会计档案管理制度十篇

会计档案管理制度篇1

第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。

第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。车船使用税按年征收、分期缴纳。纳税期限由省、自治区、直辖市人民政府确定。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁：

(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

会计档案管理制度篇2

为了加强我校会计档案的管理，根据财政部、国家档案局颁发《会计档案管理办法》和原国家教委《高等学校财会类档案工作规范》等法规，结合我校的具体情况，特制订本制度。

一、会计档案的立卷及归档

（一）会计档案由会计部门（包括学校独立核算单位的会计部门）按归档范围及要求，负责整理立卷，装钉成册，封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，字迹工整、清晰，并编制会计档案保管清册。

（二）当年的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年，到期满后的次年6月底前，由会计部门的兼职档案员编制移交目录（一式二份）送领导审核签字后，连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管，以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收，但综合档案室要会同学校财务处进行检查，指导立卷归档工作。

（三）会计档案移交到综合档案室后，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封重新整理的，综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

二、会计档案保管期限

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类（详见附表1、2）。

（二）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

三、会计档案借阅

会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外，还须按以下规定执行：

（一）学校财务处工作人员查阅会计档案，经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。

（二）校内有关部门查阅会计档案，须经请示会计部门负责人批准，到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料，须经会计部门和综合档案室负责人批准，并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（三）学校会计部门因特殊需要，需将会计档案借出，须经会计部门领导和综合档案室负责人批准，由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案，只限于综合档案室查阅，一律不准借出。

（四）借阅会计档案的人员和档案管理员，在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数，并办理登记手续。归还时，双方要当面检查是否原样完整无缺，方能在借阅登记簿上注销。

四、会计档案鉴定和销毁

（一）已移交到综合档案室的会计档案保管期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，严格审查。编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。

（二）对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。

（三）销毁会计档案时，由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管领导。

附表：

会计档案管理制度篇3

关键词：行政事业单位；会计档案；问题；对策

中图分类号：F23 文献标识码：A

原标题：浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

收录日期：2013年11月6日

会计档案是记录和反映经济业务主体经济活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，其收纳范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。在实行会计电算化的情况下，除了打印输出的证、账、表以外，整个系统开发形成的全套文档资料、存储有会计数据的有关介质等都属于会计档案的范畴，也应妥善保管。

行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料证据，在加强财政财务管理、开展资金绩效评估、实施责任审计、提供宏观决策信息等方面具有不可替代的作用。在具体工作中，尽管《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等都对会计档案管理作了明确具体的规定，但由于客观条件的变化和主观因素的影响，各行政事业单位的会计档案管理还是存在许多问题，一定程度上成为了财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。加强和规范行政事业单位会计档案管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案的重要作用，成为当前迫切需要解决的问题之一。本文拟从存在的主要问题、原因分析和对策建议三个方面探讨完善行政事业单位的会计档案管理制度。

一、存在的主要问题

（一）相关人员对会计档案管理的重要性认识不够。从会计档案的责任者、管理者、使用者分析，都存在对其重要性认识不足的问题。从责任者的角度看，一方面很多财会人员明知会计档案管理是财务管理的重要环节，但秉持“铁路警察，各管一段”的错误理念，认为仅是会计档案管理人员的事，却不知会计档案的管理与其形成过程是紧密相关的；另一方面，会计档案管理人员又认为每一份会计档案在其各个责任环节分别有经办人、审核人、归档人等责任主体，会计档案的管理就是保管和销毁。从管理者的角度看，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作往往忽视。从使用者的角度看，在需要的时候会很重视会计档案管理，但对会计档案使用的相关手续办理却不很理解，甚至觉得繁琐，对档案管理人员不尊重。

（二）会计档案管理制度不完善或执行不严格。绝大多数行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。两者共同的结果，往往是单位会计档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全，久而久之，单位会计档案管理就会错漏丛生，问题不断。

（三）会计档案管理投入不足。一是硬件投入不足，表现在档案存放场所过于简陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设施不齐全、档案陈列架、盒等存放设施不符合要求等，同时很多单位没有电子档案和图片档案管理设施；二是软件方面，没有配备必要的管理软件、也没有制定和严格执行相应的制度措施；三是部分单位没有配备专（兼）职会计档案保管人员，已配备的单位，往往也存在业务素质不高的问题。

（四）会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作不规范。在立卷和归档上，有些单位没有建立预设案卷制度，导致分类、立卷和归档混乱。在保管上，没有建立会计档案定期归档、入库验收等制度，导致部分会计档案得不到及时归档整理，同时一些装订不规范、签章不齐全的会计档案“蒙混过关”进入了保管库房。在查阅和销毁上，主要是手续不齐全、交接不清楚、程序不规范，造成查阅困难、销毁不及时、积案过多、毁损严重等。

二、主要原因分析

（一）单位没有建立会计档案人员长效培训机制。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度。但是，几乎所有单位都没有组织相关人员进行会计档案管理知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和技术处理主要靠本单位老会计人员的言传身教。这样的后果：一是造成相关会计档案管理人员和责任对象没有规范的档案法制意识；二是没有规范的档案管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事业发展的技术脱节；三是对会计档案管理的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管理细节，责任心不强。

（二）档案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事业单位类别较多，情况庞杂，很多行政事业单位对业务工作档案很重视，管理制度很规范、措施也得力，但对会计档案管理，往往认为仅是财务人员的事，没有必要制定单独的管理制度。特别是规模小、人员少的单位，由于财务工作业务量不大，单位会计有可能是外聘人员承担，由于外聘人员流动性大，加之单位领导不熟悉财政财务管理工作，“费力不讨好”的会计档案管理很容易成为边缘工作而无人过问，更别提制定和完善相应的会计档案管理制度了。

（三）经费不足，工作条件有限。一方面会计档案管理作为单位内部管理的一部分，档案主管部门和财政部门都没有经费投入的明确规定，其管理人员、管理场所、设施设备等经费投入，一般是由单位领导临时安排，没有例行的经费预算提供保障；另一方面很多单位领导和财会人员对会计档案管理的重要性、专业性认识不足，难以保证会计档案存放在时间、空间、设施、环境等方面得到足够的重视，认为会计档案只要不丢失就可以了，舍不得投入。

（四）会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

三、对策建议

（一）加强会计人员档案知识培训，提高会计档案管理意识和水平。首先，财政部门和各行政事业单位应高度重视会计档案管理业务培训，将会计档案管理及操作技能培训纳入会计人员岗前培训和继续教育培训的重要内容，努力使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作；其次，档案主管机关要从规范管理的角度，对行政事业单位开展会计档案管理的业务指导，进一步提高会计档案管理的水平；最后，单位财务机构内部财务人员之间要做好“传、帮、带”工作，将好的意识、好的技术、好的经验认真传承。

（二）全面梳理档案管理流程，完善档案管理制度。要根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等法规的规定，认真全面地梳理本单位会计档案管理流程，结合自身实际，从“定岗位、定职责、定目标、定措施”等方面着手，制定契合本单位要求的档案管理制度，落实档案管理人员的岗位责任制。

（三）加大经费投入，理顺会计档案管理体制。一方面要在硬件上加大投入，确保会计档案管理场所和相关设施符合要求；另一方面要理顺会计档案管理体制，严格按照有关规定，明确会计档案保管的责任机构，由财务部门将相关经费列入本单位年度预算，保障档案管理经费有稳定可靠的来源。此外，规模再小的单位，也要高度重视会计档案管理问题，配备必要的场所，在人员更替时注重会计档案的完整交接和保管，配备必要的保管设施并严格执行相关制度。

（四）规范会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作

1、规范会计档案立卷、归档。要结合本单位会计业务的内容、会计档案的数量等实际，制定科学合理的立卷、归档方案，准备好预设案卷；二是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入档案盒中，并逐项填写档案盒上的内容；三是年度终了，若在手工记账环境下，必须将活页账簿中的空白页取出，并按账页编号顺序填写目录，认真填写账簿启用表，活页账簿、目录及账簿启用表一并装订完成后封粘，装订人员在封粘处签章；若在电算化会计情况下，年终要将打印输出的各类会计账页分类整理，按科目及时间顺序用号码机打印序号后编制目录，按科目填写账簿启用表，分类分科目装订后封粘，装订人员在封粘处签章。将会计报表分月逐页编制序号，并按序号编制目录，最后按时间先后顺序装订，装订人员在封粘处签章。其他会计资料的装订同会计报表的装订。

2、规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。

3、建立严格执行会计档案的查阅、销毁制度。一要严格会计档案查阅利用手续，做到借出、送还、移交、销毁各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚；二要严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；三要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。要严格按照会计档案管理相关法规，对已到保管期限需要销毁的会计档案编制销毁清册，列明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，按规定不得销毁，应当单独抽出立卷并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。销毁会计档案时，应严格执行由相关部门监销制度。

（五）加大会计档案管理的监管力度。财政、审计、税务等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要利用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。

以上是笔者对会计档案管理的一些粗浅认识，若有不当之处，敬请大家提出宝贵意见，共同探索，使会计档案管理走上规范化的轨道。

主要参考文献：

会计档案管理制度篇4

【摘要】本文根据会计电算化档案的特点，分析了高校会计电算化档案管理存在的问题，提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。

【关键词】高校;会计电算化;档案管理

会计档案是重要的经济档案和历史资料，具有不可再生的特点，它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息，会计档案是高校必不可少的经济信息资源，具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时，不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理，是摆在我们面前的一个新课题，需要不断深入地研究和总结。

一、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分高校虽已经实现了会计电算化，但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级，而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档，随着时间的推移，不同版本下的会计数据不能被调用，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用，但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用，更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等，但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证，内容不完整，责任不明确。

2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。

3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进，对档案的管理不够重视，有的高校甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付，档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足高校对会计档案的信息需求。

(四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前，国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多高校没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订学校的会计档案管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出，原有的管理方式陈旧，不能适应会计电算化档案管理的要求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案

管理制度的出台，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面，积极主动地争取领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排，加大经费投入，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前高等学校档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，高校领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为，目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内，即对所有的会计数据进行双备份，每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，贴上封签，存放在两个不同的地点，并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址，以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案，应经会计主管人员同意，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案，必须持有单位正式介绍信，经学院领导、会计主管人员批准后，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制

度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理，监督操作系统;要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时，由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案，均不得销毁。

7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性，没有国家政策的调整，一般不予变更。

8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

会计档案管理制度篇5

本文针对当前会计档案管理存在的主要问题，提出了加强会计档案管理的有效措施。要完善会计档案管理制度；提高对会计档案的重视程度；建立信息管理平台，实现会计档案管理信息化；做好培训工作，切实提高会计档案管理人员的综合素质；推进会计档案基础工作规范化。

【关键词】

会计档案；档案管理；存在问题；措施

随着社会的不断发展进步，人们对会计档案也愈加关注，对会计档案管理的要求也更高。在会计业务中，档案管理是非常重要的组成部分，人们已经切实认识到其重要性，并且在会计档案管理方面也取得了很大的进步，但是和发达国家相比，我们存在的问题还比较多，差距较为明显。这就需要在会计档案管理过程中，不断的完善管理体系，提高工作人员的专业素养，切实提高档案管理水平。

一、当前会计档案管理过程中存在的主要问题

1、会计档案管理相关制度欠缺

随着社会的发展，我国会计档案制度建设也取得了很大的进步，但是，不同单位之间会计档案管理水平各不相同。有些单位的会计档案管理制度比较健全和完善。也有很多单位的会计档案管理制度还存在一定的欠缺，这也给会计档案管理工作的制度化、科学化以及规范化造成了很大的影响。[1]比如有些单位的会计档案归档、保管制度并不完善，对于会计档案的归档范围、时间、整理标准以及移交等问题，没有作出合理的规定。等到需要进行档案查阅时，很难较为快速的找到，这也导致会计档案管理效率低下，给会计档案管理造成了一定困扰。

2、领导缺乏会计档案意识，对会计档案管理工作重视不够

长期以来，一些单位领导缺乏对会计档案重要性的认识，主观的认为，会计工作就是核算货币资金，平衡资金收支等，忽略了会计档案这个重要环节。领导本身会计档案意识较弱，直接导致了单位的会计档案管理和会计工作存在严重脱节。

3、会计档案信息化程度较低

现代社会是一个科技社会，网络化和信息化水平非常高，若是单位无法做到与时俱进，那么很容易被淘汰。在以往会计档案管理时，往往采取人工管理的办法，不但浪费人力资源并且效率低下，这也直接导致了会计档案管理水平较低。随着科技的发展，信息化程度不断加深，信息技术发展也给单位会计档案管理造成了一定的影响，但是就目前而言，我国会计档案管理的信息化程度还较差，无法满足会计档案管理需要。[2]

4、会计人员综合素质较差

单位想要提高自身竞争力，除了需要雄厚的资金，还需要做好人才储备工作，在事业单位中，人才是其发展的核心。所以，单位必须认识到人才的重要性，会计档案管理水平也和人才综合素质有着直接关系。现在很多单位的会计人员综合素质较差，给会计档案管理工作造成了严重影响。会计档案管理人员素质较差，主要体现在几方面：一方面是安全管理意识较差、专业技能严重欠缺；另一方面是保密意识较差，经常出现泄露档案信息的问题。

5、会计档案基础工作不够规范

由于受到历史因素影响，我国会计档案管理人员素质较差，很多管理人员不具备档案工作的基本技能，并且其文化水平较低，很少有机会接受培训，这种情况下的会计档案管理往往只是材料的堆积，这种堆积是无序的。此外，会计档案人员知识水平低下，也直接导致了会计档案基本业务能力较差。在会计档案立卷时，没有完整的填写档案封面内容、装订时不够整齐、有些分类和排序不够规范，经常存在目录不够详细，甚至没有目录的情况。[3]在会计档案保管时，没有建立专门的档案室，往往由出纳人员保管，这也违反了行业的法规。这些问题的存在，很容易导致单位档案管理比较混乱。

二、加强会计档案管理的有效措施

1、完善会计档案管理制度

首先应该建章立制。单位在进行会计档案管理时，必须根据相关的法律法规做到层层落实，保证会计档案管理工作的科学性、合理性。与此同时，单位还应该根据自身特点和行业发展规律，制定一套和本单位相契合的会计档案管理体系，在日常会计档案管理过程中必须及时发现存在的问题，并采取措施解决问题。此外，还应该重视经验的总结，不断的对企业会计档案管理体系进行完善。[4]

2、提高对会计档案的重视程度

单位想要做好会计档案管理工作，就必须认识到档案管理的重要性。单位领导应该加强相关知识的学习，转变观念，不断的加大会计档案管理方面的投入，确保其能够尽快跟上会计工作的步伐。

3、建立信息管理平台，实现会计档案管理信息化

现时，信息的重要性不言而喻，想要获得更好的发展机会必须做到与时俱进。单位应该建立信息化会计档案管理平台，利用互联网和局域网加强和外界以及部门间的沟通，不断的提高会计档案管理的效率。这就要求，企业必须加大会计档案管理信息化建设的投入，改善档案管理的软件以及硬件环境，给会计档案信息化的实现提供良好的平台。

4、做好培训工作，切实提高会计档案管理人员的综合素质

各单位应该给会计档案管理工作人员提供更多的培训机会，强化在职继续教育，让在职工作人员的培训常规化和制度化。单位应该定期对会计档案管理人员进行专业培训，将专家授课、学习观摩以及专业技能培训等手段运用进来，不断提高会计档案管理人员的专业技能和安全意识。此外，还必须重视加强领导工作，对会计档案管理人员进行工作检查和监督，并通过规章制度的制定来对档案工作人员的行为进行规范。[5]

5、推进会计档案基础工作规范化

会计档案管理工作能否根据相关的规范要求进行，提高管理的有效性，和档案管理人员的素质、设备以及各种耗材有着直接关系，在解决上述问题后，想要实现会计档案的规范管理，需要从下面几项入手。首先，单位应该组织相关人员学习观摩档案规范达标的相关企业，借鉴相关企业的经验和模式，从而做好本单位的会计档案规范化管理；其次，应该组织档案管理人员学习相关部门制定的标准，并对照排除，找出自身存在的问题，并在实践的过程中改进不足；最后，还应该聘请相关专家来单位指导，找到会计档案管理工作中可能存在的问题，并提出一定的建议，而会计管理人员则应该根据专家提出的问题来完善自己的档案管理工作。此外，还应该设置专门的档案室，并进行防火警报器、除湿加湿器、防盗系统报警器的配备，从而保证档案资料的安全性。

三、结语

档案管理工作是会计工作的重要组成部分，现在很多单位都已经真正认识到了会计档案管理的重要性，也加大了对会计档案管理工作的投入，制定了相关的制度，提高了工作人员的素质。但是，当前的会计档案管理还存在一定的不足，这就需要工作人员在实践的过程中，不断的发现问题，解决问题，不断提高会计档案管理水平。

作者：王晓丽 单位：吉林省有色金属地质勘查局六0三队

会计档案管理制度篇6

关键词：科学化管理 规范化管理 制度化管理 档案利用 经济效益

中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）02（c）0162-01

会计档案真实的记录了企业会计活动的历史，它具有凭证和参考作用，对企业的经济活动具有重要的作用。经营决策是企业获得效益的关键所在，而会计档案是为企业组织合理的生产经营，并且为提高经济效益而提供了决策性依据，因此，会计档案的优选方案能使企业的经济效益得到显著的提高。但是，目前会计档案管理工作中存在一些问题，制约着其自身的发展以及企业经济效益的提高，因此，会计档案的管理必须采取有效的措施进行改善，从而有利于提高企业的经济效益。

1 会计档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏认识，重视力度不够

会计档案记载着企业的历史，服务着现实的工作，具有承上启下的作用，但是，这项工作往往不被受到重视，原因在于企业领导对会计档案管理工作缺乏认识，他们将注意力都集中于项目的实施，从而忽视了文件材料的整理与归档，在议事日程上从未提及会计管理工作，久而久之就造成了会计档案管理与其业务相脱离的现象。

1.2 会计档案管理制度不健全

目前，我国已具有与会计档案管理相关的法律法规，如：《会计法》、《档案法》等，但是，在实施过程中发现，部分规定是与实际不吻合的。很多企业没有规范、完善的会计档案工作，如：未聘请会计档案管理的专职人员，未设置会计档案管理专用的库房，未建立会计档案立卷、归档、储存、翻阅、销毁等一系列管理制度，因此，档案管理工作在制度不健全的情况下进行，必然会影响企业的经济效益。

1.3 工作人员的综合素质有待提高

目前，许多企业的会计管理工作都是由会计人员兼管，并没有相应的专职人员。因此会计档案管理工作者缺乏档案业务知识以及相关经验，如：不清楚该项工作的规范与标准，不懂其基本操作流程等，从而整理出质量不合格的会计档案案卷，影响企业做出正确的决策，进而阻碍着经济效益的发展。

2 推进会计档案管理、提高企业经济效益

2.1 加强领导对会计档案工作的重视

企业的任何部门只有在被重视的情况下才能得到发展，因此，企业领导要重视会计档案管理工作，具体做法如下：（1）全面普及会计档案管理工作，组织学习会计档案管理知识。（2）将会计档案管理工作提上工作议事日程。（3）进行定期与不定期的检查。通过这样的方式不仅提高了领导、职员对档案工作管理的重视度，更是为提高企业的经济效益做出了强有力的铺垫。

2.2 建立完善的会计档案管理体系

会计档案管理在科学化、规范化、制度化的管理体系中会体现出积极的作用，为企业赢得较好的经济效益。因此，建立完善的会计档案管理工作体系需要做到以下几点。

第一，科学化管理。在会计档案工作中，有的企业部门或个人经常运用瞒报、漏报等非法手段而获得利益，从而使企业的会计信息失去了其真实性，大量的伪劣会计档案为今后的档案利用留下了严重的隐患。正是因为档案的不科学管理，致使某些事情需要会计档案证实是，却找不到任何证据，从而增加了进一步工作的难度。因此，企业档案部门应该加强监督、管理力度，建立科学化的档案管理制度，保证企业会计档案信息的真实性，这样才能更好的为企业的经济建设服务。

第二，规范化管理。主要包括：立卷、保管、销毁三个环节，只有严格把关，才能使会计档案管理工作步入规范化道路。具体做法如下：首先，规范立卷。装订封皮必须运用规范封面，封粘处应有会计人员印章，完整填写封面各项内容。按月顺序将装订好的会计档案放入会计档案盒，再完整填写档案盒的各项内容。年终时，必须进行封帐，取出活页账簿中的空白页，保留虽无业务发生但已经设置的会计科目，然后按顺序编排目录、填写账簿使用登记表，将其与账簿一起装订，并封粘装订线，加盖印章，移交保管处。其次，规范保管。企业应该建立综合档案室，从而确保会计档案的完整，未建立综合档案室的企业，应该由会计部暂时保管，但必须配备专人负责，并且相关设施必须配置齐全。最后，规范销毁。企业会计档案销毁过程必须经企业领导审查后再报上级主管部门批准后方可销毁。在实施整个销毁的过程中，必须派遣与其相关的工作人员进行监销并在销毁清单上签名盖章。会计档案的规范管理将会为企业的经济效益做出重要的贡献。

第三，制度化管理。首先应该建立会计档案管理制度并且必须做到以下几点：（1）要拥有科学、合理的会计档案管理制度与规章。（2）制度必须具备实际可操作性，从而将其指导和规范作用得到更好的发挥。（3）制度必须严格执行，既要约束职工，又要约束领导。（4）制度的执行中要坚持其严肃性与权威性，必须做到有功必赏、有过必罚。其次，在会计档案工作的管理上必须严格按制度执行，会计档案必须妥善保管，有序存放，以便查找，严防销毁。要进行不定期的会计档案检查工作，从而保证其完整性。在利用会计档案信息时，必须按照严格的制度一步一步办理手续，只有这样才能真正做到会计档案的制度化管理，从而为企业营造良好的工作氛围，提高企业的经济效益。

2.3 提高会计档案工作人员的综合素质

会计档案工作质量的高低决定于会计档案工作人员对其整个工作过程的了解与熟练程度，因此，提高会计档案工作人员的综合素质是提高企业经济效益的强有力保障。企业可通过培训和考核等形式来筛选和强化会计档案工作职员，并且统一职员思想，坚持以科学、规范管理为核心，严格遵守企业各项管理制度，从而营造出一支综合素质强硬的会计档案管理队伍，有效的避免了会计档案管理工作中出现的诸多问题。

综上可知，随着时代的不断发展，会计档案工作在企业中具有举足轻重的作用，只有紧紧将其与时展需求相联系，才能不断更新思想观念，通过采取有效的措施进行积极的探索，进而开发出新的会计档案管理模式，促进企业经济效益的提高。

参考文献

[1] 莫亮梅.浅谈电算化下企业会计档案管理[J].财务与会计，2008，7（1）：82-84.

会计档案管理制度篇7

关键词：会计电算化；会计档案；管理职能；实施

会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中的现代化管理模式。具体地说，就是用电子计算机代替人工记账，应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印、输出会计账簿和报表的过程。会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系，一方面，会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率，另一方面，会计档案管理也对电算化环境下的会计工作提出了新要求，并为会计控制提供了重要的理论依据。

一、会计电算化环境对会计职能的影响

会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展起来的一种实现会计职能的手段，是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果。在会计电算化环境下，一方面，会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高。传统的人工记账时期，会计工作的主要任务是进行会计核算，其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表；在会计电算化环境下，会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外，人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成，会计人员所进行的主要是审核与监督工作。另一方面，会计职能作用形式产生了变化，会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督。由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”，而且还可以打破时间的跨度，完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作，较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作，从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。

二、会计电算化环境下会计档案职能的定位

会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点，会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能，但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题，给会计工作提出了新的任务与要求。要解决这一问题，使会计职能适应会计环境对会计工作的要求，就应从调整会计职能人手，将会计职能的行使设置为两个层次，一是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能，完成对单位经济业务的处理工作，二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能，完成对会计信息质量控制与信息利用工作。会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据，既是联系会计工作前台与后台的纽带，也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径。因此，同传统手工记账时代的档案管理职能相比较，会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。

1.会计质量控制关口的职能

在会计电算化环境下，会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制，及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生，会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹，并通过相应的事后监督机制，及时发现并中止上述行为。因此，在会计电算化环境下，会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移，确保会计档案资料的真实性，反映经济业务与会计工作的本来面貌；其次，要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴，把事后监督信息定期反馈到会计工作前台，同时真实记录信息反馈与信息处理的过程。

2.会计信息利用窗口的职能

由于计算机中的数据文件是动态的，时刻都在发生变化，因此，会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点，在规定的时间段内进行数据备份，并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上，与相关的文字材料和电子文档等一同归档，保证归档资料的完整性，为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础。其次，要运用相关的统计分析方法，根据单位经济业务的分类，对会计信息进行加工整理，并通过对会计档案的编研，以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息，防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失。

三、会计电算化环境下会计档案职能的实施

要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能，必须从观念、制度、手段与人力等方面入手，才能确保会计档案职能的实施。

1.更新档案管理理念

首先，要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念，纠正会计档案管理过程中的一些错误做法。比如：重凭证、账簿管理，轻辅证材料管理；重纸质实物档案管理，轻磁性介质档案管理，重档案移交后续管理，轻前台会计工作的档案管理，重一般档案的统一管理，轻专门档案的专门管理。其次，要将先进的档案管理思想、管理方法、管理理论和管理成果应用于会计档案的管理实践，树立会计档案管理的时效性意识、完整性意识、过程控制意识、质量保证意识、妥善保管意识与有效利用意识。

2.完善档案管理制度

会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发，充分重视制度建设，严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化环境档案管理的要求，积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。要建立会计档案入库前的审查制度，加强前台会计工作的会计档案管理，确保入库会计档案的质量；要建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度，防止档案资料的遗失与泄密，确保会计档案的安全，要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理，防止磁性介质档案信息的失效，确保会计档案的完整。

3.强化档案管理手段

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现了许多新型的档案载体，新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。以新型档案载体为对象的会计档案，将是电算化环境下会计档案管理的重要形式，它不仅要求有效地保护档案载体，还要确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性，这就给会计档案的管理手段与管理环境提出了更高的要求。会计档案管理部门只有将当代先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案管理实践中，才能满足新型档案载体管理的要求。

会计档案管理制度篇8

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务的重要史料和证据。目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

会计档案管理制度篇9

随着2016年1月1日新《会计档案管理办法》的实施，对高校的会计档案管理提出了一个新的要求。结合现阶段高校会计档案管理中出现的问题，结合现代电子信息技术，从加大设备投入、完善管理制度，明确权责制度方面，加强会计档案的管理，更全面的完善会计档案工作。

关键词：

高校会计档案；信息化；管理制度

一、前言

会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。

二、高校会计档案管理现状及分析

（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后

高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。

（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全

当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。

（三）核销不及时，容易造成资源浪费

2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。

（四）保密水平较低，存在安全隐患

目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。

三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理

（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理

每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。

（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员

新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。

（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地

对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。

四、发展前景及展望

电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。

参考文献:

[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.

[2]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报.2015（12）.

会计档案管理制度篇10

【关键词】高校会计档案管理;问题;对策

会计档案管理工作是高校财务管理工作的重要组成部分，也是最后一环。在工作中往往没有得到高度重视，忽略了其在高校财务管理中的重要作用，有效提高高校会计档案管理工作应该与时俱进，高校会计档案管理人员要积极主动学习，不断更新观念，高校财务部门应该建立行之有效的管理制度。

1高校会计档案定义

高校会计档案作为高校财务管理和财务活动中的产物，体现了高校财务活动情况，也体现了高校在一会计期间的资产、负债、所有者权益的状况，包括某一会计期间的经营成果和现金流量状况，并且反映了高校财务核算的具体内容、核算方法、核算过程和核算结果。和其他的档案对比，高校会计档案的属性比较专业。建立健全会计档案管理制度势在必行，为了更好地理解高校会计档案的概念，我们需要明确下面的内容:①高校会计档案是处理完成的财务业务凭证和财务资料，并且核算行为已经完成，财务资料已经整理完毕。并按一定的逻辑规律整理完毕，具有保存价值。②会计档案主要来源于外部接收获得及内部直接形成;外部接收获得主要从单位外部取得，包括发票、购销合同、收据、银行回单等。内部直接形成是指在会计核算的过程中所产生的会计资料，包括记账凭证、明细账、季度年度财务会计报告等。③电子会计档案也属于会计档案的一种，只不过它的存储形式、传输途径及保存方式与普通档案不同，是以计算机等电子设备为载体的。

2高校会计档案管理工作中的问题分析

①高校财务部门往往觉得会计档案管理工作是已经处理完了的会计业务凭证和会计资料，所以，高校对于会计档案的管理没有做到同会计业务一样重视，管理不到位、不严格，没有与会计工作有机的结合起来，导致财务管理成效不够完整。大部分高校财务工作者只注重日常的财务业务的管理，对会计档案的工作流于形式。高校会计档案管理工作者有的没有经过正规的培训，有的并不是科班出身，业务水平很低，导致会计档案管理工作没有得到科学的管理。更有甚者不安排专业的会计档案管理工作人员。②高校财务部门对会计档案资料保存不齐全，不完整。一些高校只注重会计账簿、会计凭证、会计报表等财务资料的归档与整理，而没有对文件性的财务资料、电子存储资料进行归档整理，导致了会计档案管理工作不够系统、不够完整。③高校会计档案管理制度不健全。高校会计档案管理制度的建立健全有利于会计档案工作人员有法可依，有章可循。往往在一些单位并没有健全的会计档案管理制度，会计档案管理人员工作起来没有抓手，没有依据，更不能做到规范、科学的管理。④高校会计档案的纸质资料没能有效的和电子存储会计档案进行同步。一些高校没能把储存的电子资料进行有效的归档管理，导致高校财务信息丢失。目前，高校财务电算化发展很快，有的高校没有与时俱进，财务软件升级缓慢，严重影响了财务电算化档案的有效调阅。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视。

3解决高校会计档案管理工作中存在问题的一些对策

①加强领导，科学管理。学校领导应该把会计档案管理工作提到日常上来，当作日常业务来看，视为会计业务的最后一个流程。针对高校会计档案管理工作组织定期的培训，到兄弟单位进行学习交流，总结经验，提高工作人员的业务水平，加强会计档案的管理。《档案法实施办法》第五条则明确地规定:“各单位要高度重视会计档案管理工作，加强领导，科学管理，要建立健全会计档案管理规章制度，提高会计档案管理人员工作能力，使会计档案管理工作能够做到及时归档、方便查阅、安全存储保管。应该督促相关部门对会计档案管理进行内部控制，定期督察，使高校会计档案管理工作朝着又好又快的方向发展，高校财务管理也更完整有效。②提高高校会计档案管理人员的业务水平和职业道德修养。高校会计档案管理工作的提高最终落实在工作人员，工作人员的能力水平、职业操守决定会计档案工作是否科学有效。高校对会计档案管理给予高度重视，把档案管理提到日常上来，把档案管理与会计业务有机的结合起来，使其成为了一个整体，会计档案管理人员就会主动的，自然而然的把会计档案管理工作当成会计业务工作一样重视。高校会计档案管理工作者有义务有责任不断学习会计档案管理知识，更新观念，提高会计档案管理水平。高校财务部门应该通过自我学习和走出去学习相结合，每周定期组织培训，还可以去兄弟院校去学习，彼此交流经验，提高会计档案管理工作的整体水平。另外，还要加强会计档案管理的后续工作，针对会计档案管理工作中存在的诸多问题做到防患于未然，使得会计档案管理工作从人员素质到制度保障都能得到提高，促使高校会计档案管理工作健康有序的开展，提高整个财务管理的水平。③建立健全有效的高校会计档案管理工作相关制度。高校应该根据自身特点制定相应的会计档案管理制度，做到有效监管，科学管理。财务部门也应该制定会计档案管理规章制度，使会计档案管理人员工作起来有章可循，有法可依，并且建立内控制度，财务部门内部进行监管，层层监督，防患于未然，使会计档案管理工作制度化、规范化，合理化。高校财务部门还应该把会计档案管理工作纳入到日常工作当中来，目标就是规范高校会计档案管理工作，明确高校责任人，并且完善一整套健全的高校会计档案管理规章制度，合理的会计档案管理制度确保高校会计档案资料及时归档、科学保存、管理规范，使高校会计档案管理工作有好的制度作为保障。④高校要根据相应的“会计档案管理办法”，对会计档案做出准确的鉴定，判断会计档案是否已经保管到期，并及时进行销毁，按照科学的流程进行处理。高校应该高度重视会计档案的鉴定工作，根据“会计档案管理办法”对本单位的会计档案给予正确的定位，确保各种会计档案的保管期限，对于保管到期的及时销毁，高校会计档案工作者要对有价值的会计档案保管妥当，对按规定可以销毁的会计档案进行及时有效的销毁，并在销毁及保管清册的备注栏内标注。在会计电算化高速发展的今天，高校会计档案管理工作也应该与时俱进，会计档案管理工作者通过不断学习，更新观念，提高业务水平和职业道德修养，高校要建立健全会计档案管理制度和内控制度，使会计档案管理工作有法可依，有章可循，监管到位，最终确保高校会计档案管理工作合理规范、科学有效。

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