容的计划单。主要适用范围为文书档案、会计档案、实物档案、声像档案、生产经营档案、产品档案、科研档案、设备档案、基建档案、人事档案等。

2.2.2收集整编

档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。

收集整编功能主要包含文件收集、档案移交清册形成、归档文件整理、归档文件审核和归档整理等。

2.2.3档案管理

档案管理功能主要包含电子图纸档案管理、产品档案管理、科研档案管理、基建档案管理、设备档案管理、文书档案管理、声像档案管理、实物档案管理、会计档案管理、生产经营档案管理、人事档案管理和鉴定销毁管理。电子图纸档案管理中包含电子图纸更改管理和电子图纸晒印管理。

2.2.4提供利用

提供利用功能主要包含档案检索、借阅管理、年报统计和档案进出登记等。借阅管理主要包含对实体档案和电子档案的借阅管理。

2.2.5系统维护

系统维护功能主要包含权限管理、数据维护、数据转换、档案设置、数据字典维护、口令修改、参数设置、数据备份和恢复等。

2.2.6与其它系统的接口

档案管理信息系统与其它系统的接口主要实现电子归档数据的直接对接。

3、设计原则

3.1实用性原则

软件系统设计时要充分考虑技术人员与操作者的要求和建议,一方面要使软件的人机交互界面友好,布局合理；另一方面要满足用户的各种需求,尽量将用户所要进行的操作包含在同一界面内。

3.2信息集成原则

强调系统中信息的一致性和在其范围内的共享。

3.3开放性原则

软件内核与外界的接口应具有良好的通用性和可移植性,动态数据库和静态数据库的数据结构、表结构、视图结构都应遵循特定规则,程序编码应尽量采用信息屏蔽原则和不使用语言标准文本以外的语句。

3.4利用面向对象技术原则

在软件开发过程中综合运用面向对象语言、面向对象的运行环境,也可以和结构化设计方法结合使用。

3.5可伸缩性原则

系统能够根据档案分类、整理规则的改变,在较长的时间内适应管理环境。

3.6高可靠性原则

系统要满足高可靠性要求,服务器应有容错、容灾设计,保证数据的可靠性。

3.7易操作原则

针对档案管理及利用人员进行设计,操作上要尽量简单,方便。

3.8安全性原则

安全性要求包括网络、系统、应用和数据等方面,系统应提供全面的安全性措施。采用一定的技术并与相应的管理制度相结合,以保证系统安全运行,防止可能发生的错误；设置严格的权限管理体系,合理授予合法用户权限,防止非授权用户对系统的操作；充分考虑应用层的安全性,做好信息资源的访问控制。

4、结语

档案管理信息系统通过采用先进的信息网络技术、办公自动化技术、数据库技术等信息技术，实现了归档计划制定、收集整编、档案管理、提供利用、系统管理和与其他系统的接口。档案管理信息系统的建设实施，严格的控制了档案归档的准确性，安全性和及时性；实现了档案数据的信息化和资源共享。目前，档案管理信息系统正在信息化实施中。

参考文献

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【关键词】档案管理土地管理对策

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一．前言

随着我国经济的迅速发展，土地管理越来越重要，土地档案管理是土地管理不可或缺的一环，是国家档案重要的有机组成部分。土地档案管理的好坏影响着能否有效、科学地管理好土地，能否合理地利用好土地资源。现阶段土地档案管理存在着没有建立统一的档案管理网络、对土地档案管理不够重视、管理人员素质不高等问题，对此，必须采取土地档案管理体制改革、健全土地管理法律法规、提高管理人员素质等对策。

二．土地档案管理工作中存在的问题

如今我国的土地档案管理工作中存在着与社会发展不相协调的方面，不能满足经济发展对土地信息的要求。主要存在以下问题。

1.没有建立统一的土地档案管理网络，没有统一的归档标准。归档工作时档案工作的起点，虽然国家对归档材料等已有了明确规定，但在实际工作中还存在着该归档的没归档等现象。

2.土地档案数字化程度不高，利用率较低。

虽然随着社会发展，出现了以照片、光盘、移动存储介质为载体的电子档案，但电子档案仅仅是这几年才出现的，而以往那些数量庞大的纸质档案需要通过照相、扫描等方法进行数字化处理，这是一项任重而道远的工作。由于土地档案数字化程度不高和出于安全考虑，无法利用互联网实现土地档案在线查询，满足不了社会需求，造成土地档案利用率低。

3.土地档案管理人员的综合素质有待提高。随着科技的进步，一些新技术逐步应用到土地档案管理方面，这就对土地档案管理工作者的素质提出了更高的要求，而我国档案管理人员的培训还是沿用着十几甚至几十年前的老教材，使用这些老教材培养出的管理人员自然满足不了档案管理技术的需求。

三．土地档案管理应采取的对策

1．建立统一的档案管理网络，统一的归档标准。加强对土地档案工作的统一管理是土地档案完整、齐全、规范的重要保证。在一个行政区域内，针对档案的收集、整理、归档、移交等各个环节制定统一、可行性高的标准和程序，并要求各部门严格按照标准和程序执行，并定期进行检查。

2.促进档案管理工作，开发利用档案信息。土地档案管理对于国土资源管理来说，是一项很重要的工作。档案管理工作搞好了，就会有利于土地资源工作的有效开展。近几年来，土地档案管理逐步实现电脑化管理，将土地档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，业务人员可依据电脑提供的准确数据更好地开展土地管理。

3.深化土地档案管理体制改革。在国家统一管理的前提下，各有关部门要认真做好用地的规划、保护、利用和建设;所有土地的权属变更，必须报土地管理部门审查，统一办理批准手续。县以上各级地方人民政府要根据统一管理土地的原则，健全土地档案管理机构，严格土地档案管理工作。按“管用分离、协调配合、分工明确”的原则，理顺土地档案管理部门与其他部门的关系。土地档案管理部门负责土地的协调配合，其他部门依据用地性质进行专项管理。

4.对所有档案进行规范化、标准化管理。在实现土地档案管理信息化、现代化进程中，首要要采取科学合理地技术标准和工作标准，建立一套合理的、完整的管理制度，对土地档案进行有效的管理。做到将土地档案管理的各个环节都落到实处。首先要对土地档案管理程序进行调整，将土地档案管理工作程序规范化。其次要统一流程，使得各地方、各土地档案管理部门的管理章程摆脱由于处理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要对相关土地档案管理的法律法规进行完善和健全，采取新的土地档案管理法规对土地档案进行管理。

5.大力推进信息化建设。土地档案信息化建设是档案工作在网络时代的必经之路，是深化土地档案管理社会化服务的必然要求。由于我国前期并没有实现信息化的应用，所以加强信息化建设要制定一份有效的计划。加快土地档案数字信息化建设，适应社会和时展的需要，更好的服务社会。在土地档案管理的信息化过程中要始终坚持如下原则：

（一）效益原则。效益原则是土地档案信息化建设的首要遵循的原则，它包含了经济效益和社会效益，并一直贯穿数字档案建设的始终。

（二）满足利用者需求原则。土地档案信息化得实现将从根本上改变档案保管者与档案的利用者之间的关系，利用者需要利用档案信息时是提交利用需求后被动等待档案的到来，能否得到所需的土地档案信息有很大的不确定性，进行土地档案信息化管理的目的之一就是要最大限度的满足土地档案利用者的需求，使使用更加主动和方便。

（三）协调发展原则，主要是指在土地档案管理信息化过程中，各部门要分工合作，协调一致，以共同促进土地档案管理信息化的发展和早日实现。

（四）落实土地档案归档双轨制原则，是纸质文件向电子文件过渡中必须坚持的原则。

6.做好档案利用过程中的保密工作。要在制度建设上下功夫。土地档案管理部门，要根据具体情况，有针对性地对不同的档案使用人员、档案使用范围进行不同层次的划分，可规定不同的审批手续，确保使用档案的工作有章可循。在工作中，要严格遵守土地档案管理保密制度，要确保在档案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整无缺。

7.积极探索档案管理的新方法。在土地档案管理工作中，逐步实现档案“四化”目标：一是要实现档案形成规范化，二是要实现档案整理系统化，三是要实现档案保护科学化，四是要实现档案管理现代化。

8.加强学习和宣传，推进依法治档工作。土地档案管理者要充分利用多种形式，认真学习和宣传档案法规。在学习和宣传中，要注重实效，不走过场。要深刻领会，认真学习，确保提高。同时在土地档案管理工作中要依法治档，把依法治档工作落实到档案工作中。

9.健全土地档案管理法律机制，完善土地档案管理法律法规体系。我国基本确立和完善了土地管理体系和机制，围绕土地管理体系和机制制定的各项法律、法规。借鉴各国在土地档案管理中的经验，在坚持基本法律、法规的前提下，依法制定专项法规，细化土地档案的管理。因此，我国土地档案管理法律、法规的改革趋势应注重制定专项法规。

10.努力提高从业人员素质，提高土地档案管理水平。土地档案管理要实现规范化的要求，就必须努力提高土地档案管理工作者的素质，实现这一目标，不仅要对在职档案管理人员进行专业培训，还要对兼职档案管理人员进行正规的培训。通过培训，要对土地档案内容提前了解，在工作中要做到有的放矢，为今后建档工作打好基础，确保土地档案实现规范化、标准化管理。

四．结束语

在土地档案管理现代化和信息化过程中，既要结合工作实际，还要将信息化、现代化渗透到土地档案管理的每一个环节，不仅能提高对土地档案资源的利用效率和管理效率，还能对土地管理进行有效的监控，响应可持续利用、可持续发展、建设节约型社会的口号，以促进社会经济的繁荣发展。

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关键字：档案管理；完善；工作建设；分析

一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着信息科技的不断发展和网络技术的普及，档案管理也随着时代的潮流发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理体制在当今数字化管理体制的冲击下已经逐步被淘汰，取而代之的是依赖计算机操作系统的电子档案管理手段。传统手写模式的档案管理历经了单机数据管理模式、网络信息管理模式和如今的知识管理模式，在这些不断发展的管理模式中对其管理的流程和管理的手段等也都发生了相应的转变。

细数上世纪，对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看作是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。

二、 企业档案存在的问题

1.企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果；档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

2. 网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

与手工处理方式相比，电子档案计算机网络在保密防护方面有三个弱点：一是数据的可访问性。数据信息可以很容易被终端用户拷贝下来而不留任何痕迹。二是信息的聚生性。当信息以零散形式存在时，其价值往往不大，一旦网络将大量关联信息聚集在一起时，其价值就相当可观了。三是设防的困难性。尽管网络可以层层设防，但对一个熟悉网络技术的人来说，下些功夫就可能会突破这些关卡。

3.档案工作缺乏制度化的管理程序

就当前大多数企业的档案管理来说，不少的问题出现在于对档案管理的不规范，如，档案的收集，在档案的收集过程中，缺少强制力度，不少员工对于档案管理工作的配合嗤之以鼻，对于档案的收集想交就交，不想交就不交，没有对档案的重要性引起重视，使档案机构与档案制度形同虚设；其次，对于档案的整理工作也不规范。随着一些企业的发展脚步增快，可能其企业内部的员工流动量较大，新、旧员工的出入不断，由于一些档案工作人员专业素养的差距，没有在立卷过程中有效的按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。

三、新时期企业档案管理体制模式―信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。不但可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，而且还可以展现出企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益。

2.档案一体化管理

（1）对以往所有的档案进行电子化处理

据了解，目前市场上已有软件供应商开发出"大规模图文资料数字化"的系统，可以把纸质文件扫描后压缩为光盘存储，且可以通过关键字、词或逻辑检索。我们计划引进这些系统，将公司现存的所有纸质文书档案收录为电子档案。并且做好备份，拷贝二套，保存一套，借阅一套，分开异地保存，这样既方便档案的查阅和使用，又可以大大提高档案的安全性。

（2）档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：一是全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。三是集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。

（3）文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。在信息技术下的文件、档案一体化管理中，使文件、档案和信息在合理的协调下，发挥出其最大的功效。

总结：

总的来说，企业单位管理水平的体现恰恰正是该企业面貌的最好展示，档案的管理在最大价值上发挥出其利于公司管理和拥有资源的体现。知识经济信息时代的电子档案管理技术的推进，将档案管理的重要性发挥的淋漓尽致。在多媒体技术的良好利用下,对档案进行省时、省力整理,提高了档案的质量,为更好的保存档案提供了有力的保证,为实现档案的价值、发挥档案的作用提供了有利的保证，从而促进企业的更好的发展。

参考文献：

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一、目前学校档案管理的现状

（一）存在的问题

学校档案的管理是以信息化为依托，以分享资源为目标，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为保有教育教学活动第一手资料的学校档案，自然就是学校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数学校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，致使其失去档案自身的价值。

（二）面临的机遇和挑战

随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在学校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前学校档案信息化趋势当中我们面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必然面临安全化问题，美国斯诺登“棱镜”事件已经给我们敲响了警钟。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大挑战。

二、学校档案管理信息化系统的建立

（一）档案信息化管理的基本原则

1、规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，重复建设等现象发生。

2、安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3、服务性原则

档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守服务性原则，讲究信息化工作的作用。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把利用率较高的重要档案进行数字化和信息化处理。

（二）建立档案管理信息化系统的基本要求

要实现学校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。

1、抓好档案管理的技术流程

首先建立有效的件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用各种学校电子档案；其次是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理的需要；然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

（1）关注通知平台，从源头抓起

学校的文印部门和档案管理部门通常都隶属于办公室，保持部门内部的协调，形成习惯，让打字员接收的所有材料的电子版，全部发送一份给档案管理员。档案管理员及时根据分类原则，逐一标注、分类存档，保证资料的完整性。

留意校长签署纸质文件、通知的派发单位，既要知道种子播撒的去向，又要关心种子的收成，对有可能形成文字材料上报的事情要过问事情经办的结果，收集第一手相关电子材料。

（2）建立联系，保持沟通

定时联系，与相关部门保持密切联系。生活中一定要做个有心人，知道哪个部门、什么时间能有哪些教科研活动，随时收集与该活动有关的第一手资料，也能确保资料的完整、系统性。

定向联系，与各部门负责文秘处理的人员保持密切联系，将形成的有价值的材料及时汇总存档。

2、档案信息化管理建设的水准

在学校档案的信息化管理中，最不能忽视学校传统精华和改革的发展性。首先充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建设，提高档案利用服务质量；同时要对于传统的电子档案进行多媒体化改革，对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库，确保档案信息处理电子化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用网络化。

三、重视档案管理人员队伍建设

档案管理人员在学校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神、管理理念影响着学校档案管理的效率和特点。现阶段很多学校缺少专职的档案管理人员，管理水平相对较低。我们应当充分重视学校档案管理人员队伍建设工作，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者。

（一）选拔档案管理人员的基本条件

档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字能力以及科学文化素养。学校档案管理不同于企业档案的管理。其档案资料具有多样性特点，只有在对于各种知识有所了解的前提下，根据自身的语言能力，才能简明扼要地对各种档案进行分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕、取其精华”的效果。同时，工作人员的管理能力和分析能力也是要进行培养的。档案管理的目标是提高各种信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析、检索和筛选的能力才能确保档案信息化建设的顺利实施。

（二）与时俱进，抓好培训